Parasol - User contributions [en]

ANM Producing

2023-04-19T16:12:01Z

Joachim Kammer: /* Projektertrag - Erwartung an Producer:innen */

Auf dieser Seite sammeln wir wichtige Informationen über das Producing im Animation Department. Viele für Producer:innen wichtige Tools und Informationen, sind aber auch auf der allgemeinen [[Animation Department]] Wikipage gesammelt, da sie auch für andere Mitarbeiter:innen relevant sind.

=== Projektertrag - Erwartung an Producer:innen ===
Als Producer:in bist du dafür verantwortlich, dass die Projekte gewinnbringend abschließen. Der sogenannte Ertrag ist dabei die Kennzahl, die du stets im Blick haben musst. Für jedes Projekt, welches im Animation Team stattfindet, egal ob Postproduktion eines Films, Motion Design oder 3D-Projekt, gilt dabei: '''Das Projekt muss einen Ertrag von mindestens 15% oder mehr erzielen.'''

Um dies sicherzustellen, gelten folgende Regeln:

# Jedes Angebot, welches unser Haus verlässt, hat eine Ertragsprognose von mindestens 15%.
# Jedes laufende Projekt hat eine Ertragsprognose von mindestens 15%. 
Ist ein Projekt in der Angebotsphase unter 15%, gilt Folgendes:

# Überprüfe, ob du interne oder externe Aufwände sparen kannst.
# Beurteile, ob die Leistung für ein höheres Budget angeboten werden kann.
# Wenn du beide Fragen mit nein beantworten kannst und das Projekt nicht eigenständig über die 15% bringen kannst, sprich den Head of Production an

Wichtig: Die Entscheidung zu einer Projektabsage aus budgetären („Wir schaffen es nicht, den Zielpreis zu treffen“) oder kapazitären Gründen („Wir haben zu wenig Ressourcen, intern wie extern.“) trifft nur der Head of Department mit dem Controlling (Jo Kammer).

Wenn ein laufendes Projekt unter die Ertragsprognose von 15% fällt, gilt Folgendes:

# Überprüfe, ob du interne oder externe Aufwände sparen kannst.
# Beurteile, ob du nachkalkulieren kannst.
# Informiere immer und ohne Ausnahme schriftlich den Head of Production sowie Controlling (Jo Kammer) und besprich die notwendigen Maßnahmen, um wieder auf mindestens 15% Ertrag zu gelangen.

Hier folgen ergänzende Infos:

15% Ertrag ist das Minimum, besser ist daher eine Planung im Bereich von 20% bis 25%. Das alles ist natürlich nur sinnvoll umsetzbar, wenn die Kalkulation vollständig mit allen internen und externen Aufwänden erstellt wurde, Änderungen in Budget oder Aufwand immer zeitnah in der Kalkulation nachvollzogen werden und das Team immer zeitnah die Zeit erfasst sowie Freelancer:innen und Dienstleister zeitnah Rechnungen stellen.

=== Producing Skills ===
Was macht ein gutes Producing aus? Die Frage ist generell gar nicht schwer zu beantworten. Versetze dich in die Kundenposition (sind wir ja auch bei z.B. Tonstudios) und überlege, wie du behandelt werden möchtest, was dir das Leben in der Zusammenarbeit erleichtert, was dich für den nächsten Job wiederkommen lässt. Hier ein paar Tipps, die wir für uns identifiziert haben: [[Producing skills]]

ANM Producing

2023-04-19T16:04:04Z

Joachim Kammer: /* Projektertrag - Erwartung an Producer:innen */

Auf dieser Seite sammeln wir wichtige Informationen über das Producing im Animation Department. Viele für Producer:innen wichtige Tools und Informationen, sind aber auch auf der allgemeinen [[Animation Department]] Wikipage gesammelt, da sie auch für andere Mitarbeiter:innen relevant sind.

=== Projektertrag - Erwartung an Producer:innen ===
Als Producer:in bist du dafür verantwortlich, dass die Projekte gewinnbringend abschließen. Der sogenannte Ertrag ist dabei die Kennzahl, die du stets im Blick haben musst. Für jedes Projekt, welches im Animation Team stattfindet, egal ob Postproduktion eines Films, Motion Design oder 3D-Projekt, gilt dabei: '''Das Projekt muss einen Ertrag von mindestens 15% oder mehr erzielen.'''

Um dies sicherzustellen, gelten folgende Regeln:

# Jedes Angebot, welches unser Haus verlässt, hat eine Ertragsprognose von mindestens 15%.
# Jedes laufende Projekt hat eine Ertragsprognose von mindestens 15%. 
Ist ein Projekt in der Angebotsphase unter 15%, gilt Folgendes:

# Überprüfe, ob du interne oder externe Aufwände sparen kannst.
# Beurteile, ob die Leistung für ein höheres Budget angeboten werden kann.
# Wenn du beide Fragen mit nein beantworten kannst und das Projekt nicht eigenständig über die 15% bringen kannst, sprich den Head of Production an

Wichtig: Die Entscheidung zu einer Projektabsage aus budgetären („Wir schaffen es nicht, den Zielpreis zu treffen“) oder kapazitären Gründen („Wir haben zu wenig Ressourcen, intern wie extern.“) trifft nur der Head of Department mit dem Controlling (Jo Kammer).

Wenn ein laufendes Projekt unter die Ertragsprognose von 15% fällt, gilt Folgendes:

# Überprüfe, ob du interne oder externe Aufwände sparen kannst.
# Beurteile, ob du nachkalkulieren kannst.
# Informiere immer und ohne Ausnahme schriftlich den Head of Production sowie Controlling (Jo Kammer) und besprich mit ihm die notwendigen Maßnahmen, um wieder auf mindestens 15% Ertrag zu gelangen.

Hier folgen ergänzende Infos:

15% Ertrag ist das Minimum, besser ist daher eine Planung im Bereich von 20% bis 25%. Das alles ist natürlich nur sinnvoll umsetzbar, wenn die Kalkulation vollständig mit allen internen und externen Aufwänden erstellt wurde, Änderungen in Budget oder Aufwand immer zeitnah in der Kalkulation nachvollzogen werden und das Team immer zeitnah die Zeit erfasst sowie Freelancer:innen und Dienstleister zeitnah Rechnungen stellen.

=== Producing Skills ===
Was macht ein gutes Producing aus? Die Frage ist generell gar nicht schwer zu beantworten. Versetze dich in die Kundenposition (sind wir ja auch bei z.B. Tonstudios) und überlege, wie du behandelt werden möchtest, was dir das Leben in der Zusammenarbeit erleichtert, was dich für den nächsten Job wiederkommen lässt. Hier ein paar Tipps, die wir für uns identifiziert haben: [[Producing skills]]

How to: OS/

2023-04-19T08:33:37Z

Joachim Kammer: /* Angebotsstruktur FLM */

'''PSL Onboarding'''

Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis) 

== '''Übersicht OS/ ''' ==
== OS/ Budget ==
In OS/ Budget werden Projekte angelegt und kalkuliert
siehe 

[[Parasol OS/|https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island]]

== OS/ Contacts ==
Unsere eigene Contacts Applikation, in der neue Kontakte angelegt und verwaltet werden:
[[Parasol OS/ Contacts|https://wiki.parasol-island.com/Parasol_OS/_Contacts]]

 

== '''Projektanlage & Angebotsstruktur''' ==
 
== Neues Projekt anlegen in der OS ==
Oben rechts entdeckt ihr den Button "Projekt anlegen" womit ihr ganz einfach euer neues Projekt erstellen könnt:
[[File:Bildschirmfoto 2023-04-18 um 14.17.34 .png|800px]]

== Projekt erstellen ==

Nachdem ihr auf den Button geklickt habt erscheint ein kleines Fenster, in dem ihr euer Projekt benennen könnt und die Kostenstelle sowie auch den Kunden auswählen könnt.

[[File:Bildschirmfoto 2023-04-18 um 17.07.14.png|800px]]

== Rechnungen schreiben ==

Sobald euer Projekt erstellt ist und ihr in eurem Projekt drin seid, seht ihr oben rechts sechs Reiter

einer davon heißt "Ausgangsrechnung" dort könnt ihr ganz entspannt eure Rechnung schreiben.
[[File:Bildschirmfoto 2023-04-18 um 14.30.04.png|800px]]

== Eingangsrechnungen / Fremdleistungen ==

== Nutzungsrechte Buyouts ==
Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in der Agentursoftware unter 
'''Administration/Verträge/Nutzungsrechte''' 
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden. 

Auf der Startseite werden im Zeitraum 6 Wochen VOR und NACH Ablauf des Nutzungsrechts einzelheiten angezeigt. 

Bitte regelmäßig darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) Denn es kan ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist. 
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsquenzen. 

[[File:Nutzungsrechte.png|500px]] 

[[Nutzungsrechte und Buyouts|zu weiteren Details:]]

== Beauftragung freier Mitarbeiter / Artbuying==
Für die Beauftragung freier Mitarbeiter haben wir einen bestimmten Prozeß: [[Artbuying-Prozess]] 
Du hast einen neuen Freelancer, den du beauftragen möchtest? Bitte unbedingt wie hier beschrieben vorgehen: [[Artbuying]]

== Angebots-Split ==
Ein Projekt-Split wird gemacht sobald ein Projekt Leistungen von mehreren Departments erfordert welche über 5.000,- EUR liegen! Das gilt immer! Hier geht es zum Artikel: [[Projekt-Split|THE EPIC PROJECT SPLIT]] 

[[File:splitt.png|400px]]

== '''Nächster Termin: [[Onboarding Termin 3|Onboarding Termin 3 (Controlling & Projektabschlüsse / LINK)]]''' ==

How to: OS/

2023-04-19T08:33:21Z

Joachim Kammer: /* Fremdleistungen */

'''PSL Onboarding'''

Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis) 

== '''Übersicht OS/ ''' ==
== OS/ Budget ==
In OS/ Budget werden Projekte angelegt und kalkuliert
siehe 

[[Parasol OS/|https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island]]

== OS/ Contacts ==
Unsere eigene Contacts Applikation, in der neue Kontakte angelegt und verwaltet werden:
[[Parasol OS/ Contacts|https://wiki.parasol-island.com/Parasol_OS/_Contacts]]

 

== '''Projektanlage & Angebotsstruktur''' ==
 
== Neues Projekt anlegen in der OS ==
Oben rechts entdeckt ihr den Button "Projekt anlegen" womit ihr ganz einfach euer neues Projekt erstellen könnt:
[[File:Bildschirmfoto 2023-04-18 um 14.17.34 .png|800px]]

== Projekt erstellen ==

Nachdem ihr auf den Button geklickt habt erscheint ein kleines Fenster, in dem ihr euer Projekt benennen könnt und die Kostenstelle sowie auch den Kunden auswählen könnt.

[[File:Bildschirmfoto 2023-04-18 um 17.07.14.png|800px]]

== Rechnungen schreiben ==

Sobald euer Projekt erstellt ist und ihr in eurem Projekt drin seid, seht ihr oben rechts sechs Reiter

einer davon heißt "Ausgangsrechnung" dort könnt ihr ganz entspannt eure Rechnung schreiben.
[[File:Bildschirmfoto 2023-04-18 um 14.30.04.png|800px]]

== Angebotsstruktur FLM ==

[[File:eurokv.png|400px]]

== Eingangsrechnungen / Fremdleistungen ==

== Nutzungsrechte Buyouts ==
Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in der Agentursoftware unter 
'''Administration/Verträge/Nutzungsrechte''' 
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden. 

Auf der Startseite werden im Zeitraum 6 Wochen VOR und NACH Ablauf des Nutzungsrechts einzelheiten angezeigt. 

Bitte regelmäßig darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) Denn es kan ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist. 
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsquenzen. 

[[File:Nutzungsrechte.png|500px]] 

[[Nutzungsrechte und Buyouts|zu weiteren Details:]]

== Beauftragung freier Mitarbeiter / Artbuying==
Für die Beauftragung freier Mitarbeiter haben wir einen bestimmten Prozeß: [[Artbuying-Prozess]] 
Du hast einen neuen Freelancer, den du beauftragen möchtest? Bitte unbedingt wie hier beschrieben vorgehen: [[Artbuying]]

== Angebots-Split ==
Ein Projekt-Split wird gemacht sobald ein Projekt Leistungen von mehreren Departments erfordert welche über 5.000,- EUR liegen! Das gilt immer! Hier geht es zum Artikel: [[Projekt-Split|THE EPIC PROJECT SPLIT]] 

[[File:splitt.png|400px]]

== '''Nächster Termin: [[Onboarding Termin 3|Onboarding Termin 3 (Controlling & Projektabschlüsse / LINK)]]''' ==

How to: OS/

2023-04-19T08:32:51Z

Joachim Kammer: /* Handling freier Mitarbeiter */

'''PSL Onboarding'''

Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis) 

== '''Übersicht OS/ ''' ==
== OS/ Budget ==
In OS/ Budget werden Projekte angelegt und kalkuliert
siehe 

[[Parasol OS/|https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island]]

== OS/ Contacts ==
Unsere eigene Contacts Applikation, in der neue Kontakte angelegt und verwaltet werden:
[[Parasol OS/ Contacts|https://wiki.parasol-island.com/Parasol_OS/_Contacts]]

 

== '''Projektanlage & Angebotsstruktur''' ==
 
== Neues Projekt anlegen in der OS ==
Oben rechts entdeckt ihr den Button "Projekt anlegen" womit ihr ganz einfach euer neues Projekt erstellen könnt:
[[File:Bildschirmfoto 2023-04-18 um 14.17.34 .png|800px]]

== Projekt erstellen ==

Nachdem ihr auf den Button geklickt habt erscheint ein kleines Fenster, in dem ihr euer Projekt benennen könnt und die Kostenstelle sowie auch den Kunden auswählen könnt.

[[File:Bildschirmfoto 2023-04-18 um 17.07.14.png|800px]]

== Rechnungen schreiben ==

Sobald euer Projekt erstellt ist und ihr in eurem Projekt drin seid, seht ihr oben rechts sechs Reiter

einer davon heißt "Ausgangsrechnung" dort könnt ihr ganz entspannt eure Rechnung schreiben.
[[File:Bildschirmfoto 2023-04-18 um 14.30.04.png|800px]]

== Angebotsstruktur FLM ==

[[File:eurokv.png|400px]]

== Fremdleistungen ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 20.00.55.png|400px]]

== Nutzungsrechte Buyouts ==
Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in der Agentursoftware unter 
'''Administration/Verträge/Nutzungsrechte''' 
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden. 

Auf der Startseite werden im Zeitraum 6 Wochen VOR und NACH Ablauf des Nutzungsrechts einzelheiten angezeigt. 

Bitte regelmäßig darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) Denn es kan ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist. 
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsquenzen. 

[[File:Nutzungsrechte.png|500px]] 

[[Nutzungsrechte und Buyouts|zu weiteren Details:]]

== Beauftragung freier Mitarbeiter / Artbuying==
Für die Beauftragung freier Mitarbeiter haben wir einen bestimmten Prozeß: [[Artbuying-Prozess]] 
Du hast einen neuen Freelancer, den du beauftragen möchtest? Bitte unbedingt wie hier beschrieben vorgehen: [[Artbuying]]

== Angebots-Split ==
Ein Projekt-Split wird gemacht sobald ein Projekt Leistungen von mehreren Departments erfordert welche über 5.000,- EUR liegen! Das gilt immer! Hier geht es zum Artikel: [[Projekt-Split|THE EPIC PROJECT SPLIT]] 

[[File:splitt.png|400px]]

== '''Nächster Termin: [[Onboarding Termin 3|Onboarding Termin 3 (Controlling & Projektabschlüsse / LINK)]]''' ==

How to: OS/

2023-04-18T11:51:26Z

Joachim Kammer:

'''PSL Onboarding'''

Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis) 

== '''Übersicht OS/ ''' ==
== OS/ Budget ==
In OS/ Budget werden Projekte angelegt und kalkuliert
siehe 

[[Parasol OS/|https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island]]

== OS/ Contacts ==
Unsere eigene Contacts Applikation, in der neue Kontakte angelegt und verwaltet werden:
[[Parasol OS/ Contacts|https://wiki.parasol-island.com/Parasol_OS/_Contacts]]

 

== '''Projektanlage & Angebotsstruktur''' ==
 
== Neues Projekt anlegen ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 19.58.39.png|400px]]

== HTG ==

Hack the Gap 

[[File:Bildschirmfoto_2015-06-29_um_20.07.21.png|link=https://wiki.parasol-island.com/File:Bildschirmfoto_2015-06-29_um_20.07.21.png|400x400px]]

== Angebotsstruktur Interactive ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 19.59.48.png|400px]]

== Angebotsstruktur FLM ==

[[File:eurokv.png|400px]]

== Fremdleistungen ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 20.00.55.png|400px]]

== Nutzungsrechte Buyouts ==
Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in der Agentursoftware unter 
'''Administration/Verträge/Nutzungsrechte''' 
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden. 

Auf der Startseite werden im Zeitraum 6 Wochen VOR und NACH Ablauf des Nutzungsrechts einzelheiten angezeigt. 

Bitte regelmäßig darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) Denn es kan ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist. 
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsquenzen. 

[[File:Nutzungsrechte.png|500px]] 

[[Nutzungsrechte und Buyouts|zu weiteren Details:]]

== Handling freier Mitarbeiter ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 20.01.51.png|400px]]

== Beauftragung freier Mitarbeiter / Artbuying==
Für die Beauftragung freier Mitarbeiter haben wir einen bestimmten Prozeß: [[Artbuying-Prozess]] 
Du hast einen neuen Freelancer, den du beauftragen möchtest? Bitte unbedingt wie hier beschrieben vorgehen: [[Artbuying]]

== Angebots-Split ==
Ein Projekt-Split wird gemacht sobald ein Projekt Leistungen von mehreren Departments erfordert welche über 5.000,- EUR liegen! Das gilt immer! Hier geht es zum Artikel: [[Projekt-Split|THE EPIC PROJECT SPLIT]] 

[[File:splitt.png|400px]]

== '''Nächster Termin: [[Onboarding Termin 3|Onboarding Termin 3 (Controlling & Projektabschlüsse / LINK)]]''' ==

How to: OS/

2023-04-18T11:50:11Z

Joachim Kammer: /* Übersicht OS/ */

'''PSL Onboarding'''

Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis) 

== '''Übersicht OS/ ''' ==
== OS/ Budget ==
In OS/ Budget werden Projekte angelegt und kalkuliert
siehe 

[[Parasol OS/|https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island]]

== OS/ Contacts ==
Unsere eigene Contacts Applikation, in der neue Kontakte angelegt und verwaltet werden:
[[Parasol OS/ Contacts|https://wiki.parasol-island.com/Parasol_OS/_Contacts]]

== Filebeam ==
Filebeam benutzt du um größere Daten mit Deinem Kunden / Partner auszutauschen, siehe:
[[Parasol OS/ Filebeam|Wikiartikel Filebeam]]

 

== '''Projektanlage & Angebotsstruktur''' ==
 
== Neues Projekt anlegen ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 19.58.39.png|400px]]

== HTG ==

Hack the Gap 

[[File:Bildschirmfoto_2015-06-29_um_20.07.21.png|link=https://wiki.parasol-island.com/File:Bildschirmfoto_2015-06-29_um_20.07.21.png|400x400px]]

== Angebotsstruktur Interactive ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 19.59.48.png|400px]]

== Angebotsstruktur FLM ==

[[File:eurokv.png|400px]]

== Fremdleistungen ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 20.00.55.png|400px]]

== Nutzungsrechte Buyouts ==
Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in der Agentursoftware unter 
'''Administration/Verträge/Nutzungsrechte''' 
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden. 

Auf der Startseite werden im Zeitraum 6 Wochen VOR und NACH Ablauf des Nutzungsrechts einzelheiten angezeigt. 

Bitte regelmäßig darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) Denn es kan ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist. 
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsquenzen. 

