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Teleport Reisen

2026-01-22T10:41:36Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Der Teleport Reise Deal - “Feel free to do so” */

== Der Teleport Reise Deal - “Feel free to do so” ==
----Die Teleport-Reise bietet euch die Möglichkeit, als Düsseldorfer:in in Berlin oder als Berliner:in in Düsseldorf zu arbeiten – bis zu maximal 4-mal pro Jahr.

Sofern die Reise '''nicht projektbezogen''' ist, übernimmt Parasol Island die Kosten für

* An- und Abreise mit der Bahn (inkl. Nahverkehr am An- und Abreisetag)
* sowie die Unterkunft.

'''Die Buchung erfolgt über das Office Management.'''

Bitte richtet alle Anfragen an '''service@parasol-island.com''' und setzt '''Mila in CC'''.

=== '''Für die Anfrage benötigen wir folgende Angaben:''' ===

* Vollständiger Name
* Reisezeitraum
* Von wo nach wo?
* Gewähltes Verkehrsmittel und konkreter Reisezeitpunkt außerhalb der Arbeitszeit (bitte Screenshot der recherchierten Zugverbindung oder verbindliche Flugauswahl)
* BahnCard vorhanden? (wenn ja, welche?)
* Unterkunft inkl. Screenshot und Zimmerart (EZ/DZ)

Die '''Kosten für eine Woche''' (An- & Abreise + Unterkunft) sollten '''maximal 600 €''' betragen.

Bei Fragen steht euch '''Mila''' jederzeit unterstützend zur Seite.

Bitte tragt eure Geschäfts- und Teleportreisen zusätzlich in '''Personio''' unter der Abwesenheit

'''„Geschäftsreisen (Bsp. Teleport)“''' ein, damit wir einen Überblick haben, wer von wo aus arbeitet.
----

=== '''Voraussetzungen''' ===
'''Generelles'''

* Mindestdauer: '''4 Tage / 3 Übernachtungen'''
* Reisen ausschließlich '''außerhalb der Arbeitszeit'''
* Anfrage spätestens '''2 Wochen vor Abreise'''
* Orientierung am Budget von '''600 €'''
* Verlängerung über das Wochenende ist möglich, '''Zusatzkosten für die Unterkunft sind selbst zu tragen'''
* Kostenstelle: '''PSL26_HR01'''
* Messezeiten beachten (Preise steigen stark – ggf. Reise verschieben oder intensiver suchen)
* Bei Bahnreisen bitte '''BahnCard 50''' berücksichtigen
* Übernachtungen werden '''immer ohne Frühstück''' gebucht

'''Eure Aufgaben'''

* Selbstständige Recherche der Zugverbindung
* Selbstständige Suche der Unterkunft (bitte '''kostenlos stornierbar''')
* Messezeiten und Ferien bei der Planung berücksichtigen

=== '''Beispiel Travel Anfrage''' ===
[[File:Bildschirmfoto 2022-01-26 um 12.38.05.png|frameless|700x700px]]
==Tipps für Unterkünfte==
'''Lost in .. Düsseldorf oder Berlin?'''

Hier findet Ihr ein paar Tips für Unterkünfte. Preislich sind sie nicht ganz einzuordnen, da die Preise je nach Veranstaltungen in den jeweiligen Städten schnell und immer variieren. Euer Job ist deshalb das selbst im Auge zu behalten.

===Düsseldorf===
[https://numastays.com/de/locations/germany/dusseldorf/stadtbezirk-1/leo?adults=1&arrival=2024-11-08&children=0&departure=2024-11-11&infants=0 Numa Leo Apartments] - ca. 13 Minuten mit der U-Bahn

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 15.53.32.png|596x596px]]

[https://www.motel-one.com/de/hotels/duesseldorf/hotel-duesseldorf-hauptbahnhof/ Motel One am Hauptbahnhof] - ca. 15 Minuten mit der Straßenbahn

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 15.56.40.png|594x594px]]

[https://www.living-hotels.com/standorte/duesseldorf/living-hotel-duesseldorf Living Hotel Düsseldorf] - ca. 5 Minuten zu Fuß

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 15.58.25.png|594x594px]]

'''Airbnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das OM bucht dann über den Business Account.
===Berlin===

'''[https://all.accor.com/ssr/app/ibis/rates/5058/index.de.shtml?compositions=1&dateIn=2024-07-23&nights=1&hideHotelDetails=false&hideWDR=false&destination=berlin-germany&utm_campaign=ppc-ibb-mar-goo-de-de-dom_top-mix-se&utm_content=de-de-DE-V0397&utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_term=mar ibis Budget Potsdamer Platz] - ca. 10 Minuten zu Fuß oder 6 Minuten mit dem Bus'''

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 16.02.10.png|589x589px]]

'''[https://www.motel-one.com/de/hotels/berlin/hotel-berlin-spittelmarkt/?gad_source=1&gclid=CjwKCAjwqf20BhBwEiwAt7dtdWXkEwYdShKcCL3S8dYhiI5SUNEtgyHPAViJZmegEs-5QWPSO8FWrRoCqdYQAvD_BwE Motel One am Spittelmarkt] - ca. 12 Minuten zu Fuß oder 10 Minuten mit dem Bus'''

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 16.03.49.png|586x586px]]

[https://corporate.numastays.com/de/serviced-apartments/berlin/arc numa Arc Rooms & Apartments] - ca. 5 Minuten zu Fuß

Rabattcode: '''PARASOLSTAYSNUMA'''

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 16.05.46.png|585x585px]]

'''AirBnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das OM bucht dann über den Business Account.

Office Management Düsseldorf

2026-01-21T12:50:36Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Ticketmanagement (Deutschlandticket, Bahncard) */

== [[OM Standards]] ==

==Post==
'''Posteingang'''

Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:

*Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
*Nennung erst Name, dann Firma: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Persönlich: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
'''Wichtig!'''

Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) '''nicht öffnen''' und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.

Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Daniela Schiwek, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.

'''Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.'''

Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.

Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.

Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.

== Mülltrennung ==
Wir einen großen Altpapiercontainer im Hof stehen. Das bedeutet, dass wir Altpapier und Restmüll trennen. Für das Altpapier haben wir überall weiße Mülleimer stehen, die ausschließlich für Altpapier verwendet werden sollen!!!Für den Restmüll gibt es in jeder Küche jeweils zwei große Mülleimer und in der Kantine sogar vier.

Bitte bringt größere Verpackungen oder Kartons direkt zum Container, zerkleinert sie und entsorgt sie dort.

==Kurier==
Der Kurierauftrag wird im [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen|Asana OM Board]] aufgegeben.

Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:

*Wohin soll die Sendung?
*Wann soll die Sendung ankommen?
*Was ist der Inhalt?
*Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
*Ab wann ist die Sendung abholbereit?
*Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
*Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
*Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)
Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.

Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.

====Kurierarten====

*'''Fahrradkurier:''' für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
*'''Express/Overnight:''' die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
*'''Direktfahrt/Sameday:''' die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
*'''Economy:''' die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage

==== Kurierübersicht ====
{| class="wikitable"
|+
!Kurierdienst
!Kurierart
!Bereich
!Kontakt & Info
|-
|Rotrunner
|Fahrrad
|Sendungen innerhalb Düsseldorf
bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich
|Telefonisch: 0211 1799610
Kundennummer: 11465

Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.
|-
|Opal
(früher GDSK)
|Auto
|für Sendungen innerhalb von Deutschland
|Telefonisch: 0211 5805010
Kundennummer: 3005868

Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.

Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz.
|-
|Direct Kurier
|Auto
|bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung
|Telefonisch: 0211 7206645
Email: directcourier95@yahoo.de

Inhaber: Mario Eisenbeis
|}

== Travel/Parking Guide ==

Welcome to Parasol Island Düsseldorf! Für den Aufenthalt in unserem Büro stehen Euch Parkplätze in unserer Tiefgarage zur Verfügung. So kommt ihr rein:

'''Büroadresse'''

Parasol Island GmbH Florastraße 75 40217 Düsseldorf

'''Tiefgarage'''

Bilker Allee 92-94 40217 Düsseldorf Die Einfahrt befindet sich zwischen den Hausnummern 92 und 94.

'''Parkplatz'''

Unsere „Guest Banking Bay“ ist großflächig ausgeschildert und befindet sich hinten rechts in der Garage.

Zu unseren Büroflächen im Erd- und 1. Obergeschoss kommt ihr über das Treppenhaus.

'''Office Management'''

Bei Fragen zur Anfahrt und den Parkplätzen und um rein zu kommen meldet Euch bei unserem Office Management unter om@parasol-island.com oder +49 2111592200.

[[File:Travel Guide (1).pdf|thumb|0x0px]]

==Telefonzentrale==
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.

Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".

Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.

Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.

In Fällen von:

* '''Jobanfragen'''

Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com

* '''Projektanfragen'''

Email an: boards@parasol-island.com

* '''Allgemeine Anfragen'''

Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.

==Hombre Postfach==
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach.

*Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
*Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
*Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
*Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen. In Fällen von:
** '''Jobanfragen''' Email an: hr@parasol-island.com
** '''Projektanfragen''' Email an: boards@parasol-island.com
** '''Allgemeine Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten'''

Deshalb ist es von '''immenser Wichtigkeit''', das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. '''Dies ist erfolgsentscheidend.'''

== Ticketmanagement (Deutschlandticket, Bahncard) ==

==== Deutschlandticket ====
Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket/Deutschlandticket über OM beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.

Wenn Ihr ein Deutschlandticket beantragen wollt, schreibt eine Mail an Mila mit den folgenden Inhalten:

* Vollständiger Name
* Geburtsdatum
* Aktuelle Adresse
* ab wann soll das Ticket gelten Wichtig''':''' Das Ticket muss '''bis spätestens zum 15. des Vormonats''' beantragt werden, damit es '''ab dem folgenden Monat''' gültig ist.

Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets HR Team für den anpassenden Abrechnungsvorgang.

====Bahncard====
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach erfolgter Freigabe wird die BahnCard '''schriftlich bei Mila''' bestellt.

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

*vollständigen Namen
*Geburtsdatum
*Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf [https://fahrkarten.bahn.de/grosskunde/bahncardbuchen/bahncard_start_i.post?lang=de&country=DEU&csrf_token=ni8e-z447ChDdRbjLXV3GmfgJcA%3D&click_id=1.606335991145817&from_flyout=1#stay DB Bahncard Business].

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.

Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

==Jubiläumstorten==

Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.

== Küche Ausstattung ==
{|
|Küchenschränke
*22 Wasserkaraffen

* 10 Wassergläser

* 12 kl. Becher

* 12 gr. Becher

* 10 kl. Tellern

* 10 gr. Tellern

* Ersatzgläser - Rechts im Schrank

* 12 St Weißweingläser
|[[File:Küchenschrank.jpg|none|thumb]]
|[[File:Ersatzgläser.jpg|none|thumb|350x350px|Ersatzgläser - Rechts im Schrank]]
|-
|Untere Schublade im Barmöbel
* 20 St Weißweingläser
|[[File:Weißweingläser.jpg|thumb|left|395x395px]]
|
|-
|Oben auf der Kaffeemaschine
* Espressotassen

* Cappuccinotassen

* Milchkaffeetassen

|[[File:Kaffeemaschine.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kochküche EG, Regal links
* kl. Becher

* gr. Becher

* Espresso Tassen

* Cappuccino Tassen

* Milchkaffee Tassen

* Espresso Untertasse

* Cappuccino Untertassen

* Milchkaffee Untertassen
|[[File:Kochküche EG.jpg|frameless|left|351x351px]]
|
|-
|EG Kochküche links neben Grohe Anlage
* Wasserkaraffen

* Wassergläser
|[[File:EG Kochküche links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links neben der Spüle
* 4-5 Zitronen

* 2 Knollen Ingwer
|[[File:Links neben der Spüle.jpg|left|445x445px]]
|
|-
|Teegläser mit Twinings Tee neben Wasserkocher( Neben Wasserkocher EG und 1OG Küchen)
* Pfefferminze

* Grün

* Schwarz

* Früchte

* Ingwer
|[[File:Teegläser.jpg|350x350px|left]]
|
|-
|Dritter Schrank von links
* Kaffeefilter

* Packung Filterkaffee

* volle Glas Filterkaffee

* Vorrat an Twiningstee

|[[File:Dritter Schrank von links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links auf der Arbeitsfläche EG und 1OG
* Wasserkocher

* Kaffeemaschine
|[[File:Links auf der Arbeitsfläche.jpg|frameless|left|467x467px]]
|
|-
|Korb EG OG Kochküche
* Verschiedene Obstsorten
|[[File:Obstkorb Küche EG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Obere Schublade EG und OG
* 5 Gabeln

* 5 Esslöffel

* 5 Messer

* 5 Kuchenmesser

* 5 Teelöffel

* 5 Lange Löffel
|[[File:Obere Schublade EG und OG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kühlschrank EG und 1. OG
# Eistee
# Charitea, gemischt und sortiert
# Bier
# Wasser

|[[File:Kühlschrank EG und 1. OG.jpg|frameless|left]]
|
|}

== Office Infrastruktur ==

===Lagerbox===

Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf

Lagerplan:

[[File:1.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg4.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg2.png|frameless|423x423px]][[File:Lagerboxweg3.png|frameless]]

[[File:Lagerboxweg5.png|frameless|440x440px]]

===== '''Box Nummer 1207'''=====
Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.

 
== Dienstleister / Kontakte ==
{| class="wikitable"
!Dienstleister*in
!Name
!Telefon
! Email
!Kund*innennnummer
!How to contact
|-
|Sanitär
|Faru
|Tel: +49(211) 674152
|info@team-faru.de
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Heizung
|Hr Hoppe(Heizung)
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Schreiner
|Le Cubi
|Tel: +49 (211) 15786650
|info@lecubi.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Schreiner
|Klode
|Tel: +49 (211) 651020
|info@thomasklode.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Kaffeemaschine
|Bazzar
|Tel: +49(211) 50669640
|info@bazzar.de
|31361
|Telefonisch erreichbar
Störungen, Ersatzteile, Reklamationen
|-
|Reinigungsfirma
|Gebäudereinigung Blue Box
|Handy +49 1777888237
|bluebox@bluebox-reinigung.de
|
|Telefonisch/Email
alles zum Thema Reinigung
|-
|Müllabfuhr
|Awista
|Tel: +49(211) 83099256
|nwrobl@awista.de
|25210001502
|Telefonisch erreichbar
|-
|Getränke
|Getränke Gato
|Tel: +49 (211) 6178550
|info@getraenke-gato.de
|11824
|Bestellung telefonisch aufgeben
|-
|Grohe Filter
|Grohe
|Tel: +49 (571) 3989333
|ute.vogel@grohe.com
|10791
|Email
|-
|Großküchentechnik
|Markus Binder
|Tel: +49 (211) 214060
|team@markusbinder.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Propangas
|Amöbe Gas
|Tel: +49 (211) 56657755
|info@amoebegas.de
|452996
|Telefonisch/Email
|-
|Elektro
|Kai Hofmann
|Tel: +49 (211) 9215577
|info@E-K-H.de
|
|Telefonisch erreichbar
Stromausfall, Kabelschäden, etc.
|-
|Hausmeister
|Hoppe
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Task über Asana Board
alle Anfragen für Kleinreparaturen
|-
|Winterhalter
|Winterhalter
| +49 (7542) 402-6312
|[[Mailto:martina.conradt@winterhalter.de|martina.conradt@winterhalter.de]]
|10439685 DÜS

10439686 BER
|Telefonisch erreichbar
|}

OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen

2026-01-21T12:07:02Z

Mila.mardan@parasol-island.com:

Generelle Anfragen werden über [mailto:service@parasol-island.com?body=Hello%20Office%20Management%20Team%0A%0A%0A%0A%0A%0A%0AZeitrahmen%2FFrist%3A%20%0ABudget%3A%20%0AKostenstelle%3A%20%0AAnsprechpartner*in%20f%C3%BCr%20R%C3%BCckfragen%3A service@parasol-island.com] an das Team Office Management gerichtet. Dies soll den Arbeitsablauf für beide Seiten erleichtern und effizienter machen, sowie auch mehr Transparenz bieten, um Missverständnissen vorzubeugen.

Zu diesen Anfragen zählen u.a.:

* Bestellungen bei Amazon, Online Shops, Supermärkten
* Kuriere
* Tickets (BahnCard/Deutschlandticket)
* Versand von Office Materialien
* Versand von Speisen, Backwaren, Getränken
* To Dos rund um das Office DUS/BER/MÜN

=== Welche Informationen werden benötigt? ===
Für eine Aufgabe möchten wir Euch bitten, uns schon im Vorfeld so viele Informationen wie möglich bereit zu stellen. Neben den aufgabenspezifischen Details sind jedoch immer anzugeben:

* Zeitrahmen/Frist
* Budget
* Kostenstelle
* Ansprechpartner*in für Rückfragen

=== '''Wie geht es weiter?''' ===
Nach dem absenden tauscht sich das Office Management intern aus und verteilt die To Dos untereinander. Je nach Kapazität wird die Aufgabe dann an die/den zuständigen Kollegen gegeben. Diese Person ist ab diesem Zeitpunkt für die Aufgabe verantwortlich und ändert eigenständig den Aufgabenstatus zu "in Bearbeitung" und schließlich "Abgeschlossen" nach Erfüllung der Aufgabe.

OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen

2026-01-21T12:04:43Z

Mila.mardan@parasol-island.com:

Generelle Anfragen werden über [mailto:service@parasol-island.com?body=Hello%20Office%20Management%20Team%0A%0A%0A%0A%0A%0A%0AZeitrahmen%2FFrist%3A%20%0ABudget%3A%20%0AKostenstelle%3A%20%0AAnsprechpartner*in%20f%C3%BCr%20R%C3%BCckfragen%3A service@parasol-island.com] an das Team Office Management gerichtet. Dies soll den Arbeitsablauf für beide Seiten erleichtern und effizienter machen, sowie auch mehr Transparenz bieten, um Missverständnissen vorzubeugen.

Zu diesen Anfragen zählen u.a.:

* Bestellungen bei Amazon, Online Shops, Supermärkten
* Kuriere
* Tickets (DB, Rheinbahn, BVG)
* Versand von Office Materialien
* Versand von Speisen, Backwaren, Getränken
* To Dos rund um das Office DUS/BER/MÜN

=== Welche Informationen werden benötigt? ===
Für eine Aufgabe möchten wir Euch bitten, uns schon im Vorfeld so viele Informationen wie möglich bereit zu stellen. Neben den aufgabenspezifischen Details sind jedoch immer anzugeben:

* Zeitrahmen/Frist
* Budget
* Kostenstelle
* Ansprechpartner*in für Rückfragen

=== '''Wie geht es weiter?''' ===
Nach dem absenden tauscht sich das Office Management intern aus und verteilt die To Dos untereinander. Je nach Kapazität wird die Aufgabe dann an die/den zuständigen Kollegen gegeben. Diese Person ist ab diesem Zeitpunkt für die Aufgabe verantwortlich und ändert eigenständig den Aufgabenstatus zu "in Bearbeitung" und schließlich "Abgeschlossen" nach Erfüllung der Aufgabe.

Teleport Reisen

2025-06-11T11:48:04Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Der Teleport Reise Deal - “Feel free to do so” */

== Der Teleport Reise Deal - “Feel free to do so” ==
Die Teleport Reise bietet Euch die Möglichkeit als Düsseldorfer in Berlin oder als Berliner in Düsseldorf zu arbeiten. Wenn Ihr also nicht projektbezogen reist, übernimmt Parasol Island die Kosten für die An- & Abreise (inkl. Nahverkehr Kosten für An- & Abreisetag) mit der Bahn und die Unterkunft.

Um die Buchung kümmert sich das Office Management. Dazu schickt bitte eine eMail mit '''allen notwendigen Informationen an [mailto:Service@parasol-island.com service@parasol-island.com]:'''

* Vollständiger Name
* Reisezeitraum
* Von wo nach wo?
* Ausgewähltes Verkehrsmittel & konkreter Reisezeitpunkt außerhalb der Arbeitszeit (Screenshot der recherchierten Zugverbindung oder verbindliche Flugauswahl)
* Bahncard vorhanden?
* Unterkunft inkl. Screenshot und Zimmer-Art (DZ/EZ)

Die Kosten für eine Woche (An- & Abreise plus Unterkunft) sollten bei maximal 600€ liegen.

Sollten dabei Fragen aufkommen, steht Euch Mila mit Rat und Tat zur Seite!

Bitte tragt Eure Geschäfts- und Teleportreisen in Personio unter der Abwesenheit "Geschäftsreisen (Bsp. Teleport)" ein, damit wir einen Überblick darüber haben, wer gerade von wo aus arbeitet.

Es gibt aber noch andere '''Voraussetzungen''' die beachtet und berücksichtigt werden müssen. Die Informationen darüber findet Ihr im nächsten Abschnitt.

=== Voraussetzungen ===
'''Generelles'''
*Mindestdauer: 4 Tage/3 Übernachtungen
*Reisen nur außerhalb der Arbeitszeit
*Anfrage zur Teleportreise muss spätestens 2 Wochen vor Abreise eingereicht werden
*Orientiert euch am Budget von 600 €
*Wenn Ihr auch über das Wochenende bleiben wollt, müsst Ihr die Zusatzkosten für die Unterkunft selbst tragen
*Kostenstelle: '''PSL25_HR01'''
*bei Messezeiten schießen die Preise enorm in die Höhe, dann wäre es besser Eure Reise zu verschieben oder intensiv zu suchen
*Bei Buchungen auf BahnCard 50 achten
*Übernachtungen werden immer ohne Frühstück gebucht

'''Euer Job'''

*Selbstständige Suche der Zugverbindung
*Selbstständige Suche der Unterkunft - bitte achtet darauf, dass diese kostenlos stornierbar ist.
*Messezeiten/Ferien berücksichtigen

=== '''Beispiel Travel Anfrage''' ===
[[File:Bildschirmfoto 2022-01-26 um 12.38.05.png|frameless|700x700px]]
==Tipps für Unterkünfte==
'''Lost in .. Düsseldorf oder Berlin?'''

Hier findet Ihr ein paar Tips für Unterkünfte. Preislich sind sie nicht ganz einzuordnen, da die Preise je nach Veranstaltungen in den jeweiligen Städten schnell und immer variieren. Euer Job ist deshalb das selbst im Auge zu behalten.

===Düsseldorf===
[https://numastays.com/de/locations/germany/dusseldorf/stadtbezirk-1/leo?adults=1&arrival=2024-11-08&children=0&departure=2024-11-11&infants=0 Numa Leo Apartments] - ca. 13 Minuten mit der U-Bahn

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 15.53.32.png|596x596px]]

[https://www.motel-one.com/de/hotels/duesseldorf/hotel-duesseldorf-hauptbahnhof/ Motel One am Hauptbahnhof] - ca. 15 Minuten mit der Straßenbahn

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 15.56.40.png|594x594px]]

[https://www.living-hotels.com/standorte/duesseldorf/living-hotel-duesseldorf Living Hotel Düsseldorf] - ca. 5 Minuten zu Fuß

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 15.58.25.png|594x594px]]

'''Airbnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.
===Berlin===

'''[https://all.accor.com/ssr/app/ibis/rates/5058/index.de.shtml?compositions=1&dateIn=2024-07-23&nights=1&hideHotelDetails=false&hideWDR=false&destination=berlin-germany&utm_campaign=ppc-ibb-mar-goo-de-de-dom_top-mix-se&utm_content=de-de-DE-V0397&utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_term=mar ibis Budget Potsdamer Platz] - ca. 10 Minuten zu Fuß oder 6 Minuten mit dem Bus'''

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 16.02.10.png|589x589px]]

'''[https://www.motel-one.com/de/hotels/berlin/hotel-berlin-spittelmarkt/?gad_source=1&gclid=CjwKCAjwqf20BhBwEiwAt7dtdWXkEwYdShKcCL3S8dYhiI5SUNEtgyHPAViJZmegEs-5QWPSO8FWrRoCqdYQAvD_BwE Motel One am Spittelmarkt] - ca. 12 Minuten zu Fuß oder 10 Minuten mit dem Bus'''

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 16.03.49.png|586x586px]]

[https://corporate.numastays.com/de/serviced-apartments/berlin/arc numa Arc Rooms & Apartments] - ca. 5 Minuten zu Fuß

Rabattcode: '''PARASOLSTAYSNUMA'''

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 16.05.46.png|585x585px]]

'''AirBnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.

