Parasol - User contributions [en]

Onboarding Projekt Management

2022-09-12T08:14:11Z

Christina Salomon: Add link

= Dein Projekt Manager Inselleben =

== Job Description ==
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

== Deine Aufgaben ==
* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana]
*Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware]
*[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung]
*FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
*interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana]
*Koordination von internen und externen Meetings
*Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
* Projektcontrolling
*Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]]
*QS
* Erstellung von Rechnungen
*Projektabschlüsse

==Nicht Deine Aufgaben==
* Kundenführung
*Markenführung
* Markenberatung

== Projektmanagement Jour Fixe ==
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in [https://app.asana.com/0/1201947100626323/list Asana] besammelt werden.

=Die Parasol Tools=

==Parasol x Google==
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.''

''Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.''
 
 
==Google Chrome ==
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].''
 
 
==Essential Tools==
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]=====

=====[https://app.asana.com/ Asana]=====

=====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]=====
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] 

=Workflow=

== Ressourcenplanung==
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

===Projekte===
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. 

===Mitarbeiter===
BITTE AUSFÜLLEN 

===Freelancer===
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]

==Asana==

=== Asana als Projektmanager*in===
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Hier findest du einen genau beschriebenen [[Projektmanagement|Ablauf zur Benutzung von Asana.]]

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

*Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

*Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
*Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
*Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
*Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für [https://app.asana.com/0/1201720754349884/list technische Projekte].

Allgemeiner Ticket-Workflow
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]

[https://app.asana.com/0/1201947100626323/1202088036812497 How to Ticket]

=== Dateianhänge / Google Drive Links===
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

==Dateiablage==

===Nomenklatur===

====Generell====
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
*[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
*PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

===Ordnerstruktur===
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

 

===Archive===
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

==Urlaubsvertretung==

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und [https://drive.google.com/drive/folders/0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0?resourcekey=0-fbFiAb52ma-UE-UstAWdZQ hier] abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

[[Urlaubsübergabe]]

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
#Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
#Übergabe schreiben
#Ressourcenplanung
#Verteilung der Tickets via Asana
#Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
#Abwesenheitsnotiz einstellen

__FORCETOC__

Azubi on duty

2022-04-22T08:15:07Z

Christina Salomon:

Hier kommt der Plan für die schöne, aufgeräumte und funktionierende Insel.
Neben deinen Aufgaben die du von deinem verantwortlichen Ansprechpartner bekommst, bist du periodisch für die Insel-Duties verantwortlich.

===On call - Bereitschaft===
Die Duties sind teilweise auf Abruf. Dabei wird versucht, dass du die Aufgabe in deinen Arbeitstag integrieren kannst, ohne ein wichtiges Meeting oder eine Deadline zu verpassen.
Solltest du an deinem Bereitschafts-Tag bei einer dringenden/spontanen Aufgabe, z. B. Flughafen Abholung oder Catering Besorgung verhindert sein, muss getauscht werden mit einem deiner Azubi-Kollegen. Die Tauschdienste müssen selbstständig von dir organisiert werden.

===Timing===
Die täglichen To-Dos sind vor und nach der Arbeit an deinem Platz zu erledigen. Manche To Dos kannst du dir nach deiner eigenen Verantwortung frei einteilen (z. B. Einkauf) und manche sind wichtig/dringend und kommen nicht planbar rein. S. On call - Bereitschaft. Die Aufgaben des Check-out finden logischerweise am Ende des Arbeitstages statt, s. u.

===Einteilung===
Die Einteilung, wer wann Dienst hat ist für alle sichtbar im Ressourcen-Plan. Dadurch wissen auch deine Wingmen & Vorgesetzte über deinen Dienst bescheid.

===Duty Berlin===
In Berlin werden die Duties aus dem Trainee- und Praktikanten Team übernommen. Ansprechpartner ist Anne Leidenroth

===Poolcar Duty===
Poolcar-Duty bedeutet der eigenständig analysierte Check der Firmenfahrzeuge. Da die Fahrzeuge nicht jeden Tag betankt und in die Werkstatt müssen, ist hier deine Aufgabe zu schauen ob sie etwas benötigen. Nimm dir das Fahrtenbuch und kontrolliere, ob alles korrekt eingetragen wurde. Wenn du dich einmal ins Auto setzt und die Zündung anmachst, siehst du km-Stand und Tank-Stand sowie etwa eine Serviceleuchte. Bitte reporte an das Office Manager u. lasse dir Geld geben zum Betanken der Fahrzeuge bzw. für eine Autowäsche von innen/außen.

Poolcars tanken → immer wenn Tanknadel unter ¼
Poolcars Fahrtenbuch → Kontrollieren, prüfen auf Korrektheit/Lückenlosigkeit
Poolcars pflegen → Sauberkeit prüfen von Innen & Außen, bei Bedarf zu Mr Wasch
Poolcars Boardcomputer auf Maintenance prüfen : Reifendruck, Schreibenflüssigkeit, Ölwechsel, Rücklichter/Lichter.. .etc.
Poolcars Kratzer & Dellen → Reporting über das Fahrzeug-Protokoll

===Spezial-Aufträge===
Die Spezialaufträge, die hier nicht verankert sind, aber halbjährlich bis vierteljährlich vorkommen, werden über Email, Kalendereinträge oder Redmine Ticket kommuniziert.
Bitte informiere eigenständig deinen Wingman oder deinen Vorgesetzten über die Spezial-Aufträge, wenn diese nicht in cc einer Email o. ä. sind. Auch hierfür erfolgen Einträge in den Ressourcen-Plan.

===Duties - periodisch & sporadisch===

====Periodisch====

'''Täglich'''

*Mittagspause (oder zwischendurch): Spülmaschinen 1x anschmeißen & ausräumen.

*Check-out, zwischen 17.00 und 18.00 Uhr/bevor du gehst
====Sporadisch====
Sporadisch bedeutet nach Bedarf.

'''Einkauf Office Bedarf'''
Zeitanspruch: ca. 45 Minuten
Shopping-Liste erhältst du von Mila/Dana Office Manager
Leergut wegbringen

'''Running Order Vertretung'''
Du übernimmst Vertretung für Mila/Dana wenn sie im Urlaub ist, d. h. unsere Laufliste am morgen, die Asana Task werden an dich weitergeleitet. Die Bereiche werden auf Zuruf aufgeteilt, so dass niemand länger als 30 Minuten damit beschäftigt ist.

'''Durchführung der Sommer-BBQs''' inkl. Vorbereitung, Durchführung bis Ende und Aufräumen am Folgetag

'''Spezial-Aufträge'''
Kommunikationswege:
Per Kalender - Email - Redmine Ticket

Beispiele:
Keller entrümpeln
Boten-Fahrten, Abholungen (Equipment, Kollegen, Kunden, Regisseure…

→ [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1EgOlNruqKpDMbjlGHBqDsgZvA1pn38FCgxpstteX6EU/edit#gid=0 Zur Checkliste]

Kundentermine/Meetings

2022-04-22T08:09:59Z

Christina Salomon: /* Kunden Welcoming */

==Vor dem Kundentermin==
Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, werden diese '''24h, mindestens aber 12h''' vorher angekündigt.

Die Organisation übernimmt das Office Management. Um einen reibungslosen Ablauf zu schaffen, orientiert Euch bitte an dem Leitfaden und

schickt dazu eine eMail '''mit allen notwendigen Infos''' an: [mailto:meeting@parasol-island.com?subject=Kundenmeeting&body=Datum%20und%20Uhrzeit:%0D(Von,%20Bis)%0D%0D%0D%0DRaum:%0D(Lounge%20EG,%20Konferenzraum%201.OG,%20Suite%201.OG,%20Lounge%202.OG,%20...)%0D%0D%0D%0DAnzahl%20Personen%20(mit%20Parasols):%0D%0D%0D%0DProjektnummer:%0D%0D%0D%0DGewünschte%20Bewirtung:%0D(Essenvorschlag;%20Frühstück,%20Brötchen,%20Kuchen%20oder%20nur%20Getränke%20etc.)%0D%0D%0D%0DGewünschte%20technische%20Unterstützung:%0D%0D%0D%0D meeting@parasol-island.com]

Alle notwendigen Infos findet Ihr hier:

*Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit von/bis)
*Raum (Düsseldorf/Berlin)
*Anlass
*Anzahl Personen (inkl. Parasols) mit Namen u. Firma/Agentur
*Projektnummer
*Gewünschte Bewirtung (Essenvorschlag: [[Catering]]).
*Gibt es Allergiker, Intoleranzen,Veganer usw.
*Restaurant buchen/Tischreservierung (Uhrzeit, Sitzplatzwünsche, Anzahl Personen)
*Gewünschte technische Unterstützung (Flipchart, Moderatorenkoffer, et.)
*Flughafenabholung, sonstiges Shuttle
*Special Meeting Raumgestaltung (Blumen, Kundenpräsente, etc.)
*Aufmerksamkeit zur Parksituation [[Parking Policy]]

'''Beispiel eMail'''

[[File:EMail Kundenmeeting.jpg|frameless|447x447px]]

Wichtig ist auch die Kundentermine/Meetings '''im Kalender einzutragen.''' Folgende Infos müssen im Kalender-Eintrag hinterlegt werden:

*Anlass
*Raum
*Datum und Uhrzeit
*Meeting-Host
*Kundenname
*Agentur/Firma
*Bewerber, Freelancer, Lieferanten
*Berater, z. B. Bank oder Steuerprüfer, sonstige Geschäftsführer-Termine

'''Beispiel Kalender Eintrag'''

[[File:Meeting Eintrag im Kalender.jpg|frameless|428x428px]] 
==Meeting Anlässe==
'''Kundenbesuch, Agenturbesuch'''

*PPM (Pre-Production Meeting, Produktionsbesprechung)
*Projekt Kick-off, Projektbesprechung
*Schulterblick
*Abnahme, Zwischenabnahme
*Workshop mit Kunden

'''Job Interviews, Kennenlernen von Freelancer'''

*Bewerbungsgespräche
*Probetage, Einladung zu Testaufgaben

'''Interne Meetings '''

*Interne Projektbesprechungen
*Mitarbeitergespräche

'''Telefonkonferenzen'''

*Telkos intern
*Telkos mit Kunden, Team/Crew

'''Daily Meetings'''

*Ressourcenmeetings der Departments
*Jour fixe

'''Workshops'''

*interne Schulungen
*Workshops mit Kunden

'''Management Meetings'''

*Geschäftsführer Meetings
*Head Of Meetings
*Banktermine
*Steuerberater, Steuerprüfung 

==Catering==
Hier lang: [[Catering]]
 

Ihr findet dort Inspirationen von unseren Lieblings Caterern, in Düsseldorf und Berlin.

==Checkliste Meeting Raum==
Die Meetingräume werden täglich vom Office Management mit der Asana Checkliste kontrolliert und hergerichtet.

*Meeting Raum muss 15 Min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten

*sauber und aufgeräumt
*Aufgeräumtheit Empfang, Hof (Laufwege frei, kein Müll..)
*frische Luft
*ausreichend Stühle
*Catering Standards: [[Catering]]

*Arbeitsmaterialien bereit legen:
**Fernbedienungen von Screen + Verstärker bzw. Beamer
**Maus/Trackpad
**P-Blöcke u. P-Stifte

'''Wichtig: Der Meeting Raum sollte bei längeren Meetings alle 60 - 120 Minuten kontrolliert werden. Kurzer Blickkontakt mit dem Meeting-Host ob alles ok ist, dann Abfrage nach Getränken. Leere Flaschen/Geschirr/Besteck bei der Gelegenheit einsammeln. Dies erhöht den Aufmerksamkeits- und Wohlfühlfaktor unserer Besucher enorm. '''

'''Der Meeting-Host hat auch immer die Möglichkeit, das OM telefonisch, eMail oder Hangout zu kontaktieren.'''

==Kunden Welcoming==
'''Beim Welcoming müssen..'''

*sich die Kunden ins LogIn Buch eintragen

*die Kunden die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben

'''Gästeempfang'''

*das Office Management verbindet Besucher (Kunden, Freelancer, Bewerber, Lieferanten) mit zuständigem Host (Producer, …) und begleitet Besuch zum jeweiligen Meeting-Ort oder
*Alternativsituation: Host holt Besuch persönlich ab
*Kunden, die uns zum ersten Mal besuchen, erhalten ein '''Kunden Welcome Package''' vom Office Management

→ Besuch wird freundlich eingeladen am Empfang Platz zu nehmen, erstes Anbieten von Kaffee/Tee.

'''Kunden Welcome Package'''

Das Kunden Welcome Package besteht aus:

*einem Island Notes Buch,
*dem Namen des Kunden,
*einer Banderole, mit einem Welcome Spruch und unserem WIFI Passwort,
*einem PSL Bleistift und
*einem schwarzem Gummiband.

Foto folgt. 

'''Insel Rundgang bei Neukunden'''

Nicht selten werden Neukunden durchs Haus geführt à la ''this is where we work''.

Vorab schreibt der Meeting-Host eine Rundmail ans gesamte Team mit der Bitte, dass jeder selbstständig rund um seinen Arbeitsplatz Ordnung hält.

Außerdem wird darauf hingewiesen, Projekte und sensible Daten anderer Kunden weitestgehend uneinsichtig zu machen.

Checkliste OM vor dem Inselrundgang:

*Kontrolle der Büroräume

*Kontrolle der Küchenzeile + Küche

*

'''Good Looking 'Welcome Office''''

==Besonderheiten==
'''Airport pick-up, Abholung vom Hauptbahnhof'''

Auf Wunsch organisiert das Office Management die Ankunft von Gästen, zum Beispiel Neukunden die per Flugzeug anreisen oder Regisseure.

