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| == '''Vorwort''' == | | ==Warum "Google Shared Drives"== |
| Eine neue Ära beginnt mit der Umstellung auf Google Drive. Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder nun die Möglichkeit immer und von überall auf den "Documents" Ordner ihres Projektes zuzugreifen. Der Umgang mit den anderen Projektordnern auf dem Fileserver funktioniert wie gewohnt. <br />
| | Mit Google Drive ermöglichen wir die sichere, flexible und transparente Dateiablage für alle Projekte.<br> |
| Wir möchten Euch bitten von nun an alle Daten, die Ihr bislang im Ordner "Documents" auf dem Fieserver abgelegt habt, nun im entsprechenden Documents-Ordner auf GoogleDrive abzulegen.
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| Vom Fileserver zu Google Drive und von Google Drive zum Projekt auf dem Fileserver sind jeweilige Directory Links angelegt (Cross-Verlinkung von Google Drive zum Fileserver und zurück). <br />
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| Alles Wichtige steht in der folgenden Anleitung:
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| Viel Spaß!
| | ==Auslegung / Sinn== |
| | Wir versprechen uns mit dem Einsatz von "Google Geteilte Ablagen" / "Google Shared drives" eine zukunftssichere, flexible und transparente Dateiablage herzustellen, die zudem unserem Anspruch an Datensicherheit und Datenhoheit entspricht.<br> |
| | Unser Anspruch ist, daß jedes Projektmitglied immer und überall (Flexibilität) Zugriff auf alle Projektdaten hat (Transparenz). |
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| == '''Neues Projekt anlegen''' == | | ==Abhängigkeiten== |
| * Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort '''automatisch''' auch ein '''Projekt-Ordner im GoogleDrive erstellt ('''Verzeichnisse auf Dateiserver anlegen = Ja).
| | ===Agentursoftware=== |
| * Dieser Ordner wird je nach '''Auswahl''' der '''Projektbeteiligten''' im GoogleDrive angelegt und '''freigegeben''' (Dazu versendet Google Drive eine entsprechende eMail).
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| * Bitte beim Anlegen des Projekts '''darauf achten''', dass alle Personen die Zugriff erhalten sollen auch in den Projekt-Basisdaten '''ausgewählt sind'''.
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| == '''Wo finde ich meinen Projekt Ordner''' ==
| | Google Shared Drives Freigaben werden über die Agentursoftware durch Hinzufügen von Team-Mitgliedern erteilt.<br> |
| * Die Projektordner findest du im Google Drive unter „Neu hinzugekommen“ (zusätzlich zum Projekt Ordner auf dem Fileserver "pslrsv10")
| | ===Google Meine Ablage / Google My Drive=== |
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| [[File:WoIstDerOrdner.png|948x948px]]<br />
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| == '''Welcher Speicherort wird wann benutzt?''' ==
| | Mit der Einführung von "Google Geteilte Ablage" / Google Shared Drives" haben wir die Nutzung von "Google Meine Ablage" / Google My Drive" abgeschafft.<br> |
| * Bitte benutze ab sofort den Projektordner "Documents" im Google Drive für das Daily Business
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| * Der Ordner "Documents" wird von nun an '''nur noch in Google Drive''' abgelegt.
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| * Alle anderen Dateien werden wie gewohnt auf dem Fileserver abgelegt.
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| * Je nach Bedarf könnt Ihr aber entscheiden, ob Ihr auch andere Daten via GoogleDrive ablegen und "teilen" wollt. Dies ist vor allem dann zu empfehlen, wenn einige Team-Mitglieder von Ausserhalb am Projekt arbeiten.
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| * Parasol OS wird "Eigentümer" aller GoogleDrive Projektordner und Dateien, diese Routine läuft einmal Nachts. Somit werden Eure eigenen GoogleDrive Accounts nicht mit den Projektdaten belastet.
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| == '''Individuelle "Documents"-Ordner-Struktur pro Department''' == | | ==Nutzungsbeschreibung== |
| * Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur der Ordners "Documents", derzeit wie folgt:
| | ===Allgemeine Hilfestellung=== |
| | [https://support.google.com/a/users/answer/9310156?hl=de Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden].<br> |
| | <br> |
| | [https://www.youtube.com/watch?v=7FVUe9cR4NA und hier eine Videoeinführung über die Vorteile der Google Suite.]<br> |
| | <br> |
| | Alle operativen Kundenprojekte aus der Agentursoftware werden in "Google Shared Drives" automatisch angelegt.<br> |
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| '''INT & SLANG:'''<br /> | | ===Sharing=== |
| "Documents" mit Subfoldern:
| | * Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, wird '''automatisch''' die Freigabe und Berechtigung vergeben. |
| * Concept | | * Manuell entfernte Berechtigungen für User, die in der Agentursoftware aktive sind werden beim nächsten speichern wieder hinzugefügt. |
| * Protocols | | * Zusätzlich können weitere Berechtigungen auf den kompletten Drive Projekt-Ordner oder auf einzelne Dateien vergeben werden. |
| * Timing
| | <br> |
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| '''ANM & FLM:'''<br />
| | ==Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten== |
| "Documents" mit Subfoldern:
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| * PPM-Booklet
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| * Concept
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| * Directors-Interpretation
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| * Timing
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| * Protocols
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| <br />
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| Ihr habt darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit weitere Ordner in Google Drive anzulegen und individuel freizugeben!<br />
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| == '''Sharing''' ==
| | [https://parasol.zendesk.com/hc/de/articles/360010070199-Google-Shared-Drives-Google-geteilte-Ablagen Anwendungsbeispiele Fragen und Antworten findest du hier im Parasol OS / Assist] |
| * Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden '''automatisch''' die Rechte vergeben.
