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Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen

2020-05-07T11:24:45Z

10.110.2.45: Grundregeln 3. Verlinkung zu Wiki

Um einen reibungslose Erstattung der für Parasol getätigten Barauslagen zu ermöglichen, müssen folgende Regeln eingehalten werden:
===Einführung===
hier findet ihr eine kleine Präsentation zur Einführung: 

[https://docs.google.com/presentation/d/1MqkmtLAC8spCWhgAaQicIDnvGfJIfqxpz_lhr5ApO-A/edit?usp=sharing Google Präsentation Belegfluss] 

===Grundregeln===

#Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
#Belege bitte immer als PDF einreichen. Papierbelege also entweder via Scan-to-Mail oder einer entsprechenden Smartphone-App im PDF-Format digitalisieren.
#Belege die nach dem folgenden Raster nicht beigebracht oder fehlerhaft sind [[Pleo Belegfristen|WIKI]] werden vom Gehalt abgezogen.
#Beträge über fehlende Belege, die länger als 4 Wochen nicht eingereicht wurden, werden vom Gehalt einbehalten.
#Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen erfüllen.
#Belege über 250,-- Euro müssen mit dem vollständigen Rechnungsempfänger gekennzeichnet sein. Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet.

===Belegfluss===
Mit der Einführung der Pleo-Firmenkreditkarten und des Dokumenten-Management-Systems hat sich die Auslagenabrechnung enorm vereinfacht! 
Es gibt 2 Varianten für das Unternehmen Ausgaben zu tätigen: 

#Du hast eine Pleo-Firmenkreditkarte
#Du tätigst Ausgaben mit deinem Geld und bekommst deine Auslage zurückerstattet

===Belege einreichen wenn mit der PLEO Kreditkarte bezahlt wurde===
'''Grundsatz:'''
Ausgaben mit der Pleo Kreditkarte werden denkbar einfach administriert. 

#Geld mit Kreditkarte ausgeben
#Projektzuweisung in Pleo vornehmen
#Einzelnen Beleg als PDF in Pleo hinzufügen; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
#fertig

'''bitte dabei folgende Grafik beachten:''' 
[[File:Belegfluss Pleo @ Parasol Island.png|1400px]] 

===Belege einreichen wenn du privat in Vorleistung gegangen bist===
'''Grundsatz:''' 

Ausgaben bei denen du mit deinem Geld in Vorleistung gegangen bist werden wie folgt administriert: 

#Geld ausgeben
#Beleg ggf. um fehlende Informationen erweitern
#Beleg als PDF digitalisieren; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
#Einzelnen Beleg an mailto:accounting@parasol-island.com Betreff = Projektnummer senden
#Dir wird das Geld in diesem Fall auf Dein Konto zurück-überwiesen
#fertig

'''bitte dabei folgende Grafik beachten:''' 
[[File:Belegfl_Vorauslage_190320.png|1200px]]

===Parasol/OS Assist - Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten===
'''[https://parasol.zendesk.com/hc/de/articles/360010086980-Pleo-Kreditkarten-Abrechnungen-Belege Hier findet ihr weitere Informationen, Fragen und Antworten!]'''
 

Und hier ein Video wie man zB im iPhone mit "Notizen" ein PDF fotografiert:

<html> <iframe width="853" height="480" src="https://www.youtube.com/embed/RxYbrC2P40w?rel=0&showinfo=0" frameborder="0" allowfullscreen></iframe> </html>

==='''Do's And Don'ts'''===
'''Wie ihr es nicht machen sollt:''' 

#Nie Belege vom Monitor scannen
#Es geht hier nicht um Umbegungsfotografie! Bitte nur den Beleg und nicht die halbe Strasse mit-fotografieren
#Bitte nicht nur die erste Seite eines mehrseitigen Belegs einreichen; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen

 
'''Wie ihr es machen sollt:''' 

#Nutze eine Smartphone App (zB "Notizen" beim iPhone), die direkt ein lesbares PDF erzeugt und den Beleg automatisch beschneidet
#Hier werden auch mehrseitige PDFs erzeugt, wenn du zB Vor- und Rückseite fotografieren willst; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
#Belege lesbar und knitterfrei scannen

===Unser Google Drive Belegvorlagen-Formulare===
Für Taxi-, Tank- und Bewirtungsbelege etc. haben wir spezielle Einzelbelege vorangefertigt. 
'''Diese müssen nicht mehr genutzt werden.''' 
Es kann allerdings Sonderfälle geben, bei denen diese Vorlagen nach wie vor benutzt werden können.
In diesem Fall bitte beachten, daß die Formulare inklusive Belege als PDF gespeichert und verwendet werden.

