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§ 50a (Im Ausland ansässige Steuerpflichtige, die im Inland Einkünfte erzielen)

2020-07-30T07:56:59Z

Isabelle Vosdellen: new

Angesichts der hohen Mobilität von Künstlern hat der Gesetzgeber seit Jahrzehnten ein besonderes Augenmerk auf im Ausland ansässige Steuerpflichtige,

die im Inland Einkünfte erzielen. Da eine Veranlagung bei teilweise nur tageweiser Inlandstätigkeit nicht praktikabel ist,

wird über § 50a EStG regelmäßig der inländische Veranstalter verpflichtet, ähnlich dem Lohnsteuerabzug, eine Steuer von der Vergütung einzubehalten.

==Wann kommt der §50a EStG zum tragen?==
Der Steuerabzug nach § 50a EStG kommt für Parasol Island GmbH bei der Beschäftigung von Foto- und Filmmodellen und allen anderen '''darstellenden''' Tätigkeiten zum Tragen sofern

*das Model selbständig ist und mit uns abrechnet (nicht weisungsgebunden ist)

*das Model im Ausland lebt ; ist es im Inland '''beschränkt steuerpflichtig''' und somit Steuerrechtliches Ausländer. Ab 183 Tagen/Jahr Aufenthalt in Inland ist es steuerrechtlich Inländer somit besteht '''unbeschränkte Steuerpflicht'''.

*und die Leistung des Modells in Deutschland verwertet wird. Dies ist für unsere Agentur regelmäßig der Fall.

==Welche Aufwände musst du als Producer kalkulieren?==
Das Honorar für das Shooting selbst fällt nicht unter den § 50a EStG, wohl aber das Entgelt für die Rechteübertragung,

also das '''Buyout'''. Auf diesen Teil ist die pauschale Einkommensteuer in Höhe von 15% (zzgl. Soli) einzubehalten und an die deutsche Finanzbehörde abzuführen.

Für die Berechnung des Steuerabzuges ist die Rechnung für Modells aufzuteilen, in das nicht dem Steuerabzug unterliegende reine Shooting-Honorar und dem Buyout. Ergibt sich im Einzelfall keine Aufsplittung, kann bei Rechnungen bis 10.000,-- Euro folgende Vereinfachungsregel angewendet werden:

#Rechnungssumme 0,-- € bis 4.999,-- € wird aufgesplittet in 20% Buyoutanteil und 80% Honorar
#Rechnungssumme 5.000 bis 9.999,-- € wird aufgesplittet in 45% Buyoutanteil und 55% Honorar
#Rechnungssumme ab 10.000,-- € die Aufsplittung '''muss zwingend aus der Rechnung hervorgehen'''

Beispielrechnung:

Bei einer Rechnung über 3.000,-- Euro entfallen laut Vereinfachungsregel 20% auf das Buyout (sofern nichts anderes im Vertrag steht) – also 600,-- Euro. Darauf müssen wir 15% Lohnsteuer (90,-- Euro ) und 5,5 % Soli (4,95 Euro) an Steuern abführen.

==Was ist mit dem Model zu vereinbaren?==
Wir haben die Möglichkeit durch eine sogenannte "Vollmacht in Steuersachen" uns die gezahlten Lohnsteuerbeträge beim Finanzamt zurück zu holen.

Bitte lasst die Vollmacht direkt bei der Beauftragung vom Model unterzeichnen. [[File:§50a EStG Skizze.PNG|thumb|1024x1024px]]

Wiederkehrende Ausgaben, insbesondere SaaS Software

2020-07-30T07:50:43Z

Isabelle Vosdellen: new

Als Agentur und Produzent mit hohem Arbeitsanteil im digitalen Bereich arbeiten wir mit einer Menge von Onlinesoftware Services und Tools.

Diese werden i.d.R. per monatlichen Abonnements über unsere Pleo-Kreditkarten abgerechnet.

Ein großer Teil wird dabei über die Pleo Kreditkarte des Head of Accounting als zentrale Standardkreditkarte für Software hinterlegt und abgebucht.

Es ist essentiell wichtig darauf zu achten, dass die Abonnements verlässlich im Rahmen Ihrer Laufzeiten aktiv sind da laufende Projekte und

allg. Arbeitsabläufe von den Services abhängig sind.

Jeder Karteninhaber ist dafür verantwortlich auf seine gebuchten Abonnements acht zu geben und diese zu überwachen.

Um zu vermeiden, dass durch z.B.

*den Wechsel auf eine neue Kreditkarte z.B. nach Ablauf der Gültigkeit, Sperrung der KK oder Ausscheiden des KK-Inhabers
*andere Gründe der plötzlichen nicht- Akzeptanz der KK durch den Onlineanbieter

eine Sperrung des Service durch den Anbieter ausgelöst wird ist insbesondere darauf zu achten, dass

#Der Kreditkarteninhaber bei dem Wechsel auf eine neue KK alle Abonnements in seiner KK-Abrechnung überprüft und die neue KK entsprechend hinterlegt

oder das Accounting informiert sofern das Abonnement über die zentrale Karte abgerechnet wird

#alle eintreffenden e-mails von unseren Onlineservice Anbietern, insbesondere vom Accounting, überprüft und bei durch den Dienstleister eintreffenden Warnhinweise SOFORT agiert
#im Falle von Urlaub eine Vertretung diese Aufgabe entsprechend übernimmt.

Wiederkehrende Ausgaben, insbesondere SaaS Software

2020-07-30T07:48:39Z

Isabelle Vosdellen: new

Als Agentur und Produzent mit hohem Arbeitsanteil im digitalen Bereich arbeiten wir mit einer Menge von Onlinesoftware Services und Tools.

Diese werden i.d.R. per monatlichen Abonnements über unsere Pleo-Kreditkarten abgerechnet.

Ein großer Teil wird dabei über die Pleo Kreditkarte des Head of Accounting als zentrale Standardkreditkarte für Software hinterlegt und abgebucht.

Es ist essentiell wichtig darauf zu achten, dass die Abonnements verlässlich im Rahmen Ihrer Laufzeiten aktiv sind da laufende Projekte und

allg. Arbeitsabläufe von den Services abhängig sind.

Jeder Karteninhaber ist dafür verantwortlich auf seine gebuchten Abonnements acht zu geben und diese zu überwachen.

Um zu vermeiden, dass durch z.B.

*den Wechsel auf eine neue Kreditkarte z.B. nach Ablauf der Gültigkeit, Sperrung der KK oder Ausscheiden des KK-Inhabers
*andere Gründe der plötzlichen nicht- Akzeptanz der KK durch den Onlineanbieter

eine Sperrung des Service durch den Anbieter ausgelöst wird ist insbesondere darauf zu achten, dass

#Der Kreditkarteninhaber bei dem Wechsel auf eine neue KK alle Abonnements in seiner KK-Abrechnung überprüft und die neue KK entsprechend hinterlegt
#alle eintreffenden e-mails von unseren Onlineservice Anbietern, insbesondere vom Accounting, überprüft und bei durch den Dienstleister eintreffenden Warnhinweise SOFORT agiert
#im Falle von Urlaub eine Vertretung diese Aufgabe entsprechend übernimmt.

Wiederkehrende Ausgaben, insbesondere SaaS Software

2020-07-30T07:48:23Z

Isabelle Vosdellen: new

Als Agentur und Produzent mit hohem Arbeitsanteil im digitalen Bereich arbeiten wir mit einer Menge von Onlinesoftware Services und Tools.

Diese werden i.d.R. per monatlichen Abonnements über unsere Pleo-Kreditkarten abgerechnet.

Ein großer Teil wird dabei über die Pleo Kreditkarte des Head of Accounting als zentrale Standardkreditkarte für Software hinterlegt und abgebucht.

Es ist essentiell wichtig darauf zu achten, dass die Abonnements verlässlich im Rahmen Ihrer Laufzeiten aktiv sind da laufende Projekte und

allg. Arbeitsabläufe von den Services abhängig sind.

Jeder Karteninhaber ist dafür verantwortlich auf seine gebuchten Abonnements acht zu geben und diese zu überwachen.

Um zu vermeiden, dass durch z.B.

*den Wechsel auf eine neue Kreditkarte z.B. nach Ablauf der Gültigkeit, Sperrung der KK oder Ausscheiden des KK-Inhabers
*andere Gründe der plötzlichen nicht- Akzeptanz der KK durch den Onlineanbieter

eine Sperrung des Service durch den Anbieter ausgelöst wird ist insbesondere darauf zu achten, dass

#Der Kreditkarteninhaber bei dem Wechsel auf eine neue KK alle Abonnements in seiner KK-Abrechnung überprüft und die neue KK entsprechend hinterlegt
#alle eintreffenden e-mails von unseren Onlineservice Anbietern, insbesondere vom Accounting, überprüft und bei durch den Dienstleister eintreffenden Warnhinweise SOFORT agiert
#im Falle von Urlaub eine Vertretung diese Aufgabe entsprechend übernimmt.

