HR Handling - Revision history

Merle.muss@parasol-island.com: /* Best Practice sobald der Arbeitsvertrag signiert ist */

2025-05-13T08:35:51Z

Best Practice sobald der Arbeitsvertrag signiert ist

← Older revision		Revision as of 08:35, 13 May 2025
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	#Die Lohnbuchhaltung erhält die abrechnungsrelevanten Daten automatisch über Personio und pflegt diese in DATEV ein		#Die Lohnbuchhaltung erhält die abrechnungsrelevanten Daten automatisch über Personio und pflegt diese in DATEV ein
	#Da Personio eine Schnittstelle zu OS/ besitzt, werden alle neuen Mitarbeitenden automatisch hinzugefügt		#Da Personio eine Schnittstelle zu OS/ besitzt, werden alle neuen Mitarbeitenden automatisch hinzugefügt
	#Arbeitsbeginn vorbereiten, insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ~~ASANA~~ informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]		#Arbeitsbeginn vorbereiten, insbesondere die verantwortlichen Kollegen via awork informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]
	##HR legt ein ~~ASANA~~ Ticket in PSLHR Personaldministration für Peter und das Frontoffice an. Benötigte Infos: Name, Eintrittsdatum, Position, Standort, Zugangsdaten. Bei Rückfragen kommt Peter auf die jeweilige Führungskraft zu		##HR legt ein awork-Ticket in PSLHR Personaldministration für Peter und das Frontoffice an. Benötigte Infos: Name, Eintrittsdatum, Position, Standort, Zugangsdaten. Bei Rückfragen kommt Peter auf die jeweilige Führungskraft zu
	##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)		##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
	##Welcome Letter wird von Peter vorbereitet. Er kümmert sich ebenfalls um die benötigte Hardware		##Welcome Letter wird von Peter vorbereitet. Er kümmert sich ebenfalls um die benötigte Hardware
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	#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt		#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt
	#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren		#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren
	#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''~~ASANA~~ Ticket ~~[[Asana]]~~''' informieren		#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''Ticket in awork''' informieren
	#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen		#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen
	#Kommunikation im Under one Parasol des Monats		#Kommunikation im Under one Parasol des Monats

Merle.muss@parasol-island.com at 13:56, 9 September 2024

2024-09-09T13:56:14Z

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 == Best Practice Erstkontakt ==
 #Digitale '''Bewerbungen''' landen über das Webformular direkt in Personio unter der jeweiligen ausgeschriebenen Stelle als "neue Bewerbung". Die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichteten Nachrichten, erscheinen unter "zuzuweisende Nachrichten". Um die Bearbeitung dieser Nachrichten kümmert sich unser [[HR Department]]
 #Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten. HR ordnet diese dann einer ausgeschriebenen Stelle zu
 #Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
-#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Der verantwortliche "Fachkreis" wird für den/die jeweiligen Bewerber*in freigegeben und kann die Bewerbung ebenfalls sichten und Feedback kommentieren
+#Bei positiver Bewertung durch HR wird ein erstes Catch-up vereinbart. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über  HR und die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.)
-##Bewerbungen von Freelancern/FMAs oder Initiativbewerbungen sind für alle Führungskraft + HR freigeschaltet. Solltet Ihr also auf der Suche nach einem neuen FMA sein, schaut gerne in die jeweilige Stelle ("Freelancer Pool" oder "Initiativbewerbung") in Personio rein
+#Dieses Catch-up erfolgt nur durch HR und dient zum ersten, lockeren Kennenlernen. Der Bewerber soll uns und die Position kennenlernen und wir wollen den Bewerbenden besser kennenlernen. Hier führt der Bewerbende durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen und erläutert seine Motivation
 #Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Feedback über das Kommentarfeld direkt in Personio ein. Dieses Feedback löst bei Personio eine automatische Mail aus, welche an HR versendet wird - jeder Interaktion mit dem Recruiting-Tool durch Fachkollegen oder Bewerbern, wird HR direkt im Mailfach angezeigt
-#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über  HR und die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.) in Absprache mit der fachverantwortlichen Person
+#HR koordiniert in Absprache mit dem Fachkreis ein zweites Kennenlernen, welches entweder mit dem Fachkreis und HR oder nur mit dem Fachkreis stattfindet. Ebenfalls wird HR jegliche weitere Koordination im Bewerbungsprozess übernehmen
 Wollt Ihr den Bewerber für ein persönliches Kennenlernen ins Büro einladen und er von weiter weg kommen und somit ein Flug nötig sein, werden Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über das Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen/Name und alle nötigen Details in der Mail. Diese Buchung wird nur von HR angefragt!
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 Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.
-#Nach Durchführung des ersten Bewerbungsgesprächs, geben HR sowie FK ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein
+#Nach Durchführung des ersten Bewerbungsgesprächs, gibt HR ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein
 #Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage. Hierbei setzt HR den Bewerber auf "abgelehnt" und schickt anschließend die Mail an den Bewerbenden raus
-#Bei positiver Bewertung findet ein zweites Interview statt. Der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "zweites Interview" verschoben.
+#Bei positiver Bewertung findet ein zweites Interview mit dem Fachkreis statt. Der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "zweites Interview" verschoben
 #HR gibt dem Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das zweite Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio und HR, nicht über den privaten Mailverkehr
 #Das zweite Interview, führt der zuständige GF/Lead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL
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 == Best Practice Onboarding ==
-folgt [[Onboarding]]
+Alle Infos zum [[Onboarding]] findest Du hier. Unter folgendem Link findest Du alle Infos zum Ablauf: [[Onboarding-Ablauf]]
 == Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen ==

