Parasol - User contributions [en]

HR Handling

2023-07-05T13:20:52Z

Celine.sass@parasol-island.com:

=Erstkontakt=

#Digitale '''Bewerbungen''' landen über das Webformular direkt in Personio, ebenso wie die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichteten Nachrichten. Je nach Bewerbung erscheinen diese entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der ausgeschriebenen Position als "neue Bewerbung".
#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten. HR ordnet diese dann einer ausgeschriebenen Stelle/Initiativ zu.
#Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil".
#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Die Stellen werden in Personio generell direkt einem Fachkreis zugewiesen, der proaktiv die Bewerbungen sichten kann und sein Feedback dazu abgibt.
#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Feedback über das Kommentarfeld direkt in Personio ein. Dieses Feedback löst bei Personio eine automatische Mail aus, welche an die HR versendet wird - jeder Interaktion mit dem Recruiting Tool durch Fachkollegen oder Bewerbern, wird der HR direkt im Mailfach angezeigt.
#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.), sodass der Fachkreis oder HR Teammitglieder jederzeit selbständig darauf zugreifen können.
#Das Erstgespräch erfolgt meist mit HR sowie einer FK und dient zur ersten Einschätzung der fachlichen Kenntnisse. Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
#Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

#Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
#Office Management bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
#Die Bewerbungsunterlagen sind für alle Kollegen die auf die Stelle Zugriff haben unter "Profil" ersichtlich

=Bewerbungsgespräch/e=

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.
Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält!
Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.
Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

#Nach Durchführung des 1ten Bewerbungsgesprächs, geben HR sowie FK ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben.
#Bei positiver Bewertung findet ein 2tes Interview statt, der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "2tes Interview" verschoben.
#HR gibt Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das 2te Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio, nicht über privaten Mailverkehr.
#Das 2te Interview, führt der zuständige GF/Tead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL.
#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist.
#GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
#Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
#Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
#Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein.
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben.
#Nach positiv verlaufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.
#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]] / der erstellte Vertragsentwurf wird durch HR via Mail(pdf) direkt an den Bewerber oder an GF/Teamleiter versendet, die den Vertragsentwurf weiterleiten.
#Bei Änderungen: erneute Verhandlung!
#Bei Einigung: Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder direkt über Personio.

==Zu oder nach dem Einstellungsgespräch:==

#Ansprechpartner: HR
#Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (von GF oder HR auszufüllen) sind:

siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]]

*''Eintrittsdatum''
*''Befristung''
*''Arbeitszeit/-tage''
*''Gehalt''
*''Urlaubstage''
*''Position''
*''Positions-Beschreibung''
*''Kündigungsfrist''
*''Definition Zusatzleistungen''

#Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.

Als Inspiration um ein wenig zu Parasol erzählen zu können, könnt ihr folgende Bewerber Keynote als Basis verwenden:

https://drive.google.com/open?id=1KWcXRXWdoVvIHzDWNsADWF_ZsM0R1rGr

==Sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==

#Wenn Bewerber den unterschriebenen Vertrag via Personio oder DocuSign zurücksendet, legt HR in Personio die digitale Personalakte an
#HR trägt alle Vertragsinformationen in Personio ein (Start, Befristung, Gehalt, Team, FK etc.)
#HR startet Onboarding Prozess über Personio.
#Mitarbeiter pflegt seine persönliche Informationen selbständig bei Start in Personio ein (Geburtsort, SV, SteuerID, Iban etc.)
#Mitarbeiter erhält proaktiv von HR bei Start seine Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandyvereinabrung und lässt diese über Personio oder DocuSign zeichnen
#Karsten erhält die abrechnungsrelevanten Daten automatisch über Personio und pflegt diese in DATEV ein.
#Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen. ''Mindestens folgende Felder sind beim Anlegen der Basisdaten anzugeben:''
##'''Vorname''' / '''Name'''
##'''Login-Name''' im Muster ''vNachname''
##'''neues Login-Passwort setzen (und in ASANA Ticket dokumentieren!)'''
##'''Wochenarbeitszeit in h''' aus Vertrag. Gewöhnlich 40h
##'''Monatsgehalt (AN) brutto''' aus Vertrag
##'''Monatsgehalt (AG) brutto''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
##'''Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld)''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 12
##'''Eintrittsdatum''' aus Vertrag
##'''E-Mail''' im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
##'''Telefon''' im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
##'''Dokumentation/Veträge''' PDF Datei des Arbeitsvertrags, der Nutzungsrechte Vereinbarung und Datenschutzvereinbarung hinterlegen
##'''Profilfoto''' hochladen für Profilbild in MyParasol
##'''Welcome Lette'''r formulieren
##'''Mitarbeiter unter Sonderrechte eine Benutzergruppe zuweisen'''
##'''Mitarbeiter unter PARASOL OS''' Rechte zuweisen
##'''Mitarbeiter unter Kontakte/Parasol Island GmbH als Ansprechpartner anlegen'''
#Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]
##ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration anlegen für Peter und Frontoffice bezüglich Name, Datum, Position, Standort, Zugangsdaten
##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
##Pflege der Visitenkartenliste mit Name, Titel, zugewiesene Telefonnummer usw.
##eMail an Karsten und parallel Info in Gehaltsliste: Name, Start, Befristung, Funktion, Gehalt
##Info über MA Liste an Uwe mit Datum, Name, Eintrittstermin, Standort, Funktion
##Welcome Letter vorbereiten (Passwörter erstellt IT und speichert diese im LastPass Account des neuen MA und ergänzt diese in Welcome Letter)

=Onboarding=

{{:Onboarding}}

=Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Head/Teamlead==

*GF/Head/TL führt MA talks: nach 1 Monat, nach 4 Monaten (Probezeit Inselvisum) und dann jährlich!
*In diesen Talks werden Ziele vereinbart: '''Vorlage hier ->''' [[KickOff]]
*Das MA Gespräch wird IMMER vom Vorgesetzten in der AS dokumentiert!
*Sollten Vertragsänderungen im MA talk besprochen werden (Gehalt, Titel..) wird HR informiert. Ohne a) dokumentiertes Gespräch, b) ZV für den neuen Zeitraum und c) einstimmig bewilligter Promo ''werden keine Änderungen'' vorgenommen!
*Das "Probezeit Inselvisum" (Vorlage in DocuSign) wird von HR im 4.Monat an GF/GF/Heads versandt. Bei einstimmigem Go wird MA übernommen. Sollte es Veto gibt, initiiert HR Gespräch mit GF/GF/Heads zur Entscheidungsfindung. Anschließend ggf. Gespräch mit MA.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Human Resources Manager}}==

*Die ZV wird mit Hilfe von HR inhaltlich (SMART) und formal (Rechtschreibung und flüssige Formulierung!) optimiert und dann via DocuSign an den beide Parteien zur Signatur gesendet.
*HR versendet "Next Level Request" (Vorlage in DocuSign) an GF/GF/Head bei beantragten Vertragsänderungen.
*Wenn alle Beteiligten Promotion zustimmen, erstellt HR Nachtrag zu relevanten Änderungen und versendet diesen via DocuSign.
*{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} wird über den Inhalt der Vertragsänderung informiert und die Änderungen werden in pending "Gehaltsreport" Excelliste dokumentiert. Änderung in DATEV erfolgt durch ihn.
*Änderungen werden in Agentursoftware und Titeländerungen in Business Card Liste dokumentiert.
*Signierte Nachträge werden ebenfalls in der Mitarbeiterakte in AS unter Dokumentation abgelegt.

=Beendigung des Arbeitsverhältnisses=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner==

#Wenn wir uns von einem MA trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Procedere mit HR besprechen.

==Verantwortlich HR==

#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.
#{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} informieren (Austritt, Resturlaub, Abfindung, etc.) und Eintrag in Gehaltsliste!
#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''ASANA Ticket [[Asana]]''' informieren.
#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.
#Susanne informieren wegen Bahncard ggf.
#Info an Karsten/Susanne ggf., um Direktversicherung zu kündigen.
#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
#Kommunikation im IMMM des Monats.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==

#Abmeldung DATEV
#Formular Bescheinigung für Arbeitsagentur
#Archivierung der analogen Ordner

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==

#Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
##Schlüssel
##Laptop
##Mobiltelefon
##Sonstiges
#Accounts sperren.
##Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
##Power Control Center Account deaktivieren.
##VPN
##Agentursoftware
#E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
#E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
#Telefonliste pflegen.
#Arbeitsplatz räumen.

HR Handling

2023-07-05T13:06:56Z

Celine.sass@parasol-island.com:

=Erstkontakt=

#Digitale '''Bewerbungen''' landen direkt über das Webformular oder die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichtete Nachricht direkt in Personio, entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der ausgeschriebenen Position als "neue Bewerbung"
#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten!
#Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Die Stellen werden in Personio generell direkt einem Fachkreis zugewiesen, der proaktiv die Bewerbungen sichten kann und sein Feedback dazu abgibt
#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Urteil über das Kommentarfeld direkt in Personio ein
#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.), sodass der Fachkreis darauf zugreifen kann
#Das Erstgespräch erfolgt meist mit HR sowie einer FK und dient zur ersten Einschätzung der fachlichen Kenntnisse. Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
#Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

#Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
#Office Management bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
#Die Bewerbungsunterlagen sind für alle Kollegen die auf die Stelle Zugriff haben unter "Profil" ersichtlich

=Bewerbungsgespräch/e=

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.
Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält!
Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.
Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

#Nach Durchführung des 1ten Bewerbungsgesprächs, geben HR sowie FK ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
#Bei positiver Bewertung findet ein 2tes Interview statt, der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "2tes Interview" verschoben
#HR gibt Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das 2te Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio, nicht über privaten Mailverkehr.
#Das 2te Interview, führt der zuständige GF/Tead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL.
#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist
#GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
#Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
#Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
#Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
#Nach positiv verlaufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.
#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]] / der erstellte Vertragsentwurf wird durch HR via Mail(pdf) direkt an den Bewerber oder an GF/Teamleiter versendet, die den Vertragsentwurf weiterleiten.
#Bei Änderungen: erneute Verhandlung!
#Bei Einigung: Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder direkt über Personio

==Zu oder nach dem Einstellungsgespräch:==

#Ansprechpartner: HR
#Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (von GF oder HR auszufüllen) sind:

siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]]

*''Eintrittsdatum''
*''Befristung''
*''Arbeitszeit/-tage''
*''Gehalt''
*''Urlaubstage''
*''Position''
*''Positions-Beschreibung''
*''Kündigungsfrist''
*''Definition Zusatzleistungen''

#Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.