Wiederkehrende Ausgaben, insbesondere SaaS Software

2020-07-30T07:34:18Z

Isabelle Vosdellen: new created

Als Agentur und Produzent mit hohem Arbeitsanteil im digitalen Bereich arbeiten wir mit einer Menge von Onlinesoftware Services und Tools.

Diese werden i.d.R. per monatlichen Abonnements über unsere Pleo-Kreditkarten abgerechnet.

Ein großer Teil wird dabei über die Pleo Kreditkarte des Head of Accounting als zentrale Standardkreditkarte für Software hinterlegt und abgebucht.

Es ist essentiell wichtig darauf zu achten, dass die Abonnements verlässlich im Rahmen Ihrer Laufzeiten aktiv sind.

Jeder Karteninhaber ist dafür verantwortlich auf seine gebuchten Abonnements acht zu geben und diese zu überwachen.

Um zu vermeiden, dass durch z.B.

* den Wechsel auf eine neue Kreditkarte z.B. nach Ablauf der Gültigkeit, Sperrung der KK oder Ausscheiden des KK-Inhabers
* andere Gründe der plötzlichen nicht- Akzeptanz der KK durch den Onlineanbieter

eine Stoppung des Services ausgelöst wird ist insbesondere darauf zu achten, dass

# Der Kreditkarteninhaber bei dem Wechsel auf eine neue KK alle Abonnements in seiner KK-Abrechnung überprüft und die neue KK entsprechend hinterlegt
# alle eintreffenden e-mails von unseren Onlineservice Anbietern, insbesondere vom Accounting, überprüft und bei durch den Dienstleister eintreffenden Warnhinweise SOFORT agiert
# im Falle von Urlaub eine Vertretung diese Aufgabe entsprechend übernimmt.

Wiederkehrende Ausgaben, insbesondere SaaS Software

2020-07-30T07:07:41Z

Isabelle Vosdellen: Created page with "denial of service"

denial of service

§ 50a (Im Ausland ansässige Steuerpflichtige, die im Inland Einkünfte erzielen)

2020-07-30T06:42:55Z

Isabelle Vosdellen: update

Angesichts der hohen Mobilität von Künstlern hat der Gesetzgeber seit Jahrzehnten ein besonderes Augenmerk auf im Ausland ansässige Steuerpflichtige,

die im Inland Einkünfte erzielen. Da eine Veranlagung bei teilweise nur tageweiser Inlandstätigkeit nicht praktikabel ist,

wird über § 50a EStG regelmäßig der inländische Veranstalter verpflichtet, ähnlich dem Lohnsteuerabzug, eine Steuer von der Vergütung einzubehalten.

==Wann kommt der §50a EStG zum tragen?==
Der Steuerabzug nach § 50a EStG kommt für Parasol Island GmbH bei der Beschäftigung von Foto- und Filmmodellen und allen anderen '''darstellenden''' Tätigkeiten zum Tragen sofern

*das Model selbständig ist und mit uns abrechnet (nicht weisungsgebunden ist)

*das Model im Ausland lebt ; ist es im Inland '''beschränkt steuerpflichtig''' und somit Steuerrechtliches Ausländer. Ab 183 Tagen/Jahr Aufenthalt in Inland ist es steuerrechtlich Inländer somit besteht '''unbeschränkte Steuerpflicht'''.

*und die Leistung des Modells in Deutschland verwertet wird. Dies ist für unsere Agentur regelmäßig der Fall.

==Welche Aufwände musst du als Producer kalkulieren?==
Das Honorar für das Shooting selbst fällt nicht unter den § 50a EStG, wohl aber das Entgelt für die Rechteübertragung,

also das '''Buyout'''. Auf diesen Teil ist die pauschale Einkommensteuer in Höhe von 15% (zzgl. Soli) einzubehalten und an die deutsche Finanzbehörde abzuführen.

Für die Berechnung des Steuerabzuges ist die Rechnung für Modells aufzuteilen, in das nicht dem Steuerabzug unterliegende reine Shooting-Honorar und dem Buyout. Ergibt sich im Einzelfall keine Aufsplittung, kann bei Rechnungen bis 10.000,-- Euro folgende Vereinfachungsregel angewendet werden:

#Rechnungssumme 0,-- € bis 4.999,-- € wird aufgesplittet in 20% Buyoutanteil und 80% Honorar
#Rechnungssumme 5.000 bis 9.999,-- € wird aufgesplittet in 45% Buyoutanteil und 55% Honorar
#Rechnungssumme ab 10.000,-- € die Aufsplittung '''muss zwingend aus der Rechnung hervorgehen'''

Beispielrechnung:

Bei einer Rechnung über 3.000,-- Euro entfallen laut Vereinfachungsregel 20% auf das Buyout (sofern nichts anderes im Vertrag steht) – also 600,-- Euro. Darauf müssen wir 17,82% Lohnsteuer (106,92 Euro ) und 5,5 % Soli (4,95 Euro) an Steuern abführen.

==Was ist mit dem Model zu vereinbaren?==
Wir haben die Möglichkeit durch eine sogenannte "Vollmacht in Steuersachen" uns die gezahlten Lohnsteuerbeträge beim Finanzamt zurück zu holen.

Bitte lasst die Vollmacht direkt bei der Beauftragung vom Model unterzeichnen. [[File:§50a EStG Skizze.PNG|thumb|1024x1024px]]

§ 50a (Im Ausland ansässige Steuerpflichtige, die im Inland Einkünfte erzielen)

2020-07-30T06:33:32Z

Isabelle Vosdellen: Update

Angesichts der hohen Mobilität von Künstlern hat der Gesetzgeber seit Jahrzehnten ein besonderes Augenmerk auf im Ausland ansässige Steuerpflichtige,

die im Inland Einkünfte erzielen. Da eine Veranlagung bei teilweise nur tageweiser Inlandstätigkeit nicht praktikabel ist,

wird über § 50a EStG regelmäßig der inländische Veranstalter verpflichtet, ähnlich dem Lohnsteuerabzug, eine Steuer von der Vergütung einzubehalten.

==Wann kommt der §50a EStG zum tragen?==
Der Steuerabzug nach § 50a EStG kommt für Parasol Island GmbH bei der Beschäftigung von Foto- und Filmmodellen und allen anderen '''darstellenden''' Tätigkeiten zum Tragen sofern

*das Model selbständig ist und mit uns abrechnet (nicht weisungsgebunden ist)

*das Model im Ausland lebt ; ist es im Inland '''beschränkt steuerpflichtig''' und somit Steuerrechtliches Ausländer. Ab 183 Tagen/Jahr Aufenthalt in Inland ist es steuerrechtlich Inländer somit besteht '''unbeschränkte Steuerpflicht'''.

*und die Leistung des Modells in Deutschland verwertet wird. Dies ist für unsere Agentur regelmäßig der Fall.

==Welche Aufwände musst du als Producer kalkulieren?==
Das Honorar für das Shooting selbst fällt nicht unter den § 50a EStG, wohl aber das Entgelt für die Rechteübertragung,

also das '''Buyout'''. Auf diesen Teil ist die pauschale Einkommensteuer in Höhe von 15% (zzgl. Soli) einzubehalten und an die deutsche Finanzbehörde abzuführen.

Für die Berechnung des Steuerabzuges ist die Rechnung für Modells aufzuteilen, in das nicht dem Steuerabzug unterliegende reine Shooting-Honorar und dem Buyout. Ergibt sich im Einzelfall keine Aufsplittung, kann bei Rechnungen bis 10.000,-- Euro folgende Vereinfachungsregel angewendet werden:

#Rechnungssumme 0,-- € bis 4.999,-- € wird aufgesplittet in 20% Buyoutanteil und 80% Honorar
#Rechnungssumme 5.000 bis 9.999,-- € wird aufgesplittet in 45% Buyoutanteil und 55% Honorar
#Rechnungssumme ab 10.000,-- € die Aufsplittung '''muss zwingend aus der Rechnung hervorgehen'''

Beispielrechnung:

Bei einer Rechnung über 3.000,-- Euro entfallen laut Vereinfachungsregel 20% auf das Buyout (sofern nichts anderes im Vertrag steht) – also 600,-- Euro. Darauf müssen wir 17,82% Lohnsteuer (106,92 Euro ) und 5,5 % Soli (4,95 Euro) an Steuern abführen.

== Was ist mit dem Model zu vereinbaren? ==
Wir haben die Möglichkeit durch eine sogenannte "Vollmacht in Steuersachen" uns die gezahlten Lohnsteuerbeträge beim Finanzamt zurück zu holen.

