Parasol - User contributions [en]

Onboarding Projekt Management

2023-10-30T09:50:24Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Mitarbeiter:innen */

= Dein Projekt Manager:in Inselleben =

== Job Description / Aufgaben ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==

* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in Smartsheet oder Asana
* Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [[OS/ the new Ecosystem for Parasol Island|/OS]]
* Ressourcenplanung
* FMAs (freie Mitarbeiter) nach Bedarf definieren, mit deinem Vorgesetzten prüfen und über Philip Hansen freigeben lassen --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
* interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Erstellung, Verteilung und Kontrolle von Tickets via Asana
* Koordination von internen und externen Meetings
* Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
* QS (Qualitätssicherung)
* Rechnungsplanung, -Stellung & -Freigaben
* Budget- und Ertragsoptimierung

==Regeltermine / Meetings==
Als PM habt ihr jede Menge Meetings. Neben denen, die ihr mit euren Kunden vereinbart, gibt es bei Parasol Island ein paar Termine, die in einem wöchentlichen Turnus stattfinden und bei denen eure Anwesenheit notwendig ist:

==== Weely Kickoff Digital (PSL23_INT12) | Di., 10:00 ====
Jeden Dienstag findet um 10 Uhr das wöchentliche Digital Department Meeting statt. Hier werden News zu Pitches, interessante Projekte, neue Mitarbeiter:innen uä. vorgestellt. Wer etwas beizutragen hat, kann sich die Shared Keynote aus dem Termin schnappen und den Beitrag einplanen.

==== Under One Parasol Meeting (PSL23_INT12) | Do., 17:00 ====
Jeden ersten Donnerstag im Monat um 17 Uhr findet unser Company Meeting statt. Alle Mitarbeiter:innen nehmen an diesem Meeting teil. Details siehe [[Das IMMM|hier]]. Hier stellen wir unsere Arbeiten vor, begrüßen neue Mitarbeiter:innen (wer mag, kann sich gern selber vorstellen, auch eine kurze Präse ist möglich).

Alle Departments sind dazu angehalten, etwas zu präsentieren. Dazu gibt es eine Speakerliste, in die sich im Vorfeld eingetragen wird. Den Link zum Drive findet ihr auch im jeweiligen Termin: <nowiki>https://drive.google.com/drive/folders/0AC_xAEWb7QywUk9PVA</nowiki>
=== Meeting Guideline ===
Meetings sind eine Kunst! Es gibt einige formale sowie inhaltliche Kriterien, die wir als Projektmanager:innen beim Erstellen von Meetings immer beachten sollten.

Formale Kriterien:

* Der Titel des Meetings sollte immer die Projektnummer beinhalten, um sicher zustellen, dass alle Beteiligten wissen, um welches Projekt es sich handelt und auf welche Projektnummer das Meeting zu verbuchen ist. Beispiel: [PSL22_INT05] weekly Check-In
* Alle regelmäßigen, internen Meetings (also alle Meetings ohne eine*n im Meeting anwesende*n Kund*in) sollen ausschließlich in der Zeit zwischen 10:00 bis 12:00 und 14:00 bis 15:00 Uhr abgehalten werden. In der Realität ist das nicht immer möglich oder sinnvoll - sprecht in solchen Fällen im Voraus mit allen Beteiligten.
* Für Termine im Büro sollten wir, wenn möglich, immer einen Konfi buchen

Inhaltliche Kriterien:

* Jedes Meeting sollte in der Beschreibung klar das Ziel des Meeting definiert haben
* Bei umfangreichen Meetings ist es wichtig, frühzeitig eine Agenda an alle Beteiligten zu schicken bzw. diese in der Einladung zu hinterlegen. So können sich alle Vorbereiten
* Falls es Meeting-relevante Dokumente gibt, linked diese möglichst in der Einladung. So kann sich hinterher niemand rausreden 😉

Weitere Tipps:

* Manche unserer Kolleg*innen sind sehr busy, oder arbeiten in der Kreation in tiefen Konzentrationsphasen. Falls ihr sowas vorher absehen könnt fragt einmal kurz nach wann ein Termin passen würde

Die Geschäftsführung hat dazu eine Mail verfasst. Hier der Link dazu: <nowiki>https://docs.google.com/document/d/1p2OyzJIHIn0LCEqU2pOz572xBCk-o4fU_nupr9citrE/edit?usp=sharing</nowiki>

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://resources.goos.cloud/ws/9775fbc0-b67b-11ed-9ae6-9f05ef31662d/planning Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island OS/]=====
=====[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]=====
=====[https://wiki.parasol-island.com/Leapsome Leapsome] =====
[https://parasol.personio.de/ Personio]

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.

An diesem Meeting nehmen teil:

* Account Director:innen
* Projektmanager:innen
* Kreation/Fachbereichslead/Kernteam

Dauer:

* Ziel: 15min
* Weekly
* Abschluss bis spätestens 17:00 am Mittwoch

Ressourcen-Konflikte bitte in der Planung abbilden und immer realistische Stundenbuchungen eintragen (im Team die realistischen Einschätzungen einholen und gemeinsam definieren) Bitte plant nicht nur die Folgewoche, sondern: die gesamte Dauer der Projekte, insbesondere z.B. Retainer, Kampagnen & Website Projekte können durchgeplant werden!

Konkrete Agenda:

# Mit Kreation: Ressorcenplanung im Team für die anstehenden To Dos auf den jeweiligen Projekten. Ressourcen-Konflikte definieren und entsprechend im Nachgang an den Lead kommunizieren.
# Mit KAD & PM: /OS Controlling Statuscheck, Ertrag, Laufzeit & Rechnungsplanung & Rechnungsfreigaben: alles auf dem richtigen Weg? '''Ziel: die richtigen Projekte im Forecast zu haben, Laufzeiten realistisch zu setzen und vor allem: zeitnah die Rechnungen/Teilschlussrechnungen zu stellen und wöchentlich Rechnungen freizugeben.''' '''

Allgemein gilt: der Standup ersetzt nicht die Projekt Kick Offs. Bei neuen Projektanfragen, sind sowohl bei der Budgetierung und Aufwandsschätzung die jeweiligen Fachbereiche mit einzubeziehen und in Kenntnis über Projekt und Umfang zu setzen -> Projekt Kick Off. Die Projektinitialisierung bei Neuprojekten, erfolgt im Rahmen des Projekts, die fortlaufenden Ressourcen Updates im Zuge des Standups.'''Die Ressourcenplanung ist die Basis für die Projekt Milestones, anhand dessen das Projekt wiederum in Asana analog der Ressourcen durchgeplant wird.

===Mitarbeiter:innen===
Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX/Design: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: Ben Godry / Sebastian Druschel

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Daniela Schiwek 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Unter der URL <nowiki>https://app.asana.com</nowiki> nutzen wir Asana als Ticketsystem. In dieses können sich alle Mitarbeiter mit Ihrem Parasol Island Google Account einloggen. asana ist ein Ticket Tool, welches sich im Wesentlichen selber erklärt und intuitiv in der Anwendung ist. Somit also sicher sehr schnell und einfach zu lernen und anzuwenden. folgendes zu unseren Grundregeln:

==== Übersicht ====
Unter ‘Übersicht’ halten wir alle relevanten, allgemeinen Informationen über das Projekt fest. Hier wird definiert, wie die Zusammenarbeit aussehen soll, welche Teammitglieder mit welchen Rollen es gibt, wichtige Dokumente können direkt verlinkt werden und die Meilensteine werden aufgeführt. So kann jede*r Mitarbeiter*in der/die dazu kommt, direkt auf einen Blick alle relevanten Info abrufen. Gerade bei länger laufenden und Komplexen Projekten mit vielen Mitarbeiter*innen im Team ist es wichtig hier eine gute, aber auch nicht zu lange Übersicht zu schaffen.

[[File:Bildschirmfoto 2023-07-17 um 11.04.25.png|left|thumb|523x523px]]

Milestone Planung

Besonders wichtig für eine hohe Transparenz in den Projekten ist die Pflege der Milestones. Hier tragen wir (möglichst zu Beginn des Projekts) alle wichtigen Meetings, Übergaben, Termine usw. ein. In diesen Milestones hinterlegen wir auch die wichtigsten Informationen, Besprechungsberichte usw.

Pro-Tipp:

Oftmals ist das Erreichen eines Milestones von der Erledigung von Tasks abhängig. Zum Beispiel könnte ein Milestone lauten: “Freigabe Development / GoLive Vorbereitung”. Um diesen Milestone zu erreichen, muss der Task “QS / Testing / Feedback” erledigt werden. Um das abzubilden, wird im Milestone das entsprechende Ticket als Dependency hinterlegt (siehe Screenshot).

In der Timeline kann man dann gut sehen, dass die Erledigung des Tasks, notwendig für das Abhaken des Milestones ist. verschiebt sich der Task, verschiebt sich der Milestone. Je mehr Dependencies definiert, desto einfacher kann man das darstellen.

=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen.

[[File:Bildschirmfoto 2023-07-17 um 11.10.15.png|left|thumb|626x626px]]

==== Status Updates ====
In der Übersicht sehen wir auf der rechten Seite die Spalte “What’s the status”?. Hier haben wir die Möglichkeit, projektbezogene Informationen mit dem Team zu teilen. Das kann zum Beispiel eine Agenda sein, oder ein Besprechungsbericht, oder aber auch eine allgemeine wichtige Information zum Projekt, von der ihr der Meinung seid, dass diese dokumentiert sein sollte.

Zusätzlich können wir hier regelmäßig einen Statusreport abgeben. Dazu wählt ihr zwischen “On track” / “At risk” / “Off track” und füllt die in der Maske geforderten Informationen aus.

[[File:Bildschirmfoto 2023-08-09 um 11.47.22.png|left|thumb|581x581px]]

==== Ticket-Attribute ====
Was wir beim Verfassen von Tickets beachten sollten, haben wir bereits unter Tickets schreiben erläutert. Hier geht es mehr darum, auf die Attribute von Tickets in Asana einzugehen. Auf die verantwortliche Person brauchen wir nicht groß eingehen, so viel ist klar. Auch immer gleich: ein Ticket muss immer dem Projekt zugeordnet sein, auf dem auch die Zeitbuchung stattfinden soll. Das Fälligkeitsdatum kann auch einen bestimmten Tag und sogar auf eine bestimmte Uhrzeit definiert werden. Außerdem kann hier ein Startdatum hinzugefügt werden, um so einen Bearbeitungszeitraum zu definieren.

Neben diesen drei Kern-Attributen gibt es noch weitere, optionale Attribute. Diese können je nach Projekt variieren und sollten immer an die spezifischen Needs angepasst werden. Siehe hier ein Projekt aus einem Development-Lastigen Web Projekt.

[[File:Bildschirmfoto 2023-08-09 um 11.49.37.png|left|thumb|574x574px]]

Wir empfehlen euch je nach Art des Projektes spezifische Attribute zu den Tickets hinzuzufügen, über das kleine Plus oben Rechts in der Ecke. Hier bietet Asana vielseitige Optionen - probiert euch am besten ein wenig durch und überlegt, welche Art von Aufgaben-Attributen bei eurem Projekt nützlich sein können.

Außerdem gibt es die Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Tickets zu definieren. So könnte man z.B. folgendes festlegen: Block 7 kann erst programmiert werden, wenn das Ticket ‘Design für Block 7’ abgeschlossen ist. So werden die Abhängigkeiten klar festgehalten, so dass bei Verzögerungen o.Ä. direkt nachvollzogen werden kann, warum sich bestimmte Aufgaben nach hinten schieben etc.. Gerade bei großen Projekten mit verschiedenen Phasen und vielen Aufgaben, die aufeinander aufbauen, sind Abhängigkeiten ein wichtiges Tool.

TL;DR: Nehmt euch zu Beginn der Projekte Zeit, schreibt ordentliche Tickets, definiert relevante Attribute und legt Abhängigkeiten fest. Das hilft euch und dem ganzen Team während der Umsetzung.

==== Ansicht: Liste ====
In der Listenansicht werden alle Tickets nach Abschnitt geordnet und mit eigener Sortierung angezeigt. Ein großer Vorteil dieser Ansicht ist, dass man sehr viele Informationen auf einen Blick erhält. Zum einen sind die Tickets selbst platzeffizient dargestellt, sodass viele auf einmal in den Viewport passen. Außerdem werden die verschiedenen Attribute des Tickets (Assignee, Status, Prio, Deadline …) Tabellenartig und somit sehr übersichtlich dargestellt.

[[File:Bildschirmfoto 2023-08-09 um 11.52.44.png|left|thumb|577x577px]]

==== Ansicht: Board ====
In der Board-Ansicht werden die Tickets nach Abschnitten sortiert in Spalten angezeigt. Bei Projekten, in denen Aufgaben durch verschiedene Phasen oder Gewerke wandern, wird so schnell ersichtlich, wo sich die Aufgaben gerade befinden. Auch denen von euch, die bereits Berührungspunkte mit agilen Methoden wie Scrum hatten, kommt die Board-Ansicht vermutlich bekannt vor.