Als Inspiration um ein wenig zu Parasol erzählen zu können, könnt ihr folgende Bewerber Keynote als Basis verwenden:

https://drive.google.com/open?id=1KWcXRXWdoVvIHzDWNsADWF_ZsM0R1rGr

==Sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==

#Wenn Bewerber den unterschriebenen Vertrag via Personio oder DocuSign zurücksendet, legt HR in Personio die digitale Personalakte an
#HR trägt alle Vertragsinformationen in Personio ein (Start, Befristung, Gehalt, Team, FK etc.)
#Mitarbeiter pflegt seine persönliche Informationen selbständig bei Start in Personio ein (Geburtsort, SV, SteuerID, Iban etc.)
#Mitarbeiter erhält proaktiv von HR bei Start seine Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandyvereinabrung und lässt diese über Personio oder DocuSign zeichnen
#Karsten erhält die abrechnungsrelevanten Daten automatisch über Personio und pflegt diese in DATEV ein.
#Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen. ''Mindestens folgende Felder sind beim Anlegen der Basisdaten anzugeben:''
##'''Vorname''' / '''Name'''
##'''Login-Name''' im Muster ''vNachname''
##'''neues Login-Passwort setzen (und in ASANA Ticket dokumentieren!)'''
##'''Wochenarbeitszeit in h''' aus Vertrag. Gewöhnlich 40h
##'''Monatsgehalt (AN) brutto''' aus Vertrag
##'''Monatsgehalt (AG) brutto''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
##'''Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld)''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 12
##'''Eintrittsdatum''' aus Vertrag
##'''E-Mail''' im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
##'''Telefon''' im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
##'''Dokumentation/Veträge''' PDF Datei des Arbeitsvertrags, der Nutzungsrechte Vereinbarung und Datenschutzvereinbarung hinterlegen
##'''Profilfoto''' hochladen für Profilbild in MyParasol
##'''Welcome Lette'''r formulieren
##'''Mitarbeiter unter Sonderrechte eine Benutzergruppe zuweisen'''
##'''Mitarbeiter unter PARASOL OS''' Rechte zuweisen
##'''Mitarbeiter unter Kontakte/Parasol Island GmbH als Ansprechpartner anlegen'''
#Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]
##ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration anlegen für Peter und Frontoffice bezüglich Name, Datum, Position, Standort, Zugangsdaten
##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
##Pflege der Visitenkartenliste mit Name, Titel, zugewiesene Telefonnummer usw.
##eMail an Karsten und parallel Info in Gehaltsliste: Name, Start, Befristung, Funktion, Gehalt
##Info über MA Liste an Uwe mit Datum, Name, Eintrittstermin, Standort, Funktion
##Welcome Letter vorbereiten (Passwörter erstellt IT und speichert diese im LastPass Account des neuen MA und ergänzt diese in Welcome Letter)

=Onboarding=

{{:Onboarding}}

=Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Head/Teamlead==

*GF/Head/TL führt MA talks: nach 1 Monat, nach 4 Monaten (Probezeit Inselvisum) und dann jährlich!
*In diesen Talks werden Ziele vereinbart: '''Vorlage hier ->''' [[KickOff]]
*Das MA Gespräch wird IMMER vom Vorgesetzten in der AS dokumentiert!
*Sollten Vertragsänderungen im MA talk besprochen werden (Gehalt, Titel..) wird HR informiert. Ohne a) dokumentiertes Gespräch, b) ZV für den neuen Zeitraum und c) einstimmig bewilligter Promo ''werden keine Änderungen'' vorgenommen!
*Das "Probezeit Inselvisum" (Vorlage in DocuSign) wird von HR im 4.Monat an GF/GF/Heads versandt. Bei einstimmigem Go wird MA übernommen. Sollte es Veto gibt, initiiert HR Gespräch mit GF/GF/Heads zur Entscheidungsfindung. Anschließend ggf. Gespräch mit MA.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Human Resources Manager}}==

*Die ZV wird mit Hilfe von HR inhaltlich (SMART) und formal (Rechtschreibung und flüssige Formulierung!) optimiert und dann via DocuSign an den beide Parteien zur Signatur gesendet.
*HR versendet "Next Level Request" (Vorlage in DocuSign) an GF/GF/Head bei beantragten Vertragsänderungen.
*Wenn alle Beteiligten Promotion zustimmen, erstellt HR Nachtrag zu relevanten Änderungen und versendet diesen via DocuSign.
*{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} wird über den Inhalt der Vertragsänderung informiert und die Änderungen werden in pending "Gehaltsreport" Excelliste dokumentiert. Änderung in DATEV erfolgt durch ihn.
*Änderungen werden in Agentursoftware und Titeländerungen in Business Card Liste dokumentiert.
*Signierte Nachträge werden ebenfalls in der Mitarbeiterakte in AS unter Dokumentation abgelegt.

=Beendigung des Arbeitsverhältnisses=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner==

#Wenn wir uns von einem MA trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Procedere mit HR besprechen.

==Verantwortlich HR==

#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.
#{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} informieren (Austritt, Resturlaub, Abfindung, etc.) und Eintrag in Gehaltsliste!
#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''ASANA Ticket [[Asana]]''' informieren.
#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.
#Susanne informieren wegen Bahncard ggf.
#Info an Karsten/Susanne ggf., um Direktversicherung zu kündigen.
#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
#Kommunikation im IMMM des Monats.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==

#Abmeldung DATEV
#Formular Bescheinigung für Arbeitsagentur
#Archivierung der analogen Ordner

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==

#Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
##Schlüssel
##Laptop
##Mobiltelefon
##Sonstiges
#Accounts sperren.
##Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
##Power Control Center Account deaktivieren.
##VPN
##Agentursoftware
#E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
#E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
#Telefonliste pflegen.
#Arbeitsplatz räumen.

HR Handling

2023-07-05T13:04:11Z

Celine.sass@parasol-island.com:

=Erstkontakt=

#Digitale '''Bewerbungen''' landen direkt über das Webformular oder die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichtete Nachricht direkt in Personio, entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der ausgeschriebenen Position als "neue Bewerbung"
#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten!
#Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Die Stellen werden in Personio generell direkt einem Fachkreis zugewiesen, der proaktiv die Bewerbungen sichten kann und sein Feedback dazu abgibt
#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Urteil über das Kommentarfeld direkt in Personio ein
#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.), sodass der Fachkreis darauf zugreifen kann
#Das Erstgespräch erfolgt meist mit HR sowie einer FK und dient zur ersten Einschätzung der fachlichen Kenntnisse. Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
#Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

#Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
#Office Management bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
#Die Bewerbungsunterlagen sind für alle Kollegen die auf die Stelle Zugriff haben unter "Profil" ersichtlich

=Bewerbungsgespräch/e=

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.
Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält!
Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.
Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

#Nach Durchführung des 1ten Bewerbungsgesprächs, geben HR sowie FK ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
#Bei positiver Bewertung findet ein 2tes Interview statt, der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "2tes Interview" verschoben
#HR gibt Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das 2te Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio, nicht über privaten Mailverkehr.
#Das 2te Interview, führt der zuständige GF/Tead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL.
#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist
#GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
#Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
#Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
#Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
#Nach positiv verlaufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.
#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]] / der erstellte Vertragsentwurf wird durch HR via Mail(pdf) direkt an den Bewerber oder an GF/Teamleiter versendet, die den Vertragsentwurf weiterleiten.
#Bei Änderungen: erneute Verhandlung!
#Bei Einigung: Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder direkt über Personio

==Zu oder nach dem Einstellungsgespräch:==

#Ansprechpartner: HR
#Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (von GF oder HR auszufüllen) sind:

siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]]

*''Eintrittsdatum''
*''Befristung''
*''Arbeitszeit/-tage''
*''Gehalt''
*''Urlaubstage''
*''Position''
*''Positions-Beschreibung''
*''Kündigungsfrist''
*''Definition Zusatzleistungen''

#Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.
#Wenn Bewerber den unterschriebenen Vertrag via Personio oder DocuSign zurücksendet, legt HR in Personio die digitale Personalakte an
#Mitarbeiter pflegt seine persönliche Informationen selbständig bei Start in Personio ein
#Mitarbeiter erhält proaktiv von HR bei Start seine Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandyvereinabrung und lässt diese über Personio oder DocuSign zeichnen
#Karsten erhält die abrechnungsrelevanten Daten automatisch über Personio und pflegt diese in DATEV ein.

Als Inspiration um ein wenig zu Parasol erzählen zu können, könnt ihr folgende Bewerber Keynote als Basis verwenden:

https://drive.google.com/open?id=1KWcXRXWdoVvIHzDWNsADWF_ZsM0R1rGr

==Sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==

#Wenn Bewerber den unterschriebenen Vertrag via Personio oder DocuSign zurücksendet, legt HR in Personio die digitale Personalakte an
#Mitarbeiter pflegt seine persönliche Informationen selbständig bei Start in Personio ein
#Mitarbeiter erhält proaktiv von HR bei Start seine Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandyvereinabrung und lässt diese über Personio oder DocuSign zeichnen
#Karsten erhält die abrechnungsrelevanten Daten automatisch über Personio und pflegt diese in DATEV ein.
#Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen. ''Mindestens folgende Felder sind beim Anlegen der Basisdaten anzugeben:''
##'''Vorname''' / '''Name'''
##'''Login-Name''' im Muster ''vNachname''
##'''neues Login-Passwort setzen (und in ASANA Ticket dokumentieren!)'''
##'''Wochenarbeitszeit in h''' aus Vertrag. Gewöhnlich 40h
##'''Monatsgehalt (AN) brutto''' aus Vertrag
##'''Monatsgehalt (AG) brutto''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
##'''Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld)''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 12
##'''Eintrittsdatum''' aus Vertrag
##'''E-Mail''' im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
##'''Telefon''' im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
##'''Dokumentation/Veträge''' PDF Datei des Arbeitsvertrags, der Nutzungsrechte Vereinbarung und Datenschutzvereinbarung hinterlegen
##'''Profilfoto''' hochladen für Profilbild in MyParasol
##'''Welcome Lette'''r formulieren
##'''Mitarbeiter unter Sonderrechte eine Benutzergruppe zuweisen'''
##'''Mitarbeiter unter PARASOL OS''' Rechte zuweisen
##'''Mitarbeiter unter Kontakte/Parasol Island GmbH als Ansprechpartner anlegen'''
#Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]
##ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration anlegen für Peter und Frontoffice bezüglich Name, Datum, Position, Standort, Zugangsdaten
##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
##Pflege der Visitenkartenliste mit Name, Titel, zugewiesene Telefonnummer usw.
##eMail an Karsten und parallel Info in Gehaltsliste: Name, Start, Befristung, Funktion, Gehalt
##Info über MA Liste an Uwe mit Datum, Name, Eintrittstermin, Standort, Funktion
##Welcome Letter vorbereiten (Passwörter erstellt IT und speichert diese im LastPass Account des neuen MA und ergänzt diese in Welcome Letter)