Bitte lasst diese bei der Beauftragung direkt vom Model unterzeichnen. [[File:§50a EStG Skizze.PNG|thumb|1024x1024px]]

§ 50a (Im Ausland ansässige Steuerpflichtige, die im Inland Einkünfte erzielen)

2020-07-30T06:27:49Z

Isabelle Vosdellen: Update

Angesichts der hohen Mobilität von Künstlern hat der Gesetzgeber seit Jahrzehnten ein besonderes Augenmerk auf im Ausland ansässige Steuerpflichtige,

die im Inland Einkünfte erzielen. Da eine Veranlagung bei teilweise nur tageweiser Inlandstätigkeit nicht praktikabel ist,

wird über § 50a EStG regelmäßig der inländische Veranstalter verpflichtet, ähnlich dem Lohnsteuerabzug, eine Steuer von der Vergütung einzubehalten.

==Wann kommt der §50a EStG zum tragen?==
Der Steuerabzug nach § 50a EStG kommt für Parasol Island GmbH bei der Beschäftigung von Foto- und Filmmodellen und allen anderen '''darstellenden''' Tätigkeiten zum Tragen sofern

*das Model selbständig ist und mit uns abrechnet (nicht weisungsgebunden ist)

*das Model im Ausland lebt ; ist es im Inland '''beschränkt steuerpflichtig''' und somit Steuerrechtliches Ausländer. Ab 183 Tagen/Jahr Aufenthalt in Inland ist es steuerrechtlich Inländer somit besteht '''unbeschränkte Steuerpflicht'''.

*und die Leistung des Modells in Deutschland verwertet wird. Dies ist für unsere Agentur regelmäßig der Fall.

==Welche Aufwände musst du als Producer kalkulieren?==
Das Honorar für das Shooting selbst fällt nicht unter den § 50 a EStG, wohl aber das Entgelt für die Rechteübertragung,

also das '''Buyout'''. Auf diesen Teil ist die pauschale Einkommensteuer in Höhe von 15% (zzgl. Soli) einzubehalten und an die deutsche Finanzbehörde abzuführen.

Für die Berechnung des Steuerabzuges ist die Rechnung für Modells aufzuteilen, in das nicht dem Steuerabzug unterliegende reine Shooting-Honorar und dem Buyout. Ergibt sich im Einzelfall keine Aufsplittung, kann bei Rechnungen bis 10.000,-- Euro folgende Vereinfachungsregel angewendet werden:

#Rechnungssumme 0,-- € bis 4.999,-- € wird aufgesplittet in 20% Buyoutanteil und 80% Honorar
#Rechnungssumme 5.000 bis 9.999,-- € wird aufgesplittet in 45% Buyoutanteil und 55% Honorar
#Rechnungssumme ab 10.000,-- € die Aufsplittung '''muss zwingend aus der Rechnung hervorgehen'''

Beispielrechnung:

Bei einer Rechnung über 3.000,-- Euro entfallen laut Vereinfachungsregel 20% auf das Buyout (sofern nichts anderes im Vertrag steht) – also 600,-- Euro. Darauf müssen wir 17,82% Lohnsteuer (106,92 Euro ) und 5,5 % Soli (4,95 Euro) an Steuern abführen.

 
[[File:§50a EStG Skizze.PNG|thumb|1193x1193px]]

File:§50a.JPG

2020-07-30T06:16:58Z

Isabelle Vosdellen:

§ 50a (Im Ausland ansässige Steuerpflichtige, die im Inland Einkünfte erzielen)

2020-07-30T06:10:09Z

Isabelle Vosdellen:

Angesichts der hohen Mobilität von Künstlern hat der Gesetzgeber seit Jahrzehnten ein besonderes Augenmerk auf im Ausland ansässige Steuerpflichtige,

die im Inland Einkünfte erzielen. Da eine Veranlagung bei teilweise nur tageweiser Inlandstätigkeit nicht praktikabel ist,

wird über § 50a EStG regelmäßig der inländische Veranstalter verpflichtet, ähnlich dem Lohnsteuerabzug, eine Steuer von der Vergütung einzubehalten.

==Wann kommt der §50a EStG zum tragen?==
Der Steuerabzug nach § 50a EStG kommt für Parasol Island GmbH bei der Beschäftigung von Foto- und Filmmodellen und allen anderen '''darstellenden''' Tätigkeiten zum Tragen sofern

*das Model selbständig ist und mit uns abrechnet (nicht weisungsgebunden ist)

*das Model im Ausland lebt ; ist es im Inland '''beschränkt steuerpflichtig''' und somit Steuerrechtliches Ausländer. Ab 183 Tagen/Jahr Aufenthalt in Inland ist es steuerrechtlich Inländer somit besteht '''unbeschränkte Steuerpflicht'''.

*und die Leistung des Modells in Deutschland verwertet wird. Dies ist für unsere Agentur regelmäßig der Fall.

==Welche Aufwände musst du als Producer kalkulieren?==
Das Honorar für das Shooting selbst fällt nicht unter den § 50 a EStG, wohl aber das Entgelt für die Rechteübertragung,

also das '''Buyout'''. Auf diesen Teil ist die pauschale Einkommensteuer in Höhe von 15% (zzgl. Soli) einzubehalten und an die deutsche Finanzbehörde abzuführen.

Für die Berechnung des Steuerabzuges ist die Rechnung für Modells aufzuteilen, in das nicht dem Steuerabzug unterliegende reine Shooting-Honorar und dem Buyout. Ergibt sich im Einzelfall keine Aufsplittung, kann bei Rechnungen bis 10.000,-- Euro folgende Vereinfachungsregel angewendet werden:

#Rechnungssumme 0,-- € bis 4.999,-- € wird aufgesplittet in 20% Buyoutanteil und 80% Honorar
#Rechnungssumme 5.000 bis 9.999,-- € wird aufgesplittet in 45% Buyoutanteil und 55% Honorar
#Rechnungssumme ab 10.000,-- € die Aufsplittung '''muss zwingend aus der Rechnung hervorgehen'''

Beispielrechnung:

Bei einer Rechnung über 3.000,-- Euro entfallen laut Vereinfachungsregel 20% auf das Buyout (sofern nichts anderes im Vertrag steht) – also 600,-- Euro. Darauf müssen wir 17,82% Lohnsteuer (106,92 Euro ) und 5,5 % Soli (4,95 Euro) an Steuern abführen.

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File:§50a EStG Skizze.PNG
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File:§50a EStG Skizze.PNG

2020-07-30T06:08:31Z

Isabelle Vosdellen:

§ 50a (Im Ausland ansässige Steuerpflichtige, die im Inland Einkünfte erzielen)

2020-07-30T06:06:17Z

Isabelle Vosdellen: update

Angesichts der hohen Mobilität von Künstlern hat der Gesetzgeber seit Jahrzehnten ein besonderes Augenmerk auf im Ausland ansässige Steuerpflichtige,

die im Inland Einkünfte erzielen. Da eine Veranlagung bei teilweise nur tageweiser Inlandstätigkeit nicht praktikabel ist,

wird über § 50a EStG regelmäßig der inländische Veranstalter verpflichtet, ähnlich dem Lohnsteuerabzug, eine Steuer von der Vergütung einzubehalten.

== Wann kommt der §50a EStG zum tragen? ==
Der Steuerabzug nach § 50a EStG kommt für Parasol Island GmbH bei der Beschäftigung von Foto- und Filmmodellen und allen anderen '''darstellenden''' Tätigkeiten zum Tragen sofern

* das Model selbständig ist und mit uns abrechnet (nicht weisungsgebunden ist)

* das Model im Ausland lebt ; ist es im Inland '''beschränkt steuerpflichtig''' und somit Steuerrechtliches Ausländer. Ab 183 Tagen/Jahr Aufenthalt in Inland ist es steuerrechtlich Inländer somit besteht '''unbeschränkte Steuerpflicht'''.

* und die Leistung des Modells in Deutschland verwertet wird. Dies ist für unsere Agentur regelmäßig der Fall.

== Welche Aufwände musst du als Producer kalkulieren? ==
Das Honorar für das Shooting selbst fällt nicht unter den § 50 a EStG, wohl aber das Entgelt für die Rechteübertragung,

also das '''Buyout'''. Auf diesen Teil ist die pauschale Einkommensteuer in Höhe von 15% (zzgl. Soli) einzubehalten und an die deutsche Finanzbehörde abzuführen.

Für die Berechnung des Steuerabzuges ist die Rechnung für Modells aufzuteilen, in das nicht dem Steuerabzug unterliegende reine Shooting-Honorar und dem Buyout. Ergibt sich im Einzelfall keine Aufsplittung, kann bei Rechnungen bis 10.000,-- Euro folgende Vereinfachungsregel angewendet werden:

# Rechnungssumme 0,-- € bis 4.999,-- € wird aufgesplittet in 20% Buyoutanteil und 80% Honorar
# Rechnungssumme 5.000 bis 9.999,-- € wird aufgesplittet in 45% Buyoutanteil und 55% Honorar
# Rechnungssumme ab 10.000,-- € die Aufsplittung '''muss zwingend aus der Rechnung hervorgehen'''

Beispielrechnung:

Bei einer Rechnung über 3.000,-- Euro entfallen laut Vereinfachungsregel 20% auf das Buyout (sofern nichts anderes im Vertrag steht) – also 600,-- Euro. Darauf müssen wir 17,82% Lohnsteuer (106,92 Euro ) und 5,5 % Soli (4,95 Euro) an Steuern abführen.