'''Ein vorgefertigter Text, den man an den Kunden etc. schicken kann:'''

Da wir nicht wissen, aus welchem Ausgang Sie kommen, möchten wir Sie bitten, mit dem Aufzug auf die Abflugebene, direkt einen Stock höher zu fahren. Unser Fahrer wartet am Anfang der Zufahrt zum Abflug Terminal B. Das Fahrzeug ist ein BMW i3 D-PI-200E. Zur Erkennung wird der Fahrer ein Schild mit dem Namen bereit halten.

Sollte etwas schief laufen, melden Sie sich bitte unter der Nummer: 02111592200. Dann werden wir eine schnelle und passende Lösung finden.

[[File:Düsseldorf Flughafen, Terminal B.png|frameless|367x367px]]

'''Pick-up''' '''Checkliste'''

*Liegen Ankunftsdaten vor
*Poolcar im Kalender blocken
*Poolcar voll betankt und sauber von innen/außen
*Charmante, sichere Autofahrer beauftragen aus dem Team
*Kleine Wasserflaschen (im Sommer gekühlt!) im Wagen bereithalten
*Kommunikation mit dem Kunden über Treffpunkt über Producer/Projektmanager laufen lassen und vergewissern, dass alle auf dem gleichen Stand sind was Treffpunkt betrifft
*Skizze, Briefing anfertigen
*Namensschild anfertigen, auf Clipboard dem Fahrer mitgeben

 '''Taxi'''

'''Düsseldorf'''

Rheintaxi 0211 21 21 21 → bitte immer Fahrgastnamen angeben

Ein Taxi-Stand für ganz kurzfristige Aufbrüche befindet sich direkt an der Bilker Kirche.

'''Berlin'''

Berlin Taxi Tel.: 030 202020 → bitte immer Fahrgastnamen angeben

'''Kundengeschenke, Goodies'''

Auf Wunsch/Anmeldung des Meeting-Host halten wir Parasol-Goodies bereit: Notebook-Set mit Kugelschreiber, Tshirts, Festivalposter oder was auch als Geschenk/Goodie rausgegeben werden soll. Dazu dann kurzes Briefing.

== What's new? ==
Für problemlose Abläufe ist es wichtig, dass wir vollständige Meeting-Anfragen erhalten. Diese könnt Ihr '''natürlich alle''' oben nachlesen. Wir versuchen auch beim Kalendercheck Meetings zu beachten, ggf. nachzufragen und euch zu erinnern. Wenn Ihr aber ein Catering benötigt, muss die Mail mind. 12h vorher verschickt werden.

Es gibt immer Ausnahmesituationen, die nicht erlauben alles vorgabemäßig zu erledigen. daher wird beim 1. Mal, wo diese Situation eintrifft, darauf aufmerksam gemacht, die Voraussetzungen im Wiki Artikel beim nächsten Mal bitte zu beachten. (Teamwork!)

Beim 2. Mal gibt es dann eine kurze Rückantwort, dass die Anfrage unvollständig ist und beim 3. Mal müsst Ihr Euer Catering selbst organisieren.

Kundentermine/Meetings

2022-04-22T08:09:26Z

Christina Salomon: /* Checkliste Meeting Raum */

==Vor dem Kundentermin==
Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, werden diese '''24h, mindestens aber 12h''' vorher angekündigt.

Die Organisation übernimmt das Office Management. Um einen reibungslosen Ablauf zu schaffen, orientiert Euch bitte an dem Leitfaden und

schickt dazu eine eMail '''mit allen notwendigen Infos''' an: [mailto:meeting@parasol-island.com?subject=Kundenmeeting&body=Datum%20und%20Uhrzeit:%0D(Von,%20Bis)%0D%0D%0D%0DRaum:%0D(Lounge%20EG,%20Konferenzraum%201.OG,%20Suite%201.OG,%20Lounge%202.OG,%20...)%0D%0D%0D%0DAnzahl%20Personen%20(mit%20Parasols):%0D%0D%0D%0DProjektnummer:%0D%0D%0D%0DGewünschte%20Bewirtung:%0D(Essenvorschlag;%20Frühstück,%20Brötchen,%20Kuchen%20oder%20nur%20Getränke%20etc.)%0D%0D%0D%0DGewünschte%20technische%20Unterstützung:%0D%0D%0D%0D meeting@parasol-island.com]

Alle notwendigen Infos findet Ihr hier:

*Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit von/bis)
*Raum (Düsseldorf/Berlin)
*Anlass
*Anzahl Personen (inkl. Parasols) mit Namen u. Firma/Agentur
*Projektnummer
*Gewünschte Bewirtung (Essenvorschlag: [[Catering]]).
*Gibt es Allergiker, Intoleranzen,Veganer usw.
*Restaurant buchen/Tischreservierung (Uhrzeit, Sitzplatzwünsche, Anzahl Personen)
*Gewünschte technische Unterstützung (Flipchart, Moderatorenkoffer, et.)
*Flughafenabholung, sonstiges Shuttle
*Special Meeting Raumgestaltung (Blumen, Kundenpräsente, etc.)
*Aufmerksamkeit zur Parksituation [[Parking Policy]]

'''Beispiel eMail'''

[[File:EMail Kundenmeeting.jpg|frameless|447x447px]]

Wichtig ist auch die Kundentermine/Meetings '''im Kalender einzutragen.''' Folgende Infos müssen im Kalender-Eintrag hinterlegt werden:

*Anlass
*Raum
*Datum und Uhrzeit
*Meeting-Host
*Kundenname
*Agentur/Firma
*Bewerber, Freelancer, Lieferanten
*Berater, z. B. Bank oder Steuerprüfer, sonstige Geschäftsführer-Termine

'''Beispiel Kalender Eintrag'''

[[File:Meeting Eintrag im Kalender.jpg|frameless|428x428px]] 
==Meeting Anlässe==
'''Kundenbesuch, Agenturbesuch'''

*PPM (Pre-Production Meeting, Produktionsbesprechung)
*Projekt Kick-off, Projektbesprechung
*Schulterblick
*Abnahme, Zwischenabnahme
*Workshop mit Kunden

'''Job Interviews, Kennenlernen von Freelancer'''

*Bewerbungsgespräche
*Probetage, Einladung zu Testaufgaben

'''Interne Meetings '''

*Interne Projektbesprechungen
*Mitarbeitergespräche

'''Telefonkonferenzen'''

*Telkos intern
*Telkos mit Kunden, Team/Crew

'''Daily Meetings'''

*Ressourcenmeetings der Departments
*Jour fixe

'''Workshops'''

*interne Schulungen
*Workshops mit Kunden

'''Management Meetings'''

*Geschäftsführer Meetings
*Head Of Meetings
*Banktermine
*Steuerberater, Steuerprüfung 

==Catering==
Hier lang: [[Catering]]
 

Ihr findet dort Inspirationen von unseren Lieblings Caterern, in Düsseldorf und Berlin.

==Checkliste Meeting Raum==
Die Meetingräume werden täglich vom Office Management mit der Asana Checkliste kontrolliert und hergerichtet.

*Meeting Raum muss 15 Min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten

*sauber und aufgeräumt
*Aufgeräumtheit Empfang, Hof (Laufwege frei, kein Müll..)
*frische Luft
*ausreichend Stühle
*Catering Standards: [[Catering]]

*Arbeitsmaterialien bereit legen:
**Fernbedienungen von Screen + Verstärker bzw. Beamer
**Maus/Trackpad
**P-Blöcke u. P-Stifte

'''Wichtig: Der Meeting Raum sollte bei längeren Meetings alle 60 - 120 Minuten kontrolliert werden. Kurzer Blickkontakt mit dem Meeting-Host ob alles ok ist, dann Abfrage nach Getränken. Leere Flaschen/Geschirr/Besteck bei der Gelegenheit einsammeln. Dies erhöht den Aufmerksamkeits- und Wohlfühlfaktor unserer Besucher enorm. '''

'''Der Meeting-Host hat auch immer die Möglichkeit, das OM telefonisch, eMail oder Hangout zu kontaktieren.'''

==Kunden Welcoming==
'''Beim Welcoming müssen..'''

*sich die Kunden ins LogIn Buch eintragen

*die Kunden die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben

'''Gästeempfang'''

*das Office Management verbindet Besucher (Kunden, Freelancer, Bewerber, Lieferanten) mit zuständigem Host (Producer, …) und begleitet Besuch zum jeweiligen Meeting-Ort oder
*Alternativsituation: Host holt Besuch persönlich ab
*Kunden, die uns zum ersten Mal besuchen, erhalten ein '''Kunden Welcome Package''' vom Office Management

→ Besuch wird freundlich eingeladen am Empfang Platz zu nehmen, erstes Anbieten von Kaffee/Tee.

'''Kunden Welcome Package'''

Das Kunden Welcome Package besteht aus:

*einem Island Notes Buch,
*dem Namen des Kunden,
*einer Banderole, mit einem Welcome Spruch und unserem WIFI Passwort,
*einem PSL Bleistift und
*einem schwarzem Gummiband.

Foto folgt. 

'''Insel Rundgang bei Neukunden'''

Nicht selten werden Neukunden durchs Haus geführt à la ''this is where we work''.

Vorab schreibt der Meeting-Host eine Rundmail ans gesamte Team mit der Bitte, dass jeder selbstständig rund um seinen Arbeitsplatz Ordnung hält.

Außerdem wird darauf hingewiesen, Projekte und sensible Daten anderer Kunden weitestgehend uneinsichtig zu machen.

Checkliste OM vor dem Inselrundgang:

*Kontrolle der Büroräume

*Kontrolle der Küchenzeile + Küche

*Innenhof clean?
*

'''Good Looking 'Welcome Office''''

[[File:Clean Welcome Office.jpg|frameless]]

==Besonderheiten==
'''Airport pick-up, Abholung vom Hauptbahnhof'''

Auf Wunsch organisiert das Office Management die Ankunft von Gästen, zum Beispiel Neukunden die per Flugzeug anreisen oder Regisseure.

'''Ein vorgefertigter Text, den man an den Kunden etc. schicken kann:'''

Da wir nicht wissen, aus welchem Ausgang Sie kommen, möchten wir Sie bitten, mit dem Aufzug auf die Abflugebene, direkt einen Stock höher zu fahren. Unser Fahrer wartet am Anfang der Zufahrt zum Abflug Terminal B. Das Fahrzeug ist ein BMW i3 D-PI-200E. Zur Erkennung wird der Fahrer ein Schild mit dem Namen bereit halten.

Sollte etwas schief laufen, melden Sie sich bitte unter der Nummer: 02111592200. Dann werden wir eine schnelle und passende Lösung finden.

[[File:Düsseldorf Flughafen, Terminal B.png|frameless|367x367px]]

'''Pick-up''' '''Checkliste'''

*Liegen Ankunftsdaten vor
*Poolcar im Kalender blocken
*Poolcar voll betankt und sauber von innen/außen
*Charmante, sichere Autofahrer beauftragen aus dem Team
*Kleine Wasserflaschen (im Sommer gekühlt!) im Wagen bereithalten
*Kommunikation mit dem Kunden über Treffpunkt über Producer/Projektmanager laufen lassen und vergewissern, dass alle auf dem gleichen Stand sind was Treffpunkt betrifft
*Skizze, Briefing anfertigen
*Namensschild anfertigen, auf Clipboard dem Fahrer mitgeben

 '''Taxi'''

'''Düsseldorf'''

Rheintaxi 0211 21 21 21 → bitte immer Fahrgastnamen angeben

Ein Taxi-Stand für ganz kurzfristige Aufbrüche befindet sich direkt an der Bilker Kirche.

'''Berlin'''

Berlin Taxi Tel.: 030 202020 → bitte immer Fahrgastnamen angeben

'''Kundengeschenke, Goodies'''

Auf Wunsch/Anmeldung des Meeting-Host halten wir Parasol-Goodies bereit: Notebook-Set mit Kugelschreiber, Tshirts, Festivalposter oder was auch als Geschenk/Goodie rausgegeben werden soll. Dazu dann kurzes Briefing.

== What's new? ==
Für problemlose Abläufe ist es wichtig, dass wir vollständige Meeting-Anfragen erhalten. Diese könnt Ihr '''natürlich alle''' oben nachlesen. Wir versuchen auch beim Kalendercheck Meetings zu beachten, ggf. nachzufragen und euch zu erinnern. Wenn Ihr aber ein Catering benötigt, muss die Mail mind. 12h vorher verschickt werden.

Es gibt immer Ausnahmesituationen, die nicht erlauben alles vorgabemäßig zu erledigen. daher wird beim 1. Mal, wo diese Situation eintrifft, darauf aufmerksam gemacht, die Voraussetzungen im Wiki Artikel beim nächsten Mal bitte zu beachten. (Teamwork!)

Beim 2. Mal gibt es dann eine kurze Rückantwort, dass die Anfrage unvollständig ist und beim 3. Mal müsst Ihr Euer Catering selbst organisieren.

Kundentermine/Meetings

2022-04-22T08:08:31Z

Christina Salomon:

==Vor dem Kundentermin==
Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, werden diese '''24h, mindestens aber 12h''' vorher angekündigt.