=Onboarding=

{{:Onboarding}}

=Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Head/Teamlead==

*GF/Head/TL führt MA talks: nach 1 Monat, nach 4 Monaten (Probezeit Inselvisum) und dann jährlich!
*In diesen Talks werden Ziele vereinbart: '''Vorlage hier ->''' [[KickOff]]
*Das MA Gespräch wird IMMER vom Vorgesetzten in der AS dokumentiert!
*Sollten Vertragsänderungen im MA talk besprochen werden (Gehalt, Titel..) wird HR informiert. Ohne a) dokumentiertes Gespräch, b) ZV für den neuen Zeitraum und c) einstimmig bewilligter Promo ''werden keine Änderungen'' vorgenommen!
*Das "Probezeit Inselvisum" (Vorlage in DocuSign) wird von HR im 4.Monat an GF/GF/Heads versandt. Bei einstimmigem Go wird MA übernommen. Sollte es Veto gibt, initiiert HR Gespräch mit GF/GF/Heads zur Entscheidungsfindung. Anschließend ggf. Gespräch mit MA.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Human Resources Manager}}==

*Die ZV wird mit Hilfe von HR inhaltlich (SMART) und formal (Rechtschreibung und flüssige Formulierung!) optimiert und dann via DocuSign an den beide Parteien zur Signatur gesendet.
*HR versendet "Next Level Request" (Vorlage in DocuSign) an GF/GF/Head bei beantragten Vertragsänderungen.
*Wenn alle Beteiligten Promotion zustimmen, erstellt HR Nachtrag zu relevanten Änderungen und versendet diesen via DocuSign.
*{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} wird über den Inhalt der Vertragsänderung informiert und die Änderungen werden in pending "Gehaltsreport" Excelliste dokumentiert. Änderung in DATEV erfolgt durch ihn.
*Änderungen werden in Agentursoftware und Titeländerungen in Business Card Liste dokumentiert.
*Signierte Nachträge werden ebenfalls in der Mitarbeiterakte in AS unter Dokumentation abgelegt.

=Beendigung des Arbeitsverhältnisses=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner==

#Wenn wir uns von einem MA trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Procedere mit HR besprechen.

==Verantwortlich HR==

#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.
#{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} informieren (Austritt, Resturlaub, Abfindung, etc.) und Eintrag in Gehaltsliste!
#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''ASANA Ticket [[Asana]]''' informieren.
#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.
#Susanne informieren wegen Bahncard ggf.
#Info an Karsten/Susanne ggf., um Direktversicherung zu kündigen.
#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
#Kommunikation im IMMM des Monats.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==

#Abmeldung DATEV
#Formular Bescheinigung für Arbeitsagentur
#Archivierung der analogen Ordner

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==

#Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
##Schlüssel
##Laptop
##Mobiltelefon
##Sonstiges
#Accounts sperren.
##Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
##Power Control Center Account deaktivieren.
##VPN
##Agentursoftware
#E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
#E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
#Telefonliste pflegen.
#Arbeitsplatz räumen.

HR Handling

2023-07-05T12:43:34Z

Celine.sass@parasol-island.com:

=Erstkontakt=

#Digitale '''Bewerbungen''' landen direkt über das Webformular oder die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichtete Nachricht direkt in Personio, entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der ausgeschriebenen Position als "neue Bewerbung"
#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten!
#Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Die Stellen werden in Personio generell direkt einem Fachkreis zugewiesen, der proaktiv die Bewerbungen sichten kann und sein Feedback dazu abgibt
#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Urteil über das Kommentarfeld direkt in Personio ein
#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.), sodass der Fachkreis darauf zugreifen kann
#Das Erstgespräch erfolgt meist mit HR sowie einer FK und dient zur ersten Einschätzung der fachlichen Kenntnisse. Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
#Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

#Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
#Office Management bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
#Die Bewerbungsunterlagen sind für alle Kollegen die auf die Stelle Zugriff haben unter "Profil" ersichtlich

=Bewerbungsgespräch/e=

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.
Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält!
Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.
Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

#Nach Durchführung des 1ten Bewerbungsgesprächs, geben HR sowie FK ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
#Bei positiver Bewertung findet ein 2tes Interview statt, der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "2tes Interview" verschoben
#HR gibt Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das 2te Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio, nicht über privaten Mailverkehr.
#Das 2te Interview, führt der zuständige GF/Tead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL.
#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist
#GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
#Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
#Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
#Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
#Nach positiv verlaufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.
#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]] / der erstellte Vertragsentwurf wird durch HR via Mail(pdf) direkt an den Bewerber oder an GF/Teamleiter versendet, die den Vertragsentwurf weiterleiten.
#Bei Änderungen: erneute Verhandlung!
#Bei Einigung: Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder direkt über Personio

==Zu oder nach dem Einstellungsgespräch:==

#Ansprechpartner: HR
#Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (von GF oder HR auszufüllen) sind:

siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]]

*''Eintrittsdatum''
*''Befristung''
*''Arbeitszeit/-tage''
*''Gehalt''
*''Urlaubstage''
*''Position''
*''Positions-Beschreibung''
*''Kündigungsfrist''
*''Definition Zusatzleistungen''

#Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.
#Wenn Bewerber den unterschriebenen Vertrag via Personio oder DocuSign zurücksendet, legt HR in Personio die digitale Personalakte an
#Mitarbeiter pflegt seine persönliche Informationen selbständig bei Start in Personio ein
#Mitarbeiter erhält proaktiv von HR bei Start seine Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandyvereinabrung und lässt diese über Personio oder DocuSign zeichnen
#Karsten erhält die abrechnungsrelevanten Daten automatisch über Personio und pflegt diese in DATEV ein.

Als Inspiration um ein wenig zu Parasol erzählen zu können, könnt ihr folgende Bewerber Keynote als Basis verwenden:

https://drive.google.com/open?id=1KWcXRXWdoVvIHzDWNsADWF_ZsM0R1rGr

==Sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==

#Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen. ''Mindestens folgende Felder sind beim Anlegen der Basisdaten anzugeben:''
##'''Vorname''' / '''Name'''
##'''Login-Name''' im Muster ''vNachname''
##'''neues Login-Passwort setzen (und in ASANA Ticket dokumentieren!)'''
##'''Wochenarbeitszeit in h''' aus Vertrag. Gewöhnlich 40h
##'''Monatsgehalt (AN) brutto''' aus Vertrag
##'''Monatsgehalt (AG) brutto''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
##'''Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld)''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 12
##'''Eintrittsdatum''' aus Vertrag
##'''E-Mail''' im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
##'''Telefon''' im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
##'''Dokumentation/Veträge''' PDF Datei des Arbeitsvertrags, der Nutzungsrechte Vereinbarung und Datenschutzvereinbarung hinterlegen
##'''Profilfoto''' hochladen für Profilbild in MyParasol
##'''Welcome Lette'''r formulieren
##'''Mitarbeiter unter Sonderrechte eine Benutzergruppe zuweisen'''
##'''Mitarbeiter unter PARASOL OS''' Rechte zuweisen
##'''Mitarbeiter unter Kontakte/Parasol Island GmbH als Ansprechpartner anlegen'''
#Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]
##ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration anlegen für Peter und Frontoffice bezüglich Name, Datum, Position, Standort, Zugangsdaten
##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
##Pflege der Visitenkartenliste mit Name, Titel, zugewiesene Telefonnummer usw.
##eMail an Karsten und parallel Info in Gehaltsliste: Name, Start, Befristung, Funktion, Gehalt
##Info über MA Liste an Uwe mit Datum, Name, Eintrittstermin, Standort, Funktion
##Welcome Letter vorbereiten (Passwörter erstellt IT und speichert diese im LastPass Account des neuen MA und ergänzt diese in Welcome Letter)

=Onboarding=

{{:Onboarding}}

=Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Head/Teamlead==

*GF/Head/TL führt MA talks: nach 1 Monat, nach 4 Monaten (Probezeit Inselvisum) und dann jährlich!
*In diesen Talks werden Ziele vereinbart: '''Vorlage hier ->''' [[KickOff]]
*Das MA Gespräch wird IMMER vom Vorgesetzten in der AS dokumentiert!
*Sollten Vertragsänderungen im MA talk besprochen werden (Gehalt, Titel..) wird HR informiert. Ohne a) dokumentiertes Gespräch, b) ZV für den neuen Zeitraum und c) einstimmig bewilligter Promo ''werden keine Änderungen'' vorgenommen!
*Das "Probezeit Inselvisum" (Vorlage in DocuSign) wird von HR im 4.Monat an GF/GF/Heads versandt. Bei einstimmigem Go wird MA übernommen. Sollte es Veto gibt, initiiert HR Gespräch mit GF/GF/Heads zur Entscheidungsfindung. Anschließend ggf. Gespräch mit MA.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Human Resources Manager}}==

*Die ZV wird mit Hilfe von HR inhaltlich (SMART) und formal (Rechtschreibung und flüssige Formulierung!) optimiert und dann via DocuSign an den beide Parteien zur Signatur gesendet.
*HR versendet "Next Level Request" (Vorlage in DocuSign) an GF/GF/Head bei beantragten Vertragsänderungen.
*Wenn alle Beteiligten Promotion zustimmen, erstellt HR Nachtrag zu relevanten Änderungen und versendet diesen via DocuSign.
*{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} wird über den Inhalt der Vertragsänderung informiert und die Änderungen werden in pending "Gehaltsreport" Excelliste dokumentiert. Änderung in DATEV erfolgt durch ihn.
*Änderungen werden in Agentursoftware und Titeländerungen in Business Card Liste dokumentiert.
*Signierte Nachträge werden ebenfalls in der Mitarbeiterakte in AS unter Dokumentation abgelegt.

