Meetings sind eine Kunst

Gute Meetings sind eine Kunst, genauso wie beispielsweise ein funktionierendes Design zu erarbeiten, beeindruckende Animationen zu erstellen oder mitreißende Filme zu produzieren. Und auch wenn in der Regel Producer*innen/Projektmanager*innen verantwortlich für ein Meeting sind, liegt es am Engagement jedes und jeder Teilnehmer*in, ob das Meeting effizient ist, die Meetingzeit wertvoll ist und ob das Ergebnis für alle Teilnehmer*innen befriedigend ist.

Das Führen produktiver Meetings ist eine häufig übersehene Fähigkeit, für die Du viel Dankbarkeit erfahren wirst!
Das Führen produktiver Meetings ist eine häufig übersehene Fähigkeit, für die Du viel Dankbarkeit erfahren wirst! Folgend ein paar grundlegende Regeln für jedes Meeting, von denen wir uns wünschen, dass diese ab sofort jeder in die Meetings einbringt, an denen er/sie teilnimmt:

Zeit

Alle regelmäßigen, internen Meetings (also alle Meetings ohne eine*n im Meeting anwesende*n Kund*in) werden ausschließlich in der Zeit zwischen 10:00 bis 12:00 und 14:00 bis 15:00 Uhr abgehalten.

Meetings mit anwesenden Kunden werden natürlich nach den Belangen und Wünschen der Kund*innen geplant und abgehalten. Briefings und Arbeitsgruppen (Peer programming, Co-Creation, etc.) verstehen wir als Teil der operativen Projektarbeit, die ebenfalls frei gelegt werden können.

Ziel des Meetings

Gebt immer das Ziel des Meetings (im Kalendereintrag) an, bzw. erwartet dieses vom Meeting Owner*in (Organisator*in). Geht es um eine Statusaktualisierung? um eine Entscheidungsfindung? Darum einen gemeinsamen Plan zu erarbeiten? Oder um ein Brainstorming? Oder eine Mischung?

Für ein produktives Gespräch und eine gute Moderation durch den/die Organisator*in ist es unumgänglich, dass die Teilnehmer*innen die gleiche Erwartungshaltungen haben. Sollte das Meeting mehreren Zielen dienen, so ist es die Aufgabe des Organisators / der Organisatorin, die einzelnen Abschnitte zu moderieren (Bsp. “Wir diskutieren die Qualität der Idee später, aktuell sind wir in der Brainstorming Phase...”).

Agenda

Allen Teilnehmer*innen sollte mindestens 12 Stunden im Voraus die Agenda des Meetings bekannt sein, um ggf. seine Agendapunkte noch unterbringen zu können. Dies gibt jedem/jeder die Möglichkeit, dass das Meeting auch “sein/ihr” Meeting ist und gibt dem Team die Möglichkeit, sich vorzubereiten.

Natürlich gibt es auch spontane Meetings. Diese sollte natürlich die gleiche Qualität haben, wie ein lange geplantes Meeting. Also einen Kalendereintrag, eine Agenda, etc. haben. Btw. wird so auch die Zeiterfassung einfacher, insbesondere wenn ihr die Projektnummer in den Meeting-Betreff schreibt.

Als Alternative könnt ihr versuchen, die Vorbereitung der einzelnen Teilnehmer*innen zum Teil des Meetings zu machen. Bsp. in den ersten 15 Minuten des Meetings.

Besetzung

Die richtige Besetzung eines Meetings ist eine Kunst für sich. Nichts ist ineffizienter als zu wenig, nicht die Richtigen oder zu viele Teilnehmer*innen. In der Regel folgen teils deckungsgleich besetzte Folgetermine usw.

Als Faustregel versuch es mit: Je mehr Teilnehmer*innen, desto kürzer das Meeting. Klingt unlogisch? Nein. Je mehr Teilnehmer*innen anwesend sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Teile des Meetings für den ein oder anderen Teilnehmer*innen unwesentlich sind. Organisiere lieber im Anschluss Klein- bzw. Arbeitsgruppen zu einzelnen Ergebnissen des großen Meetings (siehe “Länge und Tiefe”).