Ordnungsgemäße Rechnung

2020-07-24T15:23:58Z

Isabelle Vosdellen:

Damit Parasol den Vorsteuerabzug aus Rechnungen in Anspruch nehmen kann, muss sie folgende gesetzliche Pflicht-Angaben i.S.d. § 14 UStG enthalten:

==Rechnungen über Euro 250,--==

#Name und Adresse des leistenden Unternehmers (= Rechnungsaussteller) - (ein Verweis auf eine web.page reicht nicht aus!) 
#Steuernummer '''oder''' Umsatzsteuernummer des Rechnungsausstellers Anmerkung: eine Steuer-ID Nr. ist KEINE Steuernummer im Sinne des § 14 USTG!
#Name und Adresse des Leistungsempfängers (=Parasol) Parasol Island GmbH Neusser Str. 125 40219 Düsseldorf   
#Rechnungsdatum
#eine fortlaufende Rechnungsnummer
#genaue Angaben über Menge und Art der Lieferung / Leistung
#Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung / Leistung
#Nettobetrag
#der angewandte Steuersatz in % bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. §19 USTG oder §24 USTG)
#der Umsatzsteuerbetrag in Euro
#Währung '''...und für Parasol ergänzend'''  
#bitte immer die Kostenstelle angeben!

  

==Rechnungen unter Euro 250,-- (sogenannte Kleinbetragsrechnungen)==

#Name und Adresse des leistenden Unternehmers (= Rechnungsaussteller)
#Rechnungsdatum
#genaue Angaben über Menge und Art der Lieferung / Leistung
#der angewandte Steuersatz in % bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. §19 USTG)
#der Bruttorechnungsbetrag
#Währung '''...und für Parasol ergänzend'''  
#bitte auch hier immer die Kostenstelle angeben!
#Die Angabe des Rechnungsempfängers (also Parsol Island) ist nicht notwendig. Es darf aber auch keine andere Anschrift oder eigener Name notiert sein!

 
 
==Rechnungen aus der EU==
Für EU Rechnungen gelten die '''o.g. Anforderungen'''. Darüber hinaus benötigt die Rechnung folgende Informationen:

#'''Unsere''' Umsatzsteuer-Nr.: DE 813734400 muss vom Lieferanten auf der Rechnung notiert werden.
#Die Umsatzsteuer-Nummer des Lieferanten muss auf der Rechnung notiert werden (in dem Fall Revers-Charge-Verfahren) ODER ein Vermerk, dass er in seinem Land nicht umsatzsteuerpflichtig ist. In diesem Fall muss er seine Steuernummer notieren.
#Die Rechnung muss vom Lieferanten in der Regel mit 0% MWST in Rechnung gestellt werden (es gibt Ausnahmen z.B. bei Hotels).
#Zur Bezahlung von Rechnungen in Euro reicht die Angabe von SWIFT und IBAN.
#Zur Bezahlung von Rechnungen in einer ausl. Währung zusätzlich immer die vollständige Anschrift der empfangenden Bank. 

==Rechnungen aus einem Drittland==
Für Rechnungen aus einem Drittland gelten die Anforderungen 1-8. Darüber hinaus benötigt die Rechnung folgende Informationen:

#Zur Bezahlung von Rechnungen in ein Drittland benötigen wir immer die vollständige Anschrift der empfangenden Bank.

Barauslagen Merkblatt

2020-07-24T14:48:40Z

Isabelle Vosdellen:

=OUTDATED=
==Barauslagen – Merkblatt==

===Grundsätzliches===

#Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
#Belege deren Ausstellungsdatum älter als 4 Wochen alt sind, werden nicht erstattet.
#Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen (siehe Link: ordnungsgemäße Rechnung https://wiki.parasol-island.com/Ordnungsgem%C3%A4%C3%9Fe_Rechnung) erfüllen.
#Bewirtungsbelege müssen auf dem Original unterschrieben sein (keine Kürzel).
#Belege über 250,-- Euro müssen die vollständigen Anschrift des Rechnungsempfängers (Parasol) und des Rechnungsausstellers beinhalten (handschriftliche Nachträge sind nicht gestattet). Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet. Unsere Rechnungsanschrift lautet: Parasol Island '''GmbH''' Neusser Str. 125 40219 Düsseldorf   
#Das Front Office hilft Euch gerne bei Fragen!

===Abrechnungsvorlagen===

*siehe: [<nowiki/>[[Vorlagen#Dokumentenvorlagen%7CVorlagen|-> Dokumentenvorlagen]]]

===Belegsortierung nach <ins>Kostenarten</ins> mit folgender <ins>Begriffsverwendung bei Projekten</ins>===

#'''Projektauslagen''' z.B. Einkauf von Materialien, Kurierdienst Folgende Kostenarten sind Sonderkosten und müssen immer getrennt gebucht werden (auch wenn es Projektauslagen sind)   
#'''Bewirtung extern''' Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
#'''Bewirtung intern''' Ihr bestellt Pizza ins Büro während einer Besprechung
#'''Crewbewirtung''' bei Dreh (sowohl intern als auch extern) <blockquote>Bewirtungsbeleg bitte mit einer vollständigen Namensliste aller bewirteter Personen, aufgeschlüsselt nach Parasol Mitarbeitern / Freelancern / Kunde / Crew einreichen</blockquote>
#'''Inhousecatering '''Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, belegte Brötchen/Teilchen stellen hier die Grenze dar
#'''Reiseverpflegung''' (siehe Reisekostenerstattung)

===Belegsortierung nach Kostenarten mit folgender Begriffsverwendung bei AZ und PSLxxDEV===

#'''Bewirtung extern''' Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
#'''Bewirtung intern''' Ihr lasst Pizza ins Büro während einer Besprechung kommen
#'''Inhousecatering '''Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, Brötchen/Teilchen Grenze stellen hier die Grenze dar.
#'''Reiseverpflegung''' (siehe Reisekostenerstattung)
#'''Reisekosten ''' ''' (Hotel, DB, Flug, etc. …siehe Reisekostenerstattung)'''
#'''Porto'''
#'''Bürobedarf '''Papier, Reinigungsbedarf, Kurierdienste…
#'''Tanken /Parkgeb.'''
#'''Geschenke '''Kunde oder Mitarbeiter?
#'''Sonstiges… '''Leistung titulieren. z.B. Schlüsseldienst, Reparatur Tor

===Einzelbelege===
 

#'''Taxibelege''' (siehe Formular) Müssen auf dem Formular mit Datum, Uhrzeit und Strecke gekennzeichnet sein. Habt Ihr eine Reihe von Taxibelegen die auf die gleiche Kostenstelle gehen, so könnt Ihr diese in einem PDF zusammenfassen. Es müssen keine einzelnen Belege, einzeln per Mail gesendet werden. Ein PDF mit allen Taxibelegen darin gescannt reicht aus, sofern diese alle für die gleiche KST bestimmt sind.   
#'''Tankquittungen''' (siehe Formular) Auf den Tankquittungen muss das Kennzeichen des betankten Fahrzeugs vermerkt sein. Habt Ihr eine Reihe von Tankbelegen die auf die gleiche Kostenstelle gehen, so könnt Ihr diese in einem PDF zusammenfassen. Es müssen keine einzelnen Belege, einzeln per Mail gesendet werden. Ein PDF mit allen Tankbelegen darin gescannt reicht aus, sofern diese alle für die gleiche KST bestimmt sind.   

===<ins>Kunden</ins>geschenke===

:Müssen mit dem Namen des Kundengeschenk-Empfängers gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 35,-- Euro netto / Person / Jahr.

===<ins>Mitarbeiter</ins>geschenke===

:Müssen mit dem Namen des Beschenkten gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 60,-- Euro brutto / Person / Monat für besondere Anlässe. Der Anlass muss benannt werden (z.B. Geburt Kind oder Jubiläum..)

===UNARTEN===

*Taxibelege privater Anbieter / UEBER-Taxi werden nicht erstattet.
*Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. der Kaffee-Piraten über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
*Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können leider nicht erstattet werden. 

===Erstattungsvorgang===
Ausgaben bei denen du mit deinem Geld in Vorleistung gegangen bist werden wie folgt administriert:

#Geld ausgeben
#Beleg ggf. um fehlende Informationen erweitern
#Beleg als PDF digitalisieren; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
#Einzelnen Beleg an [[mailto:accounting@parasol-island.com]] Betreff = Projektnummer senden
#Dir wird das Geld in diesem Fall kurzfristig (keine 28-Tage wie bei Lieferanten) auf Dein Konto zurück-überwiesen
#fertig

 '''Kosten/Belege, die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen über einen Ersatzbeleg von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.'''