Kundentermine/Meetings

2025-05-12T09:21:40Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Vor dem Kundentermin */

== Kundentermine / Meetings Anfragen ==

Alle Kundentermine werden '''über awork''' erfasst und angekündigt:

Projektlink – https://parasol.awork.com/projects/6d727573-119d-43bc-a230-a4a0bf641fae/details

Bewirtung:

Wenn Kundentermine mit '''Bewirtung''' geplant sind, müssen diese '''mindestens 24 Stunden vorher angemeldet''' werden.

Die Koordination und Planung übernimmt '''Mila'''. Bitte rechtzeitig informieren.

'''To-do Erstellung:'''

Erstellt einen '''Task im Projektordner'''

➡️ ''General Office Administration DUS > Kundentermine / Meetings Anfragen''

inkl. aller '''notwendigen Informationen (Datum, Uhrzeit, Raum, Gästezahl, Anlass etc.)'''

Office Management Düsseldorf

2025-05-09T10:17:13Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Rheinbahn */

== [[OM Standards]] ==

==Post==
'''Posteingang'''

Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:

*Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
*Nennung erst Name, dann Firma: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Persönlich: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
'''Wichtig!'''

Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) '''nicht öffnen''' und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.

Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Daniela Schiwek, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.

'''Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.'''

Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.

Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.

Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.

== Mülltrennung ==
Wir einen großen Altpapiercontainer im Hof stehen. Das bedeutet, dass wir Altpapier und Restmüll trennen. Für das Altpapier haben wir überall weiße Mülleimer stehen, die ausschließlich für Altpapier verwendet werden sollen!!!Für den Restmüll gibt es in jeder Küche jeweils zwei große Mülleimer und in der Kantine sogar vier.

Bitte bringt größere Verpackungen oder Kartons direkt zum Container, zerkleinert sie und entsorgt sie dort.

==Kurier==
Der Kurierauftrag wird im [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen|Asana OM Board]] aufgegeben.

Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:

*Wohin soll die Sendung?
*Wann soll die Sendung ankommen?
*Was ist der Inhalt?
*Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
*Ab wann ist die Sendung abholbereit?
*Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
*Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
*Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)
Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.

Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.

====Kurierarten====

*'''Fahrradkurier:''' für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
*'''Express/Overnight:''' die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
*'''Direktfahrt/Sameday:''' die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
*'''Economy:''' die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage

==== Kurierübersicht ====
{| class="wikitable"
|+
!Kurierdienst
!Kurierart
!Bereich
!Kontakt & Info
|-
|Rotrunner
|Fahrrad
|Sendungen innerhalb Düsseldorf
bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich
|Telefonisch: 0211 1799610
Kundennummer: 11465

Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.
|-
|Opal
(früher GDSK)
|Auto
|für Sendungen innerhalb von Deutschland
|Telefonisch: 0211 5805010
Kundennummer: 3005868

Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.

Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz.
|-
|Direct Kurier
|Auto
|bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung
|Telefonisch: 0211 7206645
Email: directcourier95@yahoo.de

Inhaber: Mario Eisenbeis
|}

== Travel/Parking Guide ==

Welcome to Parasol Island Düsseldorf! Für den Aufenthalt in unserem Büro stehen Euch Parkplätze in unserer Tiefgarage zur Verfügung. So kommt ihr rein:

'''Büroadresse'''

Parasol Island GmbH Florastraße 75 40217 Düsseldorf

'''Tiefgarage'''

Bilker Allee 92-94 40217 Düsseldorf Die Einfahrt befindet sich zwischen den Hausnummern 92 und 94.

'''Parkplatz'''

Unsere „Guest Banking Bay“ ist großflächig ausgeschildert und befindet sich hinten rechts in der Garage.

Zu unseren Büroflächen im Erd- und 1. Obergeschoss kommt ihr über das Treppenhaus.

'''Office Management'''

Bei Fragen zur Anfahrt und den Parkplätzen und um rein zu kommen meldet Euch bei unserem Office Management unter om@parasol-island.com oder +49 2111592200.

[[File:Travel Guide (1).pdf|thumb|0x0px]]

==Telefonzentrale==
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.

Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".

Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.

Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.

In Fällen von:

* '''Jobanfragen'''

Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com

* '''Projektanfragen'''

Email an: boards@parasol-island.com

* '''Allgemeine Anfragen'''

Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.

==Hombre Postfach==
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach.

*Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
*Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
*Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
*Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen. In Fällen von:
** '''Jobanfragen''' Email an: hr@parasol-island.com
** '''Projektanfragen''' Email an: boards@parasol-island.com
** '''Allgemeine Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten'''

Deshalb ist es von '''immenser Wichtigkeit''', das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. '''Dies ist erfolgsentscheidend.'''

== Ticketmanagement (Deutschlandticket, Bahncard) ==

==== Deutschlandticket ====
Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket/Deutschlandticket über OM beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/de/company/login.

Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets HR Team für den anpassenden Abrechnungsvorgang.

====Bahncard====
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen]].

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

*vollständigen Namen
*Geburtsdatum
*Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf [https://fahrkarten.bahn.de/grosskunde/bahncardbuchen/bahncard_start_i.post?lang=de&country=DEU&csrf_token=ni8e-z447ChDdRbjLXV3GmfgJcA%3D&click_id=1.606335991145817&from_flyout=1#stay DB Bahncard Business].

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.

Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

==Jubiläumstorten==

Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.

'''Ablauf:'''

Bestellung Düsseldorf über [[clara.yim@pure-pastry.de]]

Berlin ZJ Studio https://www.instagram.com/zj_studioberlin/

== Küche Ausstattung ==
{|
|Küchenschränke
*22 Wasserkaraffen

* 10 Wassergläser

* 12 kl. Becher

* 12 gr. Becher

* 10 kl. Tellern

* 10 gr. Tellern

* Ersatzgläser - Rechts im Schrank

* 12 St Weißweingläser
|[[File:Küchenschrank.jpg|none|thumb]]
|[[File:Ersatzgläser.jpg|none|thumb|350x350px|Ersatzgläser - Rechts im Schrank]]
|-
|Untere Schublade im Barmöbel
* 20 St Weißweingläser
|[[File:Weißweingläser.jpg|thumb|left|395x395px]]
|
|-
|Oben auf der Kaffeemaschine
* Espressotassen

* Cappuccinotassen

* Milchkaffeetassen

|[[File:Kaffeemaschine.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kochküche EG, Regal links
* kl. Becher

* gr. Becher

* Espresso Tassen

* Cappuccino Tassen

* Milchkaffee Tassen

* Espresso Untertasse

* Cappuccino Untertassen

* Milchkaffee Untertassen
|[[File:Kochküche EG.jpg|frameless|left|351x351px]]
|
|-
|EG Kochküche links neben Grohe Anlage
* Wasserkaraffen

* Wassergläser
|[[File:EG Kochküche links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links neben der Spüle
* 4-5 Zitronen

* 2 Knollen Ingwer
|[[File:Links neben der Spüle.jpg|left|445x445px]]
|
|-
|Teegläser mit Twinings Tee neben Wasserkocher( Neben Wasserkocher EG und 1OG Küchen)
* Pfefferminze

* Grün

* Schwarz

* Früchte

* Ingwer
|[[File:Teegläser.jpg|350x350px|left]]
|
|-
|Dritter Schrank von links
* Kaffeefilter

* Packung Filterkaffee

* volle Glas Filterkaffee

* Vorrat an Twiningstee

|[[File:Dritter Schrank von links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links auf der Arbeitsfläche EG und 1OG
* Wasserkocher

* Kaffeemaschine
|[[File:Links auf der Arbeitsfläche.jpg|frameless|left|467x467px]]
|
|-
|Korb EG OG Kochküche
* Verschiedene Obstsorten
|[[File:Obstkorb Küche EG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Obere Schublade EG und OG
* 5 Gabeln

* 5 Esslöffel

* 5 Messer

* 5 Kuchenmesser

* 5 Teelöffel

* 5 Lange Löffel
|[[File:Obere Schublade EG und OG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kühlschrank EG und 1. OG
# Eistee
# Charitea, gemischt und sortiert
# Bier
# Wasser

|[[File:Kühlschrank EG und 1. OG.jpg|frameless|left]]
|
|}

== Office Infrastruktur ==

===Lagerbox===

Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf

Lagerplan:

[[File:1.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg4.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg2.png|frameless|423x423px]][[File:Lagerboxweg3.png|frameless]]

[[File:Lagerboxweg5.png|frameless|440x440px]]

===== '''Box Nummer 1207'''=====
Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.

 
== Dienstleister / Kontakte ==
{| class="wikitable"
!Dienstleister*in
!Name
!Telefon
! Email
!Kund*innennnummer
!How to contact
|-
|Sanitär
|Faru
|Tel: +49(211) 674152
|info@team-faru.de
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Heizung
|Hr Hoppe(Heizung)
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Schreiner
|Le Cubi
|Tel: +49 (211) 15786650
|info@lecubi.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Schreiner
|Klode
|Tel: +49 (211) 651020
|info@thomasklode.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Kaffeemaschine
|Bazzar
|Tel: +49(211) 50669640
|info@bazzar.de
|31361
|Telefonisch erreichbar
Störungen, Ersatzteile, Reklamationen
|-
|Reinigungsfirma
|Gebäudereinigung Blue Box
|Handy +49 1777888237
|bluebox@bluebox-reinigung.de
|
|Telefonisch/Email
alles zum Thema Reinigung
|-
|Müllabfuhr
|Awista
|Tel: +49(211) 83099256
|nwrobl@awista.de
|25210001502
|Telefonisch erreichbar
|-
|Getränke
|Getränke Gato
|Tel: +49 (211) 6178550
|info@getraenke-gato.de
|11824
|Bestellung telefonisch aufgeben
|-
|Grohe Filter
|Grohe
|Tel: +49 (571) 3989333
|ute.vogel@grohe.com
|10791
|Email
|-
|Großküchentechnik
|Markus Binder
|Tel: +49 (211) 214060
|team@markusbinder.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Propangas
|Amöbe Gas
|Tel: +49 (211) 56657755
|info@amoebegas.de
|452996
|Telefonisch/Email
|-
|Elektro
|Kai Hofmann
|Tel: +49 (211) 9215577
|info@E-K-H.de
|
|Telefonisch erreichbar
Stromausfall, Kabelschäden, etc.
|-
|Hausmeister
|Hoppe
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Task über Asana Board
alle Anfragen für Kleinreparaturen
|-
|Winterhalter
|Winterhalter
| +49 (7542) 402-6312
|[[Mailto:martina.conradt@winterhalter.de|martina.conradt@winterhalter.de]]
|10439685 DÜS

10439686 BER
|Telefonisch erreichbar
|}

Teleport Reisen

2024-09-27T08:28:15Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Voraussetzungen */

== Der Teleport Reise Deal - “Feel free to do so” ==
Die Teleport Reise bietet Euch die Möglichkeit als Düsseldorfer in Berlin oder als Berliner in Düsseldorf zu arbeiten. Wenn Ihr also nicht projektbezogen reist, übernimmt Parasol Island die Kosten für die An- & Abreise (inkl. Nahverkehr Kosten für An- & Abreisetag) mit der Bahn und die Unterkunft.

Um die Buchung kümmert sich das Office Management. Dazu schickt bitte eine eMail mit '''allen notwendigen Informationen an [mailto:Service@parasol-island.com service@parasol-island.com]:'''

* Vollständiger Name
* Reisezeitraum
* Von wo nach wo?
* Ausgewähltes Verkehrsmittel & konkreter Reisezeitpunkt außerhalb der Arbeitszeit (Screenshot der recherchierten Zugverbindung oder verbindliche Flugauswahl)
* Bahncard vorhanden?
* Unterkunft inkl. Screenshot und Zimmer-Art (DZ/EZ)

Die Kosten für eine Woche (An- & Abreise plus Unterkunft) sollten bei maximal 500€ liegen.

Sollten dabei Fragen aufkommen, steht Euch Mila mit Rat und Tat zur Seite!

Bitte tragt Eure Geschäfts- und Teleportreisen in Personio unter der Abwesenheit "Geschäftsreisen (Bsp. Teleport)" ein, damit wir einen Überblick darüber haben, wer gerade von wo aus arbeitet.

Es gibt aber noch andere '''Voraussetzungen''' die beachtet und berücksichtigt werden müssen. Die Informationen darüber findet Ihr im nächsten Abschnitt.

=== Voraussetzungen ===
'''Generelles'''
*Mindestdauer: 4 Tage/3 Übernachtungen
*Reisen nur außerhalb der Arbeitszeit
*Anfrage zur Teleportreise muss spätestens 2 Wochen vor Abreise eingereicht werden
*Orientiert euch am Budget von 600 €
*Wenn Ihr auch über das Wochenende bleiben wollt, müsst Ihr die Zusatzkosten für die Unterkunft selbst tragen
*Kostenstelle: '''PSL24_HR01'''
*bei Messezeiten schießen die Preise enorm in die Höhe, dann wäre es besser Eure Reise zu verschieben oder intensiv zu suchen
*Bei Buchungen auf BahnCard 50 achten
*Übernachtungen werden immer ohne Frühstück gebucht

'''Euer Job'''

*Selbstständige Suche der Zugverbindung
*Selbstständige Suche der Unterkunft - bitte achtet darauf, dass diese kostenlos stornierbar ist.
*Messezeiten/Ferien berücksichtigen

=== '''Beispiel Travel Anfrage''' ===
[[File:Bildschirmfoto 2022-01-26 um 12.38.05.png|frameless|700x700px]]
==Tipps für Unterkünfte==
'''Lost in .. Düsseldorf oder Berlin?'''

Hier findet Ihr ein paar Tips für Unterkünfte. Preislich sind sie nicht ganz einzuordnen, da die Preise je nach Veranstaltungen in den jeweiligen Städten schnell und immer variieren. Euer Job ist deshalb das selbst im Auge zu behalten.

===Düsseldorf===
[https://numastays.com/de/locations/germany/dusseldorf/stadtbezirk-1/leo?adults=1&arrival=2024-11-08&children=0&departure=2024-11-11&infants=0 Numa Leo Apartments] - ca. 13 Minuten mit der U-Bahn

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 15.53.32.png|596x596px]]

[https://www.motel-one.com/de/hotels/duesseldorf/hotel-duesseldorf-hauptbahnhof/ Motel One am Hauptbahnhof] - ca. 15 Minuten mit der Straßenbahn

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 15.56.40.png|594x594px]]

[https://www.living-hotels.com/standorte/duesseldorf/living-hotel-duesseldorf Living Hotel Düsseldorf] - ca. 5 Minuten zu Fuß

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 15.58.25.png|594x594px]]

'''Airbnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.
===Berlin===

'''[https://all.accor.com/ssr/app/ibis/rates/5058/index.de.shtml?compositions=1&dateIn=2024-07-23&nights=1&hideHotelDetails=false&hideWDR=false&destination=berlin-germany&utm_campaign=ppc-ibb-mar-goo-de-de-dom_top-mix-se&utm_content=de-de-DE-V0397&utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_term=mar ibis Budget Potsdamer Platz] - ca. 10 Minuten zu Fuß oder 6 Minuten mit dem Bus'''

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 16.02.10.png|589x589px]]

'''[https://www.motel-one.com/de/hotels/berlin/hotel-berlin-spittelmarkt/?gad_source=1&gclid=CjwKCAjwqf20BhBwEiwAt7dtdWXkEwYdShKcCL3S8dYhiI5SUNEtgyHPAViJZmegEs-5QWPSO8FWrRoCqdYQAvD_BwE Motel One am Spittelmarkt] - ca. 12 Minuten zu Fuß oder 10 Minuten mit dem Bus'''

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 16.03.49.png|586x586px]]

[https://corporate.numastays.com/de/serviced-apartments/berlin/arc numa Arc Rooms & Apartments] - ca. 5 Minuten zu Fuß

Rabattcode: '''PARASOLSTAYSNUMA'''

[[File:Bildschirmfoto 2024-07-23 um 16.05.46.png|585x585px]]

'''AirBnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.

Azubi on duty

2024-08-02T07:49:22Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Sporadisch */

Hier kommt der Plan für die schöne, aufgeräumte und funktionierende Insel.
Neben deinen Aufgaben die du von deinem verantwortlichen Ansprechpartner bekommst, bist du periodisch für die Insel-Duties verantwortlich.

===On call - Bereitschaft===
Die Duties sind teilweise auf Abruf. Dabei wird versucht, dass du die Aufgabe in deinen Arbeitstag integrieren kannst, ohne ein wichtiges Meeting oder eine Deadline zu verpassen.
Solltest du an deinem Bereitschafts-Tag bei einer dringenden/spontanen Aufgabe, z. B. Catering Besorgung verhindert sein, muss getauscht werden mit einem deiner Azubi-Kollegen. Die Tauschdienste müssen selbstständig von dir organisiert werden.

Timing

Die täglichen To-Dos sind vor und nach der Arbeit an deinem Platz zu erledigen. Manche To Dos kannst du dir nach deiner eigenen Verantwortung frei einteilen (z. B. Einkauf) und manche sind wichtig/dringend und kommen nicht planbar rein. S. On call - Bereitschaft.

Einteilung

Die Einteilung, wer wann Dienst hat ist für alle sichtbar im Ressourcen-Plan. Dadurch wissen auch deine Wingmen & Vorgesetzte über deinen Dienst bescheid.

Duty Berlin

In Berlin werden die Duties aus dem Trainee- und Praktikanten Team übernommen.

== Duties - periodisch & sporadisch ==

====Periodisch====
Die Azubis haben einen festen Tag in der Woche, in dem sie ihre Office Aufgabe erledigen. Dazu gehören: Getränke auffüllen, Leergut verräumen, Ordnung in der Spülküche

[[File:Bildschirmfoto 2023-11-20 um 10.07.18.png|611x611px]]

Wenn eine Person an einem Tag nicht kann, sei es aufgrund von Krankheit oder Abwesenheit, sollte derjenige eine Vertretung organisieren.

== Sporadisch ==
Sporadisch bedeutet nach Bedarf.

'''Einkauf Office Bedarf'''

Shopping-Liste erhältst du von Mila Office Manager

Leergut wegbringen

'''Durchführung der Sommer-BBQs, Events''' inkl. Vorbereitung, Durchführung bis Ende, und Aufräumen am Folgetag

'''Vertretung:'''
Du übernimmst Vertretung für Mila wenn sie im Urlaub/Krank ist, die Asana Task werden an dich weitergeleitet.

'''Spezial-Aufträge:'''
Kommunikationswege:
Per Kalender - Email - Redmine Ticket

Beispiele:
Keller entrümpeln
Boten-Fahrten, Abholungen (Equipment, Kollegen, Kunden, Regisseure…)

== Empfang ==
Am Dienstag und Freitag ab 14 Uhr wird der Empfang durch Azubis vertreten, und zwar durch diejenigen im ersten Ausbildungsjahr.Das bedeutet, dass auch bei einer Verhinderung an diesem Tag eine Vertretung organisiert werden muss.

Wenn Mila im Urlaub, krank oder im Homeoffice ist, gilt die Regel, dass der Empfang von 9 bis 18 Uhr besetzt sein muss. Dafür wird eine Vertretung von Mila zugewiesen. Es erfolgt immer eine Übergabe. Hier ist der Link zur Übergabeliste. https://docs.google.com/document/d/1CYcZteszMgCX80ya3sIRTEkrIa1TrH1Wqh6GEI_ku38/edit

Wenn ihr an diesem Tag aus irgendeinem Grund nicht im Büro seid, kümmert euch bitte um eine Vertretung!

Azubi on duty

2024-08-01T12:02:35Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Sporadisch */

Hier kommt der Plan für die schöne, aufgeräumte und funktionierende Insel.
Neben deinen Aufgaben die du von deinem verantwortlichen Ansprechpartner bekommst, bist du periodisch für die Insel-Duties verantwortlich.

===On call - Bereitschaft===
Die Duties sind teilweise auf Abruf. Dabei wird versucht, dass du die Aufgabe in deinen Arbeitstag integrieren kannst, ohne ein wichtiges Meeting oder eine Deadline zu verpassen.
Solltest du an deinem Bereitschafts-Tag bei einer dringenden/spontanen Aufgabe, z. B. Catering Besorgung verhindert sein, muss getauscht werden mit einem deiner Azubi-Kollegen. Die Tauschdienste müssen selbstständig von dir organisiert werden.

Timing

Die täglichen To-Dos sind vor und nach der Arbeit an deinem Platz zu erledigen. Manche To Dos kannst du dir nach deiner eigenen Verantwortung frei einteilen (z. B. Einkauf) und manche sind wichtig/dringend und kommen nicht planbar rein. S. On call - Bereitschaft.

Einteilung

Die Einteilung, wer wann Dienst hat ist für alle sichtbar im Ressourcen-Plan. Dadurch wissen auch deine Wingmen & Vorgesetzte über deinen Dienst bescheid.

Duty Berlin

In Berlin werden die Duties aus dem Trainee- und Praktikanten Team übernommen.

== Duties - periodisch & sporadisch ==

====Periodisch====
Die Azubis haben einen festen Tag in der Woche, in dem sie ihre Office Aufgabe erledigen. Dazu gehören: Getränke auffüllen, Leergut verräumen, Ordnung in der Spülküche

[[File:Bildschirmfoto 2023-11-20 um 10.07.18.png|611x611px]]

Wenn eine Person an einem Tag nicht kann, sei es aufgrund von Krankheit oder Abwesenheit, sollte derjenige eine Vertretung organisieren.

== Sporadisch ==
Sporadisch bedeutet nach Bedarf.

'''Einkauf Office Bedarf'''

Shopping-Liste erhältst du von Mila Office Manager

Leergut wegbringen

'''Durchführung der Sommer-BBQs, Events''' inkl. Vorbereitung, Durchführung bis Ende, und Aufräumen am Folgetag

'''Vertretung'''
Du übernimmst Vertretung für Mila wenn sie im Urlaub/Krank ist, die Asana Task werden an dich weitergeleitet.

'''Spezial-Aufträge'''
Kommunikationswege:
Per Kalender - Email - Redmine Ticket

Beispiele:
Keller entrümpeln
Boten-Fahrten, Abholungen (Equipment, Kollegen, Kunden, Regisseure…)

== Empfang ==
Am Dienstag und Freitag ab 14 Uhr wird der Empfang durch Azubis vertreten, und zwar durch diejenigen im ersten Ausbildungsjahr.Das bedeutet, dass auch bei einer Verhinderung an diesem Tag eine Vertretung organisiert werden muss.

Wenn Mila im Urlaub, krank oder im Homeoffice ist, gilt die Regel, dass der Empfang von 9 bis 18 Uhr besetzt sein muss. Dafür wird eine Vertretung von Mila zugewiesen. Es erfolgt immer eine Übergabe. Hier ist der Link zur Übergabeliste. https://docs.google.com/document/d/1CYcZteszMgCX80ya3sIRTEkrIa1TrH1Wqh6GEI_ku38/edit

Wenn ihr an diesem Tag aus irgendeinem Grund nicht im Büro seid, kümmert euch bitte um eine Vertretung!

Office Management Düsseldorf

2024-05-23T09:30:26Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Rheinbahn */

== [[OM Standards]] ==

==Post==
'''Posteingang'''

Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:

*Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
*Nennung erst Name, dann Firma: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Persönlich: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
'''Wichtig!'''

Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) '''nicht öffnen''' und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.

Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Daniela Schiwek, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.

'''Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.'''

Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.

Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.

Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.

== Mülltrennung ==
Wir einen großen Altpapiercontainer im Hof stehen. Das bedeutet, dass wir Altpapier und Restmüll trennen. Für das Altpapier haben wir überall weiße Mülleimer stehen, die ausschließlich für Altpapier verwendet werden sollen!!!Für den Restmüll gibt es in jeder Küche jeweils zwei große Mülleimer und in der Kantine sogar vier.

Bitte bringt größere Verpackungen oder Kartons direkt zum Container, zerkleinert sie und entsorgt sie dort.

==Kurier==
Der Kurierauftrag wird im [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen|Asana OM Board]] aufgegeben.

Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:

*Wohin soll die Sendung?
*Wann soll die Sendung ankommen?
*Was ist der Inhalt?
*Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
*Ab wann ist die Sendung abholbereit?
*Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
*Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
*Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)
Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.

Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.