Als Beispiel eignet sich hier unser Projekt für FMA-Buchungen. Die Anfragen fangen links an, und wandern nach und und nach immer weiter nach rechts bis sie durch sind:

[[File:Bildschirmfoto 2023-08-09 um 11.54.56.png|left|thumb|573x573px]]

==== Ansicht: Zeitleiste ====
Die Zeitleisten-Ansicht in Asana ist eigentlich selbsterklärend. Die Tickets werden basierend auf ihrem festgelegten Bearbeitungszeitraum in einer Zeitleiste dargestellt. Hierbei werden auch die definierten Abhängigkeiten dargestellt.

[[File:Bildschirmfoto 2023-08-09 um 11.56.26.png|left|thumb|576x576px]]

==== Asana-Etikette ====

Abschließend haben wir noch ein paar 'Benimmregeln', die wir als Best Practice sehen. Das sind keine harten Regeln, sondern eher Richtlinien.

* Wenn du ein dringendes Ticket mit knappem TIming schreibst, weise es zu und sage der Person zusätzlich kurz via Chat oder durch einen Anruf Bescheid. Nicht jeder bekommt neue Tickets immer sofort mit.
* Wenn du einen Kommentar an eine bestimmte Person verfasst, verlinke diese mit @... um sicherzugehen dass es in der Inbox der Empfänger*innen landet
* Das Ticket ist immer an die Person zugewiesen, die gerade etwas tun muss damit es weiter geht. Das kann auch nur Feedback sein
* Aktiviere am besten Push-Notifications auf deinem Desktop, sowie E-Mail-Notifications. So bekommst du alle News sicher mit, auch wenn du gerade mal nicht in deine Asana Inbox schaust.
* Manchmal braucht ein Kommentar deiner Kolleg*innen nicht unbedingt eine Antwort, aber du möchtest kommunizieren, dass du den Kommentar gelesen hast und Zustimmst. Für einen solchen Fall kannst du den Kommentar oder das Ticket einfach liken.
* Profilbild bei Asana hochladen. Es ist einfach schöner, wenn man die kleinen Gesichter dabei hat ;-)

[[Asana|https://wiki.parasol-island.com/Asana]]

^ aufbereiten und aktualisieren! - siehe: <nowiki>https://docs.google.com/document/d/1o1vEC5ciPYwZwhCzBMzl5vku__fGoVSxaUGtIO2bOek/edit#heading=h.9b4hn7uiw2t8</nowiki>

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Damit ihr euren Urlaub ungestört genießen könnt und eure Kollegen und Kunden happy sind, haben wir einen allgemeinen Urlaubsübergabe-Workflow erarbeitet. Unser Ziel ist es, Informationsasymmetrien im Interesse der Kollegen und Kunden zu minimieren sowie einen anständigen und strukturierten Projekt-Workflow zu gewährleisten.

=== '''1. Mindestens eine Woche (5 Arbeitstage) vor eurer Abreise / Urlaub:''' ===
Allen beteiligten Personen / Mitarbeitern muss eine detaillierte schriftliche Urlaubsübergabe vorliegen

Diese Übergabe muss in unser Parasol Island Urlaubsübergabe-Dokument eingetragen und im entsprechenden "Urlaubsübergaben-Ordner" abgelegt werden.

Zusätzlich stellt ihr bitte einen Termin mit allen beteiligten Personen ein und geht eure Übergabe persönlich durch.

Natürlich kann / soll diese Übergabe bis zum letzten Tag aktualisiert werden, falls sich noch Tasks / Status Quo ändern. 5 Tage vor Abreise ist wünschenswert, aber nicht immer realisierbar.

[https://drive.google.com/open?id=1kikimzdP88ZxJtoH-ofm9Aba21QEZ-Q-eLhpzZrulRM Hier] der Link zum Dokument (bitte immer eine Kopie anlegen)

[https://drive.google.com/open?id=0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0 Hier] der Link zum Ordner

Folgende Informationen müssen im Dokument enthalten sein:

* Verfasser, Abwesenheit, Vertretung & zu betreuende Kunden
* Aufschlüsselung von Kunden und Projekten
* Allgemeine Informationen zum Kunden wie z. B. Jour fixe Termine, Absprachen und Besonderheiten
* Projekt-Metadaten wie z. B. Projektverantwortlicher, Ansprechpartner (intern & extern), Deadlines etc.
* Eine Sammlung von Links wie z. B. Drive-Material, Timings oder InVision Layouts
* Briefing zum Projekt mit aktuellem Status, next steps und wichtigen Dingen
* Achtung: Urlaubsvertreter sind in der /OS als Supervisor einzutragen!

=== 2. Spätestens 1 Tag vor Abreise (1 Arbeitstag): ===

* Das Übergabedokument noch einmal prüfen und ggf. anpassen
* Ggf. Kollegen persönlich informieren
* Ein- und Ausgangsrechnungen in der Agentursoftware prüfen und ggf. freigeben
* Jeder Mitarbeiter sollte vor seinem Urlaub den Kunden entsprechend über seine Abwesenheit und Vertretung informieren.
* Freigaben prüfen! Kann jeder auf die Projekte in /OS, Drive, Asana etc. zugreifen?
* Abwesenheitsnotiz als letzte Amtshandlung vor dem Urlaub unbedingt inkl. Infos zur Abwesenheit (von wann bis wann) eintragen und aktivieren: <nowiki>https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/general</nowiki>

==Krankmeldung / Arbeitsverhinderung==

'''Ablauf'''

Wenn ihr krankheitsbedingt nicht zur Arbeit kommen könnt oder aus einem anderen Grund arbeits verhindert seid, meldet Euch bitte durch den folgenden Prozess ab. So stellen wir sicher, das Eure Kollegen informiert und der Buchhaltungs- und Administrations-Aufwand gering ist. Danke und Gute Besserung!

# Die Krankmeldung muss zum frühestmöglichen Zeitpunkt, spätestens bis um 10.00 Uhr an dem Tag, an dem Du nicht erscheinen kannst, per Telefon unverzüglich Deinem Vorgesetzten oder dem verantwortlichen Geschäftsführer mitgeteilt werden.
# Darauffolgend schreibt ihr eine Email mit voraussichtliche Dauer der Abwesenheit und die vordringlich zu erledigenden Arbeiten an den Verteiler absence@parasol-island.com
# Dann ist noch die Abwesenheit in Personio einzutragen und falls vorhanden auch das Attest hochladen

==Rituale unserer Zusammenarbeit==

--> [[Parasol Digital Rituale]]

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2023-10-30T09:48:12Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Status Updates */

= Dein Projekt Manager:in Inselleben =

== Job Description / Aufgaben ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==

* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in Smartsheet oder Asana
* Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [[OS/ the new Ecosystem for Parasol Island|/OS]]
* Ressourcenplanung
* FMAs (freie Mitarbeiter) nach Bedarf definieren, mit deinem Vorgesetzten prüfen und über Philip Hansen freigeben lassen --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
* interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Erstellung, Verteilung und Kontrolle von Tickets via Asana
* Koordination von internen und externen Meetings
* Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
* QS (Qualitätssicherung)
* Rechnungsplanung, -Stellung & -Freigaben
* Budget- und Ertragsoptimierung

==Regeltermine / Meetings==
Als PM habt ihr jede Menge Meetings. Neben denen, die ihr mit euren Kunden vereinbart, gibt es bei Parasol Island ein paar Termine, die in einem wöchentlichen Turnus stattfinden und bei denen eure Anwesenheit notwendig ist:

==== Weely Kickoff Digital (PSL23_INT12) | Di., 10:00 ====
Jeden Dienstag findet um 10 Uhr das wöchentliche Digital Department Meeting statt. Hier werden News zu Pitches, interessante Projekte, neue Mitarbeiter:innen uä. vorgestellt. Wer etwas beizutragen hat, kann sich die Shared Keynote aus dem Termin schnappen und den Beitrag einplanen.

==== Under One Parasol Meeting (PSL23_INT12) | Do., 17:00 ====
Jeden ersten Donnerstag im Monat um 17 Uhr findet unser Company Meeting statt. Alle Mitarbeiter:innen nehmen an diesem Meeting teil. Details siehe [[Das IMMM|hier]]. Hier stellen wir unsere Arbeiten vor, begrüßen neue Mitarbeiter:innen (wer mag, kann sich gern selber vorstellen, auch eine kurze Präse ist möglich).

Alle Departments sind dazu angehalten, etwas zu präsentieren. Dazu gibt es eine Speakerliste, in die sich im Vorfeld eingetragen wird. Den Link zum Drive findet ihr auch im jeweiligen Termin: <nowiki>https://drive.google.com/drive/folders/0AC_xAEWb7QywUk9PVA</nowiki>

==== Ressourcenmeeting (PSL23_INT12) | Do., 10:30 Uhr ====
Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.

=== Meeting Guideline ===
Meetings sind eine Kunst! Es gibt einige formale sowie inhaltliche Kriterien, die wir als Projektmanager:innen beim Erstellen von Meetings immer beachten sollten.

Formale Kriterien:

* Der Titel des Meetings sollte immer die Projektnummer beinhalten, um sicher zustellen, dass alle Beteiligten wissen, um welches Projekt es sich handelt und auf welche Projektnummer das Meeting zu verbuchen ist. Beispiel: [PSL22_INT05] weekly Check-In
* Alle regelmäßigen, internen Meetings (also alle Meetings ohne eine*n im Meeting anwesende*n Kund*in) sollen ausschließlich in der Zeit zwischen 10:00 bis 12:00 und 14:00 bis 15:00 Uhr abgehalten werden. In der Realität ist das nicht immer möglich oder sinnvoll - sprecht in solchen Fällen im Voraus mit allen Beteiligten.
* Für Termine im Büro sollten wir, wenn möglich, immer einen Konfi buchen

Inhaltliche Kriterien:

* Jedes Meeting sollte in der Beschreibung klar das Ziel des Meeting definiert haben
* Bei umfangreichen Meetings ist es wichtig, frühzeitig eine Agenda an alle Beteiligten zu schicken bzw. diese in der Einladung zu hinterlegen. So können sich alle Vorbereiten
* Falls es Meeting-relevante Dokumente gibt, linked diese möglichst in der Einladung. So kann sich hinterher niemand rausreden 😉

Weitere Tipps:

* Manche unserer Kolleg*innen sind sehr busy, oder arbeiten in der Kreation in tiefen Konzentrationsphasen. Falls ihr sowas vorher absehen könnt fragt einmal kurz nach wann ein Termin passen würde

Die Geschäftsführung hat dazu eine Mail verfasst. Hier der Link dazu: <nowiki>https://docs.google.com/document/d/1p2OyzJIHIn0LCEqU2pOz572xBCk-o4fU_nupr9citrE/edit?usp=sharing</nowiki>

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://resources.goos.cloud/ws/9775fbc0-b67b-11ed-9ae6-9f05ef31662d/planning Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island OS/]=====
=====[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]=====
=====[https://wiki.parasol-island.com/Leapsome Leapsome] =====
[https://parasol.personio.de/ Personio]

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.

An diesem Meeting nehmen teil:

* Account Director:innen
* Projektmanager:innen
* Kreation/Fachbereichslead/Kernteam

Dauer:

* Ziel: 15min
* Weekly
* Abschluss bis spätestens 17:00 am Mittwoch

Ressourcen-Konflikte bitte in der Planung abbilden und immer realistische Stundenbuchungen eintragen (im Team die realistischen Einschätzungen einholen und gemeinsam definieren) Bitte plant nicht nur die Folgewoche, sondern: die gesamte Dauer der Projekte, insbesondere z.B. Retainer, Kampagnen & Website Projekte können durchgeplant werden!

Konkrete Agenda:

# Mit Kreation: Ressorcenplanung im Team für die anstehenden To Dos auf den jeweiligen Projekten. Ressourcen-Konflikte definieren und entsprechend im Nachgang an den Lead kommunizieren.
# Mit KAD & PM: /OS Controlling Statuscheck, Ertrag, Laufzeit & Rechnungsplanung & Rechnungsfreigaben: alles auf dem richtigen Weg? '''Ziel: die richtigen Projekte im Forecast zu haben, Laufzeiten realistisch zu setzen und vor allem: zeitnah die Rechnungen/Teilschlussrechnungen zu stellen und wöchentlich Rechnungen freizugeben.''' '''

Allgemein gilt: der Standup ersetzt nicht die Projekt Kick Offs. Bei neuen Projektanfragen, sind sowohl bei der Budgetierung und Aufwandsschätzung die jeweiligen Fachbereiche mit einzubeziehen und in Kenntnis über Projekt und Umfang zu setzen -> Projekt Kick Off. Die Projektinitialisierung bei Neuprojekten, erfolgt im Rahmen des Projekts, die fortlaufenden Ressourcen Updates im Zuge des Standups.'''Die Ressourcenplanung ist die Basis für die Projekt Milestones, anhand dessen das Projekt wiederum in Asana analog der Ressourcen durchgeplant wird.

