Partner Relations/FMA Booking: Difference between revisions

Latest revision as of 07:34, 11 September 2025

Partner Relations Prozess

Dieser Prozess wurde von uns so entwickelt, dass er für Euch als Producer*in/Projektmanager*in eine Arbeitserleichterung ist, die zudem garantiert, dass alle FMA-Buchungen rechtlich korrekt und damit sicher für uns als Unternehmen durchgeführt werden können.

Ab dem 06.01.2025 werden alle FMA-Buchungen zentral über Philip Hansen und HR laufen. Danach wurden wir häufig von Euch gefragt und wir sind froh, dass wir diesen Prozess nun wieder zentralisiert abbilden können.

Bevor Ihr einen FMA anfragt: Schreibt doch mal in unseren Ressourcen-Chat, ob die Aufgabe nicht auch intern abgebildet werden kann.

How to Artbuying:

Der Rahmenvertrag muss mit jedem FMA geschlossen werden, bevor eine konkrete Projektbeauftragung erfolgt und er seinen 1. Arbeitstag bei Parasol Island beginnt. Alle FMA Buchungen müssen mit einer offiziellen Auftragsbestätigung über Partner Relations abgeschlossen werden. Die FMAs fangen also nicht an auf Projekten zu arbeiten, bevor der Rahmenvertrag/die Auftragsbestätigung nicht durch Philip Hansen/HR abgeschlossen ist. Um mit FMAs über aufkommende Projekte sprechen zu können, müssen diese vorab eine NDA signieren. Diese könnt Ihr weiterhin selber über Google e-Signature rausschicken.

Ihr sollt gerne weiterhin Eure FMAs selbst anfragen (oft gibt es eine persönliche Beziehung, die hier von Vorteil ist) und Partner Relations dann dazu holen, sobald eine feste Buchung ausgesprochen werden soll.

Workflow:

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Nachdem Ihr den/die FMA angefragt und Verfügbarkeiten eingeholt habt, geht Ihr bitte folgendermaßen vor:

Bitte ausschliesslich Anfragen über ein Ticket im awork-Board "FMA Booking" stellen und Philip Hansen und Merle Muß als Verantwortliche auswählen.

Unbedingt ALLE relevanten Infos ausfüllen. Sobald hier eine Info fehlt, kann Partner Relations das Ticket nicht bearbeiten:

Vor- und Nachname
Job Title
Department
Arbeitstage (Anzahl)
Off-Days (falls vorhanden)
Projektverantwortlicher
Team
Location of Work
E-Mail des FMAs
Buchungszeitraum mit genauem Datum (keine KWs, kein "Mitte bis Ende März")
Eventueller weiterer Optionszeitraum
Rahmenvertrag liegt vor? Ja/Nein
Gage (€ pro Std./Tag)
Projektnummer (per Copy Paste einfügen, bitte NICHT (!) das Projekt verlinken)
Andere relevante Infos und/oder Email Verkehr in Bemerkungen einfügen

____

Philip Hansen überprüft Eure Anfrage zur Buchung und gibt sie entweder frei, oder nicht

Bei Freigabe (Status: Freigegeben) schickt HR alle nötigen Unterlagen an den FMA zur digitalen Unterschrift raus. Der Status ändert sich dann auf "Warten auf Unterschrift". Die Auftragsbestätigung wird von Partner Relations über Google e-Signature an Euch und den FMA zur Unterschrift geschickt. Ihr bekommt diese als Kopie per Mail an Euch geschickt, sobald alle Unterschriften vollständig sind (s. unten: Skonto und Rechnungen). Solltet Ihr eine Kopie eines Rahmenvertrages benötigen, wendet Euch an Merle
Sobald HR alle benötigten Unterschriften zusammen hat, wird der Status von HR auf "Gebucht" gestellt und der FMA kann anfangen zu arbeiten

Wichtig: Sobald die Buchung des FMAs abgeschlossen ist, stellen wir den Status des Tickets auf "Fertig". So haben wir einen guten Überblick darüber, welche Buchungen aktuell laufen. Damit werden dem FMA auch jegliche Zugänge zu Tools, Mails etc. genommen.

