https://wiki.psl.dev/api.php?action=feedcontributions&feedformat=atom&user=Thomas+EstenfeldParasol - User contributions [en]2026-07-24T16:07:42ZUser contributionsMediaWiki 1.45.3https://wiki.psl.dev/index.php?title=NDA_und_Rahmenvertrag_-_e-Signature&diff=31679NDA und Rahmenvertrag - e-Signature2023-10-31T08:21:56Z<p>Thomas Estenfeld: maybe for a better understanding</p>
<hr />
<div>Um mit FMAs über aufkommende Projekte sprechen zu können, müssen diese vorab eine NDA signieren. Wenn eine Zusammenarbeit sehr wahrscheinlich ist, kann man auch direkt den Rahmenvertrag schicken, dort ist automatisch die NDA angehängt. Der Rahmenvertrag muss mit jedem FMA geschlossen werden, bevor er seinen 1. Arbeitstag bei Parasol Island beginnt. <br />
<br />
Das könnt ihr ganz easy mithilfe unserer DocuSign Powerforms selbst an die jeweilige Person verschicken. Hier füllen die FMA eigenständig ihre persönlichen Daten aus, eine genaue "how" to Anleitung erscheint automatisch, ihr müsst also keine Erläuterung mehr mitschicken. Ihr und ich erhalten automatisch eine Kopie des pdfs.<br />
<br />
==NDA auf deutsch==<br />
https://eu.docusign.net/Member/PowerFormSigning.aspx?PowerFormId=22a88bbc-ff6f-4ae4-99f5-919e171d0a15&env=eu&acct=0a51d5a8-ee1e-4666-99c3-fb468207dabf&v=2<br />
<br />
==NDA auf englisch==<br />
https://eu.docusign.net/Member/PowerFormSigning.aspx?PowerFormId=6a22fbb2-a29f-4957-beec-f9bfb40c9fc6&env=eu&acct=0a51d5a8-ee1e-4666-99c3-fb468207dabf&v=2<br />
<br />
==Rahmenvertrag auf deutsch==<br />
https://eu.docusign.net/Member/PowerFormSigning.aspx?PowerFormId=d8a48599-1ae6-43dc-9ecd-ff3bdcd49d00&env=eu&acct=0a51d5a8-ee1e-4666-99c3-fb468207dabf&v=2<br />
<br />
==Rahmenvertrag auf englisch==<br />
https://eu.docusign.net/Member/PowerFormSigning.aspx?PowerFormId=dd19705b-7e4a-4c54-a0fe-d025b964b65b&env=eu&acct=0a51d5a8-ee1e-4666-99c3-fb468207dabf&v=2<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Was ihr tun müsst?<br />
<br />
Den Link "NDA DE oder EN" kopieren und per Email an den Lieferanten/Freelancer senden.<br><br />
Der Lieferant / Freelancer füllt das Formular selbständig aus und hat 2 Arbeitsschritte:<br><br />
<br />
# Angabe Unterzeichner Name "FMA" (Lieferant/Freelancer) und seine eMail-Adresse<br />
# Angabe Deinen Namen und deine eMail-Adresse unter "Producer"<br />
# Klick auf "Signiervorgang beginnen"<br><br />
<br />
[[File:NDA_01.png|600px]]<br><br />
<br />
# Der Empfänger "FMA" darf nun Im Formular Empfänger Name (Lieferant/Freelancer), Adresse eingeben und signieren und absenden<br />
# fertig, du bekommst nun eine Kopie der signierten NDA per eMail (.. weil dich der FMA unter Producer als Empfänger angegeben hat)<br />
<br />
<br />
<br>Sobald er/sie die Unterlagen unterschrieben hat, bekommst du eine Bestätigung sowie einen Link zur final unterzeichneten NDA/Rahmenvertrag als PDF<br><br><br />
<br />
'''Diese bitte hier ablegen: https://drive.google.com/open?id=1CC6npXvOCzENhkBkvDZNTzuSI4UGFG8o&authuser=kim.duesselberg%40parasol-island.com&usp=drive_fs ablegen!'''</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Schalke04&diff=31366Schalke042023-09-20T09:07:43Z<p>Thomas Estenfeld: /* Live */ internal statt internakl</p>
<hr />
<div>== Wiki Pages: ==<br />
[[FC Gelsenkirchen-Schalke 04 e.V. (FCS04) Key Account Plan]]<br />
<br />
[[FC Gelsenkirchen-Schalke 04 e.V. (FCS04) Hosting / www.schalke04.de]]<br />
<br />
[[FC Gelsenkirchen-Schalke 04 e.V. (FCS04) Infrastructure / Schnittstellen, API's und Drittsoftware]]<br />
<br />
[[FC Gelsenkirchen-Schalke 04 e.V. (FCS04) GTM, GA, Kampagnen Tracking]]<br />
<br />
<br />
[[FC Gelsenkirchen-Schalke 04 e.V. (FCS04) Revision & Instandhaltung Bestandsplatform]]<br />
<br />
[[FC Gelsenkirchen-Schalke 04 e.V. (FCS04) Content Management Manual]]<br />
<br />
[[FC Gelsenkirchen-Schalke 04 e.V. (FCS04) AdServer]]<br />
<br />
==Project==<br />
<br />
===URL===<br />
https://schalke04.de<br />
<br />
===Project Name===<br />
XXX<br />
<br />
...<br />
<br />
===About===<br />
Website and APP for the football club FC Schalke 04 from Gelsenkirchen<br />
<br />
===Asana===<br />
...<br />
<br />
===Drive===<br />
...<br />
<br />
==Setup==<br />
<br />
===Server===<br />
<br />
====Google Cloud====<br />
[https://console.cloud.google.com/compute/instancesDetail/zones/europe-west1-b/instances/internal-1-schalke04-de?project=schalke-04-app internal-1-schalke04-de]<br />
<br />
====Live====<br />
34.78.68.223 (VPN required)<br />
<br />
https://internal.schalke04.de (Cloudflare Zero Trust Seat required, dev@parasol-island.com has one)<br />
<br />
====Stage====<br />
none<br />
<br />
====Preview====<br />
none<br />
<br />
===Git Repository===<br />
https://github.com/Parasol-Island-GmbH/fc-schalke-04<br />
<br />
=== Tech Stack ===<br />
Backend: Wordpress (PHP)<br />
<br />
Frontend: TWIG & React<br />
<br />
DB: MySQL<br />
<br />
Live Data: [https://console.firebase.google.com/u/0/project/schalke-04-app/firestore/data/ Google Firebase]<br />
<br />
===Analytics===<br />
[https://analytics.google.com/analytics/web/?authuser=3#/p378387722/reports/intelligenthome?params=_u..nav%3Dmaui Google Analytics 4 (GA4)]<br />
<br />
=== Deployments ===<br />
Manual SFTP<br />
<br />
=== Technische Dokumentation ===<br />
https://docs.google.com/document/d/1CX6Fbl4dyzjJRF5VeyJsbQvzZIJK7hEMGtYE3XsJgik/edit#heading=h.2wjb9qgzfcri<br />
<br />
[[Category:Tech]]<br />
[[Category:Development]]<br />
[[Category:Documentation]]</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Onboarding_Account_Management&diff=31179Onboarding Account Management2023-08-08T11:48:06Z<p>Thomas Estenfeld: </p>
<hr />
<div>== Work in Progress ;) ==<br />
<br />
== '''Welcome to the Island!''' ==<br />
Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - dem Account Development Team. Jede:r hat seine oder ihre Kundenverantwortung, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. Dennoch ist jede:r aus unserem Team ein wertvoller Sparingspartner und gemeinsam als Team lösen wir jede Thematik.<br />
<br />
== '''Das Team''' ==<br />
{| class="wikitable mw-collapsible"<br />
|+<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
|-<br />
|[[File:Nina Bals.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Thomas E.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Natalie L.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Philipp Starck.jpg|thumb]]<br />
|-<br />
|Nina Bals-Cornelius<br />
|Thomas Estenfeld<br />
|Natalie Löwen<br />
|Philipp Starck<br />
|-<br />
|Account Director<br />
|Head of Account Development<br />
|Account Manager<br />
|Account Director<br />
|-<br />
|nina.bals@parasol-island.com<br />
|thomas.estenfeld@parasol-island.com<br />
|natalie.loewen@parasol-island.com<br />
|philipp.starck@parasol-island.com<br />
|-<br />
|Düsseldorf<br />
|Düsseldorf<br />
|Berlin<br />
|Düsseldorf<br />
|}<br />
<br />
== '''Deine Verantwortung''' ==<br />
Du verantwortest eigenständig oder gemeinsam mit deinem Account Direktor deine Kundenetats. Deine Verantwortung ist es, die Kundenbeziehung zu pflegen, auszubauen, strategische Potentiale zu erkennen und im Neukundengeschäft zu unterstützen. Wir denken ganzheitlich und beraten den Kunden hinsichtlich aller Leistungen, die Parasol Island anbieten kann. Wir sind auf unserem Gebiet die Spezialisten und treten beim Kunden selbstbewusst aber gemeinschaftlich auf.<br />
<br />
== '''Basics & Standards im Daily Business''' ==<br />
<br />
=== Digitale Rituale ===<br />
Die wichtigsten Gebote für unser daily doing.<br />
<br />
[[Parasol Digital Rituale|Zu den Digitalen Ritualen]]<br />
<br />
=== '''Client Fact Sheet''' ===<br />
Für jeden unserer Kunden gibt es in asana ein Client Fact Sheet. Hier hast du auf einer Seite einen kompletten Überblick über den Kunden. Das Client Fact Sheet ist vom jeweiligen Kundenverantwortlichen auf Basis unserer Vorlage anzulegen, mit Leben zu füllen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Anlage erfolgt manuell als neues Projekt in asana. Benennung ist [KUNDE][JAHR][DEV01]_[Client_Fact_Sheet] <br />
<br />
[https://app.asana.com/0/1202590836531298/overview Zur Client Fact Sheet Vorlage]<br />
<br />
=== '''Forecast''' ===<br />
Jede Accounter:in muss den Forecast ihres Kunden in folgendes Dokument eintragen und monatlich überprüfen und aktualisieren.<br />
<br />
[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OSCkCSXg2YM7ywuagKhIJ3Eu1B4c5FE2v3Wi_vEqswk/edit#gid=459553149 Zur Vorlage.]<br />
<br />
=== '''Budgetübersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Budgetübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Retainer Übersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Retainerübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Tasklog/ Agenda''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden einen Tasklog/Agenda, die der Kunde jeweils am Vortag des gemeinsamen Termins unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Informationssicherheit und Datenschutz''' ===<br />
Mit jedem Kunden muss einmal jährlich, mindestens aber bei jedem neuen Projekt, besprochen werden, ob besonders vertrauliche Daten anfallen. Das können beispielsweise personenbezogene Daten aus Gewinnspielen sein, oder geheime Daten zu neuen Fahrzeugen (Prototypen). Bitte notiert im Client Fact Sheet ob der Kunde zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. Email-Verschlüsselung, von euch wünscht. Bei Fragen wendet euch an unseren Informationssicherheitsbeauftragten (Robert Kulis).<br />
<br />
=== '''Kundenfeedback''' ===<br />
…<br />
<br />
=== '''Dateiablage''' ===<br />
Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:<br />
<br />
==== '''Nomenklatur generell''' ====<br />
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.<br />
<br />
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:<br />
<br />
[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]<br />
<br />
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015<br />
<br />
=== '''Case Library / New Business Keynotes''' ===<br />
Die Case Library ist im Shared Drive zu finden. Für jedes Projekt erstellen wir einen Case, je nach Projektumfang mal größer mal kleiner. Ausgewählte Projekte werden auf der parasol.digital Webseite als Case gezeigt, hier ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren.<br />
<br />
Bitte ladet zudem eure finalen Keynotes, als .key (ohne Passwortschutz) und als .pdf in euren eigenen Ordner im Shared Drive, damit jeder jederzeit darauf zurückgreifen kann.<br />
<br />
== '''Dein Tätigkeitsfeld & daily business''' ==<br />
<br />
=== Kundenberatung ===<br />
'''Aufgaben'''<br />
<br />
# Beratung <br />
#<br />
<br />
'''Skills'''<br />
<br />
# Kommunikationsprofi<br />
# <br />
<br />
=='''Agentursoftware & organisatorische Software'''==<br />
Die Agentursoftware ist über [https://my.parasol-island.com/#/login my.parasol] erreichbar. Hier erfolgt die Projektanlage- und das Controlling, die Kundenauswertung und vieles mehr - für die AGS wirst du von Jo Kammer geonboardet. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.<br />
<br />
==='''Timeboard'''===<br />
Im [https://resources.goos.cloud/ws/4b490970-b368-11ed-b247-43006fc60807/tracking Timeboard] machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.<br />
<br />
==='''Ressourcenplanung'''===<br />
Deine [https://resources.goos.cloud/ws/4b490970-b368-11ed-b247-43006fc60807/planning?staffRoleId=8d1ef050-7dcd-4b82-aa69-0ed2d5ba8f67 Ressourcen] werden überwiegend und hauptsächlich von Dir selbst, deinem HoD oder einem Projektleiter geplant. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an deinen HoD. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden bzw. die Mehraufwände verteilen.<br />
<br />
==='''Leapsome'''===<br />
In [https://www.leapsome.com/app/#/auth/login Leapsome] kannst du die Ziele der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch. Leapsome dient zudem zur Dokumentation, als Feedbacktool und kann zur internen Terminkoordination genutzt werden.<br />
<br />
==='''Personio'''===<br />
[https://parasol.personio.de/login/index Personio] ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.<br />
<br />
Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.<br />
<br />
== '''Asana - Ticketsystem''' ==<br />
Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem [[Asana|Wiki-Artikel.]]<br />
<br />
Das Projektmanagement Team hat zudem ein „How to use asana Projekt“ erstellt, dies bitte einmal verinnerlichen.<br />
<br />
Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind. <br />
<br />
Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:<br />
<br />
# Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.<br />
# Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To<br />
# Mark Complete Ticket als erledigt markieren<br />
# Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!<br />
<br />
Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal [[Asana|hier]] vorbei.<br />
<br />
== '''Parasol Tools''' ==<br />
<br />
=== Google Suite ===<br />
<br />
=== '''Kalender''' ===<br />
Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben - eine tolle Funktion, um die Abstimmung zu beschleunigen. Ein Termin benötigt eine Agenda. Bitte nutze ebenfalls die Funktion zur Angabe des Arbeitsortes, dies macht einige Terminplanungen einfacher. Nicht benötigte aber einem Termin zugeordnete Besprechungsräume müssen freigegeben werden, bitte entsprechend aus dem Kalendereintrag löschen.<br />
<br />
=== '''Mail''' ===<br />
Du hast eine Parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst. <br />
<br />
=== Abwesenheitsassistent ===<br />
Abwesenheiten müssen von Dir selbst eingetragen werden. Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
Dein Name<br />
<br />
—<br />
<br />
=== '''Chat''' ===<br />
Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden. Je Projekt sollte ein eigener Chat mit Threadunterteilung und der Option freie Mitarbeiter hinzuzufügen angelegt werden.<br />
<br />
=== '''Drive''' ===<br />
Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind die Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:<br />
<br />
[["Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"|Zum Wiki Artikel]]<br />
<br />
=== '''Documents''' ===<br />
Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.<br />
<br />
=== '''Keynote''' ===<br />
Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Achte daranf die Parasol Hausschriften installiert zu haben. Diese findest du mit dem aktuellen Template hier:<br />
<br />
[[Apple Keynote Template|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Google Data Studio''' ===<br />
Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:<br />
<br />
[[Google Data Studio|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Adobe Suite''' ===<br />
Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.<br />
<br />
=== '''Miro''' ===<br />
In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.<br />
<br />
== '''Urlaubsübergabe''' ==<br />
Der Stellvertreter übernimmt deine Aufgaben.<br />
<br />
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.<br />
<br />
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:<br />
<br />
<br />
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Ressourcenplanung <br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Verteilung der Tickets via Asana<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheit und Ansprechpartner für Kunden kommunzieren<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheitsnotiz einstellen<br />