===Kundengeschenke===
Müssen mit dem Namen des Kundengeschenk-Empfängers gekennzeichnet. Pro Jahr und Mitarbeiter dürfen maximal 35.- Euro abgerechnet werden.

===Mitarbeitergeschenke===
Müssen mit dem Namen des Beschenkten gekennzeichnet sein. Abgerechnet werden dürfen pro Person / pro Monat maximal 44.- Euro für besondere Anlässe. Der Anlass muss benannt werden (z.B. Geburt Kind oder Jubiläum..)

'''UNARTEN - Belege, die nicht erstattet werden'''

#Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. der Kaffee-Piraten über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
#Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können nur mit Genehmigung der Geschäftsführung erstattet werden.

===Auszahlung von Vorschüssen===
'''Gibt es keine mehr!''' 
In diesem Fall lasst Euch von Jo eine Pleo-Firmenkreditkarte geben.

===Belege außerhalb der Anforderungen===
Kosten/Belege die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen vor Einreichung von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.

===Abrechnungsvorlagen===
siehe:
[[https://wiki.parasol-island.com/Vorlagen#Dokumentenvorlagen|Vorlagen -> Dokumentenvorlagen]] 

oder Schnellzugriff hier:
[https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/?ftv=1&folder=0AHoZcca7O4bGUk9PVA&tgif=d zu den Google Drive Vorlagen]

Pleo Belegfristen

2020-05-07T11:19:39Z

10.110.2.45: neu

Parasol Island GmbH gewährt Mitarbeitern im Namen der Firma Zahlungen direkt und sofort mit der ihnen zur Verfügung gestellten Kreditkarte vorzunehmen.

Das damit geschenkte Vertrauen sowie die daraus resultierenden Vorteile wie z.B. kein eigenes Geld ausgeben zu müssen und lange auf die Rückzahlung von Vorschüssen zu warten, setzt eine pünktliche Einreichung korrekter Belege aus.

Die Anforderungen für ordnungsgemäße Belege findest du hier [[Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen|WIKI]].

Als Orientierungshilfe zu den Belegfristen aller getätigten Zahlungen dient die folgende Zeitleiste.

[[File:Zeitleiste.PNG|1155x1155px]]

 

*Der Mitarbeiter hat maximal '''13 Tage''' Zeit nach einer getätigten Zahlung den korrekten Beleg in Pleo hochzuladen (Zeitleiste dunkelgrün) - während dieser Zeot bekommt der Mitarbeiter automatisch Montags vom System eine email, dass noch Belege nachreicht werden müssen

*spätestens an '''Tag 14''' erhält der Mitarbeiter über die Pleo review Funktion eine Erinnerung vom Bookkeeping Department, den Beleg hochzuladen.

Der Mitarbeiter bekommt die Gelegenheit, innerhalb weiterer 14 Tage, den korrekten Beleg zu seiner Pleo Ausgabe hochzuladen (Zeitleiste grün bis hellgrün).

*Sollte dies innerhalb des Zeitraums nicht passiert sein, erfolgt eine zweite und letztmalige Erinnerung über das Bookkeeping Department (ebenfalls über die review Funktion Pleo), den Beleg innerhalb der nächsten '''5 Tage''' hochzuladen (Zeitleiste gelb).
*Darüber hinaus folgen keine weiteren Erinnerungen, es wird danach wie folgt verfahren:

Nach spätestens '''6 Wochen''' werden Pleo-Abbuchungen, ohne ordnungsgemäße Belege, von dem laufenden Gehalt des Mitarbeiters einbehalten.

Pleo Belegfristen

2020-05-07T11:18:13Z

10.110.2.45: neu

Parasol Island GmbH gewährt Mitarbeitern im Namen der Firma Zahlungen direkt und sofort mit der ihnen zur Verfügung gestellten Kreditkarte vorzunehmen.

Das damit geschenkte Vertrauen sowie die daraus resultierenden Vorteile wie z.B. kein eigenes Geld ausgeben zu müssen und lange auf die Rückzahlung von Vorschüssen zu warten, setzt eine pünktliche Einreichung korrekter Belege aus.

Die Anforderungen für ordnungsgemäße Belege findest du hier [[Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen|WIKI]].

Als Orientierungshilfe zu den Belegfristen aller getätigten Zahlungen dient die folgende Zeitleiste.

