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| ==Vor dem Kundentermin==
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| Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, sollen diese spätestens 24h vor dem Eintreffen geplant werden.
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| Die Ausführung übernimmt das Front Office. Um also einen reibungslosen Ablauf zu schaffen,
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| schickt dazu bitte eine eMail '''mit allen wichtigen Infos''' an: [mailto:meeting@parasol-island.com?subject=Kundenmeeting&body=Datum%20und%20Uhrzeit:%0D(Von,%20Bis)%0D%0D%0D%0DRaum:%0D(Lounge%20EG,%20Konferenzraum%201.OG,%20Suite%201.OG,%20Lounge%202.OG,%20...)%0D%0D%0D%0DAnzahl%20Personen%20(mit%20Parasols):%0D%0D%0D%0DProjektnummer:%0D%0D%0D%0DGewünschte%20Bewirtung:%0D(Essenvorschlag;%20Frühstück,%20Brötchen,%20Kuchen%20oder%20nur%20Getränke%20etc.)%0D%0D%0D%0DGewünschte%20technische%20Unterstützung:%0D%0D%0D%0D meeting@parasol-island.com]
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| Ein Standard Leitfaden findet Ihr hier:
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| *Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit von/bis)
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| *Raum (Düsseldorf/Berlin, Raum HH Konferenzraum 1. OG Teheran, VH Konferenzraum 1. OG Glashaus etc...)
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| *Anlass
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| *Anzahl Personen (inkl. Parasols) mit Namen u. Firma/Agentur
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| *Projektnummer
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| *Gewünschte Bewirtung (Essenvorschlag: [[Catering]]).
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| *Gibt es Allergiker, Intoleranzen,Veganer usw.
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| *Restaurant buchen/Tischreservierung (Uhrzeit, Sitzplatzwünsche, Anzahl Personen)
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| *Gewünschte technische Unterstützung (Flipchart, Moderatorenkoffer, et.)
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| *Flughafenabholung, sonstiges Shuttle
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| *Specials Meeting Raumgestaltung (Blumen, Kundenpräsente, etc.)
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| *Aufmerksamkeit zur Parksituation [[Parking Policy]]
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| [[File:EMail Kundenmeeting.jpg|frameless|447x447px]]
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| Wichtig ist auch die Kundentermine/Meetings '''im Kalender einzutragen.'''<br />Folgende Infos müssen im Kalender Eintrag hinterlegt werden:
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| *Anlass
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| *Raum
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| *Datum und Uhrzeit
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| *Meeting-Host
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| *Kundenname
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| *Agentur/Firma
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| *Bewerber, Freelancer, Lieferanten
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| *Berater, z. B. Bank oder Steuerprüfer, sonstige Geschäftsführer-Termine
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| [[File:Meeting Eintrag im Kalender.jpg|frameless|428x428px]]<br />
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| ==Meeting Anlässe==
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| '''Kundenbesuch, Agenturbesuch'''
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| *PPM (Pre-Production Meeting, Produktionsbesprechung)
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| *Projekt Kick-off, Projektbesprechung
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| *Schulterblick
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| *Abnahme, Zwischenabnahme
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| *Workshop mit Kunden
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| '''Job Interviews, Kennenlernen von Freelancer'''
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| *Bewerbungsgespräche
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| *Probetage, Einladung zu Testaufgaben
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| '''Interne Meetings '''
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| *Interne Projektbesprechungen
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| *Mitarbeitergespräche
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| '''Telefonkonferenzen'''
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| *Telkos intern
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| *Telkos mit Kunden, Team/Crew
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| '''Daily Meetings'''
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| *Ressourcenmeetings der Departments
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| *Jour fixe
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| '''Workshops'''
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| *interne Schulungen
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| *Workshops mit Kunden
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| '''Management Meetings'''
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| *Geschäftsführer Meetings
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| *Head Of Meetings
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| *Banktermine
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| *Steuerberater, Steuerprüfung<br />
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| ==Catering==
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| Den Leitfaden findet Ihr hier: [[Catering]]
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| <br /> | | <br /> |
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| Ihr findet dort Inspirationen von unseren Lieblings Caterern, in Düsseldorf und Berlin.
| | == Kundentermine / Meetings Anfragen == |
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| Informationen was sie anbieten, wo sie sich befinden, etc.