FMA Booking Infos:

Zugänge für den FMA

Für die Organisation der Zugänge und des Welcomeletters, überlegst du bitte anhand dieser Liste was dein FMA benötigt:

[ ] Soll er im Ressourcenplan erscheinen? In welcher Leistungskategorie?
[ ] Agentursoftware OS/ Account (Soll Er/Sie Projekte verwalten?)
[ ] Braucht Er/Sie einen Parasol-E-Mail (@parasol.team) Account?
[ ] Soll Dein FMA in einen entsprechenden Parasol-E-Mail Verteiler?
[ ] Benötigt Er/Sie einen Active Directory Account (Fileserver, Windows Computer)?
[ ] Benötigt Er/Sie Active Directory Groups (VPN, WiFi)
[ ] Benötigt Er/Sie einen Smartsheet-Zugang?
[ ] Benötigt Er/Sie einen awork-Zugang?
[ ] Benötigt Er/Sie einen Account in Shotgrid?
[ ] Benötigt Er/Sie einen einen 1Password Account?

Für den Fall einer langfristigen Beauftragung machen wir auch manchmal

[ ] alle Verteiler / dailies Verteiler
[ ] Schlüssel

Skonto Möglichkeiten

In den Auftragsbestätigungen gibt es die Wahl zwischen 4 Skonto-Optionen, welche die FMAs anwählen können:

Unter Gewährung von 3% Skonto, verkürzt sich das Zahlungsziel auf 5 Werktage nach Fertigstellung und finaler Rechnungsstellung.

Unter Gewährung von 5% Skonto wird 50% des Gesamtauftragsvolumen sofort bei Auftragsbestätigung beglichen und der Restbetrag innerhalb von 5 Werktagen nach Fertigstellung und finaler Rechnungsstellung.

Unter Gewährung von 8% Skonto wird 80% des Gesamtauftragsvolumen sofort bei Auftragsbestätigung beglichen und der Restbetrag innerhalb von 5 Werktagen nach Fertigstellung und finaler Rechnungsstellung.

Kein Skonto, Zahlungsziel innerhalb von 28 Tagen.

Watch out Rechnungen

Die Projektverantwortlichen bekommen die Auftragsbestätigungen per Mail in Kopie zugeschickt - das kennt ihr bereits. Sollte hier ein FMA Skonto ziehen, dann vermerkt Euch das in Euren Unterlagen. Sobald der FMA dann seine Rechnung stellt, müsst ihr Folgendes beachten:

1.) Das Skonto MUSS auf der Rechnung ausgewiesen sein

2.) In der Mail an die Buchhaltung MUSS ein Verweis auf das Skonto sein. Hier reicht der kurze Satz "Achtung Skonto" im Betreff oder im Text

Wer darf die Beauftragung freier Mitarbeiter und Lieferanten anfragen?

Anfragen zur Beauftragungen externer Leistungen in einem Projekt dürfen nur vom Projektverantwortlichen erbracht werden
Dritte Personen dürfen nur dann eine Beauftragung bei Partner Relations aussprechen, wenn Sie eine eindeutige Weisung vom Projektverantwortlichen dazu vorlegen können. Das kann eine eMail, ein Asana-Ticket, oder ein entsprechendes Urlaubsübergabe-Dokument zB. an Projekt-Supervisoren sein

Unter welchen Bedingungen, formalen Erfordernisse können freie Mitarbeiter und Lieferanten beauftragt werden?

Das Projekt wurde unter den Department-spezifischen Ertrags-Zielvorgaben kalkuliert
Die externen Leistungen sind in der Kalkulation passend zu Beauftragung externer Leistungen mit identischen Kosten abgebildet
Der Einkauf externer Leistungen erfolgt ausschließlich über Partner Relations

Weitere Bedingungen:

Der Workflow für die Beauftragung externer Leistungen muss eingehalten werden (s. unten)
Alle angefragten und beauftragten Dienstleister sind in awork FMA Booking mit den dort spezifizierten Angaben gelistet (via Partner Relations)

Bei Verlängerung einer bestehenden Beauftragung beginnt der Prozess unter den gleichen Bedingungen neu

