ANM Producing: Difference between revisions

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Auf dieser Seite sammeln wir wichtige Informationen über das Producing im Animation Department. Viele für Producer:innen wichtige Tools und Informationen, sind aber auch auf der allgemeinen Animation Department Wikipage gesammelt, da sie auch für andere Mitarbeiter:innen relevant sind.

First Step Tutorials

OS/ Budget first steps https://www.loom.com/share/e6b24131600b47468db5a58c1d9522a3?sid=245dd6a0-0eae-4e2a-b639-0389f095138a

Rechnungsstellung: https://www.loom.com/share/fc7ff1a1393f44e399e0346a7dbe37b7?sid=01096102-6e4a-4bef-a60b-3f9c2dde054d

Shotgrid #1: https://www.loom.com/share/2924c349b1bb45b2b347c0dbadbaa492?sid=954852cb-08c4-47f8-9774-38236484069c

Shotgrid #2: https://www.loom.com/share/27e4b1d1331d44aabc550e45d9473ef6?sid=fcc1b7c2-ec6d-4612-a5a4-fadf921bcf3c

Shotgrid #3: https://www.loom.com/share/0a164b1b5be947a78c2fb1fd3e03e987?sid=5ca3ece1-3181-4bc4-81e7-a12e5e67b5e4

Google Folder: https://www.loom.com/share/8df949af48c240118ba83d618ed23470?sid=86ce70ad-d7a0-4a08-abc4-77c675dbe51b

Google File Erstellung: https://www.loom.com/share/7b372c58a7a94f35a22213194c18039a?sid=91cf9705-1fb8-464b-9172-98503d568fa4

Projektpflege in OS/

Damit du dein Projekt und deine Zahlen (Controlling) immer unter Kontrolle hast und wir alle Einblick in einen belastbaren Projektstatus haben, ist es notwendig, dass du deine Projekte in OS/ pflegst. Dies bedeutet:

Projektstatus anpassen

Achte darauf, dass der Projektstatus stimmt.

Ist das Projekt erst gerade erstellt aber die Umsetzung völlig unklar? Status Created

Ist die Umsetzung wahrscheinlich? Status Expected

Läuft das Projekt? Status confirmed

Ist das Projekt ausgeliefert und du hast nur noch Rechnungen freizugeben oder zu schreiben? Status Delivered

Ist das Projekt komplett abgeschlossen? Status Closed

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Stelle außerdem das Start- und Enddatum richtig ein.

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Aufwände richtig budgetieren und ggf. tagesaktuell anpassen

Trage richtig ein, wie du planst die budgetierte Leistung (Sales) zu erbringen (Costs). Ist es ein fester Mitarbeiter (Internal), ein Dienstleister (External) oder Freelancer? Sind die verkauften Tage in der Anzahl gleich der benötigten Cost Tage? Stimmt die Zuweisung zu Internal, External, Freelance mit den tatsächlichen Aufwänden überein?

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Rechnungsplanung aktuell halten und Rechnungen schreiben sowie freigeben

Hast du die Ausgangsrechnung richtig geplant? Oftmals können wir schon Rechnungen beim Projektstart stellen? Sind die Daten richtig platziert? Kannst du eine Rechnung richtig schreiben?

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Sind noch Eingangsrechnungen zu prüfen und freizugeben? Stimmt der Vendor Type mit deiner geplanten Cost Seite überein?

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Projektertrag - Erwartung an Producer:innen

Als Producer:in bist du dafür verantwortlich, dass die Projekte gewinnbringend abschließen. Der sogenannte Ertrag ist dabei die Kennzahl, die du stets im Blick haben musst. Für jedes Projekt, welches im Animation Team stattfindet, egal ob Postproduktion eines Films, Motion Design oder 3D-Projekt, gilt dabei: Das Projekt muss einen Ertrag von mindestens 15% oder mehr erzielen.