Die Organisation übernimmt das Office Management. Um einen reibungslosen Ablauf zu schaffen, orientiert Euch bitte an dem Leitfaden und

schickt dazu eine eMail '''mit allen notwendigen Infos''' an: [mailto:meeting@parasol-island.com?subject=Kundenmeeting&body=Datum%20und%20Uhrzeit:%0D(Von,%20Bis)%0D%0D%0D%0DRaum:%0D(Lounge%20EG,%20Konferenzraum%201.OG,%20Suite%201.OG,%20Lounge%202.OG,%20...)%0D%0D%0D%0DAnzahl%20Personen%20(mit%20Parasols):%0D%0D%0D%0DProjektnummer:%0D%0D%0D%0DGewünschte%20Bewirtung:%0D(Essenvorschlag;%20Frühstück,%20Brötchen,%20Kuchen%20oder%20nur%20Getränke%20etc.)%0D%0D%0D%0DGewünschte%20technische%20Unterstützung:%0D%0D%0D%0D meeting@parasol-island.com]

Alle notwendigen Infos findet Ihr hier:

*Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit von/bis)
*Raum (Düsseldorf/Berlin)
*Anlass
*Anzahl Personen (inkl. Parasols) mit Namen u. Firma/Agentur
*Projektnummer
*Gewünschte Bewirtung (Essenvorschlag: [[Catering]]).
*Gibt es Allergiker, Intoleranzen,Veganer usw.
*Restaurant buchen/Tischreservierung (Uhrzeit, Sitzplatzwünsche, Anzahl Personen)
*Gewünschte technische Unterstützung (Flipchart, Moderatorenkoffer, et.)
*Flughafenabholung, sonstiges Shuttle
*Special Meeting Raumgestaltung (Blumen, Kundenpräsente, etc.)
*Aufmerksamkeit zur Parksituation [[Parking Policy]]

'''Beispiel eMail'''

[[File:EMail Kundenmeeting.jpg|frameless|447x447px]]

Wichtig ist auch die Kundentermine/Meetings '''im Kalender einzutragen.''' Folgende Infos müssen im Kalender-Eintrag hinterlegt werden:

*Anlass
*Raum
*Datum und Uhrzeit
*Meeting-Host
*Kundenname
*Agentur/Firma
*Bewerber, Freelancer, Lieferanten
*Berater, z. B. Bank oder Steuerprüfer, sonstige Geschäftsführer-Termine

'''Beispiel Kalender Eintrag'''

[[File:Meeting Eintrag im Kalender.jpg|frameless|428x428px]] 
==Meeting Anlässe==
'''Kundenbesuch, Agenturbesuch'''

*PPM (Pre-Production Meeting, Produktionsbesprechung)
*Projekt Kick-off, Projektbesprechung
*Schulterblick
*Abnahme, Zwischenabnahme
*Workshop mit Kunden

'''Job Interviews, Kennenlernen von Freelancer'''

*Bewerbungsgespräche
*Probetage, Einladung zu Testaufgaben

'''Interne Meetings '''

*Interne Projektbesprechungen
*Mitarbeitergespräche

'''Telefonkonferenzen'''

*Telkos intern
*Telkos mit Kunden, Team/Crew

'''Daily Meetings'''

*Ressourcenmeetings der Departments
*Jour fixe

'''Workshops'''

*interne Schulungen
*Workshops mit Kunden

'''Management Meetings'''

*Geschäftsführer Meetings
*Head Of Meetings
*Banktermine
*Steuerberater, Steuerprüfung 

==Catering==
Hier lang: [[Catering]]
 

Ihr findet dort Inspirationen von unseren Lieblings Caterern, in Düsseldorf und Berlin.

==Checkliste Meeting Raum==
Die Meetingräume werden täglich vom Office Management mit der Asana Checkliste kontrolliert und hergerichtet.

*Meeting Raum muss 15 Min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten

*sauber und aufgeräumt
*Aufgeräumtheit Empfang, Hof (Laufwege frei, kein Müll..)
*frische Luft
*ausreichend Stühle
*Catering Standards: [[Catering]]

*Arbeitsmaterialien bereit legen:
**Fernbedienungen von Screen + Verstärker bzw. Beamer
**Maus/Trackpad
**P-Blöcke u. P-Stifte

'''Wichtig: Der Meeting Raum sollte bei längeren Meetings alle 60 - 120 Minuten kontrolliert werden. Kurzer Blickkontakt mit dem Meeting-Host ob alles ok ist, dann Abfrage nach Getränken. Leere Flaschen/Geschirr/Besteck bei der Gelegenheit einsammeln. Dies erhöht den Aufmerksamkeits- und Wohlfühlfaktor unserer Besucher enorm. '''

'''Der Meeting-Host hat auch immer die Möglichkeit, das OM telefonisch, eMail oder Hangout zu kontaktieren.'''

[[File:Teheran Konfi.jpg|frameless|391x391px]]
==Kunden Welcoming==
'''Beim Welcoming müssen..'''

*sich die Kunden ins LogIn Buch eintragen

*die Kunden die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben

'''Gästeempfang'''

*das Office Management verbindet Besucher (Kunden, Freelancer, Bewerber, Lieferanten) mit zuständigem Host (Producer, …) und begleitet Besuch zum jeweiligen Meeting-Ort oder
*Alternativsituation: Host holt Besuch persönlich ab
*Kunden, die uns zum ersten Mal besuchen, erhalten ein '''Kunden Welcome Package''' vom Office Management

→ Besuch wird freundlich eingeladen am Empfang Platz zu nehmen, erstes Anbieten von Kaffee/Tee.

'''Kunden Welcome Package'''

Das Kunden Welcome Package besteht aus:

*einem Island Notes Buch,
*dem Namen des Kunden,
*einer Banderole, mit einem Welcome Spruch und unserem WIFI Passwort,
*einem PSL Bleistift und
*einem schwarzem Gummiband.

Foto folgt. 

'''Insel Rundgang bei Neukunden'''

Nicht selten werden Neukunden durchs Haus geführt à la ''this is where we work''.

Vorab schreibt der Meeting-Host eine Rundmail ans gesamte Team mit der Bitte, dass jeder selbstständig rund um seinen Arbeitsplatz Ordnung hält.

Außerdem wird darauf hingewiesen, Projekte und sensible Daten anderer Kunden weitestgehend uneinsichtig zu machen.

Checkliste OM vor dem Inselrundgang:

*Kontrolle der Büroräume

*Kontrolle der Küchenzeile + Küche

*Innenhof clean?
*

'''Good Looking 'Welcome Office''''

[[File:Clean Welcome Office.jpg|frameless]]

==Besonderheiten==
'''Airport pick-up, Abholung vom Hauptbahnhof'''

Auf Wunsch organisiert das Office Management die Ankunft von Gästen, zum Beispiel Neukunden die per Flugzeug anreisen oder Regisseure.

'''Ein vorgefertigter Text, den man an den Kunden etc. schicken kann:'''

Da wir nicht wissen, aus welchem Ausgang Sie kommen, möchten wir Sie bitten, mit dem Aufzug auf die Abflugebene, direkt einen Stock höher zu fahren. Unser Fahrer wartet am Anfang der Zufahrt zum Abflug Terminal B. Das Fahrzeug ist ein BMW i3 D-PI-200E. Zur Erkennung wird der Fahrer ein Schild mit dem Namen bereit halten.

Sollte etwas schief laufen, melden Sie sich bitte unter der Nummer: 02111592200. Dann werden wir eine schnelle und passende Lösung finden.

[[File:Düsseldorf Flughafen, Terminal B.png|frameless|367x367px]]

'''Pick-up''' '''Checkliste'''

*Liegen Ankunftsdaten vor
*Poolcar im Kalender blocken
*Poolcar voll betankt und sauber von innen/außen
*Charmante, sichere Autofahrer beauftragen aus dem Team
*Kleine Wasserflaschen (im Sommer gekühlt!) im Wagen bereithalten
*Kommunikation mit dem Kunden über Treffpunkt über Producer/Projektmanager laufen lassen und vergewissern, dass alle auf dem gleichen Stand sind was Treffpunkt betrifft
*Skizze, Briefing anfertigen
*Namensschild anfertigen, auf Clipboard dem Fahrer mitgeben

 '''Taxi'''

'''Düsseldorf'''

Rheintaxi 0211 21 21 21 → bitte immer Fahrgastnamen angeben

Ein Taxi-Stand für ganz kurzfristige Aufbrüche befindet sich direkt an der Bilker Kirche.

'''Berlin'''

Berlin Taxi Tel.: 030 202020 → bitte immer Fahrgastnamen angeben

'''Kundengeschenke, Goodies'''

Auf Wunsch/Anmeldung des Meeting-Host halten wir Parasol-Goodies bereit: Notebook-Set mit Kugelschreiber, Tshirts, Festivalposter oder was auch als Geschenk/Goodie rausgegeben werden soll. Dazu dann kurzes Briefing.

== What's new? ==
Für problemlose Abläufe ist es wichtig, dass wir vollständige Meeting-Anfragen erhalten. Diese könnt Ihr '''natürlich alle''' oben nachlesen. Wir versuchen auch beim Kalendercheck Meetings zu beachten, ggf. nachzufragen und euch zu erinnern. Wenn Ihr aber ein Catering benötigt, muss die Mail mind. 12h vorher verschickt werden.

Es gibt immer Ausnahmesituationen, die nicht erlauben alles vorgabemäßig zu erledigen. daher wird beim 1. Mal, wo diese Situation eintrifft, darauf aufmerksam gemacht, die Voraussetzungen im Wiki Artikel beim nächsten Mal bitte zu beachten. (Teamwork!)

Beim 2. Mal gibt es dann eine kurze Rückantwort, dass die Anfrage unvollständig ist und beim 3. Mal müsst Ihr Euer Catering selbst organisieren.

Parking Policy

2022-04-22T08:04:35Z

Christina Salomon: Blanked the page

Office Infrastruktur

2022-04-22T07:56:29Z

Christina Salomon: /* Hygienevorschriften */

==Hygienevorschriften==
Ihr lieben Islander, leider sind wir dank COVID 19, dazu verpflichtet, einige Hygienemaßnahmen zu treffen, die auch dringend eingehalten werden müssen.

'''Bitte die Hände vor Betreten des Büros desinfizieren!'''

Am Empfang sind Corona Schnelltests vorhanden, bitte bevor ihr die Officeräume betretet, lass euch '''testen!!!'''

'''Verhalten im Büro:'''

* '''Wir haben vor jedem Eingang (außen) einen Hand-Desinfektionsspender angebracht. Neben jeden Desinfektionsspendern an den Eingängen findet ihr eine Box mit Mundschützen und Schnelltests.'''Greift zu! wird täglich gefüllt.
* Auf den WC’s sind nun '''dauerhaft''' und unter '''täglicher Prüfung''' sowohl Flächen- als auch Handdesinfektionsmittel vorhanden.

'''Außerhalb der Arbeitszeit:'''

* Der Reinigungsdienst hat die Aufgabe bekommen, die Tische jeden Abend mit einem speziellen (virologisch) Reinigungsmittel zu reinigen und nicht mehr feucht abzuwischen
* Klinken und andere Flächen werden auch mit dem speziellen Reinigungsmittel gesäubert

Bitte haltet euch an die Vorschriften, damit der Alltag auf der Insel wieder ein bisschen gewohnter ablaufen kann und wir wieder zueinanderfinden, ohne Google Meet. :)

Falls Ihre Fragen habt, könnt ihr euch beim Office Management melden.

==Büromaterial==
{{:Büromaterial}}

*

== Merchandise PSL ==

=== '''MA Welcome Package''' ===

'''Complimentary Card'''

* Handschriftlich beschreiben Karte(einen der Muji-Stifte in Komplementär-Farbe benutzen. Die Schreibmaske benutzen)
* Notebook grey / Notebook black
* der Kuli wird mit Mini-Klebedots fixiert
* 2 Parasol T-Shirt
* 1 Parasol Block+Parasol Bleistift
* Papiertüte mit Parasol Logo, Stempel findest du am Empfang

KEINES dieser Elemente wird EINZELN ausgegeben

Die Artikel dazu werden im Keller aufbewahrt.

Das Office Set wird immer genau so verpackt wie unten im GIF dargestellt.

[[File:20210430_100821.jpg|alt=|200x200px]][[File:20210430 103010 (1).jpg|200x200px]][[File:20210430 101318 (1) (1).jpg|200x200px]][[File:20210430 102823 (1) (1).jpg|200x200px]][[File:20210430 100922 (1) (2).jpg|200x200px]][[File:20210503 085126 (1) (1).jpg|196x196px]]

=== Baby Package ===

Für Mitarbeiter*innen, Freelancer*innen, Kunden*innen, die Nachwuchs bekommen, schicken wir ein Baby Package raus.

Dazu gehört:

* ein Baby Body, diese werden bei Tausendkind bestellt https://www.tausendkind.de/sales/order/view/order_id/5487121

und bedruckt bei der Druckerei Kafaii Kopie GmbH, Friedrich-Ebert-Straße 19, 40210 Düsseldorf. Das Logo ist dort gespeichert.

* ein Schnuller (rosa oder blau), diese werden bei Zazzle bestellt https://www.zazzle.de/
Das Logo ist im Drive abgelegt. [https://drive.google.com/drive/folders/100ubgRU3DCYcahQhtvWRRb1WCmLhrofZ Drive Link]
* eine handschriftlich geschriebene Karte

Babygirl:

[[File:20210430 103130.jpg|200x200px]][[File:20210430 103602.jpg|200x200px]][[File:20210430 103533.jpg|200x200px]][[File:20210430 103622.jpg|200x200px]]

Babyboy:

[[File:20210430 103130.jpg|200x200px]][[File:20210526 170112 (2).jpg|200x200px]][[File:20210526 170640.jpg|200x200px]][[File:20210526 175401.jpg|200x200px]]

=== Kunden Welcome Package ===
Das Kunden Welcome Package besteht aus:
* einem Island Notes Buch,
* dem Namen des Kunden,
* einer Banderole, mit einem Welcome Spruch und unserem WIFI Passwort,
* einem PSL Bleistift und
* einem schwarzem Gummiband.
Foto folgt.

