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Kendox DMS (Dokumenten Management System)

2019-11-05T12:07:06Z

10.110.2.165: Created page with "== Warum Kendox? == Mit dem Kendox DMS nutzen wir ein zukunftsorientiertes, sicheres und vor allem zertifiziertes System für die verpflichtende dauerhafte Speicherung und Arc..."

== Warum Kendox? ==
Mit dem Kendox DMS nutzen wir ein zukunftsorientiertes, sicheres und vor allem zertifiziertes System für die verpflichtende dauerhafte Speicherung und Archivierung unserer Geschäftsvorgänge in der Finanzbuchhaltung.
== Was wollen wir damit erreichen? ==
Wir machen damit einen großen Sprung in Richtung papierloses Office. Als Unternehmen sind wir verpflichtet unsere Geschäftsvorgänge mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Mit dem Kendox DMS geschieht dies in einem zertifiziertem System papierlos in der Cloud. 
Unser Anspruch ist es, jegliche Belege der Finanzbuchhaltung nicht mehr ausdrucken zu müssen sondern direkt und ausschließlich digital zu verarbeiten und zu archivieren.
== Abhängigkeiten ==
=== Das Kendox DMS - System ===
Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen werden dort digital verwaltet, indexiert und archiviert.
=== Eingangsrechnungen und andere Belege als PDF ===
Mit der Einführung des Kendox DMS müssen uns alle Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter ihre Leistungen in digitaler Form (als PDF) in Rechnung stellen.
=== Information an Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter ===
Neue Partner müssen bei einer Beauftragung darüber informiert werden, daß wir nur noch Rechnungen in digitaler Form akzeptieren. Hier findet ihr dazu das Info-Anschreiben, welches Ihr gerne an euren Auftragnehmer bei der Beauftragung weiterleitet.
=== Agentursoftware ===
== Nutzung ==

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:58:29Z

10.110.2.165: /* Genereller Ablauf */

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt: 
== Genereller Ablauf ==
'''Bedarf'''
# Bedarf ermitteln
# Erwartungshaltung sammeln
'''Planungsphase'''
 siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
# MVP (Minimum Viable Product) definieren und gemeinsam verabschieden
'''Einführungsphase'''
# Betatestphase (max 2 Monate)
# GF&HoD Gremium definieren
'''Optimierungsphase'''
# Feedback aus Gremium einholen
# eindeutige [[Write proper tickets|Fehlerbeschreibungen]] (Ticketsystem Asana)
# Backlog priorisieren und abarbeiten
'''Launchphase'''
# Betrieb starten
# Feedback einholen und priorisieren
# eindeutige [[Write proper tickets|Change-Beschreibungen]] (Ticketsystem Asana)
# Changelog priorisieren und Releaseplanung definieren
'''Changelog-Phase'''
# Changelog in sogenannten Releases abarbeiten

== Dokumentation ==
'''Wiki-Artikel Gliederung:'''
* Themenfeld / Zielsetzung
* Auslegung / Sinn (bei welchem Fragenkomplex streben wir welche Lösung in welche Richtung an)
* Abhängigkeiten
* kompackte Nutzungsbeschreibung
* Q&A --> Verweis zum Helbdesk OS / Assist
'''Q&A in OS / Assist (Fragen und Antworten)'''
* Eintrag typischer Fragestellungen und Lösungsansätze in unser Helpdesk. (Ein Mitarbeiter schreibt an help@parasol-island.com und bekommt je nach Inhalte seiner e-Mail dazu bereits passende Antworten aus den Q&As zugestellt: Hilfe zur Selbsthilfe)

== Kommunikation ==
je nach Themenfeld kurze Einführung / UpDate-Info in
* monatliche Meetings (IMMM) mit kompletter Belegschaft
* regelmässige Meetings (JourFixes) in den Fachbereichen
* wöchentliche Montags-Meetings departmentbezogen
* wöchentliche Ressourcen-Meetings departmentübergreifend

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:57:33Z

10.110.2.165: /* Genereller Ablauf */

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt: 
== Genereller Ablauf ==
'''Bedarf'''
# Bedarf ermitteln
# Erwartungshaltung sammeln
'''Planungsphase'''
 siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
# MVP (Minimum Viable Product) definieren und gemeinsam verabschieden
'''Einführungsphase'''
# Betatestphase (max 2 Monate)
# GF&HoD Gremium definieren
'''Optimierungsphase'''
# Feedback aus Gremium einholen
# eindeutige [[Write proper tickets|Fehlerbeschreibungen]] (Ticketsystem Asana)
# Backlog priorisieren und abarbeiten
'''Launchphase'''
# Betrieb starten
# Feedback einholen und priorisieren
# eindeutige [[Write proper tickets|Change-Beschreibungen]] (Ticketsystem Asana)
# Changelog priorisieren und abarbeiten
'''Changelog-Phase'''
# Changelog in sogenannten Releases abarbeiten

== Dokumentation ==
'''Wiki-Artikel Gliederung:'''
* Themenfeld / Zielsetzung
* Auslegung / Sinn (bei welchem Fragenkomplex streben wir welche Lösung in welche Richtung an)
* Abhängigkeiten
* kompackte Nutzungsbeschreibung
* Q&A --> Verweis zum Helbdesk OS / Assist
'''Q&A in OS / Assist (Fragen und Antworten)'''
* Eintrag typischer Fragestellungen und Lösungsansätze in unser Helpdesk. (Ein Mitarbeiter schreibt an help@parasol-island.com und bekommt je nach Inhalte seiner e-Mail dazu bereits passende Antworten aus den Q&As zugestellt: Hilfe zur Selbsthilfe)

== Kommunikation ==
je nach Themenfeld kurze Einführung / UpDate-Info in
* monatliche Meetings (IMMM) mit kompletter Belegschaft
* regelmässige Meetings (JourFixes) in den Fachbereichen
* wöchentliche Montags-Meetings departmentbezogen
* wöchentliche Ressourcen-Meetings departmentübergreifend

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:56:41Z

10.110.2.165: /* Genereller Ablauf */

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt: 
== Genereller Ablauf ==
'''Bedarf'''
# Bedarf ermitteln
# Erwartungshaltung sammeln
'''Planungsphase'''
 siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
# MVP (Minimum Viable Product) definieren und gemeinsam verabschieden
'''Einführungsphase'''
# Betatestphase (max 2 Monate)
# GF&HoD Gremium definieren
'''Optimierungsphase'''
# Feedback aus Gremium einholen
# eindeutige [[Write proper tickets|Fehlerbeschreibungen]] (Ticketsystem Asana)
# Backlog priorisieren und abarbeiten
'''Launchphase'''
# Betrieb starten
# Feedback einholen und priorisieren
# eindeutige [[Write proper tickets|Fehlerbeschreibungen]] (Ticketsystem Asana)
# Changelog priorisieren und abarbeiten
'''Changelog-Phase'''
# Changelog in sogenannten Releases abarbeiten

== Dokumentation ==
'''Wiki-Artikel Gliederung:'''
* Themenfeld / Zielsetzung
* Auslegung / Sinn (bei welchem Fragenkomplex streben wir welche Lösung in welche Richtung an)
* Abhängigkeiten
* kompackte Nutzungsbeschreibung
* Q&A --> Verweis zum Helbdesk OS / Assist
'''Q&A in OS / Assist (Fragen und Antworten)'''
* Eintrag typischer Fragestellungen und Lösungsansätze in unser Helpdesk. (Ein Mitarbeiter schreibt an help@parasol-island.com und bekommt je nach Inhalte seiner e-Mail dazu bereits passende Antworten aus den Q&As zugestellt: Hilfe zur Selbsthilfe)

== Kommunikation ==
je nach Themenfeld kurze Einführung / UpDate-Info in
* monatliche Meetings (IMMM) mit kompletter Belegschaft
* regelmässige Meetings (JourFixes) in den Fachbereichen
* wöchentliche Montags-Meetings departmentbezogen
* wöchentliche Ressourcen-Meetings departmentübergreifend

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:56:21Z

10.110.2.165: /* Genereller Ablauf */

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt: 
== Genereller Ablauf ==
'''Bedarf'''
# Bedarf ermitteln
# Erwartungshaltung sammeln
'''Planungsphase'''
 siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
# MVP (Minimum Viable Product) definieren und verabschieden
'''Einführungsphase'''
# Betatestphase (max 2 Monate)
# GF&HoD Gremium definieren
'''Optimierungsphase'''
# Feedback aus Gremium einholen
# eindeutige [[Write proper tickets|Fehlerbeschreibungen]] (Ticketsystem Asana)
# Backlog priorisieren und abarbeiten
'''Launchphase'''
# Betrieb starten
# Feedback einholen und priorisieren
# eindeutige [[Write proper tickets|Fehlerbeschreibungen]] (Ticketsystem Asana)
# Changelog priorisieren und abarbeiten
'''Changelog-Phase'''
# Changelog in sogenannten Releases abarbeiten

== Dokumentation ==
'''Wiki-Artikel Gliederung:'''
* Themenfeld / Zielsetzung
* Auslegung / Sinn (bei welchem Fragenkomplex streben wir welche Lösung in welche Richtung an)
* Abhängigkeiten
* kompackte Nutzungsbeschreibung
* Q&A --> Verweis zum Helbdesk OS / Assist
'''Q&A in OS / Assist (Fragen und Antworten)'''
* Eintrag typischer Fragestellungen und Lösungsansätze in unser Helpdesk. (Ein Mitarbeiter schreibt an help@parasol-island.com und bekommt je nach Inhalte seiner e-Mail dazu bereits passende Antworten aus den Q&As zugestellt: Hilfe zur Selbsthilfe)

== Kommunikation ==
je nach Themenfeld kurze Einführung / UpDate-Info in
* monatliche Meetings (IMMM) mit kompletter Belegschaft
* regelmässige Meetings (JourFixes) in den Fachbereichen
* wöchentliche Montags-Meetings departmentbezogen
* wöchentliche Ressourcen-Meetings departmentübergreifend

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:53:22Z

10.110.2.165: /* Genereller Ablauf */

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt: 
== Genereller Ablauf ==
'''Bedarf'''
# Bedarf ermitteln
# Erwartungshaltung sammeln
'''Planungsphase'''
 siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
# MVP (Minimum Viable Product) definieren und verabschieden
'''Einführungsphase'''
# Betatestphase (max 2 Monate)
# GF&HoD Gremium definieren
'''Optimierungsphase'''
# Feedback aus Gremium einholen
# Backlog priorisieren und abarbeiten
'''Launchphase'''
# Betrieb starten
# Feedback einholen und priorisieren
'''Changelog-Phase'''
# Changelog in sogenannten Releases abarbeiten