===Mitarbeiter:innen===
Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: Andreas Zanders

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Annemarie Vincetic 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Unter der URL <nowiki>https://app.asana.com</nowiki> nutzen wir Asana als Ticketsystem. In dieses können sich alle Mitarbeiter mit Ihrem Parasol Island Google Account einloggen. asana ist ein Ticket Tool, welches sich im Wesentlichen selber erklärt und intuitiv in der Anwendung ist. Somit also sicher sehr schnell und einfach zu lernen und anzuwenden. folgendes zu unseren Grundregeln:

==== Übersicht ====
Unter ‘Übersicht’ halten wir alle relevanten, allgemeinen Informationen über das Projekt fest. Hier wird definiert, wie die Zusammenarbeit aussehen soll, welche Teammitglieder mit welchen Rollen es gibt, wichtige Dokumente können direkt verlinkt werden und die Meilensteine werden aufgeführt. So kann jede*r Mitarbeiter*in der/die dazu kommt, direkt auf einen Blick alle relevanten Info abrufen. Gerade bei länger laufenden und Komplexen Projekten mit vielen Mitarbeiter*innen im Team ist es wichtig hier eine gute, aber auch nicht zu lange Übersicht zu schaffen.

[[File:Bildschirmfoto 2023-07-17 um 11.04.25.png|left|thumb|523x523px]]

Milestone Planung

Besonders wichtig für eine hohe Transparenz in den Projekten ist die Pflege der Milestones. Hier tragen wir (möglichst zu Beginn des Projekts) alle wichtigen Meetings, Übergaben, Termine usw. ein. In diesen Milestones hinterlegen wir auch die wichtigsten Informationen, Besprechungsberichte usw.

Pro-Tipp:

Oftmals ist das Erreichen eines Milestones von der Erledigung von Tasks abhängig. Zum Beispiel könnte ein Milestone lauten: “Freigabe Development / GoLive Vorbereitung”. Um diesen Milestone zu erreichen, muss der Task “QS / Testing / Feedback” erledigt werden. Um das abzubilden, wird im Milestone das entsprechende Ticket als Dependency hinterlegt (siehe Screenshot).

In der Timeline kann man dann gut sehen, dass die Erledigung des Tasks, notwendig für das Abhaken des Milestones ist. verschiebt sich der Task, verschiebt sich der Milestone. Je mehr Dependencies definiert, desto einfacher kann man das darstellen.

=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen.

[[File:Bildschirmfoto 2023-07-17 um 11.10.15.png|left|thumb|626x626px]]

==== Status Updates ====
In der Übersicht sehen wir auf der rechten Seite die Spalte “What’s the status”?. Hier haben wir die Möglichkeit, projektbezogene Informationen mit dem Team zu teilen. Das kann zum Beispiel eine Agenda sein, oder ein Besprechungsbericht, oder aber auch eine allgemeine wichtige Information zum Projekt, von der ihr der Meinung seid, dass diese dokumentiert sein sollte.

Zusätzlich können wir hier regelmäßig einen Statusreport abgeben. Dazu wählt ihr zwischen “On track” / “At risk” / “Off track” und füllt die in der Maske geforderten Informationen aus.

[[File:Bildschirmfoto 2023-08-09 um 11.47.22.png|left|thumb|581x581px]]

==== Ticket-Attribute ====
Was wir beim Verfassen von Tickets beachten sollten, haben wir bereits unter Tickets schreiben erläutert. Hier geht es mehr darum, auf die Attribute von Tickets in Asana einzugehen. Auf die verantwortliche Person brauchen wir nicht groß eingehen, so viel ist klar. Auch immer gleich: ein Ticket muss immer dem Projekt zugeordnet sein, auf dem auch die Zeitbuchung stattfinden soll. Das Fälligkeitsdatum kann auch einen bestimmten Tag und sogar auf eine bestimmte Uhrzeit definiert werden. Außerdem kann hier ein Startdatum hinzugefügt werden, um so einen Bearbeitungszeitraum zu definieren.

Neben diesen drei Kern-Attributen gibt es noch weitere, optionale Attribute. Diese können je nach Projekt variieren und sollten immer an die spezifischen Needs angepasst werden. Siehe hier ein Projekt aus einem Development-Lastigen Web Projekt.

[[File:Bildschirmfoto 2023-08-09 um 11.49.37.png|left|thumb|574x574px]]

Wir empfehlen euch je nach Art des Projektes spezifische Attribute zu den Tickets hinzuzufügen, über das kleine Plus oben Rechts in der Ecke. Hier bietet Asana vielseitige Optionen - probiert euch am besten ein wenig durch und überlegt, welche Art von Aufgaben-Attributen bei eurem Projekt nützlich sein können.

Außerdem gibt es die Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Tickets zu definieren. So könnte man z.B. folgendes festlegen: Block 7 kann erst programmiert werden, wenn das Ticket ‘Design für Block 7’ abgeschlossen ist. So werden die Abhängigkeiten klar festgehalten, so dass bei Verzögerungen o.Ä. direkt nachvollzogen werden kann, warum sich bestimmte Aufgaben nach hinten schieben etc.. Gerade bei großen Projekten mit verschiedenen Phasen und vielen Aufgaben, die aufeinander aufbauen, sind Abhängigkeiten ein wichtiges Tool.

TL;DR: Nehmt euch zu Beginn der Projekte Zeit, schreibt ordentliche Tickets, definiert relevante Attribute und legt Abhängigkeiten fest. Das hilft euch und dem ganzen Team während der Umsetzung.

==== Ansicht: Liste ====
In der Listenansicht werden alle Tickets nach Abschnitt geordnet und mit eigener Sortierung angezeigt. Ein großer Vorteil dieser Ansicht ist, dass man sehr viele Informationen auf einen Blick erhält. Zum einen sind die Tickets selbst platzeffizient dargestellt, sodass viele auf einmal in den Viewport passen. Außerdem werden die verschiedenen Attribute des Tickets (Assignee, Status, Prio, Deadline …) Tabellenartig und somit sehr übersichtlich dargestellt.

[[File:Bildschirmfoto 2023-08-09 um 11.52.44.png|left|thumb|577x577px]]

==== Ansicht: Board ====
In der Board-Ansicht werden die Tickets nach Abschnitten sortiert in Spalten angezeigt. Bei Projekten, in denen Aufgaben durch verschiedene Phasen oder Gewerke wandern, wird so schnell ersichtlich, wo sich die Aufgaben gerade befinden. Auch denen von euch, die bereits Berührungspunkte mit agilen Methoden wie Scrum hatten, kommt die Board-Ansicht vermutlich bekannt vor.

Als Beispiel eignet sich hier unser Projekt für FMA-Buchungen. Die Anfragen fangen links an, und wandern nach und und nach immer weiter nach rechts bis sie durch sind:

[[File:Bildschirmfoto 2023-08-09 um 11.54.56.png|left|thumb|573x573px]]

==== Ansicht: Zeitleiste ====
Die Zeitleisten-Ansicht in Asana ist eigentlich selbsterklärend. Die Tickets werden basierend auf ihrem festgelegten Bearbeitungszeitraum in einer Zeitleiste dargestellt. Hierbei werden auch die definierten Abhängigkeiten dargestellt.

[[File:Bildschirmfoto 2023-08-09 um 11.56.26.png|left|thumb|576x576px]]

==== Asana-Etikette ====

Abschließend haben wir noch ein paar 'Benimmregeln', die wir als Best Practice sehen. Das sind keine harten Regeln, sondern eher Richtlinien.

* Wenn du ein dringendes Ticket mit knappem TIming schreibst, weise es zu und sage der Person zusätzlich kurz via Chat oder durch einen Anruf Bescheid. Nicht jeder bekommt neue Tickets immer sofort mit.
* Wenn du einen Kommentar an eine bestimmte Person verfasst, verlinke diese mit @... um sicherzugehen dass es in der Inbox der Empfänger*innen landet
* Das Ticket ist immer an die Person zugewiesen, die gerade etwas tun muss damit es weiter geht. Das kann auch nur Feedback sein
* Aktiviere am besten Push-Notifications auf deinem Desktop, sowie E-Mail-Notifications. So bekommst du alle News sicher mit, auch wenn du gerade mal nicht in deine Asana Inbox schaust.
* Manchmal braucht ein Kommentar deiner Kolleg*innen nicht unbedingt eine Antwort, aber du möchtest kommunizieren, dass du den Kommentar gelesen hast und Zustimmst. Für einen solchen Fall kannst du den Kommentar oder das Ticket einfach liken.
* Profilbild bei Asana hochladen. Es ist einfach schöner, wenn man die kleinen Gesichter dabei hat ;-)

[[Asana|https://wiki.parasol-island.com/Asana]]

^ aufbereiten und aktualisieren! - siehe: <nowiki>https://docs.google.com/document/d/1o1vEC5ciPYwZwhCzBMzl5vku__fGoVSxaUGtIO2bOek/edit#heading=h.9b4hn7uiw2t8</nowiki>

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Damit ihr euren Urlaub ungestört genießen könnt und eure Kollegen und Kunden happy sind, haben wir einen allgemeinen Urlaubsübergabe-Workflow erarbeitet. Unser Ziel ist es, Informationsasymmetrien im Interesse der Kollegen und Kunden zu minimieren sowie einen anständigen und strukturierten Projekt-Workflow zu gewährleisten.

=== '''1. Mindestens eine Woche (5 Arbeitstage) vor eurer Abreise / Urlaub:''' ===
Allen beteiligten Personen / Mitarbeitern muss eine detaillierte schriftliche Urlaubsübergabe vorliegen

Diese Übergabe muss in unser Parasol Island Urlaubsübergabe-Dokument eingetragen und im entsprechenden "Urlaubsübergaben-Ordner" abgelegt werden.

Zusätzlich stellt ihr bitte einen Termin mit allen beteiligten Personen ein und geht eure Übergabe persönlich durch.

Natürlich kann / soll diese Übergabe bis zum letzten Tag aktualisiert werden, falls sich noch Tasks / Status Quo ändern. 5 Tage vor Abreise ist wünschenswert, aber nicht immer realisierbar.

[https://drive.google.com/open?id=1kikimzdP88ZxJtoH-ofm9Aba21QEZ-Q-eLhpzZrulRM Hier] der Link zum Dokument (bitte immer eine Kopie anlegen)

[https://drive.google.com/open?id=0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0 Hier] der Link zum Ordner

Folgende Informationen müssen im Dokument enthalten sein:

* Verfasser, Abwesenheit, Vertretung & zu betreuende Kunden
* Aufschlüsselung von Kunden und Projekten
* Allgemeine Informationen zum Kunden wie z. B. Jour fixe Termine, Absprachen und Besonderheiten
* Projekt-Metadaten wie z. B. Projektverantwortlicher, Ansprechpartner (intern & extern), Deadlines etc.
* Eine Sammlung von Links wie z. B. Drive-Material, Timings oder InVision Layouts
* Briefing zum Projekt mit aktuellem Status, next steps und wichtigen Dingen
* Achtung: Urlaubsvertreter sind in der /OS als Supervisor einzutragen!

=== 2. Spätestens 1 Tag vor Abreise (1 Arbeitstag): ===

* Das Übergabedokument noch einmal prüfen und ggf. anpassen
* Ggf. Kollegen persönlich informieren
* Ein- und Ausgangsrechnungen in der Agentursoftware prüfen und ggf. freigeben
* Jeder Mitarbeiter sollte vor seinem Urlaub den Kunden entsprechend über seine Abwesenheit und Vertretung informieren.
* Freigaben prüfen! Kann jeder auf die Projekte in /OS, Drive, Asana etc. zugreifen?
* Abwesenheitsnotiz als letzte Amtshandlung vor dem Urlaub unbedingt inkl. Infos zur Abwesenheit (von wann bis wann) eintragen und aktivieren: <nowiki>https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/general</nowiki>

==Krankmeldung / Arbeitsverhinderung==

'''Ablauf'''

Wenn ihr krankheitsbedingt nicht zur Arbeit kommen könnt oder aus einem anderen Grund arbeits verhindert seid, meldet Euch bitte durch den folgenden Prozess ab. So stellen wir sicher, das Eure Kollegen informiert und der Buchhaltungs- und Administrations-Aufwand gering ist. Danke und Gute Besserung!

# Die Krankmeldung muss zum frühestmöglichen Zeitpunkt, spätestens bis um 10.00 Uhr an dem Tag, an dem Du nicht erscheinen kannst, per Telefon unverzüglich Deinem Vorgesetzten oder dem verantwortlichen Geschäftsführer mitgeteilt werden.
# Darauffolgend schreibt ihr eine Email mit voraussichtliche Dauer der Abwesenheit und die vordringlich zu erledigenden Arbeiten an den Verteiler absence@parasol-island.com
# Dann ist noch die Abwesenheit in Personio einzutragen und falls vorhanden auch das Attest hochladen

==Rituale unserer Zusammenarbeit==

--> [[Parasol Digital Rituale]]

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2023-07-11T13:52:18Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com:

Onboarding Projekt Management

2023-07-11T13:33:06Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com:

Projektmanagement

2023-07-11T13:30:49Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: Replaced content with "--> https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Projekt_Management?veaction=edit"

--> https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Projekt_Management?veaction=edit

File:Bildschirmfoto 2023-07-11 um 15.28.28.png

2023-07-11T13:28:53Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com:

Asana

File:Bildschirmfoto 2023-07-11 um 15.27.42.png

2023-07-11T13:28:00Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com:

Asana

File:Bildschirmfoto 2023-07-11 um 15.26.38.png

2023-07-11T13:27:03Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com:

Asana

Ressourcenmeeting

2023-07-11T13:09:49Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com:

Die Ressourcenplanung ist die Basis unserer Arbeitsverteilung bei Parasol Island.

