Kendox DMS (Dokumenten Management System) - Revision history

Peter Norenkemper at 11:03, 6 May 2022

2022-05-06T11:03:57Z

← Older revision		Revision as of 11:03, 6 May 2022
Line 53:		Line 53:

	um in der indexierten Kendox Cloud Dokumente zu archivieren und bei Bedarf aufzurufen		um in der indexierten Kendox Cloud Dokumente zu archivieren und bei Bedarf aufzurufen

			=Debugging=

			====E-Mails werden nicht abgerufen====
			Services neu starten<br>
			* Kendox.BatchProcessingEmail.PI
			* Kendox.BatchProcessingEmail.CM
			* Kendox.BatchProcessingInfoShare.PI
			* Kendox.BatchProcessingInfoShare.CM

			====Stammdaten im Verifier fehlen====
			Koordinator neu starten. tbc.

Isabelle Vosdellen: Name von SartFix auf InfoShare geändert

2020-01-17T12:37:29Z

Name von SartFix auf InfoShare geändert

← Older revision		Revision as of 12:37, 17 January 2020
Line 1:		Line 1:
	== Warum Kendox? ==		==Warum Kendox?==
	Mit dem Kendox DMS nutzen wir ein zukunftsorientiertes, sicheres und vor allem zertifiziertes System für die verpflichtende dauerhafte Speicherung und Archivierung unserer Geschäftsvorgänge in der Finanzbuchhaltung.		Mit dem Kendox DMS nutzen wir ein zukunftsorientiertes, sicheres und vor allem zertifiziertes System für die verpflichtende dauerhafte Speicherung und Archivierung unserer Geschäftsvorgänge in der Finanzbuchhaltung.
	== Was wollen wir damit erreichen? ==		==Was wollen wir damit erreichen?==
	Wir machen damit einen großen Sprung in Richtung papierloses Office. Als Unternehmen sind wir verpflichtet unsere Geschäftsvorgänge mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Mit dem Kendox DMS geschieht dies in einem zertifiziertem System papierlos in der Cloud. <br>		Wir machen damit einen großen Sprung in Richtung papierloses Office. Als Unternehmen sind wir verpflichtet unsere Geschäftsvorgänge mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Mit dem Kendox DMS geschieht dies in einem zertifiziertem System papierlos in der Cloud. <br>
	Unser Anspruch ist es, jegliche Belege der Finanzbuchhaltung nicht mehr ausdrucken zu müssen sondern direkt und ausschließlich digital zu verarbeiten und zu archivieren.		Unser Anspruch ist es, jegliche Belege der Finanzbuchhaltung nicht mehr ausdrucken zu müssen sondern direkt und ausschließlich digital zu verarbeiten und zu archivieren.
	== Abhängigkeiten ==		==Abhängigkeiten==
	=== Das Kendox DMS - System ===		===Das Kendox DMS - System===
	Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen werden in der Cloud digital verwaltet, indexiert und archiviert.		Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen werden in der Cloud digital verwaltet, indexiert und archiviert.

	=== Eingangsrechnungen und andere Belege als PDF ===		===Eingangsrechnungen und andere Belege als PDF===
	Mit der Einführung des Kendox DMS müssen uns alle Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter ihre Leistungen in digitaler Form (als PDF) in Rechnung stellen:		Mit der Einführung des Kendox DMS müssen uns alle Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter ihre Leistungen in digitaler Form (als PDF) in Rechnung stellen:
	* mailto:accounting@parasol-island.com
	* nur 1 Rechnung pro eMail als PDF in der Anlage
	* idealerweise pro Projekt eine Rechnung

	=== Information an Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter ===		*mailto:accounting@parasol-island.com
			*nur 1 Rechnung pro eMail als PDF in der Anlage
			*idealerweise pro Projekt eine Rechnung

			===Information an Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter===
	Neue Partner müssen bei einer Beauftragung darüber informiert werden, daß wir nur noch Rechnungen in digitaler Form akzeptieren. Hier findet ihr dazu das Info-Anschreiben, welches Ihr gerne an euren Auftragnehmer bei der Beauftragung weiterleitet:<br>		Neue Partner müssen bei einer Beauftragung darüber informiert werden, daß wir nur noch Rechnungen in digitaler Form akzeptieren. Hier findet ihr dazu das Info-Anschreiben, welches Ihr gerne an euren Auftragnehmer bei der Beauftragung weiterleitet:<br>

	[[:File:Lieferantenanschreiben_elektronische_RGs.pdf]]<br>		[[:File:Lieferantenanschreiben_elektronische_RGs.pdf]]<br>
	Beachtet dabei bitte folgendes:<br>		Beachtet dabei bitte folgendes:<br>
	~~# Bitte nur 1 Rechnungs-PDF per eMail an accounting@parasol-island.com senden~~
	~~# Im Idealfall wird vom Lieferanten auch pro Projekt eine separate Rechnung geschrieben~~

