|
|
| (45 intermediate revisions by 4 users not shown) |
| Line 1: |
Line 1: |
| ==Vor dem Kundentermin==
| |
| Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, sollen diese spätestens 24H vor dem Eintreffen geplant werden.
| |
|
| |
| Dazu schickt bitte eine eMail '''mit allen wichtigen Infos''' an: [mailto:meeting@parasol-island.com?subject=Kundenmeeting&body=Datum%20und%20Uhrzeit:%0D(Von,%20Bis)%0D%0D%0D%0DRaum:%0D(Lounge%20EG,%20Konferenzraum%201.OG,%20Suite%201.OG,%20Lounge%202.OG,%20...)%0D%0D%0D%0DAnzahl%20Personen%20(mit%20Parasols):%0D%0D%0D%0DProjektnummer:%0D%0D%0D%0DGewünschte%20Bewirtung:%0D(Essenvorschlag;%20Frühstück,%20Brötchen,%20Kuchen%20oder%20nur%20Getränke%20etc.)%0D%0D%0D%0DGewünschte%20technische%20Unterstützung:%0D%0D%0D%0D meeting@parasol-island.com]
| |
|
| |
| Ein Standard Leitfaden findet Ihr hier:
| |
|
| |
| *Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit von/bis)
| |
| *Raum (Düsseldorf/Berlin, Raum HH Konferenzraum 1. OG Teheran, VH Konferenzraum 1. OG Glashaus etc...)
| |
| *Anlass
| |
| *Anzahl Personen (inkl. Parasols) mit Namen u. Firma/Agentur
| |
| *Projektnummer
| |
| *Gewünschte Bewirtung (Essenvorschlag: [[Catering]]).
| |
| *Gibt es Allergiker, Intoleranzen,Veganer usw.
| |
| *Restaurant buchen/Tischreservierung (Uhrzeit, Sitzplatzwünsche, Anzahl Personen)
| |
| *Gewünschte technische Unterstützung (Flipchart, Moderatorenkoffer, et.)
| |
| *Flughafenabholung, sonstiges Shuttle
| |
| *Specials Meeting Raumgestaltung (Blumen, Kundenpräsente, etc.)
| |
| *Aufmerksamkeit zur Parksituation [[Parking Policy]]
| |
|
| |
|
| |
| [[File:EMail Kundenmeeting.jpg|frameless|447x447px]]
| |
|
| |
|
| |
| Wichtig ist auch die Kundentermine/Meetings '''im Kalender einzutragen.'''
| |
|
| |
| <br />
| |
|
| |
| *Anlass
| |
| *Kundennamen
| |
| *Agentur/Firma
| |
| *Bewerber, Freelancer, Lieferanten
| |
| *Berater, z. B. Bank oder Steuerprüfer, sonstige Geschäftsführer-Termine
| |
|
| |
|
| |
|
| |
| <br /> | | <br /> |
| ==Meeting Anlässe==
| |
| '''Kundenbesuch, Agenturbesuch'''
| |
|
| |
| *PPM (Pre-Production Meeting, Produktionsbesprechung)
| |
| *Projekt Kick-off, Projektbesprechung
| |
| *Schulterblick
| |
| *Abnahme, Zwischenabnahme
| |
| *Workshop mit Kunden
| |
|
| |
| '''Job Interviews, Kennenlernen von Freelancer'''
| |
|
| |
|
| *Bewerbungsgespräche
| | == Kundentermine / Meetings Anfragen == |
| *Probetage, Einladung zu Testaufgaben
| |
|
| |
|
| '''Interne Meetings '''
| |
|
| |
|
| *Interne Projektbesprechungen
| |
| *Mitarbeitergespräche
| |
|
| |
|
| '''Telefonkonferenzen''' | | Alle Kundentermine werden '''über awork''' erfasst und angekündigt: |
|
| |
|
| *Telkos intern
| | Projektlink – https://parasol.awork.com/projects/6d727573-119d-43bc-a230-a4a0bf641fae/details |
| *Telkos mit Kunden, Team/Crew
| |
|
| |
|
| '''Daily Meetings'''
| | Bewirtung: |
|
| |
|
| *Ressourcenmeetings der Departments
| | Wenn Kundentermine mit '''Bewirtung''' geplant sind, müssen diese '''mindestens 24 Stunden vorher angemeldet''' werden. |
| *Jour fixe
| |
|
| |
|
| '''Workshops''' | | Die Koordination und Planung übernimmt '''Mila'''. Bitte rechtzeitig informieren. |
|
| |
|
| *interne Schulungen
| | '''To-do Erstellung:''' |
| *Workshops mit Kunden
| |
|
| |
|
| '''Management Meetings''' | | Erstellt einen '''Task im Projektordner''' |
|
| |
|
| *Geschäftsführer Meetings
| | ➡️ ''General Office Administration DUS > Kundentermine / Meetings Anfragen'' |
| *Head Of Meetings
| |
| *Banktermine
| |
| *Steuerberater, Steuerprüfung<br />
| |
|
| |
|
| ==Catering==
| | inkl. aller '''notwendigen Informationen (Datum, Uhrzeit, Raum, Gästezahl, Anlass etc.)''' |
| Inspiration und den Leitfaden findet Ihr hier: [[Catering]]
| |
| <br />
| |
| | |
| ==Checkliste Meeting Raum==
| |
| Bestandteil der tägl. Running Order: Verlinkung Asana Check the Island
| |
| | |
| *Meeting Raum muss 15 min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten
| |
| | |
| *sauber und aufgeräumt
| |
| *Aufgeräumtheit Empfang, Hof (Laufwege frei, kein Müll..)