Barauslagen Merkblatt

2020-07-24T14:47:46Z

Isabelle Vosdellen: Update

=OUTDATED=
==Barauslagen – Merkblatt==

===Grundsätzliches===

#Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
#Belege deren Ausstellungsdatum älter als 4 Wochen alt sind, werden nicht erstattet.
#Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen (siehe Link: ordnungsgemäße Rechnung https://wiki.parasol-island.com/Ordnungsgem%C3%A4%C3%9Fe_Rechnung) erfüllen.
#Bewirtungsbelege müssen auf dem Original unterschrieben sein (keine Kürzel).
#Belege über 250,-- Euro müssen die vollständigen Anschrift des Rechnungsempfängers (Parasol) und des Rechnungsausstellers beinhalten (handschriftliche Nachträge sind nicht gestattet). Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet. Unsere Rechnungsanschrift lautet: Parasol Island '''GmbH''' Neusser Str. 125 40219 Düsseldorf   
#Das Front Office hilft Euch gerne bei Fragen!

===Abrechnungsvorlagen===

*siehe: [<nowiki/>[[Vorlagen#Dokumentenvorlagen%7CVorlagen|-> Dokumentenvorlagen]]]

===Belegsortierung nach <ins>Kostenarten</ins> mit folgender <ins>Begriffsverwendung bei Projekten</ins>===

#'''Projektauslagen''' z.B. Einkauf von Materialien, Kurierdienst Folgende Kostenarten sind Sonderkosten und müssen immer getrennt gebucht werden (auch wenn es Projektauslagen sind)   
#'''Bewirtung extern''' Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
#'''Bewirtung intern''' Ihr bestellt Pizza ins Büro während einer Besprechung
#'''Crewbewirtung''' bei Dreh (sowohl intern als auch extern) <blockquote>Bewirtungsbeleg bitte mit einer vollständigen Namensliste aller bewirteter Personen, aufgeschlüsselt nach Parasol Mitarbeitern / Freelancern / Kunde / Crew einreichen</blockquote>
#'''Inhousecatering '''Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, belegte Brötchen/Teilchen stellen hier die Grenze dar
#'''Reiseverpflegung''' (siehe Reisekostenerstattung)

===Belegsortierung nach Kostenarten mit folgender Begriffsverwendung bei AZ und PSLxxDEV===

#'''Bewirtung extern''' Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
#'''Bewirtung intern''' Ihr lasst Pizza ins Büro während einer Besprechung kommen
#'''Inhousecatering '''Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, Brötchen/Teilchen Grenze stellen hier die Grenze dar.
#'''Reiseverpflegung''' (siehe Reisekostenerstattung)
#'''Reisekosten ''' ''' (Hotel, DB, Flug, etc. …siehe Reisekostenerstattung)'''
#'''Porto'''
#'''Bürobedarf '''Papier, Reinigungsbedarf, Kurierdienste…
#'''Tanken /Parkgeb.'''
#'''Geschenke '''Kunde oder Mitarbeiter?
#'''Sonstiges… '''Leistung titulieren. z.B. Schlüsseldienst, Reparatur Tor

===Einzelbelege===
 

#'''Taxibelege''' (siehe Formular) Müssen auf dem Formular mit Datum, Uhrzeit und Strecke gekennzeichnet sein. Habt Ihr eine Reihe von Taxibelegen die auf die gleiche Kostenstelle gehen, so könnt Ihr diese in einem PDF zusammenfassen. Es müssen keine einzelnen Belege, einzeln per Mail gesendet werden. Ein PDF mit allen Taxibelegen darin gescannt reicht aus, sofern diese alle für die gleiche KST bestimmt sind.   
#'''Tankquittungen''' (siehe Formular) Auf den Tankquittungen muss das Kennzeichen des betankten Fahrzeugs vermerkt sein. Habt Ihr eine Reihe von Tankbelegen die auf die gleiche Kostenstelle gehen, so könnt Ihr diese in einem PDF zusammenfassen. Es müssen keine einzelnen Belege, einzeln per Mail gesendet werden. Ein PDF mit allen Tankbelegen darin gescannt reicht aus, sofern diese alle für die gleiche KST bestimmt sind.   

===<ins>Kunden</ins>geschenke===

:Müssen mit dem Namen des Kundengeschenk-Empfängers gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 35,-- Euro netto / Person / Jahr.

===<ins>Mitarbeiter</ins>geschenke===

:Müssen mit dem Namen des Beschenkten gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 60,-- Euro brutto / Person / Monat für besondere Anlässe. Der Anlass muss benannt werden (z.B. Geburt Kind oder Jubiläum..)

===UNARTEN===

*Taxibelege privater Anbieter / UEBER-Taxi werden nicht erstattet.
*Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. der Kaffee-Piraten über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
*Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können leider nicht erstattet werden. 

===Erstattungsvorgang===
Ausgaben bei denen du mit deinem Geld in Vorleistung gegangen bist werden wie folgt administriert:

# Geld ausgeben
# Beleg ggf. um fehlende Informationen erweitern
# Beleg als PDF digitalisieren; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
# Einzelnen Beleg an [[mailto:accounting@parasol-island.com]] Betreff = Projektnummer senden
# Dir wird das Geld in diesem Fall kurzfristig (keine 28-Tage wie bei Lieferanten) auf Dein Konto zurück-überwiesen
# fertig

 '''Kosten/Belege, die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen über einen Ersatzbeleg von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.'''

===Formulare===
'''Die Formulare müssen nach dem Herunterladen mit Adobe geöffnet werden.''' 

Deckblatt: [[:File:Barauslagen Deckblatt.pdf]] 
Bewirtung: [[:File:Barauslagen_Bewirtung.pdf]] 
Tanken: [[:File:Barauslagen_Tanken.pdf]] 
Taxi: [[:File:Barsauslagen_Taxi.pdf]] 
Kilometergelderstattung (NUR für Arbeitnehmer!!! Freelancer müssen Kilometergeld per Rechnung an Parasol abrechnen.): [[:File:Barauslagen_Kilometergelderstattung.pdf]]

Pleo Belegfristen

2020-07-24T12:09:46Z

Isabelle Vosdellen: Texte 150 Zeichen

Parasol Island GmbH gewährt Mitarbeitern im Namen der Firma Zahlungen direkt und sofort mit der ihnen zur Verfügung gestellten Kreditkarte vorzunehmen.

Das damit geschenkte Vertrauen sowie die daraus resultierenden Vorteile wie z.B. kein eigenes Geld ausgeben zu müssen und lange auf die Rückzahlung von Vorschüssen zu warten, setzt eine pünktliche Einreichung korrekter Belege aus.

Die Anforderungen für ordnungsgemäße Belege findest du hier [[Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen|WIKI]].

Als Orientierungshilfe zu den Belegfristen aller getätigten Zahlungen dient die folgende Zeitleiste.

[[File:Zeitleiste.PNG|1155x1155px]]

 

*Der Mitarbeiter hat maximal '''13 Tage''' Zeit nach einer getätigten Zahlung den korrekten Beleg in Pleo hochzuladen (Zeitleiste dunkelgrün) - während dieser Zeit bekommt der Mitarbeiter automatisch Montags vom System eine email, dass noch Belege nachreicht werden müssen

*spätestens an '''Tag 14''' erhält der Mitarbeiter über die Pleo review Funktion eine Erinnerung vom Bookkeeping Department, den Beleg hochzuladen mit folgender Formulierung:

''"''Liebes Teammitglied, wir bitten Dich hiermit, den fehlenden Beleg nach den Vorgaben, die in WIKI hinterlegt sind, bitte hochzuladen.Vielen Dank."

Der Mitarbeiter bekommt die Gelegenheit, innerhalb weiterer 14 Tage, den korrekten Beleg zu seiner Pleo Ausgabe hochzuladen (Zeitleiste grün bis hellgrün).

*Sollte dies innerhalb des Zeitraums nicht passiert sein, erfolgt eine zweite und letztmalige Erinnerung über das Bookkeeping Department (ebenfalls über die review Funktion Pleo), den Beleg innerhalb der nächsten '''5 Tage''' hochzuladen (Zeitleiste gelb) mit folgender Formulierung:

''"''Liebes Teammitglied, bitte lade den Beleg innerhalb von 5 Tagen hoch. Vom laufenden Gehalt müssen wir den Betrag ansonsten einbehalten. Danke."

*Darüber hinaus folgen keine weiteren Erinnerungen, es wird danach wie folgt verfahren:

Nach spätestens '''6 Wochen''' werden Pleo-Abbuchungen, ohne ordnungsgemäße Belege, von dem laufenden Gehalt des Mitarbeiters einbehalten.