@@ Line 1: / Line 1: @@
-'''Für die ganz Schnellen direkt zu den eMail-Vorlagen:'''<br>
+=='''Partner Relations Prozess'''==
+Dieser Prozess wurde von uns so entwickelt, dass er für Euch als Producer*in/Projektmanager*in eine Arbeitserleichterung ist, die zudem garantiert, dass alle FMA-Buchungen rechtlich korrekt und damit sicher für uns als Unternehmen durchgeführt werden können.
-'''1) FMA Anfrage:<br>'''
+<u>Ab dem 06.01.2025 werden alle FMA-Buchungen zentral über Philip Hansen und HR laufen.</u> Danach wurden wir häufig von Euch gefragt und wir sind froh, dass wir diesen Prozess nun wieder zentralisiert abbilden können.
-[mailto:partnerrelations@parasol-island.com?subject=FMA%20Bedarf%20-%20Anfrage%20f%C3%BCr%20%7BProjekt%20(Projektnummer%20%26%20Name)%7D&body=Hi%20Caro%2C%0Aich%20m%C3%B6chte%20dich%20bitten%20f%C3%BCr%20das%20untenstehende%20Projekt%20passende%20Freelancer%20anzufragen%20und%20zu%20optionieren%3A%0A%0AProjektnummer%3A%0A%5BCLIENTXX_DEPXX%20Projektname%5D%0A%0AStandort%3A%0A%5B%20%5D%20D%C3%BCsseldorf%0A%5B%20%5D%20Berlin%0A%5B%20%5D%20Remote%0A%0AQualifikation%20%2F%20Gewerk(e)%3A%20%20zB%0A-%20Motion%20Design%0A-%20Editing%0A-%20Development%0A-%20etc.%0A%0AAufgaben%3A%20(Stichpunktartig%20kurze%20Beschreibung%20der%20Aufgabe%20des%20FMA)%0A-%0A%0AZeitraum%3A%0A-%20Start%20DD.MM.YYYY%0A-%20Abgabe%20DD%3AMM%3AYYYY%0A%0AGesch%C3%A4tzter%20Aufwand%3A%0A-%20XX%20Arbeitstage%0A%0ABudget%3A%20%0A-%20Tagessatz%3A%20XY%2C-%20EUR%0A-%20Gesamtbudget%20pro%20Gewerk%3A%20XY%2C-%20EUR%0A%0ABevorzugte%20Freelancer%3A%0AVorschl%C3%A4ge%3A%0A-%20Name%20%2B%20evtl.%20Kontakt%0A%20%5B%20%5D%20bitte%20weitere%20Freelancer%20suchen%20und%20vorschlagen%0A%0Aweitere%20relevante%20Informationen%3A%0A-%20Informationen%20zum%20Projekt%0A-%20spezielle%20W%C3%BCnsche%20(ben%C3%B6tigte%20Softwarekenntnisse%2C%20Skills%2C..) eMail-Vorlage FMA/DL-Anfrage]<br>
-'''2) FMA Beauftragung:<br>'''
+Bevor Ihr einen FMA anfragt: Schreibt doch mal in unseren Ressourcen-Chat, ob die Aufgabe nicht auch intern abgebildet werden kann.
-[mailto:partnerrelations@parasol-island.com?subject=FMA%20Beauftragung%20f%C3%BCr%20%7BProjekt%20(Projektnummer%20%26%20Name)%7D&body=Hi%20Caro%2C%0Aich%20m%C3%B6chte%20dich%20bitten%20folgende%20Freelancer%20%2F%20Dienstleister%20zu%20beauftragen%3A%0A%0AProjektnummer%3A%0A%5BCLIENTXX_DEPXX%20Projektname%5D%0A%0AVorname%2C%20Nachname%20des%20Freelancers%20oder%20Name%20und%20Ansprechpartner%20des%20Dienstleisters%3A%0A%0AAdresse%3A%0AeMail%3A%0ATelefon%3A%0A%0AQualifikation%20%2F%20Gewerk%3A%20%C2%A0zB%0A-%20Motion%20Design%0A-%20Editing%0A-%20Development%0A-%20etc.%20%0A%0AAufgaben%3A%20%0A(Stichpunktartig%20kurze%20Beschreibung%20der%20Aufgabe%20des%20FMA)%0A%0AWeitere%20Vereinbarungen%3A%0A(zB.%20%C3%9Cbernahme%20der%20Reisekosten%2C%20Equipment%2C%20Buyouts%2C%20Retouches%2C%20Ausstattung)%0A%0AZeitraum%3A%0A-%20Start%20DD.MM.YYYY%0A-%20Abgabe%20DD%3AMM%3AYYYY%0A%0A%0AVerg%C3%BCtung%3A%20%0A%0A%0Aweitere%20relevante%20Informationen%3A%0A-%20Informationen%20zum%20Projekt%2FAuftrag%0A-%20spezielle%20Abstimmungen eMail-Vorlage FMA/DL-Beauftragung]<br>
