Urlaub nehmen oder Ausgleich beantragen

Urlaub oder Ausgleich beantragen/nehmen

Wir wollen erreichen, dass:

• jeder Mitarbeiter seinen Urlaub frei und konfliktfrei planen, nehmen und Energie tanken kann
• die Arbeit für unsere Kunden in gleichbleibender Qualität während der Urlaubszeit geleistet wird
• die vertretende Person oder das vertretende Team gut auf seine Aufgaben vorbereitet ist
• evtl. entstehende Interessenskonflikte fair und auf Augenhöhe gelöst werden
• möglichst wenig Zeit für Urlaubsfreigaben, Planung und evtl. Konfliktlösung aufgewendet wird

Wir wollen nicht erreichen, dass:

• Mitarbeiter ihren Urlaub nicht nehmen können.
• Planungskonflikte nicht fair gelöst werden können.
• Urlaubsplanung Konflikte uns davon abhalten, tolle Arbeit für unsere Kunden zu leisten.

Urlaubs- oder Ausgleichstage beantragen

Nebenabreden, auch wenn Sie mal existiert haben, sind ausgeschlossen. Urlaub und Ausgleich nur so beantragen und nie, never, niente, jamás anders…

• Unter Deinem Personio-Profil "Abwesenheiten" auswählen:

• Rechts oben auf "Abwesenheit beantragen":

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• Art der Abwesenheit, Zeitraum, Vertretung und Bemerkung (nur bei Ausgleichsurlaub, Geschäftsreise, Sonderurlaub) einfügen und beantragen:

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Status Deiner Urlaubs- & Ausgleichsanträge prüfen

Auf deiner Personio-Startseite unter "Meine offenen Anfragen" hast Du den Überblick über den Status deiner Anfrage.

Urlaubsanträge müssen von Deiner FFK und der Vertretung freigegeben werden.

Was kann jeder tun für "everybody happy holidays"?

Vorgesetzte, also Mitarbeitende mit Personalverantwortung

Bitte

• Bitte Urlaubsanträge innerhalb von 3 Tagen prüfen (Zeitraum, Projektbezug, Vertretung, etc.) und ggf. freigeben

Bitte nicht

• Urlaubsanträge länger als 3 Tage unbeantwortet lassen
• Leads/Operations in die Prüfung involvieren
• Urlaube außerhalb von Personio bestätigen oder anderweitig beantworten. Bitte den Mitarbeiter stattdessen auffordern, den Prozess einzuhalten, dies dokumentieren und kontrollieren
• Kein Urlaub ist verbindlich, solange er nicht über Personio beantragt ist. Es zählt ausschliesslich der vollständige (inkl. Vertretung) Antrag in Personio

Operations/HR

Bitte

• Bei Zugriffsproblematik diese beheben und systematisch lösen
• Mitarbeitende in der Nutzung von Personio unterstützen

Bitte nicht

• Urlaubswünsche besprechen, planen, beraten oder anderweitig den Prozess umgestalten
• Urlaube freigeben. Dies leistet im Konfliktfall (Vorgesetzter Abwesend, keine oder abwesende Vertretung) der Head

Heads

Bitte

• In der Rolle des nicht Vorgesetzten bei Urlaubsfragen immer an den Vorgesetzten verweisen

Bitte nicht

• Urlaubswünsche anstelle des Vorgesetzten besprechen, planen, beraten oder anderweitig den Prozess umgestalten

Mitarbeiter

Bitte

• Mit dem Team die eigene Vertretung organisieren
• Urlaubsanträge ausschliesslich und rechtzeitig (mindestens 3 Arbeitstage Vorlauf) inkl. Vertretung in Personio stellen
• Evtl. entstandene Konflikte ausschliesslich und direkt im ersten Gespräch mit dem direkten Kreis der Betroffenen (MA, Vorgesetzter, evtl. Klärungshelfer, evtl. Vertretung, Department-Head) führen
• Verbindlich sind ausschliesslich die in Personio hinterlegten Daten des Urlaubsantrages. Nicht etwa anderweitig geführte Listen

Bitte nicht

• Von Deinem Vorgesetzten eine Urlaubszusage außerhalb des bestehenden Prozesses erwarten
• „Drängeln“ oder einen Dritten in die Urlaubsfreigabe involvieren
• Von jemand Anderem als Deinem Vorgesetzten oder dessen Vertretung eine Urlaubsfreigabe erwarten oder andere Personen in die Planung Deines Urlaubswunsches einbeziehen

Antrag auf Ausgleichsanspruch

Bitte hier nachschlagen: https://wiki.parasol-island.com/Ausgleichsanspruch

Krankheit

Wenn ihr krankheitsbedingt nicht zur Arbeit kommen könnt oder aus einem anderen Grund arbeitsverhindert seid, meldet Euch bitte durch den folgenden Prozess ab. So stellen wir sicher, das Eure Kollegen informiert und der Buchhaltungs- und Administrations-Aufwand gering ist.