====Kurierarten====

*'''Fahrradkurier:''' für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
*'''Express/Overnight:''' die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
*'''Direktfahrt/Sameday:''' die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
*'''Economy:''' die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage

==== Kurierübersicht ====
{| class="wikitable"
|+
!Kurierdienst
!Kurierart
!Bereich
!Kontakt & Info
|-
|Rotrunner
|Fahrrad
|Sendungen innerhalb Düsseldorf
bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich
|Telefonisch: 0211 1799610
Kundennummer: 11465

Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.
|-
|Opal
(früher GDSK)
|Auto
|für Sendungen innerhalb von Deutschland
|Telefonisch: 0211 5805010
Kundennummer: 3005868

Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.

Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz.
|-
|Direct Kurier
|Auto
|bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung
|Telefonisch: 0211 7206645
Email: directcourier95@yahoo.de

Inhaber: Mario Eisenbeis
|}

== Travel/Parking Guide ==

Welcome to Parasol Island Düsseldorf! Für den Aufenthalt in unserem Büro stehen Euch Parkplätze in unserer Tiefgarage zur Verfügung. So kommt ihr rein:

'''Büroadresse'''

Parasol Island GmbH Florastraße 75 40217 Düsseldorf

'''Tiefgarage'''

Bilker Allee 92-94 40217 Düsseldorf Die Einfahrt befindet sich zwischen den Hausnummern 92 und 94.

'''Parkplatz'''

Unsere „Guest Banking Bay“ ist großflächig ausgeschildert und befindet sich hinten rechts in der Garage.

Zu unseren Büroflächen im Erd- und 1. Obergeschoss kommt ihr über das Treppenhaus.

'''Office Management'''

Bei Fragen zur Anfahrt und den Parkplätzen und um rein zu kommen meldet Euch bei unserem Office Management unter om@parasol-island.com oder +49 2111592200.

[[File:Travel Guide (1).pdf|thumb|0x0px]]

==Telefonzentrale==
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.

Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".

Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.

Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.

In Fällen von:

* '''Jobanfragen'''

Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com

* '''Projektanfragen'''

Email an: boards@parasol-island.com

* '''Allgemeine Anfragen'''

Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.

==Hombre Postfach==
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach.

*Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
*Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
*Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
*Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen. In Fällen von:
** '''Jobanfragen''' Email an: hr@parasol-island.com
** '''Projektanfragen''' Email an: boards@parasol-island.com
** '''Allgemeine Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten'''

Deshalb ist es von '''immenser Wichtigkeit''', das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. '''Dies ist erfolgsentscheidend.'''

==Ticketmanagement (Rheinbahn, Bahncard)==

====Rheinbahn====
Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket über OM beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/de/company/login.

Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets HR Team für den anpassenden Abrechnungsvorgang.

====Bahncard====
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen]].

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

*vollständigen Namen
*Geburtsdatum
*Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf [https://fahrkarten.bahn.de/grosskunde/bahncardbuchen/bahncard_start_i.post?lang=de&country=DEU&csrf_token=ni8e-z447ChDdRbjLXV3GmfgJcA%3D&click_id=1.606335991145817&from_flyout=1#stay DB Bahncard Business].

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.

Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

==Jubiläumstorten==

Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.

'''Ablauf:'''

Bestellung Düsseldorf über [[clara.yim@pure-pastry.de]]

Berlin ZJ Studio https://www.instagram.com/zj_studioberlin/

== Küche Ausstattung ==
{|
|Küchenschränke
*22 Wasserkaraffen

* 10 Wassergläser

* 12 kl. Becher

* 12 gr. Becher

* 10 kl. Tellern

* 10 gr. Tellern

* Ersatzgläser - Rechts im Schrank

* 12 St Weißweingläser
|[[File:Küchenschrank.jpg|none|thumb]]
|[[File:Ersatzgläser.jpg|none|thumb|350x350px|Ersatzgläser - Rechts im Schrank]]
|-
|Untere Schublade im Barmöbel
* 20 St Weißweingläser
|[[File:Weißweingläser.jpg|thumb|left|395x395px]]
|
|-
|Oben auf der Kaffeemaschine
* Espressotassen

* Cappuccinotassen

* Milchkaffeetassen

|[[File:Kaffeemaschine.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kochküche EG, Regal links
* kl. Becher

* gr. Becher

* Espresso Tassen

* Cappuccino Tassen

* Milchkaffee Tassen

* Espresso Untertasse

* Cappuccino Untertassen

* Milchkaffee Untertassen
|[[File:Kochküche EG.jpg|frameless|left|351x351px]]
|
|-
|EG Kochküche links neben Grohe Anlage
* Wasserkaraffen

* Wassergläser
|[[File:EG Kochküche links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links neben der Spüle
* 4-5 Zitronen

* 2 Knollen Ingwer
|[[File:Links neben der Spüle.jpg|left|445x445px]]
|
|-
|Teegläser mit Twinings Tee neben Wasserkocher( Neben Wasserkocher EG und 1OG Küchen)
* Pfefferminze

* Grün

* Schwarz

* Früchte

* Ingwer
|[[File:Teegläser.jpg|350x350px|left]]
|
|-
|Dritter Schrank von links
* Kaffeefilter

* Packung Filterkaffee

* volle Glas Filterkaffee

* Vorrat an Twiningstee

|[[File:Dritter Schrank von links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links auf der Arbeitsfläche EG und 1OG
* Wasserkocher

* Kaffeemaschine
|[[File:Links auf der Arbeitsfläche.jpg|frameless|left|467x467px]]
|
|-
|Korb EG OG Kochküche
* Verschiedene Obstsorten
|[[File:Obstkorb Küche EG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Obere Schublade EG und OG
* 5 Gabeln

* 5 Esslöffel

* 5 Messer

* 5 Kuchenmesser

* 5 Teelöffel

* 5 Lange Löffel
|[[File:Obere Schublade EG und OG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kühlschrank EG und 1. OG
# Eistee
# Charitea, gemischt und sortiert
# Bier
# Wasser

|[[File:Kühlschrank EG und 1. OG.jpg|frameless|left]]
|
|}

== Office Infrastruktur ==

===Lagerbox===

Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf

Lagerplan:

[[File:1.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg4.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg2.png|frameless|423x423px]][[File:Lagerboxweg3.png|frameless]]

[[File:Lagerboxweg5.png|frameless|440x440px]]

===== '''Box Nummer 1207'''=====
Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.

 
== Dienstleister / Kontakte ==
{| class="wikitable"
!Dienstleister*in
!Name
!Telefon
! Email
!Kund*innennnummer
!How to contact
|-
|Sanitär
|Faru
|Tel: +49(211) 674152
|info@team-faru.de
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Heizung
|Hr Hoppe(Heizung)
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Schreiner
|Le Cubi
|Tel: +49 (211) 15786650
|info@lecubi.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Schreiner
|Klode
|Tel: +49 (211) 651020
|info@thomasklode.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Kaffeemaschine
|Bazzar
|Tel: +49(211) 50669640
|info@bazzar.de
|31361
|Telefonisch erreichbar
Störungen, Ersatzteile, Reklamationen
|-
|Reinigungsfirma
|Gebäudereinigung Blue Box
|Handy +49 1777888237
|bluebox@bluebox-reinigung.de
|
|Telefonisch/Email
alles zum Thema Reinigung
|-
|Müllabfuhr
|Awista
|Tel: +49(211) 83099256
|nwrobl@awista.de
|25210001502
|Telefonisch erreichbar
|-
|Getränke
|Getränke Gato
|Tel: +49 (211) 6178550
|info@getraenke-gato.de
|11824
|Bestellung telefonisch aufgeben
|-
|Grohe Filter
|Grohe
|Tel: +49 (571) 3989333
|ute.vogel@grohe.com
|10791
|Email
|-
|Großküchentechnik
|Markus Binder
|Tel: +49 (211) 214060
|team@markusbinder.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Propangas
|Amöbe Gas
|Tel: +49 (211) 56657755
|info@amoebegas.de
|452996
|Telefonisch/Email
|-
|Elektro
|Kai Hofmann
|Tel: +49 (211) 9215577
|info@E-K-H.de
|
|Telefonisch erreichbar
Stromausfall, Kabelschäden, etc.
|-
|Hausmeister
|Hoppe
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Task über Asana Board
alle Anfragen für Kleinreparaturen
|-
|Winterhalter
|Winterhalter
| +49 (7542) 402-6312
|[[Mailto:martina.conradt@winterhalter.de|martina.conradt@winterhalter.de]]
|10439685 DÜS

10439686 BER
|Telefonisch erreichbar
|}

Teleport Reisen

2024-04-25T11:34:24Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Voraussetzungen */

==Der Teleport Reise Deal - “Feel free to do so”==
 Die Teleport Reise bietet Euch die Möglichkeit als Düsseldorfer in Berlin oder als Berliner in Düsseldorf zu arbeiten. Wenn Ihr also nicht projektbezogen reist, übernimmt Parasol Island die Kosten für die An- & Abreise (inkl. Nahverkehr Kosten für An- & Abreisetag) mit der Bahn/Flug und die Unterkunft.

Um die Buchung kümmert sich das Office Management. Dazu schickt bitte eine eMail mit '''allen notwendigen Informationen'''

Name des oder der Reisenden:

Datum von wann bis wann:

Wovon und wohin:

Ausgewähltes Verkehrsmittel & konkreter Reisezeitpunkt außerhalb der Arbeitszeit (Screenshot der recherchierten Zugverbindung oder verbindliche Flugauswahl):

Bahncard

Diese Unterkunft soll gebucht werden, Screenshot, Zimmer-Art (DZ/EZ):

an: [Mailto: Service@parasol-island.com service@parasol-island.com]

Die Kosten für eine Woche (An- & Abreise plus Unterkunft) sollten bei maximal 500€ liegen.

Sollten dabei Fragen aufkommen, steht Euch Mila mit Rat und Tat zur Seite!

Es gibt aber noch andere '''Voraussetzungen''' die beachtet und berücksichtigt werden müssen. Die Informationen darüber findet Ihr im nächsten Abschnitt.

'''Beispiel Travel Anfrage'''

[[File:Bildschirmfoto 2022-01-26 um 12.38.05.png|frameless|700x700px]]

 

==Voraussetzungen==

'''Generelles'''

*Grundsätzlich werden Teleport Reisen erst ab 4 Tagen akzeptiert.
*Ihr reist außerhalb der Arbeitszeit
*Ihr schickt spätestens 2 Wochen vor Abreise die Teleport Mail
*orientiert euch am Budget von 500€ für 5 Tage
*Wenn Ihr auch über das Wochenende bleiben wollt, müsst Ihr die Zusatzkosten für die Unterkunft selbst tragen
*Kostenstelle: '''PSL24_HR01'''
*bei Messezeiten schießen die Preise enorm in die Höhe, dann wäre es besser Eure Reise zu verschieben oder intensiv zu suchen
*Bei Buchungen auf BahnCard 50 achten

'''Euer Job'''

*Ihr sucht Euch die An- & Abreise mit der Zug/Flugverbindung selbstständig raus
*Ihr sucht Euch die Unterkunft (Hotel, Airbnb) ohne Frühstück selbstständig raus. Achtet bitte darauf, dass die Unterkunft kostenlos stornierbar ist.
*Messezeiten/Ferien berücksichtigen

 

*

==Tips für Unterkünfte==
'''Lost in .. Düsseldorf oder Berlin?'''

Hier findet Ihr ein paar Tips für Unterkünfte. Preislich sind sie nicht ganz einzuordnen, da die Preise je nach Veranstaltungen in den jeweiligen Städten schnell und immer variieren. Euer Job ist deshalb das selbst im Auge zu behalten.

===Düsseldorf===
'''Düsseldorfer Domicil'''

[[File:Düsseldorfer Domicil - Parasol Island GmbH.png|frameless|597x597px]]

info@hotel-am-volksgarten.de

Tel 01757247439

'''Holiday Inn Dusseldorf'''

[[File:Bildschirmfoto 2021-07-06 um 15.27.02.png|frameless|597x597px]]

Tel. 0211 30220

'''Airbnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.

 
===Berlin===

'''ibis Budget Potsdamer Platz'''

[https://www.accorhotels.com/deutschland/index.de.shtml?utm_term=mar&gclid=EAIaIQobChMIh4ahv6Hh4AIVSLHtCh1twgzFEAAYASAAEgKfYfD_BwE&utm_campaign=ppc-ach-mar-goo-de-de-exa-sear-aw-ce&utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_content=de-de-ALL-ALL https://www.accorhotels.com/deutschland]

[[File:Ibis Budget Hotel - Parasol Island GmbH.png|frameless|618x618px]]

'''Motel One am Spittelmarkt'''

https://www.motel-one.com/de/hotels/berlin/hotel-berlin-spittelmarkt/

[[File:Motel One Spittelmarkt - Parasol Island GmbH.png|frameless|611x611px]]

'''Easy Hotel Hackescher Markt'''

http://www.easyhotel-berlin.de/de/startseite.html

[[File:Easy Hotel - Parasol Island GmbH.png|frameless|620x620px]]

'''Mani Hotel'''

https://www.amanogroup.de/de/hotels/mani/?gclid=EAIaIQobChMI3uHh-aLh4AIVU-J3Ch1GYQ2TEAAYASAAEgJbcPD_BwE

[[File:Hotel Mani - Parasol Island GmbH.png|frameless|621x621px]]

'''The Mondrian Suites'''

https://mondriansuites.com/?lang=de

[[File:Mondrian Suites - Parasol Island.png|frameless|616x616px]]

'''AirBnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.

OM Standards

2024-01-05T10:27:21Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Bad */

==Küche==

===Geschirr===
Das Geschirr was wir nutzen ist von Kahla. Hier kommt Ihr zur Website: [https://www.kahla-porzellanshop.de/?gclid=EAIaIQobChMIzZiAuZiu6gIVGODtCh26lQT6EAAYASAAEgJu3_D_BwE kahla.de]

Zu unserem Standard gehören:

#Five Senses Frühstücksteller 22 cm
#Five Senses Essteller 27 cm
#Five Senses Midi-Schüssel 19 cm
#Five Senses Mini-Schüssel 14 cm

 

===Tassen===
Die Tassen für Kunden bestellen wir bei [https://espressoperfetto.de/ Perfetto].

Zu unserem Standard gehören:

#

{| class="wikitable"
|+
!Bezeichnung
!Foto
|-
|Nuova Point Espresso Tasse Weiß, Palermo
|[[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 13.33.36.png|400px]]
|-
|Nuova Point Cappuccino Tasse Palermo Weiß
|
|-
|Nuova Point Milchkaffee Tasse Weiss, Palermo
|[[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 13.27.25.png|319x319px]] [[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 13.27.35.png|268x268px]]
|}

===Gläser===
Gläser bestellen wir bei [https://www.barstuff.de/ barstuff.de]
 
{| class="wikitable"
|+
!Beschreibung
!Foto
|-
|Whiskeyglas Concerto, Vidivi - 370ml
|[[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 13.45.17.png|273x273px]]
|}

== Reinigungsmittel/ Düsseldorf /Küche ==

{| class="wikitable"
!Was
!Links
!Anzahl
Düsseldorf
!Account bei 1Password
!Fotos
|-
|Spülmittel
|[https://hygienefachhandel.de/ Hygienefachhandel]
|1 und 1 im Keller zum Vorrat
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2021-04-29_um_10.54.08.png|alt=|center|300x300px]]
|-
|Klarspüler
|[https://hygienefachhandel.de/TAGESPREIS-GASTRO-STAR-K1-Klarspueler-10-Liter.html Hygienefachhandel]
|1 und 1 im Keller zum Vorrat
|ja
|[[File:Bildschirmfoto 2021-04-29 um 10.55.19.png|alt=|center|300x300px]]
|}

== Lebensmittel/Getränke ==
{| class="wikitable"
|Was
|Links
|Anzahl Düsseldorf
|Anzahl Berlin
|Account bei 1Password
|-
|Lebensmittel
|[https://shop.rewe.de/meine-produkte?loggedIn=1&isCheckout=0 Rewe Bestellung]
die Bestellliste findest du unter Favoriten, Standard Liste
|<nowiki>- Der Kühlschrank ist gefüllt</nowiki>

- BackUp muss im Keller vorhanden sein
| - Der Kühlschrank ist gefüllt
- BackUp muss vorhanden sein
|ja
|-
|Lebensmittel für Meetings
|[https://shop.rewe.de/meine-produkte?loggedIn=1&isCheckout=0 Rewe Bestellung]
die Bestellliste findest du unter Favoriten, Liste für Meetings
|ein BackUp von 3 Paketen pro Lebensmittel muss vorhanden sein
|ein BackUp von 3 Paketen pro Lebensmittel muss vorhanden sein
|ja
|-
|Tee Bestellung
|[https://www.amazon.de/gp/registry/wishlist/38LILTE5ACG6X/ref=cm_wl_huc_view? Amazon Bestellung]
die Bestellliste findest du unter Favoriten.
| - Tee Gläser müssen aufgefüllt sein
- von jeder Sorte 1 Packung im Unterschank zum Vorrat
| - Tee Gläser müssen aufgefüllt sein
- von jeder Sorte 1 Packung im Unterschank zum Vorrat
|ja
|-
|[[Office Management Düsseldorf#Dienstleisterliste .2F Kontakte|Getränke Bestellung]]
|https://start.1password.com/open/i?a=HMMAXSRMWVE7FDFVUJ34APZMUE&v=kcr67u42rj6lgqse7tsuwdksva&i=minweuksy2dmupke3pklcfiy4m&h=parasolisland.1password.eu<nowiki/>Kollex

Fachingen Medium x 6

Fachingen NATURELL x 6

Chari Tea Bio (Black, Green, Red, Mate) von jeder Sorte 1

LemonAid (Maracuja, Limette, Blutorange, Ingwer) von jeder Sorte 1

Peroni Bier

|<nowiki>- Der Kühlschrank ist gefüllt</nowiki>
- BackUp muss im Keller vorhanden sein
| -
|ja
|}
==Bad==
 Hier findet Ihr unseren Standard der Bäder.

Aufgelistet in: Genauer Bezeichnung, Links zur Website, die Info, ob es einen Account gibt oder nicht und ein Foto, damit nichts falsches bestellt werden kann.
{| class="wikitable"
|+
!Was
!Links
!Anzahl
Düsseldorf
!Anzahl Berlin
!Account bei 1Password
!Fotos
|-
|Aesop Poo Tropfen
|[https://www.aesop.com/de/de/p/home/home-formulations/post-poo-drops/?gclid=EAIaIQobChMI-sn2gbmh6AIVh7HtCh3wFg8sEAAYAiAAEgKrJPD_BwE&gclsrc=aw.ds Aesop]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_13.55.45.png|alt=|center|257x257px]]
|-
|Deo La Roche Posay
|[https://www.cocooncenter.de/la-roche-posay-48h-deodorant-spray-empfindliche-haut-doppelpack-2-x-150-ml/11007.html Cocooncenter]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_13.58.21.png|alt=|center|382x382px]]
|-
|Feuchttücher
|[https://shop.rewe.de/meine-produkte?loggedIn=1&isCheckout=0 Rewe]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_16.56.26.png|alt=|center|259x259px]]
|-
|Desinfektionsmittel
|[https://shop.rewe.de/meine-produkte?loggedIn=1&isCheckout=0 Rewe]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_16.56.56.png|alt=|center|261x261px]]
|}

OM Standards

2024-01-05T10:26:05Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Lebensmittel/Getränke */

==Küche==

===Geschirr===
Das Geschirr was wir nutzen ist von Kahla. Hier kommt Ihr zur Website: [https://www.kahla-porzellanshop.de/?gclid=EAIaIQobChMIzZiAuZiu6gIVGODtCh26lQT6EAAYASAAEgJu3_D_BwE kahla.de]

Zu unserem Standard gehören:

#Five Senses Frühstücksteller 22 cm
#Five Senses Essteller 27 cm
#Five Senses Midi-Schüssel 19 cm
#Five Senses Mini-Schüssel 14 cm

 

===Tassen===
Die Tassen für Kunden bestellen wir bei [https://espressoperfetto.de/ Perfetto].

Zu unserem Standard gehören:

#

{| class="wikitable"
|+
!Bezeichnung
!Foto
|-
|Nuova Point Espresso Tasse Weiß, Palermo
|[[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 13.33.36.png|400px]]
|-
|Nuova Point Cappuccino Tasse Palermo Weiß
|
|-
|Nuova Point Milchkaffee Tasse Weiss, Palermo
|[[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 13.27.25.png|319x319px]] [[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 13.27.35.png|268x268px]]
|}

===Gläser===
Gläser bestellen wir bei [https://www.barstuff.de/ barstuff.de]
 
{| class="wikitable"
|+
!Beschreibung
!Foto
|-
|Whiskeyglas Concerto, Vidivi - 370ml
|[[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 13.45.17.png|273x273px]]
|}

== Reinigungsmittel/ Düsseldorf /Küche ==

{| class="wikitable"
!Was
!Links
!Anzahl
Düsseldorf
!Account bei 1Password
!Fotos
|-
|Spülmittel
|[https://hygienefachhandel.de/ Hygienefachhandel]
|1 und 1 im Keller zum Vorrat
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2021-04-29_um_10.54.08.png|alt=|center|300x300px]]
|-
|Klarspüler
|[https://hygienefachhandel.de/TAGESPREIS-GASTRO-STAR-K1-Klarspueler-10-Liter.html Hygienefachhandel]
|1 und 1 im Keller zum Vorrat
|ja
|[[File:Bildschirmfoto 2021-04-29 um 10.55.19.png|alt=|center|300x300px]]
|}

== Lebensmittel/Getränke ==
{| class="wikitable"
|Was
|Links
|Anzahl Düsseldorf
|Anzahl Berlin
|Account bei 1Password
|-
|Lebensmittel
|[https://shop.rewe.de/meine-produkte?loggedIn=1&isCheckout=0 Rewe Bestellung]
die Bestellliste findest du unter Favoriten, Standard Liste
|<nowiki>- Der Kühlschrank ist gefüllt</nowiki>

- BackUp muss im Keller vorhanden sein
| - Der Kühlschrank ist gefüllt
- BackUp muss vorhanden sein
|ja
|-
|Lebensmittel für Meetings
|[https://shop.rewe.de/meine-produkte?loggedIn=1&isCheckout=0 Rewe Bestellung]
die Bestellliste findest du unter Favoriten, Liste für Meetings
|ein BackUp von 3 Paketen pro Lebensmittel muss vorhanden sein
|ein BackUp von 3 Paketen pro Lebensmittel muss vorhanden sein
|ja
|-
|Tee Bestellung
|[https://www.amazon.de/gp/registry/wishlist/38LILTE5ACG6X/ref=cm_wl_huc_view? Amazon Bestellung]
die Bestellliste findest du unter Favoriten.
| - Tee Gläser müssen aufgefüllt sein
- von jeder Sorte 1 Packung im Unterschank zum Vorrat
| - Tee Gläser müssen aufgefüllt sein
- von jeder Sorte 1 Packung im Unterschank zum Vorrat
|ja
|-
|[[Office Management Düsseldorf#Dienstleisterliste .2F Kontakte|Getränke Bestellung]]
|https://start.1password.com/open/i?a=HMMAXSRMWVE7FDFVUJ34APZMUE&v=kcr67u42rj6lgqse7tsuwdksva&i=minweuksy2dmupke3pklcfiy4m&h=parasolisland.1password.eu<nowiki/>Kollex

Fachingen Medium x 6

Fachingen NATURELL x 6

Chari Tea Bio (Black, Green, Red, Mate) von jeder Sorte 1

LemonAid (Maracuja, Limette, Blutorange, Ingwer) von jeder Sorte 1

Peroni Bier

|<nowiki>- Der Kühlschrank ist gefüllt</nowiki>
- BackUp muss im Keller vorhanden sein
| -
|ja
|}
==Bad==
 Hier findet Ihr unseren Standard der Bäder.