== Dokumentation ==
'''Wiki-Artikel Gliederung:'''
* Themenfeld / Zielsetzung
* Auslegung / Sinn (bei welchem Fragenkomplex streben wir welche Lösung in welche Richtung an)
* Abhängigkeiten
* kompackte Nutzungsbeschreibung
* Q&A --> Verweis zum Helbdesk OS / Assist
'''Q&A in OS / Assist (Fragen und Antworten)'''
* Eintrag typischer Fragestellungen und Lösungsansätze in unser Helpdesk. (Ein Mitarbeiter schreibt an help@parasol-island.com und bekommt je nach Inhalte seiner e-Mail dazu bereits passende Antworten aus den Q&As zugestellt: Hilfe zur Selbsthilfe)

== Kommunikation ==
je nach Themenfeld kurze Einführung / UpDate-Info in
* monatliche Meetings (IMMM) mit kompletter Belegschaft
* regelmässige Meetings (JourFixes) in den Fachbereichen
* wöchentliche Montags-Meetings departmentbezogen
* wöchentliche Ressourcen-Meetings departmentübergreifend

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:52:31Z

10.110.2.165: /* Kommunikation */

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt: 
== Genereller Ablauf ==
'''Bedarf'''
# Bedarf ermitteln
# Erwartungshaltung sammeln
'''Planungsphase'''
siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
# MVP (Minimum Viable Product) definieren und verabschieden
'''Einführungsphase'''
# Betatestphase (max 2 Monate)
# GF&HoD Gremium definieren
'''Optimierungsphase'''
# Feedback aus Gremium einholen
# Backlog priorisieren und abarbeiten
'''Launchphase'''
# Betrieb starten
# Feedback einholen und priorisieren
'''Changelog-Phase'''
# Changelog in sogenannten Releases abarbeiten
== Dokumentation ==
'''Wiki-Artikel Gliederung:'''
* Themenfeld / Zielsetzung
* Auslegung / Sinn (bei welchem Fragenkomplex streben wir welche Lösung in welche Richtung an)
* Abhängigkeiten
* kompackte Nutzungsbeschreibung
* Q&A --> Verweis zum Helbdesk OS / Assist
'''Q&A in OS / Assist (Fragen und Antworten)'''
* Eintrag typischer Fragestellungen und Lösungsansätze in unser Helpdesk. (Ein Mitarbeiter schreibt an help@parasol-island.com und bekommt je nach Inhalte seiner e-Mail dazu bereits passende Antworten aus den Q&As zugestellt: Hilfe zur Selbsthilfe)

== Kommunikation ==
je nach Themenfeld kurze Einführung / UpDate-Info in
* monatliche Meetings (IMMM) mit kompletter Belegschaft
* regelmässige Meetings (JourFixes) in den Fachbereichen
* wöchentliche Montags-Meetings departmentbezogen
* wöchentliche Ressourcen-Meetings departmentübergreifend

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:51:44Z

10.110.2.165: /* Dokumentation */

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt: 
== Genereller Ablauf ==
'''Bedarf'''
# Bedarf ermitteln
# Erwartungshaltung sammeln
'''Planungsphase'''
siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
# MVP (Minimum Viable Product) definieren und verabschieden
'''Einführungsphase'''
# Betatestphase (max 2 Monate)
# GF&HoD Gremium definieren
'''Optimierungsphase'''
# Feedback aus Gremium einholen
# Backlog priorisieren und abarbeiten
'''Launchphase'''
# Betrieb starten
# Feedback einholen und priorisieren
'''Changelog-Phase'''
# Changelog in sogenannten Releases abarbeiten
== Dokumentation ==
'''Wiki-Artikel Gliederung:'''
* Themenfeld / Zielsetzung
* Auslegung / Sinn (bei welchem Fragenkomplex streben wir welche Lösung in welche Richtung an)
* Abhängigkeiten
* kompackte Nutzungsbeschreibung
* Q&A --> Verweis zum Helbdesk OS / Assist
'''Q&A in OS / Assist (Fragen und Antworten)'''
* Eintrag typischer Fragestellungen und Lösungsansätze in unser Helpdesk. (Ein Mitarbeiter schreibt an help@parasol-island.com und bekommt je nach Inhalte seiner e-Mail dazu bereits passende Antworten aus den Q&As zugestellt: Hilfe zur Selbsthilfe)

== Kommunikation ==
je nach Themenfeld kurze Einführung in
* monatliche Meetings (IMMM) mit kompletter Belegschaft
* regelmässige Meetings (JourFixes) in den Fachbereichen
* wöchentliche Montags-Meetings departmentbezogen
* wöchentliche Ressourcen-Meetings departmentübergreifend

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:51:05Z

10.110.2.165: /* Kommunikation */

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt: 
== Genereller Ablauf ==
'''Bedarf'''
# Bedarf ermitteln
# Erwartungshaltung sammeln
'''Planungsphase'''
siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
# MVP (Minimum Viable Product) definieren und verabschieden
'''Einführungsphase'''
# Betatestphase (max 2 Monate)
# GF&HoD Gremium definieren
'''Optimierungsphase'''
# Feedback aus Gremium einholen
# Backlog priorisieren und abarbeiten
'''Launchphase'''
# Betrieb starten
# Feedback einholen und priorisieren
'''Changelog-Phase'''
# Changelog in sogenannten Releases abarbeiten
== Dokumentation ==
'''Wiki-Artikel Gliederung:'''
* Themenfeld / Zielsetzung
* Auslegung / Sinn (bei welchem Fragenkomplex streben wir welche Lösung in welche Richtung an)
* Abhängigkeiten
* kompackte Nutzungsbeschreibung
* Q&A --> Verweis zum Helbdesk OS / Assist
'''Q&A in OS / Assist (Fragen und Antworten)'''
* Eintrag typischer Fragestellungen und Lösungsansätze in unser Helpdesk. Ein Mitarbeiter schreibt an help@parasol-island.com und bekommt je nach Inhalte seiner e-Mail dazu bereits passende Antworten aus den Q&As zugestellt (Hilfe zur Selbsthilfe)

== Kommunikation ==
je nach Themenfeld kurze Einführung in
* monatliche Meetings (IMMM) mit kompletter Belegschaft
* regelmässige Meetings (JourFixes) in den Fachbereichen
* wöchentliche Montags-Meetings departmentbezogen
* wöchentliche Ressourcen-Meetings departmentübergreifend

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:50:05Z

10.110.2.165: /* Dokumentation */

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt: 
== Genereller Ablauf ==
'''Bedarf'''
# Bedarf ermitteln
# Erwartungshaltung sammeln
'''Planungsphase'''
siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
# MVP (Minimum Viable Product) definieren und verabschieden
'''Einführungsphase'''
# Betatestphase (max 2 Monate)
# GF&HoD Gremium definieren
'''Optimierungsphase'''
# Feedback aus Gremium einholen
# Backlog priorisieren und abarbeiten
'''Launchphase'''
# Betrieb starten
# Feedback einholen und priorisieren
'''Changelog-Phase'''
# Changelog in sogenannten Releases abarbeiten
== Dokumentation ==
'''Wiki-Artikel Gliederung:'''
* Themenfeld / Zielsetzung
* Auslegung / Sinn (bei welchem Fragenkomplex streben wir welche Lösung in welche Richtung an)
* Abhängigkeiten
* kompackte Nutzungsbeschreibung
* Q&A --> Verweis zum Helbdesk OS / Assist
'''Q&A in OS / Assist (Fragen und Antworten)'''
* Eintrag typischer Fragestellungen und Lösungsansätze in unser Helpdesk. Ein Mitarbeiter schreibt an help@parasol-island.com und bekommt je nach Inhalte seiner e-Mail dazu bereits passende Antworten aus den Q&As zugestellt (Hilfe zur Selbsthilfe)

== Kommunikation ==
je nach Themenfeld kurze Einführung in
* monatliche Meetings mit kompletter Belegschaft
* monatliche Meetings in den Fachbereichen
* wöchentliche Meetings departmentbezogen
* wöchentliche Meetings departmentübergreifende Ressourcenmeetings

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:49:38Z

10.110.2.165:

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt: 
== Genereller Ablauf ==
'''Bedarf'''
# Bedarf ermitteln
# Erwartungshaltung sammeln
'''Planungsphase'''
siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
# MVP (Minimum Viable Product) definieren und verabschieden
'''Einführungsphase'''
# Betatestphase (max 2 Monate)
# GF&HoD Gremium definieren
'''Optimierungsphase'''
# Feedback aus Gremium einholen
# Backlog priorisieren und abarbeiten
'''Launchphase'''
# Betrieb starten
# Feedback einholen und priorisieren
'''Changelog-Phase'''
# Changelog in sogenannten Releases abarbeiten
== Dokumentation ==
# Wiki-Artikel Gliederung:
* Themenfeld / Zielsetzung
* Auslegung / Sinn (bei welchem Fragenkomplex streben wir welche Lösung in welche Richtung an)
* Abhängigkeiten
* kompackte Nutzungsbeschreibung
* Q&A --> Verweis zum Helbdesk OS / Assist
# Q&A in OS / Assist (Fragen und Antworten)
* Eintrag typischer Fragestellungen und Lösungsansätze in unser Helpdesk. Ein Mitarbeiter schreibt an help@parasol-island.com und bekommt je nach Inhalte seiner e-Mail dazu bereits passende Antworten aus den Q&As zugestellt (Hilfe zur Selbsthilfe)
== Kommunikation ==
je nach Themenfeld kurze Einführung in
* monatliche Meetings mit kompletter Belegschaft
* monatliche Meetings in den Fachbereichen
* wöchentliche Meetings departmentbezogen
* wöchentliche Meetings departmentübergreifende Ressourcenmeetings

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:44:03Z

10.110.2.165:

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:43:27Z

10.110.2.165:

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt: 

'''Bedarf'''
# Bedarf ermitteln
# Erwartungshaltung sammeln
'''Planungsphase'''
siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
# MVP (Minimum Viable Product) definieren und verabschieden
'''Einführungsphase'''
# Betatestphase (max 2 Monate)
# GF&HoD Gremium definieren
'''Optimierungsphase'''
# Feedback aus Gremium einholen
# Backlog priorisieren und abarbeiten
'''Launchphase'''
# Betrieb starten
# Feedback einholen und priorisieren
'''Changelog-Phase'''
# Changelog in sogenannten Releases abarbeiten

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:43:14Z

10.110.2.165:

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt:
'''Bedarf'''
# Bedarf ermitteln
# Erwartungshaltung sammeln
'''Planungsphase'''
siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
# MVP (Minimum Viable Product) definieren und verabschieden
'''Einführungsphase'''
# Betatestphase (max 2 Monate)
# GF&HoD Gremium definieren
'''Optimierungsphase'''
# Feedback aus Gremium einholen
# Backlog priorisieren und abarbeiten
'''Launchphase'''
# Betrieb starten
# Feedback einholen und priorisieren
'''Changelog-Phase'''
# Changelog in sogenannten Releases abarbeiten

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:36:13Z

10.110.2.165:

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt:

# Bedarf ermitteln
'''Planungsphase'''
# Erwartungshaltung sammeln
# Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe beschreiben und spiegeln

Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

2019-11-05T10:32:34Z

10.110.2.165: Created page with "Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt:"

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt:

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:55:25Z

10.110.2.165: /* Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten */

=Vorwort=
Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder die Möglichkeit immer und von überall auf wichtige Daten eines Projektes zuzugreifen und mit anderen zu teilen. 
Wir möchten Euch bitten alle Projekt-Daten unbedingt im entsprechenden Projekt-Ordner auf GoogleDrive abzulegen.
 
