Partner Relations/FMA Booking

Partner Relations Prozess

Dieser Prozess wurde von uns so entwickelt, dass er für Euch als Producer*in/Projektmanager*in eine Arbeitserleichterung ist, die zudem garantiert, dass alle FMA-Buchungen rechtlich korrekt und damit sicher für uns als Unternehmen durchgeführt werden können.

Ab dem 06.01.2025 werden alle FMA-Buchungen zentral über Philip Hansen und HR laufen. Danach wurden wir häufig von Euch gefragt und wir sind froh, dass wir diesen Prozess nun wieder zentralisiert abbilden können.

Bevor Ihr einen FMA anfragt: Schreibt doch mal in unseren Ressourcen-Chat, ob die Aufgabe nicht auch intern abgebildet werden kann.

How to Artbuying:

Der Rahmenvertrag muss mit jedem FMA geschlossen werden, bevor eine konkrete Projektbeauftragung erfolgt und er seinen 1. Arbeitstag bei Parasol Island beginnt. Alle FMA Buchungen müssen mit einer offiziellen Auftragsbestätigung über Partner Relations abgeschlossen werden. Die FMAs fangen also nicht an auf Projekten zu arbeiten, bevor der Rahmenvertrag/die Auftragsbestätigung nicht durch Philip Hansen/HR abgeschlossen ist. Um mit FMAs über aufkommende Projekte sprechen zu können, müssen diese vorab eine NDA signieren. Diese könnt Ihr weiterhin selber über Google e-Signature rausschicken.

Ihr sollt gerne weiterhin Eure FMAs selbst anfragen (oft gibt es eine persönliche Beziehung, die hier von Vorteil ist) und Partner Relations dann dazu holen, sobald eine feste Buchung ausgesprochen werden soll.

Workflow:

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Nachdem Ihr den/die FMA angefragt und Verfügbarkeiten eingeholt habt, geht Ihr bitte folgendermaßen vor:

• Bitte ausschliesslich Anfragen über ein Ticket im awork-Board "FMA Booking" stellen und Philip Hansen und Merle Muß als Verantwortliche auswählen.
  

Unbedingt ALLE relevanten Infos ausfüllen. Sobald hier eine Info fehlt, kann Partner Relations das Ticket nicht bearbeiten:

• Vor- und Nachname
• Job Title
• Department
• Arbeitstage (Anzahl)
• Off-Days (falls vorhanden)
• Projektverantwortlicher
• Team
• Location of Work
• E-Mail des FMAs
• Buchungszeitraum mit genauem Datum (keine KWs, kein "Mitte bis Ende März")
• Eventueller weiterer Optionszeitraum
• Rahmenvertrag liegt vor? Ja/Nein
• Gage (€ pro Std./Tag)
• Projektnummer (per Copy Paste einfügen, bitte NICHT (!) das Projekt verlinken)
• Andere relevante Infos und/oder Email Verkehr in Bemerkungen einfügen

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Philip Hansen überprüft Eure Anfrage zur Buchung und gibt sie entweder frei, oder nicht

• Bei Freigabe (Status: Freigegeben) schickt HR alle nötigen Unterlagen an den FMA zur digitalen Unterschrift raus. Der Status ändert sich dann auf "Warten auf Unterschrift". Die Auftragsbestätigung wird von Partner Relations über Google e-Signature an Euch und den FMA zur Unterschrift geschickt. Ihr bekommt diese als Kopie per Mail an Euch geschickt, sobald alle Unterschriften vollständig sind (s. unten: Skonto und Rechnungen). Solltet Ihr eine Kopie eines Rahmenvertrages benötigen, wendet Euch an Merle
• Sobald HR alle benötigten Unterschriften zusammen hat, wird der Status von HR auf "Gebucht" gestellt und der FMA kann anfangen zu arbeiten

Wichtig: Sobald die Buchung des FMAs abgeschlossen ist, stellen wir den Status des Tickets auf "Fertig". So haben wir einen guten Überblick darüber, welche Buchungen aktuell laufen. Damit werden dem FMA auch jegliche Zugänge zu Tools, Mails etc. genommen.