Um dies sicherzustellen, gelten folgende Regeln:

Jedes Angebot, welches unser Haus verlässt, hat eine Ertragsprognose von mindestens 15%. Das Ziel sind jedoch 25% oder mehr. Siehe dazu auch das Thema Projekt-Erfolgsbonus (Projekt-Erfolgsbonus)
Jedes laufende Projekt hat eine Ertragsprognose von mindestens 15%. Das Ziel sind jedoch 25% oder mehr. Siehe dazu auch das Thema Projekt-Erfolgsbonus (Projekt-Erfolgsbonus)

Ist ein Projekt in der Angebotsphase unter 15%, gilt Folgendes:

Überprüfe, ob du interne oder externe Aufwände sparen kannst.
Beurteile, ob die Leistung für ein höheres Budget angeboten werden kann.
Wenn du beide Fragen mit nein beantworten kannst und das Projekt nicht eigenständig über die 15% bringen kannst, sprich den Head of Production an.

Wichtig: Die Entscheidung zu einer Projektabsage aus budgetären („Wir schaffen es nicht, den Zielpreis zu treffen“) oder kapazitären Gründen („Wir haben zu wenig Ressourcen, intern wie extern.“) trifft nur der Head of Department mit dem Controlling (Jo Kammer).

Wenn ein laufendes Projekt unter die Ertragsprognose von 15% fällt, gilt Folgendes:

Überprüfe, ob du interne oder externe Aufwände sparen kannst.
Beurteile, ob du nachkalkulieren kannst.
Informiere immer und ohne Ausnahme schriftlich den Head of Production und besprich die notwendigen Maßnahmen, um wieder auf mindestens 15% Ertrag zu gelangen.

Hier folgen ergänzende Infos:

15% Ertrag ist das Minimum, das Ziel sind jedoch 25% oder mehr (Projekt-Erfolgsbonus). Das alles ist natürlich nur sinnvoll umsetzbar, wenn die Kalkulation vollständig mit allen internen und externen Aufwänden erstellt wurde, Änderungen in Budget oder Aufwand immer zeitnah in der Kalkulation nachvollzogen werden und das Team immer zeitnah die Zeit erfasst sowie Freelancer:innen und Dienstleister zeitnah Rechnungen stellen.

Wenn ihr Informationen dazu braucht, wie man die Marge in OS/ darstellen und damit beurteilen kann, findet ihr diese hier: OS/ Budget Learnings Ertrag / Marge

Margin beurteilen

=> es folgen Infos zur Darstellung in OS/

Milestone Planung

In den Vorlagen der Google Tabellen findest du eine Milestone Planungsvorlage. Nutze sie für alle Projekte um für dich eine Controlling Sicherheit zu schaffen. Fragen? philippe.stalla@parasol-island.com

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Producing Skills

Was macht ein gutes Producing aus? Die Frage ist generell gar nicht schwer zu beantworten. Versetze dich in die Kundenposition (sind wir ja auch bei z.B. Tonstudios) und überlege, wie du behandelt werden möchtest, was dir das Leben in der Zusammenarbeit erleichtert, was dich für den nächsten Job wiederkommen lässt. Hier ein paar Tipps, die wir für uns identifiziert haben: Producing skills

Freelance Buchung

Unser erstes Ziel ist es, anstehende Aufgaben intern abzubilden und mit dem festen Team umzusetzen. Das feste Team umfasst ALLE Mitarbeiter*innen von Parasol Island. Wenn du jemande(n) brauchst und selbst nicht weißt, wie du die Aufgabe besetzen kannst, hast du folgende Möglichkeiten:

- Kolleg*innen ansprechen (Producing, Teamleads, jeder hilft gerne und hat Ideen)

- den Ressourcenplan in OS/ auf freie Ressourcen prüfen

- im Ressourcen Chat nachfragen https://chat.google.com/room/AAAAzoq_Be4?cls=7

Wenn eine Freelance Buchung auch danach nicht vermeidbar ist, muss die Buchung eines / einer FMA von einem GF (primär Philip Hansen) freigegeben werden. Erstelle dazu ein ein Ticket in diesem Projekt (https://parasol.awork.com/projects/59a3e25c-9e0a-41ab-965b-9aaf7bcbab35) - Achtung, Zugang nur für feste Mitarbeiter*innen, Freelancer erstellen ein Ticket in ihrem Projekt und verlinken nur in das Projekt "FMA Booking (Art Buying)" - trage alle Informationen zur Buchung ein und weise es Philip Hansen zu. Nach Freigabe kannst du die Buchung an den / die Freie Mitarbeiter*in aussprechen.