	=== Belege möglichst ohne handschriftliche Anmerkungen ===		#Bitte nur 1 Rechnungs-PDF per eMail an accounting@parasol-island.com senden
			#Im Idealfall wird vom Lieferanten auch pro Projekt eine separate Rechnung geschrieben

			===Belege möglichst ohne handschriftliche Anmerkungen===
	Damit das System alle Informationen aus dem Beleg automatisch erkennen und lesen kann sind handschriftliche Anmerkungen oder Ergänzungen möglichst zu vermeiden.		Damit das System alle Informationen aus dem Beleg automatisch erkennen und lesen kann sind handschriftliche Anmerkungen oder Ergänzungen möglichst zu vermeiden.

	=== Belege ohne Überlappung relevanter Inhalte ===		===Belege ohne Überlappung relevanter Inhalte===
	Es kommt vor, dass relevante Inhalte der Rechnung zum Beispiel mit anderen Dokumenten (zB Quittung) überlappt werden. Stellt bitte sicher, dass dies nicht passiert.		Es kommt vor, dass relevante Inhalte der Rechnung zum Beispiel mit anderen Dokumenten (zB Quittung) überlappt werden. Stellt bitte sicher, dass dies nicht passiert.
	=== Agentursoftware ===		===Agentursoftware===
	Unsere Agentursoftware ist mit dem Kendox DMS verknüpft. Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen sind in der Agentursoftware (nach wie vor) projektbezogen abgelegt. Sie werden automatisch mit allen relevanten Informationen in das Kendox DMS übertragen und archiviert.		Unsere Agentursoftware ist mit dem Kendox DMS verknüpft. Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen sind in der Agentursoftware (nach wie vor) projektbezogen abgelegt. Sie werden automatisch mit allen relevanten Informationen in das Kendox DMS übertragen und archiviert.

	=== Barauslagen ===		===Barauslagen===
	Mit der Einführung des Kendox DMS ändert sich auch die Abrechnug von Barauslagen:<br>		Mit der Einführung des Kendox DMS ändert sich auch die Abrechnug von Barauslagen:<br>
	* Ab sofort werden eure Barauslagen für Bewirtungen, Taxi, etc. nur noch per Überweisung an euch ausgezahlt.
	* Die Vorlagen für Eure Barauslagen verwendet ihr ab sofort nur noch digital.		*Ab sofort werden eure Barauslagen für Bewirtungen, Taxi, etc. nur noch per Überweisung an euch ausgezahlt.
	* Beleg abfotografieren und in Vorlage platzieren - Vorlage ausfüllen - als PDF drucken und einzeln an accounting@parasol-island.com senden.		*Die Vorlagen für Eure Barauslagen verwendet ihr ab sofort nur noch digital.
	* Originalbeleg bitte sicherheitshalber 6 Wochen im Original aufbewahren.		*Beleg abfotografieren und in Vorlage platzieren - Vorlage ausfüllen - als PDF drucken und einzeln an accounting@parasol-island.com senden.
	* Die Vorlagen für die jeweiligen Belegtypen (Bewirtung, Taxi, etc.) sind um die Angaben IBAN und BIC erweitert worden, die ihr bitte mit angebt.		*Originalbeleg bitte sicherheitshalber 6 Wochen im Original aufbewahren.
			*Die Vorlagen für die jeweiligen Belegtypen (Bewirtung, Taxi, etc.) sind um die Angaben IBAN und BIC erweitert worden, die ihr bitte mit angebt.

	'''Bitte verwendet hierzu immer die hier abgelegten Vorlagen: [https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/?ftv=1&folder=0AHoZcca7O4bGUk9PVA&tgif=d Google Drive Abrechnungsvorlagen]'''<br>		'''Bitte verwendet hierzu immer die hier abgelegten Vorlagen: [https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/?ftv=1&folder=0AHoZcca7O4bGUk9PVA&tgif=d Google Drive Abrechnungsvorlagen]'''<br>

	== Nutzung ==		==Nutzung==
	In der Anwendung nutzen wir im Wesentlichen 2 Kendox Applikationen:		In der Anwendung nutzen wir im Wesentlichen 2 Kendox Applikationen:
	# Kendox Verifier
			#Kendox Verifier

	um Eingangsrechnungen automatisch zu erkennen und zuzuordnen. Bei Bedarf finden hier manuelle Korrekturen statt.		um Eingangsrechnungen automatisch zu erkennen und zuzuordnen. Bei Bedarf finden hier manuelle Korrekturen statt.
	# Kendox ~~Smartfix~~
			#Kendox InfoShare

	um in der indexierten Kendox Cloud Dokumente zu archivieren und bei Bedarf aufzurufen		um in der indexierten Kendox Cloud Dokumente zu archivieren und bei Bedarf aufzurufen