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| ==Checkliste Meeting Raum==
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| Bestandteil der [[Running Order]]: Wird täglich vom Front Office über Asana bearbeitet.
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| *Meeting Raum muss 15 min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten
| | Alle Kundentermine werden '''über awork''' erfasst und angekündigt: |
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| *sauber und aufgeräumt
| | Projektlink – https://parasol.awork.com/projects/6d727573-119d-43bc-a230-a4a0bf641fae/details |
| *Aufgeräumtheit Empfang, Hof (Laufwege frei, kein Müll..)
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| *frische Luft
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| *ausreichend Stühle
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| *Catering Standards: [[Catering]]
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| *Arbeitsmaterialien bereit legen:
| | Bewirtung: |
| **Fernbedienungen von Screen + Verstärker bzw. Beamer
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| **Maus/Trackpad
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| **P-Blöcke u. P-Stifte
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| | Wenn Kundentermine mit '''Bewirtung''' geplant sind, müssen diese '''mindestens 24 Stunden vorher angemeldet''' werden. |
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| '''Wichtig: Der Meeting Raum sollte bei längeren Meetings alle 60 - 120 Minuten kontrolliert werden. Kurzer Blickkontakt mit dem Meeting-Host alles ok ist, dann Abfrage nach Getränken. Leere Flaschen/Geschirr/Besteck bei der Gelegenheit einsammeln. Dies erhöht den Aufmerksamkeits- und Wohlfühlfaktor unserer Besucher enorm. ''' | | Die Koordination und Planung übernimmt '''Mila'''. Bitte rechtzeitig informieren. |
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| '''Der Meeting-Host hat auch immer die Möglichkeit, das Front Office telefonisch, eMail oder Hangout zu kontaktieren.''' | | '''To-do Erstellung:''' |
| ==Kunden Welcoming==
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| '''Gästeempfang LogIn Buch, NDA'''
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| *Frontoffice Assistant verbindet Besucher (Kunden, Freelancer, Bewerber, Lieferanten) mit zuständigem Host (Producer, …) und begleitet Besuch zum jeweiligen Meeting-Ort oder
| | Erstellt einen '''Task im Projektordner''' |
| *Alternativsituation: Host holt Besuch persönlich ab
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| → Besuch wird freundlich eingeladen im Front Office Platz zu nehmen, erstes Anbieten von Kaffee/Tee
| | ➡️ ''General Office Administration DUS > Kundentermine / Meetings Anfragen'' |
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| | | inkl. aller '''notwendigen Informationen (Datum, Uhrzeit, Raum, Gästezahl, Anlass etc.)''' |
| '''Beim Welcoming müssen..''' | |
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| *die Kunden sich ins LogIn Buch eintragen
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| *die Kunden die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben
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| '''Insel Rundgang bei Neukunden'''
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| Nicht selten werden Neukunden durchs Haus geführt à la ''this is where we work''.
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| Vorab schreibt der Meeting-Host eine Rundmail ans gesamte Team mit der Bitte, dass jeder selbstständig rund um seinen Arbeitsplatz Ordnung hält.
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| Außerdem wird darauf hingewiesen, Projekte anderer Kunden weitestgehend uneinsichtig zu machen
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| Checkliste Front Office vor dem Inselrundgang:
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| *Kontrolle der Büroräume
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| *Kontrolle der Küchenzeile + Küche
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| *Innenhof clean?
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Kundentermine / Meetings Anfragen
[edit]Alle Kundentermine werden über awork erfasst und angekündigt:
Projektlink – https://parasol.awork.com/projects/6d727573-119d-43bc-a230-a4a0bf641fae/details
Bewirtung:
Wenn Kundentermine mit Bewirtung geplant sind, müssen diese mindestens 24 Stunden vorher angemeldet werden.
Die Koordination und Planung übernimmt Mila. Bitte rechtzeitig informieren.
To-do Erstellung:
Erstellt einen Task im Projektordner
➡️ General Office Administration DUS > Kundentermine / Meetings Anfragen
inkl. aller notwendigen Informationen (Datum, Uhrzeit, Raum, Gästezahl, Anlass etc.)