 
Alles Wichtige steht in der folgenden Anleitung:

Viel Spaß!
=NEU: Google Shared Drives (Geteilte Ablagen)=
Geteilte Ablagen sind gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern und orts- sowie geräteunabhängig darauf zugreifen können.

Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in geteilten Ablagen nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Auch wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können von den anderen Mitgliedern weiterhin gemeinsam bearbeitet werden.

[https://support.google.com/a/users/answer/9310156?hl=de Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden]. 
 

[https://www.youtube.com/watch?v=7FVUe9cR4NA und hier ein nettes Video über die Vorteile der Google Suite.] 
 

=NEU: Information an alle für die Einführung von Google Shared drives (Geteilte Ablagen)=
'''Google Shared drives (Geteilte Ablagen)!'''
 
Ab sofort werden die operativen Projekte aus der Agentursoftware in Google Shared Drives angelegt. Dies in der Euch bekannten Struktur und Berechtigung. 
In einer Übergangsphase von 6 Wochen werden beide Google Drive Lösungen aktiv sein (Also die Neue und die Alte). <
Für die vollständige Migration brauchen wir Eure Hilfe: 
Sobald Euer Projekt neu in Google Shared Drives angelegt wurde, bitte auch ab sofort nur noch diesen nutzen!
 
Bei bereits laufenden Projekten in denen bereits Projektdaten im alten Drive angelegt wurden, werden wir nun sukzessive die Daten in den neuen Drive Projektordner verschieben.
==Neues Projekt anlegen==
* Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort '''automatisch''' mit einer kleinen Zeitverzögerung von ca. 2-3 Min auch ein '''Projekt-Ordner im Google Shared drives erstellt'''.
* Dieser Ordner wird je nach '''Auswahl''' der '''Projektbeteiligten''' im Google Shared drives angelegt und '''freigegeben''' (Dazu versendet Google Drive eine entsprechende eMail).
* Bitte beim Anlegen des Projekts '''darauf achten''', dass alle Personen die Zugriff erhalten sollen auch in den Projekt-Basisdaten '''ausgewählt sind'''.
 

==Wo finde ich meinen Projekt Ordner==
* Die Projektordner findest du im Google Drive unter „Shared drives“ ("Geteilte Ablagen")
 
[[File:SharedDrives.png|600px]] 

==Welcher Speicherort wird wann benutzt?==
* Bitte benutze ab sofort den Projektordner im Google Drive für das Daily Business
* Ordner werden '''nur noch in Google Drive''' verwendet.
* Alle anderen Dateien je nach Department werden wie gewohnt auf dem Fileserver oder in Shotgun abgelegt.
* Nach Bedarf könnt Ihr aber entscheiden, ob Ihr auch andere Daten via GoogleDrive ablegen und "teilen" wollt. Dies ist vor allem dann zu empfehlen, wenn einige Team-Mitglieder von Ausserhalb am Projekt arbeiten.

 

==Individuelle Ordner-Struktur pro Department==
* Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur.
* Ab sofort sind '''IMMER''' alle Projekt-Ordner auch mit der jeweiligen Projektnummer versehen
Ihr habt darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit weitere Ordner in Google Drive anzulegen und individuel erweitert freizugeben! 

==Sharing==
* Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden '''automatisch''' die Rechte vergeben.
* Zusätzlich bleibt immer noch die '''Möglichkeit''' Berechtigungen '''manuell''' im Google Drive zu ändern.
* User, die auf die Projektdaten in Google Drive keinen Zugriff mehr haben sollen müssen in Google Drive manuell entfernt werden.
 

[[File:Projektbeteiligte_1.png|453x453px]]

[[File:Projektbeteiligte_2.png|453x453px]]
 

==Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung!==
* Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive '''vererbt''' werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Dokumente und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!
* Wenn Ihr Eure Kunden über die Freigabe (Rechts-Klick auf Ordner oder Datei "Freigeben/Share") einen Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dateien geben wollt, so ist es aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, daß Ihr die Personen als User hinzufügt (Angabe der eMail-Adresse).
 
[[File:GD-Freigabe-ok.png|496×364px]]
 
* Die "Link zum Freigeben"-Funktion (mit einer Link-URL) ist '''öffentlich''', die URL kann also an jeden X-Beliebigen weitergeleitet werden. Das solltet Ihr also nach Möglichkeit aus Sicherheitsgründen vermeiden!
* Individuelle Freigabeeinstellungen könnt Ihr durch den Link "Erweitert" (unten rechts) aufrufen und vornehmen.
 
[[File:Freigabeeinstellungen.png|517×501px]]
 
* Individuelle Freigabeeinstellungen lassen begrentzen Zugriff auf Dokumente für bestimmte Personen zu. "X" schleisst den User aus der Freigabe / Benutzung aus.

=Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten=
==01 Ordner und Dokumente mit Kunden teilen==
''Ich möchte Ordner und Dokumente mit dem Kunden teilen, austauschen und gemeinsam bearbeiten. Dabei ist es auch aus Kundensicht wichtig, dass nur ein kleiner Kreis an Parasol-Mitarbeitern darauf Zugriff haben.'' 
'''Lösung:''' 
Für solche Fälle bietet es sich an in "Google Shared drives" projektübergreifende Kundenordner anzulegen und diesen Ordner nur einem begrenzten Personenkreis freizuschalten und mit individuellen Rechten zu versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..). 

==02 Dateien mit einem erweiterten Personenkreis teilen==
''Manchmal muss ich bestimmte Dateien mit einem erweiterten Personenkreis teilen. Dabei dürfen diese jedoch nicht Projekt-Teammitglieder sein. Das können zB. Ansprechpartner auf Kundenseite oder freie Mitarbeiter sein.'' 
'''Lösung:''' 
In diesem Fall kannst du ganz einfach in den Freigabeeinstellungen des jeweiligen Dokuments weitere Personen freischalten und mit individuellen Rechten versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..). 

==03 Projekt-Unterordner mit Kunden teilen==
''Ich möchte mit meinem Kunden auf Projektebene einen Ordner nutzen um dort gemeinsam Daten auszutauschen. Dort legt mein Kunde Assets und andere Materialien für uns ab, die wir für das Projekt verwenden müssen.'' 
'''Lösung:''' 
Auf direkter Projektebene ist es in "Google Shared drives" nicht möglich einen Ordner mit gesonderten Freigabeeinstellungen anzulegen.
Hier bietet sich an, wie im Szenario 01 bereits beschrieben einen gesonderten Kundenordner zu nutzen. Hier bietet es sich an, im Unterverzeichnis Projektordner anzulegen und diesen für den Austausch bestimmter Daten zu nutzen. 

==04 Google Shared drives Projekte sortieren==
''Als HeadOf / Teamlead (aber auch als normales Team-Mitglied) bin ich bei sehr vielen Projekten beteiligt (in der Supervision). Das führt dazu, dass mein "Google Shared drives" innerhalb kürzester Zeit sehr viele Projekte in der Ablage aufführt und es für mich unübersichtlich geworden ist.'' 
''Mit der bisherigen Lösung konnte ich meine Projekte entsprechend organisieren, indem ich zB nur meine eigenen Projekte in “meine Ablage” geschoben oder sie als Favoriten markiert habe.'' 
'''Lösung:''' 
“Google Shared drives” arbeitet hier nach einem grundsätzlich anderen Prinzip. 
“Google Shared drives” lässt es leider nicht zu Projekt-Ordner zu markieren oder zu verschieben. Du kannst allerdings Unterordner eines Projekte markieren. 
Aber eine sehr gute und einfache Lösung wäre es hier mit den Browser-Bookmaks zu arbeiten:
Du legst einen Shared Drive - Ordner in deine Lesezeichenleiste und legst dazu die jeweiligen Unterordner an. Deine Projekte kannst du nun hier als Bookmarks verwalten. Wenn du eines der Projekt in einen anderen Folder verschieben willst, kannst du dies auch ganz einfach in der Lesezeichenleiste via Drag&Drop machen. 
(siehe beispielhafte Abbildung unten) 

==05 Dateien verschieben und löschen==
''Als normales Team-Mitglied kann ich zwar meine Dateien hochladen und andere Dateien lesen.
Allerdings kann ich diese nicht mehr weiter verwalten, wie zB in einen anderen Ordner zu verschieben oder gar zu löschen (fall ich mich mal vertan habe)'' 
'''Lösung:''' 
Auf die Projektordner in “Google Shared drives” haben zur Zeit nur die Producer/Projektmanager und Supervisoren des Projektes eine erweiterte Berechtigung. 
In diesem Fall wende dich bitte an den Projektverantwortlichen. Er kann die Datei verschieben oder löschen.
Allerdings werden wir dies ändern und in Kürze auch allen Team-Mitgliedern eines Projektes die gleichen rechte geben (lesen & schreiben). 

