|
|
| (37 intermediate revisions by the same user not shown) |
| Line 1: |
Line 1: |
| =Vorwort= | | ==Warum "Google Shared Drives"== |
| Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder die Möglichkeit immer und von überall auf wichtige Daten eines Projektes zuzugreifen und mit anderen zu teilen. <br /> | | Mit Google Drive ermöglichen wir die sichere, flexible und transparente Dateiablage für alle Projekte.<br> |
| Wir möchten Euch bitten alle Projekt-Daten unbedingt im entsprechenden Projekt-Ordner auf GoogleDrive abzulegen.
| |
| <br />
| |
| <br /> | |
| Alles Wichtige steht in der folgenden Anleitung:
| |
|
| |
|
| Viel Spaß!
| | ==Auslegung / Sinn== |
| =NEU: Google Shared Drives (Geteilte Ablagen)=
| | Wir versprechen uns mit dem Einsatz von "Google Geteilte Ablagen" / "Google Shared drives" eine zukunftssichere, flexible und transparente Dateiablage herzustellen, die zudem unserem Anspruch an Datensicherheit und Datenhoheit entspricht.<br> |
| Geteilte Ablagen sind gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern und orts- sowie geräteunabhängig darauf zugreifen können.
| | Unser Anspruch ist, daß jedes Projektmitglied immer und überall (Flexibilität) Zugriff auf alle Projektdaten hat (Transparenz). |
|
| |
|
| Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in geteilten Ablagen nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Auch wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können von den anderen Mitgliedern weiterhin gemeinsam bearbeitet werden.
| | ==Abhängigkeiten== |
| | ===Agentursoftware=== |
|
| |
|
| [https://support.google.com/a/users/answer/9310156?hl=de Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden].<br>
| | Google Shared Drives Freigaben werden über die Agentursoftware durch Hinzufügen von Team-Mitgliedern erteilt.<br> |
| <br>
| | ===Google Meine Ablage / Google My Drive=== |
|
| |
|
| [https://www.youtube.com/watch?v=7FVUe9cR4NA und hier ein nettes Video über die Vorteile der Google Suite.]<br>
| | Mit der Einführung von "Google Geteilte Ablage" / Google Shared Drives" haben wir die Nutzung von "Google Meine Ablage" / Google My Drive" abgeschafft.<br> |
| <br /> | |
|
| |
|
| =NEU: Information an alle für die Einführung von Google Shared drives (Geteilte Ablagen)= | | ==Nutzungsbeschreibung== |
| '''Google Shared drives (Geteilte Ablagen)!'''
| | ===Allgemeine Hilfestellung=== |
| | [https://support.google.com/a/users/answer/9310156?hl=de Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden].<br> |
| <br> | | <br> |
| Ab sofort werden die operativen Projekte aus der Agentursoftware in Google Shared Drives angelegt. Dies in der Euch bekannten Struktur und Berechtigung.<br><br>
| | [https://www.youtube.com/watch?v=7FVUe9cR4NA und hier eine Videoeinführung über die Vorteile der Google Suite.]<br> |
| In einer Übergangsphase von 6 Wochen werden beide Google Drive Lösungen aktiv sein (Also die Neue und die Alte).<br><
| |
| Für die vollständige Migration brauchen wir Eure Hilfe:<br>
| |
| Sobald Euer Projekt neu in Google Shared Drives angelegt wurde, bitte auch ab sofort nur noch diesen nutzen!
| |
| <br> | | <br> |
| Bei bereits laufenden Projekten in denen bereits Projektdaten im alten Drive angelegt wurden, werden wir nun sukzessive die Daten in den neuen Drive Projektordner verschieben.
| | Alle operativen Kundenprojekte aus der Agentursoftware werden in "Google Shared Drives" automatisch angelegt.<br> |
| ==Neues Projekt anlegen==
| |
| * Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort '''automatisch''' mit einer kleinen Zeitverzögerung von ca. 2-3 Min auch ein '''Projekt-Ordner im Google Shared drives erstellt'''.