== Visitenkarten ==
* Kontakt: Jung Produktion GmbH, Marc Irmscher, Schanzenstraße 20a, 40549 Düsseldorf, Telefon: +49 211 - 40 80 90 -161 oder E-Mail: marc.irmscher@jungpro.de
* Visitenkarten: Siehe Googledoc liste (HR trägt hier die neuen Kollegen und deren Titel ein, IT vervollständigt diese mit Telefonnr. und E-mail), Bestellungen je mehr, desto günstiger, optimalerweise immer im 50er Pack

[[File:20210504 105511.jpg|160x160px]][[File:20210504 105535.jpg|150x150px]]

Büromaterial

2022-04-22T07:54:05Z

Christina Salomon: /* Büromaterial Stationen */

====Standard====
Büromaterial Stationen prüfen, nachfüllen, ggf. Beschaffung beauftragen und '''Materialien die nicht im Standard definiert sind entsorgen'''.

[[File:Stuff 1.jpg|frameless|770x770px]] [[File:Stuff 2.jpg|frameless|755x755px]]

Von Links nach Rechts und oben nach unten:

{| class="wikitable" style="text-align: left;"
|-
!Art!!Menge
|-
|[https://www.bueromarkt-ag.de/farblaserpapier_hp_chp370_colour_laser_a4,p-chp370,q-HP_CHP370_Farblaserpapier_Colour_Laser.html HP CHP370 Farblaserpapier Colour Laser 80g A4]||2 Pakete
|-
|[https://www.ratioform.de/Postverpackungen/Versand-von-Buechern-Medien-Ordnern/Verpackungen-fuer-Buchversand/Buchverpackung-Multistar-mit-Selbstklebung/?ip=search__search_term%3Dmultistar MultiStar Universalverpackungen für Bücher, etc. 62M]||5 Stück
|-
|Parasol Island [https://www.flyeralarm.com/de/shop/configurator/index/id/41/bloecke-mit-leimbindung.html Blöcke, Leimbindung, verstärkte Rückpappe, Hochformat, Bindung oben Format DIN A4, 50 Blatt, 80g Offset weiß]||10 Stück
|-
|Parasol Island [https://www.flyeralarm.com/de/shop/configurator/index/id/41/bloecke-mit-leimbindung.html Blöcke, Leimbindung, verstärkte Rückpappe, Hochformat, Bindung oben Format DIN A3, 50 Blatt, 80g Offset weiß]||10 Stück
|-
|[https://www.office-discount.de/100-bene-sichth%C3%BCllen-grau-glatt-839852 Bene Sichthülle 2050 00 GR DIN A4 HPVC grau]||1 angebrochener und ein neuer Karton
|-
|Parasol Island Sticker||5 Bögen
|-
|Parasol Island Versandtaschen||25 Stück
|-
|Parasol Island Briefpapier||1 angebrochener und ein neuer Karton
|-
|Parasol Island Grußkarten||20 Stück
|-
|Parasol Island Briefumschlag||50 Stück
|-
|[https://www.bueromarkt-ag.de/haftnotizen_post-it_recycling_notes_mini_tower,p-6551b,m-groesse_ca.:76_x_127_mm.html Post-it® Recycling Notes 6551B, 127 x 76 mm, gelb, 6 Blöcke à 100 Blatt]||1 angebrochener und ein neuer Karton.
|-
|[https://www.bueromarkt-ag.de/haftnotizen_post-it_recycling_z-notes_mini_tower,p-r3301b,m-groesse_ca.:76_x_76_mm.html Post-it® Recycling Notes 6541B, 76 x 76 mm, gelb, 6 Blöcke à 100 Blatt]||1 angebrochener und ein neuer Karton
|-
|[https://www.bueromarkt-ag.de/heftzange_leitz_5556-00-82_juwel_silber,p-60003,q-Heftzange_Juwel.html Heftzange Juwel Elastic Original 12 Blatt Heftleistung]||2 Stück
|-
|Heftklammern Elastik Juwel, 31070009||1 angebrochener und ein neuer Karton
|-
|[https://www.bueromarkt-ag.de/bueroklammern_wedo_910153_26mm,p-910153.html Büroklammern Metall messing 26mm 140 St W-910153]
|1 angebrochenes und ein neues Gebinde
|-
|[https://www.muji.eu/pages/online.asp?Sec=13&Sub=17&PID=9658&qclr=4549738728917 Tesaroller, Muji]
|1 Stück
|-
|[https://www.bueromarkt-ag.de/spitzer_sakota_metall,p-4003,a-anspitzer.html Anspitzer]
|2 Stück
|-
|[https://www.muji.eu/pages/online.asp?Sec=13&Sub=17&PID=2179 Radiergummi]||2 Stück
|-
|[https://www.bueromarkt-ag.de/klebestift_pelikan_pelifix_20g,p-338624,q-klebestift.html Klebestift]
|1 Stück
|-
|[https://www.muji.eu/pages/online.asp?Sec=13&Sub=17&PID=9656&qclr=4549738728894 Schere]
|1 Stück
|-
|[https://www.bueromarkt-ag.de/textmarker_stabilo_boss_original_704-24,p-70-4ge,hn-stabilo.html Stabilo BOSS® ORIGINAL, Liquid-Ink-Technologie, Textmarker, Keilspitze, 5 mm, Leuchtgelb]
|2 Stück
|-
|Parasol Island Bleistifte||10 Stück
|-
|[https://www.amazon.de/Sharpie-Permanent-Marker-Schwarz-12-St%C3%BCck-12-Pack/dp/B00006IFHD/ref=sr_1_2?__mk_de_DE=%C3%85M%C3%85%C5%BD%C3%95%C3%91&keywords=sharpie&qid=1554471398&s=gateway&sr=8-2 Sharpie Permanent-Marker, schwarz]||5 Stück
|-
|[https://www.bueromarkt-ag.de/permanentmarker_sharpie_1849114_metallic,p-1849114,q-sharpie.html Sharpie Permanent-Marker, bunt]||5 Stück
|-
|[https://www.bueromarkt-ag.de/kugelschreiber_schneider_slider_memo_xb,p-1502s.html Schneider Slider Memo XB Kugelschreiber schwarz]||10 Stück
|-
|[https://www.bueromarkt-ag.de/kugelschreiber_schneider_slider_memo_xb,p-1502b,q-schneider_slider.html Schneider Slider Memo XB Kugelschreiber blau]
|10 stück
|-
|[https://www.muji.eu/pages/online.asp?Sec=13&Sub=52&PID=5163&qclr=4548718960989 MUJI 8960989 0.7 Geltintenstift - Schwarz]||10 Stück
|-
|[https://www.muji.eu/pages/online.asp?Sec=13&Sub=52&PID=5162&qclr=4548718727797&qsiz=0&qsel= MUJI 8960989 0.5 Geltintenstift - Schwarz]
|10 Stück
|-
|}
'''Bestellungen bei'''

*[https://www.muji.eu/index.asp Muji] mit Account
*[https://www.bueromarkt-ag.de/home,l-google-adw1,pd-b2b.html?gclid=EAIaIQobChMIuerAgIy54QIVnYKyCh21eQ2qEAAYASAAEgIOAPD_BwE bueromarkt-böttcher] mit Account
*[https://www.ratioform.de/ ratioform] mit Account
*[https://www.amazon.de/?_encoding=UTF8&ref_=bnav_logo Amazon] mit Account
*[https://www.office-discount.de/ Office Discount]

====Aufbewahrung====
Die Büromaterialien werden in Boxen von Muji aufbewahrt:

 [[File:Aufbewahrung Büromaterial.jpg|frameless|609x609px]]

[[File:Aufbewahrung Büromaterial 2.jpg|frameless|608x608px]]

'''Links zu den Boxen:'''

*'''[https://www.muji.eu/pages/online.asp?Sec=9&Sub=39&PID=2424&qclr=4945247380934 Acrylbox mit zwei Schubladen breit, L]'''

*'''[https://www.muji.eu/pages/online.asp?Sec=9&Sub=39&PID=8746&qclr=4549337268142 Acrylbox mit 6 Schubladen]'''

*'''[https://www.muji.eu/pages/online.asp?Sec=9&Sub=39&PID=3566&qclr=4934761407852 Bürostation aus Acryl mit 3 Fächern, M]'''

====Büromaterial Stationen====

*Düsseldorf, Focus Space, über den Schubladen der Mitarbeiter.

Office Management Düsseldorf

2022-04-22T07:43:04Z

Christina Salomon: /* Box Nummer 2220 */

== [[OM Standards]] ==

==Post==
'''Posteingang'''

Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:

*Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
*Nennung erst Name, dann Firma: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Persönlich: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
'''Wichtig!'''

Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) '''nicht öffnen''' und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.

Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Alexander Kuhn, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.

'''Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.'''

Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.

Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.

Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.

==Kurier==
Der Kurierauftrag wird im [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen|Asana OM Board]] aufgegeben.

Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:

*Wohin soll die Sendung?
*Wann soll die Sendung ankommen?
*Was ist der Inhalt?
*Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
*Ab wann ist die Sendung abholbereit?
*Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
*Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
*Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)
Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.

Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.

====Kurierarten====

*'''Fahrradkurier:''' für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
*'''Express/Overnight:''' die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
*'''Direktfahrt/Sameday:''' die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
*'''Economy:''' die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage

==== Kurierübersicht ====
{| class="wikitable"
|+
!Kurierdienst
!Kurierart
!Bereich
!Kontakt & Info
|-
|Rotrunner
|Fahrrad
|Sendungen innerhalb Düsseldorf
bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich
|Telefonisch: 0211 1799610
Kundennummer: 11465

Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.
|-
|Opal
(früher GDSK)
|Auto
|für Sendungen innerhalb von Deutschland
|Telefonisch: 0211 5805010
Kundennummer: 3005868

Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.

Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz.
|-
|Direct Kurier
|Auto
|bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung
|Telefonisch: 0211 7206645
Email: directcourier95@yahoo.de

Inhaber: Mario Eisenbeis
|}

==Telefonzentrale==
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.

Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".

Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.

Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.

In Fällen von:

* '''Jobanfragen'''

Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com

* '''Projektanfragen'''

Email an: boards@parasol-island.com

* '''Allgemeine Anfragen'''

Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.

==Hombre Postfach==
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach. Aktuell (16.08.2021) trägt Simone Barth (simone.barth@parasol-island.com) die Verantwortung für die zweimal tägliche Prüfung der in diesem Postfach auflaufenden Mails:

*Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
*Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
*Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
*Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen.

Deshalb ist es von '''immenser Wichtigkeit''', das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. '''Dies ist erfolgsentscheidend.'''

'''<big>ACHTUNG</big>'''

1. Die "Asana Bomben" (unkontrolliertes multiplizieren des Asana Tickets) entstehen, wenn ich aus dem [[Mailto:hombre@parasol-island.com|hombre@parasol-island.com]] Account eine Email [[Mailto:boards@parasol-island.com|boards@parasol-island.com]] schreibe oder weiterleite.

2. Die Google Gruppe leitet die Email dann an die Asana Projekt-Email weiter (Benachrichtigen: Jede, Empfänger: ).

3. In Asana ist die Aufgabe dann boards@ zugewiesen, mit hombre@ und boards@ als Beteiligte. Damit boards@ davon erfährt, schickt Asana eine Email an boards@, .. weiter geht's bei 2.

'''Solange wird das nicht gelöst habe, bitte die das Ticket hänisch im Asana Boards Projekt anlegen oder direkt nach dem weiterleiten, die User hombre@ und boards@ aus dem Asana Ticket entfernen. Danke.'''

==Ticketmanagement (Rheinbahn, Bahncard)==

====Rheinbahn====
Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket über HR beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.

HR leitet die Beauftragung über Personio mit den folgenden Informationen an das OM weiter:

*vollständiger Name
*Adresse
*Geburtsdatum
*gültig ab xx.xx.xx

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/de/company/login.

Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets Karsten Schöppy für den anpassenden Abrechnungsvorgang.

====Bahncard====
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen]].

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

*vollständigen Namen
*Geburtsdatum
*Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf [https://fahrkarten.bahn.de/grosskunde/bahncardbuchen/bahncard_start_i.post?lang=de&country=DEU&csrf_token=ni8e-z447ChDdRbjLXV3GmfgJcA%3D&click_id=1.606335991145817&from_flyout=1#stay DB Bahncard Business].

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.

Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

==Jubiläumstorten==

Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.

'''Ablauf:'''

Die Erinnerung erfolgt durch Personio an das Office Management. Das Layout der Torte wird meistens durch die*den Vorgesetzte*n und/oder das Team des Mitarbeiters entworfen.

Die Torten werden bei - Homemade - we eat fine - bestellt.

Die Vorlaufzeit beträgt '''mindestens 14 Tage.'''

Adresse:

Homemade - We eat fine

Bilker Allee 209

40215 Düsseldorf

Telefon: 01578 5534164 (Sonja)

E-Mail: "mailto:sonja@homemade-we-eat-fine.com?subject=&body="

Online-Shop: https://homemade-we-eat-fine.myshopify.com.

Abholung wird durch das OM organisiert und anschließend am Arbeitsplatz des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin am Tag des Jubiläums - bzw. Tag nach Absprache - hergerichtet.

==Office Infrastruktur==

===Lagerbox===

Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf

Lagerplan:

[[File:1.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg4.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg2.png|frameless|423x423px]][[File:Lagerboxweg3.png|frameless]]

[[File:Lagerboxweg5.png|frameless|440x440px]]

===== '''Box Nummer 1207'''=====
Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.