[[File:Nutzungsrechte.png|500px]] 

[[Nutzungsrechte und Buyouts|zu weiteren Details:]]

== Handling freier Mitarbeiter ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 20.01.51.png|400px]]

== Beauftragung freier Mitarbeiter / Artbuying==
Für die Beauftragung freier Mitarbeiter haben wir einen bestimmten Prozeß: [[Artbuying-Prozess]] 
Du hast einen neuen Freelancer, den du beauftragen möchtest? Bitte unbedingt wie hier beschrieben vorgehen: [[Artbuying]]

== Angebots-Split ==
Ein Projekt-Split wird gemacht sobald ein Projekt Leistungen von mehreren Departments erfordert welche über 5.000,- EUR liegen! Das gilt immer! Hier geht es zum Artikel: [[Projekt-Split|THE EPIC PROJECT SPLIT]] 

[[File:splitt.png|400px]]

== '''Nächster Termin: [[Onboarding Termin 3|Onboarding Termin 3 (Controlling & Projektabschlüsse / LINK)]]''' ==

How to: OS/

2023-04-18T11:50:00Z

Joachim Kammer:

'''PSL Onboarding'''

Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis) 

== '''Übersicht OS/ ''' ==
== OS/ Budget ==
In OS/ Budget werden Projekte angelegt und kalkuliert
siehe
[[Parasol OS/|https://wiki.parasol-island.com/OS/_the_new_Ecosystem_for_Parasol_Island]]
== OS/ Contacts ==
Unsere eigene Contacts Applikation, in der neue Kontakte angelegt und verwaltet werden:
[[Parasol OS/ Contacts|https://wiki.parasol-island.com/Parasol_OS/_Contacts]]

== Filebeam ==
Filebeam benutzt du um größere Daten mit Deinem Kunden / Partner auszutauschen, siehe:
[[Parasol OS/ Filebeam|Wikiartikel Filebeam]]

 

== '''Projektanlage & Angebotsstruktur''' ==
 
== Neues Projekt anlegen ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 19.58.39.png|400px]]

== HTG ==

Hack the Gap 

[[File:Bildschirmfoto_2015-06-29_um_20.07.21.png|link=https://wiki.parasol-island.com/File:Bildschirmfoto_2015-06-29_um_20.07.21.png|400x400px]]

== Angebotsstruktur Interactive ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 19.59.48.png|400px]]

== Angebotsstruktur FLM ==

[[File:eurokv.png|400px]]

== Fremdleistungen ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 20.00.55.png|400px]]

== Nutzungsrechte Buyouts ==
Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in der Agentursoftware unter 
'''Administration/Verträge/Nutzungsrechte''' 
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden. 

Auf der Startseite werden im Zeitraum 6 Wochen VOR und NACH Ablauf des Nutzungsrechts einzelheiten angezeigt. 

Bitte regelmäßig darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) Denn es kan ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist. 
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsquenzen. 

[[File:Nutzungsrechte.png|500px]] 

[[Nutzungsrechte und Buyouts|zu weiteren Details:]]

== Handling freier Mitarbeiter ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 20.01.51.png|400px]]

== Beauftragung freier Mitarbeiter / Artbuying==
Für die Beauftragung freier Mitarbeiter haben wir einen bestimmten Prozeß: [[Artbuying-Prozess]] 
Du hast einen neuen Freelancer, den du beauftragen möchtest? Bitte unbedingt wie hier beschrieben vorgehen: [[Artbuying]]

== Angebots-Split ==
Ein Projekt-Split wird gemacht sobald ein Projekt Leistungen von mehreren Departments erfordert welche über 5.000,- EUR liegen! Das gilt immer! Hier geht es zum Artikel: [[Projekt-Split|THE EPIC PROJECT SPLIT]] 

[[File:splitt.png|400px]]

== '''Nächster Termin: [[Onboarding Termin 3|Onboarding Termin 3 (Controlling & Projektabschlüsse / LINK)]]''' ==

How to: OS/

2023-04-18T11:47:20Z

Joachim Kammer: /* Übersicht Agentursoftware */

'''PSL Onboarding'''

Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis) 

== '''Übersicht OS/ ''' ==

== Dashboard ==
Das Dashboard oder auch Startseite ist das Agentursoftware Cockpit - hier siehst du alle Infos zu z. B. Mission Control, Geburtstage, Reisetätigkeit oder Urlaub. 

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 19.38.53.png|400px]]

== Zeiterfassung ==

Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in der Agentursoftware erfasst. Die Zeiterfassung dient, wie häufig fälschlich angenommen, nicht dazu die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. 

[[Zeiterfassung|WIKI: Zeiterfassung]]
[[Interne Projekte|Siehe dazu auch den Artikel "Interne Projekte"]]

[[File:Timeboard.png|400px]]

== Projektverwaltung ==

Eine Übersicht aller Projekte für die ich freigeschaltet bin (Zeiterfassung, Supervision und Project Owner) 

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 19.45.51.png|400px]]

== Box Office HTG / Soll / Ist ==

Eine Übersicht aller laufenden Projekte, Projekterfolgsbonus und andere wichtige Kennzahlen.

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 19.54.51.png|400px]]

 

'''Projekt-Kennzahlen als Berechnungsgrundlage richtig setzen''' 

Wir sprechen hier immer von den Werten aus den folgenden Bereichen in der Projektverwaltung: 

'''1) ERWARTET''' 
Projektbasisdaten -> Projekt-Kennzahlen aus Hack the Gap 
'''2) SOLL''' 
Das Angebot für den Kunden -> Projekt-Kennzahlen aus Kalkulation 
'''3) IST''' 
Der Status Quo -> Projekt-Kennzahlen aus dem Controlling 

Entscheidend ist für Euch zu wissen, daß die Agentursoftware Projekt-Kennzahlen als Berechnungsgrundlage unserer Unternehmens-Kennzahlen, also zB. monatlich zu erwartende Umsätze und Kosten (Forecast) entnimmt. 
Ebenso definiert ihr mit der Checkbox, welche Stundenaufwände im Ressourcenplan als Grundlage verwendet werden. 

Ihr könnt selber überprüfen und festlegen, welche Werte die Agentursoftware für den Forecast als Projekt-Kennzahlen verwendet. 
[https://docs.google.com/presentation/d/1tOh0mFvSSzmp3zX7RNpapDS5_CnCHz2flreVVHED0Kw/edit?usp=sharing Hier eine Mini-Präsentation zur Erläuterung der unterschiedlichen Projektkennzahlen] 
[https://my.parasol-island.com/#/!//parasol-academy/learn/58 Hier gehts zum passenden Microlearning Kurs in OS/ Academy] 

== Faktura ==
Eine Übersicht aller Ein- und Ausgangsrechnungen.

== Kontakte ==

Eine Übersicht aller internen und externen Kontakte von Parasol Island findest du in der Agentursoftware unter dem Reiter "Kontakte"
Allerdings haben wir auch eine eigene Contacts Applikation, inder neue Kontakte angelegt und verwaltet werden:
[[Parasol OS/ Contacts|https://wiki.parasol-island.com/Parasol_OS/_Contacts]]

== Filebeam ==
Filebeam benutzt du um größere Daten mit Deinem Kunden / Partner auszutauschen, siehe:
[[Parasol OS/ Filebeam|Wikiartikel Filebeam]]

 

== '''Projektanlage & Angebotsstruktur''' ==
 
== Neues Projekt anlegen ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 19.58.39.png|400px]]

== HTG ==

Hack the Gap 

[[File:Bildschirmfoto_2015-06-29_um_20.07.21.png|link=https://wiki.parasol-island.com/File:Bildschirmfoto_2015-06-29_um_20.07.21.png|400x400px]]

== Angebotsstruktur Interactive ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 19.59.48.png|400px]]

== Angebotsstruktur FLM ==

[[File:eurokv.png|400px]]

== Fremdleistungen ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 20.00.55.png|400px]]

== Nutzungsrechte Buyouts ==
Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in der Agentursoftware unter 
'''Administration/Verträge/Nutzungsrechte''' 
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden. 

Auf der Startseite werden im Zeitraum 6 Wochen VOR und NACH Ablauf des Nutzungsrechts einzelheiten angezeigt. 

Bitte regelmäßig darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) Denn es kan ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist. 
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsquenzen. 

[[File:Nutzungsrechte.png|500px]] 

[[Nutzungsrechte und Buyouts|zu weiteren Details:]]

== Handling freier Mitarbeiter ==

[[File:Bildschirmfoto 2015-06-29 um 20.01.51.png|400px]]

== Beauftragung freier Mitarbeiter / Artbuying==
Für die Beauftragung freier Mitarbeiter haben wir einen bestimmten Prozeß: [[Artbuying-Prozess]] 
Du hast einen neuen Freelancer, den du beauftragen möchtest? Bitte unbedingt wie hier beschrieben vorgehen: [[Artbuying]]

== Angebots-Split ==
Ein Projekt-Split wird gemacht sobald ein Projekt Leistungen von mehreren Departments erfordert welche über 5.000,- EUR liegen! Das gilt immer! Hier geht es zum Artikel: [[Projekt-Split|THE EPIC PROJECT SPLIT]] 

[[File:splitt.png|400px]]

== '''Nächster Termin: [[Onboarding Termin 3|Onboarding Termin 3 (Controlling & Projektabschlüsse / LINK)]]''' ==

Onboarding Termin 1

2023-04-18T11:46:20Z

Joachim Kammer: /* Files in projekte */

'''PSL Onboarding'''

Onboarding Termin 1 (Tools & Workflows)

Kurze Vorstellung der PSL Tools 

==''' Gmail / Kalender'''==
Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Einladungen für Gäste, Kalender im Web. 
Ebenso sollte hier jeder sein Profilbild hochladen. Dieses wird automatisch aus gmail in fast alle weiteren Programme und Tools synchronisiert. 

 ULR: https://mail.google.com/

Zugangsdaten: siehe Schreiben

WIKI: [[Gmail FAQ]]

[[Kalender|WIKI: Kalender]] 

[[Kalender Abwesenheiten|WIKI: Kalender Abwesenheiten]] 

[[File:GMail.jpg|400px]]

==DAS Integrated Monthly Morning Meeting==
Jeden ersten Montag im Monat um 10 Uhr findet unser IMMM statt.
Alle Mitarbeiter nehmen an diesem Meeting teil.
Details siehe hier:
[[Das IMMM]]

An anderen Montagen finden die Department-bezogenen Montagsmeetings statt

=='''my/Parasol'''==
''myParasol ist die Schaltzentrale für alle Tools und Informationen die Du rund um die Insel oder darüber hinaus benötigst. Hier findest du verschiedene Pinnboards um Ideen und Inspirationen zu teilen oder dein altes Fahrrad an den Kollegen/in zu bringen. Alle Parasol-Tools und Kontakte findest du in der Navigation am rechten Bildrand''

Parasol Island Dashboard.

You just need to log in with your Parasol Island Google Account.

URL: https://my.parasol-island.com

Zugangsdaten: Gmail LogIn

[[File:myparasol.png|400px|link=Special:FilePath/Myparasol.png]]

=='''Zeiterfassung'''==

Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in der Agentursoftware erfasst. Die Zeiterfassung dient, wie häufig fälschlich angenommen, nicht dazu die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. 

[[Zeiterfassung|WIKI: Zeiterfassung]]

[[Interne Projekte|Siehe dazu auch den Artikel "Interne Projekte"]]

=='''Urlaub nehmen / Ausgleich beantragen'''==
Wie du Urlaub / Ausgleich beantragst ist hier beschrieben:
[[Urlaub nehmen oder Ausgleich beantragen]]

=='''Krankmeldung'''==
Wenn du mal krank bist:
[[Krankmeldung/Arbeitsverhinderung]]

=='''Parasol Wiki'''==
Anyone can contribute. You just need to log in with your Parasol Island Google Account.

 URL: https://wiki.parasol-island.com/

Zugangsdaten: Gmail LogIn

[[File:Wiki.jpg|400px]]

=='''Parasol wichtige Vorlagen'''==
Hier geht es zum ''Jumpgate'' aller wichtigen Dokumentvorlagen: [[Vorlagen]]

=='''Arbeitsschutz bei Parasol Island'''==
Bitte beachtet unsere [[Arbeitsschutz|Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz]] Vorgaben!

== '''Datenschutz bei Parasol Island''' ==
Bitte beachtet unsere [[Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)|Datenschutz]] Vorgaben!

== '''Informationssicherheit bei Parasol Island''' ==
Das Information Security Management System (ISMS, engl. für „Managementsystem für Informationssicherheit“) ist eine Aufstellung von Verfahren und Regeln innerhalb eines Unternehmens, welche dazu dienen, die Informationssicherheit dauerhaft zu definieren, zu steuern, zu kontrollieren, aufrechtzuerhalten und fortlaufend zu verbessern. [[ISMS|Informationen zu unserem ISMS findest du hier.]]

=='''Parasol Ressourcenplanung'''==
Die Ressourcenplanung findet in OS/ Resources statt

'''Du bist KAD, Projektmanager oder Producer? Bitte beachte dabei auch diesen Artikel:''' 
https://wiki.parasol-island.com/Ressourcenmeeting

[[File:resources.png|400px]]

=='''Google Drive'''==
''Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder nun die Möglichkeit immer und von überall auf den Ordner ihres Projektes zuzugreifen. Bei uns im Interactive-Department hat das „Drive“ mittlerweile den stationären Fileserver abgelöst.''

 URL: https://drive.google.com/

Zugangsdaten: Gmail LogIn

[[Parasol Meets Google Drive|WIKI: Parasol Meets Google Drive]] 

[[File:Drive.jpg|400px]]

=='''PSL Server'''==
Der zentrale Fileserver / Server ist "pslsrv10". Dieser ist auf den Schnittplätzen automatisch als Festplatte verfügbar und auf den Netzwerk Clients als X: verbunden oder über die Netzwerkumgebung verfügbar.

Windows Clients verbinden sich über: \\pslsrv10\pslsrv10 
OSX Clients über Serververbindung (Apfel+k) bei geöffnetem Finder 
 
smb://pslsrv10 
smb://10.1.10.10 

Zugangsdaten: s. [[Netzwerk, Accounts & Administration]]

[[Fileserver|WIKI: Fileserver]] 

[[File:Server.jpg|400px]]

==''' Invision'''==
The world's most powerful design prototyping tool. Just upload your designs and add hotspots to transform your static screens into clickable, interactive prototypes complete with gestures, transitions, and animations.

 URL: http://www.invisionapp.com/

User: hombre@parasol-island.com

Pass: K4ZizQfXfs9hEb 

[[File:Invision.jpg|400px]]

==''' Asana'''==
Wir verwenden asana als generelles Ticketsystem. In diesem System ist das „Ticket“ das worum sich alles dreht. Die Aufgaben des Tickets sind es, z.B.: Teilaufgaben der Entwicklung einer Software zu definieren und einzelnen Personen (z.B. Entwickler, Projekt Manager oder Kunde) zuzuweisen. Des Weiteren wird das Ticket zur Erfassung und Bearbeitung von Fehlern im System genutzt, welche direkt von den Entwicklern selbst oder Testern festgestellt worden sind.

 URL: http://asana.com/

Zugangsdaten: Dein Mitarbeiter Google-Suite-LogIn 
[[Asana|hier geht es zum asana Wikiartikel]] 



==''' Files in projekte'''==
Im Bereich Files in den projekte in OS/ findest du ein hilfreiches Tool, welches uns erlaubt auf schnellstem Wege Daten, sowohl intern als auch mit unseren Kunden, auszutauschen und sollte als einziges Tool dafür genutzt werden. So können wir als Firma dort Daten hochladen, es können uns aber auch unsere Kunden Files zur Verfügung stellen.
 

==''' 1 Password'''==
1 Password für Unternehmen ist ein einfacher Passwortmanager für Gruppenpasswörter, mithilfe zentralisierter Passwortverwaltung und einer Cloud-Lösung mit Einmalanmeldungsunterstützung (SSO).
[[1password|Hier geht es zum Wikiartikel 1password]]

=='''Smartsheet'''==
Smartsheet ist eine führende App für Online-Aufgaben- und Projektmanagement mit einzigartigen, individuell gestaltbaren Funktionen. Mit der praktischen und vertrauten Arbeitsblatt-Benutzeroberfläche können Sie einfach die Erledigung von Aufgabenlisten nachverfolgen, Veranstaltungen koordinieren, Daten und Kalender synchronisieren, Dokumente an andere weitergeben und jede Art von Projekt verwalten. 

'''Kostenloses Training: '''

Stufe 1: [https://help.smartsheet.com/de/learning-track/level-1-get-started Erste Schritte (all about sheets and collaboration)] 

Stufe 2: [https://help.smartsheet.com/de/learning-track/level-2-intermediate-users Fortgeschrittene Anfänger (how to use the automations,create reports and more)] 

Stufe 3: [https://help.smartsheet.com/de/learning-track/level-3-advanced-users Fortgeschrittene (dashboards and more advanced features)] 

 URL: https://app.smartsheet.com/b/home 
Zugangsdaten: Gmail LogIn

=='''Leapsome'''==
Wir nutzen Leapsome als Tool für unserer Feedbackgespräche und Zielvereinbarungen. Hierzu bekommst du per Mail eine Einladung. Die regelmäßigen Feedback Talks während und nach der Probezeit erfolgen automatisch. Solltest du zum allgemeinem doing o.ä. Fragen haben, melde dich gerne bei HR.

=='''Nächster Termin: [[Onboarding Termin 2|Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis / LINK)]]'''==

Onboarding Termin 1

2023-04-18T11:46:08Z

Joachim Kammer: /* Filebeam */

'''PSL Onboarding'''

Onboarding Termin 1 (Tools & Workflows)

Kurze Vorstellung der PSL Tools 

==''' Gmail / Kalender'''==
Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Einladungen für Gäste, Kalender im Web. 
Ebenso sollte hier jeder sein Profilbild hochladen. Dieses wird automatisch aus gmail in fast alle weiteren Programme und Tools synchronisiert. 

 ULR: https://mail.google.com/

Zugangsdaten: siehe Schreiben

WIKI: [[Gmail FAQ]]

[[Kalender|WIKI: Kalender]] 

[[Kalender Abwesenheiten|WIKI: Kalender Abwesenheiten]] 

[[File:GMail.jpg|400px]]

==DAS Integrated Monthly Morning Meeting==
Jeden ersten Montag im Monat um 10 Uhr findet unser IMMM statt.
Alle Mitarbeiter nehmen an diesem Meeting teil.
Details siehe hier:
[[Das IMMM]]

An anderen Montagen finden die Department-bezogenen Montagsmeetings statt

=='''my/Parasol'''==
''myParasol ist die Schaltzentrale für alle Tools und Informationen die Du rund um die Insel oder darüber hinaus benötigst. Hier findest du verschiedene Pinnboards um Ideen und Inspirationen zu teilen oder dein altes Fahrrad an den Kollegen/in zu bringen. Alle Parasol-Tools und Kontakte findest du in der Navigation am rechten Bildrand''

Parasol Island Dashboard.

You just need to log in with your Parasol Island Google Account.

URL: https://my.parasol-island.com

Zugangsdaten: Gmail LogIn

[[File:myparasol.png|400px|link=Special:FilePath/Myparasol.png]]

=='''Zeiterfassung'''==

Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in der Agentursoftware erfasst. Die Zeiterfassung dient, wie häufig fälschlich angenommen, nicht dazu die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. 

[[Zeiterfassung|WIKI: Zeiterfassung]]

[[Interne Projekte|Siehe dazu auch den Artikel "Interne Projekte"]]

=='''Urlaub nehmen / Ausgleich beantragen'''==
Wie du Urlaub / Ausgleich beantragst ist hier beschrieben:
[[Urlaub nehmen oder Ausgleich beantragen]]

=='''Krankmeldung'''==
Wenn du mal krank bist:
[[Krankmeldung/Arbeitsverhinderung]]

=='''Parasol Wiki'''==
Anyone can contribute. You just need to log in with your Parasol Island Google Account.

 URL: https://wiki.parasol-island.com/

Zugangsdaten: Gmail LogIn

[[File:Wiki.jpg|400px]]

=='''Parasol wichtige Vorlagen'''==
Hier geht es zum ''Jumpgate'' aller wichtigen Dokumentvorlagen: [[Vorlagen]]

=='''Arbeitsschutz bei Parasol Island'''==
Bitte beachtet unsere [[Arbeitsschutz|Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz]] Vorgaben!

== '''Datenschutz bei Parasol Island''' ==
Bitte beachtet unsere [[Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)|Datenschutz]] Vorgaben!

== '''Informationssicherheit bei Parasol Island''' ==
Das Information Security Management System (ISMS, engl. für „Managementsystem für Informationssicherheit“) ist eine Aufstellung von Verfahren und Regeln innerhalb eines Unternehmens, welche dazu dienen, die Informationssicherheit dauerhaft zu definieren, zu steuern, zu kontrollieren, aufrechtzuerhalten und fortlaufend zu verbessern. [[ISMS|Informationen zu unserem ISMS findest du hier.]]

=='''Parasol Ressourcenplanung'''==
Die Ressourcenplanung findet in OS/ Resources statt

'''Du bist KAD, Projektmanager oder Producer? Bitte beachte dabei auch diesen Artikel:''' 
https://wiki.parasol-island.com/Ressourcenmeeting

[[File:resources.png|400px]]

=='''Google Drive'''==
''Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder nun die Möglichkeit immer und von überall auf den Ordner ihres Projektes zuzugreifen. Bei uns im Interactive-Department hat das „Drive“ mittlerweile den stationären Fileserver abgelöst.''