Dazu findet jeden Donnerstag das Ressourcenmeeting statt - für alle PMs / PVs / AMs das wichtigste Meeting der Woche. Hier wird die Planung aller Mitarbeiter:innen aus allen Gewerken für die kommende Woche definiert. Darauf basiert also unsere Arbeit.

Hier findet ihr alle Informationen und Grundregeln rund um das Ressourcen-Meeting:

== '''Allgemein''' ==
Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.

An diesem Meeting nehmen teil:

* Account Director:innen
* Projektmanager:innen
* Kreation/Fachbereichslead/Kernteam

Dauer:

* Ziel: 15min
* Weekly
* Abschluss bis spätestens 17:00 am Mittwoch

Ressourcen-Konflikte bitte in der Planung abbilden und immer realistische Stundenbuchungen eintragen (im Team die realistischen Einschätzungen einholen und gemeinsam definieren) Bitte plant nicht nur die Folgewoche, sondern: die gesamte Dauer der Projekte, insbesondere z.B. Retainer, Kampagnen & Website Projekte können durchgeplant werden!

Konkrete Agenda:

# Mit Kreation: Ressorcenplanung im Team für die anstehenden To Dos auf den jeweiligen Projekten. Ressourcen-Konflikte definieren und entsprechend im Nachgang an den Lead kommunizieren.
# Mit KAD & PM: /OS Controlling Statuscheck, Ertrag, Laufzeit & Rechnungsplanung & Rechnungsfreigaben: alles auf dem richtigen Weg?

Ziel: die richtigen Projekte im Forecast zu haben, Laufzeiten realistisch zu setzen und vor allem: zeitnah die Rechnungen/Teilschlussrechnungen zu stellen und wöchentlich Rechnungen freizugeben.

Allgemein gilt: der Standup ersetzt nicht die Projekt Kick Offs. Bei neuen Projektanfragen, sind sowohl bei der Budgetierung und Aufwandsschätzung die jeweiligen Fachbereiche mit einzubeziehen und in Kenntnis über Projekt und Umfang zu setzen -> Projekt Kick Off. Die Projektinitialisierung bei Neuprojekten, erfolgt im Rahmen des Projekts, die fortlaufenden Ressourcen Updates im Zuge des Standups.

Die Ressourcenplanung ist die Basis für die Projekt Milestones, anhand dessen das Projekt wiederum in Asana analog der Ressourcen durchgeplant wird.

== '''Du kannst nicht teilnehmen?''' ==
- falls sich eine Abwesenheit gar nicht vermeiden lässt, unbedingt folgenden Ablauf einhalten:
Eurem Teamlead, dem Meetingowner oder einer Vertretung eurer Wahl Bescheid geben und dieser Person einen Überblick über eure Buchungen geben. Das ist wichtig, damit wir 1. wissen, dass ihr nicht kommt und nicht auf euch warten und 2. eure Buchungen verteidigen oder gewissenhaft umshiften können. Wer keine Vertretung organisiert zieht bei Überbuchungen von Ressourcen im Zweifel leider den Kürzeren für seine Projekte.

Under One Parasol Meeting

2023-07-11T12:24:22Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* DAS INTEGRATED MONTHLY MORNING MEETING */

='''DAS Under One Parasol MEETING'''=
Jeden ersten Donnerstag im Monat um 17:00 Uhr findet unser UOPM statt. 
Alle Mitarbeiter:innen nehmen an diesem Meeting teil. 

=='''Genutzt wird Google Meet'''==

Deeplink ist in Kalender Einladung zum UOPM zu finden 

=='''Das technische Set Up:'''==

* genutzt werden die Studios DUS und Berlin, externe Teilnehmer können sich via Google Meet dazuschalten (bitte Mikrofon ausschalten)
* Anschluss Kamera & Beamer & Mikrofon an MacBookPro (werden in Studios bereitgestellt)
* Wechsel zwischen Kamera und Computerbildschirm erfolgt in Google Meet, alle Teilnehmer können Inhalte präsentieren
* Wollt Ihr Videos zeigen, so werden diese im Idealfall lokal gezeigt - Links (Drive, YouTube, etc.) dafür entweder im Google Chat bereitstellen, oder in vorgefertigten Inhalten der Fachbereiche platzieren
* Audio übertragen wir jeweils auf die im anderen Standort angebrachten Lautsprecher in den Studios über ein Mikrofon (kann auch herumgereicht werden)
* Das Mikrofon wird im eigenen Raum nicht über die Lautsprecher zu hören sein, daher bitte klar, laut und deutlich sprechen

=='''Login / User der Präsentationsrechner:'''==
* MacBook:
* User: parasol
* Passwort: is***d

=='''Google Accounts der Präsentationsrechner:'''==
* studio.berlin@parasol-island.com
* studio.duesseldorf@parasol-island.com
* Kennwörter im 1Password ;)

=='''Agenda:'''==

'''1) Welcome''' durch Meeting-Owner (1 Min) 
'''2) Der Monat in den Fachbereichen''' (à 2 min) 
'''2 a) Animation / VFX'''
* Producing / Team Philippe Stalla
* 3D / Team Paul Dreisen
* Comp/Motion Design / Team Fabian Grodde
* Postproduction / Team Stefan Krause
'''2 b) Film'''
* Filmproduktion / Teams Producing, Creative Producing
'''2 C) Another Slang'''
* Beratung / CD / Anna Deckers, Charles Bals 
'''2 d) Interactive Digital'''
* Account Development / Team Till Emken
* Projektmanagement / Team Ina Bretz, Anne Veth
* Konzept / Team Sabine Mayer
* Design / Team Jørn Beyer
* Redaktion / SoMe / Team Annika Jost
* Development / Team David Smith
'''3) Allgemeines''' (5 Min) 
Philip, Moritz, Sebastian, Charles, Philippe, Till, Nils, evt. auch mal Isabelle, Alexander, Peter, Jo & Co
* MA News
* Pitches
* Was gibt es Neues zu berichten
* etc. (zB. Marketing Aktivitäten)

Onboarding Projekt Management

2023-06-27T07:48:51Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Ressourcenplanung */

= Dein Projekt Manager Inselleben =
https://docs.google.com/document/d/1mbyBv8DmDrwORSNabrk2xyAQQSlskojGFYRvyTQvZOw/edit#heading=h.on81dtcfdc97

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island OS/]
*[https://resources.goos.cloud/ws/9775fbc0-b67b-11ed-9ae6-9f05ef31662d/planning Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] gesammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://resources.goos.cloud/ws/9775fbc0-b67b-11ed-9ae6-9f05ef31662d/planning Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island OS/]=====
=====[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]=====
=====[https://wiki.parasol-island.com/Leapsome Leapsome] =====
=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.

An diesem Meeting nehmen teil:

* Account Director:innen
* Projektmanager:innen
* Kreation/Fachbereichslead/Kernteam

Dauer:

* Ziel: 15min
* Weekly
* Abschluss bis spätestens 17:00 am Mittwoch

Ressourcen-Konflikte bitte in der Planung abbilden und immer realistische Stundenbuchungen eintragen (im Team die realistischen Einschätzungen einholen und gemeinsam definieren) Bitte plant nicht nur die Folgewoche, sondern: die gesamte Dauer der Projekte, insbesondere z.B. Retainer, Kampagnen & Website Projekte können durchgeplant werden!

Konkrete Agenda:

# Mit Kreation: Ressorcenplanung im Team für die anstehenden To Dos auf den jeweiligen Projekten. Ressourcen-Konflikte definieren und entsprechend im Nachgang an den Lead kommunizieren.
# Mit KAD & PM: /OS Controlling Statuscheck, Ertrag, Laufzeit & Rechnungsplanung & Rechnungsfreigaben: alles auf dem richtigen Weg? '''Ziel: die richtigen Projekte im Forecast zu haben, Laufzeiten realistisch zu setzen und vor allem: zeitnah die Rechnungen/Teilschlussrechnungen zu stellen und wöchentlich Rechnungen freizugeben.''' '''

Allgemein gilt: der Standup ersetzt nicht die Projekt Kick Offs. Bei neuen Projektanfragen, sind sowohl bei der Budgetierung und Aufwandsschätzung die jeweiligen Fachbereiche mit einzubeziehen und in Kenntnis über Projekt und Umfang zu setzen -> Projekt Kick Off. Die Projektinitialisierung bei Neuprojekten, erfolgt im Rahmen des Projekts, die fortlaufenden Ressourcen Updates im Zuge des Standups.'''Die Ressourcenplanung ist die Basis für die Projekt Milestones, anhand dessen das Projekt wiederum in Asana analog der Ressourcen durchgeplant wird.

===Mitarbeiter:innen===
Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: Andreas Zanders

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Annemarie Vincetic 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Hier findest du einen genau beschriebenen [[Projektmanagement|Ablauf zur Benutzung von Asana.]]

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer:in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].
*Die Nutzung der "Status" Funktion auf der Overview Seite in Asana ist Pflicht. Zu allen wichtigen Meilensteinen ist es unabdingbar.
[[File:Status asana.png|thumb|left]]

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]
=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2023-06-27T07:47:55Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Ressourcenplanung */

= Dein Projekt Manager Inselleben =
https://docs.google.com/document/d/1mbyBv8DmDrwORSNabrk2xyAQQSlskojGFYRvyTQvZOw/edit#heading=h.on81dtcfdc97

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island OS/]
*[https://resources.goos.cloud/ws/9775fbc0-b67b-11ed-9ae6-9f05ef31662d/planning Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] gesammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://resources.goos.cloud/ws/9775fbc0-b67b-11ed-9ae6-9f05ef31662d/planning Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island OS/]=====
=====[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]=====
=====[https://wiki.parasol-island.com/Leapsome Leapsome] =====
=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.

An diesem Meeting nehmen teil:

* Account Director:innen
* Projektmanager:innen
* Kreation/Fachbereichslead/Kernteam

Dauer:

* Ziel: 15min
* Weekly
* Abschluss bis spätestens 17:00 am Mittwoch

Ressourcen-Konflikte bitte in der Planung abbilden und immer realistische Stundenbuchungen eintragen (im Team die realistischen Einschätzungen einholen und gemeinsam definieren) Bitte plant nicht nur die Folgewoche, sondern: die gesamte Dauer der Projekte, insbesondere z.B. Retainer, Kampagnen & Website Projekte können durchgeplant werden!

Konkrete Agenda:

# Mit Kreation: Ressorcenplanung im Team für die anstehenden To Dos auf den jeweiligen Projekten. Ressourcen-Konflikte definieren und entsprechend im Nachgang an den Lead kommunizieren.
# Mit KAD & PM: /OS Controlling Statuscheck, Ertrag, Laufzeit & Rechnungsplanung & Rechnungsfreigaben: alles auf dem richtigen Weg? '''Ziel: die richtigen Projekte im Forecast zu haben, Laufzeiten realistisch zu setzen und vor allem: zeitnah die Rechnungen/Teilschlussrechnungen zu stellen und wöchentlich Rechnungen freizugeben.''' '''Allgemein gilt: der Standup ersetzt nicht die Projekt Kick Offs. Bei neuen Projektanfragen, sind sowohl bei der Budgetierung und Aufwandsschätzung die jeweiligen Fachbereiche mit einzubeziehen und in Kenntnis über Projekt und Umfang zu setzen -> Projekt Kick Off. Die Projektinitialisierung bei Neuprojekten, erfolgt im Rahmen des Projekts, die fortlaufenden Ressourcen Updates im Zuge des Standups.'''Die Ressourcenplanung ist die Basis für die Projekt Milestones, anhand dessen das Projekt wiederum in Asana analog der Ressourcen durchgeplant wird.

===Mitarbeiter:innen===
Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: Andreas Zanders

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Annemarie Vincetic 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Hier findest du einen genau beschriebenen [[Projektmanagement|Ablauf zur Benutzung von Asana.]]

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer:in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].
*Die Nutzung der "Status" Funktion auf der Overview Seite in Asana ist Pflicht. Zu allen wichtigen Meilensteinen ist es unabdingbar.
[[File:Status asana.png|thumb|left]]

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]
=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2023-06-22T19:29:41Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Ressourcenplanung */

= Dein Projekt Manager Inselleben =
https://docs.google.com/document/d/1mbyBv8DmDrwORSNabrk2xyAQQSlskojGFYRvyTQvZOw/edit#heading=h.on81dtcfdc97

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island OS/]
*[https://resources.goos.cloud/ws/9775fbc0-b67b-11ed-9ae6-9f05ef31662d/planning Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] gesammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://resources.goos.cloud/ws/9775fbc0-b67b-11ed-9ae6-9f05ef31662d/planning Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island OS/]=====
=====[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]=====
=====[https://wiki.parasol-island.com/Leapsome Leapsome] =====
=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.