 Inhalt:
*2 Tische Holztische quadratisch

===== Box Nummer 2220 =====
Inhalt:

* Bänderarchiv, verwaltet von der IT
* 2 Weihnachtsbaumständer
*Weihnachtsdeko
*Lichterketten

===== Box Nummer 1026 =====
Schlosscode: 1564

'''Inhalt: E'''quipment von Dreh

== Dienstleister / Kontakte ==
{| class="wikitable"
!Dienstleister*in
!Name
!Telefon
! Email
!Kund*innennnummer
!How to contact
|-
|Sanitär
|Faru
|Tel: +49(211) 674152
|info@team-faru.de
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Heizung
|Hr Hoppe(Heizung)
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Schreiner
|Le Cubi
|Tel: +49 (211) 15786650
|info@lecubi.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Schreiner
|Klode
|Tel: +49 (211) 651020
|info@thomasklode.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Kaffeemaschine
|Bazzar
|Tel: +49(211) 50669640
|info@bazzar.de
|31361
|Telefonisch erreichbar
Störungen, Ersatzteile, Reklamationen
|-
|Reinigungsfirma
|Gebäudereinigung Blue Box
|Handy +49 1777888237
|bluebox@bluebox-reinigung.de
|
|Telefonisch/Email
alles zum Thema Reinigung
|-
|Müllabfuhr
|Awista
|Tel: +49(211) 83099256
|nwrobl@awista.de
|25210001502
|Telefonisch erreichbar
|-
|Getränke
|Getränke Gato
|Tel: +49 (211) 6178550
|info@getraenke-gato.de
|11824
|Bestellung telefonisch aufgeben
|-
|Grohe Filter
|Grohe
|Tel: +49 (571) 3989333
|ute.vogel@grohe.com
|10791
|Email
|-
|Großküchentechnik
|Markus Binder
|Tel: +49 (211) 214060
|team@markusbinder.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Propangas
|Amöbe Gas
|Tel: +49 (211) 56657755
|info@amoebegas.de
|452996
|Telefonisch/Email
|-
|Elektro
|Kai Hofmann
|Tel: +49 (211) 9215577
|info@E-K-H.de
|
|Telefonisch erreichbar
Stromausfall, Kabelschäden, etc.
|-
|Hausmeister
|Tom Kirchner
|Handy +49 1792390402
|mail@tomkirchner.com
https://app.asana.com/0/961070176243420/list
|
|Task über Asana Board
alle Anfragen für Kleinreparaturen
|-
|JalouCity
|JalouCity
|Tel: +49(211)8284482
|duesseldorf@jaloucity.com
|
|Telefonisch erreichbar
Jalousie-Reparatur
|-
|Winterhalter
|Winterhalter
| +49 (7542) 402-6312
|[[Mailto:martina.conradt@winterhalter.de|martina.conradt@winterhalter.de]]
|10439685 DÜS

10439686 BER
|Telefonisch erreichbar
|}

==What's new?==
'''Kundenpackages'''

Um den Kunden das Welcoming noch besonderer und eindrucksvoller zu machen, gibt es ab jetzt Kund*innenpackages.

Diese bestehen aus:

*den "Island Notes" Notizbüchern,
*dem darauf handschriftlichen geschriebenen Namen des*der Kunden*Kundin,
*einer Banderole mit einem Welcome Text und einem QR-Code mit Zugang zu unserem WIFI,
*einem PSL Bleistift befestigt mit einem schwarzen Gummiband an der Buchseite.

-Bild kommt-

'''Beamer'''

Die Beamer werden bei Verwendung im Kalender geblockt, genau wie die Firmenwagen. Die freie Verfügbarkeit basiert auf das Vertrauen, dass Kolleg*innen in der Lage sind sorgsam mit dem Equipment umzugehen, es vollständig zurück zu bringen und der Eintrag im Kalender erfolgt.

Wir werden dazu versuchen, bei Kund*innenterminen mit dem Auto zu erfragen, ob ein Beamer benötigt wird und diesen daraufhin im Kalender blocken.

Bei Nicht-Einhaltung wird:

#Auf das Fehlverhalten aufmerksam gemacht
#eine Ermahnung ausgesprochen und ein Gespräch mit Moritz angekündigt
#das Feedbackgespräch mit Moritz geführt.

Office Management Düsseldorf

2022-04-22T07:34:22Z

Christina Salomon: /* Poolcar Düsseldorf */

== [[OM Standards]] ==

==Post==
'''Posteingang'''

Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:

*Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
*Nennung erst Name, dann Firma: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Persönlich: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
'''Wichtig!'''

Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) '''nicht öffnen''' und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.

Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Alexander Kuhn, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.

'''Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.'''

Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.

Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.

Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.

==Kurier==
Der Kurierauftrag wird im [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen|Asana OM Board]] aufgegeben.

Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:

*Wohin soll die Sendung?
*Wann soll die Sendung ankommen?
*Was ist der Inhalt?
*Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
*Ab wann ist die Sendung abholbereit?
*Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
*Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
*Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)
Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.

Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.

====Kurierarten====

*'''Fahrradkurier:''' für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
*'''Express/Overnight:''' die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
*'''Direktfahrt/Sameday:''' die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
*'''Economy:''' die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage

==== Kurierübersicht ====
{| class="wikitable"
|+
!Kurierdienst
!Kurierart
!Bereich
!Kontakt & Info
|-
|Rotrunner
|Fahrrad
|Sendungen innerhalb Düsseldorf
bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich
|Telefonisch: 0211 1799610
Kundennummer: 11465

Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.
|-
|Opal
(früher GDSK)
|Auto
|für Sendungen innerhalb von Deutschland
|Telefonisch: 0211 5805010
Kundennummer: 3005868

Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.

Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz.
|-
|Direct Kurier
|Auto
|bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung
|Telefonisch: 0211 7206645
Email: directcourier95@yahoo.de

Inhaber: Mario Eisenbeis
|}

==Telefonzentrale==
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.

Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".

Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.

Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.

In Fällen von:

* '''Jobanfragen'''

Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com

* '''Projektanfragen'''

Email an: boards@parasol-island.com

* '''Allgemeine Anfragen'''

Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.

==Hombre Postfach==
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach. Aktuell (16.08.2021) trägt Simone Barth (simone.barth@parasol-island.com) die Verantwortung für die zweimal tägliche Prüfung der in diesem Postfach auflaufenden Mails:

*Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
*Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
*Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
*Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen.

Deshalb ist es von '''immenser Wichtigkeit''', das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. '''Dies ist erfolgsentscheidend.'''

'''<big>ACHTUNG</big>'''

1. Die "Asana Bomben" (unkontrolliertes multiplizieren des Asana Tickets) entstehen, wenn ich aus dem [[Mailto:hombre@parasol-island.com|hombre@parasol-island.com]] Account eine Email [[Mailto:boards@parasol-island.com|boards@parasol-island.com]] schreibe oder weiterleite.

2. Die Google Gruppe leitet die Email dann an die Asana Projekt-Email weiter (Benachrichtigen: Jede, Empfänger: ).

3. In Asana ist die Aufgabe dann boards@ zugewiesen, mit hombre@ und boards@ als Beteiligte. Damit boards@ davon erfährt, schickt Asana eine Email an boards@, .. weiter geht's bei 2.

'''Solange wird das nicht gelöst habe, bitte die das Ticket hänisch im Asana Boards Projekt anlegen oder direkt nach dem weiterleiten, die User hombre@ und boards@ aus dem Asana Ticket entfernen. Danke.'''

==Ticketmanagement (Rheinbahn, Bahncard)==

====Rheinbahn====
Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket über HR beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.

HR leitet die Beauftragung über Personio mit den folgenden Informationen an das OM weiter:

*vollständiger Name
*Adresse
*Geburtsdatum
*gültig ab xx.xx.xx

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/de/company/login.

Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets Karsten Schöppy für den anpassenden Abrechnungsvorgang.

====Bahncard====
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen]].

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

*vollständigen Namen
*Geburtsdatum
*Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf [https://fahrkarten.bahn.de/grosskunde/bahncardbuchen/bahncard_start_i.post?lang=de&country=DEU&csrf_token=ni8e-z447ChDdRbjLXV3GmfgJcA%3D&click_id=1.606335991145817&from_flyout=1#stay DB Bahncard Business].

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.

Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

==Jubiläumstorten==

Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.

'''Ablauf:'''

Die Erinnerung erfolgt durch Personio an das Office Management. Das Layout der Torte wird meistens durch die*den Vorgesetzte*n und/oder das Team des Mitarbeiters entworfen.

Die Torten werden bei - Homemade - we eat fine - bestellt.

Die Vorlaufzeit beträgt '''mindestens 14 Tage.'''

Adresse:

Homemade - We eat fine

Bilker Allee 209

40215 Düsseldorf

Telefon: 01578 5534164 (Sonja)

E-Mail: "mailto:sonja@homemade-we-eat-fine.com?subject=&body="

Online-Shop: https://homemade-we-eat-fine.myshopify.com.

Abholung wird durch das OM organisiert und anschließend am Arbeitsplatz des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin am Tag des Jubiläums - bzw. Tag nach Absprache - hergerichtet.

==Office Infrastruktur==

===Lagerbox===

Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf

Lagerplan:

[[File:1.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg4.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg2.png|frameless|423x423px]][[File:Lagerboxweg3.png|frameless]]

[[File:Lagerboxweg5.png|frameless|440x440px]]

===== '''Box Nummer 1207'''=====
Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.

 Inhalt:
*2 Tische Holztische quadratisch

*2 Weihnachtsbaumständer
*Weihnachtsdeko
*Lichterketten

===== Box Nummer 2220 =====
Inhalt:

* Bänderarchiv, verwaltet von der IT

===== Box Nummer 1026 =====
Schlosscode: 1564

'''Inhalt: E'''quipment von Dreh

== Dienstleister / Kontakte ==
{| class="wikitable"
!Dienstleister*in
!Name
!Telefon
! Email
!Kund*innennnummer
!How to contact
|-
|Sanitär
|Faru
|Tel: +49(211) 674152
|info@team-faru.de
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Heizung
|Hr Hoppe(Heizung)
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Schreiner
|Le Cubi
|Tel: +49 (211) 15786650
|info@lecubi.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Schreiner
|Klode
|Tel: +49 (211) 651020
|info@thomasklode.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Kaffeemaschine
|Bazzar
|Tel: +49(211) 50669640
|info@bazzar.de
|31361
|Telefonisch erreichbar
Störungen, Ersatzteile, Reklamationen
|-
|Reinigungsfirma
|Gebäudereinigung Blue Box
|Handy +49 1777888237
|bluebox@bluebox-reinigung.de
|
|Telefonisch/Email
alles zum Thema Reinigung
|-
|Müllabfuhr
|Awista
|Tel: +49(211) 83099256
|nwrobl@awista.de
|25210001502
|Telefonisch erreichbar
|-
|Getränke
|Getränke Gato
|Tel: +49 (211) 6178550
|info@getraenke-gato.de
|11824
|Bestellung telefonisch aufgeben
|-
|Grohe Filter
|Grohe
|Tel: +49 (571) 3989333
|ute.vogel@grohe.com
|10791
|Email
|-
|Großküchentechnik
|Markus Binder
|Tel: +49 (211) 214060
|team@markusbinder.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Propangas
|Amöbe Gas
|Tel: +49 (211) 56657755
|info@amoebegas.de
|452996
|Telefonisch/Email
|-
|Elektro
|Kai Hofmann
|Tel: +49 (211) 9215577
|info@E-K-H.de
|
|Telefonisch erreichbar
Stromausfall, Kabelschäden, etc.
|-
|Hausmeister
|Tom Kirchner
|Handy +49 1792390402
|mail@tomkirchner.com
https://app.asana.com/0/961070176243420/list
|
|Task über Asana Board
alle Anfragen für Kleinreparaturen
|-
|JalouCity
|JalouCity
|Tel: +49(211)8284482
|duesseldorf@jaloucity.com
|
|Telefonisch erreichbar
Jalousie-Reparatur
|-
|Winterhalter
|Winterhalter
| +49 (7542) 402-6312
|[[Mailto:martina.conradt@winterhalter.de|martina.conradt@winterhalter.de]]
|10439685 DÜS

10439686 BER
|Telefonisch erreichbar
|}

==What's new?==
'''Kundenpackages'''

Um den Kunden das Welcoming noch besonderer und eindrucksvoller zu machen, gibt es ab jetzt Kund*innenpackages.

Diese bestehen aus:

*den "Island Notes" Notizbüchern,
*dem darauf handschriftlichen geschriebenen Namen des*der Kunden*Kundin,
*einer Banderole mit einem Welcome Text und einem QR-Code mit Zugang zu unserem WIFI,
*einem PSL Bleistift befestigt mit einem schwarzen Gummiband an der Buchseite.

-Bild kommt-

'''Beamer'''

Die Beamer werden bei Verwendung im Kalender geblockt, genau wie die Firmenwagen. Die freie Verfügbarkeit basiert auf das Vertrauen, dass Kolleg*innen in der Lage sind sorgsam mit dem Equipment umzugehen, es vollständig zurück zu bringen und der Eintrag im Kalender erfolgt.

Wir werden dazu versuchen, bei Kund*innenterminen mit dem Auto zu erfragen, ob ein Beamer benötigt wird und diesen daraufhin im Kalender blocken.

Bei Nicht-Einhaltung wird:

#Auf das Fehlverhalten aufmerksam gemacht
#eine Ermahnung ausgesprochen und ein Gespräch mit Moritz angekündigt
#das Feedbackgespräch mit Moritz geführt.