+== '''How to Artbuying:''' ==
+Der Rahmenvertrag muss mit jedem FMA geschlossen werden, bevor eine konkrete Projektbeauftragung erfolgt und er seinen 1. Arbeitstag bei Parasol Island beginnt. Alle FMA Buchungen müssen mit einer offiziellen Auftragsbestätigung über Partner Relations abgeschlossen werden. Die FMAs fangen also nicht an auf Projekten zu arbeiten, bevor der Rahmenvertrag/die Auftragsbestätigung nicht durch Philip Hansen/HR abgeschlossen ist. Um mit FMAs über aufkommende Projekte sprechen zu können, müssen diese vorab eine NDA signieren. Diese könnt Ihr weiterhin selber über [[NDA und Rahmenvertrag - e-Signature|Google e-Signature]] rausschicken.
-'''3) FMA Bewertung:<br>'''
+<br>Ihr sollt gerne weiterhin Eure FMAs selbst anfragen (oft gibt es eine persönliche Beziehung, die hier von Vorteil ist) und Partner Relations dann dazu holen, sobald eine feste Buchung ausgesprochen werden soll.
-[mailto:partnerrelations@parasol-island.com?subject=FMA%20Bewertung%20f%C3%BCr%20%7BProjekt%20(Projektnummer%20%26%20Name)%7D&body=Hi%20Caro%2C%0Aanbei%20findest%20du%20die%20Bewertung%20der%20freien%20Mitarbeiter%20die%20mich%20bei%20meinem%20Projekt%20unterst%C3%BCtzt%20haben.%3A%0A%0AProjektnummer%3A%0A%5BCLIENTXX_DEPXX%20Projektname%5D%0A%0AVorname%2C%20Nachname%20des%20Freelancers%20oder%20Name%20und%20Ansprechpartner%20des%20Dienstleisters%3A%0A%0ABewertung%20bitte%20in%20Schulnoten%20vornehmen%2C%20ggf%20einen%20kleinen%20Zusatz%20Kommentar%20hinzuf%C3%BCgen%0A%0AWie%20bewertest%20du%20die%20Fachkompetenz%20des%20FMA%3F%0ANote%3A%20%5B%20%5D%20Kommentar%3A%0A%0AWie%20bewertest%20du%20die%20Qualit%C3%A4t%20der%20erbrachten%20Arbeit%3F%0ANote%3A%20%5B%20%5D%20Kommentar%3A%0A%0APasst%20der%20freie%20Mitarbeiter%20zu%20Parasol%3F%0ANote%3A%20%5B%20%5D%20Kommentar%3A%0A%0AWurden%20die%20definierten%20Timings%20eingehalten%3F%0ANote%3A%20%5B%20%5D%20Kommentar%3A%0A%0AWurde%20das%20Briefing%20korrekt%20umgesetzt%3F%0ANote%3A%20%5B%20%5D%20Kommentar%3A%0A%0AWie%20bewertest%20Du%20die%20Kundenkontakt-Kompetenz%20des%20Freelancers%3F%0ANote%3A%20%5B%20%5D%20Kommentar%3A%0A%0ASonstige%20Hinweise%3A eMail-Vorlage FMA/DL-Bewertung]<br>
+=== Workflow: ===
+[[File:Workflow Awork.png|none|thumb|531x531px]]
+Nachdem Ihr den/die FMA angefragt und Verfügbarkeiten eingeholt habt, geht Ihr bitte folgendermaßen vor:
+* Bitte ausschliesslich Anfragen über ein Ticket im awork-Board "FMA Booking" stellen und Philip Hansen und Merle Muß als Verantwortliche auswählen.<br>
-== Es besteht FMA Bedarf ==
+Unbedingt '''<u>ALLE</u>''' relevanten Infos ausfüllen. Sobald hier eine Info fehlt, kann Partner Relations das Ticket nicht bearbeiten:
-Du benötigst für eines Deiner Projekte externe Unterstützung durch einen Freelancer oder Dienstleister? {{:Mitarbeiter:Partner Relations}} hilft dir dabei!