Merle.muss@parasol-island.com at 13:01, 23 July 2024

2024-07-23T13:01:57Z

← Older revision		Revision as of 13:01, 23 July 2024
Line 40:		Line 40:
	#Bei Einigung: Unterschrift zweier GFs und Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder in Persona im Büro		#Bei Einigung: Unterschrift zweier GFs und Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder in Persona im Büro
	Hinweis: Da Arbeitsverträge immer im Original unterschrieben werden müssen, erfolgt die erste Signatur, falls ein Treffen im Büro nicht möglich ist, meist über DocuSign. Die Originale Unterschrift wird im Anschluss, vor Arbeitsantritt, nachgeholt.		Hinweis: Da Arbeitsverträge immer im Original unterschrieben werden müssen, erfolgt die erste Signatur, falls ein Treffen im Büro nicht möglich ist, meist über DocuSign. Die Originale Unterschrift wird im Anschluss, vor Arbeitsantritt, nachgeholt.

			'''<u>WICHTIG:</u>''' Sollte es zu einem Probearbeiten kommen, muss der Bewerber immer (!) eine NDA unterschreiben. Die Vorlage findet Ihr [[NDA und Rahmenvertrag Docusign\|hier]].

	==Best Practice zu HR Vertragsangelegenheiten==		==Best Practice zu HR Vertragsangelegenheiten==

Merle.muss@parasol-island.com: /* Best Practice Erstkontakt */

2024-07-23T08:07:03Z

Best Practice Erstkontakt

Merle.muss@parasol-island.com: /* Best Practice zu oder nach dem Einstellungsgespräch: */

2024-07-18T12:24:56Z

Best Practice zu oder nach dem Einstellungsgespräch:

Show changes

Merle.muss@parasol-island.com: /* Best Practice Erstkontakt */

2024-07-18T11:50:07Z

Best Practice Erstkontakt

← Older revision		Revision as of 11:50, 18 July 2024
Line 1:		Line 1:
	=Best Practice Erstkontakt=		=Best Practice Erstkontakt=
	#Digitale '''Bewerbungen''' landen über das Webformular direkt in Personio~~, ebenso wie die~~ an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichteten Nachrichten~~. Je nach Bewerbung~~ erscheinen ~~diese entweder~~ unter "zuzuweisende Nachrichten~~" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der ausgeschriebenen Position als "neue Bewerbung~~".		#Digitale '''Bewerbungen''' landen über das Webformular direkt in Personio unter der jeweiligen ausgeschriebenen Stelle als "neue Bewerbung". Die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichteten Nachrichten, erscheinen unter "zuzuweisende Nachrichten". Um die Bearbeitung dieser Nachrichten kümmert sich unser [[HR Department]]
	#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten. HR ordnet diese dann einer ausgeschriebenen Stelle~~/Initiativ~~ zu.		#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten. HR ordnet diese dann einer ausgeschriebenen Stelle zu
	#Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil".		#Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
	#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. ~~Die Stellen werden~~ in ~~Personio generell direkt einem Fachkreis zugewiesen, der proaktiv~~ die ~~Bewerbungen~~ sichten ~~kann~~ und ~~sein~~ Feedback ~~dazu abgibt~~.		#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Der verantwortliche "Fachkreis" wird für den/die jeweiligen Bewerber*in freigegeben und kann die Bewerbung ebenfalls sichten und Feedback kommentieren
	#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Feedback über das Kommentarfeld direkt in Personio ein. Dieses Feedback löst bei Personio eine automatische Mail aus, welche an ~~die~~ HR versendet wird - jeder Interaktion mit dem Recruiting Tool durch Fachkollegen oder Bewerbern, wird ~~der~~ HR direkt im Mailfach angezeigt.		##Bewerbungen von Freelancern/FMAs oder Initiativbewerbungen sind für alle Führungskraft + HR freigeschaltet. Solltet Ihr also auf der Suche nach einem neuen FMA sein, schaut gerne in die jeweilige Stelle ("Freelancer Pool" oder "Initiativbewerbung") in Personio rein
	#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.)~~, sodass~~ der ~~Fachkreis oder HR Teammitglieder jederzeit selbständig darauf zugreifen können.~~		#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Feedback über das Kommentarfeld direkt in Personio ein. Dieses Feedback löst bei Personio eine automatische Mail aus, welche an HR versendet wird - jeder Interaktion mit dem Recruiting-Tool durch Fachkollegen oder Bewerbern, wird HR direkt im Mailfach angezeigt
	#Das Erstgespräch erfolgt meist ~~mit~~ HR ~~sowie~~ einer FK und dient ~~zur~~ ersten ~~Einschätzung der fachlichen Kenntnisse~~. Der Bewerber ~~führt~~ durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.		#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über HR und die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.) in Absprache mit der fachverantwortlichen Person
	#Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail		#Das Erstgespräch erfolgt meist durch HR und einer fachverantwortlichen Person und dient zum ersten, lockeren Kennenlernen. Der Bewerber soll uns und die Position kennenlernen und wir wollen den Bewerbenden besser kennenlernen. Hier für der Bewerbende durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen und erläutert seine Motivation
			Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über das Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail. Diese Buchung wird nur von HR angefragt.

	In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.		In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.
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	Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.		Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.

	Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom ~~daily business~~ abhält!		Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom Daily-Business abhält!

	Also trotz Projektstress höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.		Also trotz Projektstress höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.

	Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.		Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.
			#Nach Durchführung des ersten Bewerbungsgesprächs, geben HR sowie FK ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein
			#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage. Hierbei setzt HR den Bewerber auf "abgelehnt" und schickt anschließend die Mail an den Bewerbenden raus
			#Bei positiver Bewertung findet ein zweites Interview statt. Der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "zweites Interview" verschoben.
	#Nach Durchführung des ~~1ten~~ Bewerbungsgesprächs, geben HR sowie FK ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein		#HR gibt Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das zweite Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio und HR, nicht über den privaten Mailverkehr
	#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage~~, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der~~ Bewerber ~~wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status~~ "abgelehnt" ~~verschoben.~~		#Das zweite Interview, führt der zuständige GF/Lead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL
	#Bei positiver Bewertung findet ein ~~2tes~~ Interview statt~~, der~~ Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "~~2tes~~ Interview" verschoben.		#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist
	#HR gibt Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das ~~2te~~ Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio, nicht über privaten Mailverkehr.		#GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt
	#Das ~~2te~~ Interview, führt der zuständige GF/~~Tead~~/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL.		#Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält
	#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist.		#Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen
	#GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.		#Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein
	#Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.		#Bei negativer Bewertung erfolgt auch hier innerhalb einer Woche eine Absage. Hierbei setzt HR den Bewerber auf "abgelehnt" und schickt anschließend die Mail an den Bewerbenden raus
	#Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.		#Nach positiv verlaufendem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage
	#Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein.		#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten\|Vertragsangelegenheiten]] / der erstellte Vertragsentwurf wird durch HR via Mail(pdf) über Personio direkt an den Bewerber oder an GF/Teamleiter versendet, die den Vertragsentwurf weiterleiten
	#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage~~, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der~~ Bewerber ~~wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status~~ "abgelehnt" ~~verschoben.~~		#Bei Änderungen: Erneute Verhandlung!
	#Nach positiv ~~verlaufenem~~ 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.		#Bei Einigung: Unterschrift zweier GFs und Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder in Persona im Büro
	#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten\|Vertragsangelegenheiten]] / der erstellte Vertragsentwurf wird durch HR via Mail(pdf) direkt an den Bewerber oder an GF/Teamleiter versendet, die den Vertragsentwurf weiterleiten.		Hinweis: Da Arbeitsverträge immer im Original unterschrieben werden müssen, erfolgt die erste Signatur, falls ein Treffen im Büro nicht möglich ist, meist über DocuSign. Die Originale Unterschrift wird im Anschluss, jedoch vor Arbeitsantritt, nachgeholt.
	#Bei Änderungen: ~~erneute~~ Verhandlung!
	#Bei Einigung: Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder ~~direkt~~ über ~~Personio~~.

