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Barauslagen Merkblatt: Difference between revisions

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==Barauslagen – Merkblatt==
==Barauslagen – Merkblatt==


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#Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
#Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
#Belege deren Ausstellungsdatum älter als 6 Wochen alt sind, werden nicht erstattet.
#Belege deren Ausstellungsdatum älter als 4 Wochen alt sind, werden nicht erstattet.
#Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen (siehe Link: ordnungsgemäße Rechnung https://wiki.parasol-island.com/Ordnungsgem%C3%A4%C3%9Fe_Rechnung) erfüllen.
#Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen (siehe Link: ordnungsgemäße Rechnung https://wiki.parasol-island.com/Ordnungsgem%C3%A4%C3%9Fe_Rechnung) erfüllen.
#Bewirtungsbelege müssen auf dem Original unterschrieben sein (keine Kürzel).
#Bewirtungsbelege müssen auf dem Original unterschrieben sein (keine Kürzel).
#Belege über 250,-- Euro müssen die vollständigen Anschrift des Rechnungsempfängers (Parasol) und des Rechnungsausstellers beinhalten (handschriftliche Nachträge sind nicht gestattet). Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet. Unsere Rechnungsanschrift lautet: <br /><br />Parasol Island '''GmbH''' <br />Neusser Str. 125<br />40219 Düsseldorf <br />&nbsp;<br />
#Belege über 250,-- Euro müssen die vollständigen Anschrift des Rechnungsempfängers (Parasol) und des Rechnungsausstellers beinhalten (handschriftliche Nachträge sind nicht gestattet). Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet. Unsere Rechnungsanschrift lautet: <br /><br />Parasol Island '''GmbH''' <br />Florastr. 75<br />40217 Düsseldorf <br />&nbsp;<br />
#Das Front Office hilft Euch gerne bei Fragen!
#Das Front Office hilft Euch gerne bei Fragen!




===Deckblatt===     
===Abrechnungsvorlagen===     
      
      
*Name
*siehe: [<nowiki/>[[Vorlagen#Dokumentenvorlagen%7CVorlagen|-> Dokumentenvorlagen]]]
*Projektnummer
*Projektnummer / Kostenstelle (bitte immer 100% sicherstellen, dass diese Angabe korrekt ist
*nur bei Reisen: Reisebeginn Datum und Uhrzeit
*nur bei Reisen: Reiseende Datum und Uhrzeit
*Pro Kostenstelle / ein Deckblatt
*Der Mehrwertsteuersatz muss auf dem Beleg ausgewiesen sein und auf dem Barauslagen-Abrechnungsbeleg in der richtigen Spalte eingepflegt werden (kleiner Hinweis, ÖPV und Taxi 7%; Bewirtungstipps 0%)
*Ein erhaltener Vorschuss  ist mit einem Minus einzugeben
*Wer das Geld zurückerhält unterschreibt




