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| ==Vor dem Kundentermin==
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| Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, werden diese '''24h, mindestens aber 12h''' vorher angekündigt.
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| Die Organisation übernimmt das Office Management. Um einen reibungslosen Ablauf zu schaffen, orientiert Euch bitte an dem Leitfaden und
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| schickt dazu eine eMail '''mit allen notwendigen Infos''' an: [mailto:meeting@parasol-island.com?subject=Kundenmeeting&body=Datum%20und%20Uhrzeit:%0D(Von,%20Bis)%0D%0D%0D%0DRaum:%0D(Lounge%20EG,%20Konferenzraum%201.OG,%20Suite%201.OG,%20Lounge%202.OG,%20...)%0D%0D%0D%0DAnzahl%20Personen%20(mit%20Parasols):%0D%0D%0D%0DProjektnummer:%0D%0D%0D%0DGewünschte%20Bewirtung:%0D(Essenvorschlag;%20Frühstück,%20Brötchen,%20Kuchen%20oder%20nur%20Getränke%20etc.)%0D%0D%0D%0DGewünschte%20technische%20Unterstützung:%0D%0D%0D%0D meeting@parasol-island.com]
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| Alle notwendigen Infos findet Ihr hier:
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| *Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit von/bis)
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| *Raum (Düsseldorf/Berlin, Raum HH Konferenzraum 1. OG Teheran, VH Konferenzraum 1. OG Glashaus etc...)
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| *Anlass
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| *Anzahl Personen (inkl. Parasols) mit Namen u. Firma/Agentur
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| *Projektnummer
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| *Gewünschte Bewirtung (Essenvorschlag: [[Catering]]).
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| *Gibt es Allergiker, Intoleranzen,Veganer usw.
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| *Restaurant buchen/Tischreservierung (Uhrzeit, Sitzplatzwünsche, Anzahl Personen)
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| *Gewünschte technische Unterstützung (Flipchart, Moderatorenkoffer, et.)
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| *Flughafenabholung, sonstiges Shuttle
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| *Special Meeting Raumgestaltung (Blumen, Kundenpräsente, etc.)
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| *Aufmerksamkeit zur Parksituation [[Parking Policy]]
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| '''Beispiel eMail'''
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| [[File:EMail Kundenmeeting.jpg|frameless|447x447px]]
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| Wichtig ist auch die Kundentermine/Meetings '''im Kalender einzutragen.'''<br />Folgende Infos müssen im Kalender-Eintrag hinterlegt werden:
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| *Anlass
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| *Raum
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| *Datum und Uhrzeit
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| *Meeting-Host
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| *Kundenname
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| *Agentur/Firma
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| *Bewerber, Freelancer, Lieferanten
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| *Berater, z. B. Bank oder Steuerprüfer, sonstige Geschäftsführer-Termine
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| '''Beispiel Kalender Eintrag'''
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| [[File:Meeting Eintrag im Kalender.jpg|frameless|428x428px]]<br />
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| ==Meeting Anlässe==
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| '''Kundenbesuch, Agenturbesuch'''
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| *PPM (Pre-Production Meeting, Produktionsbesprechung)
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| *Projekt Kick-off, Projektbesprechung
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| *Schulterblick
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| *Abnahme, Zwischenabnahme
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| *Workshop mit Kunden
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| '''Job Interviews, Kennenlernen von Freelancer'''
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| *Bewerbungsgespräche
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| *Probetage, Einladung zu Testaufgaben
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| '''Interne Meetings '''
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| *Interne Projektbesprechungen
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| *Mitarbeitergespräche
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| '''Telefonkonferenzen'''
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| *Telkos intern
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| *Telkos mit Kunden, Team/Crew
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| '''Daily Meetings'''
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| *Ressourcenmeetings der Departments
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| *Jour fixe
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| '''Workshops'''
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| *interne Schulungen
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| *Workshops mit Kunden
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| '''Management Meetings'''
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| *Geschäftsführer Meetings
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| *Head Of Meetings
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| *Banktermine
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| *Steuerberater, Steuerprüfung<br />
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| ==Catering==
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| Den Leitfaden findet Ihr hier: [[Catering]]
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| <br /> | | <br /> |
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| Ihr findet dort Inspirationen von unseren Lieblings Caterern, in Düsseldorf und Berlin.
| | == Kundentermine / Meetings Anfragen == |
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| Informationen was sie anbieten, wo sie sich befinden, etc.
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| ==Checkliste Meeting Raum== | |
| Bestandteil der [[Running Order]]: Wird täglich vom Front Office über Asana bearbeitet.
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| *Meeting Raum muss 15 min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten
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| *sauber und aufgeräumt
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| *Aufgeräumtheit Empfang, Hof (Laufwege frei, kein Müll..)
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| *frische Luft
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| *ausreichend Stühle
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| *Catering Standards: [[Catering]]
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| *Arbeitsmaterialien bereit legen:
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| **Fernbedienungen von Screen + Verstärker bzw. Beamer
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| **Maus/Trackpad
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| **P-Blöcke u. P-Stifte
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| '''Wichtig: Der Meeting Raum sollte bei längeren Meetings alle 60 - 120 Minuten kontrolliert werden. Kurzer Blickkontakt mit dem Meeting-Host alles ok ist, dann Abfrage nach Getränken. Leere Flaschen/Geschirr/Besteck bei der Gelegenheit einsammeln. Dies erhöht den Aufmerksamkeits- und Wohlfühlfaktor unserer Besucher enorm. '''
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| '''Der Meeting-Host hat auch immer die Möglichkeit, das Front Office telefonisch, eMail oder Hangout zu kontaktieren.'''