An diesem Meeting nehmen teil:

* Account Director:innen
* Projektmanager:innen
* Kreation/Fachbereichslead/Kernteam

Dauer:

* Ziel: 15min
* Weekly
* Abschluss bis spätestens 17:00 am Mittwoch

Ressourcen-Konflikte bitte in der Planung abbilden und immer realistische Stundenbuchungen eintragen (im Team die realistischen Einschätzungen einholen und gemeinsam definieren) Bitte plant nicht nur die Folgewoche, sondern: die gesamte Dauer der Projekte, insbesondere z.B. Retainer, Kampagnen & Website Projekte können durchgeplant werden!

Konkrete Agenda:

# Mit Kreation: Ressorcenplanung im Team für die anstehenden To Dos auf den jeweiligen Projekten. Ressourcen-Konflikte definieren und entsprechend im Nachgang an den Lead kommunizieren.
# Mit KAD & PM: /OS Controlling Statuscheck, Ertrag, Laufzeit & Rechnungsplanung & Rechnungsfreigaben: alles auf dem richtigen Weg? '''Ziel: die richtigen Projekte im Forecast zu haben, Laufzeiten realistisch zu setzen und vor allem: zeitnah die Rechnungen/Teilschlussrechnungen zu stellen und wöchentlich Rechnungen freizugeben.''' '''''Allgemein gilt: der Standup ersetzt nicht die Projekt Kick Offs. Bei neuen Projektanfragen, sind sowohl bei der Budgetierung und Aufwandsschätzung die jeweiligen Fachbereiche mit einzubeziehen und in Kenntnis über Projekt und Umfang zu setzen -> Projekt Kick Off. Die Projektinitialisierung bei Neuprojekten, erfolgt im Rahmen des Projekts, die fortlaufenden Ressourcen Updates im Zuge des Standups.'''''Die Ressourcenplanung ist die Basis für die Projekt Milestones, anhand dessen das Projekt wiederum in Asana analog der Ressourcen durchgeplant wird.

===Mitarbeiter:innen===
Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: Andreas Zanders

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Annemarie Vincetic 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Hier findest du einen genau beschriebenen [[Projektmanagement|Ablauf zur Benutzung von Asana.]]

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer:in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].
*Die Nutzung der "Status" Funktion auf der Overview Seite in Asana ist Pflicht. Zu allen wichtigen Meilensteinen ist es unabdingbar.
[[File:Status asana.png|thumb|left]]

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]
=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Controlling Checkliste PM und KAD

2023-05-16T09:03:25Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: Update Controlling Must Dos

== Anleitung für ein sauberes Controlling im Projekt- & Account-Management: ==

=== Bedingungen ===
# Producer(in) / Projektmanager(in) haben die Aufgabe den Umsatz im Rahmen der jeweiligen Department bezogenen Zielerträge zu produzieren.
# Dies wird erreicht, indem die Kalkulation (das Angebot für den Kunden) den ggf. existierenden Budgetvorgaben (durch beispielsweise dem Kunden) und der Department bzw. Kunden Zielrendite entspricht.
# Head of Department (HOD), Key Account Developer (KAD) verantworten den Umsatz.
# Producer(in) / Projektmanager(in) verantworten den Ertrag.
# Wenn es keine Umsatzvorgabe gibt, unterbreitet der Producer einen wettbewerbsfähigen Vorschlag mit seiner Kalkulation.
# Wenn Producer(in) / Projektmanager(in) die Zielrendite unterschreiten möchte, braucht es hierfür eine HOD+GF Freigabe.
# Diese Freigabe erbittet Producer(in) / Projektmanager(in) bei seinem HOD und dem GF (sebastian.druschel@parasol-island.com) mit entsprechender kurzer Begründung und den Projektkennzahlen und setzt in diesem Fall auch Controlling in cc.

==== '''Was bedeutet das im Bezug auf Deine laufenden Projekte? ''' ====
Wenn ein Projekt in der Kalkulation innerhalb deiner Zielrendite liegt, gut! Sorge dafür, dass Dein Projekt diese Zielrendite auch einhält.
* Sobald du bemerkst oder die Einschätzung hast, dein Projekt wird den kalkulierten Zielertrag nicht erreichen, so sende bitte eine kurze schriftliche Begründung mit den gegebenen Projektkennzahlen an deinen HOD & Sebastian Druschel.
* Ist die Begründung plausibel, so erhältst du eine entsprechende Freigabe. 
Wenn ein Projekt in der Kalkulation außerhalb deiner Zielrendite liegt, dann passe diese bitte unter den gegebenen Zielrenditen deines Departments an.
* Ist dies nicht möglich, so sende bitte eine kurze schriftliche Begründung mit den gegebenen Projektkennzahlen an deinen HOD & Sebastian Druschel.
* Ist die Begründung plausibel, so erhältst du eine entsprechende Freigabe.

=== Die Zielmargen in den Departments ===

{| class="wikitable"
|+ Dep. Zielmargen
|-
! '''Department''' !! '''Ziel in %'''
|-
| Animation/VFX || 25,00 %
|-
| Film || 20,00 %
|-
| Digital || 30,00 %
|-
| Media || 10,00 %
|}

=== Projektmanagement / Producing: ===
* Wöchentliches Projekt - AZ Controlling (Montags!)
* Wöchentliches Projektcontrolling (Status Umsatz, Rohertrag, Ertrag, Arbeitzeit prüfen)
* Projekt Leistungszeiträume prüfen und anpassen
* Bei Projektverzögerungen im Projektverlauf mit Teilschluss-RG arbeiten
* RG-Planung prüfen & anpassen
* Projektstatus für Berechnungsgrundlage in /OS prüfen: Created, Expected, Confirmed, Delivered, Closed
* Rechnungen stellen und aussenden - dabei Leistungszeiträume beachten! (Achtung, wir machen immer “Dienstleistung”, bei Projektverzögerungen mit Teilschluss-RGs arbeiten!)
* Alle 2 Tage Eingangsrechnungen im /OS - Accounting prüfen und freigeben!
* Projektfreischaltungsanfragen sofort machen

--> bei Projekten über 50.000,00 € Budget: [[Projektcontrolling JourFixes|Projektcontrolling JourFixes alle 4 Wochen bzw. nach Absprache (Link)]]

'''Hier vereinzelte Kernpunkte & Must-Do's des Controllings in der /OS erläutert: [https://docs.google.com/document/d/1-X3nd5QQZgu2lk2chKF7sH-Ib60NRoXFaaeJ41Oo0wk/edit Controlling Must-Do's]'''

=== Key Account Development: ===
* Tasklogs aktualisieren und an Kd senden, i.d.R. Dienstags, nur INT
* Überblick Account (Projekte, Performance/Controlling)
* Budgetübersichten monatlich erstellen und an den Kunden senden, nur INT
* Account-RG-Planung prüfen, Abstimmung mit PMs -> Bei Projektverzögerungen im Projektverlauf mit Teilschluss-RG arbeiten
* Eingangsrechnungen prüfen und freigeben (lassen)
* Check Zahlungseingänge, Mahnwesen mit FiBu abstimmen
* Projekt-Rentabilitätsveränderungen
* Reportings (Budget- & Stunden-Reportings / KPI-Reportings / SoMe)
* Cockpit / BoxOffice —> Checkbox richtig setzen als Berechnungsgrundlage Erwartet/Soll/IST (Wahrscheinlichkeit)
* Check Altlasten, Projekte ohne "Abschluss" (gerne auch Filter auf Vorjahr stellen!)
* Check Altlasten, Projekte ohne „Kundenfeedback“; Reminder an Kd.!
* NWB-Projekte budgetieren (wenigstens mit HtG Kosten und Aufwand versehen) und regelmäßig controllen

=== DEV Projekte konfigurieren ===
Die Kunden DEV Projekte sind New Business Kostenstellen um:

a) neue potentielle Kunden zu erreichen

b) Bestandskunden auszubauen

sie dienen nicht internen Prozessen und Meetings, sondern wirklich für "Client '''DEV'''elopment" Alle anderen Termine und Arbeiten diese gehören auf die existierenden Kundenprojekte.

So müssen sie als [New Business] als Projektart angelegt werden, so wissen wir das die Stunden keine reinen internen h sind, sondern vielmehr einem konkreten Kunden dienen.

von [CREATED] auf [EXPECTED] das der geplante Aufwand auch im Forcast landet
[[File:Expected.png|center|thumb|900x900px]]

Controlling Checkliste PM und KAD

2023-05-15T13:33:37Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Projektmanagement / Producing: */

== Anleitung für ein sauberes Controlling im Projekt- & Account-Management: ==

=== Bedingungen ===
# Producer(in) / Projektmanager(in) haben die Aufgabe den Umsatz im Rahmen der jeweiligen Department bezogenen Zielerträge zu produzieren.
# Dies wird erreicht, indem die Kalkulation (das Angebot für den Kunden) den ggf. existierenden Budgetvorgaben (durch beispielsweise dem Kunden) und der Department bzw. Kunden Zielrendite entspricht.
# Head of Department (HOD), Key Account Developer (KAD) verantworten den Umsatz.
# Producer(in) / Projektmanager(in) verantworten den Ertrag.
# Wenn es keine Umsatzvorgabe gibt, unterbreitet der Producer einen wettbewerbsfähigen Vorschlag mit seiner Kalkulation.
# Wenn Producer(in) / Projektmanager(in) die Zielrendite unterschreiten möchte, braucht es hierfür eine HOD+GF Freigabe.
# Diese Freigabe erbittet Producer(in) / Projektmanager(in) bei seinem HOD und dem GF (sebastian.druschel@parasol-island.com) mit entsprechender kurzer Begründung und den Projektkennzahlen und setzt in diesem Fall auch Controlling in cc.

==== '''Was bedeutet das im Bezug auf Deine laufenden Projekte? ''' ====
Wenn ein Projekt in der Kalkulation innerhalb deiner Zielrendite liegt, gut! Sorge dafür, dass Dein Projekt diese Zielrendite auch einhält.
* Sobald du bemerkst oder die Einschätzung hast, dein Projekt wird den kalkulierten Zielertrag nicht erreichen, so sende bitte eine kurze schriftliche Begründung mit den gegebenen Projektkennzahlen an deinen HOD & Sebastian Druschel.
* Ist die Begründung plausibel, so erhältst du eine entsprechende Freigabe. 
Wenn ein Projekt in der Kalkulation außerhalb deiner Zielrendite liegt, dann passe diese bitte unter den gegebenen Zielrenditen deines Departments an.
* Ist dies nicht möglich, so sende bitte eine kurze schriftliche Begründung mit den gegebenen Projektkennzahlen an deinen HOD & Sebastian Druschel.
* Ist die Begründung plausibel, so erhältst du eine entsprechende Freigabe.

=== Die Zielmargen in den Departments ===

{| class="wikitable"
|+ Dep. Zielmargen
|-
! '''Department''' !! '''Ziel in %'''
|-
| Animation/VFX || 25,00 %
|-
| Film || 20,00 %
|-
| Digital || 30,00 %
|-
| Media || 10,00 %
|}

=== Projektmanagement / Producing: ===
* Wöchentliches Projekt - AZ Controlling (Montags!)
* Wöchentliches Projektcontrolling (Status Umsatz, Rohertrag, Ertrag, Arbeitzeit prüfen)
* Projekt Leistungszeiträume prüfen und anpassen
* Bei Projektverzögerungen im Projektverlauf mit Teilschluss-RG arbeiten
* RG-Planung in BoxOffice/MyBoxOffice/Cockpit (Eingangs-RGs & Ausgangs-RGs!)
* Projektwahrscheinlichkeiten für Berechnungsgrundlage der AGS prüfen: Checkbox in BoxOffice/MyBoxOffice/Cockpit (kann von HoD, KAD geändert werden)
* Rechnungen stellen und aussenden - dabei Leistungszeiträume beachten! (Achtung, wir machen immer “Dienstleistung”, bei Projektverzögerungen mit Teilschluss-RGs arbeiten!)
* Check Zahlungseingänge, Mahnwesen mit FiBu (Accounting)abstimmen
* Alle 2 Tage Eingangsrechnungen prüfen und freigeben!
* Projektabschlüsse mit KD-Befragung durchführen (ggf. in Shotgun (ANM&FLM) Projekt schließen)
* Projektfreischaltungsanfragen sofort machen (Achtung FMAs gehen nur manuell)

--> bei Projekten über 50.000,00 € Budget: [[Projektcontrolling JourFixes|Projektcontrolling JourFixes alle 4 Wochen bzw. nach Absprache (Link)]]

Projekt Controlling Must-Do's: https://docs.google.com/document/d/1-X3nd5QQZgu2lk2chKF7sH-Ib60NRoXFaaeJ41Oo0wk/edit

=== Key Account Development: ===
* Tasklogs aktualisieren und an Kd senden, i.d.R. Dienstags, nur INT
* Überblick Account (Projekte, Performance/Controlling)
* Budgetübersichten monatlich erstellen und an den Kunden senden, nur INT
* Account-RG-Planung prüfen, Abstimmung mit PMs -> Bei Projektverzögerungen im Projektverlauf mit Teilschluss-RG arbeiten
* Eingangsrechnungen prüfen und freigeben (lassen)
* Check Zahlungseingänge, Mahnwesen mit FiBu abstimmen
* Projekt-Rentabilitätsveränderungen
* Reportings (Budget- & Stunden-Reportings / KPI-Reportings / SoMe)
* Cockpit / BoxOffice —> Checkbox richtig setzen als Berechnungsgrundlage Erwartet/Soll/IST (Wahrscheinlichkeit)
* Check Altlasten, Projekte ohne "Abschluss" (gerne auch Filter auf Vorjahr stellen!)
* Check Altlasten, Projekte ohne „Kundenfeedback“; Reminder an Kd.!
* NWB-Projekte budgetieren (wenigstens mit HtG Kosten und Aufwand versehen) und regelmäßig controllen

=== DEV Projekte konfigurieren ===
Die Kunden DEV Projekte sind New Business Kostenstellen um:

a) neue potentielle Kunden zu erreichen

b) Bestandskunden auszubauen

sie dienen nicht internen Prozessen und Meetings, sondern wirklich für "Client '''DEV'''elopment" Alle anderen Termine und Arbeiten diese gehören auf die existierenden Kundenprojekte.