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#'''Projektauslagen'''        z.B. Einkauf von Materialien, Kurierdienst<br /><br />Folgende Kostenarten sind Sonderkosten und müssen immer getrennt gebucht werden (auch wenn es Projektauslagen sind)<br />&nbsp;<br />
#'''Projektauslagen'''        z.B. Einkauf von Materialien, Kurierdienst<br /><br />Folgende Kostenarten sind Sonderkosten und müssen immer getrennt gebucht werden (auch wenn es Projektauslagen sind)<br />&nbsp;<br />
#'''Bewirtung extern'''   Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
#'''Bewirtung extern'''       Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
#'''Bewirtung intern'''        Ihr bestellt Pizza ins Büro während einer Besprechung
#'''Bewirtung intern'''        Ihr bestellt Pizza ins Büro während einer Besprechung
#'''Crewbewirtung'''       bei Dreh (sowohl intern als auch extern) <br /><br /><blockquote>Bewirtungsbeleg bitte mit einer vollständigen Namensliste<br />aller bewirteter Personen, aufgeschlüsselt nach Parasol<br />Mitarbeitern / Freelancern / Kunde / Crew einreichen</blockquote>
#'''Crewbewirtung'''         bei Dreh (sowohl intern als auch extern) <br /><br /><blockquote>Bewirtungsbeleg bitte mit einer vollständigen Namensliste<br />aller bewirteter Personen, aufgeschlüsselt nach Parasol<br />Mitarbeitern / Freelancern / Kunde / Crew einreichen</blockquote>
#'''Inhousecatering        '''Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, belegte  Brötchen/Teilchen stellen hier die Grenze dar
#'''Inhousecatering        '''Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, belegte  Brötchen/Teilchen stellen hier die Grenze dar
#'''Reiseverpflegung'''   (siehe Reisekostenerstattung)
#'''Reiseverpflegung'''     (siehe Reisekostenerstattung)
#'''Vorschüsse'''        die ihr weitergebt, müssen in der Barauslagenabrechnung mit dem Namen dessen, an wen der Vorschuss ausgezahlt wurde versehen sein. Darüber hinaus muss eine sofortige Info per Mail über die weitergereichte Vorschussauszahlung an die an die Buchhaltung erfolgen (auch wenn ihr die Abrechnung noch nicht erstellt wird).
#'''Anzahlungen'''        auf Rechnungen sind nicht gestattet, das läuft ausschließlich über die Buchhaltung!




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#'''Reisekosten    ''' '''    (Hotel, DB, Flug, etc. …siehe Reisekostenerstattung)'''
#'''Reisekosten    ''' '''    (Hotel, DB, Flug, etc. …siehe Reisekostenerstattung)'''
#'''Porto'''
#'''Porto'''
#'''Bürobedarf       '''Papier, Reinigungsbedarf, Kurierdienste…
#'''Bürobedarf           '''Papier, Reinigungsbedarf, Kurierdienste…
#'''Tanken /Parkgeb.'''
#'''Tanken /Parkgeb.'''
#'''Geschenke       '''Kunde oder Mitarbeiter?
#'''Geschenke         '''Kunde oder Mitarbeiter?
#'''Sonstiges…        '''Leistung titulieren. z.B. Schlüsseldienst, Reparatur Tor
#'''Sonstiges…        '''Leistung titulieren. z.B. Schlüsseldienst, Reparatur Tor




===Einzelbelege===
===Einzelbelege===
 
<br />
Ebenfalls auf dem Server im gleichen Ordner befinden sich Einzelabrechnungsbelege. Diese wurden für Taxi-, Tank- und Bewirtungsbelege vorangefertigt. Bitte diese Belege verwenden & die entsprechenden Felder ausfüllen. Alle weiteren Belege, die nicht DINA 4 groß sind, bitte auf einen Blankoblatt kleben.
 


#'''Taxibelege'''        (siehe Formular)<br />Müssen auf dem Formular mit Datum, Uhrzeit und Strecke gekennzeichnet sein. Habt Ihr eine Reihe von Taxibelegen die auf die gleiche Kostenstelle gehen, so könnt Ihr diese in einem PDF zusammenfassen. Es müssen keine einzelnen Belege, einzeln per Mail gesendet werden. Ein PDF mit allen Taxibelegen darin gescannt reicht aus, sofern diese alle für die gleiche KST bestimmt sind.<br />&nbsp;<br />
#'''Taxibelege'''        (siehe Formular)<br />Müssen auf dem Formular mit Datum, Uhrzeit und Strecke gekennzeichnet sein. Habt Ihr eine Reihe von Taxibelegen die auf die gleiche Kostenstelle gehen, so könnt Ihr diese in einem PDF zusammenfassen. Es müssen keine einzelnen Belege, einzeln per Mail gesendet werden. Ein PDF mit allen Taxibelegen darin gescannt reicht aus, sofern diese alle für die gleiche KST bestimmt sind.<br />&nbsp;<br />
Line 75: Line 63:


*Taxibelege privater Anbieter / UEBER-Taxi werden nicht erstattet.
*Taxibelege privater Anbieter / UEBER-Taxi werden nicht erstattet.
*Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. der Kaffee-Piraten über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
*Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. von Covent Garden über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
*Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können leider nicht erstattet werden.
*Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können leider nicht erstattet werden.<br />
 
 
===Auszahlung eines Vorschüsses===
 
Vorschüsse erhalten Projektmanager (größtenteils aus dem Film Departement) von Friederike Neu -230, [mailto:friederike.neu@parasol-island.com friederike.neu@parasol-island.com]. Sie werden bei einem Betrag von über 200,--€ in die Faktura eingetragen und müssen ebenfalls innerhalb von 6 Wochen anhand der oben genannten Dateien bearbeitet und eingereicht werden.
 


===Erstattungsvorgang===
===Erstattungsvorgang===
Ausgaben bei denen du mit deinem Geld in Vorleistung gegangen bist werden wie folgt administriert:


Die ausgefüllten Barauslagen dem Front Office vorlegen. Dort erhaltet ihr bei kleineren Beträgen nach Möglichkeit die Auslagen sofort erstattet. Andernfalls wird Euch der Betrag kurzfristig überwiesen. In dem Fall auf dem Deckblatt bitte Eure IBAN Nr. notieren, sofern Ihr das erste Mal eine Erstattung tätigt.<br /><br />
#Geld ausgeben
 
#Beleg ggf. um fehlende Informationen erweitern
'''Kosten/Belege, die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen vor Einreichung von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.'''
#Beleg als PDF digitalisieren; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
#Einzelnen Beleg an [[mailto:accounting@parasol-island.com]] Betreff = Projektnummer senden
#Dir wird das Geld in diesem Fall kurzfristig (keine 28-Tage wie bei Lieferanten) auf Dein Konto zurück-überwiesen
#fertig


===Formulare===
<br />'''Kosten/Belege, die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen über einen Ersatzbeleg von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.'''
'''Die Formulare müssen nach dem Herunterladen mit Adobe geöffnet werden.'''<br />


Deckblatt: [[:File:Barauslagen Deckblatt.pdf]]<br />
<br />
Bewirtung: [[:File:Barauslagen_Bewirtung.pdf]]<br />
Tanken: [[:File:Barauslagen_Tanken.pdf]]<br />
Taxi: [[:File:Barsauslagen_Taxi.pdf]]<br />
Kilometergelderstattung (NUR für Arbeitnehmer!!! Freelancer müssen Kilometergeld per Rechnung an Parasol abrechnen.): [[:File:Barauslagen_Kilometergelderstattung.pdf]]<br />

Latest revision as of 08:50, 10 October 2023

Barauslagen – Merkblatt

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Grundsätzliches

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  1. Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
  2. Belege deren Ausstellungsdatum älter als 4 Wochen alt sind, werden nicht erstattet.
  3. Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen (siehe Link: ordnungsgemäße Rechnung https://wiki.parasol-island.com/Ordnungsgem%C3%A4%C3%9Fe_Rechnung) erfüllen.
  4. Bewirtungsbelege müssen auf dem Original unterschrieben sein (keine Kürzel).
  5. Belege über 250,-- Euro müssen die vollständigen Anschrift des Rechnungsempfängers (Parasol) und des Rechnungsausstellers beinhalten (handschriftliche Nachträge sind nicht gestattet). Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet. Unsere Rechnungsanschrift lautet:

    Parasol Island GmbH
    Florastr. 75
    40217 Düsseldorf
     
  6. Das Front Office hilft Euch gerne bei Fragen!


Abrechnungsvorlagen

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Belegsortierung nach Kostenarten mit folgender Begriffsverwendung bei Projekten

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  1. Projektauslagen z.B. Einkauf von Materialien, Kurierdienst