Pleo Belegfristen

2020-06-23T10:32:15Z

Isabelle Vosdellen: Satztrennung

Parasol Island GmbH gewährt Mitarbeitern im Namen der Firma Zahlungen direkt und sofort mit der ihnen zur Verfügung gestellten Kreditkarte vorzunehmen.

Das damit geschenkte Vertrauen sowie die daraus resultierenden Vorteile wie z.B. kein eigenes Geld ausgeben zu müssen und lange auf die Rückzahlung von Vorschüssen zu warten, setzt eine pünktliche Einreichung korrekter Belege aus.

Die Anforderungen für ordnungsgemäße Belege findest du hier [[Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen|WIKI]].

Als Orientierungshilfe zu den Belegfristen aller getätigten Zahlungen dient die folgende Zeitleiste.

[[File:Zeitleiste.PNG|1155x1155px]]

 

*Der Mitarbeiter hat maximal '''13 Tage''' Zeit nach einer getätigten Zahlung den korrekten Beleg in Pleo hochzuladen (Zeitleiste dunkelgrün) - während dieser Zeit bekommt der Mitarbeiter automatisch Montags vom System eine email, dass noch Belege nachreicht werden müssen

*spätestens an '''Tag 14''' erhält der Mitarbeiter über die Pleo review Funktion eine Erinnerung vom Bookkeeping Department, den Beleg hochzuladen mit folgender Formulierung:

''"Liebes Teammitglied,'' ''mit der Dir zur Verfügung gestellten Kreditkarte unserer Firma hast Du die Möglichkeit Zahlungen direkt und sofort im Namen von Parasol Island vorzunehmen.'' ''Das damit geschenkte Vertrauen sowie die daraus resultierenden Vorteile wie z.B. kein eigenes Geld ausgeben zu müssen und lange auf die Rückzahlung von Vorschüssen zu warten, bitten wir mit der pünktlichen Einreichung korrekter Belege entsprechend zu respektieren. Wir fordern dich hiermit auf, den fehlenden Beleg nach den Vorgaben, die in [[Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen|WIKI]] hinterlegt sind, bitte umgehend hochzuladen.'' ''Vielen Dank!'' ''Parasol Island Bookkeeping Department''"

Der Mitarbeiter bekommt die Gelegenheit, innerhalb weiterer 14 Tage, den korrekten Beleg zu seiner Pleo Ausgabe hochzuladen (Zeitleiste grün bis hellgrün).

*Sollte dies innerhalb des Zeitraums nicht passiert sein, erfolgt eine zweite und letztmalige Erinnerung über das Bookkeeping Department (ebenfalls über die review Funktion Pleo), den Beleg innerhalb der nächsten '''5 Tage''' hochzuladen (Zeitleiste gelb) mit folgender Formulierung:

''"Liebes Teammitglied,'' ''wir möchten Dich heute erneut und letztmalig auffordern, den fehlenden Beleg nach den Vorgaben, die in [[Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen|WIKI]] hinterlegt sind, bitte hochzuladen.'' ''Solltest Du den Beleg innerhalb der nächsten 5 Tage nicht hochladen, müssen wir den Betrag von Deinem laufenden Gehalt einbehalten.'' ''Vielen Dank für Dein Verständnis.'' ''Parasol Island Bookkeeping Department.''"

*Darüber hinaus folgen keine weiteren Erinnerungen, es wird danach wie folgt verfahren:

Nach spätestens '''6 Wochen''' werden Pleo-Abbuchungen, ohne ordnungsgemäße Belege, von dem laufenden Gehalt des Mitarbeiters einbehalten.

Pleo Belegfristen

2020-06-23T10:26:25Z

Isabelle Vosdellen: Remindertexte hinzugefügt

Parasol Island GmbH gewährt Mitarbeitern im Namen der Firma Zahlungen direkt und sofort mit der ihnen zur Verfügung gestellten Kreditkarte vorzunehmen.

Das damit geschenkte Vertrauen sowie die daraus resultierenden Vorteile wie z.B. kein eigenes Geld ausgeben zu müssen und lange auf die Rückzahlung von Vorschüssen zu warten, setzt eine pünktliche Einreichung korrekter Belege aus.

Die Anforderungen für ordnungsgemäße Belege findest du hier [[Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen|WIKI]].

Als Orientierungshilfe zu den Belegfristen aller getätigten Zahlungen dient die folgende Zeitleiste.

[[File:Zeitleiste.PNG|1155x1155px]]

 

*Der Mitarbeiter hat maximal '''13 Tage''' Zeit nach einer getätigten Zahlung den korrekten Beleg in Pleo hochzuladen (Zeitleiste dunkelgrün) - während dieser Zeit bekommt der Mitarbeiter automatisch Montags vom System eine email, dass noch Belege nachreicht werden müssen

*spätestens an '''Tag 14''' erhält der Mitarbeiter über die Pleo review Funktion eine Erinnerung vom Bookkeeping Department, den Beleg hochzuladen:
*''"Liebes Teammitglied,'' ''mit der Dir zur Verfügung gestellten Kreditkarte unserer Firma hast Du die Möglichkeit Zahlungen direkt und sofort im Namen von Parasol Island vorzunehmen.'' ''Das damit geschenkte Vertrauen sowie die daraus resultierenden Vorteile wie z.B. kein eigenes Geld ausgeben zu müssen und lange auf die Rückzahlung von Vorschüssen zu warten, bitten wir mit der pünktlichen Einreichung korrekter Belege entsprechend zu respektieren. Wir fordern dich hiermit auf, den fehlenden Beleg nach den Vorgaben, die in [[Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen|WIKI]] hinterlegt sind, bitte umgehend hochzuladen.'' ''Vielen Dank!'' ''Parasol Island Bookkeeping Department''"

Der Mitarbeiter bekommt die Gelegenheit, innerhalb weiterer 14 Tage, den korrekten Beleg zu seiner Pleo Ausgabe hochzuladen (Zeitleiste grün bis hellgrün).

*Sollte dies innerhalb des Zeitraums nicht passiert sein, erfolgt eine zweite und letztmalige Erinnerung über das Bookkeeping Department (ebenfalls über die review Funktion Pleo), den Beleg innerhalb der nächsten '''5 Tage''' hochzuladen (Zeitleiste gelb):
*''"Liebes Teammitglied,'' ''wir möchten Dich heute erneut und letztmalig auffordern, den fehlenden Beleg nach den Vorgaben, die in [[Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen|WIKI]] hinterlegt sind, bitte hochzuladen.'' ''Solltest Du den Beleg innerhalb der nächsten 5 Tage nicht hochladen, müssen wir den Betrag von Deinem laufenden Gehalt einbehalten.'' ''Vielen Dank für Dein Verständnis.'' ''Parasol Island Bookkeeping Department.''"
*Darüber hinaus folgen keine weiteren Erinnerungen, es wird danach wie folgt verfahren:

Nach spätestens '''6 Wochen''' werden Pleo-Abbuchungen, ohne ordnungsgemäße Belege, von dem laufenden Gehalt des Mitarbeiters einbehalten.

Pleo Belegfristen

2020-06-23T08:20:56Z

Isabelle Vosdellen: Korrektur Rechtschreibung

Pleo Belegfristen

2020-04-30T09:50:58Z

Isabelle Vosdellen: new

Pleo Belegfristen

2020-04-30T09:47:34Z

Isabelle Vosdellen: new

Pleo Belegfristen

2020-04-30T09:43:41Z

Isabelle Vosdellen: New

Pleo Belegfristen

2020-04-30T09:43:19Z

Isabelle Vosdellen: new

Pleo Belegfristen

2020-04-30T09:35:07Z

Isabelle Vosdellen:

File:Zeitleiste.PNG

2020-04-30T09:34:42Z

Isabelle Vosdellen: File uploaded with MsUpload

File uploaded with MsUpload

Pleo Belegfristen

2020-04-30T09:27:55Z

Isabelle Vosdellen: new

Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen

2020-01-21T12:21:48Z

Isabelle Vosdellen: /* Belege einreichen wenn mit der PLEO Kreditkarte bezahlt wurde */

Um einen reibungslose Erstattung der für Parasol getätigten Barauslagen zu ermöglichen, müssen folgende Regeln eingehalten werden:
===Grundregeln===

#Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
#Belege bitte immer als PDF einreichen. Papierbelege also entweder via Scan-to-Mail oder einer entsprechenden Smartphone-App im PDF-Format digitalisieren.
#Belege deren Ausstellungsdatum älter als 4 Wochen alt sind, werden nicht erstattet.
#Beträge über fehlende Belege, die länger als 4 Wochen nicht eingereicht wurden, werden vom Gehalt einbehalten.
#Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen erfüllen.
#Belege über 250,-- Euro müssen mit dem vollständigen Rechnungsempfänger gekennzeichnet sein. Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet.