<br />
== '''Awards, Communications & PR''' ==<br />
….<br />
<br />
== '''dies & das und PSL basics''' ==<br />
Pitch Pizza - Beer X …<br />
<br />
Weiterbildungsangebot - zum Artikel<br />
<br />
JobRad<br />
<br />
Food<br />
<br />
Kundenvorlage Preisliste AGS</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Onboarding_Account_Management&diff=30546Onboarding Account Management2023-02-27T09:34:51Z<p>Thomas Estenfeld: /* Timeboard */</p>
<hr />
<div>== Work in Progress ;) ==<br />
<br />
== '''Welcome to the Island!''' ==<br />
Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - dem Account Development Team. Jede:r hat seine oder ihre Kundenverantwortung, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. Dennoch ist jede:r aus unserem Team ein wertvoller Sparingspartner und gemeinsam als Team lösen wir jede Thematik.<br />
<br />
== '''Das Team''' ==<br />
{| class="wikitable mw-collapsible"<br />
|+<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
|-<br />
|[[File:Nina Bals.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Thomas E.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Natalie L.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Anouk R.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Philipp Starck.jpg|thumb]]<br />
|-<br />
|Nina Bals-Cornelius<br />
|Thomas Estenfeld<br />
|Natalie Löwen<br />
|Anouk-Marie Rich<br />
|Philipp Starck<br />
|-<br />
|Account Director<br />
|Head of Account Development<br />
|Account Manager<br />
|Account Director<br />
|Account Director<br />
|-<br />
|nina.bals@parasol-island.com<br />
|thomas.estenfeld@parasol-island.com<br />
|natalie.loewen@parasol-island.com<br />
|anouk.rich@parasol-island.com <br />
|philipp.starck@parasol-island.com<br />
|-<br />
|Düsseldorf<br />
|Düsseldorf<br />
|Berlin<br />
|Berlin<br />
|Düsseldorf<br />
|}<br />
<br />
== '''Deine Verantwortung''' ==<br />
Du verantwortest eigenständig oder gemeinsam mit deinem Account Direktor deine Kundenetats. Deine Verantwortung ist es, die Kundenbeziehung zu pflegen, auszubauen, strategische Potentiale zu erkennen und im Neukundengeschäft zu unterstützen. Wir denken ganzheitlich und beraten den Kunden hinsichtlich aller Leistungen, die Parasol Island anbieten kann. Wir sind auf unserem Gebiet die Spezialisten und treten beim Kunden selbstbewusst aber gemeinschaftlich auf.<br />
<br />
== '''Basics & Standards im Daily Business''' ==<br />
<br />
=== Digitale Rituale ===<br />
Die wichtigsten Gebote für unser daily doing.<br />
<br />
[[Parasol Digital Rituale|Zu den Digitalen Ritualen]]<br />
<br />
=== '''Client Fact Sheet''' ===<br />
Für jeden unserer Kunden gibt es in asana ein Client Fact Sheet. Hier hast du auf einer Seite einen kompletten Überblick über den Kunden. Das Client Fact Sheet ist vom jeweiligen Kundenverantwortlichen auf Basis unserer Vorlage anzulegen, mit Leben zu füllen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Anlage erfolgt manuell als neues Projekt in asana. Benennung ist [KUNDE][JAHR][DEV01]_[Client_Fact_Sheet] <br />
<br />
[https://app.asana.com/0/1202590836531298/overview Zur Client Fact Sheet Vorlage]<br />
<br />
=== '''Forecast''' ===<br />
Jede Accounter:in muss den Forecast ihres Kunden in folgendes Dokument eintragen und monatlich überprüfen und aktualisieren.<br />
<br />
[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OSCkCSXg2YM7ywuagKhIJ3Eu1B4c5FE2v3Wi_vEqswk/edit#gid=459553149 Zur Vorlage.]<br />
<br />
=== '''Budgetübersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Budgetübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Retainer Übersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Retainerübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Tasklog/ Agenda''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden einen Tasklog/Agenda, die der Kunde jeweils am Vortag des gemeinsamen Termins unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Informationssicherheit und Datenschutz''' ===<br />
Mit jedem Kunden muss einmal jährlich, mindestens aber bei jedem neuen Projekt, besprochen werden, ob besonders vertrauliche Daten anfallen. Das können beispielsweise personenbezogene Daten aus Gewinnspielen sein, oder geheime Daten zu neuen Fahrzeugen (Prototypen). Bitte notiert im Client Fact Sheet ob der Kunde zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. Email-Verschlüsselung, von euch wünscht. Bei Fragen wendet euch an unseren Informationssicherheitsbeauftragten (Robert Kulis).<br />
<br />
=== '''Kundenfeedback''' ===<br />
…<br />
<br />
=== '''Dateiablage''' ===<br />
Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:<br />
<br />
==== '''Nomenklatur generell''' ====<br />
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.<br />
<br />
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:<br />
<br />
[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]<br />
<br />
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015<br />
<br />
=== '''Case Library / New Business Keynotes''' ===<br />
Die Case Library ist im Shared Drive zu finden. Für jedes Projekt erstellen wir einen Case, je nach Projektumfang mal größer mal kleiner. Ausgewählte Projekte werden auf der parasol.digital Webseite als Case gezeigt, hier ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren.<br />
<br />
Bitte ladet zudem eure finalen Keynotes, als .key (ohne Passwortschutz) und als .pdf in euren eigenen Ordner im Shared Drive, damit jeder jederzeit darauf zurückgreifen kann.<br />
<br />
== '''Dein Tätigkeitsfeld & daily business''' ==<br />
<br />
=== Kundenberatung ===<br />
'''Aufgaben'''<br />
<br />
# Beratung <br />
#<br />
<br />
'''Skills'''<br />
<br />
# Kommunikationsprofi<br />
# <br />
<br />
=='''Agentursoftware & organisatorische Software'''==<br />
Die Agentursoftware ist über [https://my.parasol-island.com/#/login my.parasol] erreichbar. Hier erfolgt die Projektanlage- und das Controlling, die Kundenauswertung und vieles mehr - für die AGS wirst du von Jo Kammer geonboardet. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.<br />
<br />
==='''Timeboard'''===<br />
Im [https://resources.goos.cloud/ws/4b490970-b368-11ed-b247-43006fc60807/tracking Timeboard] machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.<br />
<br />
==='''Ressourcenplanung'''===<br />
Deine [https://resources.goos.cloud/ws/4b490970-b368-11ed-b247-43006fc60807/planning?staffRoleId=8d1ef050-7dcd-4b82-aa69-0ed2d5ba8f67 Ressourcen] werden überwiegend und hauptsächlich von Dir selbst, deinem HoD oder einem Projektleiter geplant. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an deinen HoD. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden bzw. die Mehraufwände verteilen.<br />
<br />
==='''Leapsome'''===<br />
In [https://www.leapsome.com/app/#/auth/login Leapsome] kannst du die Ziele der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch. Leapsome dient zudem zur Dokumentation, als Feedbacktool und kann zur internen Terminkoordination genutzt werden.<br />
<br />
==='''Personio'''===<br />
[https://parasol.personio.de/login/index Personio] ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.<br />
<br />
Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.<br />
<br />
== '''Asana - Ticketsystem''' ==<br />
Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem [[Asana|Wiki-Artikel.]]<br />
<br />
Das Projektmanagement Team hat zudem ein „How to use asana Projekt“ erstellt, dies bitte einmal verinnerlichen.<br />
<br />
Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind. <br />
<br />
Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:<br />
<br />
# Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.<br />
# Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To<br />
# Mark Complete Ticket als erledigt markieren<br />
# Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!<br />
<br />
Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal [[Asana|hier]] vorbei.<br />
<br />
== '''Parasol Tools''' ==<br />
<br />
=== Google Suite ===<br />
<br />
=== '''Kalender''' ===<br />
Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben - eine tolle Funktion, um die Abstimmung zu beschleunigen. Ein Termin benötigt eine Agenda. Bitte nutze ebenfalls die Funktion zur Angabe des Arbeitsortes, dies macht einige Terminplanungen einfacher. Nicht benötigte aber einem Termin zugeordnete Besprechungsräume müssen freigegeben werden, bitte entsprechend aus dem Kalendereintrag löschen.<br />
<br />
=== '''Mail''' ===<br />
Du hast eine Parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst. <br />
<br />
=== Abwesenheitsassistent ===<br />
Abwesenheiten müssen von Dir selbst eingetragen werden. Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
Dein Name<br />
<br />
—<br />
<br />
=== '''Chat''' ===<br />
Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden. Je Projekt sollte ein eigener Chat mit Threadunterteilung und der Option freie Mitarbeiter hinzuzufügen angelegt werden.<br />
<br />
=== '''Drive''' ===<br />
Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind die Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:<br />
<br />
[["Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"|Zum Wiki Artikel]]<br />
<br />
=== '''Documents''' ===<br />
Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.<br />
<br />
=== '''Keynote''' ===<br />
Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Achte daranf die Parasol Hausschriften installiert zu haben. Diese findest du mit dem aktuellen Template hier:<br />
<br />
[[Apple Keynote Template|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Google Data Studio''' ===<br />
Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:<br />
<br />
[[Google Data Studio|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Adobe Suite''' ===<br />
Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.<br />
<br />
=== '''Miro''' ===<br />
In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.<br />
<br />
== '''Urlaubsübergabe''' ==<br />
Der Stellvertreter übernimmt deine Aufgaben.<br />
<br />
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.<br />
<br />
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:<br />
<br />
<br />
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Ressourcenplanung <br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Verteilung der Tickets via Asana<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheit und Ansprechpartner für Kunden kommunzieren<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheitsnotiz einstellen<br />
<br />
== '''Awards, Communications & PR''' ==<br />
….<br />
<br />
== '''dies & das und PSL basics''' ==<br />
Pitch Pizza - Beer X …<br />
<br />
Weiterbildungsangebot - zum Artikel<br />
<br />
JobRad<br />
<br />
Food<br />
<br />
Kundenvorlage Preisliste AGS</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Onboarding_Account_Management&diff=30545Onboarding Account Management2023-02-27T09:34:04Z<p>Thomas Estenfeld: /* Ressourcenplanung */</p>
<hr />
<div>== Work in Progress ;) ==<br />
<br />
== '''Welcome to the Island!''' ==<br />
Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - dem Account Development Team. Jede:r hat seine oder ihre Kundenverantwortung, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. Dennoch ist jede:r aus unserem Team ein wertvoller Sparingspartner und gemeinsam als Team lösen wir jede Thematik.<br />
<br />
== '''Das Team''' ==<br />
{| class="wikitable mw-collapsible"<br />
|+<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
|-<br />
|[[File:Nina Bals.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Thomas E.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Natalie L.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Anouk R.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Philipp Starck.jpg|thumb]]<br />
|-<br />
|Nina Bals-Cornelius<br />
|Thomas Estenfeld<br />
|Natalie Löwen<br />
|Anouk-Marie Rich<br />
|Philipp Starck<br />
|-<br />
|Account Director<br />
|Head of Account Development<br />
|Account Manager<br />
|Account Director<br />
|Account Director<br />
|-<br />
|nina.bals@parasol-island.com<br />
|thomas.estenfeld@parasol-island.com<br />
|natalie.loewen@parasol-island.com<br />
|anouk.rich@parasol-island.com <br />
|philipp.starck@parasol-island.com<br />
|-<br />
|Düsseldorf<br />
|Düsseldorf<br />
|Berlin<br />
|Berlin<br />
|Düsseldorf<br />
|}<br />
<br />
== '''Deine Verantwortung''' ==<br />
Du verantwortest eigenständig oder gemeinsam mit deinem Account Direktor deine Kundenetats. Deine Verantwortung ist es, die Kundenbeziehung zu pflegen, auszubauen, strategische Potentiale zu erkennen und im Neukundengeschäft zu unterstützen. Wir denken ganzheitlich und beraten den Kunden hinsichtlich aller Leistungen, die Parasol Island anbieten kann. Wir sind auf unserem Gebiet die Spezialisten und treten beim Kunden selbstbewusst aber gemeinschaftlich auf.<br />
<br />
== '''Basics & Standards im Daily Business''' ==<br />
<br />
=== Digitale Rituale ===<br />
Die wichtigsten Gebote für unser daily doing.<br />
<br />
[[Parasol Digital Rituale|Zu den Digitalen Ritualen]]<br />
<br />
=== '''Client Fact Sheet''' ===<br />
Für jeden unserer Kunden gibt es in asana ein Client Fact Sheet. Hier hast du auf einer Seite einen kompletten Überblick über den Kunden. Das Client Fact Sheet ist vom jeweiligen Kundenverantwortlichen auf Basis unserer Vorlage anzulegen, mit Leben zu füllen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Anlage erfolgt manuell als neues Projekt in asana. Benennung ist [KUNDE][JAHR][DEV01]_[Client_Fact_Sheet] <br />
<br />
[https://app.asana.com/0/1202590836531298/overview Zur Client Fact Sheet Vorlage]<br />
<br />
=== '''Forecast''' ===<br />
Jede Accounter:in muss den Forecast ihres Kunden in folgendes Dokument eintragen und monatlich überprüfen und aktualisieren.<br />
<br />
[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OSCkCSXg2YM7ywuagKhIJ3Eu1B4c5FE2v3Wi_vEqswk/edit#gid=459553149 Zur Vorlage.]<br />
<br />
=== '''Budgetübersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Budgetübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Retainer Übersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Retainerübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Tasklog/ Agenda''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden einen Tasklog/Agenda, die der Kunde jeweils am Vortag des gemeinsamen Termins unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Informationssicherheit und Datenschutz''' ===<br />
Mit jedem Kunden muss einmal jährlich, mindestens aber bei jedem neuen Projekt, besprochen werden, ob besonders vertrauliche Daten anfallen. Das können beispielsweise personenbezogene Daten aus Gewinnspielen sein, oder geheime Daten zu neuen Fahrzeugen (Prototypen). Bitte notiert im Client Fact Sheet ob der Kunde zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. Email-Verschlüsselung, von euch wünscht. Bei Fragen wendet euch an unseren Informationssicherheitsbeauftragten (Robert Kulis).<br />
<br />
=== '''Kundenfeedback''' ===<br />
…<br />
<br />
=== '''Dateiablage''' ===<br />
Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:<br />
<br />
==== '''Nomenklatur generell''' ====<br />
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.<br />
<br />