=Beendigung des Arbeitsverhältnisses=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner==

#Wenn wir uns von einem MA trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Procedere mit HR besprechen.

==Verantwortlich HR==

#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.
#{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} informieren (Austritt, Resturlaub, Abfindung, etc.) und Eintrag in Gehaltsliste!
#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''ASANA Ticket [[Asana]]''' informieren.
#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.
#Susanne informieren wegen Bahncard ggf.
#Info an Karsten/Susanne ggf., um Direktversicherung zu kündigen.
#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
#Kommunikation im IMMM des Monats.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==

#Abmeldung DATEV
#Formular Bescheinigung für Arbeitsagentur
#Archivierung der analogen Ordner

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==

#Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
##Schlüssel
##Laptop
##Mobiltelefon
##Sonstiges
#Accounts sperren.
##Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
##Power Control Center Account deaktivieren.
##VPN
##Agentursoftware
#E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
#E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
#Telefonliste pflegen.
#Arbeitsplatz räumen.

HR Handling

2023-07-05T12:32:37Z

Celine.sass@parasol-island.com:

=Erstkontakt=

#Digitale '''Bewerbungen''' landen direkt über das Webformular oder die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichtete Nachricht direkt in Personio, entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der ausgeschriebenen Position als "neue Bewerbung"
#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten!
#Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Die Stellen werden in Personio generell direkt einem Fachkreis zugewiesen, der proaktiv die Bewerbungen sichten kann und sein Feedback dazu abgibt
#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Urteil über das Kommentarfeld direkt in Personio ein
#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.), sodass der Fachkreis darauf zugreifen kann
#Das Erstgespräch erfolgt meist mit HR sowie einer FK und dient zur ersten Einschätzung der fachlichen Kenntnisse. Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
#Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

#Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
#Office Management bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
#Die Bewerbungsunterlagen sind für alle Kollegen die auf die Stelle Zugriff haben unter "Profil" ersichtlich

=Bewerbungsgespräch/e=

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.
Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält!
Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.
Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

#Nach Durchführung des 1ten Bewerbungsgesprächs, geben HR sowie FK ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
#Bei positiver Bewertung findet ein 2tes Interview statt, der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "2tes Interview" verschoben
#HR gibt Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das 2te Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio, nicht über privaten Mailverkehr.
#Das 2te Interview, führt der zuständige GF/Tead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL.
#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist
#GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
#Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
#Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
#Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
#Nach positiv verlaufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.
#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]] / der erstellte Vertragsentwurf wird durch HR via Mail(pdf) direkt an den Bewerber oder an GF/Teamleiter versendet, die den Vertragsentwurf weiterleiten.
#Bei Änderungen: erneute Verhandlung!
#Bei Einigung: Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder direkt über Personio

==Zu oder nach dem Einstellungsgespräch:==

#Ansprechpartner: HR
#Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (von GF oder HR auszufüllen) sind:

siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]]

*''Eintrittsdatum''
*''Befristung''
*''Arbeitszeit/-tage''
*''Gehalt''
*''Urlaubstage''
*''Position''
*''Positions-Beschreibung''
*''Kündigungsfrist''
*''Definition Zusatzleistungen''

#Vertrag, Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandy via DocuSign an Bewerber.
#Parallel per eMail Willkommens eMail mit Infopräse zur bAV, Frage nach Jobticket o.a.
#Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.
#Signierte Dokumente werden in AS unter Dokumentation hochgeladen und parallel analog inkl sonstiger Infos (Krankenkasse, Direktversicherung, Studienbescheinigung) in Schöppys Fach abgelegt.
#Die fehlenden Daten aus dem Mitarbeiterbogen übernimmt HR in den Datensatz in der Agentursoftware.
#Karsten pflegt die Daten in DATEV.
#Erst dann wird die analoge Mitarbeiterakte im Ordner abgelegt!

Als Inspiration um ein wenig zu Parasol erzählen zu können, könnt ihr folgende Bewerber Keynote als Basis verwenden:

https://drive.google.com/open?id=1KWcXRXWdoVvIHzDWNsADWF_ZsM0R1rGr

==Sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==

#Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen. ''Mindestens folgende Felder sind beim Anlegen der Basisdaten anzugeben:''
##'''Vorname''' / '''Name'''
##'''Login-Name''' im Muster ''vNachname''
##'''neues Login-Passwort setzen (und in ASANA Ticket dokumentieren!)'''
##'''Wochenarbeitszeit in h''' aus Vertrag. Gewöhnlich 40h
##'''Monatsgehalt (AN) brutto''' aus Vertrag
##'''Monatsgehalt (AG) brutto''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
##'''Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld)''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 12
##'''Eintrittsdatum''' aus Vertrag
##'''E-Mail''' im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
##'''Telefon''' im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
##'''Dokumentation/Veträge''' PDF Datei des Arbeitsvertrags, der Nutzungsrechte Vereinbarung und Datenschutzvereinbarung hinterlegen
##'''Profilfoto''' hochladen für Profilbild in MyParasol
##'''Welcome Lette'''r formulieren
##'''Mitarbeiter unter Sonderrechte eine Benutzergruppe zuweisen'''
##'''Mitarbeiter unter PARASOL OS''' Rechte zuweisen
##'''Mitarbeiter unter Kontakte/Parasol Island GmbH als Ansprechpartner anlegen'''
#Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]
##ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration anlegen für Peter und Frontoffice bezüglich Name, Datum, Position, Standort, Zugangsdaten
##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
##Pflege der Visitenkartenliste mit Name, Titel, zugewiesene Telefonnummer usw.
##eMail an Karsten und parallel Info in Gehaltsliste: Name, Start, Befristung, Funktion, Gehalt
##Info über MA Liste an Uwe mit Datum, Name, Eintrittstermin, Standort, Funktion
##Welcome Letter vorbereiten (Passwörter erstellt IT und speichert diese im LastPass Account des neuen MA und ergänzt diese in Welcome Letter)

=Onboarding=

{{:Onboarding}}

=Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Head/Teamlead==

*GF/Head/TL führt MA talks: nach 1 Monat, nach 4 Monaten (Probezeit Inselvisum) und dann jährlich!
*In diesen Talks werden Ziele vereinbart: '''Vorlage hier ->''' [[KickOff]]
*Das MA Gespräch wird IMMER vom Vorgesetzten in der AS dokumentiert!
*Sollten Vertragsänderungen im MA talk besprochen werden (Gehalt, Titel..) wird HR informiert. Ohne a) dokumentiertes Gespräch, b) ZV für den neuen Zeitraum und c) einstimmig bewilligter Promo ''werden keine Änderungen'' vorgenommen!
*Das "Probezeit Inselvisum" (Vorlage in DocuSign) wird von HR im 4.Monat an GF/GF/Heads versandt. Bei einstimmigem Go wird MA übernommen. Sollte es Veto gibt, initiiert HR Gespräch mit GF/GF/Heads zur Entscheidungsfindung. Anschließend ggf. Gespräch mit MA.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Human Resources Manager}}==

*Die ZV wird mit Hilfe von HR inhaltlich (SMART) und formal (Rechtschreibung und flüssige Formulierung!) optimiert und dann via DocuSign an den beide Parteien zur Signatur gesendet.
*HR versendet "Next Level Request" (Vorlage in DocuSign) an GF/GF/Head bei beantragten Vertragsänderungen.
*Wenn alle Beteiligten Promotion zustimmen, erstellt HR Nachtrag zu relevanten Änderungen und versendet diesen via DocuSign.
*{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} wird über den Inhalt der Vertragsänderung informiert und die Änderungen werden in pending "Gehaltsreport" Excelliste dokumentiert. Änderung in DATEV erfolgt durch ihn.
*Änderungen werden in Agentursoftware und Titeländerungen in Business Card Liste dokumentiert.
*Signierte Nachträge werden ebenfalls in der Mitarbeiterakte in AS unter Dokumentation abgelegt.

=Beendigung des Arbeitsverhältnisses=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner==

#Wenn wir uns von einem MA trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Procedere mit HR besprechen.

==Verantwortlich HR==

#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.
#{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} informieren (Austritt, Resturlaub, Abfindung, etc.) und Eintrag in Gehaltsliste!
#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''ASANA Ticket [[Asana]]''' informieren.
#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.
#Susanne informieren wegen Bahncard ggf.
#Info an Karsten/Susanne ggf., um Direktversicherung zu kündigen.
#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
#Kommunikation im IMMM des Monats.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==

#Abmeldung DATEV
#Formular Bescheinigung für Arbeitsagentur
#Archivierung der analogen Ordner

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==

#Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
##Schlüssel
##Laptop
##Mobiltelefon
##Sonstiges
#Accounts sperren.
##Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
##Power Control Center Account deaktivieren.
##VPN
##Agentursoftware
#E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
#E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
#Telefonliste pflegen.
#Arbeitsplatz räumen.

