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Zeiterfassung: Difference between revisions

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Bureaucrats, Administrators
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Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in der Agentursoftware erfasst. Die Zeiterfassung dient nicht -wie häufig fälschlich angenommen- dazu, die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. Es geht also nicht darum, möglichst viel Zeit zu verbuchen, sondern vielmehr darum, sie möglichst real auf Projekte zu verschlüsseln. Dies hilft der Geschäftsführung und den Projektleitern Projekte optimal zu kalkulieren und darüber hinaus für einen geordneten Projektablauf zu sorgen.
'''''<nowiki>**</nowiki>Dieser Artikel ist veraltet und wird geupdated - die Zeiterfassung findet via Awork statt**'''''


=Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit=


* Jeder Mitarbeiter, ausgenommen unserer Praktikant(Innen), ist zeiterfassungs-pflichtig.<br />
* Unproduktive Arbeitszeit (Arbeitszeit, die nicht für die Firma aufgewendet wird, z.B. „wenn gerade nichts zu tun ist) wird ebenfalls erfasst.<br />
* Ziel ist eine 95% Auslastung (siehe 8.) der Mitarbeiter Regel-Arbeitszeit. Nicht erfasste Arbeitszeit wird als fehlende Auslastung ausgewertet.<br />
* Projektaufwände sind im vollständigem Umfang '''mit einer groben aber eindeutigen (Arbeits-)Beschreibung''' auf das jeweilige Projekt zu buchen (inkl. Wartezeit, die nicht anderweitig genutzt werden kann, Pitchaufwände, Vorbereitung, Recherche, Fortbildung für das Projekt, Einarbeitung, Nachbearbeitung, etc.).<br />
* Die Arbeitszeit ist tagesaktuell, spätestens aber bis Montag der Folgewoche zu erfassen und wöchentlich abzuschliessen.<br />
* Das wiederholte nicht- oder zu späte Erfassen ist Bestandteil der Mitarbeiterbeurteilung und kann zu Ermahnungen oder gar Abmahnungen führen -mit entsprechenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen.<br />
* Die Zeiterfassung muss kein (!) minutiöses Abbild des Tagesablaufs sein, sondern stellt die Verteilung der geleisteten Arbeitszeit in ihrer Gesamtmenge dar.<br />
* Es wird erwartet, dass die Kostenstellen-bezogene Arbeitszeit (Department ANM, ADM, FLM, SLA, INT, außerhalb der Buchung auf Projekte) 5% nicht überschreitet.<br />
* Leerlauf? Fragt Euren HOD, er hat bestimmt etwas für Euch zu tun!<br />
* Es wird erwartet, dass Ihr Euch bei unausgelasteter Arbeitszeit an die Projektleiter und die Projektleiter an die Department Heads wendet.<br />
* Mitarbeiter, die Akquise Projekte oder administrative Aufgaben übernehmen, sind dazu verpflichtet, für diese (nach Rücksprache mit dem Department Head) entsprechende Sonderprojekte anzulegen.<br>
* '''Reisezeit ist keine Arbeitszeit''' - Die Reisezeit kann daher in der Zeiterfassung nicht als Tätigkeit zu einem Projekt erfasst werden, sondern kann lediglich als "Job": "Reiseaufwand" erfasst werden. Sitzt Ihr jedoch im Zug um zB. dort die letzten Vorbereitungen für einen Kundentermin zu machen, so kann dies wie eine normale Arbeitszeit auf dem Projekt erfasst werden. Rechtliche Hintergrundinformationen dazu hier: http://anwaltskanzlei-hoffmann.de/veröffentlichungen/archiv/die-arbeitsrechtliche-behandlung-von-reisezeiten/<br />
* '''Technische Probleme mit der Zeiterfassung?''' Bitte prüft, dass der Skalierungsfaktor des Browsers (Darstellung auf Originalgröße) auf 100% eingestellt ist (CMD 0). Dann Wochenansicht neu laden und dann geht es.
* Für Mitarbeiter die Key Account Aufgaben übernehmen, ist die Erfassung der hierfür geleisteten Aufwände gesondert geregelt:<br />
<br />


=Time registration=
Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in OS/ erfasst.