==06 Projekte nach Projektstatus in Google Drive sortieren==
Die meisten Producer im Animation-Department haben ihre Projekte zwecks besserer Übersichtlichkeit in der Google Drive Ablage entsprechend nach Projektstatus in jeweilige übergeordnete Ordner sortiert: 
{| class="wikitable"
|-
! Ordner !! Beschreibung
|-
| 01_Bidding || für alle Projekte die in der Angebotsphase sind
|-
| 02_Active || für alle Projekte die gerade laufen
|-
| 03_Lost || für Projekte die wir nicht beauftragt bekommen haben
|-
| 04_Archive || für Projekte die kürzlich abgeschlossen wurden
|}
'''Lösung:''' 
“Google Shared drives” arbeitet hier nach einem grundsätzlich anderen Prinzip. 
Aber eine sehr gute und einfache Lösung wäre es hier mit den Browser-Bookmaks zu arbeiten: 
Du legst einen Shared Drive - Ordner in deine Lesezeichenleiste und legst dazu die jeweiligen Unterordner an. Deine Projekte kannst du nun hier als Bookmarks verwalten. Wenn du eines der Projekt in einen anderen Folder verschieben willst, kannst du dies auch ganz einfach in der Lesezeichenleiste via Drag&Drop machen.

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:49:10Z

10.110.2.165: /* Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten */

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:48:14Z

10.110.2.165: /* 04 Google Shared drives Projekte sortieren */

=Vorwort=
Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder die Möglichkeit immer und von überall auf wichtige Daten eines Projektes zuzugreifen und mit anderen zu teilen. 
Wir möchten Euch bitten alle Projekt-Daten unbedingt im entsprechenden Projekt-Ordner auf GoogleDrive abzulegen.
 
 
Alles Wichtige steht in der folgenden Anleitung:

Viel Spaß!
=NEU: Google Shared Drives (Geteilte Ablagen)=
Geteilte Ablagen sind gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern und orts- sowie geräteunabhängig darauf zugreifen können.

Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in geteilten Ablagen nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Auch wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können von den anderen Mitgliedern weiterhin gemeinsam bearbeitet werden.

[https://support.google.com/a/users/answer/9310156?hl=de Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden]. 
 

[https://www.youtube.com/watch?v=7FVUe9cR4NA und hier ein nettes Video über die Vorteile der Google Suite.] 
 

=NEU: Information an alle für die Einführung von Google Shared drives (Geteilte Ablagen)=
'''Google Shared drives (Geteilte Ablagen)!'''
 
Ab sofort werden die operativen Projekte aus der Agentursoftware in Google Shared Drives angelegt. Dies in der Euch bekannten Struktur und Berechtigung. 
In einer Übergangsphase von 6 Wochen werden beide Google Drive Lösungen aktiv sein (Also die Neue und die Alte). <
Für die vollständige Migration brauchen wir Eure Hilfe: 
Sobald Euer Projekt neu in Google Shared Drives angelegt wurde, bitte auch ab sofort nur noch diesen nutzen!
 
Bei bereits laufenden Projekten in denen bereits Projektdaten im alten Drive angelegt wurden, werden wir nun sukzessive die Daten in den neuen Drive Projektordner verschieben.
==Neues Projekt anlegen==
* Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort '''automatisch''' mit einer kleinen Zeitverzögerung von ca. 2-3 Min auch ein '''Projekt-Ordner im Google Shared drives erstellt'''.
* Dieser Ordner wird je nach '''Auswahl''' der '''Projektbeteiligten''' im Google Shared drives angelegt und '''freigegeben''' (Dazu versendet Google Drive eine entsprechende eMail).
* Bitte beim Anlegen des Projekts '''darauf achten''', dass alle Personen die Zugriff erhalten sollen auch in den Projekt-Basisdaten '''ausgewählt sind'''.
 

==Wo finde ich meinen Projekt Ordner==
* Die Projektordner findest du im Google Drive unter „Shared drives“ ("Geteilte Ablagen")
 
[[File:SharedDrives.png|600px]] 

==Welcher Speicherort wird wann benutzt?==
* Bitte benutze ab sofort den Projektordner im Google Drive für das Daily Business
* Ordner werden '''nur noch in Google Drive''' verwendet.
* Alle anderen Dateien je nach Department werden wie gewohnt auf dem Fileserver oder in Shotgun abgelegt.
* Nach Bedarf könnt Ihr aber entscheiden, ob Ihr auch andere Daten via GoogleDrive ablegen und "teilen" wollt. Dies ist vor allem dann zu empfehlen, wenn einige Team-Mitglieder von Ausserhalb am Projekt arbeiten.

 

==Individuelle Ordner-Struktur pro Department==
* Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur.
* Ab sofort sind '''IMMER''' alle Projekt-Ordner auch mit der jeweiligen Projektnummer versehen
Ihr habt darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit weitere Ordner in Google Drive anzulegen und individuel erweitert freizugeben! 

==Sharing==
* Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden '''automatisch''' die Rechte vergeben.
* Zusätzlich bleibt immer noch die '''Möglichkeit''' Berechtigungen '''manuell''' im Google Drive zu ändern.
* User, die auf die Projektdaten in Google Drive keinen Zugriff mehr haben sollen müssen in Google Drive manuell entfernt werden.
 

[[File:Projektbeteiligte_1.png|453x453px]]

[[File:Projektbeteiligte_2.png|453x453px]]
 

==Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung!==
* Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive '''vererbt''' werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Dokumente und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!
* Wenn Ihr Eure Kunden über die Freigabe (Rechts-Klick auf Ordner oder Datei "Freigeben/Share") einen Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dateien geben wollt, so ist es aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, daß Ihr die Personen als User hinzufügt (Angabe der eMail-Adresse).
 
[[File:GD-Freigabe-ok.png|496×364px]]
 
* Die "Link zum Freigeben"-Funktion (mit einer Link-URL) ist '''öffentlich''', die URL kann also an jeden X-Beliebigen weitergeleitet werden. Das solltet Ihr also nach Möglichkeit aus Sicherheitsgründen vermeiden!
* Individuelle Freigabeeinstellungen könnt Ihr durch den Link "Erweitert" (unten rechts) aufrufen und vornehmen.
 
[[File:Freigabeeinstellungen.png|517×501px]]
 
* Individuelle Freigabeeinstellungen lassen begrentzen Zugriff auf Dokumente für bestimmte Personen zu. "X" schleisst den User aus der Freigabe / Benutzung aus.

=Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten=
==01 Ordner und Dokumente mit Kunden teilen==

''Ich möchte Ordner und Dokumente mit dem Kunden teilen, austauschen und gemeinsam bearbeiten. Dabei ist es auch aus Kundensicht wichtig, dass nur ein kleiner Kreis an Parasol-Mitarbeitern darauf Zugriff haben.'' 

'''Lösung:''' 

Für solche Fälle bietet es sich an in "Google Shared drives" projektübergreifende Kundenordner anzulegen und diesen Ordner nur einem begrenzten Personenkreis freizuschalten und mit individuellen Rechten zu versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..). 
==02 Dateien mit einem erweiterten Personenkreis teilen==
''Manchmal muss ich bestimmte Dateien mit einem erweiterten Personenkreis teilen. Dabei dürfen diese jedoch nicht Projekt-Teammitglieder sein. Das können zB. Ansprechpartner auf Kundenseite oder freie Mitarbeiter sein.'' 

'''Lösung:''' 

In diesem Fall kannst du ganz einfach in den Freigabeeinstellungen des jeweiligen Dokuments weitere Personen freischalten und mit individuellen Rechten versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..). 
==03 Projekt-Unterordner mit Kunden teilen==
''Ich möchte mit meinem Kunden auf Projektebene einen Ordner nutzen um dort gemeinsam Daten auszutauschen. Dort legt mein Kunde Assets und andere Materialien für uns ab, die wir für das Projekt verwenden müssen.'' 

'''Lösung:''' 

Auf direkter Projektebene ist es in "Google Shared drives" nicht möglich einen Ordner mit gesonderten Freigabeeinstellungen anzulegen.
Hier bietet sich an, wie im Szenario 01 bereits beschrieben einen gesonderten Kundenordner zu nutzen. Hier bietet es sich an, im Unterverzeichnis Projektordner anzulegen und diesen für den Austausch bestimmter Daten zu nutzen. 
==04 Google Shared drives Projekte sortieren==
''Als HeadOf / Teamlead (aber auch als normales Team-Mitglied) bin ich bei sehr vielen Projekten beteiligt (in der Supervision). Das führt dazu, dass mein "Google Shared drives" innerhalb kürzester Zeit sehr viele Projekte in der Ablage aufführt und es für mich unübersichtlich geworden ist.'' 
''Mit der bisherigen Lösung konnte ich meine Projekte entsprechend organisieren, indem ich zB nur meine eigenen Projekte in “meine Ablage” geschoben oder sie als Favoriten markiert habe.'' 

'''Lösung:''' 

“Google Shared drives” arbeitet hier nach einem grundsätzlich anderen Prinzip. 

“Google Shared drives” lässt es leider nicht zu Projekt-Ordner zu markieren oder zu verschieben. Du kannst allerdings Unterordner eines Projekte markieren. 

Aber eine sehr gute und einfache Lösung wäre es hier mit den Browser-Bookmaks zu arbeiten:
Du legst einen Shared Drive - Ordner in deine Lesezeichenleiste und legst dazu die jeweiligen Unterordner an. Deine Projekte kannst du nun hier als Bookmarks verwalten. Wenn du eines der Projekt in einen anderen Folder verschieben willst, kannst du dies auch ganz einfach in der Lesezeichenleiste via Drag&Drop machen. 
(siehe beispielhafte Abbildung unten)

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:47:04Z

10.110.2.165: /* 04 Google Shared drives Projekte sortieren */

=Vorwort=
Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder die Möglichkeit immer und von überall auf wichtige Daten eines Projektes zuzugreifen und mit anderen zu teilen. 
Wir möchten Euch bitten alle Projekt-Daten unbedingt im entsprechenden Projekt-Ordner auf GoogleDrive abzulegen.
 
 
Alles Wichtige steht in der folgenden Anleitung:

Viel Spaß!
=NEU: Google Shared Drives (Geteilte Ablagen)=
Geteilte Ablagen sind gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern und orts- sowie geräteunabhängig darauf zugreifen können.

Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in geteilten Ablagen nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Auch wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können von den anderen Mitgliedern weiterhin gemeinsam bearbeitet werden.

[https://support.google.com/a/users/answer/9310156?hl=de Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden]. 
 

[https://www.youtube.com/watch?v=7FVUe9cR4NA und hier ein nettes Video über die Vorteile der Google Suite.] 
 