Wenn du unsicher bist, kannst du im Google Kalender Personen auch optional zu Meetings einladen. Sie können dann selbst entscheiden, ob sie Teil des Meetings sein möchten.

Länge und Tiefe

Wie häufig machst Du Meetings, die 10 oder 15 Minuten dauern? Probier es einmal aus, wenn das Ziel, die Agenda bekannt sind und die Besetzung und die Moderation stimmt, müsste das für viele Dinge reichen. Bei größeren Themen versuche so zu moderieren, dass Du genügend Puffer hast. Der Google Kalender gibt Dir hierfür gute Möglichkeiten (“Standarddauer” und “Schnelle Besprechungen”).

Wenn Du Dir wirklich Gedanken über die perfekte Länge und Tiefe des Meetings gemacht hast, kannst Du von Deinen Teilnehmern*innen auch einfordern, dass sie pünktlich und konzentriert sind und Mails und Handys beiseite legen.

Und sei achtsam, wenn das Meeting sein Ziel verlässt. Ein Statusmeeting ist nicht dafür da, dass Aufgaben oder Ideen im Detail diskutiert werden. Organisiere hierfür lieber einen gesonderten Termin oder definiere die Deadline und das Team, welches die Teilaufgabe erarbeitet und lasse sie sich autark organisieren.

Leader & Ergebnis

Jedes Meeting braucht, wie jedes Projekt etc. auch, eine*n Anführer*in (“Leader*in aka. Moderator*in”), der entscheidet, ob es Konsens gibt oder ob die Agenda erweitert oder gekürzt wird. Wenn der/die Organisator*in nicht anwesend ist, oder ein andere*r Moderator*in mehr Sinn macht, dann definiert ihr den/die Moderator*in als allererstes oder sagt das Meeting einfach ab.

Teilnehmer*innen haben oft konkurrierende Prioritäten, Standpunkte oder verschiedene Auffassungen und es gibt keine Möglichkeit, alle jederzeit zufriedenzustellen. Hör alle an, aber versuche gar nicht erst, es jedem/jeder Recht zu machen. Wenn keine Einigkeit erreicht werden kann, entscheidet der/die Moderator*in. Geht auf keinen Fall ohne konkretes Ergebnis aus der Diskussion! Du als Organisator*in hast Deinen eigenen Stil, Deine Meetings zu führen. Wenn es jemand anders machen möchte, dann steht es ihm bsp. offen, das nächste Meeting anzuführen.

In jedem Fall braucht es eine Dokumentation des Ergebnis (siehe “Ziel”), das kann ein kurzer Gesprächsbericht bzw. Entscheidungs-Report sein, Tickets in Asana oder einfach eine Mail mit stichwortartigen Sätzen, die man aus dem Kalendereintrag an alle Teilnehmer sendet.

Es ist morgen und Du sitzt im nächsten unproduktiven Meeting? Ein Meeting ohne proaktive, engagierte Moderation ist wirklich frustrierend. Du dachtest, es geht um eine Entscheidung und auf einmal bist Du in einem Brainstorming? Wenn Dir nicht klar ist, wer der/die Leader*in, was die Agenda und was das Ziel ist: Frag. Wenn Deine Frage nicht spontan beantwortet werden kann, brich das Meeting (für Dich) ab!

Du fühlst Dich schon allein bei dem Gedanken unwohl, aufzustehen und ein unproduktives Meeting zu verlassen? Stell Dir einmal vor, in dem gleichen Meeting sitzen 5 Personen 60 Minuten lang, denen es genauso geht…

Das perfekte Meeting ...

Das perfekte Meeting wird es wahrscheinlich nie, oder zumindest sehr sehr selten geben… Macht aber nichts, wenn jeder und jede von uns einfach nur versucht, jedes Meeting an dem er / sie teilnimmt, ein wenig besser, produktiver und wertvoller für sich, aber auch für seine Kolleg*innen zu machen, werden wir in kurzer Zeit tolle, gemeinsame Meetings Kultur- und Qualitäts- Fortschritte machen...