Aufgelistet in: Genauer Bezeichnung, Links zur Website, die Info, ob es einen Account gibt oder nicht und ein Foto, damit nichts falsches bestellt werden kann.
{| class="wikitable"
|+
!Was
!Links
!Anzahl
Düsseldorf
!Anzahl Berlin
!Account bei 1Password
!Fotos
|-
|Diffuser Sticks Palo Santo
|[https://www.zarahome.com/de/(100-ml)-diffusor-sticks-palo-santo-c0p302170525.html?colorId=821&srch=true Zara Home]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto 2021-05-25 um 12.29.19.png|center|229x229px|alt=]]
|-
|Aesop Poo Tropfen
|[https://www.aesop.com/de/de/p/home/home-formulations/post-poo-drops/?gclid=EAIaIQobChMI-sn2gbmh6AIVh7HtCh3wFg8sEAAYAiAAEgKrJPD_BwE&gclsrc=aw.ds Aesop]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_13.55.45.png|alt=|center|257x257px]]
|-
|Deo La Roche Posay
|[https://www.cocooncenter.de/la-roche-posay-48h-deodorant-spray-empfindliche-haut-doppelpack-2-x-150-ml/11007.html Cocooncenter]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_13.58.21.png|alt=|center|382x382px]]
|-
|Tampons Döschen
|[https://www2.hm.com/de_de/productpage.0757619001.html H&M Home]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_13.59.16.png|alt=|center|261x261px]]
|-
|Feuchttücher
|[https://shop.rewe.de/meine-produkte?loggedIn=1&isCheckout=0 Rewe]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_16.56.26.png|alt=|center|259x259px]]
|-
|Desinfektionsmittel
|[https://shop.rewe.de/meine-produkte?loggedIn=1&isCheckout=0 Rewe]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_16.56.56.png|alt=|center|261x261px]]
|-
|Kleiner Aufbewahrungskasten
|[https://www2.hm.com/de_de/productpage.0757619001.html H&M Home]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 15.06.09.png|400px]]
|-
|

Antiseptik Gel

|[https://www.amazon.de/LinkDes%C2%AE-Antiseptik-Original-Handhygiene-Desinfektionsgel/dp/B085XLJ84X/ref=sxts_b2b_sx_reorder?cv_ct_cx=desinfektionsgel&dchild=1&keywords=desinfektionsgel&pd_rd_i=B085XLJ84X&pd_rd_r=f8d243fa-dd19-4e5b-8adf-090c64af2069&pd_rd_w=fGyyS&pd_rd_wg=s7TLC&pf_rd_p=c843e664-20b1-47a7-bf7c-5506ffa1a839&pf_rd_r=KP6K32E6FVT0F3V281JW&qid=1619280554&sr=1-1-88d190e7-a7bb-465b-bb05-dd0559d1c762 Amazon]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto 2021-04-24 um 18.12.24.png|295x295px|alt=|center]]
|}

OM Standards

2024-01-05T10:23:27Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Lebensmittel/Getränke */

==Küche==

===Geschirr===
Das Geschirr was wir nutzen ist von Kahla. Hier kommt Ihr zur Website: [https://www.kahla-porzellanshop.de/?gclid=EAIaIQobChMIzZiAuZiu6gIVGODtCh26lQT6EAAYASAAEgJu3_D_BwE kahla.de]

Zu unserem Standard gehören:

#Five Senses Frühstücksteller 22 cm
#Five Senses Essteller 27 cm
#Five Senses Midi-Schüssel 19 cm
#Five Senses Mini-Schüssel 14 cm

 

===Tassen===
Die Tassen für Kunden bestellen wir bei [https://espressoperfetto.de/ Perfetto].

Zu unserem Standard gehören:

#

{| class="wikitable"
|+
!Bezeichnung
!Foto
|-
|Nuova Point Espresso Tasse Weiß, Palermo
|[[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 13.33.36.png|400px]]
|-
|Nuova Point Cappuccino Tasse Palermo Weiß
|
|-
|Nuova Point Milchkaffee Tasse Weiss, Palermo
|[[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 13.27.25.png|319x319px]] [[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 13.27.35.png|268x268px]]
|}

===Gläser===
Gläser bestellen wir bei [https://www.barstuff.de/ barstuff.de]
 
{| class="wikitable"
|+
!Beschreibung
!Foto
|-
|Whiskeyglas Concerto, Vidivi - 370ml
|[[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 13.45.17.png|273x273px]]
|}

== Reinigungsmittel/ Düsseldorf /Küche ==

{| class="wikitable"
!Was
!Links
!Anzahl
Düsseldorf
!Account bei 1Password
!Fotos
|-
|Spülmittel
|[https://hygienefachhandel.de/ Hygienefachhandel]
|1 und 1 im Keller zum Vorrat
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2021-04-29_um_10.54.08.png|alt=|center|300x300px]]
|-
|Klarspüler
|[https://hygienefachhandel.de/TAGESPREIS-GASTRO-STAR-K1-Klarspueler-10-Liter.html Hygienefachhandel]
|1 und 1 im Keller zum Vorrat
|ja
|[[File:Bildschirmfoto 2021-04-29 um 10.55.19.png|alt=|center|300x300px]]
|}

== Lebensmittel/Getränke ==
{| class="wikitable"
|Was
|Links
|Anzahl Düsseldorf
|Anzahl Berlin
|Account bei 1Password
|-
|Lebensmittel
|[https://shop.rewe.de/meine-produkte?loggedIn=1&isCheckout=0 Rewe Bestellung]
die Bestellliste findest du unter Favoriten, Standard Liste
|<nowiki>- Der Kühlschrank ist gefüllt</nowiki>

- BackUp muss im Keller vorhanden sein
| - Der Kühlschrank ist gefüllt
- BackUp muss vorhanden sein
|ja
|-
|Lebensmittel für Meetings
|[https://shop.rewe.de/meine-produkte?loggedIn=1&isCheckout=0 Rewe Bestellung]
die Bestellliste findest du unter Favoriten, Liste für Meetings
|ein BackUp von 3 Paketen pro Lebensmittel muss vorhanden sein
|ein BackUp von 3 Paketen pro Lebensmittel muss vorhanden sein
|ja
|-
|Tee Bestellung
|[https://www.amazon.de/gp/registry/wishlist/38LILTE5ACG6X/ref=cm_wl_huc_view? Amazon Bestellung]
die Bestellliste findest du unter Favoriten.
| - Tee Gläser müssen aufgefüllt sein
- von jeder Sorte 1 Packung im Unterschank zum Vorrat
| - Tee Gläser müssen aufgefüllt sein
- von jeder Sorte 1 Packung im Unterschank zum Vorrat
|ja
|-
|[[Office Management Düsseldorf#Dienstleisterliste .2F Kontakte|Getränke Bestellung]]
|https://start.1password.com/open/i?a=HMMAXSRMWVE7FDFVUJ34APZMUE&v=kcr67u42rj6lgqse7tsuwdksva&i=minweuksy2dmupke3pklcfiy4m&h=parasolisland.1password.eu<nowiki/>Kollex

Fachingen Medium x 6

Fachingen NATURELL x 6

Chari Tea Bio (Black, Green, Red, Mate) von jeder Sorte 1

LemonAid (Maracuja, Limette, Blutorange, Ingwer) von jeder Sorte 1

|<nowiki>- Der Kühlschrank ist gefüllt</nowiki>
- BackUp muss im Keller vorhanden sein
| -
|ja
|}
==Bad==
 Hier findet Ihr unseren Standard der Bäder.

Aufgelistet in: Genauer Bezeichnung, Links zur Website, die Info, ob es einen Account gibt oder nicht und ein Foto, damit nichts falsches bestellt werden kann.
{| class="wikitable"
|+
!Was
!Links
!Anzahl
Düsseldorf
!Anzahl Berlin
!Account bei 1Password
!Fotos
|-
|Diffuser Sticks Palo Santo
|[https://www.zarahome.com/de/(100-ml)-diffusor-sticks-palo-santo-c0p302170525.html?colorId=821&srch=true Zara Home]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto 2021-05-25 um 12.29.19.png|center|229x229px|alt=]]
|-
|Aesop Poo Tropfen
|[https://www.aesop.com/de/de/p/home/home-formulations/post-poo-drops/?gclid=EAIaIQobChMI-sn2gbmh6AIVh7HtCh3wFg8sEAAYAiAAEgKrJPD_BwE&gclsrc=aw.ds Aesop]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_13.55.45.png|alt=|center|257x257px]]
|-
|Deo La Roche Posay
|[https://www.cocooncenter.de/la-roche-posay-48h-deodorant-spray-empfindliche-haut-doppelpack-2-x-150-ml/11007.html Cocooncenter]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_13.58.21.png|alt=|center|382x382px]]
|-
|Tampons Döschen
|[https://www2.hm.com/de_de/productpage.0757619001.html H&M Home]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_13.59.16.png|alt=|center|261x261px]]
|-
|Feuchttücher
|[https://shop.rewe.de/meine-produkte?loggedIn=1&isCheckout=0 Rewe]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_16.56.26.png|alt=|center|259x259px]]
|-
|Desinfektionsmittel
|[https://shop.rewe.de/meine-produkte?loggedIn=1&isCheckout=0 Rewe]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto_2020-07-02_um_16.56.56.png|alt=|center|261x261px]]
|-
|Kleiner Aufbewahrungskasten
|[https://www2.hm.com/de_de/productpage.0757619001.html H&M Home]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto 2020-07-02 um 15.06.09.png|400px]]
|-
|

Antiseptik Gel

|[https://www.amazon.de/LinkDes%C2%AE-Antiseptik-Original-Handhygiene-Desinfektionsgel/dp/B085XLJ84X/ref=sxts_b2b_sx_reorder?cv_ct_cx=desinfektionsgel&dchild=1&keywords=desinfektionsgel&pd_rd_i=B085XLJ84X&pd_rd_r=f8d243fa-dd19-4e5b-8adf-090c64af2069&pd_rd_w=fGyyS&pd_rd_wg=s7TLC&pf_rd_p=c843e664-20b1-47a7-bf7c-5506ffa1a839&pf_rd_r=KP6K32E6FVT0F3V281JW&qid=1619280554&sr=1-1-88d190e7-a7bb-465b-bb05-dd0559d1c762 Amazon]
|5
|4
|ja
|[[File:Bildschirmfoto 2021-04-24 um 18.12.24.png|295x295px|alt=|center]]
|}

Poolcar/Firmenwagen

2024-01-04T12:35:25Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Betriebliche Nutzung */

==Generelles==
Welche Autos gibt es auf der Insel und was muss man darüber wissen?

===Mietwagen===
VW TOURAN MPV 7S

Kennzeichen: ARN-DT-295

Kilometer Anfangsstand:

Automatikgetriebe

'''Beispiel Rechnungen:'''

Der Wagen ist noch 2 Stunden frei bevor ihn ein anderer Kollege für eine Fahrt reserviert hat.

==Betriebliche Nutzung==
Die Fahrzeugverwaltung unserer Poolfahrzeuge wird von Mila übernommen. Der Schlüssel wird bei Bedarf von Ihr ausgegeben.

Die Fahrzeugnutzung (von wann, Bis wann, von wem) wird im öffentlichen Kalender '''von Jedem eingetragen''' und dokumentiert. So können auch alle anderen sehen, ob das Auto und wie die Autos gebucht werden. Nicht vorgenommene Einträge können bei einem Fahrzeugbedarf nicht berücksichtigt werden.

Sollte die Tankanzeige 25% unterschreiten, betankt der aktuelle Fahrer das Fahrzeug vor der Rückgabe oder gibt die Mila unverzüglich Bescheid.

''Der Nutzer entfernt allen Unrat und persönliche Gegenstände vor der Rückgabe aus dem Fahrzeug!!''

Anlässlich der Rückgabe des Fahrzeugs sind Mängel, Schäden und etwaige Strafzettel an OM

Der Mietwagen wird noch mit dem handschriftlichen Fahrtenbuch geführt. Folgende Informationen sind dort einzutragen:

*Datum
*Fahrzeit von - bis
*Reiseroute und Ziel
*Zweck der Fahrt
*Besuchte Kunden, Firmen, Institutionen
*Kilometerstand Fahrtbeginn, Kilometerstand Fahrtende
*Gefahrene km: Es ist immer ein Kreuz bei geschäftlich zu setzen
*Name des Fahrers

[[File:Fahrtenbuch.jpg|frameless|484x484px]]

Tankbelege sowie Parkgebühren werden als Bar-Auslage mit dem Accounting Department abgerechnet. Lebensmittel etc. dürfen nicht auf den Belegen aufgeführt sein und müssen gesondert privat bezahlt werden. Das '''Autokennzeichen''' muss deutlich auf dem '''Tankbeleg''' vermerkt sein.
==Poolcar Check==
Der routinierte Poolcar Check ist ein '''wöchentlicher''' Task, der in einer Asana Liste festgehalten wird.

Mietwagen

*sauber innen und aussen
*vollgetankt
*Flüssigkeiten (Öl, Waschwasser) voll.
*Funktionsprüfung aller wichtigen Einrichtungen: Licht vorne hinten, Blinker,
*Auf-/Ausräumen was sich im Auto befindet, Kollegen darauf aufmerksam machen

== Parking Policy (auch bei internen Kundenterminen) ==
Check it here: [https://wiki.parasol-island.com/Parking_Policy Parking Policy]
 

==Private Nutzung==
'''Das Fahrzeug darf nicht zu privaten Zwecke genutzt werden, die Nutzung ist ausschließlich für betriebliche Gründe (Projekte, Termine, etc.) gestattet'''

====Ordnungsgelder====
Ordnungsgelder (falsch Parken, Blitzen etc.) trägt der Verursacher in vollem Umfang und Höhe.

 

==Poolcar Termine ==

== What's new? ==
Die Nutzung der Firmenwagen ist hier auf der Wiki-Seite genau festgehalten.

Gängige Defizite sind unter anderem: Das Fahrtenbuch wird nicht richtig geführt, die Autos sind vermüllt/dreckig, der Schlüssel wird nicht zurückgegeben, die Autos werden nicht ordentlich im Kalender geblockt oder die Zeit wird überzogen wird.

Bei Nicht-Einhaltung wird:

#Der-/diejenige darauf aufmerksam gemacht und eine Frist auf Nachbesserung gesetzt
#Der-/diejenige für 6 Monate von der Privatnutzung ausgeschlossen
#Der-/diejenige für 3 Monate auf die Blacklist (ausgeschlossen von privat und geschäftlich) gesetzt und es wird ein Gespräch mit Moritz erfolgen.

Office Management Düsseldorf

2024-01-04T09:38:38Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Jubiläumstorten */

== [[OM Standards]] ==

==Post==
'''Posteingang'''

Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:

*Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
*Nennung erst Name, dann Firma: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Persönlich: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
'''Wichtig!'''

Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) '''nicht öffnen''' und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.

Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Daniela Schiwek, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.

'''Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.'''

Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.

Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.

Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.

== Mülltrennung ==
Wir einen großen Altpapiercontainer im Hof stehen. Das bedeutet, dass wir Altpapier und Restmüll trennen. Für das Altpapier haben wir überall weiße Mülleimer stehen, die ausschließlich für Altpapier verwendet werden sollen!!!Für den Restmüll gibt es in jeder Küche jeweils zwei große Mülleimer und in der Kantine sogar vier.

Bitte bringt größere Verpackungen oder Kartons direkt zum Container, zerkleinert sie und entsorgt sie dort.

==Kurier==
Der Kurierauftrag wird im [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen|Asana OM Board]] aufgegeben.

Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:

*Wohin soll die Sendung?
*Wann soll die Sendung ankommen?
*Was ist der Inhalt?
*Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
*Ab wann ist die Sendung abholbereit?
*Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
*Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
*Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)
Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.

Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.

====Kurierarten====

*'''Fahrradkurier:''' für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
*'''Express/Overnight:''' die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
*'''Direktfahrt/Sameday:''' die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
*'''Economy:''' die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage

==== Kurierübersicht ====
{| class="wikitable"
|+
!Kurierdienst
!Kurierart
!Bereich
!Kontakt & Info
|-
|Rotrunner
|Fahrrad
|Sendungen innerhalb Düsseldorf
bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich
|Telefonisch: 0211 1799610
Kundennummer: 11465

Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.
|-
|Opal
(früher GDSK)
|Auto
|für Sendungen innerhalb von Deutschland
|Telefonisch: 0211 5805010
Kundennummer: 3005868

Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.

Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz.
|-
|Direct Kurier
|Auto
|bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung
|Telefonisch: 0211 7206645
Email: directcourier95@yahoo.de

Inhaber: Mario Eisenbeis
|}

== Travel/Parking Guide ==

Welcome to Parasol Island Düsseldorf! Für den Aufenthalt in unserem Büro stehen Euch Parkplätze in unserer Tiefgarage zur Verfügung. So kommt ihr rein:

'''Büroadresse'''

Parasol Island GmbH Florastraße 75 40217 Düsseldorf

'''Tiefgarage'''

Bilker Allee 92-94 40217 Düsseldorf Die Einfahrt befindet sich zwischen den Hausnummern 92 und 94.

'''Parkplatz'''

Unsere „Guest Banking Bay“ ist großflächig ausgeschildert und befindet sich hinten rechts in der Garage.

Zu unseren Büroflächen im Erd- und 1. Obergeschoss kommt ihr über das Treppenhaus.

'''Office Management'''

Bei Fragen zur Anfahrt und den Parkplätzen und um rein zu kommen meldet Euch bei unserem Office Management unter om@parasol-island.com oder +49 2111592200.

[[File:Travel Guide (1).pdf|thumb|0x0px]]

==Telefonzentrale==
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.

Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".

Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.

Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.

In Fällen von:

* '''Jobanfragen'''

Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com

* '''Projektanfragen'''

Email an: boards@parasol-island.com

* '''Allgemeine Anfragen'''

Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.

==Hombre Postfach==
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach.

*Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
*Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
*Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
*Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen. In Fällen von:
** '''Jobanfragen''' Email an: hr@parasol-island.com
** '''Projektanfragen''' Email an: boards@parasol-island.com
** '''Allgemeine Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten'''

Deshalb ist es von '''immenser Wichtigkeit''', das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. '''Dies ist erfolgsentscheidend.'''

==Ticketmanagement (Rheinbahn, Bahncard)==

====Rheinbahn====
Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket über HR beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.

HR leitet die Beauftragung über Personio mit den folgenden Informationen an das OM weiter:

*vollständiger Name
*Adresse
*Geburtsdatum
*gültig ab xx.xx.xx

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/de/company/login.

Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets Karsten Schöppy für den anpassenden Abrechnungsvorgang.

====Bahncard====
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen]].

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

*vollständigen Namen
*Geburtsdatum
*Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf [https://fahrkarten.bahn.de/grosskunde/bahncardbuchen/bahncard_start_i.post?lang=de&country=DEU&csrf_token=ni8e-z447ChDdRbjLXV3GmfgJcA%3D&click_id=1.606335991145817&from_flyout=1#stay DB Bahncard Business].

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.

Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

==Jubiläumstorten==

Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.

'''Ablauf:'''

Bestellung Düsseldorf über [[clara.yim@pure-pastry.de]]

Berlin ZJ Studio https://www.instagram.com/zj_studioberlin/

== Küche Ausstattung ==
{|
|Küchenschränke
*22 Wasserkaraffen

* 10 Wassergläser

* 12 kl. Becher

* 12 gr. Becher

* 10 kl. Tellern

* 10 gr. Tellern

* Ersatzgläser - Rechts im Schrank

* 12 St Weißweingläser
|[[File:Küchenschrank.jpg|none|thumb]]
|[[File:Ersatzgläser.jpg|none|thumb|350x350px|Ersatzgläser - Rechts im Schrank]]
|-
|Untere Schublade im Barmöbel
* 20 St Weißweingläser
|[[File:Weißweingläser.jpg|thumb|left|395x395px]]
|
|-
|Oben auf der Kaffeemaschine
* Espressotassen

* Cappuccinotassen

* Milchkaffeetassen

|[[File:Kaffeemaschine.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kochküche EG, Regal links
* kl. Becher

* gr. Becher

* Espresso Tassen

* Cappuccino Tassen

* Milchkaffee Tassen

* Espresso Untertasse

* Cappuccino Untertassen

* Milchkaffee Untertassen
|[[File:Kochküche EG.jpg|frameless|left|351x351px]]
|
|-
|EG Kochküche links neben Grohe Anlage
* Wasserkaraffen

* Wassergläser
|[[File:EG Kochküche links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links neben der Spüle
* 4-5 Zitronen

* 2 Knollen Ingwer
|[[File:Links neben der Spüle.jpg|left|445x445px]]
|
|-
|Teegläser mit Twinings Tee neben Wasserkocher( Neben Wasserkocher EG und 1OG Küchen)
* Pfefferminze

* Grün

* Schwarz

* Früchte

* Ingwer
|[[File:Teegläser.jpg|350x350px|left]]
|
|-
|Dritter Schrank von links
* Kaffeefilter

* Packung Filterkaffee

* volle Glas Filterkaffee

* Vorrat an Twiningstee

|[[File:Dritter Schrank von links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links auf der Arbeitsfläche EG und 1OG
* Wasserkocher

* Kaffeemaschine
|[[File:Links auf der Arbeitsfläche.jpg|frameless|left|467x467px]]
|
|-
|Korb EG OG Kochküche
* Verschiedene Obstsorten
|[[File:Obstkorb Küche EG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Obere Schublade EG und OG
* 5 Gabeln

* 5 Esslöffel

* 5 Messer

* 5 Kuchenmesser

* 5 Teelöffel

* 5 Lange Löffel
|[[File:Obere Schublade EG und OG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kühlschrank EG und 1. OG
# Eistee
# Charitea, gemischt und sortiert
# Bier
# Wasser

|[[File:Kühlschrank EG und 1. OG.jpg|frameless|left]]
|
|}

== Office Infrastruktur ==

===Lagerbox===

Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf

Lagerplan:

[[File:1.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg4.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg2.png|frameless|423x423px]][[File:Lagerboxweg3.png|frameless]]

[[File:Lagerboxweg5.png|frameless|440x440px]]

===== '''Box Nummer 1207'''=====
Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.

 
== Dienstleister / Kontakte ==
{| class="wikitable"
!Dienstleister*in
!Name
!Telefon
! Email
!Kund*innennnummer
!How to contact
|-
|Sanitär
|Faru
|Tel: +49(211) 674152
|info@team-faru.de
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Heizung
|Hr Hoppe(Heizung)
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Schreiner
|Le Cubi
|Tel: +49 (211) 15786650
|info@lecubi.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Schreiner
|Klode
|Tel: +49 (211) 651020
|info@thomasklode.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Kaffeemaschine
|Bazzar
|Tel: +49(211) 50669640
|info@bazzar.de
|31361
|Telefonisch erreichbar
Störungen, Ersatzteile, Reklamationen
|-
|Reinigungsfirma
|Gebäudereinigung Blue Box
|Handy +49 1777888237
|bluebox@bluebox-reinigung.de
|
|Telefonisch/Email
alles zum Thema Reinigung
|-
|Müllabfuhr
|Awista
|Tel: +49(211) 83099256
|nwrobl@awista.de
|25210001502
|Telefonisch erreichbar
|-
|Getränke
|Getränke Gato
|Tel: +49 (211) 6178550
|info@getraenke-gato.de
|11824
|Bestellung telefonisch aufgeben
|-
|Grohe Filter
|Grohe
|Tel: +49 (571) 3989333
|ute.vogel@grohe.com
|10791
|Email
|-
|Großküchentechnik
|Markus Binder
|Tel: +49 (211) 214060
|team@markusbinder.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Propangas
|Amöbe Gas
|Tel: +49 (211) 56657755
|info@amoebegas.de
|452996
|Telefonisch/Email
|-
|Elektro
|Kai Hofmann
|Tel: +49 (211) 9215577
|info@E-K-H.de
|
|Telefonisch erreichbar
Stromausfall, Kabelschäden, etc.
|-
|Hausmeister
|Hoppe
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Task über Asana Board
alle Anfragen für Kleinreparaturen
|-
|Winterhalter
|Winterhalter
| +49 (7542) 402-6312
|[[Mailto:martina.conradt@winterhalter.de|martina.conradt@winterhalter.de]]
|10439685 DÜS

10439686 BER
|Telefonisch erreichbar
|}

Office Management Düsseldorf

2024-01-04T09:28:24Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Hombre Postfach */

== [[OM Standards]] ==

==Post==
'''Posteingang'''

Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:

*Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
*Nennung erst Name, dann Firma: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Persönlich: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
'''Wichtig!'''

Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) '''nicht öffnen''' und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.

Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Daniela Schiwek, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.

'''Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.'''

Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.

Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.

Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.

== Mülltrennung ==
Wir einen großen Altpapiercontainer im Hof stehen. Das bedeutet, dass wir Altpapier und Restmüll trennen. Für das Altpapier haben wir überall weiße Mülleimer stehen, die ausschließlich für Altpapier verwendet werden sollen!!!Für den Restmüll gibt es in jeder Küche jeweils zwei große Mülleimer und in der Kantine sogar vier.