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:<br />
<br />
[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]<br />
<br />
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015<br />
<br />
=== '''Case Library / New Business Keynotes''' ===<br />
Die Case Library ist im Shared Drive zu finden. Für jedes Projekt erstellen wir einen Case, je nach Projektumfang mal größer mal kleiner. Ausgewählte Projekte werden auf der parasol.digital Webseite als Case gezeigt, hier ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren.<br />
<br />
Bitte ladet zudem eure finalen Keynotes, als .key (ohne Passwortschutz) und als .pdf in euren eigenen Ordner im Shared Drive, damit jeder jederzeit darauf zurückgreifen kann.<br />
<br />
== '''Dein Tätigkeitsfeld & daily business''' ==<br />
<br />
=== Kundenberatung ===<br />
'''Aufgaben'''<br />
<br />
# Beratung <br />
#<br />
<br />
'''Skills'''<br />
<br />
# Kommunikationsprofi<br />
# <br />
<br />
=='''Agentursoftware & organisatorische Software'''==<br />
Die Agentursoftware ist über [https://my.parasol-island.com/#/login my.parasol] erreichbar. Hier erfolgt die Projektanlage- und das Controlling, die Kundenauswertung und vieles mehr - für die AGS wirst du von Jo Kammer geonboardet. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.<br />
<br />
==='''Timeboard'''===<br />
Im [https://my.parasol-island.com/#/!/timeboard/ Timeboard] machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.<br />
<br />
==='''Ressourcenplanung'''===<br />
Deine [https://resources.goos.cloud/ws/4b490970-b368-11ed-b247-43006fc60807/planning?staffRoleId=8d1ef050-7dcd-4b82-aa69-0ed2d5ba8f67 Ressourcen] werden überwiegend und hauptsächlich von Dir selbst, deinem HoD oder einem Projektleiter geplant. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an deinen HoD. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden bzw. die Mehraufwände verteilen.<br />
<br />
==='''Leapsome'''===<br />
In [https://www.leapsome.com/app/#/auth/login Leapsome] kannst du die Ziele der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch. Leapsome dient zudem zur Dokumentation, als Feedbacktool und kann zur internen Terminkoordination genutzt werden.<br />
<br />
==='''Personio'''===<br />
[https://parasol.personio.de/login/index Personio] ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.<br />
<br />
Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.<br />
<br />
== '''Asana - Ticketsystem''' ==<br />
Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem [[Asana|Wiki-Artikel.]]<br />
<br />
Das Projektmanagement Team hat zudem ein „How to use asana Projekt“ erstellt, dies bitte einmal verinnerlichen.<br />
<br />
Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind. <br />
<br />
Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:<br />
<br />
# Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.<br />
# Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To<br />
# Mark Complete Ticket als erledigt markieren<br />
# Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!<br />
<br />
Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal [[Asana|hier]] vorbei.<br />
<br />
== '''Parasol Tools''' ==<br />
<br />
=== Google Suite ===<br />
<br />
=== '''Kalender''' ===<br />
Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben - eine tolle Funktion, um die Abstimmung zu beschleunigen. Ein Termin benötigt eine Agenda. Bitte nutze ebenfalls die Funktion zur Angabe des Arbeitsortes, dies macht einige Terminplanungen einfacher. Nicht benötigte aber einem Termin zugeordnete Besprechungsräume müssen freigegeben werden, bitte entsprechend aus dem Kalendereintrag löschen.<br />
<br />
=== '''Mail''' ===<br />
Du hast eine Parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst. <br />
<br />
=== Abwesenheitsassistent ===<br />
Abwesenheiten müssen von Dir selbst eingetragen werden. Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
Dein Name<br />
<br />
—<br />
<br />
=== '''Chat''' ===<br />
Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden. Je Projekt sollte ein eigener Chat mit Threadunterteilung und der Option freie Mitarbeiter hinzuzufügen angelegt werden.<br />
<br />
=== '''Drive''' ===<br />
Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind die Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:<br />
<br />
[["Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"|Zum Wiki Artikel]]<br />
<br />
=== '''Documents''' ===<br />
Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.<br />
<br />
=== '''Keynote''' ===<br />
Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Achte daranf die Parasol Hausschriften installiert zu haben. Diese findest du mit dem aktuellen Template hier:<br />
<br />
[[Apple Keynote Template|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Google Data Studio''' ===<br />
Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:<br />
<br />
[[Google Data Studio|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Adobe Suite''' ===<br />
Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.<br />
<br />
=== '''Miro''' ===<br />
In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.<br />
<br />
== '''Urlaubsübergabe''' ==<br />
Der Stellvertreter übernimmt deine Aufgaben.<br />
<br />
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.<br />
<br />
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:<br />
<br />
<br />
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Ressourcenplanung <br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Verteilung der Tickets via Asana<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheit und Ansprechpartner für Kunden kommunzieren<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheitsnotiz einstellen<br />
<br />
== '''Awards, Communications & PR''' ==<br />
….<br />
<br />
== '''dies & das und PSL basics''' ==<br />
Pitch Pizza - Beer X …<br />
<br />
Weiterbildungsangebot - zum Artikel<br />
<br />
JobRad<br />
<br />
Food<br />
<br />
Kundenvorlage Preisliste AGS</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Onboarding_Account_Management&diff=30322Onboarding Account Management2023-01-16T09:47:20Z<p>Thomas Estenfeld: Update Team + Digitale Gebote</p>
<hr />
<div>== Work in Progress ;) ==<br />
<br />
== '''Welcome to the Island!''' ==<br />
Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - dem Account Development Team. Jede:r hat seine oder ihre Kundenverantwortung, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. Dennoch ist jede:r aus unserem Team ein wertvoller Sparingspartner und gemeinsam als Team lösen wir jede Thematik.<br />
<br />
== '''Das Team''' ==<br />
{| class="wikitable mw-collapsible"<br />
|+<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
|-<br />
|[[File:Nina Bals.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Thomas E.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Natalie L.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Anouk R.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Philipp Starck.jpg|thumb]]<br />
|-<br />
|Nina Bals-Cornelius<br />
|Thomas Estenfeld<br />
|Natalie Löwen<br />
|Anouk-Marie Rich<br />
|Philipp Starck<br />
|-<br />
|Account Director<br />
|Head of Account Development<br />
|Account Manager<br />
|Account Director<br />
|Account Director<br />
|-<br />
|nina.bals@parasol-island.com<br />
|thomas.estenfeld@parasol-island.com<br />
|natalie.loewen@parasol-island.com<br />
|anouk.rich@parasol-island.com <br />
|philipp.starck@parasol-island.com<br />
|-<br />
|Düsseldorf<br />
|Düsseldorf<br />
|Berlin<br />
|Berlin<br />
|Düsseldorf<br />
|}<br />
<br />
== '''Deine Verantwortung''' ==<br />
Du verantwortest eigenständig oder gemeinsam mit deinem Account Direktor deine Kundenetats. Deine Verantwortung ist es, die Kundenbeziehung zu pflegen, auszubauen, strategische Potentiale zu erkennen und im Neukundengeschäft zu unterstützen. Wir denken ganzheitlich und beraten den Kunden hinsichtlich aller Leistungen, die Parasol Island anbieten kann. Wir sind auf unserem Gebiet die Spezialisten und treten beim Kunden selbstbewusst aber gemeinschaftlich auf.<br />
<br />
== '''Basics & Standards im Daily Business''' ==<br />
<br />
=== Digitale Rituale ===<br />
Die wichtigsten Gebote für unser daily doing.<br />
<br />
[[Parasol Digital Rituale|Zu den Digitalen Ritualen]]<br />
<br />
=== '''Client Fact Sheet''' ===<br />
Für jeden unserer Kunden gibt es in asana ein Client Fact Sheet. Hier hast du auf einer Seite einen kompletten Überblick über den Kunden. Das Client Fact Sheet ist vom jeweiligen Kundenverantwortlichen auf Basis unserer Vorlage anzulegen, mit Leben zu füllen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Anlage erfolgt manuell als neues Projekt in asana. Benennung ist [KUNDE][JAHR][DEV01]_[Client_Fact_Sheet] <br />
<br />
[https://app.asana.com/0/1202590836531298/overview Zur Client Fact Sheet Vorlage]<br />
<br />
=== '''Forecast''' ===<br />
Jede Accounter:in muss den Forecast ihres Kunden in folgendes Dokument eintragen und monatlich überprüfen und aktualisieren.<br />
<br />
[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OSCkCSXg2YM7ywuagKhIJ3Eu1B4c5FE2v3Wi_vEqswk/edit#gid=459553149 Zur Vorlage.]<br />
<br />
=== '''Budgetübersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Budgetübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Retainer Übersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Retainerübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Tasklog/ Agenda''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden einen Tasklog/Agenda, die der Kunde jeweils am Vortag des gemeinsamen Termins unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Informationssicherheit und Datenschutz''' ===<br />
Mit jedem Kunden muss einmal jährlich, mindestens aber bei jedem neuen Projekt, besprochen werden, ob besonders vertrauliche Daten anfallen. Das können beispielsweise personenbezogene Daten aus Gewinnspielen sein, oder geheime Daten zu neuen Fahrzeugen (Prototypen). Bitte notiert im Client Fact Sheet ob der Kunde zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. Email-Verschlüsselung, von euch wünscht. Bei Fragen wendet euch an unseren Informationssicherheitsbeauftragten (Robert Kulis).<br />
<br />
=== '''Kundenfeedback''' ===<br />
…<br />
<br />
=== '''Dateiablage''' ===<br />
Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:<br />
<br />
==== '''Nomenklatur generell''' ====<br />
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.<br />
<br />
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:<br />
<br />
[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]<br />
<br />
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015<br />
<br />
=== '''Case Library / New Business Keynotes''' ===<br />
Die Case Library ist im Shared Drive zu finden. Für jedes Projekt erstellen wir einen Case, je nach Projektumfang mal größer mal kleiner. Ausgewählte Projekte werden auf der parasol.digital Webseite als Case gezeigt, hier ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren.<br />
<br />
Bitte ladet zudem eure finalen Keynotes, als .key (ohne Passwortschutz) und als .pdf in euren eigenen Ordner im Shared Drive, damit jeder jederzeit darauf zurückgreifen kann.<br />
<br />
== '''Dein Tätigkeitsfeld & daily business''' ==<br />
<br />
=== Kundenberatung ===<br />
'''Aufgaben'''<br />
<br />
# Beratung <br />
#<br />
<br />
'''Skills'''<br />
<br />
# Kommunikationsprofi<br />
# <br />
<br />
=='''Agentursoftware & organisatorische Software'''==<br />
Die Agentursoftware ist über [https://my.parasol-island.com/#/login my.parasol] erreichbar. Hier erfolgt die Projektanlage- und das Controlling, die Kundenauswertung und vieles mehr - für die AGS wirst du von Jo Kammer geonboardet. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.<br />
<br />
==='''Timeboard'''===<br />
Im [https://my.parasol-island.com/#/!/timeboard/ Timeboard] machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.<br />
<br />
==='''Ressourcenplanung'''===<br />
Deine [https://os.parasol-island.com/os_resources/users?departmentId=8&serviceId=1 Ressourcen] werden überwiegend und hauptsächlich von Dir selbst, deinem HoD oder einem Projektleiter geplant. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an deinen HoD. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden bzw. die Mehraufwände verteilen.<br />
<br />
==='''Leapsome'''===<br />
In [https://www.leapsome.com/app/#/auth/login Leapsome] kannst du die Ziele der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch. Leapsome dient zudem zur Dokumentation, als Feedbacktool und kann zur internen Terminkoordination genutzt werden.<br />
<br />
==='''Personio'''===<br />
[https://parasol.personio.de/login/index Personio] ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.<br />
<br />
Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.<br />
<br />
== '''Asana - Ticketsystem''' ==<br />
Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem [[Asana|Wiki-Artikel.]]<br />
<br />
Das Projektmanagement Team hat zudem ein „How to use asana Projekt“ erstellt, dies bitte einmal verinnerlichen.<br />
<br />
Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind. <br />
<br />
Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:<br />
<br />
# Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.<br />
# Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To<br />
# Mark Complete Ticket als erledigt markieren<br />
# Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!<br />
<br />
Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal [[Asana|hier]] vorbei.<br />
<br />
== '''Parasol Tools''' ==<br />
<br />
=== Google Suite ===<br />
<br />
=== '''Kalender''' ===<br />
Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben - eine tolle Funktion, um die Abstimmung zu beschleunigen. Ein Termin benötigt eine Agenda. Bitte nutze ebenfalls die Funktion zur Angabe des Arbeitsortes, dies macht einige Terminplanungen einfacher. Nicht benötigte aber einem Termin zugeordnete Besprechungsräume müssen freigegeben werden, bitte entsprechend aus dem Kalendereintrag löschen.<br />
<br />
=== '''Mail''' ===<br />
Du hast eine Parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst. <br />
<br />
=== Abwesenheitsassistent ===<br />
Abwesenheiten müssen von Dir selbst eingetragen werden. Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
Dein Name<br />
<br />
—<br />
<br />
=== '''Chat''' ===<br />
Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden. Je Projekt sollte ein eigener Chat mit Threadunterteilung und der Option freie Mitarbeiter hinzuzufügen angelegt werden.<br />
<br />
=== '''Drive''' ===<br />
Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind die Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:<br />
<br />
[["Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"|Zum Wiki Artikel]]<br />
<br />
=== '''Documents''' ===<br />
Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.<br />
<br />
=== '''Keynote''' ===<br />
Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Achte daranf die Parasol Hausschriften installiert zu haben. Diese findest du mit dem aktuellen Template hier:<br />
<br />
[[Apple Keynote Template|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Google Data Studio''' ===<br />
Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:<br />
<br />