 URL: https://drive.google.com/

Zugangsdaten: Gmail LogIn

[[Parasol Meets Google Drive|WIKI: Parasol Meets Google Drive]] 

[[File:Drive.jpg|400px]]

=='''PSL Server'''==
Der zentrale Fileserver / Server ist "pslsrv10". Dieser ist auf den Schnittplätzen automatisch als Festplatte verfügbar und auf den Netzwerk Clients als X: verbunden oder über die Netzwerkumgebung verfügbar.

Windows Clients verbinden sich über: \\pslsrv10\pslsrv10 
OSX Clients über Serververbindung (Apfel+k) bei geöffnetem Finder 
 
smb://pslsrv10 
smb://10.1.10.10 

Zugangsdaten: s. [[Netzwerk, Accounts & Administration]]

[[Fileserver|WIKI: Fileserver]] 

[[File:Server.jpg|400px]]

==''' Invision'''==
The world's most powerful design prototyping tool. Just upload your designs and add hotspots to transform your static screens into clickable, interactive prototypes complete with gestures, transitions, and animations.

 URL: http://www.invisionapp.com/

User: hombre@parasol-island.com

Pass: K4ZizQfXfs9hEb 

[[File:Invision.jpg|400px]]

==''' Asana'''==
Wir verwenden asana als generelles Ticketsystem. In diesem System ist das „Ticket“ das worum sich alles dreht. Die Aufgaben des Tickets sind es, z.B.: Teilaufgaben der Entwicklung einer Software zu definieren und einzelnen Personen (z.B. Entwickler, Projekt Manager oder Kunde) zuzuweisen. Des Weiteren wird das Ticket zur Erfassung und Bearbeitung von Fehlern im System genutzt, welche direkt von den Entwicklern selbst oder Testern festgestellt worden sind.

 URL: http://asana.com/

Zugangsdaten: Dein Mitarbeiter Google-Suite-LogIn 
[[Asana|hier geht es zum asana Wikiartikel]] 



==''' Files in projekte'''==
Im Bereich Files in den projekte in OS/ findest du ein hilfreiches Tool, welches uns erlaubt auf schnellstem Wege Daten, sowohl intern als auch mit unseren Kunden, auszutauschen und sollte als einziges Tool dafür genutzt werden. So können wir als Firma dort Daten hochladen, es können uns aber auch unsere Kunden Files zur Verfügung stellen.
 

==''' 1 Password'''==
1 Password für Unternehmen ist ein einfacher Passwortmanager für Gruppenpasswörter, mithilfe zentralisierter Passwortverwaltung und einer Cloud-Lösung mit Einmalanmeldungsunterstützung (SSO).
[[1password|Hier geht es zum Wikiartikel 1password]]

=='''Smartsheet'''==
Smartsheet ist eine führende App für Online-Aufgaben- und Projektmanagement mit einzigartigen, individuell gestaltbaren Funktionen. Mit der praktischen und vertrauten Arbeitsblatt-Benutzeroberfläche können Sie einfach die Erledigung von Aufgabenlisten nachverfolgen, Veranstaltungen koordinieren, Daten und Kalender synchronisieren, Dokumente an andere weitergeben und jede Art von Projekt verwalten. 

'''Kostenloses Training: '''

Stufe 1: [https://help.smartsheet.com/de/learning-track/level-1-get-started Erste Schritte (all about sheets and collaboration)] 

Stufe 2: [https://help.smartsheet.com/de/learning-track/level-2-intermediate-users Fortgeschrittene Anfänger (how to use the automations,create reports and more)] 

Stufe 3: [https://help.smartsheet.com/de/learning-track/level-3-advanced-users Fortgeschrittene (dashboards and more advanced features)] 

 URL: https://app.smartsheet.com/b/home 
Zugangsdaten: Gmail LogIn

=='''Leapsome'''==
Wir nutzen Leapsome als Tool für unserer Feedbackgespräche und Zielvereinbarungen. Hierzu bekommst du per Mail eine Einladung. Die regelmäßigen Feedback Talks während und nach der Probezeit erfolgen automatisch. Solltest du zum allgemeinem doing o.ä. Fragen haben, melde dich gerne bei HR.

=='''Nächster Termin: [[Onboarding Termin 2|Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis / LINK)]]'''==

Onboarding Termin 1

2023-04-18T11:44:42Z

Joachim Kammer: /* Parasol Ressourcenplanung */

'''PSL Onboarding'''

Onboarding Termin 1 (Tools & Workflows)

Kurze Vorstellung der PSL Tools 

==''' Gmail / Kalender'''==
Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Einladungen für Gäste, Kalender im Web. 
Ebenso sollte hier jeder sein Profilbild hochladen. Dieses wird automatisch aus gmail in fast alle weiteren Programme und Tools synchronisiert. 

 ULR: https://mail.google.com/

Zugangsdaten: siehe Schreiben

WIKI: [[Gmail FAQ]]

[[Kalender|WIKI: Kalender]] 

[[Kalender Abwesenheiten|WIKI: Kalender Abwesenheiten]] 

[[File:GMail.jpg|400px]]

==DAS Integrated Monthly Morning Meeting==
Jeden ersten Montag im Monat um 10 Uhr findet unser IMMM statt.
Alle Mitarbeiter nehmen an diesem Meeting teil.
Details siehe hier:
[[Das IMMM]]

An anderen Montagen finden die Department-bezogenen Montagsmeetings statt

=='''my/Parasol'''==
''myParasol ist die Schaltzentrale für alle Tools und Informationen die Du rund um die Insel oder darüber hinaus benötigst. Hier findest du verschiedene Pinnboards um Ideen und Inspirationen zu teilen oder dein altes Fahrrad an den Kollegen/in zu bringen. Alle Parasol-Tools und Kontakte findest du in der Navigation am rechten Bildrand''

Parasol Island Dashboard.

You just need to log in with your Parasol Island Google Account.

URL: https://my.parasol-island.com

Zugangsdaten: Gmail LogIn

[[File:myparasol.png|400px|link=Special:FilePath/Myparasol.png]]

=='''Zeiterfassung'''==

Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in der Agentursoftware erfasst. Die Zeiterfassung dient, wie häufig fälschlich angenommen, nicht dazu die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. 

[[Zeiterfassung|WIKI: Zeiterfassung]]

[[Interne Projekte|Siehe dazu auch den Artikel "Interne Projekte"]]

=='''Urlaub nehmen / Ausgleich beantragen'''==
Wie du Urlaub / Ausgleich beantragst ist hier beschrieben:
[[Urlaub nehmen oder Ausgleich beantragen]]

=='''Krankmeldung'''==
Wenn du mal krank bist:
[[Krankmeldung/Arbeitsverhinderung]]

=='''Parasol Wiki'''==
Anyone can contribute. You just need to log in with your Parasol Island Google Account.

 URL: https://wiki.parasol-island.com/

Zugangsdaten: Gmail LogIn

[[File:Wiki.jpg|400px]]

=='''Parasol wichtige Vorlagen'''==
Hier geht es zum ''Jumpgate'' aller wichtigen Dokumentvorlagen: [[Vorlagen]]

=='''Arbeitsschutz bei Parasol Island'''==
Bitte beachtet unsere [[Arbeitsschutz|Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz]] Vorgaben!

== '''Datenschutz bei Parasol Island''' ==
Bitte beachtet unsere [[Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)|Datenschutz]] Vorgaben!

== '''Informationssicherheit bei Parasol Island''' ==
Das Information Security Management System (ISMS, engl. für „Managementsystem für Informationssicherheit“) ist eine Aufstellung von Verfahren und Regeln innerhalb eines Unternehmens, welche dazu dienen, die Informationssicherheit dauerhaft zu definieren, zu steuern, zu kontrollieren, aufrechtzuerhalten und fortlaufend zu verbessern. [[ISMS|Informationen zu unserem ISMS findest du hier.]]

=='''Parasol Ressourcenplanung'''==
Die Ressourcenplanung findet in OS/ Resources statt

'''Du bist KAD, Projektmanager oder Producer? Bitte beachte dabei auch diesen Artikel:''' 
https://wiki.parasol-island.com/Ressourcenmeeting

[[File:resources.png|400px]]

=='''Google Drive'''==
''Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder nun die Möglichkeit immer und von überall auf den Ordner ihres Projektes zuzugreifen. Bei uns im Interactive-Department hat das „Drive“ mittlerweile den stationären Fileserver abgelöst.''

 URL: https://drive.google.com/

Zugangsdaten: Gmail LogIn

[[Parasol Meets Google Drive|WIKI: Parasol Meets Google Drive]] 

[[File:Drive.jpg|400px]]

=='''PSL Server'''==
Der zentrale Fileserver / Server ist "pslsrv10". Dieser ist auf den Schnittplätzen automatisch als Festplatte verfügbar und auf den Netzwerk Clients als X: verbunden oder über die Netzwerkumgebung verfügbar.

Windows Clients verbinden sich über: \\pslsrv10\pslsrv10 
OSX Clients über Serververbindung (Apfel+k) bei geöffnetem Finder 
 
smb://pslsrv10 
smb://10.1.10.10 

Zugangsdaten: s. [[Netzwerk, Accounts & Administration]]

[[Fileserver|WIKI: Fileserver]] 

[[File:Server.jpg|400px]]

==''' Invision'''==
The world's most powerful design prototyping tool. Just upload your designs and add hotspots to transform your static screens into clickable, interactive prototypes complete with gestures, transitions, and animations.

 URL: http://www.invisionapp.com/

User: hombre@parasol-island.com

Pass: K4ZizQfXfs9hEb 

[[File:Invision.jpg|400px]]

==''' Asana'''==
Wir verwenden asana als generelles Ticketsystem. In diesem System ist das „Ticket“ das worum sich alles dreht. Die Aufgaben des Tickets sind es, z.B.: Teilaufgaben der Entwicklung einer Software zu definieren und einzelnen Personen (z.B. Entwickler, Projekt Manager oder Kunde) zuzuweisen. Des Weiteren wird das Ticket zur Erfassung und Bearbeitung von Fehlern im System genutzt, welche direkt von den Entwicklern selbst oder Testern festgestellt worden sind.

 URL: http://asana.com/

Zugangsdaten: Dein Mitarbeiter Google-Suite-LogIn 
[[Asana|hier geht es zum asana Wikiartikel]] 



==''' Filebeam'''==
Filebeam ist ein hilfreiches Tool, welches uns erlaubt auf schnellstem Wege Daten, sowohl intern als auch mit unseren Kunden, auszutauschen und sollte als einziges Tool dafür genutzt werden. So können wir als Firma dort Daten hochladen, es können uns aber auch unsere Kunden Files zur Verfügung stellen.

 URL: https://beam.parasol-island.com/

Zugang über deinen Google Mail Account
[[Parasol OS/ Filebeam]] 

==''' 1 Password'''==
1 Password für Unternehmen ist ein einfacher Passwortmanager für Gruppenpasswörter, mithilfe zentralisierter Passwortverwaltung und einer Cloud-Lösung mit Einmalanmeldungsunterstützung (SSO).
[[1password|Hier geht es zum Wikiartikel 1password]]

=='''Smartsheet'''==
Smartsheet ist eine führende App für Online-Aufgaben- und Projektmanagement mit einzigartigen, individuell gestaltbaren Funktionen. Mit der praktischen und vertrauten Arbeitsblatt-Benutzeroberfläche können Sie einfach die Erledigung von Aufgabenlisten nachverfolgen, Veranstaltungen koordinieren, Daten und Kalender synchronisieren, Dokumente an andere weitergeben und jede Art von Projekt verwalten. 

'''Kostenloses Training: '''

Stufe 1: [https://help.smartsheet.com/de/learning-track/level-1-get-started Erste Schritte (all about sheets and collaboration)] 

Stufe 2: [https://help.smartsheet.com/de/learning-track/level-2-intermediate-users Fortgeschrittene Anfänger (how to use the automations,create reports and more)] 

Stufe 3: [https://help.smartsheet.com/de/learning-track/level-3-advanced-users Fortgeschrittene (dashboards and more advanced features)] 

 URL: https://app.smartsheet.com/b/home 
Zugangsdaten: Gmail LogIn

=='''Leapsome'''==
Wir nutzen Leapsome als Tool für unserer Feedbackgespräche und Zielvereinbarungen. Hierzu bekommst du per Mail eine Einladung. Die regelmäßigen Feedback Talks während und nach der Probezeit erfolgen automatisch. Solltest du zum allgemeinem doing o.ä. Fragen haben, melde dich gerne bei HR.

=='''Nächster Termin: [[Onboarding Termin 2|Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis / LINK)]]'''==

Onboarding Termin 1

2023-04-18T11:43:51Z

Joachim Kammer: /* Zeiterfassung */

'''PSL Onboarding'''

Onboarding Termin 1 (Tools & Workflows)

Kurze Vorstellung der PSL Tools 

==''' Gmail / Kalender'''==
Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Einladungen für Gäste, Kalender im Web. 
Ebenso sollte hier jeder sein Profilbild hochladen. Dieses wird automatisch aus gmail in fast alle weiteren Programme und Tools synchronisiert. 

 ULR: https://mail.google.com/

Zugangsdaten: siehe Schreiben

WIKI: [[Gmail FAQ]]

[[Kalender|WIKI: Kalender]] 

[[Kalender Abwesenheiten|WIKI: Kalender Abwesenheiten]] 

[[File:GMail.jpg|400px]]

==DAS Integrated Monthly Morning Meeting==
Jeden ersten Montag im Monat um 10 Uhr findet unser IMMM statt.
Alle Mitarbeiter nehmen an diesem Meeting teil.
Details siehe hier:
[[Das IMMM]]

An anderen Montagen finden die Department-bezogenen Montagsmeetings statt

=='''my/Parasol'''==
''myParasol ist die Schaltzentrale für alle Tools und Informationen die Du rund um die Insel oder darüber hinaus benötigst. Hier findest du verschiedene Pinnboards um Ideen und Inspirationen zu teilen oder dein altes Fahrrad an den Kollegen/in zu bringen. Alle Parasol-Tools und Kontakte findest du in der Navigation am rechten Bildrand''

Parasol Island Dashboard.

You just need to log in with your Parasol Island Google Account.

URL: https://my.parasol-island.com

Zugangsdaten: Gmail LogIn

[[File:myparasol.png|400px|link=Special:FilePath/Myparasol.png]]

=='''Zeiterfassung'''==

Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in der Agentursoftware erfasst. Die Zeiterfassung dient, wie häufig fälschlich angenommen, nicht dazu die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. 

[[Zeiterfassung|WIKI: Zeiterfassung]]

[[Interne Projekte|Siehe dazu auch den Artikel "Interne Projekte"]]

=='''Urlaub nehmen / Ausgleich beantragen'''==
Wie du Urlaub / Ausgleich beantragst ist hier beschrieben:
[[Urlaub nehmen oder Ausgleich beantragen]]

=='''Krankmeldung'''==
Wenn du mal krank bist:
[[Krankmeldung/Arbeitsverhinderung]]

=='''Parasol Wiki'''==
Anyone can contribute. You just need to log in with your Parasol Island Google Account.

 URL: https://wiki.parasol-island.com/

Zugangsdaten: Gmail LogIn

[[File:Wiki.jpg|400px]]

=='''Parasol wichtige Vorlagen'''==
Hier geht es zum ''Jumpgate'' aller wichtigen Dokumentvorlagen: [[Vorlagen]]

=='''Arbeitsschutz bei Parasol Island'''==
Bitte beachtet unsere [[Arbeitsschutz|Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz]] Vorgaben!

== '''Datenschutz bei Parasol Island''' ==
Bitte beachtet unsere [[Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)|Datenschutz]] Vorgaben!

== '''Informationssicherheit bei Parasol Island''' ==
Das Information Security Management System (ISMS, engl. für „Managementsystem für Informationssicherheit“) ist eine Aufstellung von Verfahren und Regeln innerhalb eines Unternehmens, welche dazu dienen, die Informationssicherheit dauerhaft zu definieren, zu steuern, zu kontrollieren, aufrechtzuerhalten und fortlaufend zu verbessern. [[ISMS|Informationen zu unserem ISMS findest du hier.]]

=='''Parasol Ressourcenplanung'''==
Der Zugang zur Ressourcenplanung ist aktuell nur über Lan-Kabel, das Parasol-Private WIFI oder VPN möglich!

URL:https://os.parasol-island.com/resourceplanning/

'''Du bist KAD, Projektmanager oder Producer? Bitte beachte dabei auch diesen Artikel:''' 
https://wiki.parasol-island.com/Ressourcenmeeting

[[File:resources.png|400px]]

=='''Google Drive'''==
''Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder nun die Möglichkeit immer und von überall auf den Ordner ihres Projektes zuzugreifen. Bei uns im Interactive-Department hat das „Drive“ mittlerweile den stationären Fileserver abgelöst.''

 URL: https://drive.google.com/

Zugangsdaten: Gmail LogIn

[[Parasol Meets Google Drive|WIKI: Parasol Meets Google Drive]] 

[[File:Drive.jpg|400px]]

=='''PSL Server'''==
Der zentrale Fileserver / Server ist "pslsrv10". Dieser ist auf den Schnittplätzen automatisch als Festplatte verfügbar und auf den Netzwerk Clients als X: verbunden oder über die Netzwerkumgebung verfügbar.

Windows Clients verbinden sich über: \\pslsrv10\pslsrv10 
OSX Clients über Serververbindung (Apfel+k) bei geöffnetem Finder 
 
smb://pslsrv10 
smb://10.1.10.10 

Zugangsdaten: s. [[Netzwerk, Accounts & Administration]]

[[Fileserver|WIKI: Fileserver]] 

[[File:Server.jpg|400px]]

==''' Invision'''==
The world's most powerful design prototyping tool. Just upload your designs and add hotspots to transform your static screens into clickable, interactive prototypes complete with gestures, transitions, and animations.

 URL: http://www.invisionapp.com/

User: hombre@parasol-island.com

Pass: K4ZizQfXfs9hEb 

[[File:Invision.jpg|400px]]

==''' Asana'''==
Wir verwenden asana als generelles Ticketsystem. In diesem System ist das „Ticket“ das worum sich alles dreht. Die Aufgaben des Tickets sind es, z.B.: Teilaufgaben der Entwicklung einer Software zu definieren und einzelnen Personen (z.B. Entwickler, Projekt Manager oder Kunde) zuzuweisen. Des Weiteren wird das Ticket zur Erfassung und Bearbeitung von Fehlern im System genutzt, welche direkt von den Entwicklern selbst oder Testern festgestellt worden sind.

 URL: http://asana.com/

Zugangsdaten: Dein Mitarbeiter Google-Suite-LogIn 
[[Asana|hier geht es zum asana Wikiartikel]] 



==''' Filebeam'''==
Filebeam ist ein hilfreiches Tool, welches uns erlaubt auf schnellstem Wege Daten, sowohl intern als auch mit unseren Kunden, auszutauschen und sollte als einziges Tool dafür genutzt werden. So können wir als Firma dort Daten hochladen, es können uns aber auch unsere Kunden Files zur Verfügung stellen.

 URL: https://beam.parasol-island.com/

Zugang über deinen Google Mail Account
[[Parasol OS/ Filebeam]] 

==''' 1 Password'''==
1 Password für Unternehmen ist ein einfacher Passwortmanager für Gruppenpasswörter, mithilfe zentralisierter Passwortverwaltung und einer Cloud-Lösung mit Einmalanmeldungsunterstützung (SSO).
[[1password|Hier geht es zum Wikiartikel 1password]]

=='''Smartsheet'''==
Smartsheet ist eine führende App für Online-Aufgaben- und Projektmanagement mit einzigartigen, individuell gestaltbaren Funktionen. Mit der praktischen und vertrauten Arbeitsblatt-Benutzeroberfläche können Sie einfach die Erledigung von Aufgabenlisten nachverfolgen, Veranstaltungen koordinieren, Daten und Kalender synchronisieren, Dokumente an andere weitergeben und jede Art von Projekt verwalten. 

'''Kostenloses Training: '''

Stufe 1: [https://help.smartsheet.com/de/learning-track/level-1-get-started Erste Schritte (all about sheets and collaboration)] 

Stufe 2: [https://help.smartsheet.com/de/learning-track/level-2-intermediate-users Fortgeschrittene Anfänger (how to use the automations,create reports and more)] 

Stufe 3: [https://help.smartsheet.com/de/learning-track/level-3-advanced-users Fortgeschrittene (dashboards and more advanced features)] 

 URL: https://app.smartsheet.com/b/home 
Zugangsdaten: Gmail LogIn

=='''Leapsome'''==
Wir nutzen Leapsome als Tool für unserer Feedbackgespräche und Zielvereinbarungen. Hierzu bekommst du per Mail eine Einladung. Die regelmäßigen Feedback Talks während und nach der Probezeit erfolgen automatisch. Solltest du zum allgemeinem doing o.ä. Fragen haben, melde dich gerne bei HR.