The working hours of every member of staff will be recorded. Time registration doesn’t mean that the attendence in the office is controlled, it is for the documentation of time you spent working on specific projects. That means that it is not about booking plenty of time on your projects, it is about booking the real amount of time/effort you put in the project. This will help the CEOs and Production Managers to calculate their projects and to guarantee a well regulated production process.
Den Link zur Zeiterfassung findest du [https://resources.goos.cloud/ws/aicAr4WbeRVEdSvh2K3xuT/tracking hier.]


=Rules of recording your working hours=
Die Zeiterfassung dient nicht -wie häufig fälschlich angenommen- dazu, die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter aktiv zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. Es geht also nicht darum, möglichst viel Zeit zu verbuchen, sondern vielmehr darum, sie möglichst präzise auf Projekte zu verschlüsseln.


* Every member of staff is in duty of recording their working hours
Dies hilft der Geschäftsführung und den Projektleitern Projekte optimal zu kalkulieren und darüber hinaus für einen geordneten Projektablauf zu sorgen.
* Unefficient working hours (working hours, that are not spent on projects for the company, e.g. „when there is nothing to do“) must also be recorded.
* The goal is to have a 95% average utilisation (see p. 8) of  the employee standard working time. Not registered hours will be interpreted as missing utilisation.
* Project work must be booked in their entire extend with a short but clear work description (incl. waiting time that can not be used otherwise, pitches, preparation, research, advanced training on a project, adjustment to a new job, finishing, etc.
* The working hours are up to date and need to be recorded on the following Monday latest, please close your weeks after you have finished your entries.
* '''The repeated not-recording or too late-recording will be mentioned in the employee evaluation and can lead to reprimands and formal warnings with legal consequences'''
* The time registration doesn’t have to be a meticulous image of your day, it is supposed to summarize the distribution of the work on projects in general
* The working time on cost units (Department ANM, ADM, FLM, INT) is not supposed to be more than 5% of your weekly general working time
* For inefficient working time there is a a project for every department called „standby(Leerlauf)“. If there is no job to do, please talk to your Head of Department
* As an artist it is your duty to talk to your project manager in case there’s no assigned task
* '''Travel time is no working time''' - Therefore you are not able to track your travel time to a specific project. You can track your travel time by choosing "job": "Reiseaufwand" without a project-selection. If you are traveling by train for example, and prepare a meeting with one of your clients, you can track this time a normal working time on the specific project. Background information here: http://anwaltskanzlei-hoffmann.de/veröffentlichungen/archiv/die-arbeitsrechtliche-behandlung-von-reisezeiten/
* '''Technical problems with your timekeeping?''' Please check if your browser setting is scaled to 100% (CMD 0) - After that you reload your timekeeping in the agentursoftware - tis should help.
* Members of staff who are working on Aquise or administrative projects must talk to their Head of department in order to create a special project you can book your time on


== Hilfreiche Informationen ==
=Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit =


* Bitte nutzt die Projektfreischaltungs-Funktion, sie macht es allen Beteiligten leichter Euch für ein Projekt freizuschalten.
* Jeder Mitarbeiter hat die Pflicht, seine Arbeitszeit vollständig zu erfassen.
* Bitte IMMER eine kleine Bemerkung (stichpunktartig) hinzufügen!
* Projektarbeitszeit ist im vollständigem Umfang '''mit einer groben aber eindeutigen (Arbeits-)Beschreibung''' (bitte nutzt dafür die Kommentarfunktion) auf das jeweilige Projekt zu buchen (inkl. Wartezeit, die nicht anderweitig genutzt werden kann, Pitchaufwände, Vorbereitung, Recherche, Fortbildung für das Projekt, Einarbeitung, Nachbearbeitung, etc.).
<br>
* Die Arbeitszeit ist tagesaktuell, spätestens aber bis Montag der Folgewoche zu erfassen und wöchentlich abzuschliessen. (Tipp: stellt euch täglich/ wöchentlich einen 5-10-minütigen Termin ein, um eure Arbeitszeit zu erfassen)
Was fällt alles unter Projektarbeitszeit:<br>
* Das wiederholte nicht- oder zu späte Erfassen ist Bestandteil der Mitarbeiterbeurteilung und kann zu Ermahnungen oder gar Abmahnungen führen -mit entsprechenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen.
* Abstimmung zu konkreten Projekten mit Kollegen / Freelancern
* Die Zeiterfassung muss kein (!) minutiöses Abbild des Tagesablaufs sein, sondern stellt die Verteilung der geleisteten Arbeitszeit in ihrer Gesamtmenge dar.
* die Zeiterfassung als solche
* '''Reisezeit ist dann Arbeitszeit,''' wenn ihr diese für Projektarbeit nutzt, bsp. im Zug die letzten Vorbereitungen für einen Kundentermin erledigen oder den Besprechungsbericht schreibt. Solltet ihr eure Reisezeit nicht zum arbeiten nutzen, so erfasst ihr keine Arbeitszeit.
* die Ressourcenplanung für ein spezifisches Projekt
* '''Technische Probleme mit der Zeiterfassung?''' Bitte wendet euch an den OS/ Chat.
* projektbezogene Urlaubsübergaben


==Timetracking Access ==
=Erfassung von Arbeitszeit-Aufwänden=
In der Agentursoftware im Bereich der Zeiterfassung findet ihr einen Button "Projektfreischaltungsanfrage".
==Projektarbeit==
Ihr könnt hier nach allen erdenklichen Stichwörtern suchen (erste Zeile des PopUps)
Ein Klick auf das Schloss-Symbol aktiviert die Freischaltungsanfrage bei dem Projektverantwortlichen


== Zeiterfassung Aquisition & Key Account Development ==
* Projekt: Betreffendes <u>Client Service</u> Kundenprojekt. Mind: Bitte lasst euch dafür von eurem Vorgesetzten/ Projektleiter für die jeweiligen Projekte freischalten.
{{:Zeiterfassung_Aquisition_&_Key_Account_Development}}


== Zeiterfassung Administration ==
== New Business Projekte ==
{{:Zeiterfassung_Administration}}


* <big>Bestandskunden-Entwicklung</big>
*# Projekt-ID: PSL##_DEV## KAD/Kunde Akquisition & KeyAccount Development
*# Delivery: Innovations-Idee, Whitepaper, Keynote Deck, Pitch, etc. Vorstellung bsp. IMMM oder auf Nachfrage …
*# Mind: Verantwortlich ist der KAD(Projektverantwortlicher).
* <big>Neukunden-Gewinnung</big>
*# Projekt-ID: KUNDE##_{DPT}##
*# Delivery: Pitches, Neugeschäft, Neukunden-Lead
*# Mind: Verantwortlich ist der KAD(Projektverantwortlicher).
Mehr dazu findet ihr hier: [[Zeiterfassung Aquisition & Key Account Development]]


== Überblick interne Projekte: ==
== Interne Projekte ==
{| class="wikitable"
 
|-
* <big>Zyklische Mitarbeitergespräche</big>
! Projektnummer !! Projektname !! Leistungen, Arbeitszeiten von (nicht Projektbezogen!)
** Festgelegte Mitarbeitergespräche innerhalb bestimmter Zeitrahmen
|-
**# Projekt: „Nicht kundenorientierte Arbeitszeit“
| pro Department individuell || Allgemeine Account&Department Abstimmungs-Meetings || allgemeine Department-Meetings und Abstimmungen (nicht Projektbezogen), z.B. Montagsmorgens
**# Aufwand inkl. Vor- und Nachbereitung ca. 3h, dürfte in der „Client Facing“ Auslastung nicht sonderlich ins Gewicht fallen
|-
**# Delivery: Unverzügliche Dokumentation in Leapsome unter "Review" ( eine entsprechende Vorlage wird automatisch für Euch freigeschaltet)
| pro Department individuell  || Mitarbeiter Fortbildung & Entwicklung || allgemeine Schulungs & Fortbildungsprojekte
**# Mind: Zyklus alle 12 Monate. Sollte unter der Moderation von HR erfolgen
für die MA: Feedback- Mitarbeiter-Gespräche
 