[[Google Data Studio|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Adobe Suite''' ===<br />
Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.<br />
<br />
=== '''Miro''' ===<br />
In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.<br />
<br />
== '''Urlaubsübergabe''' ==<br />
Der Stellvertreter übernimmt deine Aufgaben.<br />
<br />
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.<br />
<br />
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:<br />
<br />
<br />
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Ressourcenplanung <br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Verteilung der Tickets via Asana<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheit und Ansprechpartner für Kunden kommunzieren<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheitsnotiz einstellen<br />
<br />
== '''Awards, Communications & PR''' ==<br />
….<br />
<br />
== '''dies & das und PSL basics''' ==<br />
Pitch Pizza - Beer X …<br />
<br />
Weiterbildungsangebot - zum Artikel<br />
<br />
JobRad<br />
<br />
Food<br />
<br />
Kundenvorlage Preisliste AGS</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Onboarding_Account_Management&diff=30309Onboarding Account Management2022-12-22T13:08:59Z<p>Thomas Estenfeld: /* Basics & Standards im Daily Business */ Informationssicherhiet Update</p>
<hr />
<div>== Work in Progress ;) ==<br />
<br />
== '''Welcome to the Island!''' ==<br />
Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - dem Account Development Team. Jede:r hat seine oder ihre Kundenverantwortung, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. Dennoch ist jede:r aus unserem Team ein wertvoller Sparingspartner und gemeinsam als Team lösen wir jede Thematik.<br />
<br />
== '''Das Team''' ==<br />
{| class="wikitable mw-collapsible"<br />
|+<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
|-<br />
|[[File:Nina Bals.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Thomas E.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Natalie L.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Anouk R.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Philipp Starck.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Steffi Schwill.jpg|thumb]]<br />
|-<br />
|Nina Bals-Cornelius<br />
|Thomas Estenfeld<br />
|Natalie Löwen<br />
|Anouk-Marie Rich<br />
|Philipp Starck<br />
|Steffi Schwill<br />
|-<br />
|Account Director<br />
|Head of Account Development<br />
|Account Manager<br />
|Account Director<br />
|Account Director<br />
|Account Director<br />
|-<br />
|nina.bals@parasol-island.com<br />
|thomas.estenfeld@parasol-island.com<br />
|natalie.loewen@parasol-island.com<br />
|anouk.rich@parasol-island.com <br />
|philipp.starck@parasol-island.com<br />
|steffi.schwill@parasol-island.com<br />
|-<br />
|Düsseldorf<br />
|Düsseldorf<br />
|Berlin<br />
|Berlin<br />
|Düsseldorf<br />
|Berlin<br />
|}<br />
<br />
== '''Deine Verantwortung''' ==<br />
Du verantwortest eigenständig oder gemeinsam mit deinem Account Direktor deine Kundenetats. Deine Verantwortung ist es, die Kundenbeziehung zu pflegen, auszubauen, strategische Potentiale zu erkennen und im Neukundengeschäft zu unterstützen. Wir denken ganzheitlich und beraten den Kunden hinsichtlich aller Leistungen, die Parasol Island anbieten kann. Wir sind auf unserem Gebiet die Spezialisten und treten beim Kunden selbstbewusst aber gemeinschaftlich auf.<br />
<br />
== '''Basics & Standards im Daily Business''' ==<br />
<br />
=== '''Client Fact Sheet''' ===<br />
Für jeden unserer Kunden gibt es in asana ein Client Fact Sheet. Hier hast du auf einer Seite einen kompletten Überblick über den Kunden. Das Client Fact Sheet ist vom jeweiligen Kundenverantwortlichen auf Basis unserer Vorlage anzulegen, mit Leben zu füllen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Anlage erfolgt manuell als neues Projekt in asana. Benennung ist [KUNDE][JAHR][DEV01]_[Client_Fact_Sheet] <br />
<br />
[https://app.asana.com/0/1202590836531298/overview Zur Client Fact Sheet Vorlage]<br />
<br />
=== '''Forecast''' ===<br />
Jede Accounter:in muss den Forecast ihres Kunden in folgendes Dokument eintragen und monatlich überprüfen und aktualisieren.<br />
<br />
[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OSCkCSXg2YM7ywuagKhIJ3Eu1B4c5FE2v3Wi_vEqswk/edit#gid=459553149 Zur Vorlage.]<br />
<br />
=== '''Budgetübersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Budgetübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Retainer Übersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Retainerübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Tasklog/ Agenda''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden einen Tasklog/Agenda, die der Kunde jeweils am Vortag des gemeinsamen Termins unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Informationssicherheit und Datenschutz''' ===<br />
Mit jedem Kunden muss einmal jährlich, mindestens aber bei jedem neuen Projekt, besprochen werden, ob besonders vertrauliche Daten anfallen. Das können beispielsweise personenbezogene Daten aus Gewinnspielen sein, oder geheime Daten zu neuen Fahrzeugen (Prototypen). Bitte notiert im Client Fact Sheet ob der Kunde zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. Email-Verschlüsselung, von euch wünscht. Bei Fragen wendet euch an unseren Informationssicherheitsbeauftragten (Robert Kulis).<br />
<br />
=== '''Kundenfeedback''' ===<br />
…<br />
<br />
=== '''Dateiablage''' ===<br />
Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:<br />
<br />
==== '''Nomenklatur generell''' ====<br />
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.<br />
<br />
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:<br />
<br />
[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]<br />
<br />
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015<br />
<br />
=== '''Case Library / New Business Keynotes''' ===<br />
Die Case Library ist im Shared Drive zu finden. Für jedes Projekt erstellen wir einen Case, je nach Projektumfang mal größer mal kleiner. Ausgewählte Projekte werden auf der parasol.digital Webseite als Case gezeigt, hier ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren.<br />
<br />
Bitte ladet zudem eure finalen Keynotes, als .key (ohne Passwortschutz) und als .pdf in euren eigenen Ordner im Shared Drive, damit jeder jederzeit darauf zurückgreifen kann.<br />
<br />
== '''Dein Tätigkeitsfeld & daily business''' ==<br />
<br />
=== Kundenberatung ===<br />
'''Aufgaben'''<br />
<br />
# Beratung <br />
#<br />
<br />
'''Skills'''<br />
<br />
# Kommunikationsprofi<br />
# <br />
<br />
=='''Agentursoftware & organisatorische Software'''==<br />
Die Agentursoftware ist über [https://my.parasol-island.com/#/login my.parasol] erreichbar. Hier erfolgt die Projektanlage- und das Controlling, die Kundenauswertung und vieles mehr - für die AGS wirst du von Jo Kammer geonboardet. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.<br />
<br />
==='''Timeboard'''===<br />
Im [https://my.parasol-island.com/#/!/timeboard/ Timeboard] machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.<br />
<br />
==='''Ressourcenplanung'''===<br />
Deine [https://os.parasol-island.com/os_resources/users?departmentId=8&serviceId=1 Ressourcen] werden überwiegend und hauptsächlich von Dir selbst, deinem HoD oder einem Projektleiter geplant. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an deinen HoD. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden bzw. die Mehraufwände verteilen.<br />
<br />
==='''Leapsome'''===<br />
In [https://www.leapsome.com/app/#/auth/login Leapsome] kannst du die Ziele der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch. Leapsome dient zudem zur Dokumentation, als Feedbacktool und kann zur internen Terminkoordination genutzt werden.<br />
<br />
==='''Personio'''===<br />
[https://parasol.personio.de/login/index Personio] ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.<br />
<br />
Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.<br />
<br />
== '''Asana - Ticketsystem''' ==<br />
Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem [[Asana|Wiki-Artikel.]]<br />
<br />
Das Projektmanagement Team hat zudem ein „How to use asana Projekt“ erstellt, dies bitte einmal verinnerlichen.<br />
<br />
Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind. <br />
<br />
Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:<br />
<br />
# Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.<br />
# Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To<br />
# Mark Complete Ticket als erledigt markieren<br />
# Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!<br />
<br />
Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal [[Asana|hier]] vorbei.<br />
<br />
== '''Parasol Tools''' ==<br />
<br />
=== Google Suite ===<br />
<br />
=== '''Kalender''' ===<br />
Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben - eine tolle Funktion, um die Abstimmung zu beschleunigen. Ein Termin benötigt eine Agenda. Bitte nutze ebenfalls die Funktion zur Angabe des Arbeitsortes, dies macht einige Terminplanungen einfacher. Nicht benötigte aber einem Termin zugeordnete Besprechungsräume müssen freigegeben werden, bitte entsprechend aus dem Kalendereintrag löschen.<br />
<br />
=== '''Mail''' ===<br />
Du hast eine Parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst. <br />
<br />
=== Abwesenheitsassistent ===<br />
Abwesenheiten müssen von Dir selbst eingetragen werden. Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
Dein Name<br />
<br />
—<br />
<br />
=== '''Chat''' ===<br />
Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden. Je Projekt sollte ein eigener Chat mit Threadunterteilung und der Option freie Mitarbeiter hinzuzufügen angelegt werden.<br />
<br />
=== '''Drive''' ===<br />
Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind die Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:<br />
<br />
[["Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"|Zum Wiki Artikel]]<br />
<br />
=== '''Documents''' ===<br />
Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.<br />
<br />
=== '''Keynote''' ===<br />
Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Achte daranf die Parasol Hausschriften installiert zu haben. Diese findest du mit dem aktuellen Template hier:<br />
<br />
[[Apple Keynote Template|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Google Data Studio''' ===<br />
Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:<br />
<br />
[[Google Data Studio|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Adobe Suite''' ===<br />
Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.<br />
<br />
=== '''Miro''' ===<br />
In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.<br />
<br />
== '''Urlaubsübergabe''' ==<br />
Der Stellvertreter übernimmt deine Aufgaben.<br />
<br />
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.<br />
<br />
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:<br />
<br />
<br />
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Ressourcenplanung <br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Verteilung der Tickets via Asana<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheit und Ansprechpartner für Kunden kommunzieren<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheitsnotiz einstellen<br />
<br />
== '''Awards, Communications & PR''' ==<br />
….<br />
<br />
== '''dies & das und PSL basics''' ==<br />
Pitch Pizza - Beer X …<br />
<br />
Weiterbildungsangebot - zum Artikel<br />
<br />
JobRad<br />
<br />
Food<br />
<br />
Kundenvorlage Preisliste AGS</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Onboarding_Account_Management&diff=30101Onboarding Account Management2022-09-09T07:49:33Z<p>Thomas Estenfeld: /* Agentursoftware & organisatorische Software */</p>
<hr />
<div>== Work in Progress ;) ==<br />
<br />
== '''Welcome to the Island!''' ==<br />
Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - dem Account Development Team. Jede:r hat seine oder ihre Kundenverantwortung, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. Dennoch ist jede:r aus unserem Team ein wertvoller Sparingspartner und gemeinsam als Team lösen wir jede Thematik.<br />
<br />
== '''Das Team''' ==<br />
{| class="wikitable mw-collapsible"<br />
|+<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
|-<br />
|[[File:Nina Bals.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Thomas E.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Natalie L.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Anouk R.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Philipp Starck.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Steffi Schwill.jpg|thumb]]<br />
|-<br />
|Nina Bals-Cornelius<br />
|Thomas Estenfeld<br />
|Natalie Löwen<br />
|Anouk-Marie Rich<br />
|Philipp Starck<br />
|Steffi Schwill<br />
|-<br />
|Account Director<br />
|Head of Account Development<br />
|Account Manager<br />
|Account Director<br />
|Account Director<br />
|Account Director<br />
|-<br />
|nina.bals@parasol-island.com<br />
|thomas.estenfeld@parasol-island.com<br />
|natalie.loewen@parasol-island.com<br />
|anouk.rich@parasol-island.com <br />
|philipp.starck@parasol-island.com<br />
|steffi.schwill@parasol-island.com<br />
|-<br />
|Düsseldorf<br />
|Düsseldorf<br />
|Berlin<br />
|Berlin<br />
|Düsseldorf<br />
|Berlin<br />
|}<br />
<br />
== '''Deine Verantwortung''' ==<br />
Du verantwortest eigenständig oder gemeinsam mit deinem Account Direktor deine Kundenetats. Deine Verantwortung ist es, die Kundenbeziehung zu pflegen, auszubauen, strategische Potentiale zu erkennen und im Neukundengeschäft zu unterstützen. Wir denken ganzheitlich und beraten den Kunden hinsichtlich aller Leistungen, die Parasol Island anbieten kann. Wir sind auf unserem Gebiet die Spezialisten und treten beim Kunden selbstbewusst aber gemeinschaftlich auf.<br />
<br />
== '''Basics & Standards im Daily Business''' ==<br />
<br />
=== '''Client Fact Sheet''' ===<br />
Für jeden unserer Kunden gibt es in asana ein Client Fact Sheet. Hier hast du auf einer Seite einen kompletten Überblick über den Kunden. Das Client Fact Sheet ist vom jeweiligen Kundenverantwortlichen auf Basis unserer Vorlage anzulegen, mit Leben zu füllen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Anlage erfolgt manuell als neues Projekt in asana. Benennung ist [KUNDE][JAHR][DEV01]_[Client_Fact_Sheet] <br />
<br />
[https://app.asana.com/0/1202590836531298/overview Zur Client Fact Sheet Vorlage]<br />
<br />
=== '''Forecast''' ===<br />
Jede Accounter:in muss den Forecast ihres Kunden in folgendes Dokument eintragen und monatlich überprüfen und aktualisieren.<br />
<br />
[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OSCkCSXg2YM7ywuagKhIJ3Eu1B4c5FE2v3Wi_vEqswk/edit#gid=459553149 Zur Vorlage.]<br />
<br />
=== '''Budgetübersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Budgetübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Retainer Übersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Retainerübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Tasklog/ Agenda''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden einen Tasklog/Agenda, die der Kunde jeweils am Vortag des gemeinsamen Termins unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Kundenfeedback''' ===<br />
…<br />
<br />
=== '''Dateiablage''' ===<br />
Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:<br />