Nicht vergessen: Trage im OS/ Projekt ein, dass du den Task über freie Mitarbeiter / Lieferanten und nicht intern löst.

Fragen? Sprich Philippe Stalla an.

Rechnungsstellung in OS/

Hier gibt es ein Videotutorial dazu:

https://www.loom.com/share/fc7ff1a1393f44e399e0346a7dbe37b7?sid=eaea9aa9-21d6-4112-adf6-7f0ab7797ab1

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-=== Projektertrag - Erwartung an Producer:innen ===
+Auf dieser Seite sammeln wir wichtige Informationen über das Producing im Animation Department. Viele für Producer:innen wichtige Tools und Informationen, sind aber auch auf der allgemeinen [[Animation Department]] Wikipage gesammelt, da sie auch für andere Mitarbeiter:innen relevant sind.
-Als Producer:in bist du dafür verantwortlich, dass die Projekte gewinnbringend abschließen. Der sogenannte Ertrag ist dabei die Kennzahl, die du stets im Blick haben musst. Für jedes Projekt, welches im Animation Team stattfindet, egal ob Postproduktion eines Films, Motion Design oder 3D-Projekt, gilt dabei:
+== First Step Tutorials ==
+OS/ Budget first steps https://www.loom.com/share/e6b24131600b47468db5a58c1d9522a3?sid=245dd6a0-0eae-4e2a-b639-0389f095138a
-'''Das Projekt muss einen Ertrag von mindestens 15% oder mehr erzielen.'''
+Rechnungsstellung: https://www.loom.com/share/fc7ff1a1393f44e399e0346a7dbe37b7?sid=01096102-6e4a-4bef-a60b-3f9c2dde054d
+Shotgrid #1: https://www.loom.com/share/2924c349b1bb45b2b347c0dbadbaa492?sid=954852cb-08c4-47f8-9774-38236484069c
+Shotgrid #2: https://www.loom.com/share/27e4b1d1331d44aabc550e45d9473ef6?sid=fcc1b7c2-ec6d-4612-a5a4-fadf921bcf3c
+Shotgrid #3: https://www.loom.com/share/0a164b1b5be947a78c2fb1fd3e03e987?sid=5ca3ece1-3181-4bc4-81e7-a12e5e67b5e4
+Google Folder: https://www.loom.com/share/8df949af48c240118ba83d618ed23470?sid=86ce70ad-d7a0-4a08-abc4-77c675dbe51b
+Google File Erstellung: https://www.loom.com/share/7b372c58a7a94f35a22213194c18039a?sid=91cf9705-1fb8-464b-9172-98503d568fa4
+== Projektpflege in OS/ ==
+Damit du dein Projekt und deine Zahlen (Controlling) immer unter Kontrolle hast und wir alle Einblick in einen belastbaren Projektstatus haben, ist es notwendig, dass du deine Projekte in OS/ pflegst. Dies bedeutet:
+==== Projektstatus anpassen ====
+Achte darauf, dass der Projektstatus stimmt.
+Ist das Projekt erst gerade erstellt aber die Umsetzung völlig unklar? Status '''Created'''
+Ist die Umsetzung wahrscheinlich? Status '''Expected'''
+Läuft das Projekt? Status '''confirmed'''
+Ist das Projekt ausgeliefert und du hast nur noch Rechnungen freizugeben oder zu schreiben? Status '''Delivered'''
+Ist das Projekt komplett abgeschlossen? Status '''Closed'''
+[[File:Projektstatus.png|frameless|500x500px]]
+Stelle außerdem das Start- und Enddatum richtig ein.
+[[File:Start und Ende.png|frameless]]
+==== Aufwände richtig budgetieren und ggf. tagesaktuell anpassen ====
+Trage richtig ein, wie du planst die budgetierte Leistung (Sales) zu erbringen (Costs). Ist es ein fester Mitarbeiter (Internal), ein Dienstleister (External) oder Freelancer? Sind die verkauften Tage in der Anzahl gleich der benötigten Cost Tage? Stimmt die Zuweisung zu Internal, External, Freelance mit den tatsächlichen Aufwänden überein?