-'''1. Dazu bitte einfach folgende Email-Vorlage nutzen und an [mailto:partnerrelations@parasol-island.com?subject=FMA%20Bedarf%20-%20Anfrage%20f%C3%BCr%20%7BProjekt%20(Projektnummer%20%26%20Name)%7D&body=Hi%20Caro%2C%0Aich%20m%C3%B6chte%20dich%20bitten%20f%C3%BCr%20das%20untenstehende%20Projekt%20passende%20Freelancer%20anzufragen%20und%20zu%20optionieren%3A%0A%0AProjektnummer%3A%0A%5BCLIENTXX_DEPXX%20Projektname%5D%0A%0AStandort%3A%0A%5B%20%5D%20D%C3%BCsseldorf%0A%5B%20%5D%20Berlin%0A%5B%20%5D%20Remote%0A%0AQualifikation%20%2F%20Gewerk(e)%3A%20%20zB%0A-%20Motion%20Design%0A-%20Editing%0A-%20Development%0A-%20etc.%0A%0AAufgaben%3A%20(Stichpunktartig%20kurze%20Beschreibung%20der%20Aufgabe%20des%20FMA)%0A-%0A%0AZeitraum%3A%0A-%20Start%20DD.MM.YYYY%0A-%20Abgabe%20DD%3AMM%3AYYYY%0A%0AGesch%C3%A4tzter%20Aufwand%3A%0A-%20XX%20Arbeitstage%0A%0ABudget%3A%20%0A-%20Tagessatz%3A%20XY%2C-%20EUR%0A-%20Gesamtbudget%20pro%20Gewerk%3A%20XY%2C-%20EUR%0A%0ABevorzugte%20Freelancer%3A%0AVorschl%C3%A4ge%3A%0A-%20Name%20%2B%20evtl.%20Kontakt%0A%20%5B%20%5D%20bitte%20weitere%20Freelancer%20suchen%20und%20vorschlagen%0A%0Aweitere%20relevante%20Informationen%3A%0A-%20Informationen%20zum%20Projekt%0A-%20spezielle%20W%C3%BCnsche%20(ben%C3%B6tigte%20Softwarekenntnisse%2C%20Skills%2C..) partnerrelations@parasol-island.com] senden.'''
+* ''Vor- und Nachname''
+* ''Job Title''
+* ''Department''
+* ''Arbeitstage (Anzahl)''
+* ''Off-Days (falls vorhanden)''
+* ''Projektverantwortlicher''
+* ''Team''
+* ''Location of Work''
+* ''E-Mail des FMAs''
+* ''Buchungszeitraum mit genauem Datum (keine KWs, kein "Mitte bis Ende März")''
+* ''Eventueller weiterer Optionszeitraum''
+* ''Rahmenvertrag liegt vor? Ja/Nein''
+* ''Gage (€ pro Std./Tag)''
+* ''Projektnummer (per Copy Paste einfügen, bitte '''<u>NICHT (!)</u>''' das Projekt verlinken)''
+* ''Andere relevante Infos und/oder Email Verkehr in Bemerkungen einfügen''
+____
-. Partner Relations fragt alle vorhandenen FMAs an und ermittelt deren Verfügbarkeit im angefragt Zeitraum.
+Philip Hansen überprüft Eure Anfrage zur Buchung und gibt sie entweder frei, oder nicht
+* Bei Freigabe (Status: Freigegeben) schickt HR alle nötigen Unterlagen an den FMA zur digitalen Unterschrift raus. Der Status ändert sich dann auf "Warten auf Unterschrift". Die Auftragsbestätigung wird von Partner Relations über Google e-Signature an Euch und den FMA zur Unterschrift geschickt. Ihr bekommt diese als Kopie per Mail an Euch geschickt, sobald alle Unterschriften vollständig sind (s. unten: Skonto und Rechnungen). Solltet Ihr eine Kopie eines Rahmenvertrages benötigen, wendet Euch an Merle
+* Sobald HR alle benötigten Unterschriften zusammen hat, wird der Status von HR auf "Gebucht" gestellt und der FMA kann anfangen zu arbeiten
-. Partner Relations schickt Euch die positiven Rückmeldungen der angefragten FMAs
-==Beauftragung==
+'''<u>Wichtig:</u>''' Sobald die Buchung des FMAs abgeschlossen ist, stellen wir den Status des Tickets auf "Fertig". So haben wir einen guten Überblick darüber, welche Buchungen aktuell laufen. Damit werden dem FMA auch jegliche Zugänge zu Tools, Mails etc. genommen.
-* Aus den Vorschlägen von {{:Mitarbeiter:Partner Relations}} zur Verfügung stehenden FMAs, sucht ihr euch euren Favoriten aus.<br>