<br />
==== '''Nomenklatur generell''' ====<br />
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.<br />
<br />
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:<br />
<br />
[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]<br />
<br />
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015<br />
<br />
=== '''Case Library / New Business Keynotes''' ===<br />
Die Case Library ist im Shared Drive zu finden. Für jedes Projekt erstellen wir einen Case, je nach Projektumfang mal größer mal kleiner. Ausgewählte Projekte werden auf der parasol.digital Webseite als Case gezeigt, hier ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren.<br />
<br />
Bitte ladet zudem eure finalen Keynotes, als .key (ohne Passwortschutz) und als .pdf in euren eigenen Ordner im Shared Drive, damit jeder jederzeit darauf zurückgreifen kann.<br />
<br />
== '''Dein Tätigkeitsfeld & daily business''' ==<br />
<br />
=== Kundenberatung ===<br />
'''Aufgaben'''<br />
<br />
# Beratung <br />
#<br />
<br />
'''Skills'''<br />
<br />
# Kommunikationsprofi<br />
# <br />
<br />
=='''Agentursoftware & organisatorische Software'''==<br />
Die Agentursoftware ist über [https://my.parasol-island.com/#/login my.parasol] erreichbar. Hier erfolgt die Projektanlage- und das Controlling, die Kundenauswertung und vieles mehr - für die AGS wirst du von Jo Kammer geonboardet. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.<br />
<br />
==='''Timeboard'''===<br />
Im [https://my.parasol-island.com/#/!/timeboard/ Timeboard] machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.<br />
<br />
==='''Ressourcenplanung'''===<br />
Deine [https://os.parasol-island.com/os_resources/users?departmentId=8&serviceId=1 Ressourcen] werden überwiegend und hauptsächlich von Dir selbst, deinem HoD oder einem Projektleiter geplant. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an deinen HoD. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden bzw. die Mehraufwände verteilen.<br />
<br />
==='''Leapsome'''===<br />
In [https://www.leapsome.com/app/#/auth/login Leapsome] kannst du die Ziele der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch. Leapsome dient zudem zur Dokumentation, als Feedbacktool und kann zur internen Terminkoordination genutzt werden.<br />
<br />
==='''Personio'''===<br />
[https://parasol.personio.de/login/index Personio] ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.<br />
<br />
Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.<br />
<br />
== '''Asana - Ticketsystem''' ==<br />
Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem [[Asana|Wiki-Artikel.]]<br />
<br />
Das Projektmanagement Team hat zudem ein „How to use asana Projekt“ erstellt, dies bitte einmal verinnerlichen.<br />
<br />
Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind. <br />
<br />
Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:<br />
<br />
# Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.<br />
# Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To<br />
# Mark Complete Ticket als erledigt markieren<br />
# Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!<br />
<br />
Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal [[Asana|hier]] vorbei.<br />
<br />
== '''Parasol Tools''' ==<br />
<br />
=== Google Suite ===<br />
<br />
=== '''Kalender''' ===<br />
Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben - eine tolle Funktion, um die Abstimmung zu beschleunigen. Ein Termin benötigt eine Agenda. Bitte nutze ebenfalls die Funktion zur Angabe des Arbeitsortes, dies macht einige Terminplanungen einfacher. Nicht benötigte aber einem Termin zugeordnete Besprechungsräume müssen freigegeben werden, bitte entsprechend aus dem Kalendereintrag löschen.<br />
<br />
=== '''Mail''' ===<br />
Du hast eine Parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst. <br />
<br />
=== Abwesenheitsassistent ===<br />
Abwesenheiten müssen von Dir selbst eingetragen werden. Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
Dein Name<br />
<br />
—<br />
<br />
=== '''Chat''' ===<br />
Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden. Je Projekt sollte ein eigener Chat mit Threadunterteilung und der Option freie Mitarbeiter hinzuzufügen angelegt werden.<br />
<br />
=== '''Drive''' ===<br />
Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind die Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:<br />
<br />
[["Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"|Zum Wiki Artikel]]<br />
<br />
=== '''Documents''' ===<br />
Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.<br />
<br />
=== '''Keynote''' ===<br />
Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Achte daranf die Parasol Hausschriften installiert zu haben. Diese findest du mit dem aktuellen Template hier:<br />
<br />
[[Apple Keynote Template|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Google Data Studio''' ===<br />
Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:<br />
<br />
[[Google Data Studio|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Adobe Suite''' ===<br />
Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.<br />
<br />
=== '''Miro''' ===<br />
In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.<br />
<br />
== '''Urlaubsübergabe''' ==<br />
Der Stellvertreter übernimmt deine Aufgaben.<br />
<br />
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.<br />
<br />
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:<br />
<br />
<br />
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Ressourcenplanung <br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Verteilung der Tickets via Asana<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheit und Ansprechpartner für Kunden kommunzieren<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheitsnotiz einstellen<br />
<br />
== '''Awards, Communications & PR''' ==<br />
….<br />
<br />
== '''dies & das und PSL basics''' ==<br />
Pitch Pizza - Beer X …<br />
<br />
Weiterbildungsangebot - zum Artikel<br />
<br />
JobRad<br />
<br />
Food<br />
<br />
Kundenvorlage Preisliste AGS</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Onboarding_Account_Management&diff=30100Onboarding Account Management2022-09-09T07:39:30Z<p>Thomas Estenfeld: some more changes. still WIP</p>
<hr />
<div>== Work in Progress ;) ==<br />
<br />
== '''Welcome to the Island!''' ==<br />
Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - dem Account Development Team. Jede:r hat seine oder ihre Kundenverantwortung, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. Dennoch ist jede:r aus unserem Team ein wertvoller Sparingspartner und gemeinsam als Team lösen wir jede Thematik.<br />
<br />
== '''Das Team''' ==<br />
{| class="wikitable mw-collapsible"<br />
|+<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
!<br />
|-<br />
|[[File:Nina Bals.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Thomas E.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Natalie L.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Anouk R.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Philipp Starck.jpg|thumb]]<br />
|[[File:Steffi Schwill.jpg|thumb]]<br />
|-<br />
|Nina Bals-Cornelius<br />
|Thomas Estenfeld<br />
|Natalie Löwen<br />
|Anouk-Marie Rich<br />
|Philipp Starck<br />
|Steffi Schwill<br />
|-<br />
|Account Director<br />
|Head of Account Development<br />
|Account Manager<br />
|Account Director<br />
|Account Director<br />
|Account Director<br />
|-<br />
|nina.bals@parasol-island.com<br />
|thomas.estenfeld@parasol-island.com<br />
|natalie.loewen@parasol-island.com<br />
|anouk.rich@parasol-island.com <br />
|philipp.starck@parasol-island.com<br />
|steffi.schwill@parasol-island.com<br />
|-<br />
|Düsseldorf<br />
|Düsseldorf<br />
|Berlin<br />
|Berlin<br />
|Düsseldorf<br />
|Berlin<br />
|}<br />
<br />
<br />
== '''Deine Verantwortung''' ==<br />
Du verantwortest eigenständig oder gemeinsam mit deinem Account Direktor deine Kundenetats. Deine Verantwortung ist es, die Kundenbeziehung zu pflegen, auszubauen, strategische Potentiale zu erkennen und im Neukundengeschäft zu unterstützen. Wir denken ganzheitlich und beraten den Kunden hinsichtlich aller Leistungen, die Parasol Island anbieten kann. Wir sind auf unserem Gebiet die Spezialisten und treten beim Kunden selbstbewusst aber gemeinschaftlich auf.<br />
<br />
== '''Basics & Standards im Daily Business''' ==<br />
<br />
=== '''Client Fact Sheet''' ===<br />
Für jeden unserer Kunden gibt es in asana ein Client Fact Sheet. Hier hast du auf einer Seite einen kompletten Überblick über den Kunden. Das Client Fact Sheet ist vom jeweiligen Kundenverantwortlichen auf Basis unserer Vorlage anzulegen, mit Leben zu füllen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Anlage erfolgt manuell als neues Projekt in asana. Benennung ist [KUNDE][JAHR][DEV01]_[Client_Fact_Sheet] <br />
<br />
[https://app.asana.com/0/1202590836531298/overview Zur Client Fact Sheet Vorlage]<br />
<br />
=== '''Forecast''' ===<br />
Jede Accounter:in muss den Forecast ihres Kunden in folgendes Dokument eintragen und monatlich überprüfen und aktualisieren.<br />
<br />
[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OSCkCSXg2YM7ywuagKhIJ3Eu1B4c5FE2v3Wi_vEqswk/edit#gid=459553149 Zur Vorlage.]<br />
<br />
=== '''Budgetübersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Budgetübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Retainer Übersicht''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Retainerübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Tasklog/ Agenda''' ===<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden einen Tasklog/Agenda, die der Kunde jeweils am Vortag des gemeinsamen Termins unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
=== '''Kundenfeedback''' ===<br />
…<br />
<br />
=== '''Dateiablage''' ===<br />
Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:<br />
<br />
==== '''Nomenklatur generell''' ====<br />
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.<br />
<br />
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:<br />
<br />
[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]<br />
<br />
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015<br />
<br />
=== '''Case Library / New Business Keynotes''' ===<br />
Die Case Library ist im Shared Drive zu finden. Für jedes Projekt erstellen wir einen Case, je nach Projektumfang mal größer mal kleiner. Ausgewählte Projekte werden auf der parasol.digital Webseite als Case gezeigt, hier ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren.<br />
<br />
Bitte ladet zudem eure finalen Keynotes, als .key (ohne Passwortschutz) und als .pdf in euren eigenen Ordner im Shared Drive, damit jeder jederzeit darauf zurückgreifen kann.<br />
<br />
== '''Dein Tätigkeitsfeld & daily business''' ==<br />
<br />
=== Kundenberatung ===<br />
'''Aufgaben'''<br />
<br />
# Beratung <br />
#<br />
<br />
'''Skills'''<br />
<br />
# Kommunikationsprofi<br />
# <br />
<br />
== '''Asana - Ticketsystem''' ==<br />
Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem [[Asana|Wiki-Artikel.]]<br />
<br />
Das Projektmanagement Team hat zudem ein „How to use asana Projekt“ erstellt, dies bitte einmal verinnerlichen.<br />
<br />
Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind. <br />
<br />
Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:<br />
<br />
# Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.<br />
# Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To<br />
# Mark Complete Ticket als erledigt markieren<br />
# Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!<br />
<br />
Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal [[Asana|hier]] vorbei.<br />
<br />
== '''Parasol Tools''' ==<br />
<br />
=== Google Suite ===<br />
<br />
=== '''Kalender''' ===<br />
Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben - eine tolle Funktion, um die Abstimmung zu beschleunigen. Ein Termin benötigt eine Agenda. Bitte nutze ebenfalls die Funktion zur Angabe des Arbeitsortes, dies macht einige Terminplanungen einfacher. Nicht benötigte aber einem Termin zugeordnete Besprechungsräume müssen freigegeben werden, bitte entsprechend aus dem Kalendereintrag löschen.<br />
<br />
=== '''Mail''' ===<br />
Du hast eine Parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst. <br />
<br />
=== Abwesenheitsassistent ===<br />
Abwesenheiten müssen von Dir selbst eingetragen werden. Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
Dein Name<br />
<br />
—<br />
<br />
=== '''Chat''' ===<br />
Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden. Je Projekt sollte ein eigener Chat mit Threadunterteilung und der Option freie Mitarbeiter hinzuzufügen angelegt werden.<br />
<br />
=== '''Drive''' ===<br />
Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind die Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:<br />
<br />
[["Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"|Zum Wiki Artikel]]<br />
<br />
=== '''Documents''' ===<br />
Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.<br />
<br />
=== '''Keynote''' ===<br />
Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Achte daranf die Parasol Hausschriften installiert zu haben. Diese findest du mit dem aktuellen Template hier:<br />
<br />
[[Apple Keynote Template|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Google Data Studio''' ===<br />
Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:<br />
<br />
[[Google Data Studio|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
=== '''Adobe Suite''' ===<br />
Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.<br />
<br />
=== '''Miro''' ===<br />
In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.<br />
<br />
== '''Agentursoftware & organisatorische Software''' ==<br />
Die Agentursoftware ist über my.parasol erreichbar. Hier erfolgt die Projektanlage- und das Controlling, die Kundenauswertung und vieles mehr - für die AGS wirst du von Jo Kammer geonboardet. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.<br />
<br />
=== '''Timeboard''' ===<br />
Im Timeboard machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.<br />
<br />
=== '''Ressourcenplanung''' ===<br />
Deine Ressourcen werden überwiegend und hauptsächlich von Dir selbst, deinem HoD oder einem Projektleiter geplant. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an deinen HoD. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden.<br />
<br />
=== '''Leapsome''' ===<br />
In Leapsome kannst du die Ziele der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch. Leapsome dient zudem zur Dokumentation, als Feedbacktool und kann zur internen Terminkoordination genutzt werden.<br />
<br />
=== '''Personio''' ===<br />
Personio ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.<br />
<br />
Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.<br />
<br />
== '''Urlaubsübergabe''' ==<br />
Der Stellvertreter übernimmt deine Aufgaben.<br />
<br />
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.<br />
<br />
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:<br />
<br />
<br />
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Ressourcenplanung <br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Verteilung der Tickets via Asana<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheit und Ansprechpartner für Kunden kommunzieren<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheitsnotiz einstellen<br />