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| [[File:Teheran Konfi.jpg|frameless|391x391px]]
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| ==Kunden Welcoming==
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| '''Beim Welcoming müssen..'''
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| *sich die Kunden ins LogIn Buch eintragen
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| *die Kunden die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben
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| '''Gästeempfang LogIn Buch, NDA'''
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| *das Office Management verbindet Besucher (Kunden, Freelancer, Bewerber, Lieferanten) mit zuständigem Host (Producer, …) und begleitet Besuch zum jeweiligen Meeting-Ort oder
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| *Alternativsituation: Host holt Besuch persönlich ab
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| *Kunden erhalten ein '''Kunden Welcome Package''' vom Office Management
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| → Besuch wird freundlich eingeladen im Front Office Platz zu nehmen, erstes Anbieten von Kaffee/Tee
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| <br />
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| '''Insel Rundgang bei Neukunden'''
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| Nicht selten werden Neukunden durchs Haus geführt à la ''this is where we work''.
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| Vorab schreibt der Meeting-Host eine Rundmail ans gesamte Team mit der Bitte, dass jeder selbstständig rund um seinen Arbeitsplatz Ordnung hält.
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| Außerdem wird darauf hingewiesen, Projekte und sensible Daten anderer Kunden weitestgehend uneinsichtig zu machen.
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| Checkliste Front Office vor dem Inselrundgang:
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| *Kontrolle der Büroräume
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| *Kontrolle der Küchenzeile + Küche
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| *Innenhof clean?
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| *
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| '''Good Looking 'Welcome Office''''
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| [[File:Clean Welcome Office.jpg|frameless]]
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| ==Besonderheiten==
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| '''Airport pick-up, Abholung vom Hauptbahnhof'''
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| Auf Wunsch organisiert das Front Office die Ankunft von Gästen, zum Beispiel Neukunden die per Flugzeug anreisen oder Regisseure.
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| '''Ein vorgefertigter Text, den man an den Kunden etc. schicken kann:'''
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| Da wir nicht wissen, aus welchem Ausgang Sie kommen, möchten wir Sie bitten, mit dem Aufzug auf die Abflugebene, direkt einen Stock höher zu fahren. Unser Fahrer wartet am Anfang der Zufahrt zum Abflug Terminal B. Das Fahrzeug ist ein BMW i3 D-PI-222. Zur Erkennung wird der Fahrer ein Schild mit dem Namen bereit halten.
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| Sollte etwas schief laufen, melden Sie sich bitte unter der Nummer: 02111592200. Dann werden wir eine schnelle und passende Lösung finden.
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| [[File:Düsseldorf Flughafen, Terminal B.png|frameless|367x367px]]
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| '''Pick-up''' '''Checkliste'''
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| *Liegen Ankunftsdaten vor
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| *Poolcar im Kalender blocken
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| *Poolcar voll betankt und sauber von innen/außen
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| *Charmante, sichere Autofahrer beauftragen aus dem Team
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| *Kleine Wasserflaschen (im Sommer gekühlt!) im Wagen bereithalten
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| *Kommunikation mit dem Kunden über Treffpunkt über Producer/Projektmanager laufen lassen und vergewissern, dass alle auf dem gleichen Stand sind was Treffpunkt betrifft
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| *Skizze, Briefing anfertigen
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| *Namensschild anfertigen, auf Clipboard dem Fahrer mitgeben
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| <br />'''Taxi'''
| | Alle Kundentermine werden '''über awork''' erfasst und angekündigt: |
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| '''Düsseldorf'''
| | Projektlink – https://parasol.awork.com/projects/6d727573-119d-43bc-a230-a4a0bf641fae/details |
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| Rheintaxi 0211 21 21 21 → bitte immer Fahrgastnamen angeben
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| Ein Taxi-Stand für ganz kurzfristige Aufbrüche befindet sich direkt an der Bilker Kirche.
| | Wenn Kundentermine mit '''Bewirtung''' geplant sind, müssen diese '''mindestens 24 Stunden vorher angemeldet''' werden. |
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| '''Berlin''' | | Die Koordination und Planung übernimmt '''Mila'''. Bitte rechtzeitig informieren. |
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| Berlin Taxi Tel.: 030 202020 → bitte immer Fahrgastnamen angeben
| | '''To-do Erstellung:''' |
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| | Erstellt einen '''Task im Projektordner''' |
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| '''Kundengeschenke, Goodies''' | | ➡️ ''General Office Administration DUS > Kundentermine / Meetings Anfragen'' |
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| Auf Wunsch/Anmeldung des Meeting-Host halten wir Parasol-Goodies bereit: Notebook-Set mit Kugelschreiber, Tshirts, Festivalposter oder was auch als Geschenk/Goodie rausgegeben werden soll. Dazu dann kurzes Briefing.
| | inkl. aller '''notwendigen Informationen (Datum, Uhrzeit, Raum, Gästezahl, Anlass etc.)''' |
Kundentermine / Meetings Anfragen
[edit]Alle Kundentermine werden über awork erfasst und angekündigt:
Projektlink – https://parasol.awork.com/projects/6d727573-119d-43bc-a230-a4a0bf641fae/details
Bewirtung:
Wenn Kundentermine mit Bewirtung geplant sind, müssen diese mindestens 24 Stunden vorher angemeldet werden.
Die Koordination und Planung übernimmt Mila. Bitte rechtzeitig informieren.
To-do Erstellung:
Erstellt einen Task im Projektordner
➡️ General Office Administration DUS > Kundentermine / Meetings Anfragen
inkl. aller notwendigen Informationen (Datum, Uhrzeit, Raum, Gästezahl, Anlass etc.)