Bitte bringt größere Verpackungen oder Kartons direkt zum Container, zerkleinert sie und entsorgt sie dort.

==Kurier==
Der Kurierauftrag wird im [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen|Asana OM Board]] aufgegeben.

Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:

*Wohin soll die Sendung?
*Wann soll die Sendung ankommen?
*Was ist der Inhalt?
*Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
*Ab wann ist die Sendung abholbereit?
*Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
*Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
*Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)
Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.

Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.

====Kurierarten====

*'''Fahrradkurier:''' für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
*'''Express/Overnight:''' die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
*'''Direktfahrt/Sameday:''' die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
*'''Economy:''' die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage

==== Kurierübersicht ====
{| class="wikitable"
|+
!Kurierdienst
!Kurierart
!Bereich
!Kontakt & Info
|-
|Rotrunner
|Fahrrad
|Sendungen innerhalb Düsseldorf
bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich
|Telefonisch: 0211 1799610
Kundennummer: 11465

Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.
|-
|Opal
(früher GDSK)
|Auto
|für Sendungen innerhalb von Deutschland
|Telefonisch: 0211 5805010
Kundennummer: 3005868

Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.

Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz.
|-
|Direct Kurier
|Auto
|bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung
|Telefonisch: 0211 7206645
Email: directcourier95@yahoo.de

Inhaber: Mario Eisenbeis
|}

== Travel/Parking Guide ==

Welcome to Parasol Island Düsseldorf! Für den Aufenthalt in unserem Büro stehen Euch Parkplätze in unserer Tiefgarage zur Verfügung. So kommt ihr rein:

'''Büroadresse'''

Parasol Island GmbH Florastraße 75 40217 Düsseldorf

'''Tiefgarage'''

Bilker Allee 92-94 40217 Düsseldorf Die Einfahrt befindet sich zwischen den Hausnummern 92 und 94.

'''Parkplatz'''

Unsere „Guest Banking Bay“ ist großflächig ausgeschildert und befindet sich hinten rechts in der Garage.

Zu unseren Büroflächen im Erd- und 1. Obergeschoss kommt ihr über das Treppenhaus.

'''Office Management'''

Bei Fragen zur Anfahrt und den Parkplätzen und um rein zu kommen meldet Euch bei unserem Office Management unter om@parasol-island.com oder +49 2111592200.

[[File:Travel Guide (1).pdf|thumb|0x0px]]

==Telefonzentrale==
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.

Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".

Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.

Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.

In Fällen von:

* '''Jobanfragen'''

Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com

* '''Projektanfragen'''

Email an: boards@parasol-island.com

* '''Allgemeine Anfragen'''

Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.

==Hombre Postfach==
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach.

*Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
*Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
*Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
*Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen. In Fällen von:
** '''Jobanfragen''' Email an: hr@parasol-island.com
** '''Projektanfragen''' Email an: boards@parasol-island.com
** '''Allgemeine Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten'''

Deshalb ist es von '''immenser Wichtigkeit''', das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. '''Dies ist erfolgsentscheidend.'''

==Ticketmanagement (Rheinbahn, Bahncard)==

====Rheinbahn====
Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket über HR beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.

HR leitet die Beauftragung über Personio mit den folgenden Informationen an das OM weiter:

*vollständiger Name
*Adresse
*Geburtsdatum
*gültig ab xx.xx.xx

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/de/company/login.

Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets Karsten Schöppy für den anpassenden Abrechnungsvorgang.

====Bahncard====
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen]].

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

*vollständigen Namen
*Geburtsdatum
*Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf [https://fahrkarten.bahn.de/grosskunde/bahncardbuchen/bahncard_start_i.post?lang=de&country=DEU&csrf_token=ni8e-z447ChDdRbjLXV3GmfgJcA%3D&click_id=1.606335991145817&from_flyout=1#stay DB Bahncard Business].

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.

Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

==Jubiläumstorten==

Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.

'''Ablauf:'''

Die Erinnerung erfolgt durch Personio an das Office Management. Das Layout der Torte wird meistens durch die*den Vorgesetzte*n und/oder das Team des Mitarbeiters entworfen.

Die Torten werden bei - Homemade - we eat fine - bestellt.

Die Vorlaufzeit beträgt '''mindestens 14 Tage.'''

Adresse:

Homemade - We eat fine

Bilker Allee 209

40215 Düsseldorf

Telefon: 01578 5534164 (Sonja)

E-Mail: "mailto:sonja@homemade-we-eat-fine.com?subject=&body="

Online-Shop: https://homemade-we-eat-fine.myshopify.com.

Abholung wird durch das OM organisiert und anschließend am Arbeitsplatz des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin am Tag des Jubiläums - bzw. Tag nach Absprache - hergerichtet.

== Küche Ausstattung ==
{|
|Küchenschränke
*22 Wasserkaraffen

* 10 Wassergläser

* 12 kl. Becher

* 12 gr. Becher

* 10 kl. Tellern

* 10 gr. Tellern

* Ersatzgläser - Rechts im Schrank

* 12 St Weißweingläser
|[[File:Küchenschrank.jpg|none|thumb]]
|[[File:Ersatzgläser.jpg|none|thumb|350x350px|Ersatzgläser - Rechts im Schrank]]
|-
|Untere Schublade im Barmöbel
* 20 St Weißweingläser
|[[File:Weißweingläser.jpg|thumb|left|395x395px]]
|
|-
|Oben auf der Kaffeemaschine
* Espressotassen

* Cappuccinotassen

* Milchkaffeetassen

|[[File:Kaffeemaschine.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kochküche EG, Regal links
* kl. Becher

* gr. Becher

* Espresso Tassen

* Cappuccino Tassen

* Milchkaffee Tassen

* Espresso Untertasse

* Cappuccino Untertassen

* Milchkaffee Untertassen
|[[File:Kochküche EG.jpg|frameless|left|351x351px]]
|
|-
|EG Kochküche links neben Grohe Anlage
* Wasserkaraffen

* Wassergläser
|[[File:EG Kochküche links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links neben der Spüle
* 4-5 Zitronen

* 2 Knollen Ingwer
|[[File:Links neben der Spüle.jpg|left|445x445px]]
|
|-
|Teegläser mit Twinings Tee neben Wasserkocher( Neben Wasserkocher EG und 1OG Küchen)
* Pfefferminze

* Grün

* Schwarz

* Früchte

* Ingwer
|[[File:Teegläser.jpg|350x350px|left]]
|
|-
|Dritter Schrank von links
* Kaffeefilter

* Packung Filterkaffee

* volle Glas Filterkaffee

* Vorrat an Twiningstee

|[[File:Dritter Schrank von links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links auf der Arbeitsfläche EG und 1OG
* Wasserkocher

* Kaffeemaschine
|[[File:Links auf der Arbeitsfläche.jpg|frameless|left|467x467px]]
|
|-
|Korb EG OG Kochküche
* Verschiedene Obstsorten
|[[File:Obstkorb Küche EG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Obere Schublade EG und OG
* 5 Gabeln

* 5 Esslöffel

* 5 Messer

* 5 Kuchenmesser

* 5 Teelöffel

* 5 Lange Löffel
|[[File:Obere Schublade EG und OG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kühlschrank EG und 1. OG
# Eistee
# Charitea, gemischt und sortiert
# Bier
# Wasser

|[[File:Kühlschrank EG und 1. OG.jpg|frameless|left]]
|
|}

== Office Infrastruktur ==

===Lagerbox===

Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf

Lagerplan:

[[File:1.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg4.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg2.png|frameless|423x423px]][[File:Lagerboxweg3.png|frameless]]

[[File:Lagerboxweg5.png|frameless|440x440px]]

===== '''Box Nummer 1207'''=====
Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.

 
== Dienstleister / Kontakte ==
{| class="wikitable"
!Dienstleister*in
!Name
!Telefon
! Email
!Kund*innennnummer
!How to contact
|-
|Sanitär
|Faru
|Tel: +49(211) 674152
|info@team-faru.de
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Heizung
|Hr Hoppe(Heizung)
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Schreiner
|Le Cubi
|Tel: +49 (211) 15786650
|info@lecubi.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Schreiner
|Klode
|Tel: +49 (211) 651020
|info@thomasklode.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Kaffeemaschine
|Bazzar
|Tel: +49(211) 50669640
|info@bazzar.de
|31361
|Telefonisch erreichbar
Störungen, Ersatzteile, Reklamationen
|-
|Reinigungsfirma
|Gebäudereinigung Blue Box
|Handy +49 1777888237
|bluebox@bluebox-reinigung.de
|
|Telefonisch/Email
alles zum Thema Reinigung
|-
|Müllabfuhr
|Awista
|Tel: +49(211) 83099256
|nwrobl@awista.de
|25210001502
|Telefonisch erreichbar
|-
|Getränke
|Getränke Gato
|Tel: +49 (211) 6178550
|info@getraenke-gato.de
|11824
|Bestellung telefonisch aufgeben
|-
|Grohe Filter
|Grohe
|Tel: +49 (571) 3989333
|ute.vogel@grohe.com
|10791
|Email
|-
|Großküchentechnik
|Markus Binder
|Tel: +49 (211) 214060
|team@markusbinder.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Propangas
|Amöbe Gas
|Tel: +49 (211) 56657755
|info@amoebegas.de
|452996
|Telefonisch/Email
|-
|Elektro
|Kai Hofmann
|Tel: +49 (211) 9215577
|info@E-K-H.de
|
|Telefonisch erreichbar
Stromausfall, Kabelschäden, etc.
|-
|Hausmeister
|Hoppe
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Task über Asana Board
alle Anfragen für Kleinreparaturen
|-
|Winterhalter
|Winterhalter
| +49 (7542) 402-6312
|[[Mailto:martina.conradt@winterhalter.de|martina.conradt@winterhalter.de]]
|10439685 DÜS

10439686 BER
|Telefonisch erreichbar
|}

Azubi on duty

2023-12-15T09:30:52Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* On call - Bereitschaft */

Hier kommt der Plan für die schöne, aufgeräumte und funktionierende Insel.
Neben deinen Aufgaben die du von deinem verantwortlichen Ansprechpartner bekommst, bist du periodisch für die Insel-Duties verantwortlich.

===On call - Bereitschaft===
Die Duties sind teilweise auf Abruf. Dabei wird versucht, dass du die Aufgabe in deinen Arbeitstag integrieren kannst, ohne ein wichtiges Meeting oder eine Deadline zu verpassen.
Solltest du an deinem Bereitschafts-Tag bei einer dringenden/spontanen Aufgabe, z. B. Catering Besorgung verhindert sein, muss getauscht werden mit einem deiner Azubi-Kollegen. Die Tauschdienste müssen selbstständig von dir organisiert werden.

Timing

Die täglichen To-Dos sind vor und nach der Arbeit an deinem Platz zu erledigen. Manche To Dos kannst du dir nach deiner eigenen Verantwortung frei einteilen (z. B. Einkauf) und manche sind wichtig/dringend und kommen nicht planbar rein. S. On call - Bereitschaft.

Einteilung

Die Einteilung, wer wann Dienst hat ist für alle sichtbar im Ressourcen-Plan. Dadurch wissen auch deine Wingmen & Vorgesetzte über deinen Dienst bescheid.

Duty Berlin

In Berlin werden die Duties aus dem Trainee- und Praktikanten Team übernommen.

== Duties - periodisch & sporadisch ==

====Periodisch====
Die Azubis haben einen festen Tag in der Woche, in dem sie ihre Office Aufgabe erledigen. Dazu gehören: Getränke auffüllen, Leergut verräumen, Ordnung in der Spülküche

[[File:Bildschirmfoto 2023-11-20 um 10.07.18.png|611x611px]]

Wenn eine Person an einem Tag nicht kann, sei es aufgrund von Krankheit oder Abwesenheit, sollte derjenige eine Vertretung organisieren.

== Sporadisch ==
Sporadisch bedeutet nach Bedarf.

'''Einkauf Office Bedarf'''
Zeitanspruch: ca. 45 Minuten
Shopping-Liste erhältst du von Mila Office Manager
Leergut wegbringe

'''Running Order Vertretung'''
Du übernimmst Vertretung für Mila wenn sie im Urlaub/Krank ist, die Asana Task werden an dich weitergeleitet. Die Bereiche werden auf Zuruf aufgeteilt, so dass niemand länger als 30 Minuten damit beschäftigt ist.

'''Durchführung der Sommer-BBQs''' inkl. Vorbereitung, Durchführung bis Ende und Aufräumen am Folgetag

'''Spezial-Aufträge'''
Kommunikationswege:
Per Kalender - Email - Redmine Ticket

Beispiele:
Keller entrümpeln
Boten-Fahrten, Abholungen (Equipment, Kollegen, Kunden, Regisseure…)

== Empfang ==
Derzeit sind Melina (Dienstag ab 14 Uhr) und Leoni (Freitag ab 14 Uhr) für diese Aufgaben eingeteilt. Das bedeutet, dass auch bei einer Verhinderung an diesem Tag eine Vertretung organisiert werden muss.

Wenn Mila im Urlaub, krank oder im Homeoffice ist, gilt die Regel, dass der Empfang von 9 bis 18 Uhr besetzt sein muss. Dafür wird eine Vertretung von Mila zugewiesen. Es erfolgt immer eine Übergabe. Hier ist der Link zur Übergabeliste. https://docs.google.com/document/d/1CYcZteszMgCX80ya3sIRTEkrIa1TrH1Wqh6GEI_ku38/edit

Wenn ihr an diesem Tag aus irgendeinem Grund nicht im Büro seid, kümmert euch bitte um eine Vertretung!

Azubi on duty

2023-12-15T09:30:06Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Empfang */

Hier kommt der Plan für die schöne, aufgeräumte und funktionierende Insel.
Neben deinen Aufgaben die du von deinem verantwortlichen Ansprechpartner bekommst, bist du periodisch für die Insel-Duties verantwortlich.

===On call - Bereitschaft===
Die Duties sind teilweise auf Abruf. Dabei wird versucht, dass du die Aufgabe in deinen Arbeitstag integrieren kannst, ohne ein wichtiges Meeting oder eine Deadline zu verpassen.
Solltest du an deinem Bereitschafts-Tag bei einer dringenden/spontanen Aufgabe, z. B. Flughafen Abholung oder Catering Besorgung verhindert sein, muss getauscht werden mit einem deiner Azubi-Kollegen. Die Tauschdienste müssen selbstständig von dir organisiert werden.

Timing

Die täglichen To-Dos sind vor und nach der Arbeit an deinem Platz zu erledigen. Manche To Dos kannst du dir nach deiner eigenen Verantwortung frei einteilen (z. B. Einkauf) und manche sind wichtig/dringend und kommen nicht planbar rein. S. On call - Bereitschaft.

Einteilung

Die Einteilung, wer wann Dienst hat ist für alle sichtbar im Ressourcen-Plan. Dadurch wissen auch deine Wingmen & Vorgesetzte über deinen Dienst bescheid.

Duty Berlin

In Berlin werden die Duties aus dem Trainee- und Praktikanten Team übernommen.

== Duties - periodisch & sporadisch ==

====Periodisch====
Die Azubis haben einen festen Tag in der Woche, in dem sie ihre Office Aufgabe erledigen. Dazu gehören: Getränke auffüllen, Leergut verräumen, Ordnung in der Spülküche

[[File:Bildschirmfoto 2023-11-20 um 10.07.18.png|611x611px]]

Wenn eine Person an einem Tag nicht kann, sei es aufgrund von Krankheit oder Abwesenheit, sollte derjenige eine Vertretung organisieren.

== Sporadisch ==
Sporadisch bedeutet nach Bedarf.

'''Einkauf Office Bedarf'''
Zeitanspruch: ca. 45 Minuten
Shopping-Liste erhältst du von Mila Office Manager
Leergut wegbringe

'''Running Order Vertretung'''
Du übernimmst Vertretung für Mila wenn sie im Urlaub/Krank ist, die Asana Task werden an dich weitergeleitet. Die Bereiche werden auf Zuruf aufgeteilt, so dass niemand länger als 30 Minuten damit beschäftigt ist.

'''Durchführung der Sommer-BBQs''' inkl. Vorbereitung, Durchführung bis Ende und Aufräumen am Folgetag

'''Spezial-Aufträge'''
Kommunikationswege:
Per Kalender - Email - Redmine Ticket

Beispiele:
Keller entrümpeln
Boten-Fahrten, Abholungen (Equipment, Kollegen, Kunden, Regisseure…)

== Empfang ==
Derzeit sind Melina (Dienstag ab 14 Uhr) und Leoni (Freitag ab 14 Uhr) für diese Aufgaben eingeteilt. Das bedeutet, dass auch bei einer Verhinderung an diesem Tag eine Vertretung organisiert werden muss.

Wenn Mila im Urlaub, krank oder im Homeoffice ist, gilt die Regel, dass der Empfang von 9 bis 18 Uhr besetzt sein muss. Dafür wird eine Vertretung von Mila zugewiesen. Es erfolgt immer eine Übergabe. Hier ist der Link zur Übergabeliste. https://docs.google.com/document/d/1CYcZteszMgCX80ya3sIRTEkrIa1TrH1Wqh6GEI_ku38/edit

Wenn ihr an diesem Tag aus irgendeinem Grund nicht im Büro seid, kümmert euch bitte um eine Vertretung!

Office Management Düsseldorf

2023-12-15T09:21:15Z

Mila.mardan@parasol-island.com:

== [[OM Standards]] ==

==Post==
'''Posteingang'''

Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:

*Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
*Nennung erst Name, dann Firma: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Persönlich: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
'''Wichtig!'''

Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) '''nicht öffnen''' und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.

Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Daniela Schiwek, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.

'''Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.'''

Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.

Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.

Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.

== Mülltrennung ==
Wir einen großen Altpapiercontainer im Hof stehen. Das bedeutet, dass wir Altpapier und Restmüll trennen. Für das Altpapier haben wir überall weiße Mülleimer stehen, die ausschließlich für Altpapier verwendet werden sollen!!!Für den Restmüll gibt es in jeder Küche jeweils zwei große Mülleimer und in der Kantine sogar vier.

Bitte bringt größere Verpackungen oder Kartons direkt zum Container, zerkleinert sie und entsorgt sie dort.

==Kurier==
Der Kurierauftrag wird im [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen|Asana OM Board]] aufgegeben.

Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:

*Wohin soll die Sendung?
*Wann soll die Sendung ankommen?
*Was ist der Inhalt?
*Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
*Ab wann ist die Sendung abholbereit?
*Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
*Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
*Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)
Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.

Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.

====Kurierarten====

*'''Fahrradkurier:''' für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
*'''Express/Overnight:''' die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
*'''Direktfahrt/Sameday:''' die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
*'''Economy:''' die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage

==== Kurierübersicht ====
{| class="wikitable"
|+
!Kurierdienst
!Kurierart
!Bereich
!Kontakt & Info
|-
|Rotrunner
|Fahrrad
|Sendungen innerhalb Düsseldorf
bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich
|Telefonisch: 0211 1799610
Kundennummer: 11465

Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.
|-
|Opal
(früher GDSK)
|Auto
|für Sendungen innerhalb von Deutschland
|Telefonisch: 0211 5805010
Kundennummer: 3005868

Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.

Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz.
|-
|Direct Kurier
|Auto
|bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung
|Telefonisch: 0211 7206645
Email: directcourier95@yahoo.de

Inhaber: Mario Eisenbeis
|}

== Travel/Parking Guide ==

Welcome to Parasol Island Düsseldorf! Für den Aufenthalt in unserem Büro stehen Euch Parkplätze in unserer Tiefgarage zur Verfügung. So kommt ihr rein:

'''Büroadresse'''

Parasol Island GmbH Florastraße 75 40217 Düsseldorf

'''Tiefgarage'''

Bilker Allee 92-94 40217 Düsseldorf Die Einfahrt befindet sich zwischen den Hausnummern 92 und 94.

'''Parkplatz'''

Unsere „Guest Banking Bay“ ist großflächig ausgeschildert und befindet sich hinten rechts in der Garage.

Zu unseren Büroflächen im Erd- und 1. Obergeschoss kommt ihr über das Treppenhaus.

'''Office Management'''

Bei Fragen zur Anfahrt und den Parkplätzen und um rein zu kommen meldet Euch bei unserem Office Management unter om@parasol-island.com oder +49 2111592200.

[[File:Travel Guide (1).pdf|thumb|0x0px]]

==Telefonzentrale==
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.

Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".

Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.

Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.

In Fällen von:

* '''Jobanfragen'''

Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com

* '''Projektanfragen'''

Email an: boards@parasol-island.com

* '''Allgemeine Anfragen'''

Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.

==Hombre Postfach==
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach.

*Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
*Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
*Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
*Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen. In Fällen von:
** '''Jobanfragen''' Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com
** '''Projektanfragen''' Email an: boards@parasol-island.com
** '''Allgemeine Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten'''

Deshalb ist es von '''immenser Wichtigkeit''', das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. '''Dies ist erfolgsentscheidend.'''

==Ticketmanagement (Rheinbahn, Bahncard)==

====Rheinbahn====
Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket über HR beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.

HR leitet die Beauftragung über Personio mit den folgenden Informationen an das OM weiter:

*vollständiger Name
*Adresse
*Geburtsdatum
*gültig ab xx.xx.xx

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/de/company/login.

Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets Karsten Schöppy für den anpassenden Abrechnungsvorgang.

====Bahncard====
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen]].

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

*vollständigen Namen
*Geburtsdatum
*Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf [https://fahrkarten.bahn.de/grosskunde/bahncardbuchen/bahncard_start_i.post?lang=de&country=DEU&csrf_token=ni8e-z447ChDdRbjLXV3GmfgJcA%3D&click_id=1.606335991145817&from_flyout=1#stay DB Bahncard Business].

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.

Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

==Jubiläumstorten==

Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.

'''Ablauf:'''

Die Erinnerung erfolgt durch Personio an das Office Management. Das Layout der Torte wird meistens durch die*den Vorgesetzte*n und/oder das Team des Mitarbeiters entworfen.

Die Torten werden bei - Homemade - we eat fine - bestellt.

Die Vorlaufzeit beträgt '''mindestens 14 Tage.'''

Adresse:

Homemade - We eat fine

Bilker Allee 209

40215 Düsseldorf

Telefon: 01578 5534164 (Sonja)

E-Mail: "mailto:sonja@homemade-we-eat-fine.com?subject=&body="

Online-Shop: https://homemade-we-eat-fine.myshopify.com.

Abholung wird durch das OM organisiert und anschließend am Arbeitsplatz des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin am Tag des Jubiläums - bzw. Tag nach Absprache - hergerichtet.

== Küche Ausstattung ==
{|
|Küchenschränke
*22 Wasserkaraffen

* 10 Wassergläser

* 12 kl. Becher

* 12 gr. Becher

* 10 kl. Tellern

* 10 gr. Tellern

* Ersatzgläser - Rechts im Schrank

* 12 St Weißweingläser
|[[File:Küchenschrank.jpg|none|thumb]]
|[[File:Ersatzgläser.jpg|none|thumb|350x350px|Ersatzgläser - Rechts im Schrank]]
|-
|Untere Schublade im Barmöbel
* 20 St Weißweingläser
|[[File:Weißweingläser.jpg|thumb|left|395x395px]]
|
|-
|Oben auf der Kaffeemaschine
* Espressotassen

* Cappuccinotassen

* Milchkaffeetassen

|[[File:Kaffeemaschine.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kochküche EG, Regal links
* kl. Becher

* gr. Becher

* Espresso Tassen

* Cappuccino Tassen

* Milchkaffee Tassen

* Espresso Untertasse

* Cappuccino Untertassen

* Milchkaffee Untertassen
|[[File:Kochküche EG.jpg|frameless|left|351x351px]]
|
|-
|EG Kochküche links neben Grohe Anlage
* Wasserkaraffen

* Wassergläser
|[[File:EG Kochküche links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links neben der Spüle
* 4-5 Zitronen

* 2 Knollen Ingwer
|[[File:Links neben der Spüle.jpg|left|445x445px]]
|
|-
|Teegläser mit Twinings Tee neben Wasserkocher( Neben Wasserkocher EG und 1OG Küchen)
* Pfefferminze

* Grün

* Schwarz

* Früchte

* Ingwer
|[[File:Teegläser.jpg|350x350px|left]]
|
|-
|Dritter Schrank von links
* Kaffeefilter

* Packung Filterkaffee

* volle Glas Filterkaffee

* Vorrat an Twiningstee

|[[File:Dritter Schrank von links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links auf der Arbeitsfläche EG und 1OG
* Wasserkocher

* Kaffeemaschine
|[[File:Links auf der Arbeitsfläche.jpg|frameless|left|467x467px]]
|
|-
|Korb EG OG Kochküche
* Verschiedene Obstsorten
|[[File:Obstkorb Küche EG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Obere Schublade EG und OG
* 5 Gabeln

* 5 Esslöffel

* 5 Messer

* 5 Kuchenmesser

* 5 Teelöffel

* 5 Lange Löffel
|[[File:Obere Schublade EG und OG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kühlschrank EG und 1. OG
# Eistee
# Charitea, gemischt und sortiert
# Bier
# Wasser

|[[File:Kühlschrank EG und 1. OG.jpg|frameless|left]]
|
|}

== Office Infrastruktur ==

===Lagerbox===

Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf

Lagerplan:

[[File:1.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg4.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg2.png|frameless|423x423px]][[File:Lagerboxweg3.png|frameless]]

[[File:Lagerboxweg5.png|frameless|440x440px]]

===== '''Box Nummer 1207'''=====
Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.