So müssen sie als [New Business] als Projektart angelegt werden, so wissen wir das die Stunden keine reinen internen h sind, sondern vielmehr einem konkreten Kunden dienen.

von [CREATED] auf [EXPECTED] das der geplante Aufwand auch im Forcast landet
[[File:Expected.png|center|thumb|900x900px]]

Onboarding Projekt Management

2023-04-19T07:28:41Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Job Description */

= Dein Projekt Manager Inselleben =
https://docs.google.com/document/d/1mbyBv8DmDrwORSNabrk2xyAQQSlskojGFYRvyTQvZOw/edit#heading=h.on81dtcfdc97

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island OS/]
*[https://resources.goos.cloud/ws/9775fbc0-b67b-11ed-9ae6-9f05ef31662d/planning Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] gesammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://resources.goos.cloud/ws/9775fbc0-b67b-11ed-9ae6-9f05ef31662d/planning Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island OS/]=====
=====[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]=====
=====[https://wiki.parasol-island.com/Leapsome Leapsome] =====
=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager:in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen in der Sketion "Plan" bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jede:r Projektverantwortliche:r plant eigenständig die Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter:innen===
Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: David Smith

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Kim Düsselberg 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Hier findest du einen genau beschriebenen [[Projektmanagement|Ablauf zur Benutzung von Asana.]]

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer:in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]
=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2023-04-19T07:27:39Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Deine Aufgaben */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island OS/]
*[https://resources.goos.cloud/ws/9775fbc0-b67b-11ed-9ae6-9f05ef31662d/planning Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] gesammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://resources.goos.cloud/ws/9775fbc0-b67b-11ed-9ae6-9f05ef31662d/planning Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island OS/]=====
=====[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]=====
=====[https://wiki.parasol-island.com/Leapsome Leapsome] =====
=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager:in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen in der Sketion "Plan" bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jede:r Projektverantwortliche:r plant eigenständig die Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter:innen===
Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: David Smith

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Kim Düsselberg 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Hier findest du einen genau beschriebenen [[Projektmanagement|Ablauf zur Benutzung von Asana.]]

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer:in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]
=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2023-02-23T14:24:32Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Projekte */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] gesammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
=====[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]=====
=====[https://wiki.parasol-island.com/Leapsome Leapsome] =====
=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager:in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jede:r Projektverantwortliche:r plant eigenständig die Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: David Smith

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Kim Düsselberg 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Hier findest du einen genau beschriebenen [[Projektmanagement|Ablauf zur Benutzung von Asana.]]

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer:in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]
=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Barauslagen Merkblatt

2023-01-18T15:44:58Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: Good old times Kaffeepiraten ;) Great new times: Covent Garden

==Barauslagen – Merkblatt==

===Grundsätzliches===

#Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
#Belege deren Ausstellungsdatum älter als 4 Wochen alt sind, werden nicht erstattet.
#Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen (siehe Link: ordnungsgemäße Rechnung https://wiki.parasol-island.com/Ordnungsgem%C3%A4%C3%9Fe_Rechnung) erfüllen.
#Bewirtungsbelege müssen auf dem Original unterschrieben sein (keine Kürzel).
#Belege über 250,-- Euro müssen die vollständigen Anschrift des Rechnungsempfängers (Parasol) und des Rechnungsausstellers beinhalten (handschriftliche Nachträge sind nicht gestattet). Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet. Unsere Rechnungsanschrift lautet: Parasol Island '''GmbH''' Neusser Str. 125 40219 Düsseldorf   
#Das Front Office hilft Euch gerne bei Fragen!

===Abrechnungsvorlagen===

*siehe: [<nowiki/>[[Vorlagen#Dokumentenvorlagen%7CVorlagen|-> Dokumentenvorlagen]]]

===Belegsortierung nach <ins>Kostenarten</ins> mit folgender <ins>Begriffsverwendung bei Projekten</ins>===

#'''Projektauslagen''' z.B. Einkauf von Materialien, Kurierdienst Folgende Kostenarten sind Sonderkosten und müssen immer getrennt gebucht werden (auch wenn es Projektauslagen sind)   
#'''Bewirtung extern''' Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
#'''Bewirtung intern''' Ihr bestellt Pizza ins Büro während einer Besprechung
#'''Crewbewirtung''' bei Dreh (sowohl intern als auch extern) <blockquote>Bewirtungsbeleg bitte mit einer vollständigen Namensliste aller bewirteter Personen, aufgeschlüsselt nach Parasol Mitarbeitern / Freelancern / Kunde / Crew einreichen</blockquote>
#'''Inhousecatering '''Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, belegte Brötchen/Teilchen stellen hier die Grenze dar
#'''Reiseverpflegung''' (siehe Reisekostenerstattung)

===Belegsortierung nach Kostenarten mit folgender Begriffsverwendung bei AZ und PSLxxDEV===

#'''Bewirtung extern''' Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
#'''Bewirtung intern''' Ihr lasst Pizza ins Büro während einer Besprechung kommen
#'''Inhousecatering '''Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, Brötchen/Teilchen Grenze stellen hier die Grenze dar.
#'''Reiseverpflegung''' (siehe Reisekostenerstattung)
#'''Reisekosten ''' ''' (Hotel, DB, Flug, etc. …siehe Reisekostenerstattung)'''
#'''Porto'''
#'''Bürobedarf '''Papier, Reinigungsbedarf, Kurierdienste…
#'''Tanken /Parkgeb.'''
#'''Geschenke '''Kunde oder Mitarbeiter?
#'''Sonstiges… '''Leistung titulieren. z.B. Schlüsseldienst, Reparatur Tor

===Einzelbelege===
 

#'''Taxibelege''' (siehe Formular) Müssen auf dem Formular mit Datum, Uhrzeit und Strecke gekennzeichnet sein. Habt Ihr eine Reihe von Taxibelegen die auf die gleiche Kostenstelle gehen, so könnt Ihr diese in einem PDF zusammenfassen. Es müssen keine einzelnen Belege, einzeln per Mail gesendet werden. Ein PDF mit allen Taxibelegen darin gescannt reicht aus, sofern diese alle für die gleiche KST bestimmt sind.   
#'''Tankquittungen''' (siehe Formular) Auf den Tankquittungen muss das Kennzeichen des betankten Fahrzeugs vermerkt sein. Habt Ihr eine Reihe von Tankbelegen die auf die gleiche Kostenstelle gehen, so könnt Ihr diese in einem PDF zusammenfassen. Es müssen keine einzelnen Belege, einzeln per Mail gesendet werden. Ein PDF mit allen Tankbelegen darin gescannt reicht aus, sofern diese alle für die gleiche KST bestimmt sind.   

===<ins>Kunden</ins>geschenke===

:Müssen mit dem Namen des Kundengeschenk-Empfängers gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 35,-- Euro netto / Person / Jahr.

===<ins>Mitarbeiter</ins>geschenke===

:Müssen mit dem Namen des Beschenkten gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 60,-- Euro brutto / Person / Monat für besondere Anlässe. Der Anlass muss benannt werden (z.B. Geburt Kind oder Jubiläum..)

===UNARTEN===

*Taxibelege privater Anbieter / UEBER-Taxi werden nicht erstattet.
*Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. von Covent Garden über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
*Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können leider nicht erstattet werden. 

===Erstattungsvorgang===
Ausgaben bei denen du mit deinem Geld in Vorleistung gegangen bist werden wie folgt administriert:

#Geld ausgeben
#Beleg ggf. um fehlende Informationen erweitern
#Beleg als PDF digitalisieren; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
#Einzelnen Beleg an [[mailto:accounting@parasol-island.com]] Betreff = Projektnummer senden
#Dir wird das Geld in diesem Fall kurzfristig (keine 28-Tage wie bei Lieferanten) auf Dein Konto zurück-überwiesen
#fertig

 '''Kosten/Belege, die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen über einen Ersatzbeleg von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.'''

Parasol Digital Rituale

2023-01-17T12:47:53Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com:

Um Routinen aufzubauen müssen wir über den Punkt heraus kommen, etwas in Frage zu stellen.
Dinge müssen selbstverständlich werden. Struktur der "kleinen" Dinge hilft uns vor allem loszulegen.

# Jedes Projekt hat ein Timing und eine Milestone Planung in Asana. Wenn ein Milestone erreicht ist, wird dieser mit Kommentar abgeschlossen.
# Vor jedem Projektstart wird ein Re-Briefing (!= das Kundenbriefing) geschrieben und im Vorfeld mit Hilfe eines Fragenkatalogs mit dem Auftraggeber abgestimmt.
# Jedes Projekt hat eine Zielsetzung. Die sich auch in Konzeptdokumenten und der Asana Overview wiederfindet.
# Der Ort der Projekt Wahrheit, an der alle wichtigen Informationen zugänglich sein müssen, ist in Asana die Übersichtsseite.
# Jedes Dokument trägt die Projektnummer im Titel. Und jedes Dokument das versendet wird basiert auf einer Vorlage mit PSL Logo, Seitenzahl, Versionierung & Autor.
# Passwörter werden in 1password gespeichert. Unter Nennung der Projektnummer im Kunden Vault.
# Der Project Lead plant die Stunden der Projektbeteiligten und Projektbeteiligte planen ihre Aufgaben so darin, dass sie hineinpassen.
# Wenn das Projekt ausfällt oder verschoben wird, hilft der Projektlead ein neues Projekt zu beschaffen und benachrichtigt den Mitarbeiter:in, sowie den Team Lead.
# Die Zeiterfassung erfolgt bis spätestens Montag die Woche drauf. Deine operative (=Projekt) AZ sollte über 80% liegen.
# Termine mit Projektbezug tragen die Projektnummer im Titel.
# Jedes Meeting hat eine Agenda im Vorfeld und einen Meeting Bericht im Nachgang. Es muss auch nicht immer eine Stunde dauern.
# Wenn ein Meeting eingestellt werden: die Gmail Funktion “wer hat Zeit” nutzen. Wer nicht dabei sein muss wird als „optional“ eingestellt.
# Wichtige Stände von Keynotes, Designs, MIRO Bords und ähnlichem werden vom Fachbereich Konzeption, Design oä. im Drive Projektordner abgelegt. Mit Datum!
# Das Fortbildungsbudget (In Zeit sowie Geld) ist keine Option. Es dient zur Fortbildung. Ab 2023 ist pro Halbjahr für jeden Mitarbeiter:in eine dokumentierte Fortbildung verpflichtend.
# Die Kernarbeitszeiten sind zwischen 10:00 und 15:00 Uhr an fünf Werktagen in der Woche. Die Wochenarbeitszeit beträgt 40 Stunden in der Woche. Die Urlaubstage sind 30.
# Zweimal im Jahr informiert die Geschäftsführung alle über den Zustand und die Zukunft der Insel. Wir nennen es THM.
# Und zweimal im Jahr hat jede:r Mitarbeiter:in ein dokumentiertes Personalgespräch mit seinem/ihrem Vorgesetzten/Vorgesetzte.
# Wenn du etwas Falsches im Wiki bemerkst: lösch es. Ist eine Frage dort nicht beantwortet: trag sie ein oder ergänze.
# Wenn du etwas verändern magst: mach einen möglichst präzisen Vorschlag!
# Konfis: Bitte buchen und auch FMAs bitten sie ordentlich zu buchen.
# Projekt Controlling wird regelmäßig und immer nochmal vor Monatsende in Augenschein genommen (Basisdaten Check, Rechnungsstellung Check, Cockpit Check)
#

Parasol Digital Rituale

2023-01-17T12:43:14Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com:

Um Routinen aufzubauen müssen wir über den Punkt heraus kommen, etwas in Frage zu stellen.
Dinge müssen selbstverständlich werden. Struktur der "kleinen" Dinge hilft uns vor allem loszulegen.