	==Best Practice zu oder nach dem Einstellungsgespräch:==		==Best Practice zu oder nach dem Einstellungsgespräch:==
Line 56:		Line 55:
	*''Urlaubstage''		*''Urlaubstage''
	*''Position''		*''Position''
	*''Positions-Beschreibung''		*''Positions-Beschreibung (3 Stichpunkte reichen)''
	*''Kündigungsfrist''		*''Kündigungsfrist''
	*''Definition Zusatzleistungen''		*''Definition Zusatzleistungen''
			Im Anschluss: Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.
	#Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.


	~~Als Inspiration um ein wenig zu Parasol erzählen zu können, könnt ihr folgende Bewerber Keynote als Basis verwenden:~~

	~~https://drive.google.com/open?id=1KWcXRXWdoVvIHzDWNsADWF_ZsM0R1rGr~~

	==Best Practice sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==		==Best Practice sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==

Merle.muss@parasol-island.com: /* Verantwortlich Karsten Schöppy (karsten.schoeppy@parasol-island.com) */

2024-07-16T08:34:29Z

Verantwortlich Karsten Schöppy (karsten.schoeppy@parasol-island.com)

← Older revision		Revision as of 08:34, 16 July 2024
Line 129:		Line 129:
	==Verantwortlich HR==		==Verantwortlich HR==

	#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt ~~Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)~~		#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt
	#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.		#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.
	~~#{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} informieren (Austritt, Resturlaub, Abfindung, etc.) und Eintrag in Gehaltsliste!~~
	#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''ASANA Ticket [[Asana]]''' informieren.		#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''ASANA Ticket [[Asana]]''' informieren.
	#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.		#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.
	~~#Susanne informieren wegen Bahncard ggf.~~
	~~#Info an Karsten/Susanne ggf., um Direktversicherung zu kündigen.~~
	~~#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.~~
	#Kommunikation im IMMM des Monats.		#Kommunikation im IMMM des Monats.

	~~==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==~~

	~~#Abmeldung DATEV~~
	~~#Formular Bescheinigung für Arbeitsagentur~~
	~~#Archivierung der analogen Ordner~~

	==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==		==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==

Merle.muss@parasol-island.com: /* Verantwortlich HR */

2024-03-06T08:17:49Z

Verantwortlich HR

← Older revision		Revision as of 08:17, 6 March 2024
Line 138:		Line 138:
	#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.		#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
	#Kommunikation im IMMM des Monats.		#Kommunikation im IMMM des Monats.
	~~#Interne Meldestelle~~

	==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==		==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==

Merle.muss@parasol-island.com: /* Verantwortlich HR */

2024-03-06T08:17:21Z

Verantwortlich HR

← Older revision		Revision as of 08:17, 6 March 2024
Line 138:		Line 138:
	#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.		#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
	#Kommunikation im IMMM des Monats.		#Kommunikation im IMMM des Monats.
			#Interne Meldestelle

	==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==		==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==

Sebastian at 12:11, 6 September 2023

2023-09-06T12:11:21Z

← Older revision		Revision as of 12:11, 6 September 2023
Line 1:		Line 1:
	=Best Practice Erstkontakt=		=Best Practice Erstkontakt=

	#Digitale '''Bewerbungen''' landen über das Webformular direkt in Personio, ebenso wie die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichteten Nachrichten. Je nach Bewerbung erscheinen diese entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der ausgeschriebenen Position als "neue Bewerbung".		#Digitale '''Bewerbungen''' landen über das Webformular direkt in Personio, ebenso wie die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichteten Nachrichten. Je nach Bewerbung erscheinen diese entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der ausgeschriebenen Position als "neue Bewerbung".
	#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten. HR ordnet diese dann einer ausgeschriebenen Stelle/Initiativ zu.		#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten. HR ordnet diese dann einer ausgeschriebenen Stelle/Initiativ zu.