Arbeit am Erfüllen der Ziele aus der ZV<br>
* <big>Ad-Hoc Feedback</big>
(sofern nicht mit Projektbezug oder andere internen Projekt zuzuordnen, z.B. Cases)
** Mitarbeiter-Feedback - Bspw. Lob, Klärung, bsp. bei Konflikten
|-
**# Projekt: „Nicht kundenorientierte Arbeitszeit“
| Example || Example || Example
**# Aufwand inkl. Vor- und Nachbereitung ca. 1h, dürfte in der „Client Facing“ Auslastung nicht sonderlich ins Gewicht fallen.
|-
**# Delivery: Unverzügliche Dokumentation in Leapsome unter "Instant Feedback"
| Example || Example || Example
**# Mind: Erfolgt innerhalb von 2h und idealerweise unter der Moderation von HR. Ausnahme: Projekt- & Kunden-Feedback (Projekt: Betreffendes <u>Client Service</u> Kundenprojekt)
|-
 
| Example || Example || Example
* <big>"Nicht kundenorientierte Arbeitszeit" – Was noch?</big>
|-
** Montagsmeeting, IMMM & THM
| Example || Example || Example
**# Projekt: PSL##_{DPT}## Nicht kundenorientierte Arbeitszeit
|-
**# Mind: Montagsmeeting & IMMM (0,5h/Woche), Ressourcen-Planung (1h/Woche; Nur Producer & Teamleads), THM
| Example || Example || Example
** Onboarding
|-
**# Projekt: PSL##_{DPT}## Nicht kundenorientierte Arbeitszeit
| Example || Example || Example
**# Mind: Max 3 Tage pro neuer, eigener Mitarbeiter. Verantwortlich ist der Teamlead (fachlicher Vorgesetzter). Diese stellt die Termine ein + begrüßt den neuen MA mit Zugängen, vollständiger IT-Technik, ersten Arbeitsaufgaben usw.
|-
** Keine Aufgabe/ unausgelastete Arbeitszeit
| Example || Example || Example
**# Mind: Eure Kollegen, spätestens euer Teamlead/HOD oder der [https://chat.google.com/room/AAAAzoq_Be4?cls=7 Ressourcen-Chat] haben etwas für Euch.
|-
 
| Example || Example || Example
==Suchen, buchen, onboarden und managen von Freelancern==
|-
===Suchen/ buchen/ admin===
| Example || Example || Example
 
|-
* Projekt: Betreffendes <u>Client Service</u> Kundenprojekt.
| Example || Example || Example
* Mind: Bei mehreren Projekten muss der Aufwand aufgeteilt werden, wenn sich das lohnt...
|-
 
| Example || Example || Example
===Onboarding===
|-
 
| Example || Example || Example
* Projekt: Betreffendes <u>Client Service</u> Kundenprojekt.
|-
* Mind: Bei mehreren Projekten muss der Aufwand aufgeteilt werden, wenn sich das lohnt...
| Example || Example || Example
 
|-
Bitte beachtet, dass eine '''Freelancer-Buchung''' vorab freigegeben werden muss.
| Example || Example || Example
 
|-
Eine '''Anleitung''' dafür findet ihr [[Partner Relations/FMA Booking|hier.]]
| Example || Example || Example
 
|-
== Feel Good, This and That, … ==
| Example || Example || Example
 
|}
# Projekt: Erfolgt außerhalb der Arbeitszeit, bsp. beim Lunch. Es ist keine Zeiterfassung möglich.
 
==Fortbildung==
===Generell===
 
# Projekt: Auf dem betreffenden <u>Client Service</u> Kundenprojekt ("On the Job") oder intrinsisch außerhalb der Arbeitszeit oder bei freien Kapazitäten.
# Delivery: In der Verantwortung des Projektverantwortlichen.
 