[[File:Zeitleiste.PNG|1155x1155px]]

 

*Der Mitarbeiter hat maximal '''13 Tage''' Zeit nach einer getätigten Zahlung den korrekten Beleg in Pleo hochzuladen (Zeitleiste dunkelgrün) - während dieser Zeot bekommt der Mitarbeiter automatisch Montags vom System eine email, dass noch Belege nachreicht werden müssen

*spätestens an '''Tag 14''' erhält der Mitarbeiter über die Pleo review Funktion eine Erinnerung vom Bookkeeping Department, den Beleg hochzuladen.

Der Mitarbeiter bekommt die Gelegenheit, innerhalb weiterer 14 Tage, den korrekten Beleg zu seiner Pleo Ausgabe hochzuladen (Zeitleiste grün bis hellgrün).

*Sollte dies innerhalb des Zeitraums nicht passiert sein, erfolgt eine zweite und letztmalige Erinnerung über das Bookkeeping Department (ebenfalls über die review Funktion Pleo), den Beleg innerhalb der nächsten '''5 Tage''' hochzuladen (Zeitleiste gelb).

Nach spätestens '''6 Wochen''' werden Pleo-Abbuchungen, ohne ordnungsgemäße Belege, von dem laufenden Gehalt des Mitarbeiters einbehalten.

Pleo - Virtuelle und physische Kreditkarte und Barauslagen Management

2019-10-22T13:36:49Z

10.110.2.45: /* Ausgaben und Belegerfassung */

==Warum Pleo Kreditkarten==
Mit dem Pleo Kreditkartensystem ermöglichen wir Mitarbeitern eine sichere, einfache und transparente Möglichkeit für das Unternehmen und Projekte Ausgaben zu tätigen.

Mit den PLEO Kreditkarten möchten wir flexibel und einfach diese Ausgaben verwalten.

==Was wollen wir damit erreichen?==
Unser Anspruch ist es, Ausgaben schnell und sofort mit Belegen (schneller Belegfluss sorgt für bessere Belegqualität) und den entsprechenden Projekten (eindeutige Projektzuweisung) zu versehen. Wir möchten den Aufwand, eine Ausgabe für das Unternehmen zu tätigen und buchhaltungskonform zu dokumentieren maximal vereinfachen.

==Abhängigkeiten==
===Pleo Webservice / Pleo Smartphone App===
Deine Pleo Kreditkarte verwaltest du online über https://app.pleo.io, oder in der Pleo Smartphone App. 

===Parasol Island Google Mail Account===
Der Zugang zum Pleo Webservice oder zur Pleo Smartphone App erfolgt über den Parasol Island Google Mail Account
===Agentursoftware===
Ausgaben mit einer Pleo-Kreditkarte werden immer einem entsprechenden Projekt aus der Agentursoftware zugewiesen
===Bargeldautomat===
Mit einer Pleo Plastik-Kredikarte kann bei Geldautomaten Bargeld abgehoben werden (max. 400,- EUR)

==Vorgehen / Anwendung==
===Was sind Pleo Kreditkarten?===
Pleo ist ein virtuelles Prepaid-Kreditkartensystem. 
Jeder Nutzer besitzt zunächst eine sogenannte "virtuelle Kreditkarte", die für Einkäufe genutzt werden kann bei der man keine physische Kreditkarte benötigt (zB für reine Online-Einkäufe). 
Bei Bedarf kann zusätzlich eine physische Kreditkarte vergeben werden. Diese bekommst du von Jo. 

===Erste Anmeldung===
Nachdem Jo Dich als User in Pleo angelegt hat, bekommst Du von Pleo eine eMail, in der Du aufgefordert wirst, Dich in Pleo als User anzumelden. Verwende dafür am Besten Deinen Google-Mail-Account und ein Passwort. Diesen Login benötigst du auch später für die Pleo Smartphone App und trägst ihn daher am Besten in 1Password ein. 
Danach kannst du Dich mit deinem Parasol Google Account einloggen. 

<html> <iframe width="853" height="480" src="https://www.youtube.com/embed/Orzf2KryTRA?rel=0&showinfo=0" frameborder="0" allowfullscreen></iframe> </html>

===Aktivierung deiner Pleo-Kreditkarte===
Unter “My Cards / Virtual Card / Unlock” wirst Du aufgefordert eine für Deine Kreditkarte 4-Stellige persönliche Passcode (PIN-Nummer) zu setzen. Mit dieser “Entsperrst“ Du Deine Kreditkarte und bekommst Zugriff auf Nummer, Ablaufdatum und CVV Code. 
Jede Karte ist mit einem Limit gesetzt, sollte dieses für Deinen Einsatzzweck nicht ausreichen, wende Dich zur Anpassung Deines Limits bitte einfach an Jo.