Projektmanagement

2022-04-07T13:58:18Z

Christina Salomon: /* Was sollte alles auf der Overview Page abgebildet werden ? */

== Asana Workflow ==

=== Übersichts Seite ===
Herzlich Willkommen auf der Insel und im Team der Projektmanager!

Hier findest du alle relevanten Informationen bezüglich der Nutzung von Asana.

Natürlich wissen wir, dass im Projektmanagement zahlreiche Arten, Tools und Methoden umgesetzt werden können um die einzelnen Projekte erfolgreich abzuschließen.

Da wir auf der Insel häufig in verscheidenden Teams, mit verschiedenen Kollegen zusammenarbeiten, haben wir versucht ein einheitliches, projektübergreifendes Konzept zu entwickeln, wie wir Asana am besten in unseren Arbeitsalltag einbinden.
 

==== '''Workflow''' ====
Der wichtigste Step zu Beginn eines Projektes ist die Mitteilung und Bereitstellung der wichtigsten Informationen, Verlinkungen, Ansprechpartner etc.

Diese Informationen werden auf der Projektmanagement Overview zusammenfasst.

Infos zu folgenden Punkten sollten vorhanden sein:

* '''''How we collaborate''''' - allgemeine Infos zum Projekt
* '''''Verlinkungen''''' zu Smartsheet, Drive foldern, Gitpages, Presentation usw.
* '''''Ansprechpartner''''' - Kunden, FMAs, Lieferanten etc.
* '''''Projekt Rolle'''n'' - wer ist im Team und wer nimmt welche Rolle ein
* '''''Key Ressources''''' - Brand Guidelines, Präsentationen, Briefings
* '''''Milestones''''' - was sind die wichtigsten Punkte, die das Team während des Ablaufes präsent habe sollen
 

==== Was sollte auf der Overview Page abgebildet werden ? ====
''How we collaborate:''

In dieser section beschreiben wir einmal grob worum es im Projekt geht, wie die Betreuung aussieht und was eventuell die Besonderheiten sind. In einem gemeinsamen Team-Meeting sollte diese Übersicht einmal vorgestellt werden, so dass jeder im Team weiss, wo er Antworten auf seine Fragen findet, aber auch selbst informationen etc. fortlaufend hinterlegen kann.

'''''Basisinformationen''' (in Kürze):''

Um welchen Kunden handelt es sich? Seit wann ist es unser Kunde? Was machen wir für diesen Kunden? Welche Besonderheiten gibt es ?
 

==== Informationen und Verlinkungen ====
Damit alle Projektmitarbeiter alle Informationen und Verlinkungen eigenständig finden, wäre es klasse, wenn du die folgen Aufzählungen auf der Übersichtsseite mit einbinden würdest.

''Gitpages:''':'''''

(Hier liegen alle wichtigen Dokumentationen zu unseren Kunden. Bei Fragen stehen David und Andreas zur Verfügung, sie sind für die Pflege der Gitpages verantwortlich.

'''''Drive:'''''

(Unterschiedlichste Ablagen für Design / Konzept etc.)

''Aktuelle Tasks im Smartsheet:''

(Für alle, die auf ihren Projekten mit Smartsheet arbeiten: es wäre super, wenn ihr die Milestones etc. Auch hier bei Asana hinterlegen würdet)

''(Pitch-) '''Präsentationen:'''''

(Sämtliche Präsentationen - Pitch, Strategie, Agenda etc. auf die immer wieder zugegriffen wird)

'''''Datasheet / Analytics / Reportings:'''''

(Verlinkungen zu Dashboards, Reportings, Analyticsaccounts)

''Zugänge Social Media Kanäle:''

(Hier kann man auch direkt zu 1Password verlinken, sodass jeder die Zugänge schnell findet)

'''''Diverse Informations- / Bilddatenbanken:'''''

(z.B bei Volkswagen)

''Ansprechpartner Kunde:''

(Hier kann ebenfalls ein direkter Link erfolgen. Contacts)
 

==== Projektrollen ====
In der nächsten Section findest du die '''Projektrollen'''.

Die Projektrollen zeigen den Teammitgliedern, welche Projektmitarbeiter welche Rollen des Projektes einnehmen.

Du wählst als zunächst alle Projektmitarbeiter aus und weist ihnen anschließend eine Rolle (wie z.B. Projektmanager, Designer, Konzeption etc.) zu.

Danach folgen die „'''wichtigen Ressourcen“'''. Hier kannst du alle, fürs Projekt wichtigen, Briefings, Tabellen, Kalkulationen etc. Hinzufügen, sodass jeder Projektmitarbeiter diese Dokument jederzeit einsehen kann.
[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.17.46.png|left|frameless|500x500px|Projektrolle]]

 

==== Was ist der Status ====
Zusätzlich findest du rechts den Bereich '''„Was ist der Status“.'''

Hier können wir News mit dem Team teilen wie z.B. Status Updates nach Jour Fix Terminen.
[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.17.30.png|left|frameless|318x318px|Statusabfrage]]

==== Meilensteine ====
Zu guter Letzt kannst du auf der Übersichts Seite Meilensteine definieren.

Diese ermöglichen den andern Mitarbeitern eine direkte Übersicht, welche Aufgaben von enormer Bedeutung für das Projekt sind.

Zudem ist dort sofort das Fälligkeitsdatum des jeweiligen Meilensteins zu entnehmen.

[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.18.16.png|frameless|600x600px]]

== Liste ==
Unter dem Menüpunkt Liste ist es möglich alle Meilensteine, projektbezogene Aufgaben, besondere Informationen etc. einzusehen.

Das Prinzip gleicht dem normalen Ticketsystem. Einen Überbegriff definieren, die Aufgabe benennen und anschließend das Ticket nach dem gewohnten Ablauf aufsetzen (Fälligkeit,

Verantwortlicher, Projektnummer, Beschreibung, Anhänge).

[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 15.42.53.png|left|frameless|600x600px|Listenübersicht]]

Projektmanagement

2022-04-07T13:54:47Z

Christina Salomon:

== Asana Workflow ==

=== Übersichts Seite ===
Herzlich Willkommen auf der Insel und im Team der Projektmanager!

Hier findest du alle relevanten Informationen bezüglich der Nutzung von Asana.

Natürlich wissen wir, dass im Projektmanagement zahlreiche Arten, Tools und Methoden umgesetzt werden können um die einzelnen Projekte erfolgreich abzuschließen.

Da wir auf der Insel häufig in verscheidenden Teams, mit verschiedenen Kollegen zusammenarbeiten, haben wir versucht ein einheitliches, projektübergreifendes Konzept zu entwickeln, wie wir Asana am besten in unseren Arbeitsalltag einbinden.
 

==== '''Workflow''' ====
Der wichtigste Step zu Beginn eines Projektes ist die Mitteilung und Bereitstellung der wichtigsten Informationen, Verlinkungen, Ansprechpartner etc.

Diese Informationen werden auf der Projektmanagement Overview zusammenfasst.

Infos zu folgenden Punkten sollten vorhanden sein:

* '''''How we collaborate''''' - allgemeine Infos zum Projekt
* '''''Verlinkungen''''' zu Smartsheet, Drive foldern, Gitpages, Presentation usw.
* '''''Ansprechpartner''''' - Kunden, FMAs, Lieferanten etc.
* '''''Projekt Rolle'''n'' - wer ist im Team und wer nimmt welche Rolle ein
* '''''Key Ressources''''' - Brand Guidelines, Präsentationen, Briefings
* '''''Milestones''''' - was sind die wichtigsten Punkte, die das Team während des Ablaufes präsent habe sollen
 

==== Was sollte alles auf der Overview Page abgebildet werden ? ====
''How we collaborate:''

In dieser section beschreiben wir einmal grob worum es im Projekt geht, wie die Betreuung aussieht und was eventuell die Besonderheiten sind. In einem gemeinsamen Team-Meeting sollte diese Übersicht einmal vorgestellt werden, so dass jeder im Team weiss, wo er Antworten auf seine Fragen findet, aber auch selbst informationen etc. fortlaufend hinterlegen kann.

'''''Basisinformationen''' (in Kürze):''

Um welchen Kunden handelt es sich? Seit wann ist es unser Kunde? Was machen wir für diesen Kunden? Welche Besonderheiten gibt es ?

==== Informationen und Verlinkungen ====
Damit alle Projektmitarbeiter alle Informationen und Verlinkungen eigenständig finden, wäre es klasse, wenn du die folgen Aufzählungen auf der Übersichtsseite mit einbinden würdest.

''Gitpages:''':'''''

(Hier liegen alle wichtigen Dokumentationen zu unseren Kunden. Bei Fragen stehen David und Andreas zur Verfügung, sie sind für die Pflege der Gitpages verantwortlich.

'''''Drive:'''''

(Unterschiedlichste Ablagen für Design / Konzept etc.)

''Aktuelle Tasks im Smartsheet:''

(Für alle, die auf ihren Projekten mit Smartsheet arbeiten: es wäre super, wenn ihr die Milestones etc. Auch hier bei Asana hinterlegen würdet)

''(Pitch-) '''Präsentationen:'''''

(Sämtliche Präsentationen - Pitch, Strategie, Agenda etc. auf die immer wieder zugegriffen wird)

'''''Datasheet / Analytics / Reportings:'''''

(Verlinkungen zu Dashboards, Reportings, Analyticsaccounts)

''Zugänge Social Media Kanäle:''

(Hier kann man auch direkt zu 1Password verlinken, sodass jeder die Zugänge schnell findet)

'''''Diverse Informations- / Bilddatenbanken:'''''

(z.B bei Volkswagen)

''Ansprechpartner Kunde:''

(Hier kann ebenfalls ein direkter Link erfolgen. Contacts)
 

==== Projektrollen ====
In der nächsten Section findest du die '''Projektrollen'''.

Die Projektrollen zeigen den Teammitgliedern, welche Projektmitarbeiter welche Rollen des Projektes einnehmen.

Du wählst als zunächst alle Projektmitarbeiter aus und weist ihnen anschließend eine Rolle (wie z.B. Projektmanager, Designer, Konzeption etc.) zu.

Danach folgen die „'''wichtigen Ressourcen“'''. Hier kannst du alle, fürs Projekt wichtigen, Briefings, Tabellen, Kalkulationen etc. Hinzufügen, sodass jeder Projektmitarbeiter diese Dokument jederzeit einsehen kann.
[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.17.46.png|left|frameless|500x500px|Projektrolle]]

 

==== Was ist der Status ====
Zusätzlich findest du rechts den Bereich '''„Was ist der Status“.'''

Hier können wir News mit dem Team teilen wie z.B. Status Updates nach Jour Fix Terminen.
[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.17.30.png|left|frameless|318x318px|Statusabfrage]]

==== Meilensteine ====
Zu guter Letzt kannst du auf der Übersichts Seite Meilensteine definieren.

Diese ermöglichen den andern Mitarbeitern eine direkte Übersicht, welche Aufgaben von enormer Bedeutung für das Projekt sind.

Zudem ist dort sofort das Fälligkeitsdatum des jeweiligen Meilensteins zu entnehmen.

[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.18.16.png|frameless|600x600px]]

== Liste ==
Unter dem Menüpunkt Liste ist es möglich alle Meilensteine, projektbezogene Aufgaben, besondere Informationen etc. einzusehen.

Das Prinzip gleicht dem normalen Ticketsystem. Einen Überbegriff definieren, die Aufgabe benennen und anschließend das Ticket nach dem gewohnten Ablauf aufsetzen (Fälligkeit,

Verantwortlicher, Projektnummer, Beschreibung, Anhänge).

[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 15.42.53.png|left|frameless|600x600px|Listenübersicht]]

Projektmanagement

2022-04-07T13:52:19Z

Christina Salomon:

== Asana Workflow ==

=== Übersichts Seite ===
Herzlich Willkommen auf der Insel und im Team der Projektmanager!

Hier findest du alle relevanten Informationen bezüglich der Nutzung von Asana.

Natürlich wissen wir, dass im Projektmanagement zahlreiche Arten, Tools und Methoden umgesetzt werden können um die einzelnen Projekte erfolgreich abzuschließen.

Da wir auf der Insel häufig in verscheidenden Teams, mit verschiedenen Kollegen zusammenarbeiten, haben wir versucht ein einheitliches, projektübergreifendes Konzept zu entwickeln, wie wir

Asana am besten in unseren Arbeitsalltag einbinden.

==== '''Workflow''' ====
Der wichtigste Step zu Beginn eines Projektes ist die Mitteilung und Bereitstellung der wichtigsten Informationen, Verlinkungen, Ansprechpartner etc.

Diese Informationen werden auf der Projektmanagement Overview zusammenfasst.

Infos zu folgenden Punkten sollten vorhanden sein:

* '''''How we collaborate''''' - allgemeine Infos zum Projekt
* '''''Verlinkungen''''' zu Smartsheet, Drive foldern, Gitpages, Presentation usw.
* '''''Ansprechpartner''''' - Kunden, FMAs, Lieferanten etc.
* '''''Projekt Rolle'''n'' - wer ist im Team und wer nimmt welche Rolle ein
* '''''Key Ressources''''' - Brand Guidelines, Präsentationen, Briefings
* '''''Milestones''''' - was sind die wichtigsten Punkte, die das Team während des Ablaufes präsent habe sollen
 

==== Was sollte alles auf der Overview Page abgebildet werden ? ====
''How we collaborate:''

In dieser section beschreiben wir einmal grob worum es im Projekt geht, wie die Betreuung aussieht und was eventuell die Besonderheiten sind. In einem gemeinsamen Team-Meeting sollte

diese Übersicht einmal

vorgestellt werden, so dass jeder im Team weiss, wo er Antworten auf seine Fragen findet, aber auch selbst informationen etc. fortlaufend hinterlegen kann.