| |
| * Dieser Ordner wird je nach '''Auswahl''' der '''Projektbeteiligten''' im Google Shared drives angelegt und '''freigegeben''' (Dazu versendet Google Drive eine entsprechende eMail).
| |
| * Bitte beim Anlegen des Projekts '''darauf achten''', dass alle Personen die Zugriff erhalten sollen auch in den Projekt-Basisdaten '''ausgewählt sind'''.
| |
| <br /> | |
|
| |
|
| ==Wo finde ich meinen Projekt Ordner== | | ===Sharing=== |
| * Die Projektordner findest du im Google Drive unter „Shared drives“ ("Geteilte Ablagen")
| | * Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, wird '''automatisch''' die Freigabe und Berechtigung vergeben. |
| <br />
| | * Manuell entfernte Berechtigungen für User, die in der Agentursoftware aktive sind werden beim nächsten speichern wieder hinzugefügt. |
| [[File:SharedDrives.png|600px]]<br />
| | * Zusätzlich können weitere Berechtigungen auf den kompletten Drive Projekt-Ordner oder auf einzelne Dateien vergeben werden. |
| | | <br> |
| ==Welcher Speicherort wird wann benutzt?==
| |
| * Bitte benutze ab sofort den Projektordner im Google Drive für das Daily Business
| |
| * Ordner werden '''nur noch in Google Drive''' verwendet.
| |
| * Alle anderen Dateien je nach Department werden wie gewohnt auf dem Fileserver oder in Shotgun abgelegt.
| |
| * Nach Bedarf könnt Ihr aber entscheiden, ob Ihr auch andere Daten via GoogleDrive ablegen und "teilen" wollt. Dies ist vor allem dann zu empfehlen, wenn einige Team-Mitglieder von Ausserhalb am Projekt arbeiten.
| |
| | |
| <br />
| |
| | |
| ==Individuelle Ordner-Struktur pro Department==
| |
| * Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur.
| |
| * Ab sofort sind '''IMMER''' alle Projekt-Ordner auch mit der jeweiligen Projektnummer versehen
| |
| Ihr habt darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit weitere Ordner in Google Drive anzulegen und individuel erweitert freizugeben!<br />
| |
| | |
| ==Sharing==
| |
| * Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden '''automatisch''' die Rechte vergeben. | |
| * Zusätzlich bleibt immer noch die '''Möglichkeit''' Berechtigungen '''manuell''' im Google Drive zu ändern. | |
| * User, die auf die Projektdaten in Google Drive keinen Zugriff mehr haben sollen müssen in Google Drive manuell entfernt werden.
| |
| <br />
| |
| | |
| [[File:Projektbeteiligte_1.png|453x453px]]
| |
| | |
| [[File:Projektbeteiligte_2.png|453x453px]]
| |
| <br />
| |
| | |
| ==Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung!==
| |
| * Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive '''vererbt''' werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Dokumente und Ordner, die Ihr dort neu anlegt! | |
| * Wenn Ihr Eure Kunden über die Freigabe (Rechts-Klick auf Ordner oder Datei "Freigeben/Share") einen Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dateien geben wollt, so ist es aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, daß Ihr die Personen als User hinzufügt (Angabe der eMail-Adresse).
| |
| <br />
| |
| [[File:GD-Freigabe-ok.png|496×364px]]
| |
| <br />
| |
| * Die "Link zum Freigeben"-Funktion (mit einer Link-URL) ist '''öffentlich''', die URL kann also an jeden X-Beliebigen weitergeleitet werden. Das solltet Ihr also nach Möglichkeit aus Sicherheitsgründen vermeiden!
| |
| * Individuelle Freigabeeinstellungen könnt Ihr durch den Link "Erweitert" (unten rechts) aufrufen und vornehmen.
| |
| <br />
| |
| [[File:Freigabeeinstellungen.png|517×501px]]
| |
| <br />
| |
| * Individuelle Freigabeeinstellungen lassen begrentzen Zugriff auf Dokumente für bestimmte Personen zu. "X" schleisst den User aus der Freigabe / Benutzung aus.