Joachim Kammer: /* Information an Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter */

2019-11-12T15:38:34Z

Information an Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter

← Older revision		Revision as of 15:38, 12 November 2019
Line 20:		Line 20:
	Beachtet dabei bitte folgendes:<br>		Beachtet dabei bitte folgendes:<br>
	# Bitte nur 1 Rechnungs-PDF per eMail an accounting@parasol-island.com senden		# Bitte nur 1 Rechnungs-PDF per eMail an accounting@parasol-island.com senden
	# Im Idealfall wird vom Lieferanten auch pro Projekt eine Rechnung geschrieben		# Im Idealfall wird vom Lieferanten auch pro Projekt eine separate Rechnung geschrieben

	=== Belege möglichst ohne handschriftliche Anmerkungen ===		=== Belege möglichst ohne handschriftliche Anmerkungen ===

Joachim Kammer: /* Information an Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter */

2019-11-12T15:37:28Z

Information an Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter

← Older revision		Revision as of 15:37, 12 November 2019
Line 17:		Line 17:
	Neue Partner müssen bei einer Beauftragung darüber informiert werden, daß wir nur noch Rechnungen in digitaler Form akzeptieren. Hier findet ihr dazu das Info-Anschreiben, welches Ihr gerne an euren Auftragnehmer bei der Beauftragung weiterleitet:<br>		Neue Partner müssen bei einer Beauftragung darüber informiert werden, daß wir nur noch Rechnungen in digitaler Form akzeptieren. Hier findet ihr dazu das Info-Anschreiben, welches Ihr gerne an euren Auftragnehmer bei der Beauftragung weiterleitet:<br>

	[[:File:Lieferantenanschreiben_elektronische_RGs.pdf]]		[[:File:Lieferantenanschreiben_elektronische_RGs.pdf]]<br>
			Beachtet dabei bitte folgendes:<br>
			# Bitte nur 1 Rechnungs-PDF per eMail an accounting@parasol-island.com senden
			# Im Idealfall wird vom Lieferanten auch pro Projekt eine Rechnung geschrieben

	=== Belege möglichst ohne handschriftliche Anmerkungen ===		=== Belege möglichst ohne handschriftliche Anmerkungen ===

Joachim Kammer: /* Belege möglichst ohne handschriftliche Anmerkungen */

2019-11-08T10:15:34Z

Belege möglichst ohne handschriftliche Anmerkungen

← Older revision		Revision as of 10:15, 8 November 2019
Line 20:		Line 20:

	=== Belege möglichst ohne handschriftliche Anmerkungen ===		=== Belege möglichst ohne handschriftliche Anmerkungen ===
	Damit das System alle Informationen aus dem ~~beleg~~ automatisch erkennen und lesen kann sind handschriftliche Anmerkungen oder Ergänzungen möglichst zu vermeiden.		Damit das System alle Informationen aus dem Beleg automatisch erkennen und lesen kann sind handschriftliche Anmerkungen oder Ergänzungen möglichst zu vermeiden.

	=== Belege ohne Überlappung relevanter Inhalte ===		=== Belege ohne Überlappung relevanter Inhalte ===

Joachim Kammer: /* Eingangsrechnungen und andere Belege als PDF */

2019-11-08T10:15:06Z

Eingangsrechnungen und andere Belege als PDF

← Older revision		Revision as of 10:15, 8 November 2019
Line 9:		Line 9:

	=== Eingangsrechnungen und andere Belege als PDF ===		=== Eingangsrechnungen und andere Belege als PDF ===
	Mit der Einführung des Kendox DMS müssen uns alle Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter ihre Leistungen in digitaler Form (als PDF) in Rechnung stellen.		Mit der Einführung des Kendox DMS müssen uns alle Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter ihre Leistungen in digitaler Form (als PDF) in Rechnung stellen:
			* mailto:accounting@parasol-island.com
			* nur 1 Rechnung pro eMail als PDF in der Anlage
			* idealerweise pro Projekt eine Rechnung

	=== Information an Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter ===		=== Information an Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter ===
	Neue Partner müssen bei einer Beauftragung darüber informiert werden, daß wir nur noch Rechnungen in digitaler Form akzeptieren. Hier findet ihr dazu das Info-Anschreiben, welches Ihr gerne an euren Auftragnehmer bei der Beauftragung weiterleitet:<br>		Neue Partner müssen bei einer Beauftragung darüber informiert werden, daß wir nur noch Rechnungen in digitaler Form akzeptieren. Hier findet ihr dazu das Info-Anschreiben, welches Ihr gerne an euren Auftragnehmer bei der Beauftragung weiterleitet:<br>

Joachim Kammer: /* Abhängigkeiten */

2019-11-07T14:42:33Z

Abhängigkeiten

← Older revision		Revision as of 14:42, 7 November 2019
Line 15:		Line 15:
	[[:File:Lieferantenanschreiben_elektronische_RGs.pdf]]		[[:File:Lieferantenanschreiben_elektronische_RGs.pdf]]

			=== Belege möglichst ohne handschriftliche Anmerkungen ===
			Damit das System alle Informationen aus dem beleg automatisch erkennen und lesen kann sind handschriftliche Anmerkungen oder Ergänzungen möglichst zu vermeiden.