HR Handling

2023-07-05T12:25:53Z

Celine.sass@parasol-island.com:

=Erstkontakt=

#Digitale '''Bewerbungen''' landen direkt über das Webformular oder die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichtete Nachricht direkt in Personio, entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der ausgeschriebenen Position als "neue Bewerbung"
#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten!
#Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Die Stellen werden in Personio generell direkt einem Fachkreis zugewiesen, der proaktiv die Bewerbungen sichten kann und sein Feedback dazu abgibt
#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Urteil über das Kommentarfeld direkt in Personio ein
#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.), sodass der Fachkreis darauf zugreifen kann
#Das Erstgespräch erfolgt meist mit HR sowie einer FK und dient zur ersten Einschätzung der fachlichen Kenntnisse. Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
#Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

#Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
#Office Management bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
#Die Bewerbungsunterlagen sind für alle Kollegen die auf die Stelle Zugriff haben unter "Profil" ersichtlich

=Bewerbungsgespräch/e=

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.
Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält!
Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.
Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

#Nach Durchführung des 1ten Bewerbungsgesprächs, geben HR sowie FK ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
#Bei positiver Bewertung findet ein 2tes Interview statt, der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "2tes Interview" verschoben
#HR gibt Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das 2te Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio, nicht über privaten Mailverkehr.
#Das 2te Interview, führt der zuständige GF/Tead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL.
#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist
#GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
#Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
#Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
#Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
#Nach positiv verlaufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.
#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]] / erstellter Vertragsentwurf durch HR via Mail(pdf) an den Bewerber an an GF/Teamleiter, die den Vertragsentwurf weiterleiten.
#Bei Änderungen: erneute Verhandlung!
#Bei Einigung: Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder direkt über Personio

==Zu oder nach dem Einstellungsgespräch:==

#Ansprechpartner: HR
#Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (von GF oder HR auszufüllen) sind:

siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]]

*''Eintrittsdatum''
*''Befristung''
*''Arbeitszeit/-tage''
*''Gehalt''
*''Urlaubstage''
*''Position''
*''Positions-Beschreibung''
*''Kündigungsfrist''
*''Definition Zusatzleistungen''

#Vertrag, Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandy via DocuSign an Bewerber.
#Parallel per eMail Willkommens eMail mit Infopräse zur bAV, Frage nach Jobticket o.a.
#Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.
#Signierte Dokumente werden in AS unter Dokumentation hochgeladen und parallel analog inkl sonstiger Infos (Krankenkasse, Direktversicherung, Studienbescheinigung) in Schöppys Fach abgelegt.
#Die fehlenden Daten aus dem Mitarbeiterbogen übernimmt HR in den Datensatz in der Agentursoftware.
#Karsten pflegt die Daten in DATEV.
#Erst dann wird die analoge Mitarbeiterakte im Ordner abgelegt!

Als Inspiration um ein wenig zu Parasol erzählen zu können, könnt ihr folgende Bewerber Keynote als Basis verwenden:

https://drive.google.com/open?id=1KWcXRXWdoVvIHzDWNsADWF_ZsM0R1rGr

==Sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==

#Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen. ''Mindestens folgende Felder sind beim Anlegen der Basisdaten anzugeben:''
##'''Vorname''' / '''Name'''
##'''Login-Name''' im Muster ''vNachname''
##'''neues Login-Passwort setzen (und in ASANA Ticket dokumentieren!)'''
##'''Wochenarbeitszeit in h''' aus Vertrag. Gewöhnlich 40h
##'''Monatsgehalt (AN) brutto''' aus Vertrag
##'''Monatsgehalt (AG) brutto''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
##'''Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld)''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 12
##'''Eintrittsdatum''' aus Vertrag
##'''E-Mail''' im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
##'''Telefon''' im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
##'''Dokumentation/Veträge''' PDF Datei des Arbeitsvertrags, der Nutzungsrechte Vereinbarung und Datenschutzvereinbarung hinterlegen
##'''Profilfoto''' hochladen für Profilbild in MyParasol
##'''Welcome Lette'''r formulieren
##'''Mitarbeiter unter Sonderrechte eine Benutzergruppe zuweisen'''
##'''Mitarbeiter unter PARASOL OS''' Rechte zuweisen
##'''Mitarbeiter unter Kontakte/Parasol Island GmbH als Ansprechpartner anlegen'''
#Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]
##ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration anlegen für Peter und Frontoffice bezüglich Name, Datum, Position, Standort, Zugangsdaten
##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
##Pflege der Visitenkartenliste mit Name, Titel, zugewiesene Telefonnummer usw.
##eMail an Karsten und parallel Info in Gehaltsliste: Name, Start, Befristung, Funktion, Gehalt
##Info über MA Liste an Uwe mit Datum, Name, Eintrittstermin, Standort, Funktion
##Welcome Letter vorbereiten (Passwörter erstellt IT und speichert diese im LastPass Account des neuen MA und ergänzt diese in Welcome Letter)

=Onboarding=

{{:Onboarding}}

=Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Head/Teamlead==

*GF/Head/TL führt MA talks: nach 1 Monat, nach 4 Monaten (Probezeit Inselvisum) und dann jährlich!
*In diesen Talks werden Ziele vereinbart: '''Vorlage hier ->''' [[KickOff]]
*Das MA Gespräch wird IMMER vom Vorgesetzten in der AS dokumentiert!
*Sollten Vertragsänderungen im MA talk besprochen werden (Gehalt, Titel..) wird HR informiert. Ohne a) dokumentiertes Gespräch, b) ZV für den neuen Zeitraum und c) einstimmig bewilligter Promo ''werden keine Änderungen'' vorgenommen!
*Das "Probezeit Inselvisum" (Vorlage in DocuSign) wird von HR im 4.Monat an GF/GF/Heads versandt. Bei einstimmigem Go wird MA übernommen. Sollte es Veto gibt, initiiert HR Gespräch mit GF/GF/Heads zur Entscheidungsfindung. Anschließend ggf. Gespräch mit MA.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Human Resources Manager}}==

*Die ZV wird mit Hilfe von HR inhaltlich (SMART) und formal (Rechtschreibung und flüssige Formulierung!) optimiert und dann via DocuSign an den beide Parteien zur Signatur gesendet.
*HR versendet "Next Level Request" (Vorlage in DocuSign) an GF/GF/Head bei beantragten Vertragsänderungen.
*Wenn alle Beteiligten Promotion zustimmen, erstellt HR Nachtrag zu relevanten Änderungen und versendet diesen via DocuSign.
*{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} wird über den Inhalt der Vertragsänderung informiert und die Änderungen werden in pending "Gehaltsreport" Excelliste dokumentiert. Änderung in DATEV erfolgt durch ihn.
*Änderungen werden in Agentursoftware und Titeländerungen in Business Card Liste dokumentiert.
*Signierte Nachträge werden ebenfalls in der Mitarbeiterakte in AS unter Dokumentation abgelegt.

=Beendigung des Arbeitsverhältnisses=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner==

#Wenn wir uns von einem MA trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Procedere mit HR besprechen.

==Verantwortlich HR==

#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.
#{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} informieren (Austritt, Resturlaub, Abfindung, etc.) und Eintrag in Gehaltsliste!
#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''ASANA Ticket [[Asana]]''' informieren.
#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.
#Susanne informieren wegen Bahncard ggf.
#Info an Karsten/Susanne ggf., um Direktversicherung zu kündigen.
#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
#Kommunikation im IMMM des Monats.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==

#Abmeldung DATEV
#Formular Bescheinigung für Arbeitsagentur
#Archivierung der analogen Ordner

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==

#Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
##Schlüssel
##Laptop
##Mobiltelefon
##Sonstiges
#Accounts sperren.
##Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
##Power Control Center Account deaktivieren.
##VPN
##Agentursoftware
#E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
#E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
#Telefonliste pflegen.
#Arbeitsplatz räumen.

HR Handling

2023-07-05T12:18:15Z

Celine.sass@parasol-island.com:

=Erstkontakt=

#Digitale '''Bewerbungen''' landen direkt über das Webformular oder die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichtete Nachricht direkt in Personio, entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der ausgeschriebenen Position als "neue Bewerbung"
#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten!
#Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Die Stellen werden in Personio generell direkt einem Fachkreis zugewiesen, der proaktiv die Bewerbungen sichten kann und sein Feedback dazu abgibt
#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Urteil über das Kommentarfeld direkt in Personio ein
#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.), sodass der Fachkreis darauf zugreifen kann
#Das Erstgespräch erfolgt meist mit HR sowie einer FK
#Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
#Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

#Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
#Office Management bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
#Die Bewerbungsunterlagen sind für alle Kollegen die auf die Stelle Zugriff haben unter "Profil" ersichtlich

=Bewerbungsgespräch/e=

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.
Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält!
Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.
Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

#Nach Durchführung des 1ten Bewerbungsgesprächs, geben HR sowie FK ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein
#Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
#Bei positiver Bewertung findet ein 2tes Interview statt, der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "2tes Interview" verschoben
#HR gibt Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das 2te Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio, nicht über privaten Mailverkehr
#Das 2te Interview, führt der zuständige GF/Tead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL.
#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist
#GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
#Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
#Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
#Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein
#Nach positiv verlaufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.
#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]] / erstellter Vertragsentwurf durch HR via Mail(pdf) an den Bewerber an an GF/Teamleiter, die den Vertragsentwurf weiterleiten.
#Bei Änderungen: erneute Verhandlung!
#Bei Einigung: Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder direkt über Personio

==Zu oder nach dem Einstellungsgespräch:==

#Ansprechpartner: HR
#Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (von GF oder HR auszufüllen) sind:

siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]]

*''Eintrittsdatum''
*''Befristung''
*''Arbeitszeit/-tage''
*''Gehalt''
*''Urlaubstage''
*''Position''
*''Positions-Beschreibung''
*''Kündigungsfrist''
*''Definition Zusatzleistungen''

#Vertrag, Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandy via DocuSign an Bewerber.
#Parallel per eMail Willkommens eMail mit Infopräse zur bAV, Frage nach Jobticket o.a.
#Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.
#Signierte Dokumente werden in AS unter Dokumentation hochgeladen und parallel analog inkl sonstiger Infos (Krankenkasse, Direktversicherung, Studienbescheinigung) in Schöppys Fach abgelegt.
#Die fehlenden Daten aus dem Mitarbeiterbogen übernimmt HR in den Datensatz in der Agentursoftware.
#Karsten pflegt die Daten in DATEV.
#Erst dann wird die analoge Mitarbeiterakte im Ordner abgelegt!