<br />
== '''Awards, Communications & PR''' ==<br />
….<br />
<br />
== '''dies & das und PSL basics''' ==<br />
Pitch Pizza - Beer X …<br />
<br />
Weiterbildungsangebot - zum Artikel<br />
<br />
JobRad<br />
<br />
Food<br />
<br />
Kundenvorlage Preisliste AGS</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=File:Steffi_Schwill.jpg&diff=30099File:Steffi Schwill.jpg2022-09-09T07:27:42Z<p>Thomas Estenfeld: </p>
<hr />
<div>Steffi_Schwill</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=File:Philipp_Starck.jpg&diff=30098File:Philipp Starck.jpg2022-09-09T07:27:14Z<p>Thomas Estenfeld: </p>
<hr />
<div>Philipp_Starck</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=File:Anouk_R.jpg&diff=30097File:Anouk R.jpg2022-09-09T07:26:48Z<p>Thomas Estenfeld: </p>
<hr />
<div>Anouk_Rich</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=File:Natalie_L.jpg&diff=30096File:Natalie L.jpg2022-09-09T07:25:59Z<p>Thomas Estenfeld: </p>
<hr />
<div>Natalie_Loewen</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=File:Thomas_E.jpg&diff=30095File:Thomas E.jpg2022-09-09T07:25:27Z<p>Thomas Estenfeld: </p>
<hr />
<div>Thomas_Estenfeld</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=File:Thomas_Estenfeld.jpg&diff=30094File:Thomas Estenfeld.jpg2022-09-09T07:24:10Z<p>Thomas Estenfeld: </p>
<hr />
<div>Thomas_Estenfeld</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=File:Nina_Bals.jpg&diff=30093File:Nina Bals.jpg2022-09-09T07:23:25Z<p>Thomas Estenfeld: </p>
<hr />
<div>Nina Bals-Cornelius</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Onboarding_Account_Management&diff=30092Onboarding Account Management2022-09-09T07:11:00Z<p>Thomas Estenfeld: some updates. still WIP</p>
<hr />
<div>== Work in Progress ;) ==<br />
<br />
== '''Welcome to the Island!''' ==<br />
Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - dem Account Management Team. Jede:r hat seine oder ihre Kundenverantwortung, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. <br />
<br />
Dennoch ist jede:r aus unserem Team ein wertvoller Sparingspartner und gemeinsam als Team lösen wir jede Thematik.<br />
<br />
== '''Das Team''' ==<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
== '''Deine Verantwortung''' ==<br />
Du verantwortest eigenständig oder gemeinsam mit deinem Account Direktor deine Kundenetats. Deine Verantwortung ist es, die Kundenbeziehung zu pflegen, auszubauen, strategische Potentiale zu erkennen und im Neukundengeschäft zu unterstützen. Wir denken ganzheitlich und beraten den Kunden hinsichtlich aller Leistungen, die Parasol <br />
<br />
Island anbieten kann. Wir sind auf unserem Gebiet die Spezialisten und treten beim Kunden selbstbewusst aber gemeinschaftlich auf.<br />
<br />
== '''Basics & Standards im Daily Business''' ==<br />
'''Client Fact Sheet'''<br />
<br />
Für jeden unserer Kunden gibt es in asana ein Client Fact Sheet. Hier hast du auf einer Seite einen kompletten Überblick über den Kunden. Das Client Fact Sheet ist vom jeweiligen Kundenverantwortlichen auf Basis unserer Vorlage anzulegen, mit Leben zu füllen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Anlage erfolgt manuell als neues Projekt in asana. Benennung ist [KUNDE][JAHR][DEV01]_[Client_Fact_Sheet] <br />
<br />
[https://app.asana.com/0/1202590836531298/overview Zur Client Fact Sheet Vorlage]<br />
<br />
'''Forecast'''<br />
<br />
Jede Accounter:in muss den Forecast ihres Kunden in folgendes Dokument eintragen und monatlich überprüfen und aktualisieren.<br />
<br />
[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OSCkCSXg2YM7ywuagKhIJ3Eu1B4c5FE2v3Wi_vEqswk/edit#gid=459553149 Zur Vorlage.]<br />
<br />
'''Budgetübersicht'''<br />
<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Budgetübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Retainer Übersicht'''<br />
<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Retainerübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Tasklog/ Agenda'''<br />
<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden einen Tasklog/Agenda, die der Kunde jeweils am Vortag des gemeinsamen Termins unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Kundenfeedback'''<br />
<br />
…<br />
<br />
'''Dateiablage'''<br />
<br />
Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:<br />
<br />
'''Nomenklatur generell'''<br />
<br />
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.<br />
<br />
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:<br />
<br />
[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]<br />
<br />
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015<br />
<br />
'''Case Library / New Business Keynotes'''<br />
<br />
Die Case Library ist im Shared Drive zu finden. Für jedes Projekt erstellen wir einen Case, je nach Projektumfang mal größer mal kleiner. Ausgewählte Projekte werden auf der parasol.digital Webseite als Case gezeigt, hier ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren.<br />
<br />
Bitte ladet zudem eure finalen Keynotes, als .key (ohne Passwortschutz) und als .pdf in euren eigenen Ordner im Shared Drive, damit jeder jederzeit darauf zurückgreifen kann.<br />
<br />
== '''Dein Tätigkeitsfeld''' ==<br />
'''Beratung'''<br />
<br />
'''Aufgaben'''<br />
<br />
# Beratung <br />
#<br />
<br />
'''Skills'''<br />
<br />
# Kommunikationsprofi<br />
# <br />
'''Asana - Ticketsystem'''<br />
<br />
Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem [[Asana|Wiki-Artikel.]]<br />
<br />
Das Projektmanagement Team hat zudem ein „How to use asana Projekt“ erstellt, dies bitte einmal verinnerlichen.<br />
<br />
Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind. <br />
<br />
Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:<br />
<br />
# Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.<br />
# Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To<br />
# Mark Complete Ticket als erledigt markieren<br />
# Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!<br />
<br />
Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal [[Asana|hier]] vorbei.<br />
<br />
'''Parasol Tools'''<br />
<br />
'''Google Suite'''<br />
<br />
'''Kalender'''<br />
<br />
Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben - eine tolle Funktion, um die Abstimmung zu beschleunigen. Ein Termin benötigt eine Agenda. Bitte nutze ebenfalls die Funktion zur Angabe des Arbeitsortes, dies macht einige Terminplanungen einfacher. Nicht benötigte aber einem Termin zugeordnete Besprechungsräume müssen freigegeben werden, bitte entsprechend aus dem Kalendereintrag löschen.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Mail'''<br />
<br />
Du hast eine Parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst. Abwesenheiten müssen von Dir selbst eingetragen werden. Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
—<br />
<br />
'''Chat'''<br />
<br />
Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden. Je Projekt sollte ein eigener Chat mit Threadunterteilung und der Option freie Mitarbeiter hinzuzufügen angelegt werden.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Drive'''<br />
<br />
Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind die Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:<br />
<br />
[["Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"|Zum Wiki Artikel]]<br />
<br />
'''Documents'''<br />
<br />
Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.<br />
<br />
'''Agentursoftware'''<br />
<br />
Die Agentursoftware ist über my.parasol erreichbar. Hier erfolgt die Projektanlage- und das Controlling, die Kundenauswertung und vieles mehr - für die AGS wirst du von Jo Kammer geonboardet. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Timeboard'''<br />
<br />
Im Timeboard machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Ressourcenplanung'''<br />
<br />
Deine Ressourcen werden überwiegend und hauptsächlich von Dir selbst, deinem HoD oder einem Projektleiter geplant. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an deinen HoD. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Leapsome'''<br />
<br />
In Leapsome kannst du die Ziele der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch. Leapsome dient zudem zur Dokumentation, als Feedbacktool und kann zur internen Terminkoordination genutzt werden.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Personio'''<br />
<br />
Personio ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.<br />
<br />
Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Keynote'''<br />
<br />
Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Achte daranf die Parasol Hausschriften installiert zu haben. Diese findest du mit dem aktuellen Template hier:<br />
<br />
[[Apple Keynote Template|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
'''Google Data Studio'''<br />
<br />
Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:<br />
<br />
[[Google Data Studio|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
'''Adobe Suite'''<br />
<br />
Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.<br />
<br />
'''Miro'''<br />
<br />
In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.<br />
<br />
Zum Tool<br />
<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
<br />
== Urlaubsübergabe ==<br />
Der Stellvertreter übernimmt deine Aufgaben.<br />
<br />
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und <nowiki>[https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier]</nowiki> abzulegen.<br />
<br />
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:<br />
<br />
<br />
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Ressourcenplanung <br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Verteilung der Tickets via Asana<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheit und Ansprechpartner für Kunden kommunzieren<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheitsnotiz einstellen<br />
<br />
Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
—<br />
<br />
== '''Awards, Communications & PR''' ==<br />
….<br />
<br />
== '''dies & das und PSL basics''' ==<br />
Pitch Pizza - Beer X …<br />
<br />
Weiterbildungsangebot - zum Artikel<br />
<br />
JobRad<br />
<br />
Food<br />
<br />
Kundenvorlage Preisliste AGS</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Onboarding_Account_Management&diff=29972Onboarding Account Management2022-07-20T12:00:17Z<p>Thomas Estenfeld: /* Welcome to the Island! */ WIP</p>
<hr />
<div>== Work in Progress ;) ==<br />
<br />
== '''Welcome to the Island!''' ==<br />
Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - dem Account Management Team. Jede:r hat seine oder ihre Kundenverantwortung, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. <br />
<br />
Dennoch ist jede:r aus unserem Team ein wertvoller Sparingspartner und gemeinsam als Team lösen wir jede Thematik.<br />
<br />
== '''Das Team''' ==<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
== '''Deine Verantwortung''' ==<br />
Du verantwortest eigenständig oder gemeinsam mit deinem Account Direktor deine Kundenetats. Deine Verantwortung ist es, die Kundenbeziehung zu pflegen, auszubauen, strategische Potentiale zu erkennen und im Neukundengeschäft zu unterstützen. Wir denken ganzheitlich und beraten den Kunden hinsichtlich aller Leistungen, die Parasol <br />
<br />
Island anbieten kann. Wir sind auf unserem Gebiet die Spezialisten und treten beim Kunden selbstbewusst aber gemeinschaftlich auf.<br />
<br />
== '''Basics & Standards im Daily Business''' ==<br />
'''Client Fact Sheet'''<br />
<br />
Für jeden unserer Kunden gibt es in asana ein Client Fact Sheet. Hier hast du auf einer Seite einen kompletten Überblick über den Kunden. Das Client Fact Sheet ist vom jeweiligen Kundenverantwortlichen auf Basis unserer Vorlage anzulegen, mit Leben zu füllen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Anlage erfolgt manuell als neues <br />
<br />
Projekt in asana. Benennung ist [KUNDE][JAHR][DEV01]_[Client_Fact_Sheet]<br />
<br />
Zur Client Fact Sheet Vorlage<br />
<br />
'''Forecast'''<br />
<br />
Jede Accounter:in muss den Forecast ihres Kunden in folgendes Dokument eintragen und monatlich überprüfen und aktualisieren.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Budgetübersicht'''<br />
<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Budgetübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Retainer Übersicht'''<br />
<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Retainerübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Tasklog/ Agenda'''<br />
<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden einen Tasklog/Agenda, die der Kunde jeweils am Vortag des gemeinsamen Termins unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Kundenfeedback'''<br />
<br />
…<br />
<br />
'''Dateiablage'''<br />
<br />
Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:<br />
<br />
'''Nomenklatur generell'''<br />
<br />
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.<br />
<br />
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:<br />
<br />
[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]<br />
<br />
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015<br />
<br />
'''Case Library / New Business Keynotes'''<br />
<br />
Die Case Library ist im Shared Drive zu finden. Für jedes Projekt erstellen wir einen Case, je nach Projektumfang mal größer mal kleiner. Ausgewählte Projekte werden auf der parasol.digital Webseite als Case gezeigt, hier ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren.<br />
<br />
Bitte ladet zudem eure finalen Keynotes, als .key (ohne Passwortschutz) und als .pdf in euren eigenen Ordner im Shared Drive, damit jeder jederzeit darauf zurückgreifen kann.<br />
<br />
== '''Dein Tätigkeitsfeld''' ==<br />
'''Beratung'''<br />
<br />
'''Aufgaben'''<br />
<br />
# Beratung <br />
#<br />
<br />
'''Skills'''<br />
<br />
# Verständnis von Studienergebnissen<br />
'''Asana - Ticketsystem'''<br />
<br />
Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem [[Asana|Wiki-Artikel.]]<br />
<br />
Das Projektmanagement Team hat zudem ein „How to use asana Projekt“ erstellt, dies bitte einmal verinnerlichen.<br />
<br />
Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind. <br />
<br />
Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:<br />
<br />
# Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.<br />
# Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To<br />
# Mark Complete Ticket als erledigt markieren<br />
# Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!<br />
<br />
Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal [[Asana|hier]] vorbei.<br />
<br />
'''Parasol Tools'''<br />
<br />
'''Google Suite'''<br />
<br />
'''Kalender'''<br />
<br />
Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben - eine tolle Funktion, um die Abstimmung zu beschleunigen. Ein Termin benötigt eine Agenda. Bitte nutze ebenfalls die Funktion zur Angabe des Arbeitsortes, dies macht einige Terminplanungen einfacher. Nicht benötigte aber einem Termin zugeordnete Besprechungsräume müssen freigegeben werden, bitte entsprechend aus dem Kalendereintrag löschen.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Mail'''<br />
<br />
Du hast eine Parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst. Abwesenheiten müssen von Dir selbst eingetragen werden. Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
