Personio

Was ist Personio?

Personio ist ein Personalmanagement-Tool, welches eine Vielzahl an Funktionen bietet. Bei uns finden folgende Prozesse über Personio statt:

• Personalverwaltung: Verwaltung der eigenen Personalstammdaten, inklusive der Abwesenheitsorganisation
• Recruiting: Abbildung des gesamten Recruitingprozesses von der Stellenausschreibung über die Bewerberverwaltung bis hin zur Einstellung
• Onboarding: Du bist gerade erst auf unserer Insel angekommen? Unser Onboarding läuft über Personio und unterstützt Dich bei allen wichtigen Informationen und Prozessen
• Zeiterfassung: Wir erfassen unsere Arbeitszeit zwar in OS/, haben aber eine Schnittstelle zu Personio, wodurch Du auch hier deine aktuellen Anwesenheiten nachschauen kannst
• Lohnabrechnung: Gemeinsam mit unserer Lohnbuchhaltung läuft ebenfalls der Prozess der Lohnabrechnung über Personio. Es ist daher super wichtig, Deine Stammdaten aktuell zu halten und jede Änderung (wie z.B. Adresse, Krankenkasse, Bankverbindung) zusätzlich an unser HR Department weiterzuleiten

Konfiguration

Personalstammdaten pflegen

Damit die Lohnabrechnung einwandfrei ausgeführt werden kann, müssen alle Stammdaten in Personio auf dem aktuellsten Stand sein. Dies kannst Du unter Profil vornehmen. Bitte achte auch auf die mit ⚠️ gekennzeichneten Felder und überprüfe diese.

Folgende Felder fortlaufend pflegen und bei Änderungen aktualisieren:

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  Öffentliches Profil - Hinweis: Bei "E-Mail" Deine geschäftliche Mailadresse eingeben
• Error creating thumbnail: File missing
  Persönliche Daten - Hinweis: Bei "E-Mail" Deine private Mailadresse einfügen
• Error creating thumbnail: File missing
  Daten zur Lohnabrechnung
• Error creating thumbnail: File missing
  Bankdaten
• Error creating thumbnail: File missing
  Notfallkontakt

Common mistakes:

Abschnitt	Fehler
Öffentliches Profil	Name der Position ist zu lang
Daten zur Lohnabrechnung	Steueridentifikationsnummer wurde mit Leerzeichen eingetragen (es müssen 11 aneinander geschriebene Zahlen sein)
DATEV - Lohn & Gehalt	Art der Krankenversicherung fehlt (gesetzlich oder privat)

Abwesenheiten richtig konfigurieren (HR)

Abwesenheiten werden in Einstellungen/ Arbeitszeiten und Abwesenheiten/ Abwesenheit konfiguriert. Hier liegen alle Einstellung bezüglich der Art und Bedingungen (inkl. bsp. Kontingente) der Abwesenheit. Genehmigungen und ob dieser Abwesenheitstyp von einem Mitarbeiter beantragt werden kann, findet ihr nicht hier.

Die Verfügbarkeit (Startseite/ Mein Abwesenheitskonto/Abwesenheit anfragen) einer Abwesenheits-Art für einen Mitarbeiter ergibt sich durch die Zugriffsrechten für die Rolle des Mitarbeiters (Oder "Alle Mitarbeiter"), die ihr in Einstellungen/ Mitarbeiter/ Mitarbeiterrollen konfiguriert. In der Rolle (bsp. "Alle Mitarbeiter") erfolgt die Einstellung der Zugriffsrechte auf den Abwesenheitstyp unter {Rolle}/ Zugriffsrechte/ Abwesenheiten/ {Abwesenheitstyp}.

"Anzeigen", "Vorschlagen", "Bearbeiten" beschreibt wie weitreichend die Selbstverwaltung des Mitarbeiters ist ("Darf der Mitarbeiter {Abwesenheitstyp} anfragen?" oder "Kann der Mitarbeiter {Abwesenheitstyp} selbstständig anlegen?"),

"Eigene(s)", "Meine Mitarbeiter", "Speziell", "Alles" beschreibt, wer welche Informationen und Daten angezeigt bekommt und/oder diese bearbeiten oder zur Bearbeitung vorschlagen darf ("Das Öffentliche Profil aus den Personaldaten wird Allen Mitarbeitern angezeigt". "Ich als Führungskraft darf Ausgleichsurlaub für Meine Mitarbeiter vorschlagen.").

Der Ablauf einer Genehmigung für eine Abwesenheit wird unter Einstellungen/ Workflows/ Genehmigungen konfiguriert. Die Genehmigung kann nur für Mitarbeiter gelten, die auf einen bestimmten Filter (Mitarbeitendenfilter) passen, oder für alle (Standard).

Testen

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"Als dieser Mitarbeiter anmelden"

Zum Testen der Konfiguration bietet sich die "Als dieser Mitarbeiter anmelden" auf der Profilseite eines Mitarbeiters an.