=NEU: Information an alle für die Einführung von Google Shared drives (Geteilte Ablagen)=
'''Google Shared drives (Geteilte Ablagen)!'''
 
Ab sofort werden die operativen Projekte aus der Agentursoftware in Google Shared Drives angelegt. Dies in der Euch bekannten Struktur und Berechtigung. 
In einer Übergangsphase von 6 Wochen werden beide Google Drive Lösungen aktiv sein (Also die Neue und die Alte). <
Für die vollständige Migration brauchen wir Eure Hilfe: 
Sobald Euer Projekt neu in Google Shared Drives angelegt wurde, bitte auch ab sofort nur noch diesen nutzen!
 
Bei bereits laufenden Projekten in denen bereits Projektdaten im alten Drive angelegt wurden, werden wir nun sukzessive die Daten in den neuen Drive Projektordner verschieben.
==Neues Projekt anlegen==
* Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort '''automatisch''' mit einer kleinen Zeitverzögerung von ca. 2-3 Min auch ein '''Projekt-Ordner im Google Shared drives erstellt'''.
* Dieser Ordner wird je nach '''Auswahl''' der '''Projektbeteiligten''' im Google Shared drives angelegt und '''freigegeben''' (Dazu versendet Google Drive eine entsprechende eMail).
* Bitte beim Anlegen des Projekts '''darauf achten''', dass alle Personen die Zugriff erhalten sollen auch in den Projekt-Basisdaten '''ausgewählt sind'''.
 

==Wo finde ich meinen Projekt Ordner==
* Die Projektordner findest du im Google Drive unter „Shared drives“ ("Geteilte Ablagen")
 
[[File:SharedDrives.png|600px]] 

==Welcher Speicherort wird wann benutzt?==
* Bitte benutze ab sofort den Projektordner im Google Drive für das Daily Business
* Ordner werden '''nur noch in Google Drive''' verwendet.
* Alle anderen Dateien je nach Department werden wie gewohnt auf dem Fileserver oder in Shotgun abgelegt.
* Nach Bedarf könnt Ihr aber entscheiden, ob Ihr auch andere Daten via GoogleDrive ablegen und "teilen" wollt. Dies ist vor allem dann zu empfehlen, wenn einige Team-Mitglieder von Ausserhalb am Projekt arbeiten.

 

==Individuelle Ordner-Struktur pro Department==
* Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur.
* Ab sofort sind '''IMMER''' alle Projekt-Ordner auch mit der jeweiligen Projektnummer versehen
Ihr habt darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit weitere Ordner in Google Drive anzulegen und individuel erweitert freizugeben! 

==Sharing==
* Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden '''automatisch''' die Rechte vergeben.
* Zusätzlich bleibt immer noch die '''Möglichkeit''' Berechtigungen '''manuell''' im Google Drive zu ändern.
* User, die auf die Projektdaten in Google Drive keinen Zugriff mehr haben sollen müssen in Google Drive manuell entfernt werden.
 

[[File:Projektbeteiligte_1.png|453x453px]]

[[File:Projektbeteiligte_2.png|453x453px]]
 

==Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung!==
* Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive '''vererbt''' werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Dokumente und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!
* Wenn Ihr Eure Kunden über die Freigabe (Rechts-Klick auf Ordner oder Datei "Freigeben/Share") einen Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dateien geben wollt, so ist es aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, daß Ihr die Personen als User hinzufügt (Angabe der eMail-Adresse).
 
[[File:GD-Freigabe-ok.png|496×364px]]
 
* Die "Link zum Freigeben"-Funktion (mit einer Link-URL) ist '''öffentlich''', die URL kann also an jeden X-Beliebigen weitergeleitet werden. Das solltet Ihr also nach Möglichkeit aus Sicherheitsgründen vermeiden!
* Individuelle Freigabeeinstellungen könnt Ihr durch den Link "Erweitert" (unten rechts) aufrufen und vornehmen.
 
[[File:Freigabeeinstellungen.png|517×501px]]
 
* Individuelle Freigabeeinstellungen lassen begrentzen Zugriff auf Dokumente für bestimmte Personen zu. "X" schleisst den User aus der Freigabe / Benutzung aus.

=Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten=
==01 Ordner und Dokumente mit Kunden teilen==

''Ich möchte Ordner und Dokumente mit dem Kunden teilen, austauschen und gemeinsam bearbeiten. Dabei ist es auch aus Kundensicht wichtig, dass nur ein kleiner Kreis an Parasol-Mitarbeitern darauf Zugriff haben.'' 

'''Lösung:''' 

Für solche Fälle bietet es sich an in "Google Shared drives" projektübergreifende Kundenordner anzulegen und diesen Ordner nur einem begrenzten Personenkreis freizuschalten und mit individuellen Rechten zu versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..). 
==02 Dateien mit einem erweiterten Personenkreis teilen==
''Manchmal muss ich bestimmte Dateien mit einem erweiterten Personenkreis teilen. Dabei dürfen diese jedoch nicht Projekt-Teammitglieder sein. Das können zB. Ansprechpartner auf Kundenseite oder freie Mitarbeiter sein.'' 

'''Lösung:''' 

In diesem Fall kannst du ganz einfach in den Freigabeeinstellungen des jeweiligen Dokuments weitere Personen freischalten und mit individuellen Rechten versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..). 
==03 Projekt-Unterordner mit Kunden teilen==
''Ich möchte mit meinem Kunden auf Projektebene einen Ordner nutzen um dort gemeinsam Daten auszutauschen. Dort legt mein Kunde Assets und andere Materialien für uns ab, die wir für das Projekt verwenden müssen.'' 

'''Lösung:''' 

Auf direkter Projektebene ist es in "Google Shared drives" nicht möglich einen Ordner mit gesonderten Freigabeeinstellungen anzulegen.
Hier bietet sich an, wie im Szenario 01 bereits beschrieben einen gesonderten Kundenordner zu nutzen. Hier bietet es sich an, im Unterverzeichnis Projektordner anzulegen und diesen für den Austausch bestimmter Daten zu nutzen. 
==04 Google Shared drives Projekte sortieren==
''Als HeadOf / Teamlead (aber auch als normales Team-Mitglied) bin ich bei sehr vielen Projekten beteiligt (in der Supervision). Das führt dazu, dass mein "Google Shared drives" innerhalb kürzester Zeit sehr viele Projekte in der Ablage aufführt und es für mich unübersichtlich geworden ist.'' 
''Mit der bisherigen Lösung konnte ich meine Projekte entsprechend organisieren, indem ich zB nur meine eigenen Projekte in “meine Ablage” geschoben oder sie als Favoriten markiert habe.'' 

'''Lösung:''' 

“Google Shared drives” arbeitet hier nach einem grundsätzlich anderen Prinzip. 

“Google Shared drives” lässt es leider nicht zu Projekt-Ordner zu markieren oder zu verschieben. Du kannst allerdings Unterordner eines Projekte markieren. 

Aber eine sehr gute und einfache Lösung wäre es hier mit den Browser-Bookmaks zu arbeiten:
Du legst einen Shared Drive - Ordner in deine Lesezeichenleiste und legst dazu die jeweiligen Unterordner an. Deine Projekte kannst du nun hier als Bookmarks verwalten. Wenn du eines der Projekt in einen anderen Folder verschieben willst, kannst du dies auch ganz einfach in der Lesezeichenleiste via Drag&Drop machen.

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:46:30Z

10.110.2.165: /* Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten */

=Vorwort=
Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder die Möglichkeit immer und von überall auf wichtige Daten eines Projektes zuzugreifen und mit anderen zu teilen. 
Wir möchten Euch bitten alle Projekt-Daten unbedingt im entsprechenden Projekt-Ordner auf GoogleDrive abzulegen.
 
 
Alles Wichtige steht in der folgenden Anleitung:

Viel Spaß!
=NEU: Google Shared Drives (Geteilte Ablagen)=
Geteilte Ablagen sind gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern und orts- sowie geräteunabhängig darauf zugreifen können.

Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in geteilten Ablagen nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Auch wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können von den anderen Mitgliedern weiterhin gemeinsam bearbeitet werden.

[https://support.google.com/a/users/answer/9310156?hl=de Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden]. 
 

[https://www.youtube.com/watch?v=7FVUe9cR4NA und hier ein nettes Video über die Vorteile der Google Suite.] 
 

=NEU: Information an alle für die Einführung von Google Shared drives (Geteilte Ablagen)=
'''Google Shared drives (Geteilte Ablagen)!'''
 
Ab sofort werden die operativen Projekte aus der Agentursoftware in Google Shared Drives angelegt. Dies in der Euch bekannten Struktur und Berechtigung. 
In einer Übergangsphase von 6 Wochen werden beide Google Drive Lösungen aktiv sein (Also die Neue und die Alte). <
Für die vollständige Migration brauchen wir Eure Hilfe: 
Sobald Euer Projekt neu in Google Shared Drives angelegt wurde, bitte auch ab sofort nur noch diesen nutzen!
 
Bei bereits laufenden Projekten in denen bereits Projektdaten im alten Drive angelegt wurden, werden wir nun sukzessive die Daten in den neuen Drive Projektordner verschieben.
==Neues Projekt anlegen==
* Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort '''automatisch''' mit einer kleinen Zeitverzögerung von ca. 2-3 Min auch ein '''Projekt-Ordner im Google Shared drives erstellt'''.
* Dieser Ordner wird je nach '''Auswahl''' der '''Projektbeteiligten''' im Google Shared drives angelegt und '''freigegeben''' (Dazu versendet Google Drive eine entsprechende eMail).
* Bitte beim Anlegen des Projekts '''darauf achten''', dass alle Personen die Zugriff erhalten sollen auch in den Projekt-Basisdaten '''ausgewählt sind'''.
 

==Wo finde ich meinen Projekt Ordner==
* Die Projektordner findest du im Google Drive unter „Shared drives“ ("Geteilte Ablagen")
 
[[File:SharedDrives.png|600px]] 

==Welcher Speicherort wird wann benutzt?==
* Bitte benutze ab sofort den Projektordner im Google Drive für das Daily Business
* Ordner werden '''nur noch in Google Drive''' verwendet.
* Alle anderen Dateien je nach Department werden wie gewohnt auf dem Fileserver oder in Shotgun abgelegt.
* Nach Bedarf könnt Ihr aber entscheiden, ob Ihr auch andere Daten via GoogleDrive ablegen und "teilen" wollt. Dies ist vor allem dann zu empfehlen, wenn einige Team-Mitglieder von Ausserhalb am Projekt arbeiten.