← Older revision		Revision as of 08:07, 23 July 2024
Line 7:		Line 7:
	#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Feedback über das Kommentarfeld direkt in Personio ein. Dieses Feedback löst bei Personio eine automatische Mail aus, welche an HR versendet wird - jeder Interaktion mit dem Recruiting-Tool durch Fachkollegen oder Bewerbern, wird HR direkt im Mailfach angezeigt		#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Feedback über das Kommentarfeld direkt in Personio ein. Dieses Feedback löst bei Personio eine automatische Mail aus, welche an HR versendet wird - jeder Interaktion mit dem Recruiting-Tool durch Fachkollegen oder Bewerbern, wird HR direkt im Mailfach angezeigt
	#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über HR und die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.) in Absprache mit der fachverantwortlichen Person		#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über HR und die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.) in Absprache mit der fachverantwortlichen Person
	#Das Erstgespräch erfolgt meist durch HR und einer fachverantwortlichen Person und dient zum ersten, lockeren Kennenlernen. Der Bewerber soll uns und die Position kennenlernen und wir wollen den Bewerbenden besser kennenlernen. Hier ~~für~~ der Bewerbende durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen und erläutert seine Motivation		#Das Erstgespräch erfolgt meist durch HR und einer fachverantwortlichen Person und dient zum ersten, lockeren Kennenlernen. Der Bewerber soll uns und die Position kennenlernen und wir wollen den Bewerbenden besser kennenlernen. Hier führt der Bewerbende durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen und erläutert seine Motivation
	~~Sollte der~~ Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, ~~wird~~ Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über das Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail. Diese Buchung wird nur von HR angefragt.		Wollt Ihr den Bewerber für ein persönliches Kennenlernen ins Büro einladen und er von weiter weg kommen und somit ein Flug nötig sein, werden Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über das Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen/Name und alle nötigen Details in der Mail. Diese Buchung wird nur von HR angefragt!

	In der ~~eMail~~ wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.		In der E-Mail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

	#Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu		#Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
Line 27:		Line 27:
	#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage. Hierbei setzt HR den Bewerber auf "abgelehnt" und schickt anschließend die Mail an den Bewerbenden raus		#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage. Hierbei setzt HR den Bewerber auf "abgelehnt" und schickt anschließend die Mail an den Bewerbenden raus
	#Bei positiver Bewertung findet ein zweites Interview statt. Der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "zweites Interview" verschoben.		#Bei positiver Bewertung findet ein zweites Interview statt. Der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "zweites Interview" verschoben.
	#HR gibt Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das zweite Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio und HR, nicht über den privaten Mailverkehr		#HR gibt dem Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das zweite Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio und HR, nicht über den privaten Mailverkehr
	#Das zweite Interview, führt der zuständige GF/Lead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL		#Das zweite Interview, führt der zuständige GF/Lead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL
	#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist		#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist
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	#Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein		#Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein
	#Bei negativer Bewertung erfolgt auch hier innerhalb einer Woche eine Absage. Hierbei setzt HR den Bewerber auf "abgelehnt" und schickt anschließend die Mail an den Bewerbenden raus		#Bei negativer Bewertung erfolgt auch hier innerhalb einer Woche eine Absage. Hierbei setzt HR den Bewerber auf "abgelehnt" und schickt anschließend die Mail an den Bewerbenden raus
	#Nach positiv verlaufendem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten ~~mündlich~~ ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage		#Nach positiv verlaufendem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Hierfür bitte den "Letter of Employment" bei HR anfragen und folgende Informationen mitteilen: Titel, Gehalt, Arbeitszeit, Standort, Start. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage
	#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten\|Vertragsangelegenheiten]] / der erstellte Vertragsentwurf wird durch HR via Mail(pdf) über Personio direkt an den Bewerber oder an GF/Teamleiter versendet, die den Vertragsentwurf weiterleiten		#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten\|Vertragsangelegenheiten]] / der erstellte Vertragsentwurf wird durch HR via Mail (pdf) über Personio direkt an den Bewerber oder an GF/Teamleiter versendet, die den Vertragsentwurf weiterleiten
	#Bei Änderungen: Erneute Verhandlung!		#Bei Änderungen: Erneute Verhandlung!
	#Bei Einigung: Unterschrift zweier GFs und Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder in Persona im Büro		#Bei Einigung: Unterschrift zweier GFs und Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder in Persona im Büro
	Hinweis: Da Arbeitsverträge immer im Original unterschrieben werden müssen, erfolgt die erste Signatur, falls ein Treffen im Büro nicht möglich ist, meist über DocuSign. Die Originale Unterschrift wird im Anschluss, ~~jedoch~~ vor Arbeitsantritt, nachgeholt.		Hinweis: Da Arbeitsverträge immer im Original unterschrieben werden müssen, erfolgt die erste Signatur, falls ein Treffen im Büro nicht möglich ist, meist über DocuSign. Die Originale Unterschrift wird im Anschluss, vor Arbeitsantritt, nachgeholt.

