Pleo - Virtuelle und physische Kreditkarte und Barauslagen Management

2019-10-18T10:25:47Z

10.110.2.52:

==Warum Pleo Kreditkarten==
Mit dem Pleo Kreditkartensystem ermöglichen wir Mitarbeitern eine sichere, einfache und transparente Möglichkeit für das Unternehmen und Projekte Ausgaben zu tätigen.

Mit den PLEO Kreditkarten möchten wir flexibel und einfach diese Ausgaben verwalten.

==Auslegung / Sinn | Was wollen wir damit erreichen?==
Unser Anspruch ist es, Ausgaben schnell und sofort mit Belegen (schneller Belegfluss sorgt für bessere Belegqualität) und den entsprechenden Projekten (eindeutige Projektzuweisung) zu versehen.

Wir möchten den Aufwand, eine Ausgabe für das Unternehmen zu tätigen und buchhaltungskonform zu dokumentieren maximal vereinfachen.

 

==Abhängigkeiten==
===Pleo Webservice / Pleo Smartphone App===
Deine Pleo Kreditkarte verwaltest du online über https://app.pleo.io, oder in der Pleo Smartphone App. 

===Parasol Island Google Mail Account===
Der Zugang zum Pleo Webservice oder zur Pleo Smartphone App erfolgt über den Parasol Island Google Mail Account
===Agentursoftware===
Ausgaben mit einer Pleo-Kreditkarte werden immer einem entsprechenden Projekt aus der Agentursoftware zugewiesen
===Bargeldautomat===
Mit einer Pleo Plastik-Kredikarte kann bei Geldautomaten Bargeld abgehoben werden (max. 400,- EUR)

==Vorgehen / Anwendung==
===Was sind Pleo Kreditkarten?===
Pleo ist ein virtuelles Prepaid-Kreditkartensystem. 
Jeder Nutzer besitzt zunächst eine sogenannte "virtuelle Kreditkarte", die für Einkäufe genutzt werden kann bei der man keine physische Kreditkarte benötigt (zB für reine Online-Einkäufe). 
Bei Bedarf kann zusätzlich eine physische Kreditkarte vergeben werden. Diese bekommst du von Jo. 

===Erste Anmeldung===
Nachdem Jo Dich als User in Pleo angelegt hat, bekommst Du von Pleo eine eMail, in der Du aufgefordert wirst, Dich in Pleo als User anzumelden. Verwende dafür am Besten Deinen Google-Mail-Account und ein Passwort. Diesen Login benötigst du auch später für die Pleo Smartphone App und trägst ihn daher am Besten in 1Password ein. 
Danach kannst du Dich mit deinem Parasol Google Account einloggen. 

<html> <iframe width="853" height="480" src="https://www.youtube.com/embed/Orzf2KryTRA?rel=0&showinfo=0" frameborder="0" allowfullscreen></iframe> </html>

===Aktivierung deiner Pleo-Kreditkarte===
Unter “My Cards / Virtual Card / Unlock” wirst Du aufgefordert eine für Deine Kreditkarte 4-Stellige persönliche Passcode (PIN-Nummer) zu setzen. Mit dieser “Entsperrst“ Du Deine Kreditkarte und bekommst Zugriff auf Nummer, Ablaufdatum und CVV Code. 
Jede Karte ist mit einem Limit gesetzt, sollte dieses für Deinen Einsatzzweck nicht ausreichen, wende Dich zur Anpassung Deines Limits bitte einfach an Jo.

===Deine Ausgaben===
Jede einzelne Ausgabe wird im Pleo-System automatisch erfasst. 
Das Einzige, was jetzt von Dir gemacht werden muss, ist:
* Beleg hinzufügen
* Projekt auswählen und der Ausgabe zuweisen

==Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten==

===Ausgaben und Belegerfassung===
''Ich habe mit meiner Pleo Kreditkarte ein Ausgabe getätigt und möchte diese nun richtig erfassen.''
 
* Deine Ausgaben werden dir unter “Expenses” angezeigt. Mit Klick auf die Ausgabe siehst Du die Details, kannst den elektronischen Beleg (PDF, jpeg, png) der Ausgabe hinzufügen und unter “Projekt” die Kostenstelle auswählen.
* Beides erfasse bitte bis spätestens zwei Wochen nach Deiner Auslage, Kostenstelle und der Beleg sind die Grundlage für die Abrechnung!

''Ich habe mit meiner Pleo Kreditkarte ein Ausgabe getätigt, welche mehreren Projekten zugewiesen werden soll.''
 
* Gehören zu einer Zahlung mehrere Projekte oder Kostenstellen, wähle unter Projekte bitte "_mehrere Projekte Kostenstellen" an und füge die Projekte mit einer entsprechenden Betragsverteilung als Notiz/Note hinzu. 