 

==Individuelle Ordner-Struktur pro Department==
* Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur.
* Ab sofort sind '''IMMER''' alle Projekt-Ordner auch mit der jeweiligen Projektnummer versehen
Ihr habt darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit weitere Ordner in Google Drive anzulegen und individuel erweitert freizugeben! 

==Sharing==
* Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden '''automatisch''' die Rechte vergeben.
* Zusätzlich bleibt immer noch die '''Möglichkeit''' Berechtigungen '''manuell''' im Google Drive zu ändern.
* User, die auf die Projektdaten in Google Drive keinen Zugriff mehr haben sollen müssen in Google Drive manuell entfernt werden.
 

[[File:Projektbeteiligte_1.png|453x453px]]

[[File:Projektbeteiligte_2.png|453x453px]]
 

==Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung!==
* Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive '''vererbt''' werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Dokumente und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!
* Wenn Ihr Eure Kunden über die Freigabe (Rechts-Klick auf Ordner oder Datei "Freigeben/Share") einen Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dateien geben wollt, so ist es aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, daß Ihr die Personen als User hinzufügt (Angabe der eMail-Adresse).
 
[[File:GD-Freigabe-ok.png|496×364px]]
 
* Die "Link zum Freigeben"-Funktion (mit einer Link-URL) ist '''öffentlich''', die URL kann also an jeden X-Beliebigen weitergeleitet werden. Das solltet Ihr also nach Möglichkeit aus Sicherheitsgründen vermeiden!
* Individuelle Freigabeeinstellungen könnt Ihr durch den Link "Erweitert" (unten rechts) aufrufen und vornehmen.
 
[[File:Freigabeeinstellungen.png|517×501px]]
 
* Individuelle Freigabeeinstellungen lassen begrentzen Zugriff auf Dokumente für bestimmte Personen zu. "X" schleisst den User aus der Freigabe / Benutzung aus.

=Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten=
==01 Ordner und Dokumente mit Kunden teilen==

''Ich möchte Ordner und Dokumente mit dem Kunden teilen, austauschen und gemeinsam bearbeiten. Dabei ist es auch aus Kundensicht wichtig, dass nur ein kleiner Kreis an Parasol-Mitarbeitern darauf Zugriff haben.'' 

'''Lösung:''' 

Für solche Fälle bietet es sich an in "Google Shared drives" projektübergreifende Kundenordner anzulegen und diesen Ordner nur einem begrenzten Personenkreis freizuschalten und mit individuellen Rechten zu versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..). 
==02 Dateien mit einem erweiterten Personenkreis teilen==
''Manchmal muss ich bestimmte Dateien mit einem erweiterten Personenkreis teilen. Dabei dürfen diese jedoch nicht Projekt-Teammitglieder sein. Das können zB. Ansprechpartner auf Kundenseite oder freie Mitarbeiter sein.'' 

'''Lösung:''' 

In diesem Fall kannst du ganz einfach in den Freigabeeinstellungen des jeweiligen Dokuments weitere Personen freischalten und mit individuellen Rechten versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..). 
==03 Projekt-Unterordner mit Kunden teilen==
''Ich möchte mit meinem Kunden auf Projektebene einen Ordner nutzen um dort gemeinsam Daten auszutauschen. Dort legt mein Kunde Assets und andere Materialien für uns ab, die wir für das Projekt verwenden müssen.'' 

'''Lösung:''' 

Auf direkter Projektebene ist es in "Google Shared drives" nicht möglich einen Ordner mit gesonderten Freigabeeinstellungen anzulegen.
Hier bietet sich an, wie im Szenario 01 bereits beschrieben einen gesonderten Kundenordner zu nutzen. Hier bietet es sich an, im Unterverzeichnis Projektordner anzulegen und diesen für den Austausch bestimmter Daten zu nutzen. 
==04 Google Shared drives Projekte sortieren==
''Als HeadOf / Teamlead (aber auch als normales Team-Mitglied) bin ich bei sehr vielen Projekten beteiligt (in der Supervision). Das führt dazu, dass mein "Google Shared drives" innerhalb kürzester Zeit sehr viele Projekte in der Ablage aufführt und es für mich unübersichtlich geworden ist. 

Mit der bisherigen Lösung konnte ich meine Projekte entsprechend organisieren, indem ich zB nur meine eigenen Projekte in “meine Ablage” geschoben oder sie als Favoriten markiert habe.'' 

'''Lösung:''' 

“Google Shared drives” arbeitet hier nach einem grundsätzlich anderen Prinzip. 

“Google Shared drives” lässt es leider nicht zu Projekt-Ordner zu markieren oder zu verschieben. Du kannst allerdings Unterordner eines Projekte markieren. 

Aber eine sehr gute und einfache Lösung wäre es hier mit den Browser-Bookmaks zu arbeiten:
Du legst einen Shared Drive - Ordner in deine Lesezeichenleiste und legst dazu die jeweiligen Unterordner an. Deine Projekte kannst du nun hier als Bookmarks verwalten. Wenn du eines der Projekt in einen anderen Folder verschieben willst, kannst du dies auch ganz einfach in der Lesezeichenleiste via Drag&Drop machen.

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:43:03Z

10.110.2.165: /* Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten */

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:21:58Z

10.110.2.165:

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:21:39Z

10.110.2.165: /* Neues Projekt anlegen */

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:20:36Z

10.110.2.165: /* 01 Ordner und Dokumente mit Kunden teilen */

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:20:18Z

10.110.2.165: /* Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten */

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:18:48Z

10.110.2.165:

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:18:25Z

10.110.2.165: /* Cross Verlinkung */

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:17:42Z

10.110.2.165: /* Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung! */

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:16:05Z

10.110.2.165: /* Individuelle Ordner-Struktur pro Department */

"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

2019-10-14T12:15:01Z

10.110.2.165: /* Welcher Speicherort wird wann benutzt? */

=Vorwort=
Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder die Möglichkeit immer und von überall auf wichtige Daten eines Projektes zuzugreifen und mit anderen zu teilen. 
Wir möchten Euch bitten alle Projekt-Daten unbedingt im entsprechenden Projekt-Ordner auf GoogleDrive abzulegen.
 
 
Alles Wichtige steht in der folgenden Anleitung:

Viel Spaß!
=NEU: Google Shared Drives (Geteilte Ablagen)=
Geteilte Ablagen sind gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern und orts- sowie geräteunabhängig darauf zugreifen können.

Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in geteilten Ablagen nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Auch wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können von den anderen Mitgliedern weiterhin gemeinsam bearbeitet werden.

[https://support.google.com/a/users/answer/9310156?hl=de Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden]. 
 

[https://www.youtube.com/watch?v=7FVUe9cR4NA und hier ein nettes Video über die Vorteile der Google Suite.] 
 

=NEU: Information an alle für die Einführung von Google Shared drives (Geteilte Ablagen)=
'''Google Shared drives (Geteilte Ablagen)!'''
 
Ab sofort werden die operativen Projekte aus der Agentursoftware in Google Shared Drives angelegt. Dies in der Euch bekannten Struktur und Berechtigung. 
In einer Übergangsphase von 6 Wochen werden beide Google Drive Lösungen aktiv sein (Also die Neue und die Alte). <
Für die vollständige Migration brauchen wir Eure Hilfe: 
Sobald Euer Projekt neu in Google Shared Drives angelegt wurde, bitte auch ab sofort nur noch diesen nutzen!
 
Bei bereits laufenden Projekten in denen bereits Projektdaten im alten Drive angelegt wurden, werden wir nun sukzessive die Daten in den neuen Drive Projektordner verschieben.
==Neues Projekt anlegen==
* Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort '''automatisch''' mit einer kleinen Zeitverzögerung von ca. 2-3 Min auch ein '''Projekt-Ordner im Google Shared drives erstellt'''.
* Dieser Ordner wird je nach '''Auswahl''' der '''Projektbeteiligten''' im Google Shared drives angelegt und '''freigegeben''' (Dazu versendet Google Drive eine entsprechende eMail).
* Bitte beim Anlegen des Projekts '''darauf achten''', dass alle Personen die Zugriff erhalten sollen auch in den Projekt-Basisdaten '''ausgewählt sind'''.
 
==Wo finde ich meinen Projekt Ordner==
* Die Projektordner findest du im Google Drive unter „Shared drives“ ("Geteilte Ablagen")
 
[[File:SharedDrives.png|600px]] 

==Welcher Speicherort wird wann benutzt?==
* Bitte benutze ab sofort den Projektordner im Google Drive für das Daily Business
* Ordner werden '''nur noch in Google Drive''' verwendet.
* Alle anderen Dateien je nach Department werden wie gewohnt auf dem Fileserver oder in Shotgun abgelegt.
* Nach Bedarf könnt Ihr aber entscheiden, ob Ihr auch andere Daten via GoogleDrive ablegen und "teilen" wollt. Dies ist vor allem dann zu empfehlen, wenn einige Team-Mitglieder von Ausserhalb am Projekt arbeiten.

 

==Individuelle Ordner-Struktur pro Department==
* Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur, derzeit wie folgt:
* Ab sofort sind '''IMMER''' alle Projekt-Ordner auch mit der jeweiligen Projektnummer versehen
* Projektordner in Google Drive sind für die Departments wie folgt:

'''Interactive/Digital und Another Slang:'''

Beispiel:

[[File:G-Drive_INTSLA.png|400px]]

'''Animation/VFX und Film:''' Zugriff nur für Projektverantwortliche und Supervisoren:

(Ein erweiterter Zugriff, falls erforderlich, wird von den Projektverantwortlichen manuell angelegt und geteilt)

[[File:G-Drive_ANMFLM.png|400px]]

 

'''NewBusiness & Account Management (DEV)''' 

[[File:G-Drive_DEV.png|400px]]

 

'''Alle anderen Department-Projekte erhalten nur einen Ordner Namens "Documents".'''

Ihr habt darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit weitere Ordner in Google Drive anzulegen und individuel freizugeben! 

==Sharing==
* Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden '''automatisch''' die Rechte vergeben.
* Zusätzlich bleibt immer noch die '''Möglichkeit''' Berechtigungen '''manuell''' im Google Drive zu ändern.
* User, die auf die Projektdaten in Google Drive keinen Zugriff mehr haben sollen müssen in Google Drive manuell entfernt werden.
 