—<br />
<br />
'''Chat'''<br />
<br />
Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden. Je Projekt sollte ein eigener Chat mit Threadunterteilung und der Option freie Mitarbeiter hinzuzufügen angelegt werden.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Drive'''<br />
<br />
Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind die Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:<br />
<br />
[["Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"|Zum Wiki Artikel]]<br />
<br />
'''Documents'''<br />
<br />
Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.<br />
<br />
'''Agentursoftware'''<br />
<br />
Die Agentursoftware ist über my.parasol erreichbar. Hier erfolgt die Projektanlage- und das Controlling, die Kundenauswertung und vieles mehr - für die AGS wirst du von Jo Kammer geonboardet. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Timeboard'''<br />
<br />
Im Timeboard machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Ressourcenplanung'''<br />
<br />
Deine Ressourcen werden überwiegend und hauptsächlich von Dir selbst, deinem HoD oder einem Projektleiter geplant. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an deinen HoD. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Leapsome'''<br />
<br />
In Leapsome kannst du die Ziele der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch. Leapsome dient zudem zur Dokumentation, als Feedbacktool und kann zur internen Terminkoordination genutzt werden.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Personio'''<br />
<br />
Personio ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.<br />
<br />
Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Keynote'''<br />
<br />
Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Achte daranf die Parasol Hausschriften installiert zu haben. Diese findest du mit dem aktuellen Template hier:<br />
<br />
[[Apple Keynote Template|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
'''Google Data Studio'''<br />
<br />
Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:<br />
<br />
[[Google Data Studio|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
'''Adobe Suite'''<br />
<br />
Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.<br />
<br />
'''Miro'''<br />
<br />
In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.<br />
<br />
Zum Tool<br />
<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
<br />
== Urlaubsübergabe ==<br />
Der Stellvertreter übernimmt deine Aufgaben.<br />
<br />
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und <nowiki>[https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier]</nowiki> abzulegen.<br />
<br />
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:<br />
<br />
<br />
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Ressourcenplanung <br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Verteilung der Tickets via Asana<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheit und Ansprechpartner für Kunden kommunzieren<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheitsnotiz einstellen<br />
<br />
Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
—<br />
<br />
== '''Awards, Communications & PR''' ==<br />
….<br />
<br />
== '''dies & das und PSL basics''' ==<br />
Pitch Pizza - Beer X …<br />
<br />
Weiterbildungsangebot - zum Artikel<br />
<br />
JobRad<br />
<br />
Food<br />
<br />
Kundenvorlage Preisliste AGS</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Onboarding_Account_Management&diff=29971Onboarding Account Management2022-07-20T11:53:41Z<p>Thomas Estenfeld: Update #1</p>
<hr />
<div>== '''Welcome to the Island!''' ==<br />
Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - dem Account Management Team. Jede:r hat seine oder ihre Kundenverantwortung, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. <br />
<br />
Dennoch ist jede:r aus unserem Team ein wertvoller Sparingspartner und gemeinsam als Team lösen wir jede Thematik.<br />
<br />
== '''Das Team''' ==<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
== '''Deine Verantwortung''' ==<br />
Du verantwortest eigenständig oder gemeinsam mit deinem Account Direktor deine Kundenetats. Deine Verantwortung ist es, die Kundenbeziehung zu pflegen, auszubauen, strategische Potentiale zu erkennen und im Neukundengeschäft zu unterstützen. Wir denken ganzheitlich und beraten den Kunden hinsichtlich aller Leistungen, die Parasol <br />
<br />
Island anbieten kann. Wir sind auf unserem Gebiet die Spezialisten und treten beim Kunden selbstbewusst aber gemeinschaftlich auf.<br />
<br />
== '''Basics & Standards im Daily Business''' ==<br />
'''Client Fact Sheet'''<br />
<br />
Für jeden unserer Kunden gibt es in asana ein Client Fact Sheet. Hier hast du auf einer Seite einen kompletten Überblick über den Kunden. Das Client Fact Sheet ist vom jeweiligen Kundenverantwortlichen auf Basis unserer Vorlage anzulegen, mit Leben zu füllen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Anlage erfolgt manuell als neues <br />
<br />
Projekt in asana. Benennung ist [KUNDE][JAHR][DEV01]_[Client_Fact_Sheet]<br />
<br />
Zur Client Fact Sheet Vorlage<br />
<br />
'''Forecast'''<br />
<br />
Jede Accounter:in muss den Forecast ihres Kunden in folgendes Dokument eintragen und monatlich überprüfen und aktualisieren.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Budgetübersicht'''<br />
<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Budgetübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Retainer Übersicht'''<br />
<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Retainerübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Tasklog/ Agenda'''<br />
<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden einen Tasklog/Agenda, die der Kunde jeweils am Vortag des gemeinsamen Termins unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Kundenfeedback'''<br />
<br />
…<br />
<br />
'''Dateiablage'''<br />
<br />
Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:<br />
<br />
'''Nomenklatur generell'''<br />
<br />
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.<br />
<br />
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:<br />
<br />
[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]<br />
<br />
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015<br />
<br />
'''Case Library / New Business Keynotes'''<br />
<br />
Die Case Library ist im Shared Drive zu finden. Für jedes Projekt erstellen wir einen Case, je nach Projektumfang mal größer mal kleiner. Ausgewählte Projekte werden auf der parasol.digital Webseite als Case gezeigt, hier ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren.<br />
<br />
Bitte ladet zudem eure finalen Keynotes, als .key (ohne Passwortschutz) und als .pdf in euren eigenen Ordner im Shared Drive, damit jeder jederzeit darauf zurückgreifen kann.<br />
<br />
== '''Dein Tätigkeitsfeld''' ==<br />
'''Beratung'''<br />
<br />
'''Aufgaben'''<br />
<br />
# Beratung <br />
#<br />
<br />
'''Skills'''<br />
<br />
# Verständnis von Studienergebnissen<br />
'''Asana - Ticketsystem'''<br />
<br />
Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem [[Asana|Wiki-Artikel.]]<br />
<br />
Das Projektmanagement Team hat zudem ein „How to use asana Projekt“ erstellt, dies bitte einmal verinnerlichen.<br />
<br />
Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind. <br />
<br />
Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:<br />
<br />
# Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.<br />
# Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To<br />
# Mark Complete Ticket als erledigt markieren<br />
# Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!<br />
<br />
Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal [[Asana|hier]] vorbei.<br />
<br />
'''Parasol Tools'''<br />
<br />
'''Google Suite'''<br />
<br />
'''Kalender'''<br />
<br />
Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben - eine tolle Funktion, um die Abstimmung zu beschleunigen. Ein Termin benötigt eine Agenda. Bitte nutze ebenfalls die Funktion zur Angabe des Arbeitsortes, dies macht einige Terminplanungen einfacher. Nicht benötigte aber einem Termin zugeordnete Besprechungsräume müssen freigegeben werden, bitte entsprechend aus dem Kalendereintrag löschen.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Mail'''<br />
<br />
Du hast eine Parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst. Abwesenheiten müssen von Dir selbst eingetragen werden. Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
—<br />
<br />
'''Chat'''<br />
<br />
Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden. Je Projekt sollte ein eigener Chat mit Threadunterteilung und der Option freie Mitarbeiter hinzuzufügen angelegt werden.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Drive'''<br />
<br />
Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind die Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:<br />
<br />
[["Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"|Zum Wiki Artikel]]<br />
<br />
'''Documents'''<br />
<br />
Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.<br />
<br />
'''Agentursoftware'''<br />
<br />
Die Agentursoftware ist über my.parasol erreichbar. Hier erfolgt die Projektanlage- und das Controlling, die Kundenauswertung und vieles mehr - für die AGS wirst du von Jo Kammer geonboardet. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Timeboard'''<br />
<br />
Im Timeboard machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Ressourcenplanung'''<br />
<br />
Deine Ressourcen werden überwiegend und hauptsächlich von Dir selbst, deinem HoD oder einem Projektleiter geplant. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an deinen HoD. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Leapsome'''<br />
<br />
In Leapsome kannst du die Ziele der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch. Leapsome dient zudem zur Dokumentation, als Feedbacktool und kann zur internen Terminkoordination genutzt werden.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Personio'''<br />
<br />
Personio ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.<br />
<br />
Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Keynote'''<br />
<br />
Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Achte daranf die Parasol Hausschriften installiert zu haben. Diese findest du mit dem aktuellen Template hier:<br />
<br />
[[Apple Keynote Template|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
'''Google Data Studio'''<br />
<br />
Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:<br />
<br />
[[Google Data Studio|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
'''Adobe Suite'''<br />
<br />
Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.<br />
<br />
'''Miro'''<br />
<br />
In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.<br />
<br />
Zum Tool<br />
<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
<br />
== Urlaubsübergabe ==<br />
Der Stellvertreter übernimmt deine Aufgaben.<br />
<br />
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und <nowiki>[https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier]</nowiki> abzulegen.<br />
<br />
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:<br />
<br />
<br />
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Ressourcenplanung <br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Verteilung der Tickets via Asana<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheit und Ansprechpartner für Kunden kommunzieren<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheitsnotiz einstellen<br />
<br />
Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
—<br />
<br />
== '''Awards, Communications & PR''' ==<br />
….<br />
<br />
== '''dies & das und PSL basics''' ==<br />
Pitch Pizza - Beer X …<br />
<br />
Weiterbildungsangebot - zum Artikel<br />
<br />
JobRad<br />
<br />
Food<br />
<br />
Kundenvorlage Preisliste AGS</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Onboarding_Account_Management&diff=29970Onboarding Account Management2022-07-20T10:34:26Z<p>Thomas Estenfeld: New page</p>
<hr />
<div>'''Welcome'''<br />
<br />
Welcome to the Island!<br />
<br />
Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - dem Account Management Team. Jede:r hat seine oder ihre Kundenverantwortung, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. Dennoch ist jede:r aus unserem Team ein wertvoller Sparingspartner und gemeinsam als Team lösen wir jede Thematik.<br />
<br />
'''Das Team'''<br />
<br />
'''Deine Verantwortung'''<br />
<br />
Du verantwortest eigenständig oder gemeinsam mit deinem Account Direktor deine Kundenetats. Deine Verantwortung ist es, die Kundenbeziehung zu pflegen, auszubauen, strategische Potentiale zu erkennen und im Neukundengeschäft zu unterstützen. Wir denken ganzheitlich und beraten den Kunden hinsichtlich aller Leistungen, die Parasol Island anbieten kann. Wir sind auf unserem Gebiet die Spezialisten und treten beim Kunden selbstbewusst aber gemeinschaftlich auf.<br />
<br />
'''Basics & Standards im Daily Business'''<br />
<br />
'''Client Fact Sheet'''<br />
<br />
Für jeden unserer Kunden gibt es in asana ein Client Fact Sheet. Hier hast du auf einer Seite einen kompletten Überblick über den Kunden. Das Client Fact Sheet ist vom jeweiligen Kundenverantwortlichen auf Basis unserer Vorlage anzulegen, mit Leben zu füllen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Anlage erfolgt manuell als neues Projekt in asana. Benennung ist [KUNDE][JAHR][DEV01]_[Client_Fact_Sheet]<br />
<br />
Zur Client Fact Sheet Vorlage<br />
<br />
'''Forecast'''<br />
<br />
Jede Accounter:in muss den Forecast ihres Kunden in folgendes Dokument eintragen und monatlich überprüfen und aktualisieren.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Budgetübersicht'''<br />
<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Budgetübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Retainer Übersicht'''<br />
<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden eine Retainerübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Tasklog/ Agenda'''<br />
<br />
Wir führen für jeden unserer Kunden einen Tasklog/Agenda, die der Kunde jeweils am Vortag des gemeinsamen Termins unaufgefordert per Email erhält.<br />
<br />
Zur Vorlage.<br />
<br />
'''Kundenfeedback'''<br />
<br />
…<br />
<br />
'''Dateiablage'''<br />
<br />
Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:<br />
<br />
'''Nomenklatur generell'''<br />
<br />
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.<br />
<br />
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:<br />
<br />
[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]<br />
<br />
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015<br />
<br />
'''Case Library / New Business Keynotes'''<br />
<br />
Die Case Library ist im Shared Drive zu finden. Für jedes Projekt erstellen wir einen Case, je nach Projektumfang mal größer mal kleiner. Ausgewählte Projekte werden auf der parasol.digital Webseite als Case gezeigt, hier ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren.<br />
<br />
Bitte ladet zudem eure finalen Keynotes, als .key (ohne Passwortschutz) und als .pdf in euren eigenen Ordner im Shared Drive, damit jeder jederzeit darauf zurückgreifen kann.<br />
<br />
'''Dein Tätigkeitsfeld'''<br />
<br />
'''Beratung'''<br />
<br />
'''Aufgaben'''<br />