| |
| | |
| =Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten=
| |
| ==01 Ordner und Dokumente mit Kunden teilen==
| |
| ''Ich möchte Ordner und Dokumente mit dem Kunden teilen, austauschen und gemeinsam bearbeiten. Dabei ist es auch aus Kundensicht wichtig, dass nur ein kleiner Kreis an Parasol-Mitarbeitern darauf Zugriff haben.'' <br>
| |
| '''Lösung:'''<br>
| |
| Für solche Fälle bietet es sich an in "Google Shared drives" projektübergreifende Kundenordner anzulegen und diesen Ordner nur einem begrenzten Personenkreis freizuschalten und mit individuellen Rechten zu versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..).<br>
| |
| | |
| ==02 Dateien mit einem erweiterten Personenkreis teilen==
| |
| ''Manchmal muss ich bestimmte Dateien mit einem erweiterten Personenkreis teilen. Dabei dürfen diese jedoch nicht Projekt-Teammitglieder sein. Das können zB. Ansprechpartner auf Kundenseite oder freie Mitarbeiter sein.''<br>
| |
| '''Lösung:'''<br>
| |
| In diesem Fall kannst du ganz einfach in den Freigabeeinstellungen des jeweiligen Dokuments weitere Personen freischalten und mit individuellen Rechten versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..).<br>
| |
| | |
| ==03 Projekt-Unterordner mit Kunden teilen==
| |
| ''Ich möchte mit meinem Kunden auf Projektebene einen Ordner nutzen um dort gemeinsam Daten auszutauschen. Dort legt mein Kunde Assets und andere Materialien für uns ab, die wir für das Projekt verwenden müssen.''<br>
| |
| '''Lösung:'''<br>
| |
| Auf direkter Projektebene ist es in "Google Shared drives" nicht möglich einen Ordner mit gesonderten Freigabeeinstellungen anzulegen.
| |
| Hier bietet sich an, wie im Szenario 01 bereits beschrieben einen gesonderten Kundenordner zu nutzen. Hier bietet es sich an, im Unterverzeichnis Projektordner anzulegen und diesen für den Austausch bestimmter Daten zu nutzen.<br>
| |
| | |
| ==04 Google Shared drives Projekte sortieren==
| |
| ''Als HeadOf / Teamlead (aber auch als normales Team-Mitglied) bin ich bei sehr vielen Projekten beteiligt (in der Supervision). Das führt dazu, dass mein "Google Shared drives" innerhalb kürzester Zeit sehr viele Projekte in der Ablage aufführt und es für mich unübersichtlich geworden ist.'' <br>
| |
| ''Mit der bisherigen Lösung konnte ich meine Projekte entsprechend organisieren, indem ich zB nur meine eigenen Projekte in “meine Ablage” geschoben oder sie als Favoriten markiert habe.''<br>
| |
| '''Lösung:'''<br>
| |
| “Google Shared drives” arbeitet hier nach einem grundsätzlich anderen Prinzip.<br>
| |
| “Google Shared drives” lässt es leider nicht zu Projekt-Ordner zu markieren oder zu verschieben. Du kannst allerdings Unterordner eines Projekte markieren.<br>
| |
| Aber eine sehr gute und einfache Lösung wäre es hier mit den Browser-Bookmaks zu arbeiten:
| |
| Du legst einen Shared Drive - Ordner in deine Lesezeichenleiste und legst dazu die jeweiligen Unterordner an. Deine Projekte kannst du nun hier als Bookmarks verwalten. Wenn du eines der Projekt in einen anderen Folder verschieben willst, kannst du dies auch ganz einfach in der Lesezeichenleiste via Drag&Drop machen.<br>
| |
| (siehe beispielhafte Abbildung unten)<br>
| |
|
| |
|
| ==05 Dateien verschieben und löschen== | | ==Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten== |
| ''Als normales Team-Mitglied kann ich zwar meine Dateien hochladen und andere Dateien lesen.