[[File: projectauswahl1.png|300px]] 
[[File:projektauswahl2.png|300px]] 

===Besonderheiten===

''Ich habe meinen Kunden zum Essen eingeladen und mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt. Wie erfasse ich dies in Pleo? Muss ich wie bei Barauslagen unser Bewirtungsbeleg-Formular ausfüllen?''

* Achte bitte darauf, dass du vom Gastronom einen ordentlichen Bewirtungsbeleg bekommst.
* Ein ordentlicher Bewirtungsbeleg beinhaltet:
# Vollständiger Name und Anschrift des Gastwirtes (z.B. Seifen Horst, Neusser Str. 125, 40219 Düsseldorf)
# Steuer- oder Umsatzsteuernummer des Gastwirtes
# Fortlaufende Rechnungsnummer
# Bei einer Bewirtung über 250,-- EUR Brutto: Vollständiger Name des Rechnungsempfängers (Parasol Island GmbH, Neusser Str. 125, 40219 Düsseldorf) In diesem Fall ggf. eine gesonderte Rechnung ausstellen lassen. (Diese Angabe kann nicht handschriftlich ergänzt werden.)
# Rechnungsdatum
# Genaue Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke (der Vermerk „Speisen und Getränke“ ist also unzulässig).
# Preise der einzelnen Gerichte und Getränke (der Gesamtbetrag aller Speisen als Pauschale allein ist nicht ausreichend).
# Bezifferung des Nettobetrags, des angewendeten Steuersatzes und des Umsatzsteuersatzes.
# TRINKGELDER bitte handschriftlich auf dem Beleg ergänzen!
# Originalbeleg unterschreiben
Anlass:Meeting und Kundenbewirtung reicht als Anlass nicht aus (zu allgemein) Projektabnahme KST..... oder Neukundenquise...Name des potentiellen Kunden ggf. KST hingegen sind ausreichend

#Im Falle von Bewirtungsbelegen, etc. bitte zusätzlich auch das Google Drive Vorlage ausfüllen und in Pleo mit hochladen
#'''WICHTIG!''' Im Falle von Bewirtungsbelegen, bitte diese '''zusätzlich auch als Original in der Buchhaltung einreichen'''

===Ihr habt über eine Plastik-Kreditkarte Bargeld am Geldautomaten gezogen?===

#Mit einer Pleo Plastik-Kreditkarte kann in einem Vorgang bis zu 400,-€ bar abgehoben werden.
#Bitte hier in Pleo den Beleg vom Bar-Automaten abfotografieren und als Beleg in Pleo hochladen
#Die Bar-Ausgaben dann bitte "normal" wie eine Barauslage abrechnen - In diesem Fall wird der Betrag der Bar-Abhebung wie ein Vorschuss behandelt

===Pleo Smartphone-App===
Ihr seid unterwegs und nutzt Eure Pleo Kreditkarte? Dann ist die Pleo-Smartphone App wirklich zu empfehlen! 

Sie unterstützt Euch unter anderem bei der Belegerfassung von Ausgaben, die Ihr zB mit einer physischen Pleo “Plastikkarte” tätigt. Pleo App starten, Ausgabe anwählen, Projekt hinzufügen, Notitzen hinzufügen, Beleg abfotografieren - fertig! 

'''Achtung, für die Anmeldung in der Pleo-Amartphone-App bitte Euren bei der Registrierung angelegte Login (Benutzername&Passwort verwenden! (hier funktioniert leider der Google-Login nicht)''' 

'''Wollt ihr trotzdem Euren Google Login benutzen?''' 

Um den Google Login in iOS Apps auf eurem iPhone oder iPad nutzen zu können benötigt ihr zuvor die Google Device Policy App. So bald diese installiert und synchronisiert ist klappt es auch mit dem Login in der App.

===In der Einführungsphase===
In der Einführungsphase der Pleo Kreditkarten bitte unbedingt nach wie vor noch alle Belege in Papierform beibringen!

Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"

2019-02-01T08:34:28Z

10.110.2.52: Braintrust ANM added

Das Projektcontrolling mittels "Braintrust" ist für die Teams INT und ANM eingeführt worden. Die Umsetzung und Nutzung in den einzelnen Teams kann jedoch abweichen, da die Projekte und Anforderungen sich unterscheiden. Auf dieser Seite findet ihr den Artikel, der ursprünglich für INT Projekte geschrieben wurde, die Präsentation zur Einführung für ANM findet ihr hier: https://drive.google.com/file/d/1kzdGC7eNnOfYEaaxeg3K6yy9s7TQ0oMV/view?usp=sharing

===Grundsätzlich:===

Die bestehenden Controlling Checklisten behalten nach wie vor Ihre Gültigkeit!:

https://wiki.parasol-island.com/Controlling_Checkliste_PM_und_KAD

'''zusätzlich:'''
bei Projekten von über 50.000,-€ Budget:
===Projekt Braintrust Meetings===
'''Hintergrund:''' 
Projekte schließen besonders dann häufig mit einem schlechten, bisweilen sogar negativen Ertrag ab, wenn sie ein oder mehrere Kriterien erfüllen:
* lange Laufzeit
* hohes Budget
* hohe Komplexität
* großes Team
* mangelnde Kommunikation 

'''Die Lösung: Braintrust-Meetings!''' 

