Zeiterfassung

**Dieser Artikel ist veraltet und wird geupdated - die Zeiterfassung findet via Awork statt**

Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in OS/ erfasst.

Den Link zur Zeiterfassung findest du hier.

Die Zeiterfassung dient nicht -wie häufig fälschlich angenommen- dazu, die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter aktiv zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. Es geht also nicht darum, möglichst viel Zeit zu verbuchen, sondern vielmehr darum, sie möglichst präzise auf Projekte zu verschlüsseln.

Dies hilft der Geschäftsführung und den Projektleitern Projekte optimal zu kalkulieren und darüber hinaus für einen geordneten Projektablauf zu sorgen.

Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit

• Jeder Mitarbeiter hat die Pflicht, seine Arbeitszeit vollständig zu erfassen.
• Projektarbeitszeit ist im vollständigem Umfang mit einer groben aber eindeutigen (Arbeits-)Beschreibung (bitte nutzt dafür die Kommentarfunktion) auf das jeweilige Projekt zu buchen (inkl. Wartezeit, die nicht anderweitig genutzt werden kann, Pitchaufwände, Vorbereitung, Recherche, Fortbildung für das Projekt, Einarbeitung, Nachbearbeitung, etc.).
• Die Arbeitszeit ist tagesaktuell, spätestens aber bis Montag der Folgewoche zu erfassen und wöchentlich abzuschliessen. (Tipp: stellt euch täglich/ wöchentlich einen 5-10-minütigen Termin ein, um eure Arbeitszeit zu erfassen)
• Das wiederholte nicht- oder zu späte Erfassen ist Bestandteil der Mitarbeiterbeurteilung und kann zu Ermahnungen oder gar Abmahnungen führen -mit entsprechenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen.
• Die Zeiterfassung muss kein (!) minutiöses Abbild des Tagesablaufs sein, sondern stellt die Verteilung der geleisteten Arbeitszeit in ihrer Gesamtmenge dar.
• Reisezeit ist dann Arbeitszeit, wenn ihr diese für Projektarbeit nutzt, bsp. im Zug die letzten Vorbereitungen für einen Kundentermin erledigen oder den Besprechungsbericht schreibt. Solltet ihr eure Reisezeit nicht zum arbeiten nutzen, so erfasst ihr keine Arbeitszeit.
• Technische Probleme mit der Zeiterfassung? Bitte wendet euch an den OS/ Chat.

Erfassung von Arbeitszeit-Aufwänden

Projektarbeit

• Projekt: Betreffendes Client Service Kundenprojekt. Mind: Bitte lasst euch dafür von eurem Vorgesetzten/ Projektleiter für die jeweiligen Projekte freischalten.

New Business Projekte

• Bestandskunden-Entwicklung
  1. Projekt-ID: PSL##_DEV## KAD/Kunde Akquisition & KeyAccount Development
  2. Delivery: Innovations-Idee, Whitepaper, Keynote Deck, Pitch, etc. Vorstellung bsp. IMMM oder auf Nachfrage …
  3. Mind: Verantwortlich ist der KAD(Projektverantwortlicher).
• Neukunden-Gewinnung
  1. Projekt-ID: KUNDE##_{DPT}##
  2. Delivery: Pitches, Neugeschäft, Neukunden-Lead
  3. Mind: Verantwortlich ist der KAD(Projektverantwortlicher).

Mehr dazu findet ihr hier: Zeiterfassung Aquisition & Key Account Development

Interne Projekte

• Zyklische Mitarbeitergespräche
  • Festgelegte Mitarbeitergespräche innerhalb bestimmter Zeitrahmen
    1. Projekt: „Nicht kundenorientierte Arbeitszeit“
    2. Aufwand inkl. Vor- und Nachbereitung ca. 3h, dürfte in der „Client Facing“ Auslastung nicht sonderlich ins Gewicht fallen
    3. Delivery: Unverzügliche Dokumentation in Leapsome unter "Review" ( eine entsprechende Vorlage wird automatisch für Euch freigeschaltet)
    4. Mind: Zyklus alle 12 Monate. Sollte unter der Moderation von HR erfolgen

• Ad-Hoc Feedback
  • Mitarbeiter-Feedback - Bspw. Lob, Klärung, bsp. bei Konflikten
    1. Projekt: „Nicht kundenorientierte Arbeitszeit“
    2. Aufwand inkl. Vor- und Nachbereitung ca. 1h, dürfte in der „Client Facing“ Auslastung nicht sonderlich ins Gewicht fallen.
    3. Delivery: Unverzügliche Dokumentation in Leapsome unter "Instant Feedback"
    4. Mind: Erfolgt innerhalb von 2h und idealerweise unter der Moderation von HR. Ausnahme: Projekt- & Kunden-Feedback (Projekt: Betreffendes Client Service Kundenprojekt)

• "Nicht kundenorientierte Arbeitszeit" – Was noch?
  • Montagsmeeting, IMMM & THM
    1. Projekt: PSL##_{DPT}## Nicht kundenorientierte Arbeitszeit
    2. Mind: Montagsmeeting & IMMM (0,5h/Woche), Ressourcen-Planung (1h/Woche; Nur Producer & Teamleads), THM
  • Onboarding
    1. Projekt: PSL##_{DPT}## Nicht kundenorientierte Arbeitszeit
    2. Mind: Max 3 Tage pro neuer, eigener Mitarbeiter. Verantwortlich ist der Teamlead (fachlicher Vorgesetzter). Diese stellt die Termine ein + begrüßt den neuen MA mit Zugängen, vollständiger IT-Technik, ersten Arbeitsaufgaben usw.
  • Keine Aufgabe/ unausgelastete Arbeitszeit
    1. Mind: Eure Kollegen, spätestens euer Teamlead/HOD oder der Ressourcen-Chat haben etwas für Euch.

Suchen, buchen, onboarden und managen von Freelancern

Suchen/ buchen/ admin

• Projekt: Betreffendes Client Service Kundenprojekt.
• Mind: Bei mehreren Projekten muss der Aufwand aufgeteilt werden, wenn sich das lohnt...

Onboarding

• Projekt: Betreffendes Client Service Kundenprojekt.
• Mind: Bei mehreren Projekten muss der Aufwand aufgeteilt werden, wenn sich das lohnt...

Bitte beachtet, dass eine Freelancer-Buchung vorab freigegeben werden muss.

Eine Anleitung dafür findet ihr hier.

Feel Good, This and That, …

1. Projekt: Erfolgt außerhalb der Arbeitszeit, bsp. beim Lunch. Es ist keine Zeiterfassung möglich.

Fortbildung

Generell

1. Projekt: Auf dem betreffenden Client Service Kundenprojekt ("On the Job") oder intrinsisch außerhalb der Arbeitszeit oder bei freien Kapazitäten.
2. Delivery: In der Verantwortung des Projektverantwortlichen.

Individuell

1. Projekt: Das Fortbildungsziel (Delivery) wird inkl. Umfang/Aufwand dem HOD gepitched und im Anschluss als bsp. "PSL##_{DPT}## How to use AI for ideation.." Projekt angelegt.
2. Delivery: Whitepaper, Keynote Deck, Plus Lunch Event, etc. Vorstellung bsp. IMMM oder auf Nachfrage.
3. Mind: Laufzeit max. 4 Wochen. Social Part, bsp. Team Dinner, außerhalb der Arbeitszeit. Geldbudget für Hospitality außerhalb Parasol bitte mit dem HOD abstimmen.