Zugänge für den FMA

Für die Organisation der Zugänge und des Welcomeletters, überlegst du bitte anhand dieser Liste was dein FMA benötigt:

• [ ] Soll er im Ressourcenplan erscheinen? In welcher Leistungskategorie?
• [ ] Agentursoftware OS/ Account (Soll Er/Sie Projekte verwalten?)
• [ ] Braucht Er/Sie einen Parasol-E-Mail (@parasol.team) Account?
• [ ] Soll Dein FMA in einen entsprechenden Parasol-E-Mail Verteiler?
• [ ] Benötigt Er/Sie einen Active Directory Account (Fileserver, Windows Computer)?
• [ ] Benötigt Er/Sie Active Directory Groups (VPN, WiFi)
• [ ] Benötigt Er/Sie einen Smartsheet-Zugang?
• [ ] Benötigt Er/Sie einen awork-Zugang?
• [ ] Benötigt Er/Sie einen Account in Shotgrid?
• [ ] Benötigt Er/Sie einen einen 1Password Account?

Für den Fall einer langfristigen Beauftragung machen wir auch manchmal

• [ ] alle Verteiler / dailies Verteiler
• [ ] Schlüssel

Skonto Möglichkeiten

In den Auftragsbestätigungen gibt es die Wahl zwischen 4 Skonto-Optionen, welche die FMAs anwählen können:

• Unter Gewährung von 3% Skonto, verkürzt sich das Zahlungsziel auf 5 Werktage nach Fertigstellung und finaler Rechnungsstellung.

• Unter Gewährung von 5% Skonto wird 50% des Gesamtauftragsvolumen sofort bei Auftragsbestätigung beglichen und der Restbetrag innerhalb von 5 Werktagen nach Fertigstellung und finaler Rechnungsstellung.

• Unter Gewährung von 8% Skonto wird 80% des Gesamtauftragsvolumen sofort bei Auftragsbestätigung beglichen und der Restbetrag innerhalb von 5 Werktagen nach Fertigstellung und finaler Rechnungsstellung.

• Kein Skonto, Zahlungsziel innerhalb von 28 Tagen.

Watch out Rechnungen

Die Projektverantwortlichen bekommen die Auftragsbestätigungen per Mail in Kopie zugeschickt - das kennt ihr bereits. Sollte hier ein FMA Skonto ziehen, dann vermerkt Euch das in Euren Unterlagen. Sobald der FMA dann seine Rechnung stellt, müsst ihr Folgendes beachten:

1.) Das Skonto MUSS auf der Rechnung ausgewiesen sein

2.) In der Mail an die Buchhaltung MUSS ein Verweis auf das Skonto sein. Hier reicht der kurze Satz "Achtung Skonto" im Betreff oder im Text

Wer darf die Beauftragung freier Mitarbeiter und Lieferanten anfragen?

• Anfragen zur Beauftragungen externer Leistungen in einem Projekt dürfen nur vom Projektverantwortlichen erbracht werden
• Dritte Personen dürfen nur dann eine Beauftragung bei Partner Relations aussprechen, wenn Sie eine eindeutige Weisung vom Projektverantwortlichen dazu vorlegen können. Das kann eine eMail, ein Asana-Ticket, oder ein entsprechendes Urlaubsübergabe-Dokument zB. an Projekt-Supervisoren sein

Unter welchen Bedingungen, formalen Erfordernisse können freie Mitarbeiter und Lieferanten beauftragt werden?

• Das Projekt wurde unter den Department-spezifischen Ertrags-Zielvorgaben kalkuliert
• Die externen Leistungen sind in der Kalkulation passend zu Beauftragung externer Leistungen mit identischen Kosten abgebildet
• Der Einkauf externer Leistungen erfolgt ausschließlich über Partner Relations

Weitere Bedingungen:

• Der Workflow für die Beauftragung externer Leistungen muss eingehalten werden (s. unten)
• Alle angefragten und beauftragten Dienstleister sind in awork FMA Booking mit den dort spezifizierten Angaben gelistet (via Partner Relations)

• Bei Verlängerung einer bestehenden Beauftragung beginnt der Prozess unter den gleichen Bedingungen neu