===Belegfluss===
Mit der Einführung der Pleo-Firmenkreditkarten und des Dokumenten-Management-Systems hat sich die Auslagenabrechnung enorm vereinfacht! 
Es gibt 2 Varianten für das Unternehmen Ausgaben zu tätigen: 

#Du hast eine Pleo-Firmenkreditkarte
#Du tätigst Ausgaben mit deinem Geld und bekommst deine Auslage zurückerstattet

===Belege einreichen wenn mit der PLEO Kreditkarte bezahlt wurde===
'''Grundsatz:'''
Ausgaben mit der Pleo Kreditkarte werden denkbar einfach administriert. 

#Geld mit Kreditkarte ausgeben
#Projektzuweisung in Pleo vornehmen
#Einzelnen Beleg als PDF in Pleo hinzufügen; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
#fertig

'''bitte dabei folgende Grafik beachten:''' 
[[File:Belegfluss Pleo @ Parasol Island.png|1400px]] 

===Belege einreichen wenn du privat in Vorleistung gegangen bist===
'''Grundsatz:''' 

Ausgaben bei denen du mit deinem Geld in Vorleistung gegangen bist werden wie folgt administriert: 

#Geld ausgeben
#Beleg ggf. um fehlende Informationen erweitern
#Beleg als PDF digitalisieren; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
#Einzelnen Beleg an mailto:accounting@parasol-island.com Betreff = Projektnummer senden
#Dir wird das Geld in diesem Fall auf Dein Konto zurück-überwiesen
#fertig

'''bitte dabei folgende Grafik beachten:''' 
[[File:Belegfluss private Vorauslage @ Parasol Island.png|1200px]]

===Parasol/OS Assist - Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten===
'''[https://parasol.zendesk.com/hc/de/articles/360010086980-Pleo-Kreditkarten-Abrechnungen-Belege Hier findet ihr weitere Informationen, Fragen und Antworten!]'''
 

Und hier ein Video wie man zB im iPhone mit "Notizen" ein PDF fotografiert:

<html> <iframe width="853" height="480" src="https://www.youtube.com/embed/RxYbrC2P40w?rel=0&showinfo=0" frameborder="0" allowfullscreen></iframe> </html>

==='''Do's And Don'ts'''===
'''Wie ihr es nicht machen sollt:''' 

#Nie Belege vom Monitor scannen
#Es geht hier nicht um Umbegungsfotografie! Bitte nur den Beleg und nicht die halbe Strasse mit-fotografieren
#Bitte nicht nur die erste Seite eines mehrseitigen Belegs einreichen; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen

 
'''Wie ihr es machen sollt:''' 

#Nutze eine Smartphone App (zB "Notizen" beim iPhone), die direkt ein lesbares PDF erzeugt und den Beleg automatisch beschneidet
#Hier werden auch mehrseitige PDFs erzeugt, wenn du zB Vor- und Rückseite fotografieren willst; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
#Belege lesbar und knitterfrei scannen

===Unser Google Drive Belegvorlagen-Formulare===
Für Taxi-, Tank- und Bewirtungsbelege etc. haben wir spezielle Einzelbelege vorangefertigt. 
'''Diese müssen nicht mehr genutzt werden.''' 
Es kann allerdings Sonderfälle geben, bei denen diese Vorlagen nach wie vor benutzt werden können.
In diesem Fall bitte beachten, daß die Formulare inklusive Belege als PDF gespeichert und verwendet werden.

===Kundengeschenke===
Müssen mit dem Namen des Kundengeschenk-Empfängers gekennzeichnet. Pro Jahr und Mitarbeiter dürfen maximal 35.- Euro abgerechnet werden.

===Mitarbeitergeschenke===
Müssen mit dem Namen des Beschenkten gekennzeichnet sein. Abgerechnet werden dürfen pro Person / pro Monat maximal 44.- Euro für besondere Anlässe. Der Anlass muss benannt werden (z.B. Geburt Kind oder Jubiläum..)

'''UNARTEN - Belege, die nicht erstattet werden'''

#Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. der Kaffee-Piraten über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
#Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können nur mit Genehmigung der Geschäftsführung erstattet werden.

===Auszahlung von Vorschüssen===
'''Gibt es keine mehr!''' 
In diesem Fall lasst Euch von Jo eine Pleo-Firmenkreditkarte geben.

===Belege außerhalb der Anforderungen===
Kosten/Belege die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen vor Einreichung von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.

===Abrechnungsvorlagen===
siehe:
[[https://wiki.parasol-island.com/Vorlagen#Dokumentenvorlagen|Vorlagen -> Dokumentenvorlagen]] 

oder Schnellzugriff hier:
[https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/?ftv=1&folder=0AHoZcca7O4bGUk9PVA&tgif=d zu den Google Drive Vorlagen]

Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen

2020-01-21T12:20:09Z

Isabelle Vosdellen: PDF RE Inkl. Anhang

Um einen reibungslose Erstattung der für Parasol getätigten Barauslagen zu ermöglichen, müssen folgende Regeln eingehalten werden:
===Grundregeln===

#Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
#Belege bitte immer als PDF einreichen. Papierbelege also entweder via Scan-to-Mail oder einer entsprechenden Smartphone-App im PDF-Format digitalisieren.
#Belege deren Ausstellungsdatum älter als 4 Wochen alt sind, werden nicht erstattet.
#Beträge über fehlende Belege, die länger als 4 Wochen nicht eingereicht wurden, werden vom Gehalt einbehalten.
#Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen erfüllen.
#Belege über 250,-- Euro müssen mit dem vollständigen Rechnungsempfänger gekennzeichnet sein. Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet.

===Belegfluss===
Mit der Einführung der Pleo-Firmenkreditkarten und des Dokumenten-Management-Systems hat sich die Auslagenabrechnung enorm vereinfacht! 
Es gibt 2 Varianten für das Unternehmen Ausgaben zu tätigen: 

#Du hast eine Pleo-Firmenkreditkarte
#Du tätigst Ausgaben mit deinem Geld und bekommst deine Auslage zurückerstattet

===Belege einreichen wenn mit der PLEO Kreditkarte bezahlt wurde===
'''Grundsatz:'''
Ausgaben mit der Pleo Kreditkarte werden denkbar einfach administriert. 

#Geld mit Kreditkarte ausgeben
#Projektzuweisung in Pleo vornehmen
#Einzelnen Beleg als PDF in Pleo hinzufügen
#fertig

'''bitte dabei folgende Grafik beachten:''' 
[[File:Belegfluss Pleo @ Parasol Island.png|1400px]] 

===Belege einreichen wenn du privat in Vorleistung gegangen bist===
'''Grundsatz:''' 

Ausgaben bei denen du mit deinem Geld in Vorleistung gegangen bist werden wie folgt administriert: 

#Geld ausgeben
#Beleg ggf. um fehlende Informationen erweitern
#Beleg als PDF digitalisieren; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
#Einzelnen Beleg an mailto:accounting@parasol-island.com Betreff = Projektnummer senden
#Dir wird das Geld in diesem Fall auf Dein Konto zurück-überwiesen
#fertig

'''bitte dabei folgende Grafik beachten:''' 
[[File:Belegfluss private Vorauslage @ Parasol Island.png|1200px]]

===Parasol/OS Assist - Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten===
'''[https://parasol.zendesk.com/hc/de/articles/360010086980-Pleo-Kreditkarten-Abrechnungen-Belege Hier findet ihr weitere Informationen, Fragen und Antworten!]'''
 

Und hier ein Video wie man zB im iPhone mit "Notizen" ein PDF fotografiert:

<html> <iframe width="853" height="480" src="https://www.youtube.com/embed/RxYbrC2P40w?rel=0&showinfo=0" frameborder="0" allowfullscreen></iframe> </html>

==='''Do's And Don'ts'''===
'''Wie ihr es nicht machen sollt:''' 

#Nie Belege vom Monitor scannen
#Es geht hier nicht um Umbegungsfotografie! Bitte nur den Beleg und nicht die halbe Strasse mit-fotografieren
#Bitte nicht nur die erste Seite eines mehrseitigen Belegs einreichen

 
'''Wie ihr es machen sollt:''' 

#Nutze eine Smartphone App (zB "Notizen" beim iPhone), die direkt ein lesbares PDF erzeugt und den Beleg automatisch beschneidet
#Hier werden auch mehrseitige PDFs erzeugt, wenn du zB Vor- und Rückseite fotografieren willst
#Belege lesbar und knitterfrei scannen

===Unser Google Drive Belegvorlagen-Formulare===
Für Taxi-, Tank- und Bewirtungsbelege etc. haben wir spezielle Einzelbelege vorangefertigt. 
'''Diese müssen nicht mehr genutzt werden.''' 
Es kann allerdings Sonderfälle geben, bei denen diese Vorlagen nach wie vor benutzt werden können.
In diesem Fall bitte beachten, daß die Formulare inklusive Belege als PDF gespeichert und verwendet werden.