 
== Dienstleister / Kontakte ==
{| class="wikitable"
!Dienstleister*in
!Name
!Telefon
! Email
!Kund*innennnummer
!How to contact
|-
|Sanitär
|Faru
|Tel: +49(211) 674152
|info@team-faru.de
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Heizung
|Hr Hoppe(Heizung)
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Schreiner
|Le Cubi
|Tel: +49 (211) 15786650
|info@lecubi.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Schreiner
|Klode
|Tel: +49 (211) 651020
|info@thomasklode.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Kaffeemaschine
|Bazzar
|Tel: +49(211) 50669640
|info@bazzar.de
|31361
|Telefonisch erreichbar
Störungen, Ersatzteile, Reklamationen
|-
|Reinigungsfirma
|Gebäudereinigung Blue Box
|Handy +49 1777888237
|bluebox@bluebox-reinigung.de
|
|Telefonisch/Email
alles zum Thema Reinigung
|-
|Müllabfuhr
|Awista
|Tel: +49(211) 83099256
|nwrobl@awista.de
|25210001502
|Telefonisch erreichbar
|-
|Getränke
|Getränke Gato
|Tel: +49 (211) 6178550
|info@getraenke-gato.de
|11824
|Bestellung telefonisch aufgeben
|-
|Grohe Filter
|Grohe
|Tel: +49 (571) 3989333
|ute.vogel@grohe.com
|10791
|Email
|-
|Großküchentechnik
|Markus Binder
|Tel: +49 (211) 214060
|team@markusbinder.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Propangas
|Amöbe Gas
|Tel: +49 (211) 56657755
|info@amoebegas.de
|452996
|Telefonisch/Email
|-
|Elektro
|Kai Hofmann
|Tel: +49 (211) 9215577
|info@E-K-H.de
|
|Telefonisch erreichbar
Stromausfall, Kabelschäden, etc.
|-
|Hausmeister
|Hoppe
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Task über Asana Board
alle Anfragen für Kleinreparaturen
|-
|Winterhalter
|Winterhalter
| +49 (7542) 402-6312
|[[Mailto:martina.conradt@winterhalter.de|martina.conradt@winterhalter.de]]
|10439685 DÜS

10439686 BER
|Telefonisch erreichbar
|}

Office Management Berlin

2023-11-23T13:14:42Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Ticketmanagement (BVG, Bahncard) */

== '''Ein Tag im Office Management bei Parasol Island in Berlin.''' ==
 

===Check In===
Du stehst mit Deinem PSL Türchip vor der Tür im Seitenflügel der Rudi-Dutschke Str. 26, 1. OG und checkst, ob das Licht oben an der Decke leuchtet: rot = Alarm ist scharf gestellt, grün= Alarm ist ausgeschaltet, d.h. es ist schon jemand im Office.

Tür öffnen (Pin lautet one vier fuenf 8)
Lampe der Pflanzeninsel ausschalten und verstauen
Parasol Leuchtschrift anschalten (Lichtschalter hinter dem Empfangstresen)
Kaffeemaschine anschalten, Wassertank und Kaffeebohnen auffüllen (Kaffee "Gorilla Superbar Crema 8kg" von roastmarket.de, Wassertank Kalkschutz Pad "BWT bestsave" von Amazon alle 2 Monate wechseln)
Briefkasten leeren (Schlüssel in oberster, mittlerer, schwarzer Schublade am Empfang)
Rechner anschalten, E-Mail Postfächer: Das eigene checken, die geteilten Postfächer om@, travel@ und hombre@ in Absprache und Kennzeichnung mit OM Düsseldorf sortieren & bearbeiten
Anfragen von Kunden an boards@paraosl-island.com weiterleiten, wichtige E-mails an ehemalige MA an deren Nachfolger schicken (alternativ auch an PM@, wenn Nachfolger nicht bekannt)

'''Info: Schlüssel!'''

In der Schublade im hintersten weißen Schrank am Empfang sind alle Schlüssel für zukünftige Mitarbeiter/Freelancer und die PSL Barkasse (seit 05.03.19 ohne Geld). Die Schublade kann von allen mit Türchip geöffnet werden.

Das Hoftor vorn wird ab 20 Uhr zugemacht, wenn Tim Raue schließt - Sonntags und Montags hat das Restaurant Ruhetag. Toröffner und Schlüssel für die Tür zum Eingang des Seitenflügels liegen in der mittleren, obersten, schwarzen Schublade am Empfang (Schlüsselbund mit Flamingo beschriftet mit "Tor und Eingang”). Ein weiterer Bund mit großem, dicken Schlüssel öffnet den Lastenaufzug.

==Morning Routine==

===Küche===
Küchencheck (Reinigungsfirma: Iwona über contact@ig-cleaning.de oder Tel: 0176 - 32 34 76 14, Reklamationen via Email, immer schriftlich): Oberflächen sauber?, Spülmaschine ausgeräumt?, Geschirrtücher sauber?
Kühlschrank: Getränke auffüllen mit Drinks aus dem Studio (Wir bestellen Charitea+Lemonaids div. Sorten, Tannenzäpfle und Augustiner über officedrink.de, Leergut geht auch dorthin zurück)
Schmaler Schrank hinter Kühlschrank: Milch checken (Wir bestellen 1,5% & 3,8% Milch, Soja, Hafer und laktosefreie von rewe.de)
Tee, Kekse und Nüsse für Meetings befinden sich am Empfang, weiße Schubladen, Mitte
Geschirrtücher bitte 1x täglich wechseln, schmutzige vor den Reinigungsschrank im Storage Room legen; ebenso Schwämme und Lappen in der Küche alle 1-2 Tage wechseln
Rewe Bestellungen mit Lieferung ins Büro umfassen: Milch, Kekse, Nüsse, Spülmaschinentabs, -salz und -klarspüler, Reinigungstücher, Feuchttücher, Küchenrolle, Schwämme sowie Extras wie Deo, Mundspülung, Hygieneartikel

===Badezimmer===
Sauberkeit prüfen: Spiegel, Türen, Böden, Raumduft ("Dark Amber" von zarahome.com/de), genug Handseife (füllt und kauft Reinigungsfirma)? Funktioniert das Licht? genug WC Papier ( kauft Reinigungsfirma) ggf lüften.

===Konferenzräume & Suiten===
Ausstattung der Konferenzräume: Blöcke, Bleistifte, Gläser sowie die aktuelle Radar
Kabel ordentlich in den Kabelkanal, Stühle an den Tisch rücken, gegebenenfalls lüften

===Studio===
Aufschließen (Schlüssel in oberster, mittlerer, schwarzer Schublade am Empfang)
Sauberkeit prüfen, Küche sowie Waschräume, gegebenenfalls lüften
Getränke prüfen, Pfand vorsortieren, Kühlschrank auffüllen
Wein prüfen (Bestellung über Wein Force GmbH, E-mail an gonzo@weinforce.de mit gewünschter Anzahl, Gonzo sucht sie aus & versendet umgehend, Rechnung direkt an Düsseldorf)
Requisiten ordentlich verstauen
Daily Business
Pflanzeninsel
Alle 14 Tage kommt Matthias von Der Palme und kümmert sich um unsere Pflanzen, bitte auch auf Pflanzen im Petite Mystique Meetingraum verweisen!
Abends und über's Wochenende Pflanzenlampe in wechselnden Positionen aufstellen
Inventar
Berlin Office Geschirr Inventar
Büromaterial Storage Room
Post/Kurier
Eingangspost: WUV Magazin auslegen, Post/Briefe immer mit Datumstempel versehen, besonders Eingangsrechnungen
Post und Pakete an Berliner Kollegen einfach auf deren Tisch legen
Briefmarken über online bestellen oder bei der Post kaufen, nächste Post ist um die Ecke: Markgrafenstraße 20, 10969 Berlin.

==Daily Business==

====Pflanzeninsel====

*Alle 14 Tage kommt Matthias von Der Palme und kümmert sich um unsere Pflanzen, bitte auch auf Pflanzen im Petite Mystique Meetingraum verweisen!
*Abends und über's Wochenende Pflanzenlampe in wechselnden Positionen aufstellen

====Inventar====

*Berlin Office Geschirr Inventar
*[[Office Infrastruktur#B.C3.BCromaterial|Büromaterial Storage Room]]

====Post====

*Eingangspost: WUV Magazin auslegen, Post/Briefe immer mit Datumstempel versehen, besonders Eingangsrechnungen
*Post und Pakete an Berliner Kollegen einfach auf deren Tisch legen
*Briefmarken über online bestellen oder bei der Post kaufen, nächste Post ist um die Ecke: Markgrafenstraße 20, 10969 Berlin.

===='''Kurier'''====
'''Twister'''

Kundennummer: 310637

Berlin und Umland Tel: 030-29 30 40
National & overnight: 030-29 30 44 44

'''Cosmo'''

Stadtkurier Berlin Tel : 030-4030440, unbedingt Kostenstelle angeben
Overnight Tel: 030-40304444

Reisebuchungen
Anfragen über travel@, Bearbeitung siehe Travel

== Ticketmanagement (Bahncard) ==

==== Bahncard ====
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen]].

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

* vollständigen Namen
* Geburtsdatum
* Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf DB Bahncard Business.

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Daniela Schiwek über ein Asana Ticket an das Office

Management.

Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten

auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom

Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

==Bestellungen/Abrechnungen==

*alle Bestellungen & Einkäufe immer mit Beleg und Kostenstelle

*Online Bestellungen: Logins für die meisten Bestellportale befinden sich im 1Password Gruppe Administration/Office Management, Freigabe durch Peter/IT
*Catering & Bewirtung ebenso immer mit Beleg & Kostenstelle (bei Projektverantwortlichem zu erfragen)
*Templates/Vorlagen für Abrechnungen/Bewirtung/Barauslage/Briefe im Googledrive unter +Neu Googledoc oder Googletabellen

'''Parasol Briefumschläge, Briefpapier, PSL Fassadenschilder & Visitenkarten'''

*Kontakt: Jung Produktion GmbH, Marc Irmscher, Schanzenstraße 20a, 40549 Düsseldorf, Telefon: +49 211 - 40 80 90 -161 oder E-Mail: marc.irmscher@jungpro.de
*Visitenkarten: Siehe Googledoc liste (HR trägt hier die neuen Kollegen und deren Titel ein, IT vervollständigt diese mit Telefonnr. und E-mail), Bestellungen je mehr, desto günstiger, optimalerweise immer im 50er Pack

'''PSL Blöcke'''

*Bestellungen über [https://www.flyeralarm.com/de/ Flyeralarm]
*Account für Parasol (hombre@), Bestellung mit angehangenen Druckvorlagen & den Aufträgen für A4 und A3 zum Nachproduzieren

'''Blöcke mit Leimbindung A4'''

*Ausführung Hochformat, Bindung oben
*Format DIN A4 (21 x 29,7 cm)
*Blattanzahl 50 Blatt
*Material 90g Offset weiß
*Farbigkeit 4/0 farbig
*Menge 100 Stk. Produkt ID 7875392, Standard

'''Blöcke mit Leimbindung A3'''

*Ausführung Hochformat, Bindung oben Format DIN A3 (29,7 x 42 cm)
*Blattanzahl 50 Blatt
*Material 90g Offset weiß
*Farbigkeit 4/0 farbig
*Menge 50 Stk.
*Produkt ID 7875335, Standard
*Vorlagen siehe im Googledrive

'''Kaffeebohnen'''

*Neu: Kaffee "Gorilla Superbar Crema 8kg" von roastmarket.de

'''Gefiltertes Wasser über Clage'''

*Clage GmbH über Tel: 041318907141 oder E-mail: kdzentrale@clage.de
*Model: ZIP Hydro Tap G4CS175
*Seriennummer 201706-1303007
*Filterflasche Artikel Nr.: 893702 (Achtung - Lieferung dauert ca. 2,5 Monate!)
*Clage bietet uns immer wieder einen Wartungsvertrag an, lohnt sich aber nicht, deshalb haben wir uns dagegen entschieden und zahlen einmal im Jahr die Wartung des Gerätes, wenn dieses das meldet (Vgl. Angebote im Ordner)
*Achtung! Im Sommer Tür vom Gerät auflassen und ggf. auch zwischendurch mal abschalten

'''Kohlensäureflasche'''

*Neubestellung über Amazon

*Auffüllung über Firma Steinseiffer: www.steinseiffer.de, per Tel.: 030 - 341 68 21 oder 030 - 33 77 81 01

'''Kaffeemaschine'''

*Reparaturen über '''macchina-caffè GmbH''' Alte Schönhauser Str. 26, 10119 Berlin Tel.030 28384414 KNr 17508

'''Gardinen zum Verdunkeln der Suiten'''

*Erik Heinisch Raumausstattung, Tel: 0173 - 20 77 55 7

==Check Out==

*Kalendercheck, was am nächsten Tag für Termine anstehen
*Rechner runterfahren
*Kaffeemaschine ausschalten & Sieb säubern mit Reinigungsspray von unter der Spüle
*Spülmaschine anstellen
*Pflanzenlampe anschalten
*Telefon wird nicht umgeleitet oder auf AB gestellt
*Schönen Feierabend!

== Elektriker ==
Elektroinstallation Leuchtenreparatur Handwerk

At Interiors Handels GmbH

Brandenburgische Str. 71

10713 Berlin

Tel.: 030-86396194

i@atinteriors.de

== Reinigungsfirma ==
Gebäudereinigung Galafin

Iwona Galafin

Mobil: +49 (0) 17632347614

Email: contact@ig-cleaning.de

==Dienstleisterliste==
''' In allen Fällen immer erst über die Hausverwaltung bzw. über Hausmeister Andreas Bahn!'''
[[File:Hausverwaltung.png|left|thumb|562x562px]]

Azubi on duty

2023-11-21T10:50:56Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Empfang */

Hier kommt der Plan für die schöne, aufgeräumte und funktionierende Insel.
Neben deinen Aufgaben die du von deinem verantwortlichen Ansprechpartner bekommst, bist du periodisch für die Insel-Duties verantwortlich.

===On call - Bereitschaft===
Die Duties sind teilweise auf Abruf. Dabei wird versucht, dass du die Aufgabe in deinen Arbeitstag integrieren kannst, ohne ein wichtiges Meeting oder eine Deadline zu verpassen.
Solltest du an deinem Bereitschafts-Tag bei einer dringenden/spontanen Aufgabe, z. B. Flughafen Abholung oder Catering Besorgung verhindert sein, muss getauscht werden mit einem deiner Azubi-Kollegen. Die Tauschdienste müssen selbstständig von dir organisiert werden.

Timing

Die täglichen To-Dos sind vor und nach der Arbeit an deinem Platz zu erledigen. Manche To Dos kannst du dir nach deiner eigenen Verantwortung frei einteilen (z. B. Einkauf) und manche sind wichtig/dringend und kommen nicht planbar rein. S. On call - Bereitschaft.

Einteilung

Die Einteilung, wer wann Dienst hat ist für alle sichtbar im Ressourcen-Plan. Dadurch wissen auch deine Wingmen & Vorgesetzte über deinen Dienst bescheid.

Duty Berlin

In Berlin werden die Duties aus dem Trainee- und Praktikanten Team übernommen.

== Duties - periodisch & sporadisch ==

====Periodisch====
Die Azubis haben einen festen Tag in der Woche, in dem sie ihre Office Aufgabe erledigen. Dazu gehören: Getränke auffüllen, Leergut verräumen, Ordnung in der Spülküche

[[File:Bildschirmfoto 2023-11-20 um 10.07.18.png|611x611px]]

Wenn eine Person an einem Tag nicht kann, sei es aufgrund von Krankheit oder Abwesenheit, sollte derjenige eine Vertretung organisieren.

== Sporadisch ==
Sporadisch bedeutet nach Bedarf.

'''Einkauf Office Bedarf'''
Zeitanspruch: ca. 45 Minuten
Shopping-Liste erhältst du von Mila Office Manager
Leergut wegbringe

'''Running Order Vertretung'''
Du übernimmst Vertretung für Mila wenn sie im Urlaub/Krank ist, die Asana Task werden an dich weitergeleitet. Die Bereiche werden auf Zuruf aufgeteilt, so dass niemand länger als 30 Minuten damit beschäftigt ist.

'''Durchführung der Sommer-BBQs''' inkl. Vorbereitung, Durchführung bis Ende und Aufräumen am Folgetag

'''Spezial-Aufträge'''
Kommunikationswege:
Per Kalender - Email - Redmine Ticket

Beispiele:
Keller entrümpeln
Boten-Fahrten, Abholungen (Equipment, Kollegen, Kunden, Regisseure…)

== Empfang ==
Momentan sind Melina (Dienstag) ab 14 Uhr) und Leoni (Freitag 14 Uhr) für diese Aufgaben eingeteilt. Das bedeutet, dass auch bei einer Verhinderung an diesem Tag eine Vertretung organisiert werden müsste.

Wenn Mila im Urlaub, krank oder im Homeoffice ist, gilt die Regel, dass der Empfang von 9 bis 18 Uhr besetzt sein muss. Hier für wird eine von Mila zugeteilt . Hier folgt immer eine Übergabe.https://docs.google.com/document/d/1CYcZteszMgCX80ya3sIRTEkrIa1TrH1Wqh6GEI_ku38/edit Wenn ihr an diesem Tag aus irgendeinem Grund nicht im Büro seid, kümmert euch bitte um eine Vertretung!!

Azubi on duty

2023-11-21T10:43:21Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Empfang */

Hier kommt der Plan für die schöne, aufgeräumte und funktionierende Insel.
Neben deinen Aufgaben die du von deinem verantwortlichen Ansprechpartner bekommst, bist du periodisch für die Insel-Duties verantwortlich.

===On call - Bereitschaft===
Die Duties sind teilweise auf Abruf. Dabei wird versucht, dass du die Aufgabe in deinen Arbeitstag integrieren kannst, ohne ein wichtiges Meeting oder eine Deadline zu verpassen.
Solltest du an deinem Bereitschafts-Tag bei einer dringenden/spontanen Aufgabe, z. B. Flughafen Abholung oder Catering Besorgung verhindert sein, muss getauscht werden mit einem deiner Azubi-Kollegen. Die Tauschdienste müssen selbstständig von dir organisiert werden.

Timing

Die täglichen To-Dos sind vor und nach der Arbeit an deinem Platz zu erledigen. Manche To Dos kannst du dir nach deiner eigenen Verantwortung frei einteilen (z. B. Einkauf) und manche sind wichtig/dringend und kommen nicht planbar rein. S. On call - Bereitschaft.

Einteilung

Die Einteilung, wer wann Dienst hat ist für alle sichtbar im Ressourcen-Plan. Dadurch wissen auch deine Wingmen & Vorgesetzte über deinen Dienst bescheid.

Duty Berlin

In Berlin werden die Duties aus dem Trainee- und Praktikanten Team übernommen.

== Duties - periodisch & sporadisch ==

====Periodisch====
Die Azubis haben einen festen Tag in der Woche, in dem sie ihre Office Aufgabe erledigen. Dazu gehören: Getränke auffüllen, Leergut verräumen, Ordnung in der Spülküche

[[File:Bildschirmfoto 2023-11-20 um 10.07.18.png|611x611px]]

Wenn eine Person an einem Tag nicht kann, sei es aufgrund von Krankheit oder Abwesenheit, sollte derjenige eine Vertretung organisieren.

== Sporadisch ==
Sporadisch bedeutet nach Bedarf.

'''Einkauf Office Bedarf'''
Zeitanspruch: ca. 45 Minuten
Shopping-Liste erhältst du von Mila Office Manager
Leergut wegbringe

'''Running Order Vertretung'''
Du übernimmst Vertretung für Mila wenn sie im Urlaub/Krank ist, die Asana Task werden an dich weitergeleitet. Die Bereiche werden auf Zuruf aufgeteilt, so dass niemand länger als 30 Minuten damit beschäftigt ist.

'''Durchführung der Sommer-BBQs''' inkl. Vorbereitung, Durchführung bis Ende und Aufräumen am Folgetag

'''Spezial-Aufträge'''
Kommunikationswege:
Per Kalender - Email - Redmine Ticket

Beispiele:
Keller entrümpeln
Boten-Fahrten, Abholungen (Equipment, Kollegen, Kunden, Regisseure…)

== Empfang ==
Momentan sind Melina (Dienstag) ab 14 Uhr) und Leoni (Freitag 14 Uhr) für diese Aufgaben eingeteilt. Das bedeutet, dass auch bei einer Verhinderung an diesem Tag eine Vertretung organisiert werden müsste.

Wenn Mila im Urlaub, krank oder im Homeoffice bin, gilt die Regel, dass der Empfang von 9 bis 18 Uhr besetzt sein muss. Hier folgt immer eine Übergabe.https://docs.google.com/document/d/1CYcZteszMgCX80ya3sIRTEkrIa1TrH1Wqh6GEI_ku38/edit Wenn ihr an diesem Tag aus irgendeinem Grund nicht im Büro seid, kümmert euch bitte um eine Vertretung!!

Azubi on duty

2023-11-21T10:37:34Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Timing */

Hier kommt der Plan für die schöne, aufgeräumte und funktionierende Insel.
Neben deinen Aufgaben die du von deinem verantwortlichen Ansprechpartner bekommst, bist du periodisch für die Insel-Duties verantwortlich.

===On call - Bereitschaft===
Die Duties sind teilweise auf Abruf. Dabei wird versucht, dass du die Aufgabe in deinen Arbeitstag integrieren kannst, ohne ein wichtiges Meeting oder eine Deadline zu verpassen.
Solltest du an deinem Bereitschafts-Tag bei einer dringenden/spontanen Aufgabe, z. B. Flughafen Abholung oder Catering Besorgung verhindert sein, muss getauscht werden mit einem deiner Azubi-Kollegen. Die Tauschdienste müssen selbstständig von dir organisiert werden.

Timing

Die täglichen To-Dos sind vor und nach der Arbeit an deinem Platz zu erledigen. Manche To Dos kannst du dir nach deiner eigenen Verantwortung frei einteilen (z. B. Einkauf) und manche sind wichtig/dringend und kommen nicht planbar rein. S. On call - Bereitschaft.

Einteilung

Die Einteilung, wer wann Dienst hat ist für alle sichtbar im Ressourcen-Plan. Dadurch wissen auch deine Wingmen & Vorgesetzte über deinen Dienst bescheid.

Duty Berlin

In Berlin werden die Duties aus dem Trainee- und Praktikanten Team übernommen.

== Duties - periodisch & sporadisch ==

====Periodisch====
Die Azubis haben einen festen Tag in der Woche, in dem sie ihre Office Aufgabe erledigen. Dazu gehören: Getränke auffüllen, Leergut verräumen, Ordnung in der Spülküche

[[File:Bildschirmfoto 2023-11-20 um 10.07.18.png|611x611px]]

Wenn eine Person an einem Tag nicht kann, sei es aufgrund von Krankheit oder Abwesenheit, sollte derjenige eine Vertretung organisieren.

== Sporadisch ==
Sporadisch bedeutet nach Bedarf.