# Jedes Projekt hat ein Timing und eine Milestone Planung in Asana. Wenn ein Milestone erreicht ist, wird dieser mit Kommentar abgeschlossen.
# Vor jedem Projektstart wird ein Re-Briefing (!= das Kundenbriefing) geschrieben und im Vorfeld mit Hilfe eines Fragenkatalogs mit dem Auftraggeber abgestimmt.
# Jedes Projekt hat eine Zielsetzung. Die sich auch in Konzeptdokumenten und der Asana Overview wiederfindet.
# Der Ort der Projekt Wahrheit, an der alle wichtigen Informationen zugänglich sein müssen, ist in Asana die Übersichtsseite.
# Jedes Dokument trägt die Projektnummer im Titel. Und jedes Dokument das versendet wird basiert auf einer Vorlage mit PSL Logo, Seitenzahl, Versionierung & Autor.
# Passwörter werden in 1password gespeichert. Unter Nennung der Projektnummer im Kunden Vault.
# Der Project Lead plant die Stunden der Projektbeteiligten und Projektbeteiligte planen ihre Aufgaben so darin, dass sie hineinpassen.
# Wenn das Projekt ausfällt oder verschoben wird, hilft der Projektlead ein neues Projekt zu beschaffen und benachrichtigt den Mitarbeiter sowie den Teamleid.
# Die Zeiterfassung erfolgt bis spätestens Montag die Woche drauf. Deine operative (=Projekt) AZ sollte über 80% liegen.
# Termine mit Projektbezug tragen die Projektnummer im Titel.
# Jedes Meeting hat eine Agenda im Vorfeld und einen Meeting Bericht im Nachgang. Es muss auch nicht immer eine Stunde dauern.
# Wenn ein Meeting eingestellt werden: die Gmail Funktion “wer hat Zeit” nutzen. Wer nicht dabei sein muss wird als „optional“ eingestellt.
# Wichtige Stände von Keynotes, Designs, MIRO Bords und ähnlichem werden vom Fachbereich Konzeption, Design oä. im Drive Projektordner abgelegt. Mit Datum!
# Das Fortbildungsbudget (In Zeit sowie Geld) ist keine Option. Es dient zur Fortbildung. Ab 2023 ist pro Halbjahr für jeden Mitarbeiter eine dokumentierte Fortbildung verpflichtend.
# Die Kernarbeitszeiten sind zwischen 10:00 und 15:00 Uhr an fünf Werktagen in der Woche. Die Wochenarbeitszeit beträgt 40 Stunden in der Woche. Die Urlaubstage sind 30.
# Zweimal im Jahr informiert die Geschäftsführung alle über den Zustand und die Zukunft der Insel. Wir nennen es THM.
# Und zweimal im Jahr hat jeder Mitarbeiter ein dokumentiertes Personalgespräch mit seinem Vorgesetzten.
# Wenn du etwas falsches im Wiki bemerkst: lösch es. Ist eine Frage dort nicht beantwortet wird: trag sie ein.
# Wenn du etwas verändern magst: mach einen möglichst präzisen Vorschlag!
# Konfis: Bitte buchen und auch FMAs bitten sie ordentlich zu buchen.
# Projekt Controlling wird regelmäßig und immer nochmal vor Monatsende in Augenschein genommen (Basisdaten Check, Rechnungsstellung Check, Cockpit Check)
#

Parasol Digital Rituale

2023-01-17T12:37:51Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com:

Um Routinen aufzubauen müssen wir über den Punkt heraus kommen, etwas in Frage zu stellen.
Dinge müssen selbstverständlich werden. Struktur der "kleinen" Dinge hilft uns vor allem loszulegen.

# Jedes Projekt hat ein Timing und eine Milestone Planung in Asana. Wenn ein Milestone erreicht ist, wird dieser mit Kommentar abgeschlossen.
# Vor jedem Projektstart wird ein Re-Briefing (!= das Kundenbriefing) geschrieben und im Vorfeld mit Hilfe eines Fragenkatalogs mit dem Auftraggeber abgestimmt.
# Jedes Projekt hat eine Zielsetzung. Die sich auch in Konzeptdokumenten und der Asana Overview wiederfindet.
# Der Ort der Projekt Wahrheit, an der alle wichtigen Informationen zugänglich sein müssen, ist in Asana die Übersichtsseite.
# Jedes Dokument trägt die Projektnummer im Titel. Und jedes Dokument das versendet wird basiert auf einer Vorlage mit PSL Logo, Seitenzahl, Versionierung & Autor.
# Passwörter werden in 1password gespeichert. Unter Nennung der Projektnummer im Kunden Vault.
# Der Project Lead plant die Stunden der Projektbeteiligten und Projektbeteiligte planen ihre Aufgaben so darin, dass sie hineinpassen.
# Wenn das Projekt ausfällt oder verschoben wird, hilft der Projektlead ein neues Projekt zu beschaffen und benachrichtigt den Mitarbeiter sowie den Teamleid.
# Die Zeiterfassung erfolgt bis spätestens Montag die Woche drauf. Deine operative (=Projekt) AZ sollte über 80% liegen.
# Termine mit Projektbezug tragen die Projektnummer im Titel.
# Jedes Meeting hat eine Agenda im Vorfeld und einen Meeting Bericht im Nachgang. Es muss auch nicht immer eine Stunde dauern.
# Wenn ein Meeting eingestellt werden: die Gmail Funktion “wer hat Zeit” nutzen. Wer nicht dabei sein muss wird als „optional“ eingestellt.
# Wichtige Stände von Keynotes, Designs, MIRO Bords und ähnlichem werden vom Fachbereich Konzeption, Design oä. im Drive Projektordner abgelegt. Mit Datum!
# Das Fortbildungsbudget (In Zeit sowie Geld) ist keine Option. Es dient zur Fortbildung. Ab 2023 ist pro Halbjahr für jeden Mitarbeiter eine dokumentierte Fortbildung verpflichtend.
# Die Kernarbeitszeiten sind zwischen 10:00 und 15:00 Uhr an fünf Werktagen in der Woche. Die Wochenarbeitszeit beträgt 40 Stunden in der Woche. Die Urlaubstage sind 30.
# Zweimal im Jahr informiert die Geschäftsführung alle über den Zustand und die Zukunft der Insel. Wir nennen es THM.
# Und zweimal im Jahr hat jeder Mitarbeiter ein dokumentiertes Personalgespräch mit seinem Vorgesetzten.
# Wenn du etwas falsches im Wiki bemerkst: lösch es. Ist eine Frage dort nicht beantwortet wird: trag sie ein.
# Wenn du etwas verändern magst: mach einen möglichst präzisen Vorschlag!
# Konfis: Bitte buchen und auch FMAs bitten sie ordentlich zu buchen.
#

Parasol Digital Rituale

2023-01-17T12:36:37Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com:

Um Routinen aufzubauen müssen wir über den Punkt heraus kommen, etwas in Frage zu stellen.
Dinge müssen selbstverständlich werden. Struktur der "kleinen" Dinge hilft uns vor allem loszulegen.

# Jedes Projekt hat ein Timing und eine Milestone Planung in Asana. Wenn ein Milestone erreicht ist, wird dieser mit Kommentar abgeschlossen.
# Vor jedem Projektstart wird ein Re-Briefing (!= das Kundenbriefing) geschrieben und im Vorfeld mit Hilfe eines Fragenkatalogs mit dem Auftraggeber abgestimmt.
# Jedes Projekt hat eine Zielsetzung. Die sich auch in Konzeptdokumenten und der Asana Overview wiederfindet.
# Der Ort der Projekt Wahrheit, an der alle wichtigen Informationen zugänglich sein müssen, ist in Asana die Übersichtsseite.
# Jedes Dokument trägt die Projektnummer im Titel. Und jedes Dokument das versendet wird basiert auf einer Vorlage mit PSL Logo, Seitenzahl, Versionierung & Autor.
# Passwörter werden in 1password gespeichert. Unter Nennung der Projektnummer im Kunden Vault.
# Der Project Lead plant die Stunden der Projektbeteiligten und Projektbeteiligte planen ihre Aufgaben so darin, dass sie hineinpassen.
# Wenn das Projekt ausfällt oder verschoben wird, hilft der Projektlead ein neues Projekt zu beschaffen und benachrichtigt den Mitarbeiter sowie den Teamleid.
# Die Zeiterfassung erfolgt bis spätestens Montag die Woche drauf. Deine operative (=Projekt) AZ sollte über 80% liegen.
# Termine mit Projektbezug tragen die Projektnummer im Titel.
# Jedes Meeting hat eine Agenda im Vorfeld und einen Meeting Bericht im Nachgang. Es muss auch nicht immer eine Stunde dauern.
# Wenn ein Meeting eingestellt werden: die Gmail Funktion “wer hat Zeit” nutzen. Wer nicht dabei sein muss wird als „optional“ eingestellt.
# Wichtige Stände von Keynotes, Designs, MIRO Bords und ähnlichem werden im Drive Projektordner abgelegt. Mit Datum!
# Das Fortbildungsbudget (In Zeit sowie Geld) ist keine Option. Es dient zur Fortbildung. Ab 2023 ist pro Halbjahr für jeden Mitarbeiter eine dokumentierte Fortbildung verpflichtend.
# Die Kernarbeitszeiten sind zwischen 10:00 und 15:00 Uhr an fünf Werktagen in der Woche. Die Wochenarbeitszeit beträgt 40 Stunden in der Woche. Die Urlaubstage sind 30.
# Zweimal im Jahr informiert die Geschäftsführung alle über den Zustand und die Zukunft der Insel. Wir nennen es THM.
# Und zweimal im Jahr hat jeder Mitarbeiter ein dokumentiertes Personalgespräch mit seinem Vorgesetzten.
# Wenn du etwas falsches im Wiki bemerkst: lösch es. Ist eine Frage dort nicht beantwortet wird: trag sie ein.
# Wenn du etwas verändern magst: mach einen möglichst präzisen Vorschlag!
# Konfis: Bitte buchen und auch FMAs bitten sie ordentlich zu buchen.
#

Parasol Digital Rituale

2023-01-17T12:35:33Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: Added Ritual 22.

Um Routinen aufzubauen müssen wir über den Punkt heraus kommen, etwas in Frage zu stellen.
Dinge müssen selbstverständlich werden. Struktur der "kleinen" Dinge hilft uns vor allem loszulegen.

# Jedes Projekt hat ein Timing und eine Milestone Planung in Asana. Wenn ein Milestone erreicht ist, wird dieser mit Kommentar abgeschlossen.
# Vor jedem Projektstart wird ein Re-Briefing (!= das Kundenbriefing) geschrieben und im Vorfeld mit Hilfe eines Fragenkatalogs mit dem Auftraggeber abgestimmt.
# Jedes Projekt hat eine Zielsetzung. Die sich auch in Konzeptdokumenten und der Asana Overview wiederfindet.
# Der Ort der Projekt Wahrheit, an der alle wichtigen Informationen zugänglich sein müssen, ist in Asana die Übersichtsseite.
# Jedes Dokument trägt die Projektnummer im Titel. Und jedes Dokument das versendet wird basiert auf einer Vorlage mit PSL Logo, Seitenzahl, Versionierung & Autor.
# Passwörter werden in 1password gespeichert. Unter Nennung der Projektnummer im Kunden Vault.
# Der Project Lead plant die Stunden der Projektbeteiligten und Projektbeteiligte planen ihre Aufgaben so darin, dass sie hineinpassen.
# Wenn das Projekt ausfällt oder verschoben wird, hilft der Projektlead ein neues Projekt zu beschaffen und benachrichtigt den Mitarbeiter sowie den Teamleid.
# Die Zeiterfassung erfolgt bis spätestens Montag die Woche drauf. Deine operative (=Projekt) AZ sollte über 80% liegen.
# Termine mit Projektbezug tragen die Projektnummer im Titel.
# Jedes Meeting hat eine Agenda im Vorfeld und einen Meeting Bericht im Nachgang. Es muss auch nicht immer eine Stunde dauern.
# Wenn ein Meeting eingestellt werden: die Gmail Funktion “wer hat Zeit” nutzen. Wer nicht dabei sein muss wird als „optional“ eingestellt.
# Wichtige Stände von Keynotes, Designs, MIRO Bords und ähnlichem werden im Drive Projektordner abgelegt. Mit Datum!
# Das Fortbildungsbudget (In Zeit sowie Geld) ist keine Option. Es dient zur Fortbildung. Ab 2023 ist pro Halbjahr für jeden Mitarbeiter eine dokumentierte Fortbildung verpflichtend.
# Die Kernarbeitszeiten sind zwischen 10:00 und 15:00 Uhr an fünf Werktagen in der Woche. Die Wochenarbeitszeit beträgt 40 Stunden in der Woche. Die Urlaubstage sind 30.
# Zweimal im Jahr informiert die Geschäftsführung alle über den Zustand und die Zukunft der Insel. Wir nennen es THM.
# Und zweimal im Jahr hat jeder Mitarbeiter ein dokumentiertes Personalgespräch mit seinem Vorgesetzten.
# Wenn du etwas falsches im Wiki bemerkst: lösch es. Ist eine Frage dort nicht beantwortet wird: trag sie ein.
# Wenn du etwas verändern magst: mach einen möglichst präzisen Vorschlag!
# Konfis: Bitte buchen und auch FMAs bitten sie ordentlich zu buchen.
# Die Zeiterfassung ist bitte mindestens wöchentlich vorzunehmen (gerne tagesaktuell), da sie die Basis für unser Projekt Controlling bildet, sowie Projektabschlüsse abhängig von ihr sind.