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| * Zusätzlich bleibt immer noch die '''Möglichkeit''' Berechtigungen '''manuell''' im Google Drive zu ändern.
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| * User, die auf die Projektdaten in Google Drive keinen Zugriff mehr haben sollen müssen in Google Drive manuell entfernt werden.
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| <br />
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| [[File:Projektbeteiligte_1.png|453x453px]] | |
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| [[File:Projektbeteiligte_2.png|453x453px]]
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| <br />
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| == '''Achtung!''' ==
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| * Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive '''vererbt''' werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Unterordner und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!
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| * Wenn Ihr Eure Kunden über die Freigabe (Rechts-Klick auf Ordner oder Datei "Freigeben/Share") einen Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dateien geben wollt, so ist es aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, daß Ihr die Personen als User hinzufügt (Angabe der eMail-Adresse).
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| <br />
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| [[File:GD-Freigabe-ok.png|496×364px]]
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| * Die "Link zum Freigeben"-Funktion (mit einer Link-URL) ist '''öffentlich''', die URL kann also an jeden X-Beliebigen weitergeleitet werden. Das solltet Ihr also nach Möglichkeit aus Sicherheitsgründen vermeiden!
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| == '''Cross Verlinkung''' ==
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| Cross-Verlinkung von Google Drive zum Fileserver und zurück:
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| * Auf dem Fileserver im Projektordner befinden sich die Dateien Namens "GoogleDrive-Mac.webloc" (für MAC User) sowie "GoogleDrive-Win.url" (für PC User). EIn einfacher Doppelklick auf die Datei öffnet den Browser mit dem entsprechendem Google-Drive-Projekt
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| * in Google Drive befinden sich die Dateien "Fileserver-Mac.webloc" (für Mac User) sowie "Fileserver-Win.lnk" (für PC User):<br />
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| * Habt Ihr eine lokale Kopie von Google Drive auf Eurem System, so reicht ein einfacher Doppelklick auf die jeweilige Datei und der Fileserver wird vom Desktop entsprechend aufgerufen.
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| * Benutzt Ihr Google Drive lediglich über den Browser, so müsst Ihr die Datei zunächst herunterladen und dann Doppelklicken oder Ihr öffnet die Datei und kopiert den Link "smb://192.168.50.10/pslsrv10/Projects/10SEC15_INT14_DriveTest12" um dann anschließen mit dieser URL eine direkte Netzwerkverbindung herzustellen.
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| == '''Projektabschluss''' ==
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| * Nach dem Projektabschluss erhält der verantwortliche Projektmanager '''automatisch eine Email mit einem Link zu einer Projektabschlussseite.''' Dort wird man gebeten die Daten per "'''Knopf-Druck"''' vom Google Drive auf den Parasol Server 10 zu übertragen.
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| * Nach diesem Prozess '''verschwinden''' die Daten aus dem Google Drive und liegen nur noch lokal auf dem Parasol Server 10.
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| * Als '''nächsten Schritt '''wird man gebeten einen '''Termin zu Archivierung''' auszuwählen, welcher automatisch in deinem Kalender und des verantwortlichen Administrators (Peter) eingetragen wird.
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| * Dieser Termin kann '''jederzeit''' über den gleichen Link zur Projektabschlussseite auch wieder geändert werden.
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| [[File:psl_projektabschluss_01.png|400px]]
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Warum "Google Shared Drives"
[edit]Mit Google Drive ermöglichen wir die sichere, flexible und transparente Dateiablage für alle Projekte.
Wir versprechen uns mit dem Einsatz von "Google Geteilte Ablagen" / "Google Shared drives" eine zukunftssichere, flexible und transparente Dateiablage herzustellen, die zudem unserem Anspruch an Datensicherheit und Datenhoheit entspricht.
Unser Anspruch ist, daß jedes Projektmitglied immer und überall (Flexibilität) Zugriff auf alle Projektdaten hat (Transparenz).
Google Shared Drives Freigaben werden über die Agentursoftware durch Hinzufügen von Team-Mitgliedern erteilt.
Google Meine Ablage / Google My Drive
[edit]Mit der Einführung von "Google Geteilte Ablage" / Google Shared Drives" haben wir die Nutzung von "Google Meine Ablage" / Google My Drive" abgeschafft.
Nutzungsbeschreibung
[edit]Allgemeine Hilfestellung
[edit]Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden.
und hier eine Videoeinführung über die Vorteile der Google Suite.
Alle operativen Kundenprojekte aus der Agentursoftware werden in "Google Shared Drives" automatisch angelegt.
- Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, wird automatisch die Freigabe und Berechtigung vergeben.
- Manuell entfernte Berechtigungen für User, die in der Agentursoftware aktive sind werden beim nächsten speichern wieder hinzugefügt.
- Zusätzlich können weitere Berechtigungen auf den kompletten Drive Projekt-Ordner oder auf einzelne Dateien vergeben werden.
Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten
[edit]Anwendungsbeispiele Fragen und Antworten findest du hier im Parasol OS / Assist