===Deine Ausgaben===
Jede einzelne Ausgabe wird im Pleo-System automatisch erfasst. 
Das Einzige, was jetzt von Dir gemacht werden muss, ist:
* Beleg hinzufügen
* Projekt auswählen und der Ausgabe zuweisen

==Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten==

===Ausgaben und Belegerfassung===
''Ich habe mit meiner Pleo Kreditkarte ein Ausgabe getätigt und möchte diese nun richtig erfassen.''
 
* Deine Ausgaben werden dir unter “Expenses” angezeigt. Mit Klick auf die Ausgabe siehst Du die Details, kannst den elektronischen Beleg (PDF, jpeg, png) der Ausgabe hinzufügen und unter “Projekt” die Kostenstelle auswählen.
* Einen Beleg bekommst du entweder per eMail (PDF) oder du bekommst ihn ausgehändigt.
* Den ausgehändigten Beleg kannst du entweder einscannen oder mit der Pleo Smartphone App fotografieren und direkt dem Bezahlvorgang zuordnen.
* Erfasse dies bitte bis spätestens zwei Wochen nach Deiner Auslage, Kostenstelle und der Beleg sind die Grundlage für die Abrechnung!
* Wir empfehlen dir, den Originalbeleg sicherheitshalber 6 Wochen aufzuheben. Danach kannst du ihn entsorgen.

''Ich habe mit meiner Pleo Kreditkarte ein Ausgabe getätigt, welche mehreren Projekten zugewiesen werden soll.''
 
* Gehören zu einer Zahlung mehrere Projekte oder Kostenstellen, wähle unter Projekte bitte "_mehrere Projekte Kostenstellen" an und füge die Projekte mit einer entsprechenden Betragsverteilung als Notiz/Note hinzu. 

[[File: projectauswahl1.png|300px]] 
[[File:projektauswahl2.png|300px]] 

===Besonderheiten===
'''Bewirtungsbelege''' 

''Ich habe meinen Kunden zum Essen eingeladen und mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt. Wie erfasse ich dies in Pleo? Muss ich wie bei Barauslagen unser Bewirtungsbeleg-Formular ausfüllen?''

* Achte bitte darauf, dass du vom Gastronom immer einen ordentlichen Bewirtungsbeleg bekommst.Auf einem ordentlichen Bewirtungsbeleg sind bereits freie Felder zum Ausfüllen der notwendigen Angaben vorhanden.
'''* Ein ordentlicher Bewirtungsbeleg bis 250,- EUR inkl. Umsatzsteuer beinhaltet:'''
# Vollständiger Name und Anschrift des Gastwirtes (z.B. Seifen Horst, Neusser Str. 125, 40219 Düsseldorf)
# Rechnungsdatum
# Genaue Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke (der Vermerk „Speisen und Getränke“ ist unzulässig).
# Preise der einzelnen Gerichte und Getränke (der Gesamtbetrag aller Speisen als Pauschale allein ist nicht ausreichend, allerdings genügt der Bruttobetrag mit Angabe der gültigen Steuersätze).
# Bitte auf dem Bewirtungsbeleg handschriftlich alle Teilnehmer und den Anlass aufführen.
# Jetzt kannst du den Bewirtungsbeleg einscannen oder fotografieren und in Pleo zuweisen. (Angabe der Kostenstelle / des Projektes bitte nicht vergessen)
* Du musst keine weiteren Formulare ausfüllen!
* Wir empfehlen dir, den Originalbeleg sicherheitshalber 6 Wochen aufzuheben. Danach kannst du ihn entsorgen.

'''* Ein ordentlicher Bewirtungsbeleg ab 250,- EUR inkl. Umsatzsteuer beinhaltet:'''
# Vollständiger Name und Anschrift des Gastwirtes (z.B. Seifen Horst, Neusser Str. 125, 40219 Düsseldorf)
# Steuer- oder Umsatzsteuernummer des Gastwirtes
# Fortlaufende Rechnungsnummer
# Bei einer Bewirtung über 250,-- EUR Brutto: Vollständiger Name des Rechnungsempfängers (Parasol Island GmbH, Neusser Str. 125, 40219 Düsseldorf) In diesem Fall ggf. eine gesonderte Rechnung ausstellen lassen. (Diese Angabe kann nicht handschriftlich ergänzt werden.)
# Rechnungsdatum
# Genaue Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke (der Vermerk „Speisen und Getränke“ ist also unzulässig).
# Preise der einzelnen Gerichte und Getränke (der Gesamtbetrag aller Speisen als Pauschale allein ist nicht ausreichend).
# Bezifferung des Nettobetrags, des angewendeten Steuersatzes und des Umsatzsteuersatzes.
# TRINKGELDER bitte handschriftlich auf dem Beleg ergänzen!
# Als Gastgeber bitte den Originalbeleg unterschreiben
# Anlass: Meeting und Kundenbewirtung reicht als Anlass nicht aus (zu allgemein) Projektabnahme KST..... oder Neukundenquise...Name des potentiellen Kunden ggf. KST hingegen sind ausreichend
# Bitte auf dem Bewirtungsbeleg handschriftlich alle Teilnehmer aufführen.
# Jetzt kannst du den Bewirtungsbeleg einscannen oder fotografieren und in Pleo zuweisen. (Angabe der Kostenstelle / des Projektes bitte nicht vergessen)
* Du musst keine weiteren Formulare ausfüllen!
* Wir empfehlen dir, den Originalbeleg sicherheitshalber 6 Wochen aufzuheben. Danach kannst du ihn entsorgen.