Parasol Digital Rituale

2023-01-16T09:43:58Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com:

# Jedes Projekt hat ein Timing und eine Milestone Planung in Asana. Wenn ein Milestone erreicht ist, wird dieser mit Kommentar abgeschlossen.
# Vor jedem Projektstart wird ein Re-Briefing (!= das Kundenbriefing) geschrieben und im Vorfeld mit Hilfe eines Fragenkatalogs mit dem Auftraggeber abgestimmt.
# Jedes Projekt hat eine Zielsetzung. Die sich auch in Konzeptdokumenten und der Asana Overview wiederfindet.
# Der Ort der Projekt Wahrheit, an der alle wichtigen Informationen zugänglich sein müssen, ist in Asana die Übersichtsseite.
# Jedes Dokument trägt die Projektnummer im Titel. Und jedes Dokument das versendet wird basiert auf einer Vorlage mit PSL Logo, Seitenzahl, Versionierung & Autor.
# Passwörter werden in 1password gespeichert. Unter Nennung der Projektnummer im Kunden Vault.
# Der Project Lead plant die Stunden der Projektbeteiligten und Projektbeteiligte planen ihre Aufgaben so darin, dass sie hineinpassen.
# Wenn das Projekt ausfällt oder verschoben wird, hilft der Projektlead ein neues Projekt zu beschaffen und benachrichtigt den Mitarbeiter sowie den Teamleid.
# Die Zeiterfassung erfolgt bis spätestens Montag die Woche drauf. Deine operative (=Projekt) AZ sollte über 80% liegen.
# Termine mit Projektbezug tragen die Projektnummer im Titel.
# Jedes Meeting hat eine Agenda im Vorfeld und einen Meeting Bericht im Nachgang. Es muss auch nicht immer eine Stunde dauern.
# Wenn ein Meeting eingestellt werden: die Gmail Funktion “wer hat Zeit” nutzen. Wer nicht dabei sein muss wird als „optional“ eingestellt.
# Wichtige Stände von Keynotes, Designs, MIRO Bords und ähnlichem werden im Drive Projektordner abgelegt. Mit Datum!
# Das Fortbildungsbudget (In Zeit sowie Geld) ist keine Option. Es dient zur Fortbildung. Ab 2023 ist pro Halbjahr für jeden Mitarbeiter eine dokumentierte Fortbildung verpflichtend.
# Die Kernarbeitszeiten sind zwischen 10:00 und 15:00 Uhr an fünf Werktagen in der Woche. Die Wochenarbeitszeit beträgt 40 Stunden in der Woche. Die Urlaubstage sind 30.
# Zweimal im Jahr informiert die Geschäftsführung alle über den Zustand und die Zukunft der Insel. Wir nennen es THM.
# Und zweimal im Jahr hat jeder Mitarbeiter ein dokumentiertes Personalgespräch mit seinem Vorgesetzten.
# Wenn du etwas falsches im Wiki bemerkst: lösch es. Ist eine Frage dort nicht beantwortet wird: trag sie ein.
# Wenn du etwas verändern magst: mach einen möglichst präzisen Vorschlag!
# Konfis: Bitte buchen und auch FMAs bitten sie ordentlich zu buchen.
# [hier könnte deine Regel stehen]

Onboarding Projekt Management

2023-01-12T09:51:39Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Smartsheet */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] gesammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
=====[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]=====
=====[https://wiki.parasol-island.com/Leapsome Leapsome] =====
=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: David Smith

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Kim Düsselberg 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Hier findest du einen genau beschriebenen [[Projektmanagement|Ablauf zur Benutzung von Asana.]]

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

[https://app.asana.com/0/1201947100626323/1202088036812497 How to Ticket]

=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2023-01-12T09:50:57Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Essential Tools */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] gesammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
=====[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]=====
=====[[Leapsome]] =====
=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: David Smith

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Kim Düsselberg 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Hier findest du einen genau beschriebenen [[Projektmanagement|Ablauf zur Benutzung von Asana.]]

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

[https://app.asana.com/0/1201947100626323/1202088036812497 How to Ticket]

=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2023-01-11T11:10:54Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Mitarbeiter */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] gesammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] 

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: David Smith

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Kim Düsselberg 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Hier findest du einen genau beschriebenen [[Projektmanagement|Ablauf zur Benutzung von Asana.]]

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

[https://app.asana.com/0/1201947100626323/1202088036812497 How to Ticket]

=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2023-01-11T11:06:40Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Mitarbeiter */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] gesammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] 

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: David Smith

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Kim Düsselberg 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Hier findest du einen genau beschriebenen [[Projektmanagement|Ablauf zur Benutzung von Asana.]]

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

[https://app.asana.com/0/1201947100626323/1202088036812497 How to Ticket]

=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2023-01-11T11:01:47Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Projektmanagement Jour Fixe */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] gesammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] 

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
BITTE AUSFÜLLEN 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Hier findest du einen genau beschriebenen [[Projektmanagement|Ablauf zur Benutzung von Asana.]]

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

[https://app.asana.com/0/1201947100626323/1202088036812497 How to Ticket]

=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Projektmanagement

2023-01-11T10:40:35Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Übersichts Seite / Overview Page */

== Asana Workflow ==

=== Übersichts Seite / Overview Page ===
Herzlich Willkommen auf der Insel und im Team der Projektmanager:innen!

Hier findest du alle relevanten Informationen bezüglich der Nutzung von Asana.

Natürlich wissen wir, dass im Projektmanagement zahlreiche Arten, Tools und Methoden umgesetzt werden können um die einzelnen Projekte erfolgreich abzuschließen.

Da wir auf der Insel häufig in verscheidenden Teams, mit verschiedenen Kollegen zusammenarbeiten, haben wir versucht ein einheitliches, projektübergreifendes Konzept zu entwickeln,

wie wir Asana am besten in unseren Arbeitsalltag einbinden.
 

==== '''Workflow''' ====
Der wichtigste Step zu Beginn eines Projektes ist die Mitteilung und Bereitstellung der wichtigsten Informationen, Verlinkungen, Ansprechpartner etc.

Diese Informationen werden auf der Projektmanagement Overview-Page zusammenfasst: https://app.asana.com/0/1201947100626323/overview

Infos zu folgenden Punkten sollten vorhanden sein:

* '''''How we collaborate''''' - allgemeine Infos zum Projekt
* '''''Verlinkungen''''' zu Smartsheet, Drive foldern, Gitpages, Presentation usw.
* '''''Ansprechpartner''''' - Kunden, FMAs, Lieferanten etc.
* '''''Projekt Rolle'''n'' - wer ist im Team und wer nimmt welche Rolle ein
* '''''Key Ressources''''' - Brand Guidelines, Präsentationen, Briefings
* '''''Milestones''''' - was sind die wichtigsten Punkte, die das Team während des Ablaufes präsent habe sollen
 

==== Was sollte auf der Overview Page abgebildet werden ? ====
''How we collaborate:''

In dieser section beschreiben wir einmal grob worum es im Projekt geht, wie die Betreuung aussieht und was eventuell die Besonderheiten sind.

In einem gemeinsamen Team-Meeting sollte diese Übersicht einmal vorgestellt werden, so dass jeder im Team weiss, wo er Antworten auf seine Fragen findet, aber auch selbst informationen etc. fortlaufend hinterlegen kann.

'''''Basisinformationen''' (in Kürze):''

Um welchen Kunden handelt es sich? Seit wann ist es unser Kunde? Was machen wir für diesen Kunden? Welche Besonderheiten gibt es ?
 

==== Informationen und Verlinkungen ====
Damit alle Projektmitarbeiter alle Informationen und Verlinkungen eigenständig finden, wäre es klasse, wenn du die folgen Aufzählungen auf der Übersichtsseite mit einbinden würdest.

''Gitpages:''':'''''

(Hier liegen alle wichtigen Dokumentationen zu unseren Kunden. Bei Fragen stehen David und Andreas zur Verfügung, sie sind für die Pflege der Gitpages verantwortlich.

'''''Drive:'''''

(Unterschiedlichste Ablagen für Design / Konzept etc.)

''Aktuelle Tasks im Smartsheet:''

(Für alle, die auf ihren Projekten mit Smartsheet arbeiten: es wäre super, wenn ihr die Milestones etc. Auch hier bei Asana hinterlegen würdet)

''(Pitch-) '''Präsentationen:'''''

(Sämtliche Präsentationen - Pitch, Strategie, Agenda etc. auf die immer wieder zugegriffen wird)

'''''Datasheet / Analytics / Reportings:'''''

(Verlinkungen zu Dashboards, Reportings, Analyticsaccounts)

''Zugänge Social Media Kanäle:''

(Hier kann man auch direkt zu 1Password verlinken, sodass jeder die Zugänge schnell findet)

'''''Diverse Informations- / Bilddatenbanken:'''''

(z.B bei Volkswagen)

''Ansprechpartner Kunde:''

(Hier kann ebenfalls ein direkter Link erfolgen. Contacts)
 

==== Projektrollen ====
In der nächsten Section findest du die '''Projektrollen'''.

Die Projektrollen zeigen den Teammitgliedern, welche Projektmitarbeiter welche Rollen des Projektes einnehmen.

Du wählst als zunächst alle Projektmitarbeiter aus und weist ihnen anschließend eine Rolle (wie z.B. Projektmanager, Designer, Konzeption etc.) zu.

Danach folgen die „'''wichtigen Ressourcen“'''. Hier kannst du alle, fürs Projekt wichtigen, Briefings, Tabellen, Kalkulationen etc. Hinzufügen, sodass jeder Projektmitarbeiter diese Dokument jederzeit einsehen kann. 
[[File:Bildschirmfoto_2022-04-07_um_11.17.46.png|alt=|frameless|500x500px]]

==== Was ist der Status ====
Zusätzlich findest du rechts den Bereich '''„Was ist der Status“.'''

Hier können wir News mit dem Team teilen wie z.B. Status Updates nach Jour Fix Terminen.

Außerdem signalisierst du hier, ob ein Projekt on track ist, at risk oder off track.

[[File:Bildschirmfoto_2022-04-07_um_11.17.30.png|alt=|frameless|318x318px]]

Meilensteine

Zu guter Letzt kannst du auf der Übersichts Seite Meilensteine definieren.

Diese ermöglichen den andern Mitarbeitern eine direkte Übersicht, welche Aufgaben von enormer Bedeutung für das Projekt sind.

Zudem ist dort sofort das Fälligkeitsdatum des jeweiligen Meilensteins zu entnehmen.

[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.18.16.png|frameless|600x600px]]

=== Liste ===
Unter dem Menüpunkt Liste ist es möglich alle Meilensteine, projektbezogene Aufgaben, besondere Informationen etc. einzusehen.

Das Prinzip gleicht dem normalen Ticketsystem. Einen Überbegriff definieren, die Aufgabe benennen und anschließend das Ticket nach dem gewohnten Ablauf aufsetzen (Fälligkeit,

Verantwortlicher, Projektnummer, Beschreibung, Anhänge).

[[File:Bildschirmfoto_2022-04-07_um_15.42.53.png|alt=|frameless|600x600px]]

Onboarding Projekt Management

2022-08-09T10:03:49Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Asana als Projektmanager*in */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] besammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] 

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
BITTE AUSFÜLLEN 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

[https://app.asana.com/0/1201947100626323/1202088036812497 How to Ticket]

=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2022-08-09T10:00:36Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Projektmanagement Jour Fixe */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] besammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] 

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
BITTE AUSFÜLLEN 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2022-08-09T09:50:15Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Urlaubsvertretung */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] 

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
BITTE AUSFÜLLEN 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2022-08-09T09:48:47Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Mir zugewiesene Tickets */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] 

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
BITTE AUSFÜLLEN 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunzieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2022-08-09T09:39:47Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Generell */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] 

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
BITTE AUSFÜLLEN 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Mir zugewiesene Tickets===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu. 

* Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
* Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst. 
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

===Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
* PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunzieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2022-08-09T09:38:34Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Asana */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] 

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
BITTE AUSFÜLLEN 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Mir zugewiesene Tickets===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu. 

* Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
* Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst. 
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

===Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
* PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunzieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2022-08-09T09:37:03Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Dateianhänge / Google Drive Links */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] 

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
BITTE AUSFÜLLEN 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Mir zugewiesene Tickets===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu. 

* Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert. Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst. 
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

===Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
* PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamten Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunzieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Onboarding Projekt Management

2022-08-09T09:30:47Z

Luisa.vohrer@parasol-island.com: /* Deine Aufgaben */

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] 

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
BITTE AUSFÜLLEN 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Mir zugewiesene Tickets===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Dir wird das Ticket vom Projektmanager, Kollegen aus der Kreation oder Redaktion zugewiesen. 

* Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert. 
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

===Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
* PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Zu Beginn eines Projekts bekommst du einen Freischaltungslink zum Arbeitsordner.

Diese Ordner beinhaltet alle Dateien, die du für das Projekt benötigst. 

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunzieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

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