'''''Basisinformationen''' (in Kürze):''

Um welchen Kunden handelt es sich? Seit wann ist es unser Kunde? Was machen wir für diesen Kunden? Welche Besonderheiten gibt es ?

==== Informationen und Verlinkungen ====
Damit alle Projektmitarbeiter alle Informationen und Verlinkungen eigenständig finden, wäre es klasse, wenn du die folgen Aufzählungen auf der Übersichtsseite mit einbinden würdest.

''Gitpages:''':'''''

(Hier liegen alle wichtigen Dokumentationen zu unseren Kunden. Bei Fragen stehen David und Andreas zur Verfügung, sie sind für die Pflege der Gitpages verantwortlich.

'''''Drive:'''''

(Unterschiedlichste Ablagen für Design / Konzept etc.)

''Aktuelle Tasks im Smartsheet:''

(Für alle, die auf ihren Projekten mit Smartsheet arbeiten: es wäre super, wenn ihr die Milestones etc. Auch hier bei Asana hinterlegen würdet)

''(Pitch-) '''Präsentationen:'''''

(Sämtliche Präsentationen - Pitch, Strategie, Agenda etc. auf die immer wieder zugegriffen wird)

'''''Datasheet / Analytics / Reportings:'''''

(Verlinkungen zu Dashboards, Reportings, Analyticsaccounts)

''Zugänge Social Media Kanäle:''

(Hier kann man auch direkt zu 1Password verlinken, sodass jeder die Zugänge schnell findet)

'''''Diverse Informations- / Bilddatenbanken:'''''

(z.B bei Volkswagen)

''Ansprechpartner Kunde:''

(Hier kann ebenfalls ein direkter Link erfolgen. Contacts)

==== Projektrollen ====
In der nächsten Section findest du die '''Projektrollen'''.

Die Projektrollen zeigen den Teammitgliedern, welche Projektmitarbeiter welche Rollen des Projektes einnehmen.

Du wählst als zunächst alle Projektmitarbeiter aus und weist ihnen anschließend eine Rolle (wie z.B. Projektmanager, Designer, Konzeption etc.) zu.

Danach folgen die „'''wichtigen Ressourcen“'''. Hier kannst du alle, fürs Projekt wichtigen, Briefings, Tabellen, Kalkulationen etc. Hinzufügen, sodass jeder Projektmitarbeiter diese Dokument

jederzeit einsehen kann.
[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.17.46.png|left|frameless|500x500px|Projektrolle]]

==== Was ist der Status ====
Zusätzlich findest du rechts den Bereich '''„Was ist der Status“.'''

Hier können wir News mit dem Team teilen wie z.B. Status Updates nach Jour Fix Terminen.
[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.17.30.png|left|frameless|318x318px|Statusabfrage]]

==== Meilensteine ====
Zu guter Letzt kannst du auf der Übersichts Seite Meilensteine definieren.

Diese ermöglichen den andern Mitarbeitern eine direkte Übersicht, welche Aufgaben von enormer Bedeutung für das Projekt sind.

Zudem ist dort sofort das Fälligkeitsdatum des jeweiligen Meilensteins zu entnehmen.

[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.18.16.png|frameless|600x600px]]

== Liste ==
Unter dem Menüpunkt Liste ist es möglich alle Meilensteine, projektbezogene Aufgaben, besondere Informationen etc. einzusehen.

Das Prinzip gleicht dem normalen Ticketsystem. Einen Überbegriff definieren, die Aufgabe benennen und anschließend das Ticket nach dem gewohnten Ablauf aufsetzen (Fälligkeit,

Verantwortlicher, Projektnummer, Beschreibung, Anhänge).

[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 15.42.53.png|left|frameless|600x600px|Listenübersicht]]

Projektmanagement

2022-04-07T13:49:56Z

Christina Salomon: /* Was ist der Status */

== Asana Workflow ==

=== Übersichts Seite ===
Herzlich Willkommen auf der Insel und im Team der Projektmanager!

Hier findest du alle relevanten Informationen bezüglich der Nutzung von Asana.

Natürlich wissen wir, dass im Projektmanagement zahlreiche Arten, Tools und Methoden umgesetzt werden können um die einzelnen Projekte erfolgreich abzuschließen.

Da wir auf der Insel häufig in verscheidenden Teams, mit verschiedenen Kollegen zusammenarbeiten, haben wir versucht ein einheitliches, projektübergreifendes Konzept zu entwickeln, wie wir

Asana am besten in unseren Arbeitsalltag einbinden.

==== '''Workflow''' ====
Der wichtigste Step zu Beginn eines Projektes ist die Mitteilung und Bereitstellung der wichtigsten Informationen, Verlinkungen, Ansprechpartner etc.

Diese Informationen werden auf der Projektmanagement Overview zusammenfasst.

Infos zu folgenden Punkten sollten vorhanden sein:

* '''''How we collaborate''''' - allgemeine Infos zum Projekt
* '''''Verlinkungen''''' zu Smartsheet, Drive foldern, Gitpages, Presentation usw.
* '''''Ansprechpartner''''' - Kunden, FMAs, Lieferanten etc.
* '''''Projekt Rolle'''n'' - wer ist im Team und wer nimmt welche Rolle ein
* '''''Key Ressources''''' - Brand Guidelines, Präsentationen, Briefings
* '''''Milestones''''' - was sind die wichtigsten Punkte, die das Team während des Ablaufes präsent habe sollen

==== Was sollte alles auf der Overview Page abgebildet werden ? ====
''How we collaborate:''

In dieser section beschreiben wir einmal grob worum es im Projekt geht, wie die Betreuung aussieht und was eventuell die Besonderheiten sind. In einem gemeinsamen Team-Meeting sollte

diese Übersicht einmal

vorgestellt werden, so dass jeder im Team weiss, wo er Antworten auf seine Fragen findet, aber auch selbst informationen etc. fortlaufend hinterlegen kann.

'''''Basisinformationen''' (in Kürze):''

Um welchen Kunden handelt es sich? Seit wann ist es unser Kunde? Was machen wir für diesen Kunden? Welche Besonderheiten gibt es ?

==== Informationen und Verlinkungen ====
Damit alle Projektmitarbeiter alle Informationen und Verlinkungen eigenständig finden, wäre es klasse, wenn du die folgen Aufzählungen auf der Übersichtsseite mit einbinden würdest.

''Gitpages:''':'''''

(Hier liegen alle wichtigen Dokumentationen zu unseren Kunden. Bei Fragen stehen David und Andreas zur Verfügung, sie sind für die Pflege der Gitpages verantwortlich.

'''''Drive:'''''

(Unterschiedlichste Ablagen für Design / Konzept etc.)

''Aktuelle Tasks im Smartsheet:''

(Für alle, die auf ihren Projekten mit Smartsheet arbeiten: es wäre super, wenn ihr die Milestones etc. Auch hier bei Asana hinterlegen würdet)

''(Pitch-) '''Präsentationen:'''''

(Sämtliche Präsentationen - Pitch, Strategie, Agenda etc. auf die immer wieder zugegriffen wird)

'''''Datasheet / Analytics / Reportings:'''''

(Verlinkungen zu Dashboards, Reportings, Analyticsaccounts)

''Zugänge Social Media Kanäle:''

(Hier kann man auch direkt zu 1Password verlinken, sodass jeder die Zugänge schnell findet)

'''''Diverse Informations- / Bilddatenbanken:'''''

(z.B bei Volkswagen)

''Ansprechpartner Kunde:''

(Hier kann ebenfalls ein direkter Link erfolgen. Contacts)

==== Projektrollen ====
In der nächsten Section findest du die '''Projektrollen'''.

Die Projektrollen zeigen den Teammitgliedern, welche Projektmitarbeiter welche Rollen des Projektes einnehmen.

Du wählst als zunächst alle Projektmitarbeiter aus und weist ihnen anschließend eine Rolle (wie z.B. Projektmanager, Designer, Konzeption etc.) zu.

Danach folgen die „'''wichtigen Ressourcen“'''. Hier kannst du alle, fürs Projekt wichtigen, Briefings, Tabellen, Kalkulationen etc. Hinzufügen, sodass jeder Projektmitarbeiter diese Dokument

jederzeit einsehen kann.
[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.17.46.png|left|frameless|500x500px|Projektrolle]]

==== Was ist der Status ====
Zusätzlich findest du rechts den Bereich '''„Was ist der Status“.'''

Hier können wir News mit dem Team teilen wie z.B. Status Updates nach Jour Fix Terminen.
[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.17.30.png|left|frameless|318x318px|Statusabfrage]]

==== Meilensteine ====
Zu guter Letzt kannst du auf der Übersichts Seite Meilensteine definieren.

Diese ermöglichen den andern Mitarbeitern eine direkte Übersicht, welche Aufgaben von enormer Bedeutung für das Projekt sind.

Zudem ist dort sofort das Fälligkeitsdatum des jeweiligen Meilensteins zu entnehmen.

[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.18.16.png|frameless|600x600px]]

== Liste ==
Unter dem Menüpunkt Liste ist es möglich alle Meilensteine, projektbezogene Aufgaben, besondere Informationen etc. einzusehen.

Das Prinzip gleicht dem normalen Ticketsystem. Einen Überbegriff definieren, die Aufgabe benennen und anschließend das Ticket nach dem gewohnten Ablauf aufsetzen (Fälligkeit,

Verantwortlicher, Projektnummer, Beschreibung, Anhänge).

[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 15.42.53.png|left|frameless|600x600px|Listenübersicht]]

Projektmanagement

2022-04-07T13:44:56Z

Christina Salomon: /* Übersichts Seite */

== Asana Workflow ==

=== Übersichts Seite ===
Herzlich Willkommen auf der Insel und im Team der Projektmanager!

Hier findest du alle relevanten Informationen bezüglich der Nutzung von Asana.

Natürlich wissen wir, dass im Projektmanagement zahlreiche Arten, Tools und Methoden umgesetzt werden können um die einzelnen Projekte erfolgreich abzuschließen.

Da wir auf der Insel häufig in verscheidenden Teams, mit verschiedenen Kollegen zusammenarbeiten, haben wir versucht ein einheitliches, projektübergreifendes Konzept zu entwickeln, wie wir

Asana am besten in unseren Arbeitsalltag einbinden.

==== '''Workflow''' ====
Der wichtigste Step zu Beginn eines Projektes ist die Mitteilung und Bereitstellung der wichtigsten Informationen, Verlinkungen, Ansprechpartner etc.

Diese Informationen werden auf der Projektmanagement Overview zusammenfasst.

Infos zu folgenden Punkten sollten vorhanden sein:

* '''''How we collaborate''''' - allgemeine Infos zum Projekt
* '''''Verlinkungen''''' zu Smartsheet, Drive foldern, Gitpages, Presentation usw.
* '''''Ansprechpartner''''' - Kunden, FMAs, Lieferanten etc.
* '''''Projekt Rolle'''n'' - wer ist im Team und wer nimmt welche Rolle ein
* '''''Key Ressources''''' - Brand Guidelines, Präsentationen, Briefings
* '''''Milestones''''' - was sind die wichtigsten Punkte, die das Team während des Ablaufes präsent habe sollen

==== Was sollte alles auf der Overview Page abgebildet werden ? ====
''How we collaborate:''

In dieser section beschreiben wir einmal grob worum es im Projekt geht, wie die Betreuung aussieht und was eventuell die Besonderheiten sind. In einem gemeinsamen Team-Meeting sollte

diese Übersicht einmal

vorgestellt werden, so dass jeder im Team weiss, wo er Antworten auf seine Fragen findet, aber auch selbst informationen etc. fortlaufend hinterlegen kann.

'''''Basisinformationen''' (in Kürze):''

Um welchen Kunden handelt es sich? Seit wann ist es unser Kunde? Was machen wir für diesen Kunden? Welche Besonderheiten gibt es ?

==== Informationen und Verlinkungen ====
Damit alle Projektmitarbeiter alle Informationen und Verlinkungen eigenständig finden, wäre es klasse, wenn du die folgen Aufzählungen auf der Übersichtsseite mit einbinden würdest.

''Gitpages:''':'''''

(Hier liegen alle wichtigen Dokumentationen zu unseren Kunden. Bei Fragen stehen David und Andreas zur Verfügung, sie sind für die Pflege der Gitpages verantwortlich.

'''''Drive:'''''

(Unterschiedlichste Ablagen für Design / Konzept etc.)

''Aktuelle Tasks im Smartsheet:''

(Für alle, die auf ihren Projekten mit Smartsheet arbeiten: es wäre super, wenn ihr die Milestones etc. Auch hier bei Asana hinterlegen würdet)

''(Pitch-) '''Präsentationen:'''''

(Sämtliche Präsentationen - Pitch, Strategie, Agenda etc. auf die immer wieder zugegriffen wird)

'''''Datasheet / Analytics / Reportings:'''''

(Verlinkungen zu Dashboards, Reportings, Analyticsaccounts)

''Zugänge Social Media Kanäle:''

(Hier kann man auch direkt zu 1Password verlinken, sodass jeder die Zugänge schnell findet)

'''''Diverse Informations- / Bilddatenbanken:'''''

(z.B bei Volkswagen)

''Ansprechpartner Kunde:''

(Hier kann ebenfalls ein direkter Link erfolgen. Contacts)

==== Projektrollen ====
In der nächsten Section findest du die '''Projektrollen'''.