=='''Nächster Termin: [[Onboarding Termin 2|Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis / LINK)]]'''==

Agentursoftware Pitch- & NewBusiness-Projekte

2023-04-18T11:42:37Z

Joachim Kammer: /* Wie schliesse ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt ab? */

== Wann lege ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt an? ==

* Ein Pitch- NewBusiness-Projekt lege ich dann an, wenn ich von einem Kunden zum Pitch eingeladen bin und zur Kunden- oder Projektgewinnung nennenswerte Aufwände anfallen, also ein Konzept, ein Design, ein Treatment etc. dafür erbracht werden muss.
* Ein Pitch- NewBusiness-Projekt '''lege ich nicht an''', wenn ich eine konkrete Projektanfrage bekomme und lediglich eine Kalkulation (ein Angebot) abgeben muss. Das lösen wir mit einem rein operativen Kundenprojekt im jeweiligen Department.

== Wie lege ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt an? ==
* Als Erstes ist zu unterscheiden, für welches Department das Projekt angelegt werden soll.
* Handelt es sich um ein Projekt welches potentiell Geschäft für mehrere Departments generiert? Zum Beispiel sucht ein potentieller Neukunde eine neue Agentur, mit der er zukünftig zusammenarbeiten möchte. --> Dann wird ein Projekt in NewBiz&AccountDevelopment (DEV) angelegt. Bitte stimmt Euch in diesem Falle mit Eurem HOD ab, er kann für kann für ein entsprechendes DEV-projekt anlegen.
* Handelt es sich um eine konkrete Projektanfrage (zB. Eine Website, Ein Film, Eine 3D-Animation, ...)? --> Dann wird das Projekt im jeweiligen Department INT, ANM, FILM, SLA angelegt.
 
* In der Projektanlage - Projektbasisdaten - klicke ich auf die Checkbox "Pitchprojekt" oder "New Business Projekt". In diesem Fall werde ich gebeten auch ein entsprechendes Umsatzpotential einzugeben.
* Im Umsatzpotetial trage ich den potentiellen Umsatzwert ein, welchen ich vermute bei Pitchgewinn mit dem Projekt generieren zu können.

== Unterscheidung Pitch- vs. NewBusiness-Projekt? ==
Genau genommen gibt es hier keine genaue Unterscheidung. Ich (Jo) würde es mal so formulieren:
* Ein Pitchprojekt legen wir dann an, wenn wir damit gegen andere Anbieter ins Rennen gehen. Dies vor allem, wenn wir einen neuen Kunden gewinnen wollen - aber auch Bestandskunden machen manchmal Ausschreibungen/Pitches.
* Ein NewBusiness-Projekt lege ich dann an, wenn wir zum Beispiel für einen Bestandskunden aus eigenem Antrieb in Innovationsprojekt ausarbeiten und anbieten wollen.

== Nutzung der "Kalkulation" bei Pitch- & NewBusiness-Projekten als Pitchbudget ==

* Bitte verwendet in jedem Fall die Kalkulation, um die voraussichtlichen Pitchaufwände abzubilden! 
* Dabei bitte die Kalkulationspositionen auf "0 Aufwand im Bereich "Sales" setzen, denn es wird ja kein Umsatz generiert
''Somit definiert man auf einfache Weise den Pitchaufwand (das Pitchbudget!) und kann im Projektverlauf entsprechend dagegen controllen.''
* Bitte beachtet, dass der Pitchaufwand (das Pitchbudget!) realistisch eingeschätzt wird - dieser Aufwand steht dann in Relation zum Umsatzpotential und kann helfen mit dem HOD oder GL zu entscheiden, ob wir diesen Aufwand betreiben wollen.
* Das Pitchbudget ist bindend, bitte achtet also darauf, daß die tatsächlichen Pitchaufwände dieses Budget nicht übersteigen!

== Was muss ich bei der Angebotserstellung bei Pitch- & NB-Projekten beachten? ==
* Es wird nicht mehr wie zuvor bei Pitchgewinn gegen Eure Pitchaufwände gearbeitet!
* Deswegen bietet es sich an, neben dem Pitchprojekt ein weiteres Projekt (Bitte Zeiterfassung sperren!) anzulegen
# um dort das eigentliche Angebot / die Kalkulation des Projektes anzulegen, um das ihr gerade pitched.
# um hier eventuelle Projektdaten (vor allem in Shotgun) abzulegen, (damit ihr bei Pitchgewinn mit diesen Daten direkt im richtigen Projekt weiterarbeiten könnt)
* Gearbeitet / Anlegen von Projektdaten (oft genutzt bei ANM&FLM Projekten, um direkt mit richtigen Shotgun-Verknüpfungen zu arbeiten) wird also auf hoffentlich später gewonnenen operativem Projekt
* Die Zeiterfassung findet jedoch im Pitchprojekt statt

== Wie schliesse ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt ab? ==
* In jedem Fall wird das Pitchprojekt ordentlich abgeschlossen - ob gewonnen oder verloren!
* also auf keinen Fall canceln!
* Es folgt dann ein eigener Pitch-Projektabschluss
* Das operative Nebenprojekt 
wird im Falle Pitch gewonnen weiter verwendet (Zeiterfassung öffnen)
wird im Falle Pitch verloren gecancelt

Agentursoftware Pitch- & NewBusiness-Projekte

2023-04-18T11:31:15Z

Joachim Kammer: /* Nutzung der "Kalkulation" bei Pitch- & NewBusiness-Projekten als Pitchbudget */

== Wann lege ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt an? ==

* Ein Pitch- NewBusiness-Projekt lege ich dann an, wenn ich von einem Kunden zum Pitch eingeladen bin und zur Kunden- oder Projektgewinnung nennenswerte Aufwände anfallen, also ein Konzept, ein Design, ein Treatment etc. dafür erbracht werden muss.
* Ein Pitch- NewBusiness-Projekt '''lege ich nicht an''', wenn ich eine konkrete Projektanfrage bekomme und lediglich eine Kalkulation (ein Angebot) abgeben muss. Das lösen wir mit einem rein operativen Kundenprojekt im jeweiligen Department.

== Wie lege ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt an? ==
* Als Erstes ist zu unterscheiden, für welches Department das Projekt angelegt werden soll.
* Handelt es sich um ein Projekt welches potentiell Geschäft für mehrere Departments generiert? Zum Beispiel sucht ein potentieller Neukunde eine neue Agentur, mit der er zukünftig zusammenarbeiten möchte. --> Dann wird ein Projekt in NewBiz&AccountDevelopment (DEV) angelegt. Bitte stimmt Euch in diesem Falle mit Eurem HOD ab, er kann für kann für ein entsprechendes DEV-projekt anlegen.
* Handelt es sich um eine konkrete Projektanfrage (zB. Eine Website, Ein Film, Eine 3D-Animation, ...)? --> Dann wird das Projekt im jeweiligen Department INT, ANM, FILM, SLA angelegt.
 
* In der Projektanlage - Projektbasisdaten - klicke ich auf die Checkbox "Pitchprojekt" oder "New Business Projekt". In diesem Fall werde ich gebeten auch ein entsprechendes Umsatzpotential einzugeben.
* Im Umsatzpotetial trage ich den potentiellen Umsatzwert ein, welchen ich vermute bei Pitchgewinn mit dem Projekt generieren zu können.

== Unterscheidung Pitch- vs. NewBusiness-Projekt? ==
Genau genommen gibt es hier keine genaue Unterscheidung. Ich (Jo) würde es mal so formulieren:
* Ein Pitchprojekt legen wir dann an, wenn wir damit gegen andere Anbieter ins Rennen gehen. Dies vor allem, wenn wir einen neuen Kunden gewinnen wollen - aber auch Bestandskunden machen manchmal Ausschreibungen/Pitches.
* Ein NewBusiness-Projekt lege ich dann an, wenn wir zum Beispiel für einen Bestandskunden aus eigenem Antrieb in Innovationsprojekt ausarbeiten und anbieten wollen.

== Nutzung der "Kalkulation" bei Pitch- & NewBusiness-Projekten als Pitchbudget ==

* Bitte verwendet in jedem Fall die Kalkulation, um die voraussichtlichen Pitchaufwände abzubilden! 
* Dabei bitte die Kalkulationspositionen auf "0 Aufwand im Bereich "Sales" setzen, denn es wird ja kein Umsatz generiert
''Somit definiert man auf einfache Weise den Pitchaufwand (das Pitchbudget!) und kann im Projektverlauf entsprechend dagegen controllen.''
* Bitte beachtet, dass der Pitchaufwand (das Pitchbudget!) realistisch eingeschätzt wird - dieser Aufwand steht dann in Relation zum Umsatzpotential und kann helfen mit dem HOD oder GL zu entscheiden, ob wir diesen Aufwand betreiben wollen.
* Das Pitchbudget ist bindend, bitte achtet also darauf, daß die tatsächlichen Pitchaufwände dieses Budget nicht übersteigen!

== Was muss ich bei der Angebotserstellung bei Pitch- & NB-Projekten beachten? ==
* Es wird nicht mehr wie zuvor bei Pitchgewinn gegen Eure Pitchaufwände gearbeitet!
* Deswegen bietet es sich an, neben dem Pitchprojekt ein weiteres Projekt (Bitte Zeiterfassung sperren!) anzulegen
# um dort das eigentliche Angebot / die Kalkulation des Projektes anzulegen, um das ihr gerade pitched.
# um hier eventuelle Projektdaten (vor allem in Shotgun) abzulegen, (damit ihr bei Pitchgewinn mit diesen Daten direkt im richtigen Projekt weiterarbeiten könnt)
* Gearbeitet / Anlegen von Projektdaten (oft genutzt bei ANM&FLM Projekten, um direkt mit richtigen Shotgun-Verknüpfungen zu arbeiten) wird also auf hoffentlich später gewonnenen operativem Projekt
* Die Zeiterfassung findet jedoch im Pitchprojekt statt

== Wie schliesse ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt ab? ==
* In jedem Fall wird das Pitchprojekt ordentlich abgeschlossen - ob gewonnen oder verloren!
* also auf keinen Fall stornieren!
* Es folgt dann ein eigener Pitch-Projektabschluss - Hierbei werden spezifisch für Pitchprojekte entsprechende Angaben zum Pitchverlauf abgefragt. Man kann sogar entscheiden, ob nicht sogar der Kunde ebenfalls sein Feedback zum verlorenen Pitchprojekt abgibt, denn wir wollen ja schliesslich dazulernen :)
* Um den Abschluss machen zu können, müssen natürlich im Controlling alle Positionen auf 0 gesetzt sein, sodass keine Ausgangsrechnung erwartet wird (IST-Umsatz = 0,-€) - In diesem Moment erscheint dann auch der Reiter "Projektabschluss" in der Projektverwaltung.
* Bitte ein verlorenes Pitch- oder New Business-Projekt '''nicht stornieren, immer abschließen!'''
 
 
* Das operative Nebenprojekt 
wird im Falle Pitch gewonnen weiter verwendet (Zeiterfassung öffnen)
wird im Falle Pitch verloren storniert mit einem Verweis auf den entsprechenden Pitchabschluss des Pitchprojektes

Agentursoftware Pitch- & NewBusiness-Projekte

2023-04-18T11:30:02Z

Joachim Kammer: /* Aktive Nutzung der Checkbox in BoxOffice/MyBoxOffice/Cockpit */

== Wann lege ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt an? ==

* Ein Pitch- NewBusiness-Projekt lege ich dann an, wenn ich von einem Kunden zum Pitch eingeladen bin und zur Kunden- oder Projektgewinnung nennenswerte Aufwände anfallen, also ein Konzept, ein Design, ein Treatment etc. dafür erbracht werden muss.
* Ein Pitch- NewBusiness-Projekt '''lege ich nicht an''', wenn ich eine konkrete Projektanfrage bekomme und lediglich eine Kalkulation (ein Angebot) abgeben muss. Das lösen wir mit einem rein operativen Kundenprojekt im jeweiligen Department.

== Wie lege ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt an? ==
* Als Erstes ist zu unterscheiden, für welches Department das Projekt angelegt werden soll.
* Handelt es sich um ein Projekt welches potentiell Geschäft für mehrere Departments generiert? Zum Beispiel sucht ein potentieller Neukunde eine neue Agentur, mit der er zukünftig zusammenarbeiten möchte. --> Dann wird ein Projekt in NewBiz&AccountDevelopment (DEV) angelegt. Bitte stimmt Euch in diesem Falle mit Eurem HOD ab, er kann für kann für ein entsprechendes DEV-projekt anlegen.
* Handelt es sich um eine konkrete Projektanfrage (zB. Eine Website, Ein Film, Eine 3D-Animation, ...)? --> Dann wird das Projekt im jeweiligen Department INT, ANM, FILM, SLA angelegt.
 
* In der Projektanlage - Projektbasisdaten - klicke ich auf die Checkbox "Pitchprojekt" oder "New Business Projekt". In diesem Fall werde ich gebeten auch ein entsprechendes Umsatzpotential einzugeben.
* Im Umsatzpotetial trage ich den potentiellen Umsatzwert ein, welchen ich vermute bei Pitchgewinn mit dem Projekt generieren zu können.

== Unterscheidung Pitch- vs. NewBusiness-Projekt? ==
Genau genommen gibt es hier keine genaue Unterscheidung. Ich (Jo) würde es mal so formulieren:
* Ein Pitchprojekt legen wir dann an, wenn wir damit gegen andere Anbieter ins Rennen gehen. Dies vor allem, wenn wir einen neuen Kunden gewinnen wollen - aber auch Bestandskunden machen manchmal Ausschreibungen/Pitches.
* Ein NewBusiness-Projekt lege ich dann an, wenn wir zum Beispiel für einen Bestandskunden aus eigenem Antrieb in Innovationsprojekt ausarbeiten und anbieten wollen.

== Nutzung der "Kalkulation" bei Pitch- & NewBusiness-Projekten als Pitchbudget ==
* Das Hack the Gap '''kann''' für die geschätzten (internen und externen) Pitch-Aufwände genutzt werden, die vermutlich bis zur Präsentation anfallen werden. Also keinen Umsatz (da wir in der Regel kein Pitchhonorar bekommen - bekommen wir ein Pitchhonorar, so ist dies im Feld Umsatz einzutragen.
'''* Allerdings:'''
* Bitte verwendet in jedem Fall die Kalkulation, um die voraussichtlichen Pitchaufwände abzubilden! 
* Dabei bitte die Kalkulationspositionen auf "nicht weiterberechnen" setzen, denn es wird ja kein Umsatz generiert
''Somit definiert man auf einfache Weise den Pitchaufwand (das Pitchbudget!) und kann im Projektverlauf entsprechend dagegen controllen.''
* Bitte beachtet, dass der Pitchaufwand (das Pitchbudget!) realistisch eingeschätzt wird - dieser Aufwand steht dann in Relation zum Umsatzpotential und kann helfen mit dem HOD oder GL zu entscheiden, ob wir diesen Aufwand betreiben wollen.
* Das Pitchbudget ist bindend, bitte achtet also darauf, daß die tatsächlichen Pitchaufwände dieses Budget nicht übersteigen!

== Was muss ich bei der Angebotserstellung bei Pitch- & NB-Projekten beachten? ==
* Es wird nicht mehr wie zuvor bei Pitchgewinn gegen Eure Pitchaufwände gearbeitet!
* Deswegen bietet es sich an, neben dem Pitchprojekt ein weiteres Projekt (Bitte Zeiterfassung sperren!) anzulegen
# um dort das eigentliche Angebot / die Kalkulation des Projektes anzulegen, um das ihr gerade pitched.
# um hier eventuelle Projektdaten (vor allem in Shotgun) abzulegen, (damit ihr bei Pitchgewinn mit diesen Daten direkt im richtigen Projekt weiterarbeiten könnt)
* Gearbeitet / Anlegen von Projektdaten (oft genutzt bei ANM&FLM Projekten, um direkt mit richtigen Shotgun-Verknüpfungen zu arbeiten) wird also auf hoffentlich später gewonnenen operativem Projekt
* Die Zeiterfassung findet jedoch im Pitchprojekt statt

== Wie schliesse ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt ab? ==
* In jedem Fall wird das Pitchprojekt ordentlich abgeschlossen - ob gewonnen oder verloren!
* also auf keinen Fall stornieren!
* Es folgt dann ein eigener Pitch-Projektabschluss - Hierbei werden spezifisch für Pitchprojekte entsprechende Angaben zum Pitchverlauf abgefragt. Man kann sogar entscheiden, ob nicht sogar der Kunde ebenfalls sein Feedback zum verlorenen Pitchprojekt abgibt, denn wir wollen ja schliesslich dazulernen :)
* Um den Abschluss machen zu können, müssen natürlich im Controlling alle Positionen auf 0 gesetzt sein, sodass keine Ausgangsrechnung erwartet wird (IST-Umsatz = 0,-€) - In diesem Moment erscheint dann auch der Reiter "Projektabschluss" in der Projektverwaltung.
* Bitte ein verlorenes Pitch- oder New Business-Projekt '''nicht stornieren, immer abschließen!'''
 
 
* Das operative Nebenprojekt 
wird im Falle Pitch gewonnen weiter verwendet (Zeiterfassung öffnen)
wird im Falle Pitch verloren storniert mit einem Verweis auf den entsprechenden Pitchabschluss des Pitchprojektes

Zeiterfassung Aquisition & Key Account Development

2023-04-18T11:29:34Z

Joachim Kammer:

Folgend das Vorgehen für die Erfassung von Aufwänden (Arbeitszeit und externe Kosten), die zur Kunden Akquisition oder zur Key Account Pflege anfallen. 
 

Für jeden Key Account, Producer und Projektmanager sind interne "'''NWB {Mitarbeiter} Akquisition & Key Account Development'''" Projekte angelegt auf dem wir Arbeitszeit und externe Kosten erfassen, die zum werben oder pflegen von Neukunden anfallen. 
Für jeden Key Account Kunden sind eigene '''{KUNDE} Akquisition & Key Account Development''' Projekte angelegt auf dem wir Arbeitszeit und externe Kosten erfassen, die zum werben oder pflegen von Bestandskunden anfallen.
 
* Diese Projekt sind '''nicht''' für Aufwände, die im Rahmen einer Anfrage, eines Pitches oder der Akquisition eines Projektes anfallen. Jede konkrete (oder unkonkrete) Anfrage wird als eigenes Projekt angelegt, alle Aufwände (Arbeitszeit und externe Kosten) auf diesem erfasst. 
* siehe auch: https://wiki.parasol-island.com/Agentursoftware_Pitch-_%26_NewBusiness-Projekte
 
* Diese Projekte sind auch '''nicht''' für Aufwände, die im Rahmen der kontinuierlichen Account-Betreuung anfallen. Sofern diese existieren bedeutet dies, das es einen Retainer geben oder ein solcher vereinbart werden muss. 
* Sofern, wie bsp. beim Besuch einer Messe, die Zuordnung uneindeutig ist, müsst Ihr eure Aufwände möglichst realitätsnah aufteilen. 
* Sofern es sich um eine Neukunden Akquisition handelt, behandeln wir diesen wie einen Kunden (das soll er ja schliesslich werden). Dieser muss also vollständig mit Ansprechpartnern in der Software angelegt werden. Dies ermöglicht euch auch den Akquisitions Verlauf über das Sales Tool in der Software zu dokumentieren. 
* Die auf diesen Projekten verbuchten Stunden müssen mit einer kurzen, aber '''eindeutigen Beschreibung''' eurer Tätigkeit versehen werden.

Zeiterfassung

2023-04-18T11:21:46Z

Joachim Kammer: /* Timetracking Access */

Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in der Agentursoftware erfasst. Die Zeiterfassung dient nicht -wie häufig fälschlich angenommen- dazu, die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. Es geht also nicht darum, möglichst viel Zeit zu verbuchen, sondern vielmehr darum, sie möglichst real auf Projekte zu verschlüsseln. Dies hilft der Geschäftsführung und den Projektleitern Projekte optimal zu kalkulieren und darüber hinaus für einen geordneten Projektablauf zu sorgen.

=Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit=

* Jeder Mitarbeiter, ausgenommen unserer Praktikant(Innen), ist zeiterfassungs-pflichtig. 
* Unproduktive Arbeitszeit (Arbeitszeit, die nicht für die Firma aufgewendet wird, z.B. „wenn gerade nichts zu tun ist) wird ebenfalls erfasst. 
* Ziel ist eine 95% Auslastung (siehe 8.) der Mitarbeiter Regel-Arbeitszeit. Nicht erfasste Arbeitszeit wird als fehlende Auslastung ausgewertet. 
* Projektaufwände sind im vollständigem Umfang '''mit einer groben aber eindeutigen (Arbeits-)Beschreibung''' auf das jeweilige Projekt zu buchen (inkl. Wartezeit, die nicht anderweitig genutzt werden kann, Pitchaufwände, Vorbereitung, Recherche, Fortbildung für das Projekt, Einarbeitung, Nachbearbeitung, etc.). 
* Die Arbeitszeit ist tagesaktuell, spätestens aber bis Montag der Folgewoche zu erfassen und wöchentlich abzuschliessen. 
* Das wiederholte nicht- oder zu späte Erfassen ist Bestandteil der Mitarbeiterbeurteilung und kann zu Ermahnungen oder gar Abmahnungen führen -mit entsprechenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen. 
* Die Zeiterfassung muss kein (!) minutiöses Abbild des Tagesablaufs sein, sondern stellt die Verteilung der geleisteten Arbeitszeit in ihrer Gesamtmenge dar. 
* Es wird erwartet, dass die Kostenstellen-bezogene Arbeitszeit (Department ANM, ADM, FLM, SLA, INT, außerhalb der Buchung auf Projekte) 5% nicht überschreitet. 
* Für ineffiziente Zeiten innerhalb eines Projektes gibt es den Task „standby(Leerlauf)“. Dieser sollte jedoch nur in absoluten Ausnahmefällen gebucht werden. Zum Beispiel bei zuvor abgestimmten Bereitschaftszeiten für die es unsinnig ist diese mit anderen Tasks zu füllen oder mit anderen Projekten zu verplanen. Falls du im Ressourcenplan auf eine Aufgabe gebucht wurdest diese jedoch nicht an dich gebriefed wurde melde dich proaktiv dem Projektverantwortlichen. Er sollte in Absprache mit anderen Projektleitern deine Zeit neu planen um Leerlauf zu vermeiden. 
* Leerlauf? Es wird erwartet, dass Ihr Euch bei unausgelasteter Arbeitszeit an die Teamleads wendet. Falls es keine Aufgaben für dich gibt, sprich mit dem Teamlead welche Aufgaben du übernehmen kannst. Falls es keine Aufgaben durch den Teamlead zu vergeben gibt sollte dieser sich mit dem HOD abstimmen und weitere für sein Team definieren (Cases, Team-Fortbildungen, Tool-Research, ...). 
* Mitarbeiter, die Akquise Projekte oder administrative Aufgaben übernehmen, sind dazu verpflichtet, für diese (nach Rücksprache mit dem Department Head) entsprechende Sonderprojekte anzulegen. 
* '''Reisezeit ist dann Arbeitszeit''', wenn ihr diese für reguläre Projektarbeit nutzt, bsp. im Zug die letzten Vorbereitungen für einen Kundentermin erledigen oder den Besprechungsbericht schreibt. Solltet ihr eure Reisezeit lieber nicht zum arbeiten nutzen, so könnt ihr "Reisezeit (keine AZ)" erfassen.
* '''Technische Probleme mit der Zeiterfassung?''' Bitte prüft, dass der Skalierungsfaktor des Browsers (Darstellung auf Originalgröße) auf 100% eingestellt ist (CMD 0). Dann Wochenansicht neu laden und dann geht es.
* Für Mitarbeiter die Key Account Aufgaben übernehmen, ist die Erfassung der hierfür geleisteten Aufwände gesondert geregelt im Rahmen de spezifischen DEV Kundenentwicklungs-Projekte. 
 

=Time registration=

The working hours of every member of staff will be recorded. Time registration doesn’t mean that the attendence in the office is controlled, it is for the documentation of time you spent working on specific projects. That means that it is not about booking plenty of time on your projects, it is about booking the real amount of time/effort you put in the project. This will help the CEOs and Production Managers to calculate their projects and to guarantee a well regulated production process.

=Rules of recording your working hours=

* Every member of staff is in duty of recording their working hours
* Unefficient working hours (working hours, that are not spent on projects for the company, e.g. „when there is nothing to do“) must also be recorded.
* The goal is to have a 95% average utilisation (see p. 8) of the employee standard working time. Not registered hours will be interpreted as missing utilisation.
* Project work must be booked in their entire extend with a short but clear work description (incl. waiting time that can not be used otherwise, pitches, preparation, research, advanced training on a project, adjustment to a new job, finishing, etc.
* The working hours are up to date and need to be recorded on the following Monday latest, please close your weeks after you have finished your entries.
* '''The repeated not-recording or too late-recording will be mentioned in the employee evaluation and can lead to reprimands and formal warnings with legal consequences'''
* The time registration doesn’t have to be a meticulous image of your day, it is supposed to summarize the distribution of the work on projects in general
* The working time on cost units (Department ANM, ADM, FLM, INT) is not supposed to be more than 5% of your weekly general working time
* For inefficient working time there is a a task in every Project called „standby(Leerlauf)“. If there is no job to do in the Project but you have been planned, please talk to your Project leader to redistribute the Ressources. If there is nothing to do at all talk to your Teamlead to pick the right Sideproject. if your teamlead has no task for you, the lead should talk to the Head of Department. „standby(Leerlauf)“ shall not be booked on a regular basis in projects.
* As an artist it is your duty to talk to your project manager in case there’s no assigned task
* '''Travel time is then working time''', if you use this for regular project work, e.g. make the final preparations for a customer appointment or write the meeting report on the train. If you prefer not to use your travel time to work, then you can track "travel time (no AZ)".
* '''Technical problems with your timekeeping?''' Please check if your browser setting is scaled to 100% (CMD 0) - After that you reload your timekeeping in the agentursoftware - tis should help.
* Members of staff who are working on Aquise or administrative projects must talk to their Head of department in order to create a special project you can book your time on

== Hilfreiche Informationen ==

* Ihr vermisst ein Projekt in Eurer zeiterfassung? Bitte fragt bei dem Projektverantwortlichen oder einem Supervisor Euch auf dem Projekt freizuschalten.
* Bitte IMMER eine kleine Bemerkung (stichpunktartig) hinzufügen!
 
Was fällt alles unter Projektarbeitszeit: 
* Abstimmung zu konkreten Projekten mit Kollegen / Freelancern
* die Zeiterfassung als solche
* die Ressourcenplanung für ein spezifisches Projekt
* projektbezogene Urlaubsübergaben

==Timetracking Access ==
In OS/ Resources findet ihr unter "Track" Eure Zeiterfassung.

== Zeiterfassung Aquisition & Key Account Development ==
{{:Zeiterfassung_Aquisition_&_Key_Account_Development}}

== Zeiterfassung Administration ==
{{:Zeiterfassung_Administration}}

== Überblick interne Projekte: ==
{| class="wikitable"
|-
! Projektnummer !! Projektname !! Leistungen, Arbeitszeiten von (nicht Projektbezogen!)
|-
| pro Department individuell || '''Interne_Meetings_ohne_Kundenbezug''' || allgemeine Department-Meetings und Abstimmungen (nicht Projektbezogen), z.B. Montagsmorgens
|-
| pro Department individuell || '''DEP_Teamname_Teamwork''' || allgemeine Schulungs & Fortbildungsprojekte
für die MA: Feedback- Mitarbeiter-Gespräche
Arbeit am Erfüllen der Ziele aus der ZV 
(sofern nicht mit Projektbezug oder andere internen Projekt zuzuordnen, z.B. Cases)
|-
| pro Department individuell || '''Führungsaufgaben_und_Management''' || Ressourcenmeetings (nicht das Teammeeting am Montagmorgen) 
allgemeine Abstimmung & Planung der Auslastung (nicht Projektbezogen) 
allgem. FMA-Suche bei direktem Bedarf (nicht Projektbezogen) 
Department-Analysen der Auslastung (AZ) 
Controllingmeetings (nicht Projektbezogen) 
|-
| pro Department individuell || je nach Bedarf SaaS-Projekte, Cases-Projekte, etc. || Du willst auf dieses Projekt buchen? Think twice! Talk to your colleagues and Department Head!
Leerlauf- Wartezeiten (nicht Projektbezogen)
in Abstimmung mit HOD: Kundenprojekte optimieren (besser machen als nötig)
|-
| || ||
|-
| Reiseaufwand || Wir verstehen Reisezeit als keine Arbeitszeit! In sofern gilt es hier entweder keine Zeit zu erfassen, oder falls du während einer Reise arbeitest, dies auch normal auf dem Projekt zu erfassen. || allgemeine Reisezeit, bereitet man sich zB während einer Reise auf eine Präsentation vor, so müssen diese Stundenanteile der Reise als normale Arbeitszeit im Projekt erfasst werden
|-
| Pause || Pause keine Projektauswahl erforderlich. Einfach eine Lücke im Timeboard lassen || wenn Du möchtest, kannst Du auch Deine Pausen in der Zeiterfassung abbilden
|-
| || ||
|-
| PSL17_DEVXX || NWB {mName} NewBiz & Account Development || allgemeine generelle NewBiz-Tätigkeiten des Mitarbeiters zur Kundengewinnung, Kundenentwicklung (nicht Projektbezogen)
nur für GF, HOD, KAM, Producer / im Einzelfall kann der Projektverantwortliche auch weitere MAs kurzfristig darauf buchen lassen, wenn er Unterstützung benötigt und kein eigenes Projekt dafür angelegt wird
|-
| KUNDE17_DEVXX || NWB {KUNDE} NewBiz & Account Development || allgemeine nicht projektbezogene NewBiz Tätigkeiten für einen bestimmten Kunden (es gibt solche Kostenstellen für unsere wichtigsten Kunden, fragt euren HOD!)
|-
| || ||
|}

Zeiterfassung

2023-04-18T11:20:50Z

Joachim Kammer: /* Hilfreiche Informationen */

Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in der Agentursoftware erfasst. Die Zeiterfassung dient nicht -wie häufig fälschlich angenommen- dazu, die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. Es geht also nicht darum, möglichst viel Zeit zu verbuchen, sondern vielmehr darum, sie möglichst real auf Projekte zu verschlüsseln. Dies hilft der Geschäftsführung und den Projektleitern Projekte optimal zu kalkulieren und darüber hinaus für einen geordneten Projektablauf zu sorgen.

=Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit=

* Jeder Mitarbeiter, ausgenommen unserer Praktikant(Innen), ist zeiterfassungs-pflichtig. 
* Unproduktive Arbeitszeit (Arbeitszeit, die nicht für die Firma aufgewendet wird, z.B. „wenn gerade nichts zu tun ist) wird ebenfalls erfasst. 
* Ziel ist eine 95% Auslastung (siehe 8.) der Mitarbeiter Regel-Arbeitszeit. Nicht erfasste Arbeitszeit wird als fehlende Auslastung ausgewertet. 
* Projektaufwände sind im vollständigem Umfang '''mit einer groben aber eindeutigen (Arbeits-)Beschreibung''' auf das jeweilige Projekt zu buchen (inkl. Wartezeit, die nicht anderweitig genutzt werden kann, Pitchaufwände, Vorbereitung, Recherche, Fortbildung für das Projekt, Einarbeitung, Nachbearbeitung, etc.). 
* Die Arbeitszeit ist tagesaktuell, spätestens aber bis Montag der Folgewoche zu erfassen und wöchentlich abzuschliessen. 
* Das wiederholte nicht- oder zu späte Erfassen ist Bestandteil der Mitarbeiterbeurteilung und kann zu Ermahnungen oder gar Abmahnungen führen -mit entsprechenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen. 
* Die Zeiterfassung muss kein (!) minutiöses Abbild des Tagesablaufs sein, sondern stellt die Verteilung der geleisteten Arbeitszeit in ihrer Gesamtmenge dar. 
* Es wird erwartet, dass die Kostenstellen-bezogene Arbeitszeit (Department ANM, ADM, FLM, SLA, INT, außerhalb der Buchung auf Projekte) 5% nicht überschreitet. 
* Für ineffiziente Zeiten innerhalb eines Projektes gibt es den Task „standby(Leerlauf)“. Dieser sollte jedoch nur in absoluten Ausnahmefällen gebucht werden. Zum Beispiel bei zuvor abgestimmten Bereitschaftszeiten für die es unsinnig ist diese mit anderen Tasks zu füllen oder mit anderen Projekten zu verplanen. Falls du im Ressourcenplan auf eine Aufgabe gebucht wurdest diese jedoch nicht an dich gebriefed wurde melde dich proaktiv dem Projektverantwortlichen. Er sollte in Absprache mit anderen Projektleitern deine Zeit neu planen um Leerlauf zu vermeiden. 
* Leerlauf? Es wird erwartet, dass Ihr Euch bei unausgelasteter Arbeitszeit an die Teamleads wendet. Falls es keine Aufgaben für dich gibt, sprich mit dem Teamlead welche Aufgaben du übernehmen kannst. Falls es keine Aufgaben durch den Teamlead zu vergeben gibt sollte dieser sich mit dem HOD abstimmen und weitere für sein Team definieren (Cases, Team-Fortbildungen, Tool-Research, ...). 
* Mitarbeiter, die Akquise Projekte oder administrative Aufgaben übernehmen, sind dazu verpflichtet, für diese (nach Rücksprache mit dem Department Head) entsprechende Sonderprojekte anzulegen. 
* '''Reisezeit ist dann Arbeitszeit''', wenn ihr diese für reguläre Projektarbeit nutzt, bsp. im Zug die letzten Vorbereitungen für einen Kundentermin erledigen oder den Besprechungsbericht schreibt. Solltet ihr eure Reisezeit lieber nicht zum arbeiten nutzen, so könnt ihr "Reisezeit (keine AZ)" erfassen.
* '''Technische Probleme mit der Zeiterfassung?''' Bitte prüft, dass der Skalierungsfaktor des Browsers (Darstellung auf Originalgröße) auf 100% eingestellt ist (CMD 0). Dann Wochenansicht neu laden und dann geht es.
* Für Mitarbeiter die Key Account Aufgaben übernehmen, ist die Erfassung der hierfür geleisteten Aufwände gesondert geregelt im Rahmen de spezifischen DEV Kundenentwicklungs-Projekte. 
 

=Time registration=

The working hours of every member of staff will be recorded. Time registration doesn’t mean that the attendence in the office is controlled, it is for the documentation of time you spent working on specific projects. That means that it is not about booking plenty of time on your projects, it is about booking the real amount of time/effort you put in the project. This will help the CEOs and Production Managers to calculate their projects and to guarantee a well regulated production process.

=Rules of recording your working hours=

* Every member of staff is in duty of recording their working hours
* Unefficient working hours (working hours, that are not spent on projects for the company, e.g. „when there is nothing to do“) must also be recorded.
* The goal is to have a 95% average utilisation (see p. 8) of the employee standard working time. Not registered hours will be interpreted as missing utilisation.
* Project work must be booked in their entire extend with a short but clear work description (incl. waiting time that can not be used otherwise, pitches, preparation, research, advanced training on a project, adjustment to a new job, finishing, etc.
* The working hours are up to date and need to be recorded on the following Monday latest, please close your weeks after you have finished your entries.
* '''The repeated not-recording or too late-recording will be mentioned in the employee evaluation and can lead to reprimands and formal warnings with legal consequences'''
* The time registration doesn’t have to be a meticulous image of your day, it is supposed to summarize the distribution of the work on projects in general
* The working time on cost units (Department ANM, ADM, FLM, INT) is not supposed to be more than 5% of your weekly general working time
* For inefficient working time there is a a task in every Project called „standby(Leerlauf)“. If there is no job to do in the Project but you have been planned, please talk to your Project leader to redistribute the Ressources. If there is nothing to do at all talk to your Teamlead to pick the right Sideproject. if your teamlead has no task for you, the lead should talk to the Head of Department. „standby(Leerlauf)“ shall not be booked on a regular basis in projects.
* As an artist it is your duty to talk to your project manager in case there’s no assigned task
* '''Travel time is then working time''', if you use this for regular project work, e.g. make the final preparations for a customer appointment or write the meeting report on the train. If you prefer not to use your travel time to work, then you can track "travel time (no AZ)".
* '''Technical problems with your timekeeping?''' Please check if your browser setting is scaled to 100% (CMD 0) - After that you reload your timekeeping in the agentursoftware - tis should help.
* Members of staff who are working on Aquise or administrative projects must talk to their Head of department in order to create a special project you can book your time on

== Hilfreiche Informationen ==

* Ihr vermisst ein Projekt in Eurer zeiterfassung? Bitte fragt bei dem Projektverantwortlichen oder einem Supervisor Euch auf dem Projekt freizuschalten.
* Bitte IMMER eine kleine Bemerkung (stichpunktartig) hinzufügen!
 
Was fällt alles unter Projektarbeitszeit: 
* Abstimmung zu konkreten Projekten mit Kollegen / Freelancern
* die Zeiterfassung als solche
* die Ressourcenplanung für ein spezifisches Projekt
* projektbezogene Urlaubsübergaben

==Timetracking Access ==
In der Agentursoftware im Bereich der Zeiterfassung findet ihr einen Button "Projektfreischaltungsanfrage".
Ihr könnt hier nach allen erdenklichen Stichwörtern suchen (erste Zeile des PopUps)
Ein Klick auf das Schloss-Symbol aktiviert die Freischaltungsanfrage bei dem Projektverantwortlichen

== Zeiterfassung Aquisition & Key Account Development ==
{{:Zeiterfassung_Aquisition_&_Key_Account_Development}}

== Zeiterfassung Administration ==
{{:Zeiterfassung_Administration}}

== Überblick interne Projekte: ==
{| class="wikitable"
|-
! Projektnummer !! Projektname !! Leistungen, Arbeitszeiten von (nicht Projektbezogen!)
|-
| pro Department individuell || '''Interne_Meetings_ohne_Kundenbezug''' || allgemeine Department-Meetings und Abstimmungen (nicht Projektbezogen), z.B. Montagsmorgens
|-
| pro Department individuell || '''DEP_Teamname_Teamwork''' || allgemeine Schulungs & Fortbildungsprojekte
für die MA: Feedback- Mitarbeiter-Gespräche
Arbeit am Erfüllen der Ziele aus der ZV 
(sofern nicht mit Projektbezug oder andere internen Projekt zuzuordnen, z.B. Cases)
|-
| pro Department individuell || '''Führungsaufgaben_und_Management''' || Ressourcenmeetings (nicht das Teammeeting am Montagmorgen) 
allgemeine Abstimmung & Planung der Auslastung (nicht Projektbezogen) 
allgem. FMA-Suche bei direktem Bedarf (nicht Projektbezogen) 
Department-Analysen der Auslastung (AZ) 
Controllingmeetings (nicht Projektbezogen) 
|-
| pro Department individuell || je nach Bedarf SaaS-Projekte, Cases-Projekte, etc. || Du willst auf dieses Projekt buchen? Think twice! Talk to your colleagues and Department Head!
Leerlauf- Wartezeiten (nicht Projektbezogen)
in Abstimmung mit HOD: Kundenprojekte optimieren (besser machen als nötig)
|-
| || ||
|-
| Reiseaufwand || Wir verstehen Reisezeit als keine Arbeitszeit! In sofern gilt es hier entweder keine Zeit zu erfassen, oder falls du während einer Reise arbeitest, dies auch normal auf dem Projekt zu erfassen. || allgemeine Reisezeit, bereitet man sich zB während einer Reise auf eine Präsentation vor, so müssen diese Stundenanteile der Reise als normale Arbeitszeit im Projekt erfasst werden
|-
| Pause || Pause keine Projektauswahl erforderlich. Einfach eine Lücke im Timeboard lassen || wenn Du möchtest, kannst Du auch Deine Pausen in der Zeiterfassung abbilden
|-
| || ||
|-
| PSL17_DEVXX || NWB {mName} NewBiz & Account Development || allgemeine generelle NewBiz-Tätigkeiten des Mitarbeiters zur Kundengewinnung, Kundenentwicklung (nicht Projektbezogen)
nur für GF, HOD, KAM, Producer / im Einzelfall kann der Projektverantwortliche auch weitere MAs kurzfristig darauf buchen lassen, wenn er Unterstützung benötigt und kein eigenes Projekt dafür angelegt wird
|-
| KUNDE17_DEVXX || NWB {KUNDE} NewBiz & Account Development || allgemeine nicht projektbezogene NewBiz Tätigkeiten für einen bestimmten Kunden (es gibt solche Kostenstellen für unsere wichtigsten Kunden, fragt euren HOD!)
|-
| || ||
|}

Zeiterfassung

2023-04-18T11:20:24Z

Joachim Kammer: /* Hilfreiche Informationen */

Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in der Agentursoftware erfasst. Die Zeiterfassung dient nicht -wie häufig fälschlich angenommen- dazu, die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. Es geht also nicht darum, möglichst viel Zeit zu verbuchen, sondern vielmehr darum, sie möglichst real auf Projekte zu verschlüsseln. Dies hilft der Geschäftsführung und den Projektleitern Projekte optimal zu kalkulieren und darüber hinaus für einen geordneten Projektablauf zu sorgen.

=Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit=

* Jeder Mitarbeiter, ausgenommen unserer Praktikant(Innen), ist zeiterfassungs-pflichtig. 
* Unproduktive Arbeitszeit (Arbeitszeit, die nicht für die Firma aufgewendet wird, z.B. „wenn gerade nichts zu tun ist) wird ebenfalls erfasst. 
* Ziel ist eine 95% Auslastung (siehe 8.) der Mitarbeiter Regel-Arbeitszeit. Nicht erfasste Arbeitszeit wird als fehlende Auslastung ausgewertet. 
* Projektaufwände sind im vollständigem Umfang '''mit einer groben aber eindeutigen (Arbeits-)Beschreibung''' auf das jeweilige Projekt zu buchen (inkl. Wartezeit, die nicht anderweitig genutzt werden kann, Pitchaufwände, Vorbereitung, Recherche, Fortbildung für das Projekt, Einarbeitung, Nachbearbeitung, etc.). 
* Die Arbeitszeit ist tagesaktuell, spätestens aber bis Montag der Folgewoche zu erfassen und wöchentlich abzuschliessen. 
* Das wiederholte nicht- oder zu späte Erfassen ist Bestandteil der Mitarbeiterbeurteilung und kann zu Ermahnungen oder gar Abmahnungen führen -mit entsprechenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen. 
* Die Zeiterfassung muss kein (!) minutiöses Abbild des Tagesablaufs sein, sondern stellt die Verteilung der geleisteten Arbeitszeit in ihrer Gesamtmenge dar. 
* Es wird erwartet, dass die Kostenstellen-bezogene Arbeitszeit (Department ANM, ADM, FLM, SLA, INT, außerhalb der Buchung auf Projekte) 5% nicht überschreitet. 
* Für ineffiziente Zeiten innerhalb eines Projektes gibt es den Task „standby(Leerlauf)“. Dieser sollte jedoch nur in absoluten Ausnahmefällen gebucht werden. Zum Beispiel bei zuvor abgestimmten Bereitschaftszeiten für die es unsinnig ist diese mit anderen Tasks zu füllen oder mit anderen Projekten zu verplanen. Falls du im Ressourcenplan auf eine Aufgabe gebucht wurdest diese jedoch nicht an dich gebriefed wurde melde dich proaktiv dem Projektverantwortlichen. Er sollte in Absprache mit anderen Projektleitern deine Zeit neu planen um Leerlauf zu vermeiden. 
* Leerlauf? Es wird erwartet, dass Ihr Euch bei unausgelasteter Arbeitszeit an die Teamleads wendet. Falls es keine Aufgaben für dich gibt, sprich mit dem Teamlead welche Aufgaben du übernehmen kannst. Falls es keine Aufgaben durch den Teamlead zu vergeben gibt sollte dieser sich mit dem HOD abstimmen und weitere für sein Team definieren (Cases, Team-Fortbildungen, Tool-Research, ...). 
* Mitarbeiter, die Akquise Projekte oder administrative Aufgaben übernehmen, sind dazu verpflichtet, für diese (nach Rücksprache mit dem Department Head) entsprechende Sonderprojekte anzulegen. 
* '''Reisezeit ist dann Arbeitszeit''', wenn ihr diese für reguläre Projektarbeit nutzt, bsp. im Zug die letzten Vorbereitungen für einen Kundentermin erledigen oder den Besprechungsbericht schreibt. Solltet ihr eure Reisezeit lieber nicht zum arbeiten nutzen, so könnt ihr "Reisezeit (keine AZ)" erfassen.
* '''Technische Probleme mit der Zeiterfassung?''' Bitte prüft, dass der Skalierungsfaktor des Browsers (Darstellung auf Originalgröße) auf 100% eingestellt ist (CMD 0). Dann Wochenansicht neu laden und dann geht es.
* Für Mitarbeiter die Key Account Aufgaben übernehmen, ist die Erfassung der hierfür geleisteten Aufwände gesondert geregelt im Rahmen de spezifischen DEV Kundenentwicklungs-Projekte. 
 

=Time registration=

The working hours of every member of staff will be recorded. Time registration doesn’t mean that the attendence in the office is controlled, it is for the documentation of time you spent working on specific projects. That means that it is not about booking plenty of time on your projects, it is about booking the real amount of time/effort you put in the project. This will help the CEOs and Production Managers to calculate their projects and to guarantee a well regulated production process.

=Rules of recording your working hours=

* Every member of staff is in duty of recording their working hours
* Unefficient working hours (working hours, that are not spent on projects for the company, e.g. „when there is nothing to do“) must also be recorded.
* The goal is to have a 95% average utilisation (see p. 8) of the employee standard working time. Not registered hours will be interpreted as missing utilisation.
* Project work must be booked in their entire extend with a short but clear work description (incl. waiting time that can not be used otherwise, pitches, preparation, research, advanced training on a project, adjustment to a new job, finishing, etc.
* The working hours are up to date and need to be recorded on the following Monday latest, please close your weeks after you have finished your entries.
* '''The repeated not-recording or too late-recording will be mentioned in the employee evaluation and can lead to reprimands and formal warnings with legal consequences'''
* The time registration doesn’t have to be a meticulous image of your day, it is supposed to summarize the distribution of the work on projects in general
* The working time on cost units (Department ANM, ADM, FLM, INT) is not supposed to be more than 5% of your weekly general working time
* For inefficient working time there is a a task in every Project called „standby(Leerlauf)“. If there is no job to do in the Project but you have been planned, please talk to your Project leader to redistribute the Ressources. If there is nothing to do at all talk to your Teamlead to pick the right Sideproject. if your teamlead has no task for you, the lead should talk to the Head of Department. „standby(Leerlauf)“ shall not be booked on a regular basis in projects.
* As an artist it is your duty to talk to your project manager in case there’s no assigned task
* '''Travel time is then working time''', if you use this for regular project work, e.g. make the final preparations for a customer appointment or write the meeting report on the train. If you prefer not to use your travel time to work, then you can track "travel time (no AZ)".
* '''Technical problems with your timekeeping?''' Please check if your browser setting is scaled to 100% (CMD 0) - After that you reload your timekeeping in the agentursoftware - tis should help.
* Members of staff who are working on Aquise or administrative projects must talk to their Head of department in order to create a special project you can book your time on

== Hilfreiche Informationen ==

* Ihr vermisst ein Projekt in Eurer zeiterfassung? Bitte fragt bei dem projektverantwortlichen oder einem Supervisor Euch auf dem Projekt freizuschalten.
* Bitte IMMER eine kleine Bemerkung (stichpunktartig) hinzufügen!
 
Was fällt alles unter Projektarbeitszeit: 
* Abstimmung zu konkreten Projekten mit Kollegen / Freelancern
* die Zeiterfassung als solche
* die Ressourcenplanung für ein spezifisches Projekt
* projektbezogene Urlaubsübergaben

==Timetracking Access ==
In der Agentursoftware im Bereich der Zeiterfassung findet ihr einen Button "Projektfreischaltungsanfrage".
Ihr könnt hier nach allen erdenklichen Stichwörtern suchen (erste Zeile des PopUps)
Ein Klick auf das Schloss-Symbol aktiviert die Freischaltungsanfrage bei dem Projektverantwortlichen

== Zeiterfassung Aquisition & Key Account Development ==
{{:Zeiterfassung_Aquisition_&_Key_Account_Development}}

== Zeiterfassung Administration ==
{{:Zeiterfassung_Administration}}

== Überblick interne Projekte: ==
{| class="wikitable"
|-
! Projektnummer !! Projektname !! Leistungen, Arbeitszeiten von (nicht Projektbezogen!)
|-
| pro Department individuell || '''Interne_Meetings_ohne_Kundenbezug''' || allgemeine Department-Meetings und Abstimmungen (nicht Projektbezogen), z.B. Montagsmorgens
|-
| pro Department individuell || '''DEP_Teamname_Teamwork''' || allgemeine Schulungs & Fortbildungsprojekte
für die MA: Feedback- Mitarbeiter-Gespräche
Arbeit am Erfüllen der Ziele aus der ZV 
(sofern nicht mit Projektbezug oder andere internen Projekt zuzuordnen, z.B. Cases)
|-
| pro Department individuell || '''Führungsaufgaben_und_Management''' || Ressourcenmeetings (nicht das Teammeeting am Montagmorgen) 
allgemeine Abstimmung & Planung der Auslastung (nicht Projektbezogen) 
allgem. FMA-Suche bei direktem Bedarf (nicht Projektbezogen) 
Department-Analysen der Auslastung (AZ) 
Controllingmeetings (nicht Projektbezogen) 
|-
| pro Department individuell || je nach Bedarf SaaS-Projekte, Cases-Projekte, etc. || Du willst auf dieses Projekt buchen? Think twice! Talk to your colleagues and Department Head!
Leerlauf- Wartezeiten (nicht Projektbezogen)
in Abstimmung mit HOD: Kundenprojekte optimieren (besser machen als nötig)
|-
| || ||
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| Reiseaufwand || Wir verstehen Reisezeit als keine Arbeitszeit! In sofern gilt es hier entweder keine Zeit zu erfassen, oder falls du während einer Reise arbeitest, dies auch normal auf dem Projekt zu erfassen. || allgemeine Reisezeit, bereitet man sich zB während einer Reise auf eine Präsentation vor, so müssen diese Stundenanteile der Reise als normale Arbeitszeit im Projekt erfasst werden
|-
| Pause || Pause keine Projektauswahl erforderlich. Einfach eine Lücke im Timeboard lassen || wenn Du möchtest, kannst Du auch Deine Pausen in der Zeiterfassung abbilden
|-
| || ||
|-
| PSL17_DEVXX || NWB {mName} NewBiz & Account Development || allgemeine generelle NewBiz-Tätigkeiten des Mitarbeiters zur Kundengewinnung, Kundenentwicklung (nicht Projektbezogen)
nur für GF, HOD, KAM, Producer / im Einzelfall kann der Projektverantwortliche auch weitere MAs kurzfristig darauf buchen lassen, wenn er Unterstützung benötigt und kein eigenes Projekt dafür angelegt wird
|-
| KUNDE17_DEVXX || NWB {KUNDE} NewBiz & Account Development || allgemeine nicht projektbezogene NewBiz Tätigkeiten für einen bestimmten Kunden (es gibt solche Kostenstellen für unsere wichtigsten Kunden, fragt euren HOD!)
|-
| || ||
|}

Projekt-Erfolgsbonus

2023-04-18T11:13:54Z

Joachim Kammer:

Der Projekterfolgsbonus ist für außerordentliche Leistungen beim Erreichen/Übererreichen der Bonuskriterien.
 

Derzeit haben wir in OS/ noch kein Bonusmodel etabliert. Es befindet sich jedoch in Planung/Umsetzung. 

Wir möchten Euch bitten Eure Projekte dennoch abzuschließen. 
Wir sind in der Lage auch rückwirkend für Euren tollen Einsatz und die Projektergebnisse mit einem Bonus zu belohnen.

OS/ Budget Learnings Ertrag / Marge

2023-03-13T14:24:53Z

Joachim Kammer: /* Aktuelle Aufwände Stunden / FMA / externe Dienstleister */

Philippe Stalla: Ich hab heute wieder etwas wichtiges im OS/ gelernt, was ich mit euch teilen möchte. Es geht um Marge / Ertrag. Diese seht ihr, wenn ihr in Budget/ die Liste mit Projekten anzeigen lasst und dort die entsprechenden Spalten ausklappt. Hier nun nachfolgend die Interpretation (angeführt und den Tooltipps je Deutsch und Englisch): 

=== '''A | Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag''' ===
* Profit margin of the current project budget version, including an allocation of overhead
* Ertragsmarge der aktuellen Version des Projektbudgets abzüglich der budgetierten Projektkosten und deren Overhead.

''Hier handelt es sich um einen Wert, der dem alten Soll / Kalkulation gleichkommt. Wie wird die Marge sein, wenn ich das Projekt so wie budgetiert und geplant umsetze.'' 

=== '''B | Expected profit margin / Erwarteter Ertrag''' ===
* The expected project profit argin, caluclated by deducting budgeted or current project costs including their overhead from the budgeted project revenue.
* Die erwartete Ertragsmarge, nach Abzug der geplanten oder aktuellen Projektkosten und deren Overhead.

''Dies ist ein neuer Wert. Ihr werdet sehen, dass dieser Wert häufig dem Wert Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag entspricht. Warum? Dieser Wert wird sich erst dann ändern, wenn einer / mehrere eurer kalkulierten Stunden / FMA / Externe Dienstleisterkosten den kalkulierten Wert überschreiten. Ihr habt zum Beispiel 10 Stunden budgetiert und es werden 11 Stunden gebucht. Es wurden 100 Euro FMA budgetiert, aber eine Rechnung über 150 Euro geht ein. Sobald der Ist über dem Soll Wert liegt, rechnet dieser Wert mit dem Ist Wert. Die Zahl sagt also entweder, dass alles auf Kurs ist, oder aber mehr angefallen ist als gedacht und demnach nicht mehr auf Kurs. Nach meinem Verständnis wird der Wert nie "besser" sein als die kalkulierte Marge.'' 

=== '''C | Current Profit Margin / Aktueller Ertrag''' ===
* The percentage difference between issued invoices and booked costs on the project, including an allocation of overhead.
* Die Differenz in Prozent zwischen ausgestellten Rechnungen und gebuchten Kosten für das Projekt, einschließlich ihrer Zuweisung von Overhead.

''Dieser Wert kommt ein wenig dem alten IST / Controlling nahe, aber er vergleicht die angefallenen Stunden / erzeugten Kosten (alles was als Zeit erfasst ist oder als Rechnung eingegangen) mit dem aktuellen Umsatz (in Rechnung gestellte Beträge). Daher ist der Wert, bis ihr die erste Rechnung schreibt, nicht sichtbar. Wichtig also: bedenkt bei der Interpretation, wie viel des Budgets ihr schon in Rechnung gestellt habt. Ich denke zu Projektende sieht der Wert z.B. sehr "schlecht" aus, weil ihr evtl. erst 50% abgerechnet habt, aber fast 100% der Arbeit angefallen ist.'' 

=== '''Und nun: Was sehe ich eigentlich in meinem Projekt?''' ===
Die Infobox oben rechts zeigt euch 

* '''A | Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag.'''

Die Infobox unten zeigt euch
* '''B | Expected profit margin / Erwarteter Ertrag.'''
Und wenn ihr in der Checkbox oben rechts
* (A) auf Ausklappen klickt,
dann seht ihr den Wert unten
* (B). Wert C | Current Profit Margin / 
Aktueller Ertrag seht ihr im Projekt nicht. 

=== '''Aktuelle Aufwände Stunden / FMA / externe Dienstleister''' ===
Nun ist für eure Interpretation eines Projektes sicher wichtig, wie viele Stunden bereits erfasst sind. Ich finde hier in der Projektliste die folgenden Werte spannend:
* '''Bgt. Employee $ / Bgt. MA €'''
* '''Current Employee $ / Aktuelle MA €'''
* '''Empl. ÷ / Ma Kosten ÷'''

und dazu vielleicht auch noch '''Elapsed / Laufzeit des Projektes.'''

 Wieso diese? Ihr seht hier, nicht basierend auf der Einheit Stunden, sondern tatsächlich MA Budget in Euro den Soll vs. Ist, also wie viel eures budgetierten MA Budgets schon auf dem Projekt angefallen, und das auch in Prozent. Dies gegen die Prozentzahl von Laufzeit gehalten ist hilfreich: Die Laufzeit steht bei 50%, ihr habt aber schon 95% Ma Kosten auf dem Projekt = vermutlich schlecht. Die Laufzeit steht bei 50%, ihr habt aber erst 15% Ma Kosten auf dem Projekt = vermutlich gut. Die gleichen Werte könnt ihr euch auch FMA und externe Dienstleister anzeigen lassen und damit ähnlich gut den Überblick behalten.

 

Danke und happy Monday 

Philippe

OS/ Budget Learnings Ertrag / Marge

2023-03-13T14:24:07Z

Joachim Kammer: /* Und nun: Was sehe ich eigentlich in meinem Projekt? */

Philippe Stalla: Ich hab heute wieder etwas wichtiges im OS/ gelernt, was ich mit euch teilen möchte. Es geht um Marge / Ertrag. Diese seht ihr, wenn ihr in Budget/ die Liste mit Projekten anzeigen lasst und dort die entsprechenden Spalten ausklappt. Hier nun nachfolgend die Interpretation (angeführt und den Tooltipps je Deutsch und Englisch): 

=== '''A | Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag''' ===
* Profit margin of the current project budget version, including an allocation of overhead
* Ertragsmarge der aktuellen Version des Projektbudgets abzüglich der budgetierten Projektkosten und deren Overhead.

''Hier handelt es sich um einen Wert, der dem alten Soll / Kalkulation gleichkommt. Wie wird die Marge sein, wenn ich das Projekt so wie budgetiert und geplant umsetze.'' 

=== '''B | Expected profit margin / Erwarteter Ertrag''' ===
* The expected project profit argin, caluclated by deducting budgeted or current project costs including their overhead from the budgeted project revenue.
* Die erwartete Ertragsmarge, nach Abzug der geplanten oder aktuellen Projektkosten und deren Overhead.

''Dies ist ein neuer Wert. Ihr werdet sehen, dass dieser Wert häufig dem Wert Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag entspricht. Warum? Dieser Wert wird sich erst dann ändern, wenn einer / mehrere eurer kalkulierten Stunden / FMA / Externe Dienstleisterkosten den kalkulierten Wert überschreiten. Ihr habt zum Beispiel 10 Stunden budgetiert und es werden 11 Stunden gebucht. Es wurden 100 Euro FMA budgetiert, aber eine Rechnung über 150 Euro geht ein. Sobald der Ist über dem Soll Wert liegt, rechnet dieser Wert mit dem Ist Wert. Die Zahl sagt also entweder, dass alles auf Kurs ist, oder aber mehr angefallen ist als gedacht und demnach nicht mehr auf Kurs. Nach meinem Verständnis wird der Wert nie "besser" sein als die kalkulierte Marge.'' 

=== '''C | Current Profit Margin / Aktueller Ertrag''' ===
* The percentage difference between issued invoices and booked costs on the project, including an allocation of overhead.
* Die Differenz in Prozent zwischen ausgestellten Rechnungen und gebuchten Kosten für das Projekt, einschließlich ihrer Zuweisung von Overhead.

''Dieser Wert kommt ein wenig dem alten IST / Controlling nahe, aber er vergleicht die angefallenen Stunden / erzeugten Kosten (alles was als Zeit erfasst ist oder als Rechnung eingegangen) mit dem aktuellen Umsatz (in Rechnung gestellte Beträge). Daher ist der Wert, bis ihr die erste Rechnung schreibt, nicht sichtbar. Wichtig also: bedenkt bei der Interpretation, wie viel des Budgets ihr schon in Rechnung gestellt habt. Ich denke zu Projektende sieht der Wert z.B. sehr "schlecht" aus, weil ihr evtl. erst 50% abgerechnet habt, aber fast 100% der Arbeit angefallen ist.'' 

=== '''Und nun: Was sehe ich eigentlich in meinem Projekt?''' ===
Die Infobox oben rechts zeigt euch 

* '''A | Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag.'''

Die Infobox unten zeigt euch
* '''B | Expected profit margin / Erwarteter Ertrag.'''
Und wenn ihr in der Checkbox oben rechts
* (A) auf Ausklappen klickt,
dann seht ihr den Wert unten
* (B). Wert C | Current Profit Margin / 
Aktueller Ertrag seht ihr im Projekt nicht. 

=== '''Aktuelle Aufwände Stunden / FMA / externe Dienstleister''' ===
Nun ist für eure Interpretation eines Projektes sicher wichtig, wie viele Stunden bereits erfasst sind. Ich finde hier in der Projektliste die folgenden Werte spannend:
* '''Bgt. Employee $ / Bgt. MA €
* Current Employee $ / Aktuelle MA €
* Empl. ÷ / Ma Kosten ÷'''

und dazu vielleicht auch noch '''Elapsed / Laufzeit des Projektes.'''

 Wieso diese? Ihr seht hier, nicht basierend auf der Einheit Stunden, sondern tatsächlich MA Budget in Euro den Soll vs. Ist, also wie viel eures budgetierten MA Budgets schon auf dem Projekt angefallen, und das auch in Prozent. Dies gegen die Prozentzahl von Laufzeit gehalten ist hilfreich: Die Laufzeit steht bei 50%, ihr habt aber schon 95% Ma Kosten auf dem Projekt = vermutlich schlecht. Die Laufzeit steht bei 50%, ihr habt aber erst 15% Ma Kosten auf dem Projekt = vermutlich gut. Die gleichen Werte könnt ihr euch auch FMA und externe Dienstleister anzeigen lassen und damit ähnlich gut den Überblick behalten.