===Individuell===
 
# Projekt: Das Fortbildungsziel (Delivery) wird inkl. Umfang/Aufwand dem HOD gepitched und im Anschluss als bsp. "PSL##_{DPT}## How to use AI for ideation.." Projekt angelegt.
# Delivery: Whitepaper, Keynote Deck, Plus Lunch Event, etc. Vorstellung bsp. IMMM oder auf Nachfrage.
# Mind: Laufzeit max. 4 Wochen. Social Part, bsp. Team Dinner, außerhalb der Arbeitszeit. Geldbudget für Hospitality außerhalb Parasol bitte mit dem HOD abstimmen.

Latest revision as of 08:48, 27 March 2025

**Dieser Artikel ist veraltet und wird geupdated - die Zeiterfassung findet via Awork statt**


Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in OS/ erfasst.

Den Link zur Zeiterfassung findest du hier.

Die Zeiterfassung dient nicht -wie häufig fälschlich angenommen- dazu, die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter aktiv zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. Es geht also nicht darum, möglichst viel Zeit zu verbuchen, sondern vielmehr darum, sie möglichst präzise auf Projekte zu verschlüsseln.

Dies hilft der Geschäftsführung und den Projektleitern Projekte optimal zu kalkulieren und darüber hinaus für einen geordneten Projektablauf zu sorgen.

Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit

[edit]
  • Jeder Mitarbeiter hat die Pflicht, seine Arbeitszeit vollständig zu erfassen.
  • Projektarbeitszeit ist im vollständigem Umfang mit einer groben aber eindeutigen (Arbeits-)Beschreibung (bitte nutzt dafür die Kommentarfunktion) auf das jeweilige Projekt zu buchen (inkl. Wartezeit, die nicht anderweitig genutzt werden kann, Pitchaufwände, Vorbereitung, Recherche, Fortbildung für das Projekt, Einarbeitung, Nachbearbeitung, etc.).
  • Die Arbeitszeit ist tagesaktuell, spätestens aber bis Montag der Folgewoche zu erfassen und wöchentlich abzuschliessen. (Tipp: stellt euch täglich/ wöchentlich einen 5-10-minütigen Termin ein, um eure Arbeitszeit zu erfassen)
  • Das wiederholte nicht- oder zu späte Erfassen ist Bestandteil der Mitarbeiterbeurteilung und kann zu Ermahnungen oder gar Abmahnungen führen -mit entsprechenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen.
  • Die Zeiterfassung muss kein (!) minutiöses Abbild des Tagesablaufs sein, sondern stellt die Verteilung der geleisteten Arbeitszeit in ihrer Gesamtmenge dar.
  • Reisezeit ist dann Arbeitszeit, wenn ihr diese für Projektarbeit nutzt, bsp. im Zug die letzten Vorbereitungen für einen Kundentermin erledigen oder den Besprechungsbericht schreibt. Solltet ihr eure Reisezeit nicht zum arbeiten nutzen, so erfasst ihr keine Arbeitszeit.
  • Technische Probleme mit der Zeiterfassung? Bitte wendet euch an den OS/ Chat.

Erfassung von Arbeitszeit-Aufwänden

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Projektarbeit

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  • Projekt: Betreffendes Client Service Kundenprojekt. Mind: Bitte lasst euch dafür von eurem Vorgesetzten/ Projektleiter für die jeweiligen Projekte freischalten.

New Business Projekte

[edit]
  • Bestandskunden-Entwicklung
    1. Projekt-ID: PSL##_DEV## KAD/Kunde Akquisition & KeyAccount Development
    2. Delivery: Innovations-Idee, Whitepaper, Keynote Deck, Pitch, etc. Vorstellung bsp. IMMM oder auf Nachfrage …
    3. Mind: Verantwortlich ist der KAD(Projektverantwortlicher).
  • Neukunden-Gewinnung
    1. Projekt-ID: KUNDE##_{DPT}##
    2. Delivery: Pitches, Neugeschäft, Neukunden-Lead
    3. Mind: Verantwortlich ist der KAD(Projektverantwortlicher).