''Ich habe meinen Kunden zum Essen eingeladen und mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt. Ich habe vom Gastronom nur eine Quittung, allerdings keine ordentlichen Bewirtungsbeleg bekommen. Was mache ich nun?'' 
* In diesem Fall verwendest du bitte unser Bewirtungsbeleg-Formular, füllst dieses entsprechend aus und klebst die Quittung auf das Formular.
* Jetzt scannst oder fotografierst du das Dokument und lädst es wie gewohnt bei Pleo hoch. (Angabe der Kostenstelle / des Projektes bitte nicht vergessen)
* Wir empfehlen dir, den Originalbeleg sicherheitshalber 6 Wochen aufzuheben. Danach kannst du ihn entsorgen.
'''Bargeldabhebung an einem Geldautomaten''' 

''Ich habe mit meiner Plastik-Kreditkarte Bargeld am Geldautomaten gezogen. Was muss ich nun tun?'' 
#Mit einer Pleo Plastik-Kreditkarte kann in einem Vorgang bis zu 400,-€ bar abgehoben werden.
#Bitte hier in Pleo den Beleg vom Bar-Automaten abfotografieren und als Beleg in Pleo hochladen
#Die Bar-Ausgaben dann bitte "normal" wie eine Barauslage abrechnen - In diesem Fall wird der Betrag der Bar-Abhebung wie ein Vorschuss behandelt

'''Taxifahren''' 
''Ich habe eine Taxifahrt mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt. Wie gehe ich nun vor?''
* Achte bitte darauf, dass der Taxifahrer dir eine ordentliche Quittung ausstellt. Die Quittung muss beinhalten:
# Betreiber des Taxiunternehmens
# Datum
# Abfahrtsort und Ziel der Fahrt (ggf. selber von Hand ausfüllen)
# Fahrgäste (ggf. selber von Hand ausfüllen)
# Bruttobetrag
# Mehrwertsteuersatz (in der Regel 7%)
# Unterschrift vom Fahrer
* Jetzt scannst oder fotografierst du das Dokument und lädst es wie gewohnt bei Pleo hoch. (Angabe der Kostenstelle / des Projektes bitte nicht vergessen)
* Wir empfehlen dir, den Originalbeleg sicherheitshalber 6 Wochen aufzuheben. Danach kannst du ihn entsorgen.

'''Tanken''' 
''Ich habe eines unserer Parasol Firmenfahrzeuge betankt und mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt.''
* Die Tankquittung bitte vor dem scannen oder abfotografieren mit dem KFZ-Kennzeichen versehen. Eine Notiz in Pleo reicht in diesem Fall nicht aus.
* Beleg dann in Pleo hochladen (Angabe der Kostenstelle / des Projektes bitte nicht vergessen)

''Ich habe ein Mietfahrzeug betankt und mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt.''
* Die Tankquittung bitte vor dem scannen oder abfotografieren mit dem KFZ-Kennzeichen versehen. Eine Notiz in Pleo reicht in diesem Fall nicht aus.
* Beleg dann in Pleo hochladen (Angabe der Kostenstelle / des Projektes bitte nicht vergessen)

''Ich habe mein privates Fahrzeug für einen geschäftlichen Anlass genutzt und betankt und mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt.''
* Die Nutzung des privaten Fahrzeugs für geschäftliche Anlässe kann nur über die Kilometergeldabrechnung erfolgen.
* Daher vermeide bitte in Zukunft in diesem Fall eine Zahlung per Pleo-Kreditkarte
* Solltest du dennoch versehentlich die Pleo-Kreditkarte hierfür genutzt haben, so wird der Betrag als Vorschuss behandelt und muss zurückbezahlt werden. In diesem Fall bitte die Buchhaltung per eMail informieren und die eMail als PDF in der Pleo-Ausgabe hinzufügen.