Als Inspiration um ein wenig zu Parasol erzählen zu können, könnt ihr folgende Bewerber Keynote als Basis verwenden:

https://drive.google.com/open?id=1KWcXRXWdoVvIHzDWNsADWF_ZsM0R1rGr

==Sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==

#Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen. ''Mindestens folgende Felder sind beim Anlegen der Basisdaten anzugeben:''
##'''Vorname''' / '''Name'''
##'''Login-Name''' im Muster ''vNachname''
##'''neues Login-Passwort setzen (und in ASANA Ticket dokumentieren!)'''
##'''Wochenarbeitszeit in h''' aus Vertrag. Gewöhnlich 40h
##'''Monatsgehalt (AN) brutto''' aus Vertrag
##'''Monatsgehalt (AG) brutto''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
##'''Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld)''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 12
##'''Eintrittsdatum''' aus Vertrag
##'''E-Mail''' im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
##'''Telefon''' im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
##'''Dokumentation/Veträge''' PDF Datei des Arbeitsvertrags, der Nutzungsrechte Vereinbarung und Datenschutzvereinbarung hinterlegen
##'''Profilfoto''' hochladen für Profilbild in MyParasol
##'''Welcome Lette'''r formulieren
##'''Mitarbeiter unter Sonderrechte eine Benutzergruppe zuweisen'''
##'''Mitarbeiter unter PARASOL OS''' Rechte zuweisen
##'''Mitarbeiter unter Kontakte/Parasol Island GmbH als Ansprechpartner anlegen'''
#Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]
##ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration anlegen für Peter und Frontoffice bezüglich Name, Datum, Position, Standort, Zugangsdaten
##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
##Pflege der Visitenkartenliste mit Name, Titel, zugewiesene Telefonnummer usw.
##eMail an Karsten und parallel Info in Gehaltsliste: Name, Start, Befristung, Funktion, Gehalt
##Info über MA Liste an Uwe mit Datum, Name, Eintrittstermin, Standort, Funktion
##Welcome Letter vorbereiten (Passwörter erstellt IT und speichert diese im LastPass Account des neuen MA und ergänzt diese in Welcome Letter)

=Onboarding=

{{:Onboarding}}

=Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Head/Teamlead==

*GF/Head/TL führt MA talks: nach 1 Monat, nach 4 Monaten (Probezeit Inselvisum) und dann jährlich!
*In diesen Talks werden Ziele vereinbart: '''Vorlage hier ->''' [[KickOff]]
*Das MA Gespräch wird IMMER vom Vorgesetzten in der AS dokumentiert!
*Sollten Vertragsänderungen im MA talk besprochen werden (Gehalt, Titel..) wird HR informiert. Ohne a) dokumentiertes Gespräch, b) ZV für den neuen Zeitraum und c) einstimmig bewilligter Promo ''werden keine Änderungen'' vorgenommen!
*Das "Probezeit Inselvisum" (Vorlage in DocuSign) wird von HR im 4.Monat an GF/GF/Heads versandt. Bei einstimmigem Go wird MA übernommen. Sollte es Veto gibt, initiiert HR Gespräch mit GF/GF/Heads zur Entscheidungsfindung. Anschließend ggf. Gespräch mit MA.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Human Resources Manager}}==

*Die ZV wird mit Hilfe von HR inhaltlich (SMART) und formal (Rechtschreibung und flüssige Formulierung!) optimiert und dann via DocuSign an den beide Parteien zur Signatur gesendet.
*HR versendet "Next Level Request" (Vorlage in DocuSign) an GF/GF/Head bei beantragten Vertragsänderungen.
*Wenn alle Beteiligten Promotion zustimmen, erstellt HR Nachtrag zu relevanten Änderungen und versendet diesen via DocuSign.
*{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} wird über den Inhalt der Vertragsänderung informiert und die Änderungen werden in pending "Gehaltsreport" Excelliste dokumentiert. Änderung in DATEV erfolgt durch ihn.
*Änderungen werden in Agentursoftware und Titeländerungen in Business Card Liste dokumentiert.
*Signierte Nachträge werden ebenfalls in der Mitarbeiterakte in AS unter Dokumentation abgelegt.

=Beendigung des Arbeitsverhältnisses=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner==

#Wenn wir uns von einem MA trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Procedere mit HR besprechen.

==Verantwortlich HR==

#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.
#{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} informieren (Austritt, Resturlaub, Abfindung, etc.) und Eintrag in Gehaltsliste!
#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''ASANA Ticket [[Asana]]''' informieren.
#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.
#Susanne informieren wegen Bahncard ggf.
#Info an Karsten/Susanne ggf., um Direktversicherung zu kündigen.
#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
#Kommunikation im IMMM des Monats.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==

#Abmeldung DATEV
#Formular Bescheinigung für Arbeitsagentur
#Archivierung der analogen Ordner

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==

#Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
##Schlüssel
##Laptop
##Mobiltelefon
##Sonstiges
#Accounts sperren.
##Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
##Power Control Center Account deaktivieren.
##VPN
##Agentursoftware
#E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
#E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
#Telefonliste pflegen.
#Arbeitsplatz räumen.

HR Handling

2023-07-05T11:33:38Z

Celine.sass@parasol-island.com:

=Erstkontakt=

#Digitale '''Bewerbungen''' landen direkt über das Webformular oder die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichtete Nachricht direkt in Personio, entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der ausgeschriebenen Position als "neue Bewerbung"
#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten!
#Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Die Stellen werden in Personio generell direkt einem Fachkreis zugewiesen, der proaktiv die Bewerbungen sichten kann und sein Feedback dazu abgibt
#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Urteil über das Kommentarfeld direkt in Personio ein
#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi etc.), sodass der Fachkreis darauf zugreifen kann
#Das Erstgespräch erfolgt meist mit HR sowie einer Fachkraft
#Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

#Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
#Office Management bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
#Die Bewerbungsunterlagen sind für alle Kollegen die auf die Stelle Zugriff haben unter "Profil" ersichtlich

=Bewerbungsgespräch/e=

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.
Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält!
Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.
Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

#Der telefonisch abgestimmte Termin wird von Alex/HR nochmals per eMail bestätigt ggf. mit dem Hinweis, dass das Frontoffice sich bezüglich Tickets an den Bewerber wendet.(Den Erhalt der eMail sowie den Termin bitte vom Bewerber stets bestätigen lassen.)
#Die Gesprächsvorbereitung (Getränke, Raum) erfolgt durch das Officemanagement.
#Das Gespräch führt der zuständige GF/Tead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL.
#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe.
#Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
#GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
#Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
#Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
#Das Ergebnis des Gespräches wird im Stafftool von HR dokumentiert.
#Bei beidseitigem positivem Ergebnis wird kurzfristig (1-2 Tage) ein 2. Gespräch und/oder Probetag vereinbart, an dem der/die Bewerber/in die anderen GFs sowie das Team kennen lernt und seine Arbeitsweise anhand standardisierter Aufgaben unter Beweis stellen kann.
#Nach positiv verlaufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.
#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]] / erstellter Vertragsentwurf durch HR via eMail als PDF.
#Bei Änderungen: erneute Verhandlung!
#Vertragszusendung durch den GF/Head/Teamleiter.
#Bei Einigung: Versand durch HR via Docusign.

==Zu oder nach dem Einstellungsgespräch:==

#Ansprechpartner: HR
#Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (von GF oder HR auszufüllen) sind:

siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]]

*''Eintrittsdatum''
*''Befristung''
*''Arbeitszeit/-tage''
*''Gehalt''
*''Urlaubstage''
*''Position''
*''Positions-Beschreibung''
*''Kündigungsfrist''
*''Definition Zusatzleistungen''

#Vertrag, Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandy via DocuSign an Bewerber.
#Parallel per eMail Willkommens eMail mit Infopräse zur bAV, Frage nach Jobticket o.a.
#Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.
#Signierte Dokumente werden in AS unter Dokumentation hochgeladen und parallel analog inkl sonstiger Infos (Krankenkasse, Direktversicherung, Studienbescheinigung) in Schöppys Fach abgelegt.
#Die fehlenden Daten aus dem Mitarbeiterbogen übernimmt HR in den Datensatz in der Agentursoftware.
#Karsten pflegt die Daten in DATEV.
#Erst dann wird die analoge Mitarbeiterakte im Ordner abgelegt!

Als Inspiration um ein wenig zu Parasol erzählen zu können, könnt ihr folgende Bewerber Keynote als Basis verwenden:

https://drive.google.com/open?id=1KWcXRXWdoVvIHzDWNsADWF_ZsM0R1rGr

==Sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==

#Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen. ''Mindestens folgende Felder sind beim Anlegen der Basisdaten anzugeben:''
##'''Vorname''' / '''Name'''
##'''Login-Name''' im Muster ''vNachname''
##'''neues Login-Passwort setzen (und in ASANA Ticket dokumentieren!)'''
##'''Wochenarbeitszeit in h''' aus Vertrag. Gewöhnlich 40h
##'''Monatsgehalt (AN) brutto''' aus Vertrag
##'''Monatsgehalt (AG) brutto''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
##'''Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld)''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 12
##'''Eintrittsdatum''' aus Vertrag
##'''E-Mail''' im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
##'''Telefon''' im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
##'''Dokumentation/Veträge''' PDF Datei des Arbeitsvertrags, der Nutzungsrechte Vereinbarung und Datenschutzvereinbarung hinterlegen
##'''Profilfoto''' hochladen für Profilbild in MyParasol
##'''Welcome Lette'''r formulieren
##'''Mitarbeiter unter Sonderrechte eine Benutzergruppe zuweisen'''
##'''Mitarbeiter unter PARASOL OS''' Rechte zuweisen
##'''Mitarbeiter unter Kontakte/Parasol Island GmbH als Ansprechpartner anlegen'''
#Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]
##ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration anlegen für Peter und Frontoffice bezüglich Name, Datum, Position, Standort, Zugangsdaten
##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
##Pflege der Visitenkartenliste mit Name, Titel, zugewiesene Telefonnummer usw.
##eMail an Karsten und parallel Info in Gehaltsliste: Name, Start, Befristung, Funktion, Gehalt
##Info über MA Liste an Uwe mit Datum, Name, Eintrittstermin, Standort, Funktion
##Welcome Letter vorbereiten (Passwörter erstellt IT und speichert diese im LastPass Account des neuen MA und ergänzt diese in Welcome Letter)

=Onboarding=

{{:Onboarding}}

=Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Head/Teamlead==

*GF/Head/TL führt MA talks: nach 1 Monat, nach 4 Monaten (Probezeit Inselvisum) und dann jährlich!
*In diesen Talks werden Ziele vereinbart: '''Vorlage hier ->''' [[KickOff]]
*Das MA Gespräch wird IMMER vom Vorgesetzten in der AS dokumentiert!
*Sollten Vertragsänderungen im MA talk besprochen werden (Gehalt, Titel..) wird HR informiert. Ohne a) dokumentiertes Gespräch, b) ZV für den neuen Zeitraum und c) einstimmig bewilligter Promo ''werden keine Änderungen'' vorgenommen!
*Das "Probezeit Inselvisum" (Vorlage in DocuSign) wird von HR im 4.Monat an GF/GF/Heads versandt. Bei einstimmigem Go wird MA übernommen. Sollte es Veto gibt, initiiert HR Gespräch mit GF/GF/Heads zur Entscheidungsfindung. Anschließend ggf. Gespräch mit MA.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Human Resources Manager}}==

*Die ZV wird mit Hilfe von HR inhaltlich (SMART) und formal (Rechtschreibung und flüssige Formulierung!) optimiert und dann via DocuSign an den beide Parteien zur Signatur gesendet.
*HR versendet "Next Level Request" (Vorlage in DocuSign) an GF/GF/Head bei beantragten Vertragsänderungen.
*Wenn alle Beteiligten Promotion zustimmen, erstellt HR Nachtrag zu relevanten Änderungen und versendet diesen via DocuSign.
*{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} wird über den Inhalt der Vertragsänderung informiert und die Änderungen werden in pending "Gehaltsreport" Excelliste dokumentiert. Änderung in DATEV erfolgt durch ihn.
*Änderungen werden in Agentursoftware und Titeländerungen in Business Card Liste dokumentiert.
*Signierte Nachträge werden ebenfalls in der Mitarbeiterakte in AS unter Dokumentation abgelegt.