+[[File:Budgeting.png|frameless|500x500px]]
+==== Rechnungsplanung aktuell halten und Rechnungen schreiben sowie freigeben ====
+Hast du die Ausgangsrechnung richtig geplant? Oftmals können wir schon Rechnungen beim Projektstart stellen? Sind die Daten richtig platziert? Kannst du eine Rechnung richtig schreiben?
+[[File:Ausgangsrechnung.png|frameless|800x800px]]
+Sind noch Eingangsrechnungen zu prüfen und freizugeben? Stimmt der Vendor Type mit deiner geplanten Cost Seite überein?
+[[File:Eingangsrechnung.png|frameless|800x800px]]
+== Projektertrag - Erwartung an Producer:innen ==
+Als Producer:in bist du dafür verantwortlich, dass die Projekte gewinnbringend abschließen. Der sogenannte Ertrag ist dabei die Kennzahl, die du stets im Blick haben musst. Für jedes Projekt, welches im Animation Team stattfindet, egal ob Postproduktion eines Films, Motion Design oder 3D-Projekt, gilt dabei: '''Das Projekt muss einen Ertrag von mindestens 15% oder mehr erzielen.'''
 Um dies sicherzustellen, gelten folgende Regeln:
-# Jedes Angebot, welches unser Haus verlässt, hat eine Ertragsprognose von mindestens 15%.
+# Jedes Angebot, welches unser Haus verlässt, hat eine Ertragsprognose von mindestens 15%. Das Ziel sind jedoch 25% oder mehr. Siehe dazu auch das Thema Projekt-Erfolgsbonus ([[Projekt-Erfolgsbonus]])
-# Jedes laufende Projekt hat eine Ertragsprognose von mindestens 15%.
+# Jedes laufende Projekt hat eine Ertragsprognose von mindestens 15%. Das Ziel sind jedoch 25% oder mehr. Siehe dazu auch das Thema Projekt-Erfolgsbonus ([[Projekt-Erfolgsbonus]])
 Ist ein Projekt in der Angebotsphase unter 15%, gilt Folgendes:
 # Überprüfe, ob du interne oder externe Aufwände sparen kannst.
 # Beurteile, ob die Leistung für ein höheres Budget angeboten werden kann.
-# Wenn du beide Fragen mit nein beantworten kannst und das Projekt nicht eigenständig über die 15% bringen kannst, sprich den Head of Production an
+# Wenn du beide Fragen mit nein beantworten kannst und das Projekt nicht eigenständig über die 15% bringen kannst, sprich den Head of Production an.
-Wichtig: Die Entscheidung zu einer Projektabsage aus budgetären („Wir schaffen es nicht, den Zielpreis zu treffen“) oder kapazitären Gründen („Wir haben zu wenig Ressourcen, intern wie extern.“) trifft nur der Head of Department.
+Wichtig: Die Entscheidung zu einer Projektabsage aus budgetären („Wir schaffen es nicht, den Zielpreis zu treffen“) oder kapazitären Gründen („Wir haben zu wenig Ressourcen, intern wie extern.“) trifft nur der Head of Department mit dem Controlling (Jo Kammer).
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 # Überprüfe, ob du interne oder externe Aufwände sparen kannst.
 # Beurteile, ob du nachkalkulieren kannst.
-# Informiere immer und ohne Ausnahme schriftlich den Head of Production und besprich mit ihm die notwendigen Maßnahmen, um wieder auf mindestens 15% Ertrag zu gelangen.
+# Informiere immer und ohne Ausnahme schriftlich den Head of Production und besprich die notwendigen Maßnahmen, um wieder auf mindestens 15% Ertrag zu gelangen.
 Hier folgen ergänzende Infos:
-% Ertrag ist das Minimum, besser ist daher eine Planung im Bereich von 20% bis 25%. Das alles ist natürlich nur sinnvoll umsetzbar, wenn die Kalkulation vollständig mit allen internen und externen Aufwänden erstellt wurde, Änderungen in Budget oder Aufwand immer zeitnah in der Kalkulation nachvollzogen werden und das Team immer zeitnah die Zeit erfasst sowie Freelancer:innen und Dienstleister zeitnah Rechnungen stellen.
+% Ertrag ist das Minimum, das Ziel sind jedoch 25% oder mehr ([[Projekt-Erfolgsbonus]]). Das alles ist natürlich nur sinnvoll umsetzbar, wenn die Kalkulation vollständig mit allen internen und externen Aufwänden erstellt wurde, Änderungen in Budget oder Aufwand immer zeitnah in der Kalkulation nachvollzogen werden und das Team immer zeitnah die Zeit erfasst sowie Freelancer:innen und Dienstleister zeitnah Rechnungen stellen.
+Wenn ihr Informationen dazu braucht, wie man die Marge in OS/ darstellen und damit beurteilen kann, findet ihr diese hier: [[OS/ Budget Learnings Ertrag / Marge]]
+=== Margin beurteilen ===
+=> es folgen Infos zur Darstellung in OS/
+=== Milestone Planung ===
+In den Vorlagen der Google Tabellen findest du eine Milestone Planungsvorlage. Nutze sie für alle Projekte um für dich eine Controlling Sicherheit zu schaffen. Fragen? philippe.stalla@parasol-island.com
+[[File:Milestoneplanung.png|none|thumb]]
+=== Producing Skills ===
+Was macht ein gutes Producing aus? Die Frage ist generell gar nicht schwer zu beantworten. Versetze dich in die Kundenposition (sind wir ja auch bei z.B. Tonstudios) und überlege, wie du behandelt werden möchtest, was dir das Leben in der Zusammenarbeit erleichtert, was dich für den nächsten Job wiederkommen lässt. Hier ein paar Tipps, die wir für uns identifiziert haben: [[Producing skills]]
+=== Freelance Buchung ===
+Unser erstes Ziel ist es, anstehende Aufgaben intern abzubilden und mit dem festen Team umzusetzen. Das feste Team umfasst ALLE Mitarbeiter*innen von Parasol Island. Wenn du jemande(n) brauchst und selbst nicht weißt, wie du die Aufgabe besetzen kannst, hast du folgende Möglichkeiten:
+- Kolleg*innen ansprechen (Producing, Teamleads, jeder hilft gerne und hat Ideen)
+- den Ressourcenplan in OS/ auf freie Ressourcen prüfen
+- im Ressourcen Chat nachfragen https://chat.google.com/room/AAAAzoq_Be4?cls=7
+Wenn eine Freelance Buchung auch danach nicht vermeidbar ist, muss die Buchung eines / einer FMA von einem GF (primär Philip Hansen) freigegeben werden. Erstelle dazu ein ein Ticket in diesem Projekt (https://parasol.awork.com/projects/59a3e25c-9e0a-41ab-965b-9aaf7bcbab35) - Achtung, Zugang nur für feste Mitarbeiter*innen, Freelancer erstellen ein Ticket in ihrem Projekt und verlinken nur in das Projekt "FMA Booking (Art Buying)" - trage alle Informationen zur Buchung ein und weise es Philip Hansen zu. Nach Freigabe kannst du die Buchung an den / die Freie Mitarbeiter*in aussprechen.
+Nicht vergessen: Trage im OS/ Projekt ein, dass du den Task über freie Mitarbeiter / Lieferanten und nicht intern löst.
+Fragen? Sprich Philippe Stalla an.
+=== Rechnungsstellung in OS/ ===
+Hier gibt es ein Videotutorial dazu:
+https://www.loom.com/share/fc7ff1a1393f44e399e0346a7dbe37b7?sid=eaea9aa9-21d6-4112-adf6-7f0ab7797ab1