Die Lösung für diese Herausforderung liegt direkt im Team und einer noch bessere Kommunikation zum Projektverlauf. Wir haben ein Tool entwickelt, dass wir euch an die Hand geben wollen, um genau dafür einen bessere Rahmen zu schaffen.

'''Ablauf:''' 
* Ablauf: Regelmässig stattfindendes, projektbezogenes Meeting
* Teilnehmer: alle involvierten Teamleads, der Producer, ggf. Accounter, und Joachim Kammer
* Thema: Abgleich des Projektstatus und insb. SOLL / IST Zustand in Bezug auf Teams & Gewerke
* Termine: Sind mit der im Projekt-Timing relevanten Phasen, Milestones im Vorfeld anzulegen. Zum Beispiel auch als KickOff für die nächste Projektphase
* Dokumentation: Braintrust-Meeting sind zu dokumentieren und zB im Google-Drive-Folder des Projektes abzulegen

'''Wann Braintrust?''' 

# ✓ immer bei einem Projektumsatz über 50.000 Euro
# ✓ immer dann, wenn einer der Teamleads, Accounter, PM danach verlangt

===Vorlagen===
Eine Keynote-Vorlage, sowie eine Vorlage für die Aufwandsabschätzungen findet ihr hier: 
https://drive.google.com/drive/folders/1bpw_0DZtoCvf04v1BTCNaZkhokXJSb_X?usp=sharing 
Außerdem sind die Tabellenvorlagen in Google Drive als echte Vorlagen hinterlegt!

===Zyklus===
Regelmässige Controlling "Braintrust-Meetings" während der Projektlaufzeit, 15 bis max 30 Minuten.
im Projektplan direkt zu verankern
zum Beispiel: 
 

'''Departure:''' 
* Braintrust Meeting KickOff
'''Flight Control:''' 
* Braintrust Meeting before Concept
* Braintrust Meeting before Design
* Braintrust Meeting before Development
* Braintrust Meeting Prototype / Testflight
'''Landing / Touchdown:''' 
* Braintrust Meeting after Live

===Personenkreis===
KAD, Projektverantwortlicher, Operations (Jo Kammer)
Teammitglieder der Fachbereiche

===Agenda===
'''Projektverantwortliche bereitet vor...'''
# offene Todo's
# Stunden SOLL/IST (%)
# Ges. Projekt Fortschritt in %
# Einschätzung Ertragsprognose
# Einschätzung Timing
# Gefahren

'''Projekt KickOff / “Braintrust”'''

Zum Projekt KickOff Termin “Braintrust” werden alle stellvertretenden Fachbereiche (zB. KAD, PM | Konzept | Design | Development) eingeladen.
Der Projektverantwortliche erörtert den erwarteten Projektscope und die dafür zur Verfügung stehende Arbeitszeit.
Jetzt gilt es die zur Verfügung stehende Zeit “zu verteilen” und durch die Fachbereiche eine verbindliche zuversichtliche Aufwands-Aussage zu erhalten:

KAD, PM |
Konzept |
Design |
Development 
XY Tage |
XY Tage |
XY Tage |
XY Tage

Dabei können folgende Fragestellungen hilfreich sein: 
a) Welche Ergebnisse werden in den Fachbereichen erwartet? 
b) Was braucht es (Aufwand), um die Ergebnisse zu erreichen? 
c) Was gibt die Zuversicht, diese Erwartung einhalten zu können? 
 

Für den Projektverlauf werden mindenstens '''3 weitere Braintrust-Termine''' definiert, um einen Review der bereits geleisteten Aufwände/Ergebnisse und im Team einen Reality Check der noch zu Verfügung stehenden Kontingente zu machen. Gegebenenfalls werden dabei die Aufwandsabschätzungen neu verteilt/korrigiert.

===Operations (Challenged mit...)===
# SOLL (Kalkulation) vs. IST (Erfasst) Stunden Fachbereich
# SOLL (Kalkulation) vs. IST (Erfasst) externe Kosten

===Dokumentation===
Meeting Minutes inkl. Handlungsempfehlung durch Projektverantwortlichen an Operations und KAD sowie in der Projektverwaltung (AGS) unter "Dokumente" hochladen

Parasol - User contributions [en]

Pleo - Virtuelle und physische Kreditkarte und Barauslagen Management

Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"