=Beendigung des Arbeitsverhältnisses=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner==

#Wenn wir uns von einem MA trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Procedere mit HR besprechen.

==Verantwortlich HR==

#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.
#{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} informieren (Austritt, Resturlaub, Abfindung, etc.) und Eintrag in Gehaltsliste!
#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''ASANA Ticket [[Asana]]''' informieren.
#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.
#Susanne informieren wegen Bahncard ggf.
#Info an Karsten/Susanne ggf., um Direktversicherung zu kündigen.
#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
#Kommunikation im IMMM des Monats.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==

#Abmeldung DATEV
#Formular Bescheinigung für Arbeitsagentur
#Archivierung der analogen Ordner

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==

#Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
##Schlüssel
##Laptop
##Mobiltelefon
##Sonstiges
#Accounts sperren.
##Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
##Power Control Center Account deaktivieren.
##VPN
##Agentursoftware
#E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
#E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
#Telefonliste pflegen.
#Arbeitsplatz räumen.

HR Handling

2023-07-04T14:48:56Z

Celine.sass@parasol-island.com:

=Erstkontakt=

#Digitale '''Bewerbungen''' landen direkt über das Webformular oder die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichtete Nachricht direkt in Personio, entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der Position als "neue Bewerbung"
#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten!
#Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Die Stellen werden in Personio generell direkt einem Fachkreis zugewiesen, der proaktiv die Bewerbungen sichten kann und sein Feedback dazu abgibt
#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Urteil über das Kommentarfeld direkt in Personio ein
#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über Personio, sowie die generelle Koordination der Termine, sodass jeder Fachkreis darauf zugreifen kann
#Das Erstgespräch erfolgt meist mit HR sowie einer Fachkraft
#Bei einem positiven Eindruck Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

#Alex vereinbart einen Termin mit dem Bewerber in Abhängigkeit der Verfügbarkeit aller Beteiligten, reserviert einen Konfi für den Zeitraum und dokumentiert im Bewerberdatensatz den Status "eingeladen" sowie den Termin im Kommentarfeld.
#Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
#Office Management bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
#Die Bewerbungsunterlagen werden vor jedem Gespräch von Alex/HR den Kollegen in Staff zugewiesen.

=Bewerbungsgespräch/e=

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.
Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält!
Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.
Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

#Der telefonisch abgestimmte Termin wird von Alex/HR nochmals per eMail bestätigt ggf. mit dem Hinweis, dass das Frontoffice sich bezüglich Tickets an den Bewerber wendet.(Den Erhalt der eMail sowie den Termin bitte vom Bewerber stets bestätigen lassen.)
#Die Gesprächsvorbereitung (Getränke, Raum) erfolgt durch das Officemanagement.
#Das Gespräch führt der zuständige GF/Tead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL.
#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe.
#Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
#GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
#Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
#Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
#Das Ergebnis des Gespräches wird im Stafftool von HR dokumentiert.
#Bei beidseitigem positivem Ergebnis wird kurzfristig (1-2 Tage) ein 2. Gespräch und/oder Probetag vereinbart, an dem der/die Bewerber/in die anderen GFs sowie das Team kennen lernt und seine Arbeitsweise anhand standardisierter Aufgaben unter Beweis stellen kann.
#Nach positiv verlaufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.
#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]] / erstellter Vertragsentwurf durch HR via eMail als PDF.
#Bei Änderungen: erneute Verhandlung!
#Vertragszusendung durch den GF/Head/Teamleiter.
#Bei Einigung: Versand durch HR via Docusign.

==Zu oder nach dem Einstellungsgespräch:==

#Ansprechpartner: HR
#Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (von GF oder HR auszufüllen) sind:

siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]]

*''Eintrittsdatum''
*''Befristung''
*''Arbeitszeit/-tage''
*''Gehalt''
*''Urlaubstage''
*''Position''
*''Positions-Beschreibung''
*''Kündigungsfrist''
*''Definition Zusatzleistungen''

#Vertrag, Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandy via DocuSign an Bewerber.
#Parallel per eMail Willkommens eMail mit Infopräse zur bAV, Frage nach Jobticket o.a.
#Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.
#Signierte Dokumente werden in AS unter Dokumentation hochgeladen und parallel analog inkl sonstiger Infos (Krankenkasse, Direktversicherung, Studienbescheinigung) in Schöppys Fach abgelegt.
#Die fehlenden Daten aus dem Mitarbeiterbogen übernimmt HR in den Datensatz in der Agentursoftware.
#Karsten pflegt die Daten in DATEV.
#Erst dann wird die analoge Mitarbeiterakte im Ordner abgelegt!

Als Inspiration um ein wenig zu Parasol erzählen zu können, könnt ihr folgende Bewerber Keynote als Basis verwenden:

https://drive.google.com/open?id=1KWcXRXWdoVvIHzDWNsADWF_ZsM0R1rGr

==Sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==

#Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen. ''Mindestens folgende Felder sind beim Anlegen der Basisdaten anzugeben:''
##'''Vorname''' / '''Name'''
##'''Login-Name''' im Muster ''vNachname''
##'''neues Login-Passwort setzen (und in ASANA Ticket dokumentieren!)'''
##'''Wochenarbeitszeit in h''' aus Vertrag. Gewöhnlich 40h
##'''Monatsgehalt (AN) brutto''' aus Vertrag
##'''Monatsgehalt (AG) brutto''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
##'''Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld)''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 12
##'''Eintrittsdatum''' aus Vertrag
##'''E-Mail''' im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
##'''Telefon''' im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
##'''Dokumentation/Veträge''' PDF Datei des Arbeitsvertrags, der Nutzungsrechte Vereinbarung und Datenschutzvereinbarung hinterlegen
##'''Profilfoto''' hochladen für Profilbild in MyParasol
##'''Welcome Lette'''r formulieren
##'''Mitarbeiter unter Sonderrechte eine Benutzergruppe zuweisen'''
##'''Mitarbeiter unter PARASOL OS''' Rechte zuweisen
##'''Mitarbeiter unter Kontakte/Parasol Island GmbH als Ansprechpartner anlegen'''
#Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]
##ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration anlegen für Peter und Frontoffice bezüglich Name, Datum, Position, Standort, Zugangsdaten
##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
##Pflege der Visitenkartenliste mit Name, Titel, zugewiesene Telefonnummer usw.
##eMail an Karsten und parallel Info in Gehaltsliste: Name, Start, Befristung, Funktion, Gehalt
##Info über MA Liste an Uwe mit Datum, Name, Eintrittstermin, Standort, Funktion
##Welcome Letter vorbereiten (Passwörter erstellt IT und speichert diese im LastPass Account des neuen MA und ergänzt diese in Welcome Letter)

=Onboarding=

{{:Onboarding}}

=Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Head/Teamlead==

*GF/Head/TL führt MA talks: nach 1 Monat, nach 4 Monaten (Probezeit Inselvisum) und dann jährlich!
*In diesen Talks werden Ziele vereinbart: '''Vorlage hier ->''' [[KickOff]]
*Das MA Gespräch wird IMMER vom Vorgesetzten in der AS dokumentiert!
*Sollten Vertragsänderungen im MA talk besprochen werden (Gehalt, Titel..) wird HR informiert. Ohne a) dokumentiertes Gespräch, b) ZV für den neuen Zeitraum und c) einstimmig bewilligter Promo ''werden keine Änderungen'' vorgenommen!
*Das "Probezeit Inselvisum" (Vorlage in DocuSign) wird von HR im 4.Monat an GF/GF/Heads versandt. Bei einstimmigem Go wird MA übernommen. Sollte es Veto gibt, initiiert HR Gespräch mit GF/GF/Heads zur Entscheidungsfindung. Anschließend ggf. Gespräch mit MA.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Human Resources Manager}}==

*Die ZV wird mit Hilfe von HR inhaltlich (SMART) und formal (Rechtschreibung und flüssige Formulierung!) optimiert und dann via DocuSign an den beide Parteien zur Signatur gesendet.
*HR versendet "Next Level Request" (Vorlage in DocuSign) an GF/GF/Head bei beantragten Vertragsänderungen.
*Wenn alle Beteiligten Promotion zustimmen, erstellt HR Nachtrag zu relevanten Änderungen und versendet diesen via DocuSign.
*{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} wird über den Inhalt der Vertragsänderung informiert und die Änderungen werden in pending "Gehaltsreport" Excelliste dokumentiert. Änderung in DATEV erfolgt durch ihn.
*Änderungen werden in Agentursoftware und Titeländerungen in Business Card Liste dokumentiert.
*Signierte Nachträge werden ebenfalls in der Mitarbeiterakte in AS unter Dokumentation abgelegt.

=Beendigung des Arbeitsverhältnisses=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner==

#Wenn wir uns von einem MA trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Procedere mit HR besprechen.