-* '''Benutze dafür bitte folgende eMail-Vorlage: [mailto:partnerrelations@parasol-island.com?subject=FMA%20Beauftragung%20f%C3%BCr%20%7BProjekt%20(Projektnummer%20%26%20Name)%7D&body=Hi%20Caro%2C%0Aich%20m%C3%B6chte%20dich%20bitten%20folgende%20Freelancer%20%2F%20Dienstleister%20zu%20beauftragen%3A%0A%0AProjektnummer%3A%0A%5BCLIENTXX_DEPXX%20Projektname%5D%0A%0AVorname%2C%20Nachname%20des%20Freelancers%20oder%20Name%20und%20Ansprechpartner%20des%20Dienstleisters%3A%0A%0AAdresse%3A%0AeMail%3A%0ATelefon%3A%0A%0AQualifikation%20%2F%20Gewerk%3A%20%C2%A0zB%0A-%20Motion%20Design%0A-%20Editing%0A-%20Development%0A-%20etc.%20%0A%0AAufgaben%3A%20%0A(Stichpunktartig%20kurze%20Beschreibung%20der%20Aufgabe%20des%20FMA)%0A%0AWeitere%20Vereinbarungen%3A%0A(zB.%20%C3%9Cbernahme%20der%20Reisekosten%2C%20Equipment%2C%20Buyouts%2C%20Retouches%2C%20Ausstattung)%0A%0AZeitraum%3A%0A-%20Start%20DD.MM.YYYY%0A-%20Abgabe%20DD%3AMM%3AYYYY%0A%0A%0AVerg%C3%BCtung%3A%20%0A%0A%0Aweitere%20relevante%20Informationen%3A%0A-%20Informationen%20zum%20Projekt%2FAuftrag%0A-%20spezielle%20Abstimmungen Beauftragung eines FMAs/Dienstleisters]
+== '''FMA Booking Infos:''' ==
-'''
+== Zugänge für den FMA ==
-* Partner Relations kontrolliert ob ein Rahmenvertrag vorhanden ist, schliesst gegebenenfalls neue Verträge ab und vereinbart den bestmögliche Preis.
+Für die Organisation der Zugänge und des Welcomeletters, überlegst du bitte anhand dieser Liste was dein FMA benötigt:
+*[ ] Soll er im Ressourcenplan erscheinen? In welcher Leistungskategorie?
+*[ ] Agentursoftware OS/ Account (Soll Er/Sie Projekte verwalten?)
+*[ ] Braucht Er/Sie einen Parasol-E-Mail (@parasol.team) Account?
+*[ ] Soll Dein FMA in einen entsprechenden Parasol-E-Mail Verteiler?
+*[ ] Benötigt Er/Sie einen Active Directory Account (Fileserver, Windows Computer)?
+*[ ] Benötigt Er/Sie Active Directory Groups (VPN, WiFi)
+*[ ] Benötigt Er/Sie einen Smartsheet-Zugang?
+*[ ] Benötigt Er/Sie einen awork-Zugang?
+*[ ] Benötigt Er/Sie einen Account in Shotgrid?
+*[ ] Benötigt Er/Sie einen einen 1Password Account?
-* '''Sollte dieser FMA allerdings nicht den günstigsten Preis anbieten, musst du dir diese Beauftragung durch einen Partner oder GF freigeben lassen.'''
-* Ist das Vertragswesen komplett und die Beauftragung freigegeben, erstellt Partner Relations die Auftragsbestätigung (Werk- bzw. Dienstvertrag).
+Für den Fall einer langfristigen Beauftragung machen wir auch manchmal
-* Allen anderen Kandidaten sagt Partner Relations ab.
+*[ ] alle Verteiler / dailies Verteiler
-<br>
+*[ ] Schlüssel
-==Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung==
-# Partner Relations erstellt eine Auftragsbestätigung via Docusign an FMA/DL
-# Der FMA/DL signiert und bestätigt somit den Auftrag über die vereinbarte Leistung, Leistungszeitraum und Vergütung
-# Der Projektverantwortliche ist dabei der Auftraggeber und erhält die abgeschlossene Auftragsbestätigung in Docusign als Kopie
-# Dabei enthalten ist für den FMA/DL eine exemplarische Rechnung über den konkreten Auftrag mit allen erforderlichen Rechnungsangaben.
-# Der FMA/DL kann diese RG-Vorlage entsprechend ergänzen und benutzen,...
