HR Handling

Recruiting-Prozess

Wir haben unseren Recruiting-Prozess angepasst, warum?

• Wir haben eine bessere Reaktionszeit
• Wir behalten einen besseren Überblick über den Status und Neuzugänge
• Wir nehmen euch das erste Screening ab, spart euch Zeit
• Wir sorgen dafür, dass die Zuordnung bei uns intern richtig ist
• Wir rekrutieren nachhaltig, weil wir, stellvertretend, alle "auf dem Papier interessanten Kandidaten" in einem kurzen so genannten "Catch-up" kennenlernen und als Kontakt Personen in Erscheinung treten. Hilft enorm beim Selling als Arbeitgebermarke, Kandidaten können ggf. rausgekramt werden, wenn wir diese Profile suchen und es hilft generell zum Netzwerken

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Folgende Stellen könnt Ihr als Führungskraft sehen:

• Allgemeine Stellen ❌ (veröffentlicht) Bewerbungseingänge nur direkt sichtbar für HR
• Initiativbewerbung ❌ (veröffentlicht) Bewerbungseingänge nur direkt sichtbar für HR
• Talentpool ✅ (nicht veröffentlicht) direkt zugänglich für alle Heads
• Freelancer-Pool ✅ (nicht veröffentlicht) direkt zugänglich für alle Heads

Für offene Stellen = Jobpostings fragen wir euer Feedback über Personio ab, nachdem der erste Call stattgefunden

hat - Voraussetzung: First Competence + Personality Check ✅ (Daniela)

Talent- und Freelancerpool

In den Talentpool sortieren wir alle Kandidaten, die uns im ersten Call überzeugt, aber für die wir aktuell keine offene Stelle haben.

Wir setzen hierzu Tags für die unterschiedlichen Departments. Sobald ein Kandidat hier landet, werdet ihr über Personio benachrichtigt. Ob ihr euch die Leute dann anschaut oder nicht, überlassen wir euch. In den Freelancer-Pool sortieren wir nach dem gleichen Schema alle Freelancer ein, die rein kommen.

Wichtig:

Schaut euch die Leute an und geht selber in den Kontakt, wenn ihr Bedarf habt. Aktuell haben wir noch keine Tags gesetzt, damit sind wir gerade noch beschäftigt.

WICHTIG:

Die Kommunikation bitte immer nur über Personio (Nachrichten), NICHT über den eigenen Mailaccount, sonst können wir später nichts mehr zurückverfolgen.

Die Königsdisziplin: Kommentare einfügen, z.B. erster Eindruck, gab es eine Zusammenarbeit, gibt es Erfahrungen mit der Person (Review), Sonstiges was für später hilfreich sein könnte, etc.

Best Practice Erstkontakt

1. Digitale Bewerbungen landen über das Webformular direkt in Personio unter der jeweiligen ausgeschriebenen Stelle als "neue Bewerbung". Die an hr@parasol-island.com gerichteten Nachrichten, erscheinen unter "zuzuweisende Nachrichten". Um die Bearbeitung dieser Nachrichten kümmert sich unser HR Department
2. Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten. HR ordnet diese dann einer ausgeschriebenen Stelle zu
3. Bewerbungen von Freelancern/FMAs oder Initiativbewerbungen sind für alle Führungskraft + HR freigeschaltet. Solltet Ihr also auf der Suche nach einem neuen FMA sein, schaut gerne in die jeweilige Stelle ("Freelancer Pool" oder "Initiativbewerbung") in Personio rein (s. oben)
4. Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
5. Bei positiver Bewertung durch HR wird ein erstes Catch-up vereinbart. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über HR und die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.)
6. Dieses Catch-up erfolgt nur durch HR und dient zum ersten, lockeren Kennenlernen. Der Bewerber soll uns und die Position kennenlernen und wir wollen den Bewerbenden besser kennenlernen. Hier führt der Bewerbende durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen und erläutert seine Motivation
7. Bei anschließender erneuter positiver Bewertung wird der verantwortliche "Fachkreis" für den/die jeweiligen Bewerber*in freigegeben und kann die Bewerbung ebenfalls sichten und Feedback kommentieren
8. Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Feedback über das Kommentarfeld direkt in Personio ein. Dieses Feedback löst bei Personio eine automatische Mail aus, welche an HR versendet wird - jeder Interaktion mit dem Recruiting-Tool durch Fachkollegen oder Bewerbern, wird HR direkt im Mailfach angezeigt
9. HR koordiniert in Absprache mit dem Fachkreis ein zweites Kennenlernen, welches entweder mit dem Fachkreis und HR oder nur mit dem Fachkreis stattfindet. Ebenfalls wird HR jegliche weitere Koordination im Bewerbungsprozess übernehmen

Wollt Ihr den Bewerber für ein persönliches Kennenlernen ins Büro einladen und er von weiter weg kommen und somit ein Flug nötig sein, werden Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über das Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen/Name und alle nötigen Details in der Mail. Diese Buchung wird nur von HR angefragt!

In der E-Mail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

1. Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
2. Office Management bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor
3. Die Bewerbungsunterlagen sind für alle Kollegen die auf die Stelle Zugriff haben unter "Profil" ersichtlich

Best Practice Bewerbungsgespräche

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.

Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom Daily-Business abhält!

Also trotz Projektstress höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.

Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

1. Nach Durchführung des ersten Bewerbungsgesprächs, gibt HR ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein
2. Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage. Hierbei setzt HR den Bewerber auf "abgelehnt" und schickt anschließend die Mail an den Bewerbenden raus
3. Bei positiver Bewertung findet ein zweites Interview mit dem Fachkreis statt. Der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "zweites Interview" verschoben
4. HR gibt dem Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das zweite Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio und HR, nicht über den privaten Mailverkehr
5. Das zweite Interview, führt der zuständige GF/Lead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL
6. Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist
7. GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt
8. Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält
9. Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen
10. Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein
11. Bei negativer Bewertung erfolgt auch hier innerhalb einer Woche eine Absage. Hierbei setzt HR den Bewerber auf "abgelehnt" und schickt anschließend die Mail an den Bewerbenden raus
12. Nach positiv verlaufendem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Hierfür bitte den "Letter of Employment" bei HR anfragen und folgende Informationen mitteilen: Titel, Gehalt, Arbeitszeit, Standort, Start. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage
13. Bei Einigung: siehe auch [[1]] / der erstellte Vertragsentwurf wird durch HR via Mail (pdf) über Personio direkt an den Bewerber oder an GF/Teamleiter versendet, die den Vertragsentwurf weiterleiten
14. Bei Änderungen: Erneute Verhandlung!
15. Bei Einigung: Unterschrift zweier GFs und Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder in Persona im Büro

Hinweis: Da Arbeitsverträge immer im Original unterschrieben werden müssen, erfolgt die erste Signatur, falls ein Treffen im Büro nicht möglich ist, meist über DocuSign. Die Originale Unterschrift wird im Anschluss, vor Arbeitsantritt, nachgeholt.

WICHTIG: Sollte es zu einem Probearbeiten kommen, muss der Bewerber immer (!) eine NDA unterschreiben. Die Vorlage findet Ihr hier.

Best Practice zu HR Vertragsangelegenheiten

Führungskräfte, die einen neuen Mitarbeitenden einstellen oder eine Vertragsänderung bei bestehenden Mitarbeitenden beantragen möchten, finden alle nötigen Informationen hier HR Vertragsangelegenheiten. Der Prozess wird nie, never, niente anders gehandhabt!

Best Practice sobald der Arbeitsvertrag signiert ist

1. Wenn der Bewerber den unterschriebenen Vertrag via DocuSign zurücksendet, legt HR in Personio die digitale Personalakte an
2. HR trägt alle Vertragsinformationen in Personio ein (Start, Befristung, Gehalt, Team, Führungskraft etc.)
3. HR startet Onboarding Prozess über Personio
4. Mitarbeiter pflegt seine persönliche Informationen selbständig bei Start in Personio ein (Geburtsort, SV, SteuerID, IBAN etc.)
5. Mitarbeiter erhält proaktiv von HR bei Start seine Vereinbarung Nutzung E-Mail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandyvereinbarung, Pleo-Nutzungsvereinbarungen und lässt diese über Personio zeichnen
6. Die Lohnbuchhaltung erhält die abrechnungsrelevanten Daten automatisch über Personio und pflegt diese in DATEV ein
7. Da Personio eine Schnittstelle zu OS/ besitzt, werden alle neuen Mitarbeitenden automatisch hinzugefügt
8. Arbeitsbeginn vorbereiten, insbesondere die verantwortlichen Kollegen via awork informieren: eMail
   1. HR legt ein awork-Ticket in PSLHR Personaldministration für Peter und das Frontoffice an. Benötigte Infos: Name, Eintrittsdatum, Position, Standort, Zugangsdaten. Bei Rückfragen kommt Peter auf die jeweilige Führungskraft zu
   2. Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
   3. Welcome Letter wird von Peter vorbereitet. Er kümmert sich ebenfalls um die benötigte Hardware

Best Practice Onboarding

Alle Infos zum Onboarding findest Du hier. Unter folgendem Link findest Du alle Infos zum Ablauf: Onboarding-Ablauf

Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen

Alle Informationen zum Thema Mitarbeiter-Reviewgespräche findet Ihr hier Leapsome. Sollte aus diesen Gesprächen eine Vertragsänderung resultieren, dann findet Ihr die richtige Vorgehensweise hier: HR Vertragsangelegenheiten

• Wenn alle genannten Schritte erfolgreich durchlaufen sind, erstellt HR Nachtrag zu relevanten Änderungen und versendet diesen via DocuSign
• Signierte Nachträge werden in Personio unter den persönlichen Dokumenten des Mitarbeitenden abgelegt

Best Practice Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner

1. Wenn wir uns von einem Mitarbeitenden trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Prozedere mit HR besprechen
2. HR wird immer in die Kündigungsgespräche mit einbezogen!

Verantwortlich HR

1. Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt
2. Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren
3. Peter Norenkemper service@parasol-island.com via Ticket in awork informieren
4. Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen
5. Kommunikation im Under one Parasol des Monats

Verantwortlich Peter Norenkemper service@parasol-island.com

1. Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen:
   1. Schlüssel
   2. Laptop
   3. Mobiltelefon
   4. Sonstiges
2. Accounts sperren:
   1. Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
   2. Power Control Center Account deaktivieren.
   3. VPN
   4. Agentursoftware
3. E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren
4. E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen
5. Telefonliste pflegen
6. Arbeitsplatz räumen