 

Danke und happy Monday 

Philippe

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-03-13T12:36:41Z

Joachim Kammer:

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your revenue planning and the actual status of your projects will look different than in the old AGS.
* The new OS/ works with a different internal logic than the old agency software and we notice this in the projects, especially in the calculation of the yield / margin / profitability. In short: your projects will have a different target / actual profit in OS/ than they had in AGS and this is not a mistake but right.
* In this context, we have reduced the target-margin in OS/ for client service projects to 15% target-margin.
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Learnings about your Project Controlling==
[[OS/ Budget Learnings Ertrag / Marge|Philippe Stalla wrote a perfect explanation about how to control you running projects here]]
==Your projects from the old AGS==
* When transferring the projects from AGS -> OS/, the positions that we have put on NW have not been transferred correctly. They simply do not show any internal effort. Solution: set the unit from e.g. Days to e.g. Hours and back, then it should calculate correctly again.
* Also, at the end of each calculation there is an item with internal hours (sometimes several hundred or thousand). If your positions do have internal costs in the calculation you can deactivate this section.
* Regarding revenue / profit: the new target margin is significantly below (15%) the previous targets. This is due to a new coding of the so called overhead costs. As a result, all current earnings forecasts have also dropped significantly overall. This is, also for me, a real change and especially for existing projects a bit confusing at first. We are now observing / assessing the effects and are of course also dependent on your feedback.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
# Using filters for departments or clients is filtering projects
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
* Booked times are not change-able for the actual day
* Booked times will Auto-Convert to tracked time on the next day

==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]
[File:Personio 01.png|thumb|Absences_02]

==Teamleads==
* As a team leader, you can now view and approve your employees' vacation requests in Personio.
* By the way, here you can also see the time tracking of your employees.

==Smartsheet==

right now, we decided not to connect Smartsheet with OS/. So if you want to create a projectplan for your project, please create it yourself and invite your team, client.

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

______________
______________
______________

== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choose your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client

== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:
[[File:Personio_01.png|border|none|thumb|500x500px]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
You can use this [https://wiki.parasol-island.com/customhtml/signature.html Parasol Signature Generator] (written by ChatGPT) to create your signature. If you are not sure how to set the generated signature in Gmail, the following Gmail Help article will help you.

[https://support.google.com/mail/answer/8395?hl=en&ref_topic=3394219# Gmail Help - Create a Gmail signature]

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-03-13T12:35:36Z

Joachim Kammer:

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your revenue planning and the actual status of your projects will look different than in the old AGS.
* The new OS/ works with a different internal logic than the old agency software and we notice this in the projects, especially in the calculation of the yield / margin / profitability. In short: your projects will have a different target / actual profit in OS/ than they had in AGS and this is not a mistake but right.
* In this context, we have reduced the target-margin in OS/ for client service projects to 15% target-margin.
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Learnings about your Project Controlling==
[[https://wiki.parasol-island.com/OS/ Budget Learnings Ertrag / Marge|Philippe Stalla wrote a perfect explanation about how to control you running projects here]]
==Your projects from the old AGS==
* When transferring the projects from AGS -> OS/, the positions that we have put on NW have not been transferred correctly. They simply do not show any internal effort. Solution: set the unit from e.g. Days to e.g. Hours and back, then it should calculate correctly again.
* Also, at the end of each calculation there is an item with internal hours (sometimes several hundred or thousand). If your positions do have internal costs in the calculation you can deactivate this section.
* Regarding revenue / profit: the new target margin is significantly below (15%) the previous targets. This is due to a new coding of the so called overhead costs. As a result, all current earnings forecasts have also dropped significantly overall. This is, also for me, a real change and especially for existing projects a bit confusing at first. We are now observing / assessing the effects and are of course also dependent on your feedback.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
# Using filters for departments or clients is filtering projects
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
* Booked times are not change-able for the actual day
* Booked times will Auto-Convert to tracked time on the next day

==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]
[File:Personio 01.png|thumb|Absences_02]

==Teamleads==
* As a team leader, you can now view and approve your employees' vacation requests in Personio.
* By the way, here you can also see the time tracking of your employees.

==Smartsheet==

right now, we decided not to connect Smartsheet with OS/. So if you want to create a projectplan for your project, please create it yourself and invite your team, client.

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

______________
______________
______________

== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choose your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client

== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:
[[File:Personio_01.png|border|none|thumb|500x500px]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
You can use this [https://wiki.parasol-island.com/customhtml/signature.html Parasol Signature Generator] (written by ChatGPT) to create your signature. If you are not sure how to set the generated signature in Gmail, the following Gmail Help article will help you.

[https://support.google.com/mail/answer/8395?hl=en&ref_topic=3394219# Gmail Help - Create a Gmail signature]

OS/ Budget Learnings Ertrag / Marge

2023-03-13T12:32:24Z

Joachim Kammer:

Philippe Stalla: Ich hab heute wieder etwas wichtiges im OS/ gelernt, was ich mit euch teilen möchte. Es geht um Marge / Ertrag. Diese seht ihr, wenn ihr in Budget/ die Liste mit Projekten anzeigen lasst und dort die entsprechenden Spalten ausklappt. Hier nun nachfolgend die Interpretation (angeführt und den Tooltipps je Deutsch und Englisch): 

'''A | Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag''' 

* Profit margin of the current project budget version, including an allocation of overhead
* Ertragsmarge der aktuellen Version des Projektbudgets abzüglich der budgetierten Projektkosten und deren Overhead.

''Hier handelt es sich um einen Wert, der dem alten Soll / Kalkulation gleichkommt. Wie wird die Marge sein, wenn ich das Projekt so wie budgetiert und geplant umsetze.'' 

'''B | Expected profit margin / Erwarteter Ertrag'''
* The expected project profit argin, caluclated by deducting budgeted or current project costs including their overhead from the budgeted project revenue.
* Die erwartete Ertragsmarge, nach Abzug der geplanten oder aktuellen Projektkosten und deren Overhead.

''Dies ist ein neuer Wert. Ihr werdet sehen, dass dieser Wert häufig dem Wert Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag entspricht. Warum? Dieser Wert wird sich erst dann ändern, wenn einer / mehrere eurer kalkulierten Stunden / FMA / Externe Dienstleisterkosten den kalkulierten Wert überschreiten. Ihr habt zum Beispiel 10 Stunden budgetiert und es werden 11 Stunden gebucht. Es wurden 100 Euro FMA budgetiert, aber eine Rechnung über 150 Euro geht ein. Sobald der Ist über dem Soll Wert liegt, rechnet dieser Wert mit dem Ist Wert. Die Zahl sagt also entweder, dass alles auf Kurs ist, oder aber mehr angefallen ist als gedacht und demnach nicht mehr auf Kurs. Nach meinem Verständnis wird der Wert nie "besser" sein als die kalkulierte Marge.'' 

'''C | Current Profit Margin / Aktueller Ertrag'''
* The percentage difference between issued invoices and booked costs on the project, including an allocation of overhead.
* Die Differenz in Prozent zwischen ausgestellten Rechnungen und gebuchten Kosten für das Projekt, einschließlich ihrer Zuweisung von Overhead.

''Dieser Wert kommt ein wenig dem alten IST / Controlling nahe, aber er vergleicht die angefallenen Stunden / erzeugten Kosten (alles was als Zeit erfasst ist oder als Rechnung eingegangen) mit dem aktuellen Umsatz (in Rechnung gestellte Beträge). Daher ist der Wert, bis ihr die erste Rechnung schreibt, nicht sichtbar. Wichtig also: bedenkt bei der Interpretation, wie viel des Budgets ihr schon in Rechnung gestellt habt. Ich denke zu Projektende sieht der Wert z.B. sehr "schlecht" aus, weil ihr evtl. erst 50% abgerechnet habt, aber fast 100% der Arbeit angefallen ist.'' 

'''Und nun: Was sehe ich eigentlich in meinem Projekt?'''
Die Infobox oben rechts zeigt euch
* '''A | Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag.'''
Die Infobox unten zeigt euch
* '''B | Expected profit margin / Erwarteter Ertrag.'''
Und wenn ihr in der Checkbox oben rechts (A) auf Ausklappen klickt, dann seht ihr den Wert unten (B). Wert C | Current Profit Margin / Aktueller Ertrag sehr ihr im Projekt nicht. 

'''Aktuelle Aufwände Stunden / FMA / externe Dienstleister'''
Nun ist für eure Interpretation eines Projektes sicher wichtig, wie viele Stunden bereits erfasst sind. Ich finde hier in der Projektliste die folgenden Werte spannend:

* '''Bgt. Employee $ / Bgt. MA €
* Current Employee $ / Aktuelle MA €
* Empl. ÷ / Ma Kosten ÷'''

und dazu vielleicht auch noch '''Elapsed / Laufzeit des Projektes.'''
 

''Wieso diese? Ihr seht hier, nicht basierend auf der Einheit Stunden, sondern tatsächlich MA Budget in Euro den Soll vs. Ist, also wie viel eures budgetierten MA Budgets schon auf dem Projekt angefallen, und das auch in Prozent. Dies gegen die Prozentzahl von Laufzeit gehalten ist hilfreich: Die Laufzeit steht bei 50%, ihr habt aber schon 95% Ma Kosten auf dem Projekt = vermutlich schlecht. Die Laufzeit steht bei 50%, ihr habt aber erst 15% Ma Kosten auf dem Projekt = vermutlich gut. Die gleichen Werte könnt ihr euch auch FMA und externe Dienstleister anzeigen lassen und damit ähnlich gut den Überblick behalten.''

 

Danke und happy 

Philippe

OS/ Budget Learnings Ertrag / Marge

2023-03-13T12:30:11Z

Joachim Kammer:

Philippe Stalla: Ich hab heute wieder etwas wichtiges im OS/ gelernt, was ich mit euch teilen möchte. Es geht um Marge / Ertrag. Diese seht ihr, wenn ihr in Budget/ die Liste mit Projekten anzeigen lasst und dort die entsprechenden Spalten ausklappt. Hier nun nachfolgend die Interpretation (angeführt und den Tooltipps je Deutsch und Englisch): 

'''A | Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag''' 

* - Profit margin of the current project budget version, including an allocation of overhead
* - Ertragsmarge der aktuellen Version des Projektbudgets abzüglich der budgetierten Projektkosten und deren Overhead.

''Hier handelt es sich um einen Wert, der dem alten Soll / Kalkulation gleichkommt. Wie wird die Marge sein, wenn ich das Projekt so wie budgetiert und geplant umsetze.''

'''B | Expected profit margin / Erwarteter Ertrag'''
- The expected project profit argin, caluclated by deducting budgeted or current project costs including their overhead from the budgeted project revenue.
- Die erwartete Ertragsmarge, nach Abzug der geplanten oder aktuellen Projektkosten und deren Overhead.

''Dies ist ein neuer Wert. Ihr werdet sehen, dass dieser Wert häufig dem Wert Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag entspricht. Warum? Dieser Wert wird sich erst dann ändern, wenn einer / mehrere eurer kalkulierten Stunden / FMA / Externe Dienstleisterkosten den kalkulierten Wert überschreiten. Ihr habt zum Beispiel 10 Stunden budgetiert und es werden 11 Stunden gebucht. Es wurden 100 Euro FMA budgetiert, aber eine Rechnung über 150 Euro geht ein. Sobald der Ist über dem Soll Wert liegt, rechnet dieser Wert mit dem Ist Wert. Die Zahl sagt also entweder, dass alles auf Kurs ist, oder aber mehr angefallen ist als gedacht und demnach nicht mehr auf Kurs. Nach meinem Verständnis wird der Wert nie "besser" sein als die kalkulierte Marge.''

'''C | Current Profit Margin / Aktueller Ertrag'''
- The percentage difference between issued invoices and booked costs on the project, including an allocation of overhead.
- Die Differenz in Prozent zwischen ausgestellten Rechnungen und gebuchten Kosten für das Projekt, einschließlich ihrer Zuweisung von Overhead.

''Dieser Wert kommt ein wenig dem alten IST / Controlling nahe, aber er vergleicht die angefallenen Stunden / erzeugten Kosten (alles was als Zeit erfasst ist oder als Rechnung eingegangen) mit dem aktuellen Umsatz (in Rechnung gestellte Beträge). Daher ist der Wert, bis ihr die erste Rechnung schreibt, nicht sichtbar. Wichtig also: bedenkt bei der Interpretation, wie viel des Budgets ihr schon in Rechnung gestellt habt. Ich denke zu Projektende sieht der Wert z.B. sehr "schlecht" aus, weil ihr evtl. erst 50% abgerechnet habt, aber fast 100% der Arbeit angefallen ist.''

'''Und nun: Was sehe ich eigentlich in meinem Projekt?'''
Die Infobox oben rechts zeigt euch
'''A | Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag.'''
Die Infobox unten zeigt euch
'''B | Expected profit margin / Erwarteter Ertrag.'''
Und wenn ihr in der Checkbox oben rechts (A) auf Ausklappen klickt, dann seht ihr den Wert unten (B). Wert C | Current Profit Margin / Aktueller Ertrag sehr ihr im Projekt nicht.

'''Aktuelle Aufwände Stunden / FMA / externe Dienstleister'''
Nun ist für eure Interpretation eines Projektes sicher wichtig, wie viele Stunden bereits erfasst sind. Ich finde hier in der Projektliste die folgenden Werte spannend:

'''Bgt. Employee $ / Bgt. MA €
Current Employee $ / Aktuelle MA €
Empl. ÷ / Ma Kosten ÷'''

und dazu vielleicht auch noch '''Elapsed / Laufzeit des Projektes.'''

''Wieso diese? Ihr seht hier, nicht basierend auf der Einheit Stunden, sondern tatsächlich MA Budget in Euro den Soll vs. Ist, also wie viel eures budgetierten MA Budgets schon auf dem Projekt angefallen, und das auch in Prozent. Dies gegen die Prozentzahl von Laufzeit gehalten ist hilfreich: Die Laufzeit steht bei 50%, ihr habt aber schon 95% Ma Kosten auf dem Projekt = vermutlich schlecht. Die Laufzeit steht bei 50%, ihr habt aber erst 15% Ma Kosten auf dem Projekt = vermutlich gut. Die gleichen Werte könnt ihr euch auch FMA und externe Dienstleister anzeigen lassen und damit ähnlich gut den Überblick behalten.''

Danke und happy
Philippe

OS/ Budget Learnings Ertrag / Marge

2023-03-13T12:29:42Z

Joachim Kammer: Created page with "Philippe Stalla: Ich hab heute wieder etwas wichtiges im OS/ gelernt, was ich mit euch teilen möchte. Es geht um Marge / Ertrag. Diese seht ihr, wenn ihr in Budget/ die Liste mit Projekten anzeigen lasst und dort die entsprechenden Spalten ausklappt. Hier nun nachfolgend die Interpretation (angeführt und den Tooltipps je Deutsch und Englisch): '''A | Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag''' - Profit margin of the current project budget version, including an allocation o..."

Philippe Stalla: Ich hab heute wieder etwas wichtiges im OS/ gelernt, was ich mit euch teilen möchte. Es geht um Marge / Ertrag. Diese seht ihr, wenn ihr in Budget/ die Liste mit Projekten anzeigen lasst und dort die entsprechenden Spalten ausklappt. Hier nun nachfolgend die Interpretation (angeführt und den Tooltipps je Deutsch und Englisch):

'''A | Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag'''
- Profit margin of the current project budget version, including an allocation of overhead
- Ertragsmarge der aktuellen Version des Projektbudgets abzüglich der budgetierten Projektkosten und deren Overhead.

''Hier handelt es sich um einen Wert, der dem alten Soll / Kalkulation gleichkommt. Wie wird die Marge sein, wenn ich das Projekt so wie budgetiert und geplant umsetze.''

'''B | Expected profit margin / Erwarteter Ertrag'''
- The expected project profit argin, caluclated by deducting budgeted or current project costs including their overhead from the budgeted project revenue.
- Die erwartete Ertragsmarge, nach Abzug der geplanten oder aktuellen Projektkosten und deren Overhead.

''Dies ist ein neuer Wert. Ihr werdet sehen, dass dieser Wert häufig dem Wert Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag entspricht. Warum? Dieser Wert wird sich erst dann ändern, wenn einer / mehrere eurer kalkulierten Stunden / FMA / Externe Dienstleisterkosten den kalkulierten Wert überschreiten. Ihr habt zum Beispiel 10 Stunden budgetiert und es werden 11 Stunden gebucht. Es wurden 100 Euro FMA budgetiert, aber eine Rechnung über 150 Euro geht ein. Sobald der Ist über dem Soll Wert liegt, rechnet dieser Wert mit dem Ist Wert. Die Zahl sagt also entweder, dass alles auf Kurs ist, oder aber mehr angefallen ist als gedacht und demnach nicht mehr auf Kurs. Nach meinem Verständnis wird der Wert nie "besser" sein als die kalkulierte Marge.''

'''C | Current Profit Margin / Aktueller Ertrag'''
- The percentage difference between issued invoices and booked costs on the project, including an allocation of overhead.
- Die Differenz in Prozent zwischen ausgestellten Rechnungen und gebuchten Kosten für das Projekt, einschließlich ihrer Zuweisung von Overhead.

''Dieser Wert kommt ein wenig dem alten IST / Controlling nahe, aber er vergleicht die angefallenen Stunden / erzeugten Kosten (alles was als Zeit erfasst ist oder als Rechnung eingegangen) mit dem aktuellen Umsatz (in Rechnung gestellte Beträge). Daher ist der Wert, bis ihr die erste Rechnung schreibt, nicht sichtbar. Wichtig also: bedenkt bei der Interpretation, wie viel des Budgets ihr schon in Rechnung gestellt habt. Ich denke zu Projektende sieht der Wert z.B. sehr "schlecht" aus, weil ihr evtl. erst 50% abgerechnet habt, aber fast 100% der Arbeit angefallen ist.''

'''Und nun: Was sehe ich eigentlich in meinem Projekt?'''
Die Infobox oben rechts zeigt euch
'''A | Bgt. Profit Margin / Bgt. Ertrag.'''
Die Infobox unten zeigt euch
'''B | Expected profit margin / Erwarteter Ertrag.'''
Und wenn ihr in der Checkbox oben rechts (A) auf Ausklappen klickt, dann seht ihr den Wert unten (B). Wert C | Current Profit Margin / Aktueller Ertrag sehr ihr im Projekt nicht.

'''Aktuelle Aufwände Stunden / FMA / externe Dienstleister'''
Nun ist für eure Interpretation eines Projektes sicher wichtig, wie viele Stunden bereits erfasst sind. Ich finde hier in der Projektliste die folgenden Werte spannend:

'''Bgt. Employee $ / Bgt. MA €
Current Employee $ / Aktuelle MA €
Empl. ÷ / Ma Kosten ÷'''

und dazu vielleicht auch noch '''Elapsed / Laufzeit des Projektes.'''

''Wieso diese? Ihr seht hier, nicht basierend auf der Einheit Stunden, sondern tatsächlich MA Budget in Euro den Soll vs. Ist, also wie viel eures budgetierten MA Budgets schon auf dem Projekt angefallen, und das auch in Prozent. Dies gegen die Prozentzahl von Laufzeit gehalten ist hilfreich: Die Laufzeit steht bei 50%, ihr habt aber schon 95% Ma Kosten auf dem Projekt = vermutlich schlecht. Die Laufzeit steht bei 50%, ihr habt aber erst 15% Ma Kosten auf dem Projekt = vermutlich gut. Die gleichen Werte könnt ihr euch auch FMA und externe Dienstleister anzeigen lassen und damit ähnlich gut den Überblick behalten.''

Danke und happy
Philippe

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-27T11:41:39Z

Joachim Kammer:

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your revenue planning and the actual status of your projects will look different than in the old AGS.
* The new OS/ works with a different internal logic than the old agency software and we notice this in the projects, especially in the calculation of the yield / margin / profitability. In short: your projects will have a different target / actual profit in OS/ than they had in AGS and this is not a mistake but right.
* In this context, we have reduced the target-margin in OS/ for client service projects to 15% target-margin.
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Your projects from the old AGS==
* When transferring the projects from AGS -> OS/, the positions that we have put on NW have not been transferred correctly. They simply do not show any internal effort. Solution: set the unit from e.g. Days to e.g. Hours and back, then it should calculate correctly again.
* Also, at the end of each calculation there is an item with internal hours (sometimes several hundred or thousand). If your positions do have internal costs in the calculation you can deactivate this section.
* Regarding revenue / profit: the new target margin is significantly below (15%) the previous targets. This is due to a new coding of the so called overhead costs. As a result, all current earnings forecasts have also dropped significantly overall. This is, also for me, a real change and especially for existing projects a bit confusing at first. We are now observing / assessing the effects and are of course also dependent on your feedback.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
# Using filters for departments or clients is filtering projects
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
* Booked times are not change-able for the actual day
* Booked times will Auto-Convert to tracked time on the next day

==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]
[File:Personio 01.png|thumb|Absences_02]

==Teamleads==
* As a team leader, you can now view and approve your employees' vacation requests in Personio.
* By the way, here you can also see the time tracking of your employees.