'''Einkauf Office Bedarf'''
Zeitanspruch: ca. 45 Minuten
Shopping-Liste erhältst du von Mila Office Manager
Leergut wegbringe

'''Running Order Vertretung'''
Du übernimmst Vertretung für Mila wenn sie im Urlaub/Krank ist, die Asana Task werden an dich weitergeleitet. Die Bereiche werden auf Zuruf aufgeteilt, so dass niemand länger als 30 Minuten damit beschäftigt ist.

'''Durchführung der Sommer-BBQs''' inkl. Vorbereitung, Durchführung bis Ende und Aufräumen am Folgetag

'''Spezial-Aufträge'''
Kommunikationswege:
Per Kalender - Email - Redmine Ticket

Beispiele:
Keller entrümpeln
Boten-Fahrten, Abholungen (Equipment, Kollegen, Kunden, Regisseure…)

== Empfang ==
Momentan sind Melina (Dienstag) ab 14 Uhr) und Leoni (Freitag 14 Uhr) für diese Aufgaben eingeteilt. Das bedeutet, dass auch bei einer Verhinderung an diesem Tag eine Vertretung organisiert werden müsste.

Wenn Mila im Urlaub, krank oder im Homeoffice bin, gilt die Regel, dass der Empfang von 9 bis 18 Uhr besetzt sein muss. Hier folgt immer eine Übergabe. Wenn ihr an diesem Tag aus irgendeinem Grund nicht im Büro seid, kümmert euch bitte um eine Vertretung!!

Azubi on duty

2023-11-20T09:10:38Z

Mila.mardan@parasol-island.com:

Hier kommt der Plan für die schöne, aufgeräumte und funktionierende Insel.
Neben deinen Aufgaben die du von deinem verantwortlichen Ansprechpartner bekommst, bist du periodisch für die Insel-Duties verantwortlich.

===On call - Bereitschaft===
Die Duties sind teilweise auf Abruf. Dabei wird versucht, dass du die Aufgabe in deinen Arbeitstag integrieren kannst, ohne ein wichtiges Meeting oder eine Deadline zu verpassen.
Solltest du an deinem Bereitschafts-Tag bei einer dringenden/spontanen Aufgabe, z. B. Flughafen Abholung oder Catering Besorgung verhindert sein, muss getauscht werden mit einem deiner Azubi-Kollegen. Die Tauschdienste müssen selbstständig von dir organisiert werden.

===Timing===
Die täglichen To-Dos sind vor und nach der Arbeit an deinem Platz zu erledigen. Manche To Dos kannst du dir nach deiner eigenen Verantwortung frei einteilen (z. B. Einkauf) und manche sind wichtig/dringend und kommen nicht planbar rein. S. On call - Bereitschaft. Die Aufgaben des Check-out finden logischerweise am Ende des Arbeitstages statt, s. u.

===Einteilung===
Die Einteilung, wer wann Dienst hat ist für alle sichtbar im Ressourcen-Plan. Dadurch wissen auch deine Wingmen & Vorgesetzte über deinen Dienst bescheid.

===Duty Berlin===
In Berlin werden die Duties aus dem Trainee- und Praktikanten Team übernommen.

===Duties - periodisch & sporadisch===

====Periodisch====
Die Azubis haben einen festen Tag in der Woche, in dem sie ihre Office Aufgabe erledigen. Dazu gehören: Getränke auffüllen, Leergut verräumen, Ordnung in der Spülküche

[[File:Bildschirmfoto 2023-11-20 um 10.07.18.png|611x611px]]

====Sporadisch====
Sporadisch bedeutet nach Bedarf.

'''Einkauf Office Bedarf'''
Zeitanspruch: ca. 45 Minuten
Shopping-Liste erhältst du von Mila Office Manager
Leergut wegbringe

'''Running Order Vertretung'''
Du übernimmst Vertretung für Mila wenn sie im Urlaub/Krank ist, die Asana Task werden an dich weitergeleitet. Die Bereiche werden auf Zuruf aufgeteilt, so dass niemand länger als 30 Minuten damit beschäftigt ist.

'''Durchführung der Sommer-BBQs''' inkl. Vorbereitung, Durchführung bis Ende und Aufräumen am Folgetag

'''Spezial-Aufträge'''
Kommunikationswege:
Per Kalender - Email - Redmine Ticket

Beispiele:
Keller entrümpeln
Boten-Fahrten, Abholungen (Equipment, Kollegen, Kunden, Regisseure…)

2023-11-07T12:21:41Z

Mila.mardan@parasol-island.com:

== '''Ein Tag im Office Management bei Parasol Island in Berlin.''' ==
 

===Check In===
Du stehst mit Deinem PSL Türchip vor der Tür im Seitenflügel der Rudi-Dutschke Str. 26, 1. OG und checkst, ob das Licht oben an der Decke leuchtet: rot = Alarm ist scharf gestellt, grün= Alarm ist ausgeschaltet, d.h. es ist schon jemand im Office.

Tür öffnen (Pin lautet one vier fuenf 8)
Lampe der Pflanzeninsel ausschalten und verstauen
Parasol Leuchtschrift anschalten (Lichtschalter hinter dem Empfangstresen)
Kaffeemaschine anschalten, Wassertank und Kaffeebohnen auffüllen (Kaffee "Gorilla Superbar Crema 8kg" von roastmarket.de, Wassertank Kalkschutz Pad "BWT bestsave" von Amazon alle 2 Monate wechseln)
Briefkasten leeren (Schlüssel in oberster, mittlerer, schwarzer Schublade am Empfang)
Rechner anschalten, E-Mail Postfächer: Das eigene checken, die geteilten Postfächer om@, travel@ und hombre@ in Absprache und Kennzeichnung mit OM Düsseldorf sortieren & bearbeiten
Anfragen von Kunden an boards@paraosl-island.com weiterleiten, wichtige E-mails an ehemalige MA an deren Nachfolger schicken (alternativ auch an PM@, wenn Nachfolger nicht bekannt)

'''Info: Schlüssel!'''

In der Schublade im hintersten weißen Schrank am Empfang sind alle Schlüssel für zukünftige Mitarbeiter/Freelancer und die PSL Barkasse (seit 05.03.19 ohne Geld). Die Schublade kann von allen mit Türchip geöffnet werden.

Das Hoftor vorn wird ab 20 Uhr zugemacht, wenn Tim Raue schließt - Sonntags und Montags hat das Restaurant Ruhetag. Toröffner und Schlüssel für die Tür zum Eingang des Seitenflügels liegen in der mittleren, obersten, schwarzen Schublade am Empfang (Schlüsselbund mit Flamingo beschriftet mit "Tor und Eingang”). Ein weiterer Bund mit großem, dicken Schlüssel öffnet den Lastenaufzug.

==Morning Routine==

===Küche===
Küchencheck (Reinigungsfirma: Iwona über contact@ig-cleaning.de oder Tel: 0176 - 32 34 76 14, Reklamationen via Email, immer schriftlich): Oberflächen sauber?, Spülmaschine ausgeräumt?, Geschirrtücher sauber?
Kühlschrank: Getränke auffüllen mit Drinks aus dem Studio (Wir bestellen Charitea+Lemonaids div. Sorten, Tannenzäpfle und Augustiner über officedrink.de, Leergut geht auch dorthin zurück)
Schmaler Schrank hinter Kühlschrank: Milch checken (Wir bestellen 1,5% & 3,8% Milch, Soja, Hafer und laktosefreie von rewe.de)
Tee, Kekse und Nüsse für Meetings befinden sich am Empfang, weiße Schubladen, Mitte
Geschirrtücher bitte 1x täglich wechseln, schmutzige vor den Reinigungsschrank im Storage Room legen; ebenso Schwämme und Lappen in der Küche alle 1-2 Tage wechseln
Rewe Bestellungen mit Lieferung ins Büro umfassen: Milch, Kekse, Nüsse, Spülmaschinentabs, -salz und -klarspüler, Reinigungstücher, Feuchttücher, Küchenrolle, Schwämme sowie Extras wie Deo, Mundspülung, Hygieneartikel

===Badezimmer===
Sauberkeit prüfen: Spiegel, Türen, Böden, Raumduft ("Dark Amber" von zarahome.com/de), genug Handseife (füllt und kauft Reinigungsfirma)? Funktioniert das Licht? genug WC Papier ( kauft Reinigungsfirma) ggf lüften.

===Konferenzräume & Suiten===
Ausstattung der Konferenzräume: Blöcke, Bleistifte, Gläser sowie die aktuelle Radar
Kabel ordentlich in den Kabelkanal, Stühle an den Tisch rücken, gegebenenfalls lüften

===Studio===
Aufschließen (Schlüssel in oberster, mittlerer, schwarzer Schublade am Empfang)
Sauberkeit prüfen, Küche sowie Waschräume, gegebenenfalls lüften
Getränke prüfen, Pfand vorsortieren, Kühlschrank auffüllen
Wein prüfen (Bestellung über Wein Force GmbH, E-mail an gonzo@weinforce.de mit gewünschter Anzahl, Gonzo sucht sie aus & versendet umgehend, Rechnung direkt an Düsseldorf)
Requisiten ordentlich verstauen
Daily Business
Pflanzeninsel
Alle 14 Tage kommt Matthias von Der Palme und kümmert sich um unsere Pflanzen, bitte auch auf Pflanzen im Petite Mystique Meetingraum verweisen!
Abends und über's Wochenende Pflanzenlampe in wechselnden Positionen aufstellen
Inventar
Berlin Office Geschirr Inventar
Büromaterial Storage Room
Post/Kurier
Eingangspost: WUV Magazin auslegen, Post/Briefe immer mit Datumstempel versehen, besonders Eingangsrechnungen
Post und Pakete an Berliner Kollegen einfach auf deren Tisch legen
Briefmarken über online bestellen oder bei der Post kaufen, nächste Post ist um die Ecke: Markgrafenstraße 20, 10969 Berlin.

==Daily Business==

====Pflanzeninsel====

*Alle 14 Tage kommt Matthias von Der Palme und kümmert sich um unsere Pflanzen, bitte auch auf Pflanzen im Petite Mystique Meetingraum verweisen!
*Abends und über's Wochenende Pflanzenlampe in wechselnden Positionen aufstellen

====Inventar====

*Berlin Office Geschirr Inventar
*[[Office Infrastruktur#B.C3.BCromaterial|Büromaterial Storage Room]]

====Post====

*Eingangspost: WUV Magazin auslegen, Post/Briefe immer mit Datumstempel versehen, besonders Eingangsrechnungen
*Post und Pakete an Berliner Kollegen einfach auf deren Tisch legen
*Briefmarken über online bestellen oder bei der Post kaufen, nächste Post ist um die Ecke: Markgrafenstraße 20, 10969 Berlin.

===='''Kurier'''====
'''Twister'''

Kundennummer: 310637

Berlin und Umland Tel: 030-29 30 40
National & overnight: 030-29 30 44 44

'''Cosmo'''

Stadtkurier Berlin Tel : 030-4030440, unbedingt Kostenstelle angeben
Overnight Tel: 030-40304444

Reisebuchungen
Anfragen über travel@, Bearbeitung siehe Travel

== Ticketmanagement (BVG, Bahncard) ==

==== BVG ====
Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Firmenticket über HR beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.

HR leitet die Beauftragung über Personio mit den folgenden Informationen an das OM weiter:

* vollständiger Name
* Adresse
* Geburtsdatum
* gültig ab xx.xx.xx
Die Bestellung erfolgt per Mail durch das OM-Team. Das Ticket wird an das Berliner Office geschickt und kann dort von dem*der jeweiligen Mitarbeiter*in abgeholt werden.

==== Bahncard ====
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen]].

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

* vollständigen Namen
* Geburtsdatum
* Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf DB Bahncard Business.

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office

Management.

Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten

auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom

Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

==Bestellungen/Abrechnungen==

*alle Bestellungen & Einkäufe immer mit Beleg und Kostenstelle

*Online Bestellungen: Logins für die meisten Bestellportale befinden sich im 1Password Gruppe Administration/Office Management, Freigabe durch Peter/IT
*Catering & Bewirtung ebenso immer mit Beleg & Kostenstelle (bei Projektverantwortlichem zu erfragen)
*Templates/Vorlagen für Abrechnungen/Bewirtung/Barauslage/Briefe im Googledrive unter +Neu Googledoc oder Googletabellen

'''Parasol Briefumschläge, Briefpapier, PSL Fassadenschilder & Visitenkarten'''

*Kontakt: Jung Produktion GmbH, Marc Irmscher, Schanzenstraße 20a, 40549 Düsseldorf, Telefon: +49 211 - 40 80 90 -161 oder E-Mail: marc.irmscher@jungpro.de
*Visitenkarten: Siehe Googledoc liste (HR trägt hier die neuen Kollegen und deren Titel ein, IT vervollständigt diese mit Telefonnr. und E-mail), Bestellungen je mehr, desto günstiger, optimalerweise immer im 50er Pack

'''PSL Blöcke'''

*Bestellungen über [https://www.flyeralarm.com/de/ Flyeralarm]
*Account für Parasol (hombre@), Bestellung mit angehangenen Druckvorlagen & den Aufträgen für A4 und A3 zum Nachproduzieren

'''Blöcke mit Leimbindung A4'''

*Ausführung Hochformat, Bindung oben
*Format DIN A4 (21 x 29,7 cm)
*Blattanzahl 50 Blatt
*Material 90g Offset weiß
*Farbigkeit 4/0 farbig
*Menge 100 Stk. Produkt ID 7875392, Standard

'''Blöcke mit Leimbindung A3'''

*Ausführung Hochformat, Bindung oben Format DIN A3 (29,7 x 42 cm)
*Blattanzahl 50 Blatt
*Material 90g Offset weiß
*Farbigkeit 4/0 farbig
*Menge 50 Stk.
*Produkt ID 7875335, Standard
*Vorlagen siehe im Googledrive

'''Kaffeebohnen'''

*Alt: Kaffee "Espresso Stella Ethiopia Sidamo 12 kg" von Bazzar https://shop.bazzar.de/, E-mail an Frau Fischer unter fischer@bazzar.de, Kundennr. 31361
*Neu: Kaffee "Gorilla Superbar Crema 8kg" von roastmarket.de

'''Obstkörbe'''

*Montag und Mittwoch morgens kommt Obst von fruit@work
*Kundennr. 10682, Tel: 030-60958870

'''Gefiltertes Wasser über Clage'''

*Clage GmbH über Tel: 041318907141 oder E-mail: kdzentrale@clage.de
*Model: ZIP Hydro Tap G4CS175
*Seriennummer 201706-1303007
*Filterflasche Artikel Nr.: 893702 (Achtung - Lieferung dauert ca. 2,5 Monate!)
*Clage bietet uns immer wieder einen Wartungsvertrag an, lohnt sich aber nicht, deshalb haben wir uns dagegen entschieden und zahlen einmal im Jahr die Wartung des Gerätes, wenn dieses das meldet (Vgl. Angebote im Ordner)
*Achtung! Im Sommer Tür vom Gerät auflassen und ggf. auch zwischendurch mal abschalten

'''Kohlensäureflasche'''

*Neubestellung über Amazon

*Auffüllung über Firma Steinseiffer: www.steinseiffer.de, per Tel.: 030 - 341 68 21 oder 030 - 33 77 81 01

'''Kaffeemaschine'''

*Reparaturen über '''macchina-caffè GmbH''' Alte Schönhauser Str. 26, 10119 Berlin Tel.030 28384414 KNr 17508

'''Gardinen zum Verdunkeln der Suiten'''

*Erik Heinisch Raumausstattung, Tel: 0173 - 20 77 55 7

==Check Out==

*Kalendercheck, was am nächsten Tag für Termine anstehen
*Rechner runterfahren
*Kaffeemaschine ausschalten & Sieb säubern mit Reinigungsspray von unter der Spüle
*Spülmaschine anstellen
*Pflanzenlampe anschalten
*Telefon wird nicht umgeleitet oder auf AB gestellt
*Schönen Feierabend!

== Elektriker ==
[[File:Bildschirmfoto 2023-11-07 um 13.10.50.png|left|270x270px]]

== Reinigungsfirma ==
Gebäudereinigung Galafin

Iwona Galafin

Mobil: +49 (0) 17632347614

Email: contact@ig-cleaning.de

==Dienstleisterliste==
''' In allen Fällen immer erst über die Hausverwaltung bzw. über Hausmeister Andreas Bahn!'''
[[File:Hausverwaltung.png|left|thumb|562x562px]]

File:Bildschirmfoto 2023-11-07 um 13.10.50.png

2023-11-07T12:20:49Z

Mila.mardan@parasol-island.com:

File:Bildschirmfoto 2023-11-02 um 10.28.37.png

2023-11-02T09:33:11Z

Mila.mardan@parasol-island.com:

Teleport Reisen

2023-11-02T09:28:06Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Der Teleport Reise Deal - “Feel free to do so” */

==Der Teleport Reise Deal - “Feel free to do so”==
 Die Teleport Reise bietet Euch die Möglichkeit als Düsseldorfer in Berlin oder als Berliner in Düsseldorf zu arbeiten. Wenn Ihr also nicht projektbezogen reist, übernimmt Parasol Island die Kosten für die An- & Abreise (inkl. Nahverkehr Kosten für An- & Abreisetag) mit der Bahn/Flug und die Unterkunft.

Um die Buchung kümmert sich das Office Management. Dazu schickt bitte eine eMail mit '''allen notwendigen Informationen'''

Name des oder der Reisenden:

Datum von wann bis wann:

Wovon und wohin:

Ausgewähltes Verkehrsmittel & konkreter Reisezeitpunkt außerhalb der Arbeitszeit (Screenshot der recherchierten Zugverbindung oder verbindliche Flugauswahl):

Bahncard

Diese Unterkunft soll gebucht werden, Screenshot, Zimmer-Art (DZ/EZ):

an: [Mailto: Service@parasol-island.com service@parasol-island.com]

Die Kosten für eine Woche (An- & Abreise plus Unterkunft) sollten bei maximal 500€ liegen.

Sollten dabei Fragen aufkommen, steht Euch Mila mit Rat und Tat zur Seite!

Es gibt aber noch andere '''Voraussetzungen''' die beachtet und berücksichtigt werden müssen. Die Informationen darüber findet Ihr im nächsten Abschnitt.

'''Beispiel Travel Anfrage'''

[[File:Bildschirmfoto 2022-01-26 um 12.38.05.png|frameless|700x700px]]

 

==Voraussetzungen==

'''Generelles'''

*Grundsätzlich werden Teleport Reisen erst ab 4 Tagen akzeptiert.
*Ihr reist außerhalb der Arbeitszeit
*Ihr schickt spätestens 2 Wochen vor Abreise die Teleport Mail
*orientiert euch am Budget von 500€ für 5 Tage
*Wenn Ihr auch über das Wochenende bleiben wollt, müsst Ihr die Zusatzkosten für die Unterkunft selbst tragen
*Kostenstelle: '''PSL23_HR05'''
*bei Messezeiten schießen die Preise enorm in die Höhe, dann wäre es besser Eure Reise zu verschieben oder intensiv zu suchen
*Bei Buchungen auf BahnCard 50 achten

'''Euer Job'''

*Ihr sucht Euch die An- & Abreise mit der Zug/Flugverbindung selbstständig raus
*Ihr sucht Euch die Unterkunft (Hotel, Airbnb) ohne Frühstück selbstständig raus. Achtet bitte darauf, dass die Unterkunft kostenlos stornierbar ist.
*Messezeiten/Ferien berücksichtigen

 

*

==Tips für Unterkünfte==
'''Lost in .. Düsseldorf oder Berlin?'''

Hier findet Ihr ein paar Tips für Unterkünfte. Preislich sind sie nicht ganz einzuordnen, da die Preise je nach Veranstaltungen in den jeweiligen Städten schnell und immer variieren. Euer Job ist deshalb das selbst im Auge zu behalten.

===Düsseldorf===
'''Düsseldorfer Domicil'''

[[File:Düsseldorfer Domicil - Parasol Island GmbH.png|frameless|597x597px]]

info@hotel-am-volksgarten.de

Tel 01757247439

'''Holiday Inn Dusseldorf'''

[[File:Bildschirmfoto 2021-07-06 um 15.27.02.png|frameless|597x597px]]

Tel. 0211 30220

'''Airbnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.

 
===Berlin===

'''ibis Budget Potsdamer Platz'''

[https://www.accorhotels.com/deutschland/index.de.shtml?utm_term=mar&gclid=EAIaIQobChMIh4ahv6Hh4AIVSLHtCh1twgzFEAAYASAAEgKfYfD_BwE&utm_campaign=ppc-ach-mar-goo-de-de-exa-sear-aw-ce&utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_content=de-de-ALL-ALL https://www.accorhotels.com/deutschland]

[[File:Ibis Budget Hotel - Parasol Island GmbH.png|frameless|618x618px]]

'''Motel One am Spittelmarkt'''

https://www.motel-one.com/de/hotels/berlin/hotel-berlin-spittelmarkt/

[[File:Motel One Spittelmarkt - Parasol Island GmbH.png|frameless|611x611px]]

'''Easy Hotel Hackescher Markt'''

http://www.easyhotel-berlin.de/de/startseite.html

[[File:Easy Hotel - Parasol Island GmbH.png|frameless|620x620px]]

'''Mani Hotel'''

https://www.amanogroup.de/de/hotels/mani/?gclid=EAIaIQobChMI3uHh-aLh4AIVU-J3Ch1GYQ2TEAAYASAAEgJbcPD_BwE

[[File:Hotel Mani - Parasol Island GmbH.png|frameless|621x621px]]

'''The Mondrian Suites'''

https://mondriansuites.com/?lang=de

[[File:Mondrian Suites - Parasol Island.png|frameless|616x616px]]

'''AirBnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.

Office Management

2023-10-26T13:36:17Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Keine Back-to-Back Urlaube */

==='''Was bedeutet das 'Office Management' eigentlich für Parasol Island?'''===

[[File:Yinyang.jpg|400px]]

- Der Gleichgewichtspunkt und die Anlaufstelle für alle Departments und damit der Zusammenhalt der Insel.

Das Team Office Management zeichnet sich durch seine Vielfältigkeit und Flexibilität aus. Neben den gewöhnlichen Office Manager To Dos, agiert das Team als Kundenansprechpartner, Supporter, Problemlöser sowie offenes Ohr jeglicher Belange.

Wie man sieht, deckt das OM ein breites Aufgabengebiet ab und arbeitet in viele verschiedene Richtungen. Die wichtigsten Oberthemen darunter sind:

*Kunden,
*(neue) Kollegen,
*Events und
*die Infrastruktur.

[[File:OM Transformation .jpg|625x625px]]
 

===Was wollen wir assoziieren?===
Wir kennzeichnen uns durch Zuverlässigkeit, Flexibilität, Problemlösungskompetenz und einen großen Wissensschatz aus. Dabei ist uns wichtig, die Kollegen und das Teamspirit im Auge zu behalten und für alle ein offenes Ohr zu haben. Im Gegenzug, möchten wir die Gleichwertigkeit und den Respekt der Kollegen erfahren und bekommen. Zu 90% besteht unsere Arbeit aus Department übergreifenden Aufgaben, bei der gute Kommunikation immens wichtig ist. Wir möchten eine Arbeitsphilosophie schaffen, die auf '''Geben und Nehmen''' beruht, Spaß macht und für alle Seiten angenehm ist.

Außerdem möchten wir uns von anderen Firmen abheben, in dem wir Exra-Service für Kunden und Kollegen bieten und eine gute Arbeitsatmosphäre schaffen.

=== Office Management Regelungen ===

===== Ordentliche Übergabe schreiben =====
Für Übergaben muss sich ausreichend Zeit genommen werden. Orientiert an dem [[Leitfaden Urlaubsübergabe]] wird die Urlaubsübergabe verfasst und vor Urlaubsantritt mit der Vertretung besprochen.

===What's new?===
Wir arbeiten gerade daran, Arbeitsabläufe sowohl zu optimieren, anzupassen, als auch klar zu definieren. Das hilft für eine eindeutige Struktur, um vielen Missverständnissen und Unwissenheiten vorzubeugen. Ihr könnt alles auf den jeweiligen Seiten unter dem Punkt "What's new?" nachlesen, um auf dem neusten Stand zu bleiben.