-# ... oder als inhaltliche Vorlage für seine finale Rechnung verwenden.
-hier ein Beispiel-PDF
-[[:File:MUSTER_Contract_Invoice_FMA.pdf]]
+==Skonto Möglichkeiten==
-==Bewertung des FMAs nach Leistungserbringung==
+In den Auftragsbestätigungen gibt es die Wahl zwischen 4 Skonto-Optionen, welche die FMAs anwählen können:
-* Nach Projektende, bewertest du bitte die Zusammenarbeit mit dem FMA und informierst drüber {{:Mitarbeiter:Partner Relations}}
+* Unter Gewährung von 3% Skonto, verkürzt sich das Zahlungsziel auf 5 Werktage nach Fertigstellung und finaler Rechnungsstellung.
-* Das kannst du hier mit dieser [mailto:partnerrelations@parasol-island.com?subject=FMA%20Bewertung%20f%C3%BCr%20%7BProjekt%20(Projektnummer%20%26%20Name)%7D&body=Hi%20Caro%2C%0Aanbei%20findest%20du%20die%20Bewertung%20der%20freien%20Mitarbeiter%20die%20mich%20bei%20meinem%20Projekt%20unterst%C3%BCtzt%20haben.%3A%0A%0AProjektnummer%3A%0A%5BCLIENTXX_DEPXX%20Projektname%5D%0A%0AVorname%2C%20Nachname%20des%20Freelancers%20oder%20Name%20und%20Ansprechpartner%20des%20Dienstleisters%3A%0A%0ABewertung%20bitte%20in%20Schulnoten%20vornehmen%2C%20ggf%20einen%20kleinen%20Zusatz%20Kommentar%20hinzuf%C3%BCgen%0A%0AWie%20bewertest%20du%20die%20Fachkompetenz%20des%20FMA%3F%0ANote%3A%20%5B%20%5D%20Kommentar%3A%0A%0AWie%20bewertest%20du%20die%20Qualit%C3%A4t%20der%20erbrachten%20Arbeit%3F%0ANote%3A%20%5B%20%5D%20Kommentar%3A%0A%0APasst%20der%20freie%20Mitarbeiter%20zu%20Parasol%3F%0ANote%3A%20%5B%20%5D%20Kommentar%3A%0A%0AWurden%20die%20definierten%20Timings%20eingehalten%3F%0ANote%3A%20%5B%20%5D%20Kommentar%3A%0A%0AWurde%20das%20Briefing%20korrekt%20umgesetzt%3F%0ANote%3A%20%5B%20%5D%20Kommentar%3A%0A%0AWie%20bewertest%20Du%20die%20Kundenkontakt-Kompetenz%20des%20Freelancers%3F%0ANote%3A%20%5B%20%5D%20Kommentar%3A%0A%0ASonstige%20Hinweise%3A eMailvorlage] machen.
-==Zugänge==
+* Unter Gewährung von 5% Skonto wird 50% des Gesamtauftragsvolumen sofort bei Auftragsbestätigung beglichen und der Restbetrag innerhalb von 5 Werktagen nach Fertigstellung und finaler Rechnungsstellung.
-Für die Organisation der Zugänge und des Welcomeletters, überlegst du bitte anhand dieser Liste was dein FMA benötigt:<br>
+* Unter Gewährung von 8% Skonto wird 80% des Gesamtauftragsvolumen sofort bei Auftragsbestätigung beglichen und der Restbetrag innerhalb von 5 Werktagen nach Fertigstellung und finaler Rechnungsstellung.
-*  [ ] Soll er im Ressourcenplan erscheinen? In welcher Leistungskategorie
+* Kein Skonto, Zahlungsziel innerhalb von 28 Tagen.
-*  [ ] Agentursoftware / myParasol Account (Soll Er/Sie seine Zeit erfassen?)
+=== Watch out Rechnungen ===
-*  [ ] Braucht Er/Sie einen Parasol-E-Mail Account?
+Die Projektverantwortlichen bekommen die Auftragsbestätigungen per Mail in Kopie zugeschickt - das kennt ihr bereits. Sollte hier ein FMA Skonto ziehen, dann vermerkt Euch das in Euren Unterlagen. Sobald der FMA dann seine Rechnung stellt, müsst ihr Folgendes beachten:
-*  [ ] Soll Dein FMA in einen entsprechenden Parasol-E-Mail Verteiler?