	==Best Practice zu HR Vertragsangelegenheiten==		==Best Practice zu HR Vertragsangelegenheiten==
	~~Für~~ Führungskräfte, die einen neuen Mitarbeitenden einstellen oder eine Vertragsänderung bei bestehenden Mitarbeitenden beantragen möchten, finden alle nötigen Informationen hier [[HR Vertragsangelegenheiten]]. Der Prozess wird nie, never, niente anders gehandhabt!		Führungskräfte, die einen neuen Mitarbeitenden einstellen oder eine Vertragsänderung bei bestehenden Mitarbeitenden beantragen möchten, finden alle nötigen Informationen hier [[HR Vertragsangelegenheiten]]. Der Prozess wird nie, never, niente anders gehandhabt!

	==Best Practice sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==		==Best Practice sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==

	#Wenn Bewerber den unterschriebenen Vertrag via DocuSign zurücksendet, legt HR in Personio die digitale Personalakte an		#Wenn der Bewerber den unterschriebenen Vertrag via DocuSign zurücksendet, legt HR in Personio die digitale Personalakte an
	#HR trägt alle Vertragsinformationen in Personio ein (Start, Befristung, Gehalt, Team, Führungskraft etc.)		#HR trägt alle Vertragsinformationen in Personio ein (Start, Befristung, Gehalt, Team, Führungskraft etc.)
	#HR startet Onboarding Prozess über Personio		#HR startet Onboarding Prozess über Personio
	#Mitarbeiter pflegt seine persönliche Informationen selbständig bei Start in Personio ein (Geburtsort, SV, SteuerID, IBAN etc.)		#Mitarbeiter pflegt seine persönliche Informationen selbständig bei Start in Personio ein (Geburtsort, SV, SteuerID, IBAN etc.)
	#Mitarbeiter erhält proaktiv von HR bei Start seine Vereinbarung Nutzung ~~eMail~~/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandyvereinbarung und lässt diese über Personio zeichnen		#Mitarbeiter erhält proaktiv von HR bei Start seine Vereinbarung Nutzung E-Mail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandyvereinbarung, Pleo-Nutzungsvereinbarungen und lässt diese über Personio zeichnen
	#Die Lohnbuchhaltung erhält die abrechnungsrelevanten Daten automatisch über Personio und pflegt diese in DATEV ein		#Die Lohnbuchhaltung erhält die abrechnungsrelevanten Daten automatisch über Personio und pflegt diese in DATEV ein
	#Da Personio eine Schnittstelle zu OS/ besitzt, werden alle neuen Mitarbeitenden automatisch hinzugefügt		#Da Personio eine Schnittstelle zu OS/ besitzt, werden alle neuen Mitarbeitenden automatisch hinzugefügt
	#Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]		#Arbeitsbeginn vorbereiten, insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]
	##HR legt ein ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration für Peter und das Frontoffice an. Benötigte Infos: Name, Eintrittsdatum, Position, Standort, Zugangsdaten. Bei Rückfragen kommt Peter auf die jeweilige Führungskraft zu		##HR legt ein ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration für Peter und das Frontoffice an. Benötigte Infos: Name, Eintrittsdatum, Position, Standort, Zugangsdaten. Bei Rückfragen kommt Peter auf die jeweilige Führungskraft zu
	##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)		##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
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	=== Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner ===		=== Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner ===
	#Wenn wir uns von einem Mitarbeitenden trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Prozedere mit HR besprechen		#Wenn wir uns von einem Mitarbeitenden trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Prozedere mit HR besprechen
			#HR wird immer in die Kündigungsgespräche mit einbezogen!

	=== Verantwortlich HR ===		=== Verantwortlich HR ===