Check it out:

*[[Travel]]
*[[Kundentermine/Meetings]]
*[[Poolcar/Firmenwagen]]
*[[Office Management Düsseldorf]]/[[Office Management Berlin]]

===OM Standorte===
'''OM crib Düsseldorf:''' [https://wiki.parasol-island.com/Office_Management_D%C3%BCsseldorf Office Management Düsseldorf]

'''OM crib Berlin:''' [[Office Management Berlin]]

===OM Topics===

*[[OM Standards]]
*[[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen]]
*[https://wiki.parasol-island.com/Kundentermine/Meetings Kundentermine/Meetings]
*[https://wiki.parasol-island.com/Office_Infrastruktur Office Infrastruktur]
*[[Büromaterial]]
*[https://wiki.parasol-island.com/Travel Travel]
*[https://wiki.parasol-island.com/Gesch%C3%A4ftsreisen Geschäftsreisen]
*[https://wiki.parasol-island.com/Teleport_Reisen Teleport Reisen]
*[https://wiki.parasol-island.com/Guideline_Parasol_Island_Travel:_Hotels Guideline Unterkünfte]
*[https://wiki.parasol-island.com/Guideline_Parasol_Island_Travel:_Hotels Catering]
*[https://wiki.parasol-island.com/Poolcar/Firmenwagen Poolcar/Firmenwagen]
*[[Parking Policy]]
*[https://wiki.parasol-island.com/Azubi_on_duty Azubi on duty]
*[https://wiki.parasol-island.com/Everything_you_need_to_know_if_you_are_working_as_a_Welcome_Manager Everything you need to know if you are working as a Welcome Manager]

Kundentermine/Meetings

2023-10-20T09:57:48Z

Mila.mardan@parasol-island.com:

==Vor dem Kundentermin==
Alle Kundentermine werden über ASANA angekündigt. Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, werden diese mindestens aber 24h vorher angemeldet. Die Organisation übernimmen Thien und Mila. Um einen reibungslosen Ablauf zu schaffen, orientiert euch bitte an dem Leitfaden und erstellt bei ASANA Task mit allen notwendigen Infos im Projekt '''Kundentermine/Meetings Anfragen''' https://app.asana.com/0/1205521068113727/1205537422630798

Bitte erstellt für den jeweiligen Termin eine neue Aufgabe mit der dafür vorgesehenen Vorlage.

'''Step. 1 Vorlage auswählen '''

[[File:Bildschirmfoto 2023-09-25 um 09.36.24.png|left|1203x1203px]]

Step. 2 Vorlage ausfüllen

[[File:Bildschirmfoto 2023-09-25 um 09.38.21.png|border|1148x1148px]]

Useful Links

2023-10-20T09:11:25Z

Mila.mardan@parasol-island.com:

__NOTOC__
__NOEDITSECTION__

{{col-begin|width=100%}}
{{col-break|width=33%}}

===NewBiz===
[[Anfrage/Board]] anstoßen. [mailto:boards@parasol-island.com?subject={{urlencode:[Titel des Projektes] New Inquiry|PATH}}&body={{urlencode:Projekt:
Kunde:
Agentur:
Timing:
Budget:
Information:

Do not answer this mail, but choose recipients carefully. Once a decision on the further process is taken, please inform boards@parasol-island.com about the decision.|PATH}} eMail]

===Kundentermine===

[[Kundentermine/Meetings]] vorbereiten. [https://app.asana.com/0/1205521068113727/1205537422630798 Asana]
[[Geschäftsreisen]] planen. [mailto:travel@parasol-island.com?subject=Gesch%C3%A4ftsreise&body=Hallo%20Travel%20Team%2C%0A%0A%0Abitte%20bucht%20folgende%20Reise%3A%0A%0A%0AName%20des%20oder%20der%20Reisenden%3A%0A%0A%0ADatum%20von%20wann%20bis%20wann%3A%0A%0A%0AWovon%20und%20wohin%3A%0A%0A%0AAusgew%C3%A4hltes%20Verkehrsmittel%20%26%20konkreter%20Reisezeitpunkt%20(Screenshot%20der%20recherchierten%20Zugverbindung%20oder%20verbindliche%20Flugauswahl)%3A%0A%0A%0ADiese%20Unterkunft%20soll%20gebucht%20werden%2C%20Screenshot%2C%20Zimmer-Art%20(DZ%2FEZ)%3A%0A%0A%0AFr%C3%BChst%C3%BCck%20j%2Fn%0A%0A%0AProjektnummer%3A%0A%0A%0AGeld%20(V-Geld%2C%20Geld%20wechseln%20bitte%20mit%202%20Werktagen%20Vorlauf)%3A eMail]

Konfis, Autos, Suiten, etc. buchen. nur noch über [[Kalender_Termine_und_Ressourcen|Termine & Ressourcen buchen]]

===ISMS===
[[ISMS|Information Security Management System]]

[[Sicherheitsvorfälle|Die wichtigsten Sicherheitsvorfälle]]

===Departments===
[[Animation_Department]]
{{col-break|width=34%}}
=== Wichtige Vorlagen ===
Google Dokumentvorlagen, Keynote-Template, etc. findet ihr hier: 

[[Vorlagen|zu den Vorlagen]]

[[Krankmeldung/Arbeitsverhinderung]] melden: [mailto:absence@parasol-island.com?subject=Krankmeldung%20/%20Arbeitsverhinderung&body=Name%20des%20Mitarbeiters:%0AGrund%20(Aus%20Datenschutzgruenden%20bitte%20kein%20Konkretes%20Krankheitsbild/Krankheitsgrund%20angeben)%20der%20Arbeitsverhinderung%20(Krankheit/Arztbesuch):%0AVoraussichtliche%20Dauer:%0A%0AHat%20der%20Mitarbeiter%20seinen%20direkten%20Vorgesetzten%20beziehungsweise%20verantwortlichen%20Geschaeftsfuehrer%20telefonisch%20informiert?%0AWenn%20nicht,%20aus%20welchem%20Grund:%0AVordringlich%20zu%20erledigende%20Arbeiten:%0A%0AWeitere%20Informationen%20zu%20dem%20Thema:%0Ahttps://wiki.parasol-island.com/index.php/Krankmeldung/Arbeitsverhinderung eMail]

[[Remote-Office]] melden: [mailto:remoteoffice@parasol-island.com?subject=Remote-Office&body=Name%20des%20Mitarbeiters%3A%0A%0ADatum%20bzw.%20Dauer%20der%20Remote-Office%20T%C3%A4tigkeit%3A%0A%0AVordringlich%20zu%20erledigende%20Arbeiten%3A%0A%0A%5B%20%20%5D%20Kalender%20und%20mit%20den%20Kollegen%20auf%20Termine%20gepr%C3%BCft.%20%0A%5B%20%20%5D%20Mind.%2020h%20vorher%20angemeldet.%0A%5B%20%20%5D%20In%20AGS%20eingetragen.%0A%5B%20%20%5D%20Telefon%20wird%20umgestellt.%0A%0AWeitere%20Informationen%20zu%20dem%20Thema%3A%0Ahttps%3A%2F%2Fwiki.parasol-island.com%2FRemote-Office Parasol-Remote-Office Verteiler].

[[Telefon_und_die_Telefonanlage|Telefon]] umstellen: [https://communicator.parasol-island.com/d https://communicator.parasol-island.com]

===Helpdesk===
'''Probleme mit unserem WLAN LAN Netzwerk?''' 

[https://form.asana.com/?k=a4HRv32haesOwfP7wPcmqQ&d=350426284639824 Bitte hier kurz Deinen Fehlerreport ausfüllen!] 

Hilfe und Support: eMail an [mailto:support@parasol-island.com support@parasol-island.com]

===FMA Booking===

Freelancer suchen, anfragen, optieren, beauftragen- hier geht es zum [https://app.asana.com/0/1152762030264207/board FMA Booking in Asana]

=== Facility Management ===

[[Office_Guideline_Facility_Management|Facility Management]] beauftragen, Office bugs melden [mailto:om@parasol-island.com?subject=Office%20bug%2FSchadensmeldung&body=Hallo%20Front%20Office%20Team%2C%0A%0A%0Ahiermit%20melde%20ich%20folgenden%20Office-Bug%2FMissstand%3A%0A%0A%0AWO%3F%0A%0AGeb%C3%A4ude%20%5B%20Vorderhaus%20%7C%20Flachbau%20%7C%20Hinterhaus%20%5D%3A%0A%0A%0AEtage%20%5B%20EG%20%7C%201.OG%20%7C%20...%5D%3A%0A%0A%0ARaum%20%5B%20B%C3%BCro%20%7C%20Treppenhaus%20%7C%20Bad%20%7C%20...%20%5D%3A%0A%0A%0A%0AWAS%3F eMail]

{{col-break|width=33%}}

===Weiterbildungsangebot===
[[Weiterbildungsangebot]]

===The most important email addresses===
HR Documentation [mailto:eindruck@parasol-island.com?&subject=vorname.nachname%40parasol-island.com&body=Anlass%3A%20bitte%20in%20der%20ersten%20Zeile%20kurz%20den%20Anlass%20erl%C3%A4utern%0AKommentar%3A%20beschreibe%20hier%20detailiert%20deinen%20Eindruck%20%C3%BCber%20den%20Mitarbeiter eindruck@parasol-island.com] 

<big>Bei Dir funktionieren die eMail-Links nicht?</big> siehe hier: [[GMail_als_Standard_Mailclient]]

===Useful Information===
Google Drive --> [[Parasol Meets Google Drive]] & [[Techtip Google Drive]] 
Internal Communication Channels --> [[InhouseMedia]] 
Parasol Island Language Style Guide --> [[Internallanguage]] 
Ausser Haus sein ohne Out of Office Benachrichtigung und trotzdem Kollegen informieren? --> [[Teleport_Reisen]] 
 
[[Interne Projekte]]

{{col-end}}

Geschäftsreisen

2023-10-18T06:19:08Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Generelles */

==Generelles==

Es wird unterschieden zwischen Reisen, deren Kosten vom Kunden getragen werden '''(weiterberechenbare Reisen)''' und die Reisen, die dem Kunden nicht weiter in Rechnung gestellt werden '''(nicht weiterberechenbare Reisen)'''. Es kann keine Buchung ohne Kostenstelle statt finden!

Diese Unterscheidung ist maßgebend für die Antragsart und wie wir sie abwickeln.

Bei Reisen für Produktionen ist der jeweilige Producer für die Koordination und Buchung zuständig. Hierzu arbeitet dieser mit einem Fachreisebüro zusammen.

Schreibt dazu eine eMail mit '''allen wichtigen Informationen''' an: [[service@parasol-island.com]]

===Weiterberechenbare Reisen===
Die Reisekosten werden zu 100% vom Kunden übernommen. Bsp. Reisen für Darsteller, Models, Influencer, .. oder gar Eure Reise wird für Euch bezahlt wie es meist bei Produktionen der Fall ist.

'''Option 1'''

Reisender gibt exaktes Briefing an Office Management: [[service@parasol-island.com]]

*Name des oder der Reisenden

*Datum wann bis wann
*Von wo und wohin
*Ausgewähltes Verkehrsmittel & konkreter Reisezeitpunkt (gerne Screenshot von bahn.de oder Flugauswahl)
*Sitzplatz j/n
*Gepäck (nur bei Flügen) j/n
*Diese Unterkunft soll gebucht werden, gerne Screenshot, Zimmer-Art (DZ/EZ)
*Projektnummer
*Geld: V-Geld, Geld wechseln
*Unterkunft buchen
*Restaurant buchen
*Sonstiges

Beispiel für Anfrage einer Geschäftsreise:

[[File:Anfrage Geschäftsreise.png|frameless|463x463px]]

 
===Nicht weiterberechenbare Reisen===
Die nicht weiterberechenbare Reisen werden gleich gebucht wie die weiterberechenbaren Reisen. Hier werden die Reisen jedoch seitens von Parasol Island übernommen. Diese erfolgen grundsätzlich ohne Frühstück. 

{{:Reisekosten_abrechnen}}

Teleport Reisen

2023-10-18T06:16:25Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Officetätigkeit / Teleport Reise in die Agentursoftware eintragen */

==Der Teleport Reise Deal - “Feel free to do so”==
 Die Teleport Reise bietet Euch die Möglichkeit als Düsseldorfer in Berlin oder als Berliner in Düsseldorf zu arbeiten. Wenn Ihr also nicht projektbezogen reist, übernimmt Parasol Island die Kosten für die An- & Abreise (inkl. Nahverkehr Kosten für An- & Abreisetag) mit der Bahn/Flug und die Unterkunft.

Um die Buchung kümmert sich das Office Management. Dazu schickt bitte eine eMail mit '''allen notwendigen Informationen'''

Name des oder der Reisenden:

Datum von wann bis wann:

Wovon und wohin:

Ausgewähltes Verkehrsmittel & konkreter Reisezeitpunkt außerhalb der Arbeitszeit (Screenshot der recherchierten Zugverbindung oder verbindliche Flugauswahl):

Bahncard

Diese Unterkunft soll gebucht werden, Screenshot, Zimmer-Art (DZ/EZ):

an: [Mailto: Service@parasol-island.com service@parasol-island.com]

Die Kosten für eine Woche (An- & Abreise plus Unterkunft) sollten bei maximal 500€ liegen.

Sollten dabei Fragen aufkommen, steht Euch das [mailto:travel@parasol-island.com?subject=&body= Office Management] mit Rat und Tat zur Seite!

Es gibt aber noch andere '''Voraussetzungen''' die beachtet und berücksichtigt werden müssen. Die Informationen darüber findet Ihr im nächsten Abschnitt.

'''Beispiel Travel Anfrage'''

[[File:Bildschirmfoto 2022-01-26 um 12.38.05.png|frameless|700x700px]]

 

==Voraussetzungen==

'''Generelles'''

*Grundsätzlich werden Teleport Reisen erst ab 4 Tagen akzeptiert.
*Ihr reist außerhalb der Arbeitszeit
*Ihr schickt spätestens 2 Wochen vor Abreise die Teleport Mail
*orientiert euch am Budget von 500€ für 5 Tage
*Wenn Ihr auch über das Wochenende bleiben wollt, müsst Ihr die Zusatzkosten für die Unterkunft selbst tragen
*Kostenstelle: '''PSL23_HR05'''
*bei Messezeiten schießen die Preise enorm in die Höhe, dann wäre es besser Eure Reise zu verschieben oder intensiv zu suchen
*Bei Buchungen auf BahnCard 50 achten

'''Euer Job'''

*Ihr sucht Euch die An- & Abreise mit der Zug/Flugverbindung selbstständig raus
*Ihr sucht Euch die Unterkunft (Hotel, Airbnb) ohne Frühstück selbstständig raus. Achtet bitte darauf, dass die Unterkunft kostenlos stornierbar ist.
*Messezeiten/Ferien berücksichtigen

 

*

==Tips für Unterkünfte==
'''Lost in .. Düsseldorf oder Berlin?'''

Hier findet Ihr ein paar Tips für Unterkünfte. Preislich sind sie nicht ganz einzuordnen, da die Preise je nach Veranstaltungen in den jeweiligen Städten schnell und immer variieren. Euer Job ist deshalb das selbst im Auge zu behalten.

===Düsseldorf===
'''Düsseldorfer Domicil'''

[[File:Düsseldorfer Domicil - Parasol Island GmbH.png|frameless|597x597px]]

info@hotel-am-volksgarten.de

Tel 01757247439

'''Holiday Inn Dusseldorf'''

[[File:Bildschirmfoto 2021-07-06 um 15.27.02.png|frameless|597x597px]]

Tel. 0211 30220

'''Airbnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.

 
===Berlin===

'''ibis Budget Potsdamer Platz'''

[https://www.accorhotels.com/deutschland/index.de.shtml?utm_term=mar&gclid=EAIaIQobChMIh4ahv6Hh4AIVSLHtCh1twgzFEAAYASAAEgKfYfD_BwE&utm_campaign=ppc-ach-mar-goo-de-de-exa-sear-aw-ce&utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_content=de-de-ALL-ALL https://www.accorhotels.com/deutschland]

[[File:Ibis Budget Hotel - Parasol Island GmbH.png|frameless|618x618px]]

'''Motel One am Spittelmarkt'''

https://www.motel-one.com/de/hotels/berlin/hotel-berlin-spittelmarkt/

[[File:Motel One Spittelmarkt - Parasol Island GmbH.png|frameless|611x611px]]

'''Easy Hotel Hackescher Markt'''

http://www.easyhotel-berlin.de/de/startseite.html

[[File:Easy Hotel - Parasol Island GmbH.png|frameless|620x620px]]

'''Mani Hotel'''

https://www.amanogroup.de/de/hotels/mani/?gclid=EAIaIQobChMI3uHh-aLh4AIVU-J3Ch1GYQ2TEAAYASAAEgJbcPD_BwE

[[File:Hotel Mani - Parasol Island GmbH.png|frameless|621x621px]]

'''The Mondrian Suites'''

https://mondriansuites.com/?lang=de

[[File:Mondrian Suites - Parasol Island.png|frameless|616x616px]]

'''AirBnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.

Geschäftsreisen

2023-10-18T06:12:56Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Reisetätigkeit in die Agentursoftware eintragen */

Teleport Reisen

2023-10-18T06:11:23Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Quick-Link: Teleport Reise beantragen */

==Der Teleport Reise Deal - “Feel free to do so”==
 Die Teleport Reise bietet Euch die Möglichkeit als Düsseldorfer in Berlin oder als Berliner in Düsseldorf zu arbeiten. Wenn Ihr also nicht projektbezogen reist, übernimmt Parasol Island die Kosten für die An- & Abreise (inkl. Nahverkehr Kosten für An- & Abreisetag) mit der Bahn/Flug und die Unterkunft.

Um die Buchung kümmert sich das Office Management. Dazu schickt bitte eine eMail mit '''allen notwendigen Informationen''' an: [Mailto: Service@parasol-island.com service@parasol-island.com]

Die Kosten für eine Woche (An- & Abreise plus Unterkunft) sollten bei maximal 500€ liegen.

Sollten dabei Fragen aufkommen, steht Euch das [mailto:travel@parasol-island.com?subject=&body= Office Management] mit Rat und Tat zur Seite!

Es gibt aber noch andere '''Voraussetzungen''' die beachtet und berücksichtigt werden müssen. Die Informationen darüber findet Ihr im nächsten Abschnitt.

'''Beispiel Travel Anfrage'''

[[File:Bildschirmfoto 2022-01-26 um 12.38.05.png|frameless|700x700px]]

 

==Voraussetzungen==

'''Generelles'''

*Grundsätzlich werden Teleport Reisen erst ab 4 Tagen akzeptiert.
*Ihr reist außerhalb der Arbeitszeit
*Ihr schickt spätestens 2 Wochen vor Abreise die Teleport Mail
*orientiert euch am Budget von 500€ für 5 Tage
*Wenn Ihr auch über das Wochenende bleiben wollt, müsst Ihr die Zusatzkosten für die Unterkunft selbst tragen
*Kostenstelle: '''PSL22_HR03'''
*bei Messezeiten schießen die Preise enorm in die Höhe, dann wäre es besser Eure Reise zu verschieben oder intensiv zu suchen
*Bei Buchungen auf BahnCard 50 achten

'''Euer Job'''

*Ihr sucht Euch die An- & Abreise mit der Zug/Flugverbindung selbstständig raus
*Ihr sucht Euch die Unterkunft (Hotel, Airbnb) ohne Frühstück selbstständig raus. Achtet bitte darauf, dass die Unterkunft kostenlos stornierbar ist.
*Messezeiten/Ferien berücksichtigen

 

==Officetätigkeit / Teleport Reise in die Agentursoftware eintragen==
Um allen anderen Kollegen auch deutlich zu machen, dass Ihr im Office arbeitet, tragt Ihr das in die Agentursoftware ein.

*die Abwesenheit wird intern vermerkt
*in den Dashboards und den Google Kalendern für [https://www.google.com/calendar/embed?src=parasol-island.com_bigo76ho4llm3d76m1ur5hf73g%40group.calendar.google.com&ctz=Europe/Berlin Abwesenheit] und [https://www.google.com/calendar/embed?src=parasol-island.com_d4g0n8h8cpaelg762bk95qs858%40group.calendar.google.com&ctz=Europe/Berlin Geschäftsreisen] vermerkt.
*Außerdem erscheint die Information in den Dailies und AS.

'''Anleitung:'''

*Ihr geht in die '''Agentursoftware'''

[[File:AS.png|frameless]]

*Wählt den Reiter '''<nowiki/>'Administration''''

[[File:Administration.png|frameless]]

*Wählt die Kategorie '''<nowiki/>'Reisetätigkeit''''

[[File:Reisetätigkeit.png|frameless|312x312px]]
 

*auf '''<nowiki/>'neue Geschäftsreise''''

[[File:Neue Geschäftsreise.png|frameless|536x536px]]
 

*Tragt den Zeitraum ein, in dem Ihr im anderen Office seid
*Tragt bei Reiseziel Folgende Kürzel ein:

'''Wenn Ihr in Düsseldorf arbeitet:''' '''[IOODUS]'''

'''Wenn Ihr in Berlin arbeitet: [IOOBER]'''

*Speichern und fertig

[[File:Anzeige in der AS.png|frameless|444x444px]]

==Tips für Unterkünfte==
'''Lost in .. Düsseldorf oder Berlin?'''

Hier findet Ihr ein paar Tips für Unterkünfte. Preislich sind sie nicht ganz einzuordnen, da die Preise je nach Veranstaltungen in den jeweiligen Städten schnell und immer variieren. Euer Job ist deshalb das selbst im Auge zu behalten.

===Düsseldorf===
'''Düsseldorfer Domicil'''

[[File:Düsseldorfer Domicil - Parasol Island GmbH.png|frameless|597x597px]]

info@hotel-am-volksgarten.de

Tel 01757247439

'''Holiday Inn Dusseldorf'''

[[File:Bildschirmfoto 2021-07-06 um 15.27.02.png|frameless|597x597px]]

Tel. 0211 30220

'''Airbnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.

 
===Berlin===

'''ibis Budget Potsdamer Platz'''

[https://www.accorhotels.com/deutschland/index.de.shtml?utm_term=mar&gclid=EAIaIQobChMIh4ahv6Hh4AIVSLHtCh1twgzFEAAYASAAEgKfYfD_BwE&utm_campaign=ppc-ach-mar-goo-de-de-exa-sear-aw-ce&utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_content=de-de-ALL-ALL https://www.accorhotels.com/deutschland]

[[File:Ibis Budget Hotel - Parasol Island GmbH.png|frameless|618x618px]]

'''Motel One am Spittelmarkt'''

https://www.motel-one.com/de/hotels/berlin/hotel-berlin-spittelmarkt/

[[File:Motel One Spittelmarkt - Parasol Island GmbH.png|frameless|611x611px]]

'''Easy Hotel Hackescher Markt'''

http://www.easyhotel-berlin.de/de/startseite.html

[[File:Easy Hotel - Parasol Island GmbH.png|frameless|620x620px]]

'''Mani Hotel'''

https://www.amanogroup.de/de/hotels/mani/?gclid=EAIaIQobChMI3uHh-aLh4AIVU-J3Ch1GYQ2TEAAYASAAEgJbcPD_BwE

[[File:Hotel Mani - Parasol Island GmbH.png|frameless|621x621px]]

'''The Mondrian Suites'''

https://mondriansuites.com/?lang=de

[[File:Mondrian Suites - Parasol Island.png|frameless|616x616px]]

'''AirBnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.

Kundentermine/Meetings

2023-09-25T08:38:06Z

Mila.mardan@parasol-island.com: /* Vor dem Kundentermin */

==Vor dem Kundentermin==
Alle Kundentermine werden über ASANA angekündigt. Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, werden diese mindestens aber 24h vorher angemeldet. Die Organisation übernimmen Thien und Mila. Um einen reibungslosen Ablauf zu schaffen, orientiert euch bitte an dem Leitfaden und erstellt bei ASANA Task mit allen notwendigen Infos im Projekt '''Kundentermine/Meetings Anfragen''' https://app.asana.com/0/1205521068113727/1205556011829799 .

Bitte erstellt für den jeweiligen Termin eine neue Aufgabe mit der dafür vorgesehenen Vorlage.

'''Step. 1 Vorlage auswählen '''

[[File:Bildschirmfoto 2023-09-25 um 09.36.24.png|left|1203x1203px]]

Step. 2 Vorlage ausfüllen

[[File:Bildschirmfoto 2023-09-25 um 09.38.21.png|border|1148x1148px]]