Mehr dazu findet ihr hier: Zeiterfassung Aquisition & Key Account Development

Interne Projekte

[edit]
  • Zyklische Mitarbeitergespräche
    • Festgelegte Mitarbeitergespräche innerhalb bestimmter Zeitrahmen
      1. Projekt: „Nicht kundenorientierte Arbeitszeit“
      2. Aufwand inkl. Vor- und Nachbereitung ca. 3h, dürfte in der „Client Facing“ Auslastung nicht sonderlich ins Gewicht fallen
      3. Delivery: Unverzügliche Dokumentation in Leapsome unter "Review" ( eine entsprechende Vorlage wird automatisch für Euch freigeschaltet)
      4. Mind: Zyklus alle 12 Monate. Sollte unter der Moderation von HR erfolgen
  • Ad-Hoc Feedback
    • Mitarbeiter-Feedback - Bspw. Lob, Klärung, bsp. bei Konflikten
      1. Projekt: „Nicht kundenorientierte Arbeitszeit“
      2. Aufwand inkl. Vor- und Nachbereitung ca. 1h, dürfte in der „Client Facing“ Auslastung nicht sonderlich ins Gewicht fallen.
      3. Delivery: Unverzügliche Dokumentation in Leapsome unter "Instant Feedback"
      4. Mind: Erfolgt innerhalb von 2h und idealerweise unter der Moderation von HR. Ausnahme: Projekt- & Kunden-Feedback (Projekt: Betreffendes Client Service Kundenprojekt)
  • "Nicht kundenorientierte Arbeitszeit" – Was noch?
    • Montagsmeeting, IMMM & THM
      1. Projekt: PSL##_{DPT}## Nicht kundenorientierte Arbeitszeit
      2. Mind: Montagsmeeting & IMMM (0,5h/Woche), Ressourcen-Planung (1h/Woche; Nur Producer & Teamleads), THM
    • Onboarding
      1. Projekt: PSL##_{DPT}## Nicht kundenorientierte Arbeitszeit
      2. Mind: Max 3 Tage pro neuer, eigener Mitarbeiter. Verantwortlich ist der Teamlead (fachlicher Vorgesetzter). Diese stellt die Termine ein + begrüßt den neuen MA mit Zugängen, vollständiger IT-Technik, ersten Arbeitsaufgaben usw.
    • Keine Aufgabe/ unausgelastete Arbeitszeit
      1. Mind: Eure Kollegen, spätestens euer Teamlead/HOD oder der Ressourcen-Chat haben etwas für Euch.

Suchen, buchen, onboarden und managen von Freelancern

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Suchen/ buchen/ admin

[edit]
  • Projekt: Betreffendes Client Service Kundenprojekt.
  • Mind: Bei mehreren Projekten muss der Aufwand aufgeteilt werden, wenn sich das lohnt...

Onboarding

[edit]
  • Projekt: Betreffendes Client Service Kundenprojekt.
  • Mind: Bei mehreren Projekten muss der Aufwand aufgeteilt werden, wenn sich das lohnt...

Bitte beachtet, dass eine Freelancer-Buchung vorab freigegeben werden muss.

Eine Anleitung dafür findet ihr hier.

Feel Good, This and That, …

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  1. Projekt: Erfolgt außerhalb der Arbeitszeit, bsp. beim Lunch. Es ist keine Zeiterfassung möglich.

Fortbildung

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Generell

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  1. Projekt: Auf dem betreffenden Client Service Kundenprojekt ("On the Job") oder intrinsisch außerhalb der Arbeitszeit oder bei freien Kapazitäten.
  2. Delivery: In der Verantwortung des Projektverantwortlichen.

Individuell

[edit]
  1. Projekt: Das Fortbildungsziel (Delivery) wird inkl. Umfang/Aufwand dem HOD gepitched und im Anschluss als bsp. "PSL##_{DPT}## How to use AI for ideation.." Projekt angelegt.
  2. Delivery: Whitepaper, Keynote Deck, Plus Lunch Event, etc. Vorstellung bsp. IMMM oder auf Nachfrage.
  3. Mind: Laufzeit max. 4 Wochen. Social Part, bsp. Team Dinner, außerhalb der Arbeitszeit. Geldbudget für Hospitality außerhalb Parasol bitte mit dem HOD abstimmen.
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