==Verantwortlich HR==

#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.
#{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} informieren (Austritt, Resturlaub, Abfindung, etc.) und Eintrag in Gehaltsliste!
#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''ASANA Ticket [[Asana]]''' informieren.
#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.
#Susanne informieren wegen Bahncard ggf.
#Info an Karsten/Susanne ggf., um Direktversicherung zu kündigen.
#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
#Kommunikation im IMMM des Monats.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==

#Abmeldung DATEV
#Formular Bescheinigung für Arbeitsagentur
#Archivierung der analogen Ordner

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==

#Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
##Schlüssel
##Laptop
##Mobiltelefon
##Sonstiges
#Accounts sperren.
##Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
##Power Control Center Account deaktivieren.
##VPN
##Agentursoftware
#E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
#E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
#Telefonliste pflegen.
#Arbeitsplatz räumen.

HR Handling

2023-07-04T14:48:21Z

Celine.sass@parasol-island.com:

=Erstkontakt=

#Digitale '''Bewerbungen''' landen direkt über das Webformular oder die an [mailto:hr@parasol-island.com hr@parasol-island.com] gerichtete Nachricht direkt in Personio, entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der Position als "neue Bewerbung"
#Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten!
#Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
#HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Die Stellen werden in Personio generell direkt einem Fachkreis zugewiesen, der proaktiv die Bewerbungen sichten kann und sein Feedback dazu abgibt
#Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Urteil über das Kommentarfeld direkt in Personio ein
#Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über Personio, sowie die generelle Koordination der Termine, sodass jeder Fachkreis darauf zugreifen kann
#Das Erstgespräch erfolgt meist mit HR sowie einer Fachkraft, ggf. auch ohne HR
#Bei einem positiven Eindruck Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

#Alex vereinbart einen Termin mit dem Bewerber in Abhängigkeit der Verfügbarkeit aller Beteiligten, reserviert einen Konfi für den Zeitraum und dokumentiert im Bewerberdatensatz den Status "eingeladen" sowie den Termin im Kommentarfeld.
#Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
#Office Management bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
#Die Bewerbungsunterlagen werden vor jedem Gespräch von Alex/HR den Kollegen in Staff zugewiesen.

=Bewerbungsgespräch/e=

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company.
Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält!
Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen.
Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

#Der telefonisch abgestimmte Termin wird von Alex/HR nochmals per eMail bestätigt ggf. mit dem Hinweis, dass das Frontoffice sich bezüglich Tickets an den Bewerber wendet.(Den Erhalt der eMail sowie den Termin bitte vom Bewerber stets bestätigen lassen.)
#Die Gesprächsvorbereitung (Getränke, Raum) erfolgt durch das Officemanagement.
#Das Gespräch führt der zuständige GF/Tead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL.
#Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe.
#Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
#GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
#Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
#Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
#Das Ergebnis des Gespräches wird im Stafftool von HR dokumentiert.
#Bei beidseitigem positivem Ergebnis wird kurzfristig (1-2 Tage) ein 2. Gespräch und/oder Probetag vereinbart, an dem der/die Bewerber/in die anderen GFs sowie das Team kennen lernt und seine Arbeitsweise anhand standardisierter Aufgaben unter Beweis stellen kann.
#Nach positiv verlaufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.
#Bei Einigung: siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]] / erstellter Vertragsentwurf durch HR via eMail als PDF.
#Bei Änderungen: erneute Verhandlung!
#Vertragszusendung durch den GF/Head/Teamleiter.
#Bei Einigung: Versand durch HR via Docusign.

==Zu oder nach dem Einstellungsgespräch:==

#Ansprechpartner: HR
#Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (von GF oder HR auszufüllen) sind:

siehe auch [[https://wiki.parasol-island.com/HR_Vertragsangelegenheiten#Vertragsangelegenheiten|Vertragsangelegenheiten]]

*''Eintrittsdatum''
*''Befristung''
*''Arbeitszeit/-tage''
*''Gehalt''
*''Urlaubstage''
*''Position''
*''Positions-Beschreibung''
*''Kündigungsfrist''
*''Definition Zusatzleistungen''

#Vertrag, Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandy via DocuSign an Bewerber.
#Parallel per eMail Willkommens eMail mit Infopräse zur bAV, Frage nach Jobticket o.a.
#Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.
#Signierte Dokumente werden in AS unter Dokumentation hochgeladen und parallel analog inkl sonstiger Infos (Krankenkasse, Direktversicherung, Studienbescheinigung) in Schöppys Fach abgelegt.
#Die fehlenden Daten aus dem Mitarbeiterbogen übernimmt HR in den Datensatz in der Agentursoftware.
#Karsten pflegt die Daten in DATEV.
#Erst dann wird die analoge Mitarbeiterakte im Ordner abgelegt!

Als Inspiration um ein wenig zu Parasol erzählen zu können, könnt ihr folgende Bewerber Keynote als Basis verwenden:

https://drive.google.com/open?id=1KWcXRXWdoVvIHzDWNsADWF_ZsM0R1rGr

==Sobald der Arbeitsvertrag signiert ist==

#Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen. ''Mindestens folgende Felder sind beim Anlegen der Basisdaten anzugeben:''
##'''Vorname''' / '''Name'''
##'''Login-Name''' im Muster ''vNachname''
##'''neues Login-Passwort setzen (und in ASANA Ticket dokumentieren!)'''
##'''Wochenarbeitszeit in h''' aus Vertrag. Gewöhnlich 40h
##'''Monatsgehalt (AN) brutto''' aus Vertrag
##'''Monatsgehalt (AG) brutto''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
##'''Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld)''' als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 12
##'''Eintrittsdatum''' aus Vertrag
##'''E-Mail''' im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
##'''Telefon''' im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
##'''Dokumentation/Veträge''' PDF Datei des Arbeitsvertrags, der Nutzungsrechte Vereinbarung und Datenschutzvereinbarung hinterlegen
##'''Profilfoto''' hochladen für Profilbild in MyParasol
##'''Welcome Lette'''r formulieren
##'''Mitarbeiter unter Sonderrechte eine Benutzergruppe zuweisen'''
##'''Mitarbeiter unter PARASOL OS''' Rechte zuweisen
##'''Mitarbeiter unter Kontakte/Parasol Island GmbH als Ansprechpartner anlegen'''
#Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: [mailto:newhombre@parasol-island.com?subject=Ein%20neuer%20Mitarbeiter%20fängt%20bei%20uns%20an!&body=%0D%0D%0D%0D%0DName%0D%0D%0D%0D%0DFunktion/Aufgabe%0D%0D%0D%0D%0DEintrittsdatum%0D%0D%0D%0D%0DGeplanter%20Arbeitsplatz%0D%0D%0D%0D%0DGeplante%20Arbeitsmittel%20(Computer,%20Software,%20Handy,%20etc.)%0D%0D%0D%0D%0DPrivate%20eMail%20Addresse%0D%0D%0D%0D%0DBemerkungen%0D%0D%0D%0D%0D eMail]
##ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration anlegen für Peter und Frontoffice bezüglich Name, Datum, Position, Standort, Zugangsdaten
##Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
##Pflege der Visitenkartenliste mit Name, Titel, zugewiesene Telefonnummer usw.
##eMail an Karsten und parallel Info in Gehaltsliste: Name, Start, Befristung, Funktion, Gehalt
##Info über MA Liste an Uwe mit Datum, Name, Eintrittstermin, Standort, Funktion
##Welcome Letter vorbereiten (Passwörter erstellt IT und speichert diese im LastPass Account des neuen MA und ergänzt diese in Welcome Letter)

=Onboarding=

{{:Onboarding}}

=Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Head/Teamlead==

*GF/Head/TL führt MA talks: nach 1 Monat, nach 4 Monaten (Probezeit Inselvisum) und dann jährlich!
*In diesen Talks werden Ziele vereinbart: '''Vorlage hier ->''' [[KickOff]]
*Das MA Gespräch wird IMMER vom Vorgesetzten in der AS dokumentiert!
*Sollten Vertragsänderungen im MA talk besprochen werden (Gehalt, Titel..) wird HR informiert. Ohne a) dokumentiertes Gespräch, b) ZV für den neuen Zeitraum und c) einstimmig bewilligter Promo ''werden keine Änderungen'' vorgenommen!
*Das "Probezeit Inselvisum" (Vorlage in DocuSign) wird von HR im 4.Monat an GF/GF/Heads versandt. Bei einstimmigem Go wird MA übernommen. Sollte es Veto gibt, initiiert HR Gespräch mit GF/GF/Heads zur Entscheidungsfindung. Anschließend ggf. Gespräch mit MA.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Human Resources Manager}}==

*Die ZV wird mit Hilfe von HR inhaltlich (SMART) und formal (Rechtschreibung und flüssige Formulierung!) optimiert und dann via DocuSign an den beide Parteien zur Signatur gesendet.
*HR versendet "Next Level Request" (Vorlage in DocuSign) an GF/GF/Head bei beantragten Vertragsänderungen.
*Wenn alle Beteiligten Promotion zustimmen, erstellt HR Nachtrag zu relevanten Änderungen und versendet diesen via DocuSign.
*{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} wird über den Inhalt der Vertragsänderung informiert und die Änderungen werden in pending "Gehaltsreport" Excelliste dokumentiert. Änderung in DATEV erfolgt durch ihn.
*Änderungen werden in Agentursoftware und Titeländerungen in Business Card Liste dokumentiert.
*Signierte Nachträge werden ebenfalls in der Mitarbeiterakte in AS unter Dokumentation abgelegt.

=Beendigung des Arbeitsverhältnisses=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner==

#Wenn wir uns von einem MA trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Procedere mit HR besprechen.

==Verantwortlich HR==

#Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
#Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.
#{{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}} informieren (Austritt, Resturlaub, Abfindung, etc.) und Eintrag in Gehaltsliste!
#{{:Mitarbeiter:IT-Supporter}} via '''ASANA Ticket [[Asana]]''' informieren.
#Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.
#Susanne informieren wegen Bahncard ggf.
#Info an Karsten/Susanne ggf., um Direktversicherung zu kündigen.
#Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
#Kommunikation im IMMM des Monats.

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==

#Abmeldung DATEV
#Formular Bescheinigung für Arbeitsagentur
#Archivierung der analogen Ordner

==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==

#Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
##Schlüssel
##Laptop
##Mobiltelefon
##Sonstiges
#Accounts sperren.
##Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
##Power Control Center Account deaktivieren.
##VPN
##Agentursoftware
#E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
#E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
#Telefonliste pflegen.
#Arbeitsplatz räumen.