Kendox Arbeitsanweisung

Im Folgenden erläutern diese Artikel die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

Anwender: Leiter Buchhaltung

Was ist der InfoShare

Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

Anwender: Kreditorenbuchhalter

Was ist der Verifier (SmartFix)

Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem korrekt verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.

Wie wende ich den Verifier korrekt an

• Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
• Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)

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• Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf <Alle> gesetzt sein.
• Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
• Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.

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• Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Verifier erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder nicht erkannt oder als "falsch" beurteilt.
• Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
  1. Kreditor (Lieferant)
  2. Projekt
  3. Zahlungsbedingungen

• Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

• Fertig!

• Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

1. Zum einen muss dem Verifier die korrekte Position des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
2. zum anderen müssen sich die Stammdaten in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

• Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

• Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Paste eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

• Zu erfassen sind:
  1. Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
  2. Vollständige Adresse, auch Land
  3. Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und eindeutig ist).
  4. Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)
  5. Da die Stammdaten stündlich von der Agentursoftware in den Verifier zurück übertragen werden kann man nach ca. 1- 2 Stunden an dieser Stelle fortfahren.

• Sind alle Felder grün werden die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben.

• Fertig!
  

Tipps & Tricks

1. Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
2. Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden
3. hier gehts zum Handbuch File:Handbuch_Verifizierer.pdf

Grundsätzliches

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: +41 (71) 552 34 44 support@kendox.com Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.