-*  [ ] Benötigt Er/Sie einen Active Directory Account (Zugang zu Asana, Fileserver, Private WLAN)?
-*  [ ] Benötigt Er/Sie Active Directory Groups (pslemp, psluser, WiFi)
-*  [ ] Benötigt Er/Sie einen Smartsheet-Zugang?
-*  [ ] Benötigt Er/Sie einen Account in Shotgun
-*  [ ] Benötigt Er/Sie einen einen Powercontrolcenter Account
-Für den Fall einer langfristigen Beauftragung machen wir auch manchmal<br>
+.) Das Skonto MUSS auf der Rechnung ausgewiesen sein
-*  [ ] Info Newsletter Uwe
+.) In der Mail an die Buchhaltung MUSS ein Verweis auf das Skonto sein. Hier reicht der kurze Satz "Achtung Skonto" im Betreff oder im Text
-*  [ ] Welcome Package / VCs
-*  [ ] Eintrag Google Kalender Vorgesetzte /Auftraggeber (Start/Ende)
-*  [ ] alle Verteiler / dailies Verteiler
-*  [ ] Arbeitsplatz eingerichtet
-*  [ ] Telefonnummer
-*  [ ] Schlüssel
-==Aufnahme eines neuen FMA in FMA Pool==
+== Wer darf die Beauftragung freier Mitarbeiter und Lieferanten anfragen? ==
-Mit jedem neuen FMA, den wir in den Pool mit aufnehmen, schliessen wir '''vor dem Projektauftrag''' einen Rahmenvertrag und andere Vertragsdokumente ab!
+* Anfragen zur Beauftragungen externer Leistungen in einem Projekt dürfen nur vom Projektverantwortlichen erbracht werden
-siehe: [[FMA-Verträge]]
+* Dritte Personen dürfen nur dann eine Beauftragung bei Partner Relations aussprechen, wenn Sie eine eindeutige Weisung vom Projektverantwortlichen dazu vorlegen können. Das kann eine eMail, ein Asana-Ticket, oder ein entsprechendes Urlaubsübergabe-Dokument zB. an Projekt-Supervisoren sein
+=== Unter welchen Bedingungen, formalen Erfordernisse können freie Mitarbeiter und Lieferanten beauftragt werden? ===
+* Das Projekt wurde unter den Department-spezifischen Ertrags-Zielvorgaben kalkuliert
+* Die externen Leistungen sind in der Kalkulation passend zu Beauftragung externer Leistungen mit identischen Kosten abgebildet
+* Der Einkauf externer Leistungen erfolgt ausschließlich über Partner Relations
+=== Weitere Bedingungen: ===
+* Der Workflow für die Beauftragung externer Leistungen muss eingehalten werden (s. unten)
+* Alle angefragten und beauftragten Dienstleister sind in awork FMA Booking mit den dort spezifizierten Angaben gelistet (via Partner Relations)
-Um das sicher zu stellen, bitte eine Email an {{:Mitarbeiter:ArtBuying}} mit:
+* Bei Verlängerung einer bestehenden Beauftragung beginnt der Prozess unter den gleichen Bedingungen neu
-# Vor- und Nachname
-# Postanschrift
-# Telefonnummer
-# E-Mail Adresse
-# Tätigkeit (Motion Design, Konzept, Development, usw.)
-# Leistungskategorie für Shotgun-FMA-Datenbank / Skills
-# falls zur Hand: Stunden- bzw. Tagessatz
-==Ziele unseres Partner Relations Prozess==
-* Optimierung der Zusammenarbeit mit FMA.
-* Dauerhafte Erneuerung und QS des FMA Pool.
-* Analyse und Optimierung der Einkaufskonditionen.
-* Optimierung der Abrechnung.
-* rechtliche Absicherung zum Thema Scheinselbstständigkeit
-==Workflow==
-Der gesamte '''Partner Relations Workflow''' inkl. Q&A, wird in folgendem Wiki Artikel gezeigt:
-https://wiki.parasol-island.com/Workflow_Partner_Relations