| |
| Allerdings kann ich diese nicht mehr weiter verwalten, wie zB in einen anderen Ordner zu verschieben oder gar zu löschen (fall ich mich mal vertan habe)''<br>
| |
| '''Lösung:'''<br>
| |
| Auf die Projektordner in “Google Shared drives” haben zur Zeit nur die Producer/Projektmanager und Supervisoren des Projektes eine erweiterte Berechtigung.<br>
| |
| In diesem Fall wende dich bitte an den Projektverantwortlichen. Er kann die Datei verschieben oder löschen.
| |
| Allerdings werden wir dies ändern und in Kürze auch allen Team-Mitgliedern eines Projektes die gleichen rechte geben (lesen & schreiben).<br>
| |
|
| |
|
| ==06 Projekte nach Projektstatus in Google Drive sortieren==
| | [https://parasol.zendesk.com/hc/de/articles/360010070199-Google-Shared-Drives-Google-geteilte-Ablagen Anwendungsbeispiele Fragen und Antworten findest du hier im Parasol OS / Assist] |
| Die meisten Producer im Animation-Department haben ihre Projekte zwecks besserer Übersichtlichkeit in der Google Drive Ablage entsprechend nach Projektstatus in jeweilige übergeordnete Ordner sortiert:<br>
| |
| {| class="wikitable"
| |
| |-
| |
| ! Ordner !! Beschreibung
| |
| |-
| |
| | 01_Bidding || für alle Projekte die in der Angebotsphase sind
| |
| |-
| |
| | 02_Active || für alle Projekte die gerade laufen
| |
| |-
| |
| | 03_Lost || für Projekte die wir nicht beauftragt bekommen haben
| |
| |-
| |
| | 04_Archive || für Projekte die kürzlich abgeschlossen wurden
| |
| |}
| |
| '''Lösung:'''<br>
| |
| “Google Shared drives” arbeitet hier nach einem grundsätzlich anderen Prinzip.<br>
| |
| Aber eine sehr gute und einfache Lösung wäre es hier mit den Browser-Bookmaks zu arbeiten:<br>
| |
| Du legst einen Shared Drive - Ordner in deine Lesezeichenleiste und legst dazu die jeweiligen Unterordner an. Deine Projekte kannst du nun hier als Bookmarks verwalten. Wenn du eines der Projekt in einen anderen Folder verschieben willst, kannst du dies auch ganz einfach in der Lesezeichenleiste via Drag&Drop machen.<br>
| |
Warum "Google Shared Drives"
[edit]Mit Google Drive ermöglichen wir die sichere, flexible und transparente Dateiablage für alle Projekte.
Wir versprechen uns mit dem Einsatz von "Google Geteilte Ablagen" / "Google Shared drives" eine zukunftssichere, flexible und transparente Dateiablage herzustellen, die zudem unserem Anspruch an Datensicherheit und Datenhoheit entspricht.
Unser Anspruch ist, daß jedes Projektmitglied immer und überall (Flexibilität) Zugriff auf alle Projektdaten hat (Transparenz).
Google Shared Drives Freigaben werden über die Agentursoftware durch Hinzufügen von Team-Mitgliedern erteilt.
Google Meine Ablage / Google My Drive
[edit]Mit der Einführung von "Google Geteilte Ablage" / Google Shared Drives" haben wir die Nutzung von "Google Meine Ablage" / Google My Drive" abgeschafft.
Nutzungsbeschreibung
[edit]Allgemeine Hilfestellung
[edit]Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden.
und hier eine Videoeinführung über die Vorteile der Google Suite.
Alle operativen Kundenprojekte aus der Agentursoftware werden in "Google Shared Drives" automatisch angelegt.
- Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, wird automatisch die Freigabe und Berechtigung vergeben.
- Manuell entfernte Berechtigungen für User, die in der Agentursoftware aktive sind werden beim nächsten speichern wieder hinzugefügt.
- Zusätzlich können weitere Berechtigungen auf den kompletten Drive Projekt-Ordner oder auf einzelne Dateien vergeben werden.
Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten
[edit]Anwendungsbeispiele Fragen und Antworten findest du hier im Parasol OS / Assist