Anschaffung von Plugins, Software, SAS (Software as a Service), Cloud Dienste, Domains und SSL Zertifikaten

Anschaffung von Plugins, Software, SAS (Software as a Service), Cloud Dienste, Domains und SSL Zertifikaten (im folgenden immer „Lizenz“)

Ziel

Den Anschaffungsaufwand reduzieren, die Anschaffung vereinfachen und damit die motivation der Nutzung steigern und die transparenz steigern.

Anschaffungs-Zweck

Generell unterscheiden wir bei der Anschaffung zwischen:

1. Anschaffung einer Lizenz für ein Projekt. Die Anschaffung kann nur für dieses bestimmte Projekt genutzt werden. Im folgenden „Einzel-Lizenz“.

2. Anschaffung einer Lizenz für mehrere Projekte, Kunden bzw. für die Fachbereiche bzw. das Unternehmen. Im folgenden „Mehrfach-Lizenz“.

Anschaffungs-Kosten

Die Anschaffung einer „Einzel-Lizenz“ entscheidet der Projektverantwortliche. Eine Freigabe ist nicht erforderlich. Im Vorfeld der Anschaffung sollte geprüft werden (siehe Dokumentation), ob wir ggf. Bereits über eine „Mehrfach-Lizenz“ verfügen, die für das Projekt genutzt werden kann.

Die Anschaffung einer „Mehrfach-Lizenz“ bedarf bis maximal 500 Euro Einzel-Anschaffungspreis bzw. monatliche Abonnementkosten ohne Laufzeitverpflichtung der Freigabe des Fachbereich Teamlead, über 500 EUR der Freigabe eines Geschäftsführers, Partners bzw. Department Head.

Anschaffung

Per Email an licenses@parasol-island.com mit folgenden Informationen:

Software Name
 

Download / Kauf-URL


Für eine Einzel-Lizenz: Projektnummer und Name


Für eine Mehrfach-Lizenz: Kurze Beschreibung des Lizenz Modell und des Nutzerkreises

Abrechnung

Einzel-Lizenzen werden dem angegebenen Projekt belastet und auf dieses gebucht. Ausgenommen sind Domains und SSL-Zertifikate (siehe Weiterberechnung an Kunden), ggf. Cloud Dienste.

Mehrfach-Lizenzen werden bis zu einer Anschaffungsgröße von maximal 500 Euro Einzel-Anschaffungspreis bzw. monatliche Abonnementkosten ohne Laufzeitverpflichtung auf das „PSL{yy}_{Department} SAS / Software Subscriptions“ Projekt des jeweiligen Department bzw. bei einer Unternehmensweiten Nutzung auf „PSL{yy}_ADM SAS / Software Subscriptions“ gebucht. Eine (prozentuale) Umlage auf einzelne Projekte ist zu aufwendig und erfolgt nicht.

Mehrfach-Lizenzen ab einer Anschaffungsgröße von 500 Euro Einzel-Anschaffungspreis bzw. monatliche Abonnementkosten mit und ohne Laufzeitverpflichtung werden auf das „PSL{yy}_{Department} SAS / Software Subscriptions“ Projekt des jeweiligen Department bzw. bei einer Unternehmensweiten Nutzung auf „PSL{yy}_ADM SAS / Software Subscriptions“ gebucht. Eine (prozentuale) Umlage auf Kunden oder Departments wird im Rahmen der Anschaffung definiert und von Accounting umgesetzt.

Weiterberechnung an Kunden

Die Nutzung von Mehrfach-Lizenzen wird ggf. pauschal an den Kunden weiterberechnet. Höhe und Turnus entscheidet der KAD. Als Richtwert:

• Domain: 150 EUR / Domain / Jahr, Abrechnung 3 Jahre im Voraus.
• SSL Zertifikat (Wildcard): 250 EUR / Zertifikat / Jahr, Abrechnung 3 Jahre im Voraus.

Anschaffung

Für die Anschaffung wird die Firmen Kreditkarte bzw. das Firmen Paypal Konto genutzt. Für Marktplätze wie bsp. codecanyon.net liegen bereits Accounts vor und sind im LastPass hinterlegt.

Als (Haupt-)Nutzer wird immer „software@parasol-island.com“ hinterlegt, in einzelnen Fällen auch „os@parasol-island.com“ für bsp. Parasol OS relevante Services. Die Freigabe von Passwörtern bsp. zur Nutzung eines SAS wird in LastPass der jeweiligen Nutzergruppe zur Verfügung gestellt.

Dokumentation

Jede Anschaffung wird in https://wiki.parasol-island.com/Software_Lizenzen nach folgendem Muster dokumentiert:

==={Hersteller} / {Produktname}===
{URL}

{Kurze Beschreibung}

{Kurze Beschreibung des Lizenzmodell}

{Kurze Beschreibung der Lizenznutzung}

{Lizenz Schlüssel, Zugang oder Ablageort. Ggf. Download}

Beispiel:

===WP Rocket===
https://wp-rocket.me/de/

Recognized as the most powerful caching plugin by WordPress experts.

Infinite Lizenz: Erlaubt WP Rocket auf unbegrenzte Websites.

Lizenz in LastPass unter „Shared-Parasol Island GmbH/INT/Licenses“

Good to know/Sonderfälle

Kein ausreichendes Rechungs-Dokument

In einigen Fällen stellen die Hersteller von Software keine ausreichendes Rechnungs-Dokument aus. In diesem Fall hält das Accounting Rücksprache mit Sebastian Druschel <sebastian.druschel@parasol-island.com> wie mit der Buchung zu verfahren ist.