==Smartsheet==

right now, we decided not to connect Smartsheet with OS/. So if you want to create a projectplan for your project, please create it yourself and invite your team, client.

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

______________
______________
______________

== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choose your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client

== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:
[[File:Personio_01.png|border|none|thumb|500x500px]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
You can use this [https://wiki.parasol-island.com/customhtml/signature.html Parasol Signature Generator] (written by ChatGPT) to create your signature. If you are not sure how to set the generated signature in Gmail, the following Gmail Help article will help you.

[https://support.google.com/mail/answer/8395?hl=en&ref_topic=3394219# Gmail Help - Create a Gmail signature]

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-27T11:39:08Z

Joachim Kammer:

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your revenue planning and the actual status of your projects will look different than in the old AGS.
* The new OS/ works with a different internal logic than the old agency software and we notice this in the projects, especially in the calculation of the yield / margin / profitability. In short: your projects will have a different target / actual profit in OS/ than they had in AGS and this is not a mistake but right.
* In this context, we have reduced the target-margin in OS/ for client service projects to 15% target-margin.
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Your projects from the old AGS==
* When transferring the projects from AGS -> OS/, the positions that we have put on NW have not been transferred correctly. They simply do not show any internal effort. Solution: set the unit from e.g. Days to e.g. Hours and back, then it should calculate correctly again.
* Also, at the end of each calculation there is an item with internal hours (sometimes several hundred or thousand). If your positions do have internal costs in the calculation you can deactivate this section.
* Regarding revenue / profit: the new target margin is significantly below (15%) the previous targets. This is due to a new coding of the so called overhead costs. As a result, all current earnings forecasts have also dropped significantly overall. This is, also for me, a real change and especially for existing projects a bit confusing at first. We are now observing / assessing the effects and are of course also dependent on your feedback.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
# Using filters for departments or clients is filtering projects
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
* Booked times are not change-able for the actual day
* Booked times will Auto-Convert to tracked time on the next day

==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]
[File:Personio 01.png|thumb|Absences_02]

==Smartsheet==

right now, we decided not to connect Smartsheet with OS/. So if you want to create a projectplan for your project, please create it yourself and invite your team, client.

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

______________
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== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choose your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client

== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:
[[File:Personio_01.png|border|none|thumb|500x500px]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
You can use this [https://wiki.parasol-island.com/customhtml/signature.html Parasol Signature Generator] (written by ChatGPT) to create your signature. If you are not sure how to set the generated signature in Gmail, the following Gmail Help article will help you.

[https://support.google.com/mail/answer/8395?hl=en&ref_topic=3394219# Gmail Help - Create a Gmail signature]

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-27T08:00:37Z

Joachim Kammer:

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your revenue planning and the actual status of your projects will look different than in the old AGS.
* The new OS/ works with a different internal logic than the old agency software and we notice this in the projects, especially in the calculation of the yield / margin / profitability. In short: your projects will have a different target / actual profit in OS/ than they had in AGS and this is not a mistake but right.
* In this context, we have reduced the target-margin in OS/ for client service projects to 15% target-margin.
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
# Using filters for departments or clients is filtering projects
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
* Booked times are not change-able for the actual day
* Booked times will Auto-Convert to tracked time on the next day

==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]
[File:Personio 01.png|thumb|Absences_02]

==Smartsheet==

right now, we decided not to connect Smartsheet with OS/. So if you want to create a projectplan for your project, please create it yourself and invite your team, client.

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
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== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choos your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client
== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:
[[File:Personio_01.png|border|none|thumb|500x500px]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
You can use this [https://wiki.parasol-island.com/customhtml/signature.html Parasol Signature Generator] (written by ChatGPT) to create your signature. If you are not sure how to set the generated signature in Gmail, the following Gmail Help article will help you.

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OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-27T07:52:40Z

Joachim Kammer: /* Personio */

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
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== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
# Using filters for departments or clients is filtering projects
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
* Booked times are not change-able for the actual day
* Booked times will Auto-Convert to tracked time on the next day

==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]
[File:Personio 01.png|thumb|Absences_02]

==Smartsheet==

right now, we decided not to connect Smartsheet with OS/. So if you want to create a projectplan for your project, please create it yourself and invite your team, client.

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

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== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

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'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choos your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client
== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:
[[File:Personio_01.png|border|none|thumb|500x500px]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
You can use this [https://wiki.parasol-island.com/customhtml/signature.html Parasol Signature Generator] (written by ChatGPT) to create your signature. If you are not sure how to set the generated signature in Gmail, the following Gmail Help article will help you.

[https://support.google.com/mail/answer/8395?hl=en&ref_topic=3394219# Gmail Help - Create a Gmail signature]

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-27T07:43:06Z

Joachim Kammer:

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
# Using filters for departments or clients is filtering projects
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
* Booked times are not change-able for the actual day
* Booked times will Auto-Convert to tracked time on the next day

==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]]
[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_02]]

==Smartsheet==

right now, we decided not to connect Smartsheet with OS/. So if you want to create a projectplan for your project, please create it yourself and invite your team, client.

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

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== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choos your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client
== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:
[[File:Personio_01.png|border|none|thumb|500x500px]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
You can use this [https://wiki.parasol-island.com/customhtml/signature.html Parasol Signature Generator] (written by ChatGPT) to create your signature. If you are not sure how to set the generated signature in Gmail, the following Gmail Help article will help you.

[https://support.google.com/mail/answer/8395?hl=en&ref_topic=3394219# Gmail Help - Create a Gmail signature]

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-27T07:41:28Z

Joachim Kammer: /* OS/ Resources */

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
# Using filters for departments or clients is filtering projects
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
* Booked times are not change-able for the actual day
* Booked times will Auto-Convert to tracked time on the next day

==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]]
[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_02]]

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

______________
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== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choos your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client
== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:
[[File:Personio_01.png|border|none|thumb|500x500px]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
You can use this [https://wiki.parasol-island.com/customhtml/signature.html Parasol Signature Generator] (written by ChatGPT) to create your signature. If you are not sure how to set the generated signature in Gmail, the following Gmail Help article will help you.

[https://support.google.com/mail/answer/8395?hl=en&ref_topic=3394219# Gmail Help - Create a Gmail signature]

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-24T13:45:27Z

Joachim Kammer: /* Book */

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
# Using filters for departments or clients is filtering projects
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
* Booked times are not change-able for the actual day
* Booked times will Auto-Convert to tracked time on the next day

==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]]
[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_02]]

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

______________
______________
______________

== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Resources ===

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choos your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client
==== Cashflow Report ====
==== Overhead ====
==== Overhead Controlling ====
==== Overhead Targeting ====
==== P&L ====

== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:
[[File:Personio_01.png|border|none|thumb|500x500px]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
You can use this [https://wiki.parasol-island.com/customhtml/signature.html Parasol Signature Generator] (written by ChatGPT) to create your signature. If you are not sure how to set the generated signature in Gmail, the following Gmail Help article will help you.

[https://support.google.com/mail/answer/8395?hl=en&ref_topic=3394219# Gmail Help - Create a Gmail signature]

==== Your Google Drive ====
=== Pleo ===
=== Asana ===
=== Smartsheet ===

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-24T10:14:07Z

Joachim Kammer: /* Ressource Planning vs. Booking */

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
# Using filters for departments or clients is filtering projects
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]]
[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_02]]

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

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== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

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'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Resources ===

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choos your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client
==== Cashflow Report ====
==== Overhead ====
==== Overhead Controlling ====
==== Overhead Targeting ====
==== P&L ====

== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:
[[File:Personio_01.png|border|none|thumb|500x500px]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
You can use this [https://wiki.parasol-island.com/customhtml/signature.html Parasol Signature Generator] (written by ChatGPT) to create your signature. If you are not sure how to set the generated signature in Gmail, the following Gmail Help article will help you.

[https://support.google.com/mail/answer/8395?hl=en&ref_topic=3394219# Gmail Help - Create a Gmail signature]

==== Your Google Drive ====
=== Pleo ===
=== Asana ===
=== Smartsheet ===

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-22T15:49:46Z

Joachim Kammer:

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
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We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
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== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]]
[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_02]]

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

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== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Resources ===

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choos your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client
==== Cashflow Report ====
==== Overhead ====
==== Overhead Controlling ====
==== Overhead Targeting ====
==== P&L ====

== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]]
[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_02]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
==== Your Google Drive ====
=== Pleo ===
=== Asana ===
=== Smartsheet ===

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-22T15:37:33Z

Joachim Kammer: /* Doing a Budget, your calculation */

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

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== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Resources ===

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choos your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client
==== Cashflow Report ====
==== Overhead ====
==== Overhead Controlling ====
==== Overhead Targeting ====
==== P&L ====

== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
==== Your Google Drive ====
=== Pleo ===
=== Asana ===
=== Smartsheet ===

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-22T15:36:32Z

Joachim Kammer:

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.

==Overhead Cost Factor==
* Your budgeted costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.
==Ressource Planning vs. Booking==
* OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

==Absences==

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

______________
______________
______________

== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Resources ===

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choos your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client
==== Cashflow Report ====
==== Overhead ====
==== Overhead Controlling ====
==== Overhead Targeting ====
==== P&L ====

== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
==== Your Google Drive ====
=== Pleo ===
=== Asana ===
=== Smartsheet ===

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-21T13:40:16Z

Joachim Kammer: /* UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates= */

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==Overhead Cost Factor==

==Ressource Planning vs. Booking==

==Absences==

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates==
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

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== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Resources ===
OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choos your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client
==== Cashflow Report ====
==== Overhead ====
==== Overhead Controlling ====
==== Overhead Targeting ====
==== P&L ====

== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
==== Your Google Drive ====
=== Pleo ===
=== Asana ===
=== Smartsheet ===

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-21T13:40:03Z

Joachim Kammer:

= Welcome =
Welcome to OS/ the new ecosystem for Parasol Island!
This article will give you an overview about the basic things you need to know to use our new Parasol OS Ecosystem. 
We designed OS/ to be self-explanatory, however; should you ever get lost, use the little help & chat function on the bottom right at the red dot.

=What's different=
== Login ==
* You will receive an invitation via eMail.
* Your Parasol Google Account is your personal login to OS/.
== Your Workspace Settings ==
* After you logged in, please define the ''Parasol Island GmbH'' workspace as your ''Default Workspace'' in your personal workspace settings in the upper right corner.
== Project Types ==
* Creating a project, also means you have to choose one of the three project types:
# '''Client Service Project''' --> for Regular, paid-for-client projects, generating Revenue
# '''New Business Project''' --> for New business initiatives like pitches, generating Overhead
# '''Internal Project''' --> for Internal and operational projects, generating Overhead

== Doing a Budget, your calculation ==
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* Be aware, that Costs ''-Quantity'' and ''-Unit'' are linked to the Sales ''-Quantity'' and ''-Unit'' by default. In case you want to unlink and define different values, just click on the chain-icon to unlink.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==Overhead Cost Factor==

==Ressource Planning vs. Booking==

==Absences==

==UsageRights, Buyouts, Contracts with Expiring END-Dates===
Please use the Asana Board [https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts] and create a ticket for any buyout, usagerights you are selling with your project.
There is a specific template you just need to choose and fill with your specific project and contract information.
[[Nutzungsrechte und Buyouts|More details to find here!]]

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== In OS/ ==

=== OS/ Budget ===

-------------------
'''Doing a Budget, your calculation'''
* With OS/ Budget, it's super easy to do your calculation by creating sections and positions (items)
* Use the sidebar, to either drag&drop items from the pre-defined services, or already budgeted other projects
* Each section and each position (item) is divided into sales (what you sell) and costs (what you need).
* Once you created a position (item), you can set the specific cost source (INT, FMA, EXT) and define the effort that you need.
* These costs are also related to specific overheads of your companies workspace, meaning: each cost type can include overhead-costs which are added to your specific project costs and which will influence your project margin.

==== Accounting (Invoices) ====
Our Accounting Team is taking care of invoices as before. 
* As a Projectowner, Supervisor or Head of Department you can see all incoming & outgoing invoices related to your projects.
* Use the filters, depending on your specific interest on what you are willing to focus on.
'''Incoming Invoices'''
* If you receive incoming invoicesfrom your vendor directly, please send them to mailto:accounting@parasol-island.com - Your invoice will than be placed into your project (area incoming invoices), waiting for your content approval.
'''Outgoing Invoices'''
* You create a outgoing invoice to your client in your project. Please download the invoice and send it to your client as ususaly.

=== OS/ Resources ===
OS/ Resources comes with a new face and new features:
Your projects are now divided into
# Client Services Projects
# New Business Projects
# Internal Projects
# In these areas the projects are listed by clients
==== Plan (Optioning) ====
* Here you are doing your rough resource planning. This planning is not binding, therefore it does not take care if a specific resource has capacities or not.
==== Book ====
* Doing a booking of a resource, is binding - means you book the amount of hours for your project (like you book a freelancer)
==== Track ====
Doing timekeeping!
* Here you can track your time on projects you are a member of. Super simple; just type in the amount of hours on each project-line.
==== Control ====
* This area helps you to compare the actual amount of tracked hours against your planning/booking.

=== OS/ Contacts ===
OS/ Contacts keeps all your contacts which are relevant for your business.
* OS/ Contacts distinguishes between companies and contact-persons
* Contact Persons with whom a business-relationship is existing, usually are assigned to a company
* meaning: If you have a business-relationship with a freelancer, please create a company-contact, using freelancers name
* Creating a new client is expecting you to define a client abbreviation for Project-IDs.
* Please create and use Tags, to specify and give more information to a single contact.
* Use filters by searching for specific contacts also support filtering by Tags

=== OS/ Reports ===
* OS/ Reports is the reporting engine of OS/. Depending on your user-rights, you get access to specific reports and your related projects, clients, department or companie.
* All reports are using powerful segments and filters, which helps you to get reports based on your individual needs, supporting different angles of your analysis.
==== Time Invest Report ====
* This is the place where you have full control about where timekeeping was made.
* As a projectowner, you will use the time invest report to control who tracked how much time on your projects
* As a Key Account Developer, you will probably choos your client, to see how much time is spend on your clients projects in total. Compare these workinghours spended on either client services projects or new business projects on your client
==== Cashflow Report ====
==== Overhead ====
==== Overhead Controlling ====
==== Overhead Targeting ====
==== P&L ====

== 3rd Party Applications ==
=== Personio ===
* In Personio werden jegliche Arten von Abwesenheiten beantragt, genehmigt und abgebildet:

[[File:Personio 01.png|thumb|Absences_01]]

=== Google Suite ===
==== Your email Signature ====
==== Your Google Drive ====
=== Pleo ===
=== Asana ===
=== Smartsheet ===

Nutzungsrechte und Buyouts

2023-02-21T13:31:38Z

Joachim Kammer:

== Nutzungsrechte und Buyouts anlegen ==
Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in Asana, im Board ''[https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts]''s 
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden. 
[[File:Buyouts-contracts01.png|800px]]
# Ticket anlegen und Template ''UsageRight...'' wählen
# Sich selber zuweisen
# Start & Ende-Datum angeben
# Projekt (Asana-Projekt des Projekts) hinzufügen
# Projekt ID angeben
# Supplier/Partner angeben
# Start-Date von eingeben
# End-Date bis eingeben
# Dauer angeben
# Contract Filename angeben
# Contract Titel angeben
# Description nutzen, um verwendete Medien angeben Länder der gültigen Nutzungsrechte/Buyouts eintragen
# ggfs. zusatzinfos angeben
# '''Vertrag als PDF hochladen'''
fertig!

Bitte regelmäßig im Board darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) ob Buyouts & Nutzungsrechte in Kürze ablaufen.
Denn es kann ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist. 
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsequenzen. 

[[File:Buyouts-contracts02.png|800px]]

File:Buyouts-contracts02.png

2023-02-21T13:30:57Z

Joachim Kammer:

Asana ticket für Nutzungsrechte und Buyouts

Nutzungsrechte und Buyouts

2023-02-21T13:22:13Z

Joachim Kammer:

== Nutzungsrechte und Buyouts anlegen ==
Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in Asana, im Board ''[https://app.asana.com/0/1203788366499209/1203788366499209 Buyouts&Contracts]''s 
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden. 
[[File:Buyouts-contracts01.png|800px]]
# Projekt auswählen
# Typ auswählen
# Bezeichnung eingeben
# Vertragspartner (lieferant) auswählen
# Laufzeit von eingeben
# Laufzeit bis eingeben
# Verwendete Medien angeben
# Länder der gültigen Nutzungsrechte/Buyouts eintragen
# ggfs. zusatzinfos angeben
# Titel eingeben
# Datum des Vertrags eingeben
# '''Vertrag als PDF hochladen'''
speichern!

== Reminder auf Startseite ==
Auf der Startseite werden im Zeitraum 6 Wochen VOR und NACH Ablauf des Nutzungsrechts einzelheiten angezeigt. 

Bitte regelmäßig darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) Denn es kan ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist. 
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsquenzen. 

[[File:Nutzungsrechte.png|500px]]

Nutzungsrechte und Buyouts

2023-02-21T13:20:24Z

Joachim Kammer:

== Nutzungsrechte und Buyouts anlegen ==
Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in der Agentursoftware unter 
'''Administration/Verträge/Nutzungsrechte''' 
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden. 
[[File:Buyouts-contracts01.png|800px]]
# Projekt auswählen
# Typ auswählen
# Bezeichnung eingeben
# Vertragspartner (lieferant) auswählen
# Laufzeit von eingeben
# Laufzeit bis eingeben
# Verwendete Medien angeben
# Länder der gültigen Nutzungsrechte/Buyouts eintragen
# ggfs. zusatzinfos angeben
# Titel eingeben
# Datum des Vertrags eingeben
# '''Vertrag als PDF hochladen'''
speichern!

== Reminder auf Startseite ==
Auf der Startseite werden im Zeitraum 6 Wochen VOR und NACH Ablauf des Nutzungsrechts einzelheiten angezeigt. 

Bitte regelmäßig darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) Denn es kan ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist. 
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsquenzen. 

[[File:Nutzungsrechte.png|500px]]

Nutzungsrechte und Buyouts

2023-02-21T13:20:06Z

Joachim Kammer:

== Nutzungsrechte und Buyouts anlegen ==
Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in der Agentursoftware unter 
'''Administration/Verträge/Nutzungsrechte''' 
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden. 
[[File:Buyouts-contracts01.png|800px]
# Projekt auswählen
# Typ auswählen
# Bezeichnung eingeben
# Vertragspartner (lieferant) auswählen
# Laufzeit von eingeben
# Laufzeit bis eingeben
# Verwendete Medien angeben
# Länder der gültigen Nutzungsrechte/Buyouts eintragen
# ggfs. zusatzinfos angeben
# Titel eingeben
# Datum des Vertrags eingeben
# '''Vertrag als PDF hochladen'''
speichern!

== Reminder auf Startseite ==
Auf der Startseite werden im Zeitraum 6 Wochen VOR und NACH Ablauf des Nutzungsrechts einzelheiten angezeigt. 

Bitte regelmäßig darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) Denn es kan ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist. 
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsquenzen. 

[[File:Nutzungsrechte.png|500px]]

Nutzungsrechte und Buyouts

2023-02-21T13:19:20Z

Joachim Kammer:

== Nutzungsrechte und Buyouts anlegen ==
Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in der Agentursoftware unter 
'''Administration/Verträge/Nutzungsrechte''' 
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden. 
[[File:Buyouts-contracts01.png|800px|frameless|left|alt=Asana Board für Nutzungsrechte, Verträge mit Laufzeiten|Asana Board für Nutzungsrechte, Verträge mit Laufzeiten]]
# Projekt auswählen
# Typ auswählen
# Bezeichnung eingeben
# Vertragspartner (lieferant) auswählen
# Laufzeit von eingeben
# Laufzeit bis eingeben
# Verwendete Medien angeben
# Länder der gültigen Nutzungsrechte/Buyouts eintragen
# ggfs. zusatzinfos angeben
# Titel eingeben
# Datum des Vertrags eingeben
# '''Vertrag als PDF hochladen'''
speichern!

== Reminder auf Startseite ==
Auf der Startseite werden im Zeitraum 6 Wochen VOR und NACH Ablauf des Nutzungsrechts einzelheiten angezeigt. 

Bitte regelmäßig darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) Denn es kan ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist. 
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsquenzen. 

[[File:Nutzungsrechte.png|500px]]

File:Buyouts-contracts01.png

2023-02-21T13:18:20Z

Joachim Kammer:

Asana Board Buyouts&Contracts für neue Nutzungsrechte, Buyouts, Verträge mit endlichen Laufzeiten

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-21T10:02:21Z

Joachim Kammer: /* Doing a Budget, your calculation */

OS/ the new Ecosystem for Parasol Island

2023-02-21T09:48:59Z

Joachim Kammer: /* Project Types */