===Kundengeschenke===
Müssen mit dem Namen des Kundengeschenk-Empfängers gekennzeichnet. Pro Jahr und Mitarbeiter dürfen maximal 35.- Euro abgerechnet werden.

===Mitarbeitergeschenke===
Müssen mit dem Namen des Beschenkten gekennzeichnet sein. Abgerechnet werden dürfen pro Person / pro Monat maximal 44.- Euro für besondere Anlässe. Der Anlass muss benannt werden (z.B. Geburt Kind oder Jubiläum..)

'''UNARTEN - Belege, die nicht erstattet werden'''

#Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. der Kaffee-Piraten über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
#Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können nur mit Genehmigung der Geschäftsführung erstattet werden.

===Auszahlung von Vorschüssen===
'''Gibt es keine mehr!''' 
In diesem Fall lasst Euch von Jo eine Pleo-Firmenkreditkarte geben.

===Belege außerhalb der Anforderungen===
Kosten/Belege die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen vor Einreichung von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.

===Abrechnungsvorlagen===
siehe:
[[https://wiki.parasol-island.com/Vorlagen#Dokumentenvorlagen|Vorlagen -> Dokumentenvorlagen]] 

oder Schnellzugriff hier:
[https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/?ftv=1&folder=0AHoZcca7O4bGUk9PVA&tgif=d zu den Google Drive Vorlagen]

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-21T12:10:50Z

Isabelle Vosdellen: Text

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)

[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]

*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf <'''Alle'''> gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.

[[File:Bildstapel Kendox 3.JPG|600px]]

*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Verifier erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder nicht erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Paste eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)
*#Da die Stammdaten stündlich von der Agentursoftware in den Verifier zurück übertragen werden kann man nach ca. 1- 2 Stunden an dieser Stelle fortfahren.

*Sind alle Felder grün werden die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden
#hier gehts zum Handbuch [[:File:Handbuch_Verifizierer.pdf]]

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

*

#

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-21T12:09:43Z

Isabelle Vosdellen: Stündliches Update

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)

[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]

*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf <'''Alle'''> gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.

[[File:Bildstapel Kendox 3.JPG|600px]]

*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Verifier erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder nicht erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Paste eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)
*#Da die Stammdaten stündlich von der Agentursoftware in den Verifier zurück übertragen werden kann man nach ca. 1- 2 Stunden an dieser Stelle fortfahren.

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden
#hier gehts zum Handbuch [[:File:Handbuch_Verifizierer.pdf]]

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

*

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Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-20T12:20:26Z

Isabelle Vosdellen:

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf <'''Alle'''> gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
[[File:Bildstapel Kendox 3.JPG|600px]]
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Verifier erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder nicht erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Paste eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden
#hier gehts zum Handbuch [[:File:Handbuch_Verifizierer.pdf]]
==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

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File:Handbuch Verifizierer.pdf

2020-01-20T12:20:21Z

Isabelle Vosdellen: File uploaded with MsUpload

File uploaded with MsUpload

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-20T12:19:56Z

Isabelle Vosdellen:

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf <'''Alle'''> gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
[[File:Bildstapel Kendox 3.JPG|600px]]
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Verifier erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder nicht erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Paste eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden
#hier gehts zum Handbuch
==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

*

#

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-20T12:18:14Z

Isabelle Vosdellen:

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf <'''Alle'''> gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
[[File:Bildstapel Kendox 3.JPG|600px]]
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Verifier erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder nicht erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Paste eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden
#hier gehts zum Handbuch [[:File:Handbuch_Verifizierer_Invoice.pdf]]
==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

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#

File:Handbuch Verifizierer Invoice.pdf

2020-01-20T12:16:47Z

Isabelle Vosdellen: File uploaded with MsUpload

File uploaded with MsUpload

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-17T14:03:15Z

Isabelle Vosdellen: /* Wie wende ich den Verifier korrekt an */

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf <'''Alle'''> gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
[[File:Bildstapel Kendox 3.JPG|600px]]
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Verifier erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder nicht erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Paste eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

*

#

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-17T14:02:50Z

Isabelle Vosdellen: /* Wie wende ich den Verifier korrekt an */

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf <'''Alle'''> gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
[[File:Bildstapel Kendox 3.JPG|600px]]
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Verifier erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Paste eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

*

#

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-17T14:02:20Z

Isabelle Vosdellen: /* Wie wende ich den Verifier korrekt an */

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf <'''Alle'''> gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
[[File:Bildstapel Kendox 3.JPG|600px]]
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Programm erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Paste eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

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Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-17T14:01:42Z

Isabelle Vosdellen: /* Wie wende ich den Verifier korrekt an */

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Wichtig: Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf <Alle> gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
[[File:Bildstapel Kendox 3.JPG|600px]]
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Programm erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Paste eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

*

#

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-17T13:57:39Z

Isabelle Vosdellen: /* Wie wende ich den Verifier korrekt an */

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Wichtig: Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf "Alle" gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
[[File:Bildstapel Kendox 3.JPG|600px]]
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Programm erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Paste eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

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#

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-17T13:49:02Z

Isabelle Vosdellen: /* Wie wende ich den Verifier korrekt an */

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Wichtig: Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf "Alle" gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
[[File:Bildstapel Kendox 3.JPG|600px]]
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Programm erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Pate eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

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#

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-17T13:48:32Z

Isabelle Vosdellen: /* Wie wende ich den Verifier korrekt an */

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Wichtig: Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf "Alle" gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
[[File:Bildstapel Kendox 3.JPG|400px]]
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Programm erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Pate eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

*

#

File:Bildstapel Kendox 3.JPG

2020-01-17T13:48:26Z

Isabelle Vosdellen: File uploaded with MsUpload

File uploaded with MsUpload

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-17T13:42:58Z

Isabelle Vosdellen: /* Wie wende ich den Verifier korrekt an */

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Wichtig: Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf "Alle" gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Programm erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Pate eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

*

#

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-17T13:39:05Z

Isabelle Vosdellen:

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments (im Verifier und in der AGS) wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
*
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Wichtig: Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf "Alle" gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.

[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]

*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Programm erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Pate eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

*

#

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-17T13:38:11Z

Isabelle Vosdellen:

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum, Absender, Projektnummer, etc. Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
*
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Wichtig: Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf "Alle" gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.

[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]

*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Programm erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Pate eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

*

#

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-17T13:35:01Z

Isabelle Vosdellen: /* Wie wende ich den Verifier korrekt an */

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum & Absender Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
*
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Wichtig: Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf "Alle" gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
[[File:Bildstapel Kendox 2.JPG|600px]]
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Programm erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Pate eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

*

#

File:Bildstapel Kendox 2.JPG

2020-01-17T13:34:40Z

Isabelle Vosdellen: File uploaded with MsUpload

File uploaded with MsUpload

Kendox Arbeitsanweisung

2020-01-17T13:33:10Z

Isabelle Vosdellen: /* Grundsätzliches */

Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (InfoShare & Verifier)

=Anwender: [[Leiter Buchhaltung]]=
==Was ist der InfoShare==
Der Infoshare ist ein revisionistischeres Dokumentarchiv. Die Archivierung erfolgt automatisch während der Übergabe von Dokumenten an das Kendoxsystem d.h. z.B. vor Übergabe an den Verifier und bei Erstellung von Ausgangsrechnungen aus der Agentursoftware. Jedes Dokument wird im Zuge der Archivierung anhand eines einmalig vergebenen Barcodes und der mitgegebenen Daten wie z.b. Archivierungsdatum & Absender Indexiert. Jede Bearbeitung/Änderung eines Dokuments wird dort elektronisch protokolliert. Der InfoShare Zugang befindet sich auf dem Endgerät des Leiter Buchhaltung. Über die Filtersuche können sämtliche archivierte Dokumente aufgerufen werden.

=Anwender: [[Kreditorenbuchhalter]]=
==Was ist der Verifier (SmartFix)==
Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach/Kendox geschoben wurden, maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem '''korrekt''' verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.
==Wie wende ich den Verifier korrekt an==

*Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung- Popup auf "Ausführen" klicken
*Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
*
*Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Wichtig: Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf "Alle" gesetzt sein.
*Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
*Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
*Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Programm erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder erkannt oder als "falsch" beurteilt.
*Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
*#Kreditor (Lieferant)
*#Projekt
*#Zahlungsbedingungen

*Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und mit Strg+ENTER an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig!

 

*Bei Anzeige von blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

*Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Pate eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

*Zu erfassen sind:
*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
*#Vollständige Adresse, auch Land
*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

*Fertig! 

==Tipps & Tricks==

#Mausklick auf ein Feld mit Falsch erkannten Daten und Strg+shift+D wird das Feld geleert
#Mit Mausklick auf das Feld des Namens oder der Projektnummer und Eingabe von den ersten Ziffern sowie Stern+F6 wird in die Datenbank gesprungen und die Auswahl kann manuell getroffen werden

==Grundsätzliches==

Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

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