Danke euch und gute Besserung!

1. Die Krankmeldung muss zum frühestmöglichen Zeitpunkt, spätestens bis um 10.00 Uhr an dem Tag, an dem Du nicht erscheinen kannst, per Telefon/WhatsApp unverzüglich Deinem Vorgesetzten oder dem verantwortlichen Geschäftsführer mitgeteilt werden.
2. Bitte schreib außerdem eine Mail an personal@parasol-island.com, mit den Kolleg*innen, die Dich vertreten und deinem Teamlead in cc. So ist gewährleistet, dass deine Teamkollegen Bescheid wissen und ggf. Aufgaben umverteilt werden können.
3. Dabei sind insbesondere die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit und die vordringlich zu erledigenden Arbeiten wichtig!
4. Zum Schluss bitte die Krankentage in Personio erfassen.
   https://parasol.personio.de/

Dauert die Krankmeldung länger als 3 Tage, bedarf es einer AU, ausgestellt durch einen behandelnden Arzt.

Aus AU in Papierform wurde eAU; d.h. die Arztpraxis übermittelt die Krankmeldung direkt und elektronisch an die Krankenkasse. Es muss also kein Papier mehr eingereicht werden, weder bei der Krankenkasse noch beim Arbeitgeber. Das vereinfacht das Ganze sehr.

Sollte Eure Arztpraxis noch nicht an das eAU-System angebunden sein, bekommt Ihr die Krankmeldung, wie in der Vergangenheit, in Papierform ausgehändigt. Diese muss dann in Personio hochgeladen werden.

Dennoch:

Jeder ist verpflichtet, dem Arbeitgeber eine Mitteilung darüber zu geben, für welchen Zeitraum die eAU ausgestellt wurde. Die Krankmeldung fordert die Lohnbuchhaltung entsprechend für den Zeitraum bei der Krankenkasse an.

Bitte sendet diese Info per Mail an: personal@parasol-island.com

Im Falle von "Kind krank" muss der Kinderarzt ab Tag 1 eine Krankmeldung ausstellen. Die bekommt ihr weiterhin in der Praxis und in Papierform. Die Krankmeldung bitte innerhalb von 3 Werktagen in Personio hochladen. Wenn ihr trotz "Kind krank" z.B. im Home Office arbeitet benötigt ihr keine AU.

Auszug aus dem Arbeitsvertrag zur Arbeitsverhinderung:
§ 10 Arbeitsverhinderung

1. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber jede Arbeitsverhinderung unter Angabe des Grundes und ihre voraussichtliche Dauer zum frühestmöglichen Zeitpunkt, spätestens bis um 10.00 Uhr an dem Tag, an dem er nicht erscheinen kann, per Telefon unverzüglich mitzuteilen. Bei anstehenden Terminsachen hat der Arbeitnehmer auf vordringlich zu erledigende Arbeiten hinzuweisen.
2. Dauert die Arbeitsunfähigkeit im Falle der Erkrankung länger als drei Kalendertage, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber spätestens am darauf folgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer vorlegen. Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen.
3. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als in der Bescheinigung angegeben, so ist der Arbeitnehmer unabhängig von der Gesamtdauer der Arbeitsunfähigkeit verpflichtet, jeweils innerhalb von drei Tagen eine neue ärztliche Bescheinigung vorzulegen.
4. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, soweit berechtigter Anlass zur Annahme eines Eigen- bzw. Drittverschuldens an der Arbeitsunfähigkeit besteht, dem Arbeitgeber alle erforderlichen Auskünfte zu erteilen, um sich über den Umfang eines Eigenverschuldens oder aber die Möglichkeit eines gesetzlichen Forderungsübergangs von Schadensersatzansprüchen gegenüber Dritten die notwendige Gewissheit verschaffen zu können.
5. Der Arbeitnehmer tritt bereits jetzt etwaige Schadenersatzansprüche gegen Dritte an den Arbeitgeber ab, soweit er durch die Schädigung arbeitsunfähig wird, seitens des Arbeitgebers die Bezüge aber fortgezahlt werden. Die Abtretung ist begrenzt auf die Höhe der im Krankheitsfall zu leistenden Zahlungen.

Out of Office Reply

Ist Deine Abwesenheit in Personio genehmigt und vermerkt, stelle Dir bitte eine Out of Office Reply in GMail ein. Eine Vorlage findest Du hier:

"Thanks for your email.

I'm

() on holiday

( ) on a mission

( ) in meetings

( ) attending a conference

( ) ill

( ) other

I will be back in the office on XX.XX.XXXX.

Please take note that during this time incoming emails will

() not be read or forwarded

( ) read with a serious delay

If your email requires immediate attention, please contact our front desk

on +49 211 159220 0 or at frontdesk@parasol-island.com.

Thank you."