			=== Belege ohne Überlappung relevanter Inhalte ===
			Es kommt vor, dass relevante Inhalte der Rechnung zum Beispiel mit anderen Dokumenten (zB Quittung) überlappt werden. Stellt bitte sicher, dass dies nicht passiert.
	=== Agentursoftware ===		=== Agentursoftware ===
	Unsere Agentursoftware ist mit dem Kendox DMS verknüpft. Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen sind in der Agentursoftware (nach wie vor) projektbezogen abgelegt. Sie werden automatisch mit allen relevanten Informationen in das Kendox DMS übertragen und archiviert.		Unsere Agentursoftware ist mit dem Kendox DMS verknüpft. Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen sind in der Agentursoftware (nach wie vor) projektbezogen abgelegt. Sie werden automatisch mit allen relevanten Informationen in das Kendox DMS übertragen und archiviert.

Joachim Kammer: /* Abhängigkeiten */

2019-11-06T19:12:43Z

Abhängigkeiten

← Older revision		Revision as of 19:12, 6 November 2019
Line 17:		Line 17:
	=== Agentursoftware ===		=== Agentursoftware ===
	Unsere Agentursoftware ist mit dem Kendox DMS verknüpft. Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen sind in der Agentursoftware (nach wie vor) projektbezogen abgelegt. Sie werden automatisch mit allen relevanten Informationen in das Kendox DMS übertragen und archiviert.		Unsere Agentursoftware ist mit dem Kendox DMS verknüpft. Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen sind in der Agentursoftware (nach wie vor) projektbezogen abgelegt. Sie werden automatisch mit allen relevanten Informationen in das Kendox DMS übertragen und archiviert.

			=== Barauslagen ===
			Mit der Einführung des Kendox DMS ändert sich auch die Abrechnug von Barauslagen:<br>
			* Ab sofort werden eure Barauslagen für Bewirtungen, Taxi, etc. nur noch per Überweisung an euch ausgezahlt.
			* Die Vorlagen für Eure Barauslagen verwendet ihr ab sofort nur noch digital.
			* Beleg abfotografieren und in Vorlage platzieren - Vorlage ausfüllen - als PDF drucken und einzeln an accounting@parasol-island.com senden.
			* Originalbeleg bitte sicherheitshalber 6 Wochen im Original aufbewahren.
			* Die Vorlagen für die jeweiligen Belegtypen (Bewirtung, Taxi, etc.) sind um die Angaben IBAN und BIC erweitert worden, die ihr bitte mit angebt.
			'''Bitte verwendet hierzu immer die hier abgelegten Vorlagen: [https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/?ftv=1&folder=0AHoZcca7O4bGUk9PVA&tgif=d Google Drive Abrechnungsvorlagen]'''<br>

	== Nutzung ==		== Nutzung ==

Joachim Kammer: /* Nutzung */

2019-11-05T12:17:38Z

Nutzung

← Older revision		Revision as of 12:17, 5 November 2019
Line 19:		Line 19:

	== Nutzung ==		== Nutzung ==
			In der Anwendung nutzen wir im Wesentlichen 2 Kendox Applikationen:
			# Kendox Verifier
			um Eingangsrechnungen automatisch zu erkennen und zuzuordnen. Bei Bedarf finden hier manuelle Korrekturen statt.
			# Kendox Smartfix
			um in der indexierten Kendox Cloud Dokumente zu archivieren und bei Bedarf aufzurufen

Joachim Kammer: /* Agentursoftware */

2019-11-05T12:12:54Z

Agentursoftware

← Older revision		Revision as of 12:12, 5 November 2019
Line 15:		Line 15:
	[[:File:Lieferantenanschreiben_elektronische_RGs.pdf]]		[[:File:Lieferantenanschreiben_elektronische_RGs.pdf]]

	=== Agentursoftware ===		=== Agentursoftware ===
			Unsere Agentursoftware ist mit dem Kendox DMS verknüpft. Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen sind in der Agentursoftware (nach wie vor) projektbezogen abgelegt. Sie werden automatisch mit allen relevanten Informationen in das Kendox DMS übertragen und archiviert.

	== Nutzung ==		== Nutzung ==