<br />
# Beratung Media Strategie<br />
#<br />
<br />
'''Skills'''<br />
<br />
# Verständnis von Studienergebnissen<br />
#<br />
<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
<br />
# '''Ticketsystem / asana'''<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
# Um Übergaben und Briefings so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier das Ticketsystem "Asana".<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
# Die Gesamtübersicht zum Thema Asana findest du HIER.<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
# Hier ein kurzer Überblick zum Ablauf und die Handhabung der Tickets, die dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich sind:<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
# Dir wird das Ticket vom Projektmanager, Kollegen aus der Kreation oder Redaktion zugewiesen.<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
# Das Ticket erscheint nun im Ticketsystem unter "Meine Aufgaben"<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
# Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert. Dies geschieht über das Kommentarfeld, das sich am Ende des Tickets befindet. Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parameter zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.<br />
<br />
Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem [[Asana|Wiki-Artikel.]]<br />
<br />
Das Projektmanagement Team hat zudem ein „How to use asana Projekt“ erstellt, dies bitte einmal verinnerlichen.<br />
<br />
'''Asana - Ticketsystem'''<br />
<br />
Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind. Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:<br />
<br />
# Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.<br />
# Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To<br />
# Mark Complete Ticket als erledigt markieren<br />
# Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!<br />
<br />
Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal [[Asana|hier]] vorbei.<br />
<br />
'''Parasol Tools'''<br />
<br />
'''Google Suite'''<br />
<br />
'''Kalender'''<br />
<br />
Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben - eine tolle Funktion, um die Abstimmung zu beschleunigen. Ein Termin benötigt eine Agenda. Bitte nutze ebenfalls die Funktion zur Angabe des Arbeitsortes, dies macht einige Terminplanungen einfacher. Nicht benötigte aber einem Termin zugeordnete Besprechungsräume müssen freigegeben werden, bitte entsprechend aus dem Kalendereintrag löschen.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Mail'''<br />
<br />
Du hast eine Parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst. Abwesenheiten müssen von Dir selbst eingetragen werden. Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
—<br />
<br />
'''Chat'''<br />
<br />
Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden. Je Projekt sollte ein eigener Chat mit Threadunterteilung und der Option freie Mitarbeiter hinzuzufügen angelegt werden.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Drive'''<br />
<br />
Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind die Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:<br />
<br />
[["Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"|Zum Wiki Artikel]]<br />
<br />
'''Documents'''<br />
<br />
Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.<br />
<br />
'''Agentursoftware'''<br />
<br />
Die Agentursoftware ist über my.parasol erreichbar. Hier erfolgt die Projektanlage- und das Controlling, die Kundenauswertung und vieles mehr - für die AGS wirst du von Jo Kammer geonboardet. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Timeboard'''<br />
<br />
Im Timeboard machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Ressourcenplanung'''<br />
<br />
Deine Ressourcen werden überwiegend und hauptsächlich von Dir selbst, deinem HoD oder einem Projektleiter geplant. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an deinen HoD. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Leapsome'''<br />
<br />
In Leapsome kannst du die Ziele der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch. Leapsome dient zudem zur Dokumentation, als Feedbacktool und kann zur internen Terminkoordination genutzt werden.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Personio'''<br />
<br />
Personio ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.<br />
<br />
Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.<br />
<br />
Link<br />
<br />
'''Keynote'''<br />
<br />
Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Achte daranf die Parasol Hausschriften installiert zu haben. Diese findest du mit dem aktuellen Template hier:<br />
<br />
[[Apple Keynote Template|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
'''Google Data Studio'''<br />
<br />
Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:<br />
<br />
[[Google Data Studio|Zum Wiki-Artikel]]<br />
<br />
'''Adobe Suite'''<br />
<br />
Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.<br />
<br />
'''Miro'''<br />
<br />
In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.<br />
<br />
Zum Tool<br />
<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
# '''Urlaubsvertretung'''<br />
# <span class="s1"></span><br />
# Bevor Du in deinen wohlverdienten Urlaub segelst, musst Du sicher stellen, dass Deine Kunden und Projekte auch in Deiner Abwesenheit bestmöglich betreut und fortgeführt werden können.<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
# Eine gut gepflegte Ticket-History in Asana hilft jedem alle wichtigen Schritte im Projekt nachvollziehen zu können.<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
# Darüberhinaus gibt es natürlich viel mehr Wissen und zB mündliche Absprachen über die nur Du selbst am Besten Bescheid weißt.<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
# Je nach Projektgrößen macht hier ein Übergabemeeting zusammen mit dem zuständigen Project-Owner und Deiner Urlaubsvertretung Sinn.<br />
# <span class="s1">'''Welcome'''</span><br />
<br />
Der Stellvertreter übernimmt deine Aufgaben.<br />
<br />
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und <nowiki>[https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier]</nowiki> abzulegen.<br />
<br />
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:<br />
<br />
<nowiki>[[Urlaubsübergabe]]</nowiki><br />
<br />
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Ressourcenplanung <br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Verteilung der Tickets via Asana<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheit und Ansprechpartner für Kunden kommunzieren<br />
<br />
<nowiki>#</nowiki> Abwesenheitsnotiz einstellen<br />
<br />
Nutze dafür bitte folgende Vorlage:<br />
<br />
—<br />
<br />
Many thanks for your email!<br />
<br />
I'm....<br />
<br />
(x) on holiday / public holiday<br />
<br />
( ) on a mission<br />
<br />
( ) in meetings<br />
<br />
( ) attending a conference<br />
<br />
( ) ill<br />
<br />
( ) other<br />
<br />
I will be back in the office on (July 06 th)<br />
<br />
Please take note that during this time incoming e-mails will:<br />
<br />
(x) not be read or forwarded<br />
<br />
( ) read with a serious delay ...<br />
<br />
Best regards,<br />
<br />
—<br />
<br />
'''Awards, Communications & PR'''<br />
<br />
….<br />
<br />
'''dies & das und PSL basics'''<br />
<br />
Pitch Pizza - Beer X …<br />
<br />
Weiterbildungsangebot - zum Artikel<br />
<br />
JobRad<br />
<br />
Food<br />
<br />
Kundenvorlage Preisliste AGS</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=FC_Gelsenkirchen-Schalke_04_e.V._(FCS04)_Hosting_/_www.schalke04.de&diff=22249FC Gelsenkirchen-Schalke 04 e.V. (FCS04) Hosting / www.schalke04.de2018-08-22T14:48:49Z<p>Thomas Estenfeld: spark5 Integration</p>
<hr />
<div>==Overview & Responsibilities==<br />
The Server is hosted by ANEXIA Internetdienstleistungs GmbH. Support Requests going to: [http://mailto:support@anexia-it.com support@anexia-it.com]<br />
<br />
The Server is managed by Spark5 GmbH. Support Requests going to: [http://mailto:system-integration@spark5.de system-integration@spark5.de] <br />
Notfall Telefonnummer +49 6151 8508199<br />
<br />
==Dev Manager==<br />
David Smith <[http://mailto:david.smith@parasol-island.com david.smith@parasol-island.com]><br />
<br />
==KAD==<br />
Thomas Estenfeld <[http://mailto:thomas.estenfeld@parasol-island.com thomas.estenfeld@parasol-island.com]><br />
<br />
==Drittsysteme==<br />
===Schalke 04 Shop===<br />
Software: Shopware (http://www.shopware.com)<br /><br />
Verantwortlich: Schalke 04 IT Abteilung<br /><br />
Ansprechpartner: t.b.a.<br /><br />
<br />
===Schalke 04 ERP===<br />
Software: Microsoft Dynamics NAV (Navision)<br /><br />
Verantwortlich: Schalke 04 IT Abteilung<br /><br />
Ansprechpartner: t.b.a.<br /><br />
<br />
===CRM,Social===<br />
Software: Salesforce.com<br /><br />
Verantwortlich: Schalke 04 IT Abteilung<br /><br />
Ansprechpartner: t.b.a.<br /><br />
<br />
===Videohosting/Streaming===<br />
Anbieter: 3q.video/de/<br /><br />
Verantwortlich: t.b.a.<br /><br />
Ansprechpartner: t.b.a.<br /><br />
<br />
===Videofeed===<br />
Anbieter: Sportcast<br /><br />
Verantwortlich: t.b.a.<br /><br />
Ansprechpartner: t.b.a.<br /><br />
<br />
===Datenschutzbeauftragter===<br />
Anbieter: http://www.acceso.de/<br /><br />
Ansprechpartner: Frank Grossmann<br /><br />
Email: frank.grossmann@acceso.de<br /><br />
<br />
==URL's und Server==<br />
===Verwaltung===<br />
====anexia====<br />
https://engine.anexia-it.com/<br />
<br />
===Monitoring===<br />
====anexia====<br />
https://prtg.anexia.at<br />
<br />
====pingdom====<br />
https://my.pingdom.com<br />
<br />
====zabbix====<br />
http://10.100.10.51/zabbix/httpdetails.php?httptestid=7<br />
<br />
====Uptrends====<br />
https://app.uptrends.com/Account/Login?ReturnUrl=%2fHome%2fIndex<br />
<br />
===Cache Monitoring===<br />
<br />
====OpCache====<br />
https://schalke04.de/foreignassets/monitoring/cache/opcache/opcache_3490538905453.php<br />
<br />
====Redis====<br />
https://schalke04.de/foreignassets/monitoring/cache/redis/redis.php<br />
<br />
===AWStats Monitoring===<br />
https://213.227.169.5/cgi-bin/awstats.pl?config=schalke04.de<br />
<br />
===Stage ===<br />
====Domain====<br />
[https://de-schalke04-www-stage.schalke04.de/ de-schalke04-www-stage.schalke04.de]<br /><br />
IP 213.227.169.6<br /><br />
<br />
====Hosting====<br />
Hosting Provider: Anexia (support@anexia-it.com)<br /><br />
Host: Managed Server<br /><br />
SSH Server access: ssh stag.schalke04.de@213.227.169.6<br /><br />
Webroot: /var/www/vhosts/stag.schalke04.de/htdocs/de/schalke04/de-schalke04-www-stage/htdocs/<br /><br />
Sourceroot: /var/www/vhosts/stag.schalke04.de/htdocs/de/schalke04/de-schalke04-www-stage/<br /><br />
<br />
=====Logs=====<br />
======nginx======<br />
/var/www/vhosts/stag.schalke04.de/logs/nginx-access.log<br />
/var/www/vhosts/stag.schalke04.de/logs/nginx-error.log<br />
======php======<br />
/var/www/vhosts/stag.schalke04.de/logs/stag.schalke04.de-phperror.log<br /><br />
ssh schalke04.de@213.227.169.5 /var/www/vhosts/schalke04.de/logs/schalke04.de-php-fpm-slow.log<br />
<br />
====DB====<br />
DB Name: stag_schalke04<br /><br />
DB Host: 10.12.102.40<br /><br />
<br />
DB Monitor:<br />
mytop -u sql_stag -p{DB_PASSWORD} -h 10.12.102.40:3306 -d stag_schalke04<br />
<br />
=====DB Cache=====<br />
Redis Server: <br />
10.12.102.61:6379<br />
<br />
Redis Monitor:<br />
redis-cli -h 10.12.102.61 monitor<br />
<br />
====DNS====<br />
DNS-Admin: NAME (e.g. Parasol Island/FORENAME NAME <EMAIL@DOMAIN>/...)<br /><br />
<br />
====.htaccess====<br />
Log: LOGIN (Cleartext. e.g. kadewe)<br /><br />
Pas: PASSWORD (Cleartext. e.g. 0V8K1xD29sKGD)<br /><br />
<br />
====CMS Login====<br />
Log: USERNAME (Last 3 Characters, e.g. ***************i6f)<br /><br />
Pas: PASSWORD SOURCE (e.g. Lastpass/...)<br /><br />
<br />
==== Deployment ====<br />
DESCRIPTION (e.g. Master branch manual deployment using GitLab./Develop branch automatic deployment on commit using GitLab.)<br />
<br />
===Live===<br />
====Domain====<br />
[https://schalke04.de%20de https://schalke04.de de]<br /><br />
IP 213.227.169.5<br />
<br />
====Hosting====<br />
Hosting Provider: Anexia (support@anexia-it.com)<br /><br />
Host: Managed Server<br /><br />
SSH Server access: ssh schalke04.de@213.227.169.6<br /><br />
Webroot: /home/schalke04.de/live/vhosts/schalke04.de/htdocs/de/schalke04/www/htdocs/<br /><br />
Sourceroot: /home/schalke04.de/live/vhosts/schalke04.de/htdocs/de/schalke04/www/<br /><br />
<br />
====DB====<br />
DB Name: prod_schalke04<br /><br />
DB Host: 10.12.102.40:3306 (r/w)<br /><br />
DB Host: 10.12.102.40:3307 (r)<br /><br />
<br />
DB Monitor:<br />
mytop -u sql_prod04 -p{DB_PASSWORD} -h 10.12.102.40:3306 -d prod_schalke04<br />
mytop -u sql_prodro04 -p{DB_PASSWORD} -h 10.12.102.40:3307 -d prod_schalke04<br />
<br />
=====DB Cache=====<br />
Redis Server:<br />
10.12.102.40:6379<br />
<br />
Redis Monitor:<br />
redis-cli -h 10.12.102.40 monitor<br />
<br />
====DNS====<br />
DNS-Server: NAME (e.g. Schlundtech/1-2-3domains/...)<br /><br />
DNS-Admin: NAME (e.g. Parasol Island/FORENAME NAME <EMAIL@DOMAIN>/...)<br /><br />
<br />
====.htaccess====<br />
Log: LOGIN (Cleartext. e.g. kadewe)<br /><br />
Pas: PASSWORD (Cleartext. e.g. 0V8K1xD29sKGD)<br /><br />
<br />
====CMS Login====<br />
Log: USERNAME (Last 3 Characters, e.g. ***************i6f)<br /><br />
Pas: PASSWORD SOURCE (e.g. Lastpass/...)<br /><br />
<br />
==== Deployment ====<br />
DESCRIPTION (e.g. Master branch manual deployment using GitLab./Develop branch automatic deployment on commit using GitLab.)<br />
<br />
<br />
====Uptime====<br />
{{#iDisplay:https://share.pingdom.com/banners/17f06a4b|300|165}} {{#iDisplay:https://share.pingdom.com/banners/fd7b0f92|300|165}}<br />
<br />
==Repository==<br />
git@gitnew.parasol-island.com:REPOSITORYGROUP/REPOSITORYID.git</div>Thomas Estenfeldhttps://wiki.psl.dev/index.php?title=Call_Forwarding&diff=8895Call Forwarding2017-02-08T08:07:39Z<p>Thomas Estenfeld: /* snom 300 */</p>
<hr />
<div>== snom 300 ==<br />
<br />
'''Set up call forwarding on snom 300:'''<br />
<br><br><br />
'''STEP1'''<br />
<br />
Press Up until "Preferences" appears. Then go ahead like shown here.<br><br><br />
[[File:up.png|50px]] &nbsp;&nbsp; | &nbsp;&nbsp; [[File:call2.png|50px]] &nbsp;&nbsp; | &nbsp;&nbsp; [[File:call1.png|50px]] &nbsp;&nbsp; | &nbsp;&nbsp; [[File:call1.png|50px]] &nbsp;&nbsp; | &nbsp;&nbsp; [[File:down.png|50px]] &nbsp;&nbsp; | &nbsp;&nbsp; [[File:confirm.png|50px]] <br />
<br><br><br />
'''STEP 2'''<br />
<br />
Choose "Target".<br><br />
Enter the forwarding phone number (e.g. 01701234567) &nbsp;&nbsp; | &nbsp;&nbsp; [[File:confirm.png|50px]]<br />
<br><br><br />
<i>'''Hint: delete digits with the "up"-button''' [[File:up.png|50px]]</i><br />
<br><br><br />
'''STEP 3'''<br />
<br><br><br />
[[File:up.png|50px]] &nbsp;&nbsp; | &nbsp;&nbsp; [[File:confirm.png|50px]] <br />
<br><br><br><br />
'''Removing call forwarding on snom 300:'''<br />
<br><br><br />
'''STEP1''' <br />
<br><br><br />
[[File:up.png|50px]] &nbsp;&nbsp; | &nbsp;&nbsp; [[File:call2.png|50px]] &nbsp;&nbsp; | &nbsp;&nbsp; [[File:call1.png|50px]] &nbsp;&nbsp; | &nbsp;&nbsp; [[File:call1.png|50px]] &nbsp;&nbsp; | &nbsp;&nbsp; [[File:confirm.png|50px]] <br />
<br><br></div>Thomas Estenfeld