[[File:Projektbeteiligte_1.png|453x453px]]

[[File:Projektbeteiligte_2.png|453x453px]]
 

==Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung!==
* Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive '''vererbt''' werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Dokumente und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!
* Wenn Ihr Eure Kunden über die Freigabe (Rechts-Klick auf Ordner oder Datei "Freigeben/Share") einen Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dateien geben wollt, so ist es aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, daß Ihr die Personen als User hinzufügt (Angabe der eMail-Adresse).
 
[[File:GD-Freigabe-ok.png|496×364px]]
 
* Die "Link zum Freigeben"-Funktion (mit einer Link-URL) ist '''öffentlich''', die URL kann also an jeden X-Beliebigen weitergeleitet werden. Das solltet Ihr also nach Möglichkeit aus Sicherheitsgründen vermeiden!
* Individuelle Freigabeeinstellungen könnt Ihr durch den Link "Erweitert" (unten rechts) aufrufen und vornehmen.
 
[[File:Freigabeeinstellungen.png|517×501px]]
 
* Individuelle Freigabeeinstellungen lassen begrenzen Zugriff auf Ordner oder Dokumente für bestimmte Personen zu. "X" schleisst den User aus der Freigabe / Benutzung aus.
* Individuelle Freigabeeinstellungen (zB. auf eigens angelegte Unterordner im Projekt) vererben die Zugriffsrechte ebenfalls innerhalb dort abgelegter Dokumente und weitere Unterordner.

==Cross Verlinkung==
Cross-Verlinkung von Google Drive zum Fileserver und zurück:
* Auf dem Fileserver im Projektordner befindet sich die Datei Namens "GoogleDrive-Link.url". 
''EIn einfacher Doppelklick auf die Datei öffnet den Browser mit dem entsprechendem Google-Drive-Projekt 
falls es nicht funktioniert: Drag & Drop der Datei auf Deinen Browser öffnet den Projektordner in Google Drive''
* in Google Drive befinden sich die Dateien "Fileserver-Mac.webloc" (für Mac User) sowie "Fileserver-Win.lnk" (für PC User): 
* Habt Ihr eine lokale Kopie von Google Drive auf Eurem System, so reicht ein einfacher Doppelklick auf die jeweilige Datei und der Fileserver wird vom Desktop entsprechend aufgerufen.
* Benutzt Ihr Google Drive lediglich über den Browser, so müsst Ihr die Datei zunächst herunterladen und dann Doppelklicken oder Ihr öffnet die Datei und kopiert den Link "smb://192.168.50.10/pslsrv10/Projects/10SEC15_INT14_DriveTest12" um dann anschließen mit dieser URL eine direkte Netzwerkverbindung herzustellen.
 
(Für die Cross Verlinkung müsst ihr natürlich mit Eurem Rechner in unserem Netzwerk sein.)

Teleport Reisen

2019-08-20T12:34:32Z

10.110.2.165: /* Der Teleport Reise Deal - “Feel free to do so” */

==Quick-Link: Teleport Reise beantragen==
'''Hier direkt die [mailto:joachim.kammer@parasol-island.com,travel@parasol-island.com?subject=Teleport-Reise&body=Hallo%20Teleport-Team%2C%0A%0A%0Aich%20plane%20folgende%20Teleport-Reise%3A%0A%0A%0AName%20des%20oder%20der%20Reisenden%3A%0A%0A%0ADatum%20von%20wann%20bis%20wann%3A%0A%0A%0AWovon%20und%20wohin%3A%0A%0A%0AAusgew%C3%A4hltes%20Verkehrsmittel%20%26%20konkreter%20Reisezeitpunkt%20außerhalb%20der%20Arbeitszeit%20(Screenshot%20der%20recherchierten%20Zugverbindung%20oder%20verbindliche%20Flugauswahl)%3A%0A%0A%0ABahncard%0A%0A%0ADiese%20Unterkunft%20soll%20gebucht%20werden%2C%20Screenshot%2C%20Zimmer-Art%20(DZ%2FEZ)%3A%0A%0A%0A%0A%0A%0AProjektnummer%20PSL19HR03_Teleport_BER/DUS%0A%0A%0A Teleport Reise beantragen!]''' 
==Der Teleport Reise Deal - “Feel free to do so”==
 Die Teleport Reise bietet Euch die Möglichkeit als Düsseldorfer in Berlin oder als Berliner in Düsseldorf zu arbeiten. Wenn Ihr also nicht projektbezogen reist, übernimmt Parasol Island die Kosten für die An- & Abreise (inkl. Nahverkehrskosten für An- & Abreisetag) mit der Bahn/Flug und die Unterkunft.

Um die Buchung kümmert sich das Front Office. Dazu schickt bitte eine eMail mit '''allen wichtigen Informationen''' an: [mailto:joachim.kammer@parasol-island.com,travel@parasol-island.com?subject=Teleport-Reise&body=Hallo%20Teleport-Team%2C%0A%0A%0Aich%20plane%20folgende%20Teleport-Reise%3A%0A%0A%0AName%20des%20oder%20der%20Reisenden%3A%0A%0A%0ADatum%20von%20wann%20bis%20wann%3A%0A%0A%0AWovon%20und%20wohin%3A%0A%0A%0AAusgew%C3%A4hltes%20Verkehrsmittel%20%26%20konkreter%20Reisezeitpunkt%20außerhalb%20der%20Arbeitszeit%20(Screenshot%20der%20recherchierten%20Zugverbindung%20oder%20verbindliche%20Flugauswahl)%3A%0A%0A%0ABahncard%0A%0A%0ADiese%20Unterkunft%20soll%20gebucht%20werden%2C%20Screenshot%2C%20Zimmer-Art%20(DZ%2FEZ)%3A%0A%0A%0A%0A%0A%0AProjektnummer%20PSL19HR03_Teleport_BER/DUS%0A%0A%0A travel@parasol-island.com]

Ein genaues Budget gibt Parasol Island nicht vor. Orientiert Euch an einer Grenze zwischen 350-450€ für eine Woche für An- & Abreise und Unterkunft.

Sollten dabei Fragen aufkommen, steht Euch mailto:joachim.kammer@parasol-island.com und das [mailto:travel@parasol-island.com?subject=&body= Front Office] mit Rat und Tat zur Seite!

Es gibt aber noch andere '''Voraussetzungen''' die beachtet und berücksichtigt werden müssen. Die Informationen darüber findet Ihr im nächsten Abschnitt.

'''Beispiel Travel Anfrage'''

[[File:Teleport eMail.png|frameless|391x391px]]

 

==Voraussetzungen==

'''Generelles'''

*Grundsätzlich werden Teleport Reisen erst mit 5 Nächten akzeptiert. In Absprache mit Jo mailto:joachim.kammer@parasol-island.com könnt Ihr Euch auch 3 Tage absegnen lassen
*Ihr reist in Eurer Freizeit an/ab
*Ihr schickt spätestens 2 Wochen vor Abreise die Teleport Mail
*am "Budget" orientieren
*Wenn Ihr auch über das Wochenende bleiben wollt, müsst Ihr die Zusatzkosten für die Unterkunft selbst tragen
*Kostenstelle: '''PSL19_HR03'''
*bei Messezeiten schießen die Preise enorm in die Höhe, dann wäre es besser Eure Reise zu verschieben oder intensiv zu suchen
*Bei Buchungen auf BahnCard 50 achten

'''Euer Job'''

*Ihr sucht Euch die An- & Abreise mit der Zug/Flug selbstständig raus
*Ihr sucht Euch die Unterkunft (Hotel, Airbnb) ohne Frühstück selbstständig raus
*Messezeiten/Ferien berücksichtigen
*[mailto:joachim.kammer@parasol-island.com,travel@parasol-island.com?subject=Teleport-Reise&body=Hallo%20Teleport-Team%2C%0A%0A%0Aich%20plane%20folgende%20Teleport-Reise%3A%0A%0A%0AName%20des%20oder%20der%20Reisenden%3A%0A%0A%0ADatum%20von%20wann%20bis%20wann%3A%0A%0A%0AWovon%20und%20wohin%3A%0A%0A%0AAusgew%C3%A4hltes%20Verkehrsmittel%20%26%20konkreter%20Reisezeitpunkt%20außerhalb%20der%20Arbeitszeit%20(Screenshot%20der%20recherchierten%20Zugverbindung%20oder%20verbindliche%20Flugauswahl)%3A%0A%0A%0ABahncard%0A%0A%0ADiese%20Unterkunft%20soll%20gebucht%20werden%2C%20Screenshot%2C%20Zimmer-Art%20(DZ%2FEZ)%3A%0A%0A%0A%0A%0A%0AProjektnummer%20PSL19HR03_Teleport_BER/DUS%0A%0A%0A Hier Teleport Reise beantragen!]

Im Teleport Verteiler ist Jo integriert, der das Ganze prüft und absegnet. Das Front Office wird dann alles buchen und somit steht Eurer Teleport Reise nichts mehr im Weg! 

==Teleport Reise in die Agentursoftware eintragen==
Um allen anderen Kollegen auch deutlich zu machen, dass Ihr im anderen Office arbeitet, tragt Ihr das in die Agentursoftware ein.

Ihr seid dann zwar 'außer Haus', arbeitet aber ohne 'out of Office' Benachrichtigung.

*die Abwesenheit wird intern vermerkt
*in den Dashboards und den Google Kalendern für [https://www.google.com/calendar/embed?src=parasol-island.com_bigo76ho4llm3d76m1ur5hf73g%40group.calendar.google.com&ctz=Europe/Berlin Abwesenheit] und [https://www.google.com/calendar/embed?src=parasol-island.com_d4g0n8h8cpaelg762bk95qs858%40group.calendar.google.com&ctz=Europe/Berlin Geschäftsreisen] vermerkt.
*Außerdem erscheint die Information in den Dailies und AS.

'''Anleitung:'''

*Ihr geht in die '''Agentursoftware'''

[[File:AS.png|frameless]]

*Wählt den Reiter '''<nowiki/>'Administration''''

[[File:Administration.png|frameless]]

*Wählt die Kategorie '''<nowiki/>'Reisetätigkeit''''

[[File:Reisetätigkeit.png|frameless|312x312px]]
 

*auf '''<nowiki/>'neue Geschäftsreise''''

[[File:Neue Geschäftsreise.png|frameless|536x536px]]
 

*Tragt den Zeitraum ein, in dem Ihr im anderen Office seid
*Tragt bei Reiseziel Folgende Kürzel ein:

'''Wenn Ihr als Berliner in Düsseldorf arbeitet: [IOODUS]'''

'''Wenn Ihr als Düsseldorfer in Berlin arbeitet: [IOOBER]'''

*Speichern und fertig

[[File:Anzeige in der AS.png|frameless|444x444px]]

==Tips für Unterkünfte==
'''Lost in .. Düsseldorf oder Berlin?'''