    Folgende Kostenarten sind Sonderkosten und müssen immer getrennt gebucht werden (auch wenn es Projektauslagen sind)
     
  2. Bewirtung extern Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
  3. Bewirtung intern Ihr bestellt Pizza ins Büro während einer Besprechung
  4. Crewbewirtung bei Dreh (sowohl intern als auch extern)

    Bewirtungsbeleg bitte mit einer vollständigen Namensliste
    aller bewirteter Personen, aufgeschlüsselt nach Parasol
    Mitarbeitern / Freelancern / Kunde / Crew einreichen

  5. Inhousecatering Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, belegte Brötchen/Teilchen stellen hier die Grenze dar
  6. Reiseverpflegung (siehe Reisekostenerstattung)


Belegsortierung nach Kostenarten mit folgender Begriffsverwendung bei AZ und PSLxxDEV

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  1. Bewirtung extern Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
  2. Bewirtung intern Ihr lasst Pizza ins Büro während einer Besprechung kommen
  3. Inhousecatering Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, Brötchen/Teilchen Grenze stellen hier die Grenze dar.
  4. Reiseverpflegung (siehe Reisekostenerstattung)
  5. Reisekosten (Hotel, DB, Flug, etc. …siehe Reisekostenerstattung)
  6. Porto
  7. Bürobedarf Papier, Reinigungsbedarf, Kurierdienste…
  8. Tanken /Parkgeb.
  9. Geschenke Kunde oder Mitarbeiter?
  10. Sonstiges… Leistung titulieren. z.B. Schlüsseldienst, Reparatur Tor


Einzelbelege

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  1. Taxibelege (siehe Formular)
    Müssen auf dem Formular mit Datum, Uhrzeit und Strecke gekennzeichnet sein. Habt Ihr eine Reihe von Taxibelegen die auf die gleiche Kostenstelle gehen, so könnt Ihr diese in einem PDF zusammenfassen. Es müssen keine einzelnen Belege, einzeln per Mail gesendet werden. Ein PDF mit allen Taxibelegen darin gescannt reicht aus, sofern diese alle für die gleiche KST bestimmt sind.
     
  2. Tankquittungen (siehe Formular)
    Auf den Tankquittungen muss das Kennzeichen des betankten Fahrzeugs vermerkt sein. Habt Ihr eine Reihe von Tankbelegen die auf die gleiche Kostenstelle gehen, so könnt Ihr diese in einem PDF zusammenfassen. Es müssen keine einzelnen Belege, einzeln per Mail gesendet werden. Ein PDF mit allen Tankbelegen darin gescannt reicht aus, sofern diese alle für die gleiche KST bestimmt sind.
     

Kundengeschenke

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Müssen mit dem Namen des Kundengeschenk-Empfängers gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 35,-- Euro netto / Person / Jahr.


Mitarbeitergeschenke

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Müssen mit dem Namen des Beschenkten gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 60,-- Euro brutto / Person / Monat für besondere Anlässe. Der Anlass muss benannt werden (z.B. Geburt Kind oder Jubiläum..)


UNARTEN

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  • Taxibelege privater Anbieter / UEBER-Taxi werden nicht erstattet.
  • Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. von Covent Garden über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
  • Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können leider nicht erstattet werden.

Erstattungsvorgang

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Ausgaben bei denen du mit deinem Geld in Vorleistung gegangen bist werden wie folgt administriert:

  1. Geld ausgeben
  2. Beleg ggf. um fehlende Informationen erweitern
  3. Beleg als PDF digitalisieren; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
  4. Einzelnen Beleg an [[1]] Betreff = Projektnummer senden
  5. Dir wird das Geld in diesem Fall kurzfristig (keine 28-Tage wie bei Lieferanten) auf Dein Konto zurück-überwiesen
  6. fertig


Kosten/Belege, die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen über einen Ersatzbeleg von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.


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