| |
| *frische Luft
| |
| *ausreichend Stühle
| |
| *Catering Standards: [[Catering]]
| |
| | |
| *Arbeitsmaterialien bereit legen:
| |
| **Fernbedienungen von Screen + Verstärker bzw. Beamer
| |
| **Maus/Trackpad
| |
| **P-Blöcke u. P-Stifte
| |
| | |
| | |
| '''Wichtig: Der Meeting Raum sollte bei längeren Meetings alle 60 - 120 Minuten kontrolliert werden. Kurzer Blickkontakt mit dem Meeting-Host alles ok ist, dann Abfrage nach Getränken. Leere Flaschen/Geschirr/Besteck bei der Gelegenheit einsammeln. Dies erhöht den Aufmerksamkeits- und Wohlfühlfaktor unserer Besucher enorm. '''
| |
| | |
| '''Der Meeting-Host hat auch immer die Möglichkeit, das Front Office telefonisch, eMail oder Hangout zu kontaktieren.'''
| |
| ==Kunden Welcoming==
| |
| | |
| =====Gästeempfang LogIn Buch, NDA=====
| |
| | |
| *Frontoffice Assistant verbindet Besucher (Kunden, Freelancer, Bewerber, Lieferanten) mit zuständigem Host (Producer, …) und begleitet Besuch zum jeweiligen Meeting-Ort oder
| |
| *Alternativsituation: Host holt Besuch persönlich ab
| |
| | |
| → Besuch wird freundlich eingeladen im Front Office Platz zu nehmen, erstes Anbieten von Kaffee/Tee
| |
| | |
| | |
| Beim Welcoming müssen..
| |
| | |
| *die Kunden sich ins LogIn Buch eintragen
| |
| | |
| *die Kunden die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben
| |
| | |
| <br />
| |
| | |
| ====Insel Rundgang bei Neukunden====
| |
| Nicht selten werden Neukunden durchs Haus geführt à la ''this is where we work''.
| |
| | |
| Vorab schreibt der Meeting-Host eine Rundmail ans gesamte Team mit der Bitte, dass jeder selbstständig rund um seinen Arbeitsplatz Ordnung hält.
| |
| | |
| Außerdem wird darauf hingewiesen, Projekte anderer Kunden weitestgehend uneinsichtig zu machen
| |
| | |
| Checkliste Front Office vor dem Inselrundgang:
| |
| | |
| - Kontrolle der Büroräume
| |
| | |
| - Kontrolle der Küchenzeile + Küche
| |
| | |
| - Innenhof clean?
| |
| | |
| | |
| | |
| <br />
| |
Kundentermine / Meetings Anfragen
[edit]Alle Kundentermine werden über awork erfasst und angekündigt:
Projektlink – https://parasol.awork.com/projects/6d727573-119d-43bc-a230-a4a0bf641fae/details
Bewirtung:
Wenn Kundentermine mit Bewirtung geplant sind, müssen diese mindestens 24 Stunden vorher angemeldet werden.
Die Koordination und Planung übernimmt Mila. Bitte rechtzeitig informieren.
To-do Erstellung:
Erstellt einen Task im Projektordner
➡️ General Office Administration DUS > Kundentermine / Meetings Anfragen
inkl. aller notwendigen Informationen (Datum, Uhrzeit, Raum, Gästezahl, Anlass etc.)