Die Projektrollen zeigen den Teammitgliedern, welche Projektmitarbeiter welche Rollen des Projektes einnehmen.

Du wählst als zunächst alle Projektmitarbeiter aus und weist ihnen anschließend eine Rolle (wie z.B. Projektmanager, Designer, Konzeption etc.) zu.

Danach folgen die „'''wichtigen Ressourcen“'''. Hier kannst du alle, fürs Projekt wichtigen, Briefings, Tabellen, Kalkulationen etc. Hinzufügen, sodass jeder Projektmitarbeiter diese Dokument

jederzeit einsehen kann.
[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.17.46.png|left|frameless|500x500px|Projektrolle]]

==== Was ist der Status ====
Zusätzlich findest du rechts den Bereich '''„Was ist der Status“.'''

Hier können wir News mit dem Team teilen wie z.B. Status Updates nach Jour Fix Terminen.
[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.17.30.png|left|frameless|318x318px|Statusabfrage]]

==== Meilensteine ====
Zu guter Letzt kannst du auf der Übersichts Seite Meilensteine definieren.

Diese ermöglichen den andern Mitarbeitern eine direkte Übersicht, welche Aufgaben von enormer Bedeutung für das Projekt sind.

Zudem ist dort sofort das Fälligkeitsdatum des jeweiligen Meilensteins zu entnehmen.

[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.18.16.png|frameless|600x600px]]

== Liste ==
Unter dem Menüpunkt Liste ist es möglich alle Meilensteine, projektbezogene Aufgaben, besondere Informationen etc. einzusehen.

Das Prinzip gleicht dem normalen Ticketsystem. Einen Überbegriff definieren, die Aufgabe benennen und anschließend das Ticket nach dem gewohnten Ablauf aufsetzen (Fälligkeit,

Verantwortlicher, Projektnummer, Beschreibung, Anhänge).

[[File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 15.42.53.png|left|frameless|600x600px|Listenübersicht]]

File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 15.42.53.png

2022-04-07T13:43:18Z

Christina Salomon:

Listenübersicht

File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.18.16.png

2022-04-07T13:37:29Z

Christina Salomon:

Meilensteine

File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.17.30.png

2022-04-07T13:35:06Z

Christina Salomon:

Statusabfrage

Projektmanagement

2022-04-07T13:31:07Z

Christina Salomon: /* Workflow: */

== Asana Workflow ==

=== Übersichts Seite ===
Herzlich Willkommen auf der Insel und im Team der Projektmanager!

Hier findest du alle relevanten Informationen bezüglich der Nutzung von Asana.

Natürlich wissen wir, dass im Projektmanagement zahlreiche Arten, Tools und Methoden umgesetzt werden können um die einzelnen Projekte erfolgreich abzuschließen.

Da wir auf der Insel häufig in verscheidenden Teams, mit verschiedenen Kollegen zusammenarbeiten, haben wir versucht ein einheitliches, projektübergreifendes Konzept zu entwickeln, wie wir

Asana am besten in unseren Arbeitsalltag einbinden.

==== '''Workflow''' ====
Der wichtigste Step zu Beginn eines Projektes ist die Mitteilung und Bereitstellung der wichtigsten Informationen, Verlinkungen, Ansprechpartner etc.

Diese Informationen werden auf der Projektmanagement Overview zusammenfasst.

Infos zu folgenden Punkten sollten vorhanden sein:

* '''''How we collaborate''''' - allgemeine Infos zum Projekt
* '''''Verlinkungen''''' zu Smartsheet, Drive foldern, Gitpages, Presentation usw.
* '''''Ansprechpartner''''' - Kunden, FMAs, Lieferanten etc.
* '''''Projekt Rolle'''n'' - wer ist im Team und wer nimmt welche Rolle ein
* '''''Key Ressources''''' - Brand Guidelines, Präsentationen, Briefings
* '''''Milestones''''' - was sind die wichtigsten Punkte, die das Team während des Ablaufes präsent habe sollen

==== Was sollte alles auf der Overview Page abgebildet werden ? ====
''How we collaborate:''

In dieser section beschreiben wir einmal grob worum es im Projekt geht, wie die Betreuung aussieht und was eventuell die Besonderheiten sind. In einem gemeinsamen Team-Meeting sollte

diese Übersicht einmal

vorgestellt werden, so dass jeder im Team weiss, wo er Antworten auf seine Fragen findet, aber auch selbst informationen etc. fortlaufend hinterlegen kann.

'''''Basisinformationen''' (in Kürze):''

Um welchen Kunden handelt es sich? Seit wann ist es unser Kunde? Was machen wir für diesen Kunden? Welche Besonderheiten gibt es ?

==== Damit alle Projektmitarbeiter alle Informationen und Verlinkungen eigenständig finden, wäre es klasse, wenn du die folgen Aufzählungen auf der Übersichtsseite mit einbinden würdest. ====
''Gitpages:''':'''''

(Hier liegen alle wichtigen Dokumentationen zu unseren Kunden. Bei Fragen stehen David und Andreas zur Verfügung, sie sind für die Pflege der Gitpages verantwortlich.

'''''Drive:'''''

(Unterschiedlichste Ablagen für Design / Konzept etc.)

''Aktuelle Tasks im Smartsheet:''

(Für alle, die auf ihren Projekten mit Smartsheet arbeiten: es wäre super, wenn ihr die Milestones etc. Auch hier bei Asana hinterlegen würdet)

''(Pitch-) '''Präsentationen:'''''

(Sämtliche Präsentationen - Pitch, Strategie, Agenda etc. auf die immer wieder zugegriffen wird)

'''''Datasheet / Analytics / Reportings:'''''

(Verlinkungen zu Dashboards, Reportings, Analyticsaccounts)

''Zugänge Social Media Kanäle:''

(Hier kann man auch direkt zu 1Password verlinken, sodass jeder die Zugänge schnell findet)

'''''Diverse Informations- / Bilddatenbanken:'''''

(z.B bei Volkswagen)

''Ansprechpartner Kunde:''

(Hier kann ebenfalls ein direkter Link erfolgen. Contacts)

==== Projektrollen ====
In der nächsten Section findest du die '''Projektrollen'''.

Die Projektrollen zeigen den Teammitgliedern, welche Projektmitarbeiter welche Rollen des Projektes einnehmen.

Du wählst als zunächst alle Projektmitarbeiter aus und weist ihnen anschließend eine Rolle (wie z.B. Projektmanager, Designer, Konzeption etc.) zu.

Danach folgen die „'''wichtigen Ressourcen“'''. Hier kannst du alle, fürs Projekt wichtigen, Briefings, Tabellen, Kalkulationen etc. Hinzufügen, sodass jeder Projektmitarbeiter diese Dokument

jederzeit einsehen kann.

==== Was ist der Status ====
Zusätzlich findest du rechts den Bereich '''„Was ist der Status“.'''

Hier können wir News mit dem Team teilen wie z.B. Status Updates nach Jour Fix Terminen

==== Meilensteine ====
Zu guter Letzt kannst du auf der Übersichts Seite Meilensteine definieren.

Diese ermöglichen den andern Mitarbeitern eine direkte Übersicht, welche Aufgaben von enormer Bedeutung für das Projekt sind.

Zudem ist dort sofort das Fälligkeitsdatum des jeweiligen Meilensteins zu entnehmen.

== Liste ==
Unter dem Menü Punkt Liste ist es möglich alle Meilensteine, projektbezogene Aufgaben, besondere Informationen etc. einzusehen.

Das Prinzip gleicht dem normalen Ticketsystem. Einen Überbegriff definieren, die Aufgabe benennen und anschließend das Ticket nach dem gewohnten Ablauf aufsetzen (Fälligkeit,

Verantwortlicher, Projektnummer, Beschreibung, Anhänge).

Projektmanagement

2022-04-07T13:30:43Z

Christina Salomon: /* Asana Workflow */

== Asana Workflow ==

=== Übersichts Seite ===
Herzlich Willkommen auf der Insel und im Team der Projektmanager!

Hier findest du alle relevanten Informationen bezüglich der Nutzung von Asana.

Natürlich wissen wir, dass im Projektmanagement zahlreiche Arten, Tools und Methoden umgesetzt werden können um die einzelnen Projekte erfolgreich abzuschließen.

Da wir auf der Insel häufig in verscheidenden Teams, mit verschiedenen Kollegen zusammenarbeiten, haben wir versucht ein einheitliches, projektübergreifendes Konzept zu entwickeln, wie wir

Asana am besten in unseren Arbeitsalltag einbinden.

==== '''Workflow:''' ====
Der wichtigste Step zu Beginn eines Projektes ist die Mitteilung und Bereitstellung der wichtigsten Informationen, Verlinkungen, Ansprechpartner etc.

Diese Informationen werden auf der Projektmanagement Overview zusammenfasst.

Infos zu folgenden Punkten sollten vorhanden sein:

* '''''How we collaborate''''' - allgemeine Infos zum Projekt
* '''''Verlinkungen''''' zu Smartsheet, Drive foldern, Gitpages, Presentation usw.
* '''''Ansprechpartner''''' - Kunden, FMAs, Lieferanten etc.
* '''''Projekt Rolle'''n'' - wer ist im Team und wer nimmt welche Rolle ein
* '''''Key Ressources''''' - Brand Guidelines, Präsentationen, Briefings
* '''''Milestones''''' - was sind die wichtigsten Punkte, die das Team während des Ablaufes präsent habe sollen

==== Was sollte alles auf der Overview Page abgebildet werden ? ====
''How we collaborate:''

In dieser section beschreiben wir einmal grob worum es im Projekt geht, wie die Betreuung aussieht und was eventuell die Besonderheiten sind. In einem gemeinsamen Team-Meeting sollte

diese Übersicht einmal

vorgestellt werden, so dass jeder im Team weiss, wo er Antworten auf seine Fragen findet, aber auch selbst informationen etc. fortlaufend hinterlegen kann.

'''''Basisinformationen''' (in Kürze):''

Um welchen Kunden handelt es sich? Seit wann ist es unser Kunde? Was machen wir für diesen Kunden? Welche Besonderheiten gibt es ?

==== Damit alle Projektmitarbeiter alle Informationen und Verlinkungen eigenständig finden, wäre es klasse, wenn du die folgen Aufzählungen auf der Übersichtsseite mit einbinden würdest. ====
''Gitpages:''':'''''

(Hier liegen alle wichtigen Dokumentationen zu unseren Kunden. Bei Fragen stehen David und Andreas zur Verfügung, sie sind für die Pflege der Gitpages verantwortlich.

'''''Drive:'''''

(Unterschiedlichste Ablagen für Design / Konzept etc.)

''Aktuelle Tasks im Smartsheet:''

(Für alle, die auf ihren Projekten mit Smartsheet arbeiten: es wäre super, wenn ihr die Milestones etc. Auch hier bei Asana hinterlegen würdet)

''(Pitch-) '''Präsentationen:'''''

(Sämtliche Präsentationen - Pitch, Strategie, Agenda etc. auf die immer wieder zugegriffen wird)

'''''Datasheet / Analytics / Reportings:'''''

(Verlinkungen zu Dashboards, Reportings, Analyticsaccounts)

''Zugänge Social Media Kanäle:''

(Hier kann man auch direkt zu 1Password verlinken, sodass jeder die Zugänge schnell findet)

'''''Diverse Informations- / Bilddatenbanken:'''''

(z.B bei Volkswagen)

''Ansprechpartner Kunde:''

(Hier kann ebenfalls ein direkter Link erfolgen. Contacts)

==== Projektrollen ====
In der nächsten Section findest du die '''Projektrollen'''.

Die Projektrollen zeigen den Teammitgliedern, welche Projektmitarbeiter welche Rollen des Projektes einnehmen.

Du wählst als zunächst alle Projektmitarbeiter aus und weist ihnen anschließend eine Rolle (wie z.B. Projektmanager, Designer, Konzeption etc.) zu.

Danach folgen die „'''wichtigen Ressourcen“'''. Hier kannst du alle, fürs Projekt wichtigen, Briefings, Tabellen, Kalkulationen etc. Hinzufügen, sodass jeder Projektmitarbeiter diese Dokument

jederzeit einsehen kann.

==== Was ist der Status ====
Zusätzlich findest du rechts den Bereich '''„Was ist der Status“.'''

Hier können wir News mit dem Team teilen wie z.B. Status Updates nach Jour Fix Terminen

==== Meilensteine ====
Zu guter Letzt kannst du auf der Übersichts Seite Meilensteine definieren.

Diese ermöglichen den andern Mitarbeitern eine direkte Übersicht, welche Aufgaben von enormer Bedeutung für das Projekt sind.

Zudem ist dort sofort das Fälligkeitsdatum des jeweiligen Meilensteins zu entnehmen.

== Liste ==
Unter dem Menü Punkt Liste ist es möglich alle Meilensteine, projektbezogene Aufgaben, besondere Informationen etc. einzusehen.

Das Prinzip gleicht dem normalen Ticketsystem. Einen Überbegriff definieren, die Aufgabe benennen und anschließend das Ticket nach dem gewohnten Ablauf aufsetzen (Fälligkeit,

Verantwortlicher, Projektnummer, Beschreibung, Anhänge).

File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.17.46.png

2022-04-07T12:40:24Z

Christina Salomon:

Projektmitarbeiter

File:Bildschirmfoto 2022-04-07 um 11.18.52.png

2022-04-07T12:38:30Z

Christina Salomon:

Meilensteine

Projektmanagement

2022-04-07T08:03:38Z

Christina Salomon: Created page with "== Asana Workflow =="

== Asana Workflow ==