Hier findet Ihr ein paar Tips für Unterkünfte. Preislich sind sie nicht ganz einzuordnen, da die Preise je nach Veranstaltungen in den jeweiligen Städten schnell und immer variieren. Euer Job ist deshalb das selbst im Auge zu behalten.

Bevorzugt wird bei den Hotels direkt gebucht. Wenn das nicht möglich ist oder es ein günstigeres Angebot gibt, kann auch die Platform [https://www.booking.com/index.de.html?label=gen173nr-1BCAEoggI46AdIM1gEaDuIAQGYAQe4AQfIAQzYAQHoAQGIAgGoAgO4ArGT5eMF;sid=047d4a123246daad1d4766b4ffaad41b;keep_landing=1&sb_price_type=total& booking.com] genutzt werden.

===Düsseldorf===
'''Düsseldorfer Domicil'''

[https://www.booking.com/hotel/de/dusseldorfer-domicil-media-harbour.de.html?aid=318615;label=New_German_DE_DE_21481149265-ZyjP9Fi_8fKLcJhZi5UUEQS217287513085%3Apl%3Ata%3Ap1%3Ap2%3Aac%3Aap1t1%3Aneg%3Afi%3Atidsa-162439810585%3Alp20229%3Ali%3Adec%3Adm;sid=04 Düsseldorfer Domicil bei booking.com]

[[File:Düsseldorfer Domicil - Parasol Island GmbH.png|frameless|597x597px]]

'''Business meets Düsseldorf'''

http://www.business-meets-duesseldorf.de/Apartments.php

[[File:Business meets Düsseldorf - Parasol Island GmbH.png|frameless|599x599px]]

'''Airbnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.

 
===Berlin===

'''ibis Budget Potsdamer Platz'''

[https://www.accorhotels.com/deutschland/index.de.shtml?utm_term=mar&gclid=EAIaIQobChMIh4ahv6Hh4AIVSLHtCh1twgzFEAAYASAAEgKfYfD_BwE&utm_campaign=ppc-ach-mar-goo-de-de-exa-sear-aw-ce&utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_content=de-de-ALL-ALL https://www.accorhotels.com/deutschland]

[[File:Ibis Budget Hotel - Parasol Island GmbH.png|frameless|618x618px]]

'''Motel One am Spittelmarkt'''

https://www.motel-one.com/de/hotels/berlin/hotel-berlin-spittelmarkt/

[[File:Motel One Spittelmarkt - Parasol Island GmbH.png|frameless|611x611px]]

'''Easy Hotel Hackescher Markt'''

http://www.easyhotel-berlin.de/de/startseite.html

[[File:Easy Hotel - Parasol Island GmbH.png|frameless|620x620px]]

'''Mani Hotel'''

https://www.amanogroup.de/de/hotels/mani/?gclid=EAIaIQobChMI3uHh-aLh4AIVU-J3Ch1GYQ2TEAAYASAAEgJbcPD_BwE

[[File:Hotel Mani - Parasol Island GmbH.png|frameless|621x621px]]

'''The Mondrian Suites'''

https://mondriansuites.com/?lang=de

[[File:Mondrian Suites - Parasol Island.png|frameless|616x616px]]

'''AirBnb'''

Unter [https://www.airbnb.de/s/all?refinement_paths%5B%5D=%2Fplaylists%2F1404&utm_source=airbnb&utm_medium=company_landing&utm_campaign=airbnb%20work%20landing%20page%20work%20trips Airbnb] könnt Ihr Euch unter Geschäftsreisen selbst was Passendes raussuchen. Das Front Office bucht dann über den Business Account.

HR Dokumente und Dokumentation

2019-07-22T10:20:03Z

10.110.2.165: /* Capture Media GmbH */

=== Parasol Island GmbH ===
{| class="wikitable" style="text-align: center;"
|-
! !! DocuSign !! Agentursoftware PSL !! Papier !! Lohnbuchhaltung
|-
| colspan="5" style="text-align:left;" | '''(A) Abschluss des Arbeitsverhältnis'''
|-
| style="text-align:left;" | A1 Anstellungsvertrag (Inkl. Azubi-, Praktikanten- und Trainee-Vertrag) A1.1 Vorlage DE - Praktikantenvertrag A1.1 Vorlage EN - Contract Internship || ✓ || ✓ || Nur befristete Verträge. Papierversion am ersten Arbeitstag von HR durch MA unterschreiben lassen. || CC: in DocuSign
|-
| style="text-align:left;" | A2 Vereinbarung, Nutzung IT Systeme || ✓ || ✓ || - || -
|-
| style="text-align:left;" | A3 Vorlage DE - Datenschutz DSGVO || ✓ || ✓ || - || -
|-
| style="text-align:left;" | A4 Vorlage DE - Probezeitfeedback (nach 4 Monaten) || ✓ || ✓ || - || -
|-
| style="text-align:left;" | A5 Vorlage DE - Minijob-Anstellungsvertrag || ✓ || ✓ || Nur befristete Verträge. Papierversion am ersten Arbeitstag von HR durch MA unterschreiben lassen. || CC: in DocuSign
|-
| colspan="5" style="text-align:left;" | '''(B) Nach Abschluss des Arbeitsverhältnis'''
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| colspan="5" style="text-align:left;" | '''(L) Während des Arbeitsverhältnis'''
|-
| style="text-align:left;" | L1 Vorlage DE - Beförderung || ✓ || ✓ || - || CC: in DocuSign
|-
| style="text-align:left;" | L2 Vorlage DE - Nutzung Diensthandy || ✓ || ✓ || - || -
|-
| style="text-align:left;" | L3 Vorlage DE - Nachtrag zum Anstellungsvertrag (Befristungsaufhebung) || ✓ || ✓ || - || CC: in DocuSign
|-
| style="text-align:left;" | L4 Vorlage DE - Sabbatical || ✓ || ✓ || - || CC: in DocuSign
|-
| style="text-align:left;" | L5 Vorlage DE - Verlängerung befristeter Anstellungsvertrag || ✓ || ✓ || - || CC: in DocuSign
|-
| style="text-align:left;" | L6 Vorlage DE - Nachtrag zum Anstellungsvertrag (Arbeitszeit Änderung) || ✓ || ✓ || - || CC: in DocuSign
|-
| colspan="5" style="text-align:left;" | '''(Z) Beendigung des Arbeitsverhältnis'''
|-
| style="text-align:left;" | Z1 Vorlage DE - Zeugnis || ✓ || ✓ || - || -
|-
| style="text-align:left;" | Z2 Vorlage DE - Aufhebungsvereinbarung || ✓ || ✓ || X || ✓
|}

=== Capture Media GmbH ===
{| class="wikitable" style="text-align: center;"
|-
! !! DocuSign !! Agentursoftware CM !! Papier !! Lohnbuchhaltung
|-
| colspan="5" style="text-align:left;" | '''(A) Abschluss des Arbeitsverhältnis'''
|-
| style="text-align:left;" | A1 Anstellungsvertrag CM (Inkl. Azubi-, Praktikanten- und Trainee-Vertrag) || ✓ || ✓ || Nur befristete Verträge. Papierversion am ersten Arbeitstag von HR durch MA unterschreiben lassen. || CC: in DocuSign
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| colspan="5" style="text-align:left;" | '''(B) Nach Abschluss des Arbeitsverhältnis'''
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| colspan="5" style="text-align:left;" | '''(L) Während des Arbeitsverhältnis'''
|-
| style="text-align:left;" | L1 Vorlage DE - CM Beförderung || ✓ || ✓ || X || CC: in DocuSign
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| style="text-align:left;" | L3 Vorlage DE - CM Nachtrag zum Anstellungsvertrag || ✓ || ✓ || X || CC: in DocuSign
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| colspan="5" style="text-align:left;" | '''(Z) Beendigung des Arbeitsverhältnis'''
|-
| style="text-align:left;" | XXX || X || X || X || X
|-
| style="text-align:left;" | Z2 Vorlage DE - CM Aufhebungsvereinbarung || ✓ || ✓ || X || ✓
|}}

HR Dokumente und Dokumentation

2019-07-22T10:19:24Z

10.110.2.165: /* Parasol Island GmbH */

Asana

2019-07-19T14:29:09Z

10.110.2.165:

Issue-Tracking-System, Help-Desk-System, Serviceticket-System, Ticketing-System, Task-Tracking-System, Support-Ticketing-System, Trouble-Ticket-System
[[File:asana-teamwork-projektmanagment-neues-logo.jpg|400px]]
=Basis=
Unter der URL https://app.asana.com nutzen wir Asana als Ticketsystem. In dieses können sich alle Mitarbeiter mit Ihrem Parasol Island Google Account einloggen.
 
[[File:Asana-logIn.png|400px]] 

=how to asana=
asana ist ein Ticket Tool, welches sich im Wesentlichen selber erklärt und intuitiv in der Anwendung ist. Somit also sicher sehr schnell und einfach zu lernen und anzuwenden!

folgendes zu unseren Grundregeln:
=== Struktur ===
==== Teams & Projekte ====
===== Es gibt '''''Teams''''' zu spezifischen =====
# Departments
# Kunden
===== In den Teams befinden sich die jeweiligen '''''Projekte''''' =====
zum Beispiel: 

* '''Kunde XY'''
* Projekt 01
* Projekt 02

* '''Department XY'''
* Team Fachbereich 01
* Team Fachbereich 02

=== Workflow ===
==== ''Mark Complete'' (als erledigt markieren) vs. ''Status Finished'' ====
# Setze Status '''''Finished''''' wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.
# Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via '''''Assigned To'''''
# '''''Mark Complete''''' Ticket als erledigt markieren
# Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!
 
==== ''Freie Mitarbeiter'' ====
Freie Mitarbeiter bitte grundsätzlich unter Verwendung ihrer privaten eMail-Adresse manuell zu euren Projekten hinzufügen
 

====''Projekt-Abschluss, Projekt-Storno''====
Projekte, die in der Agentursoftware abgeschlossen oder storniert werden, werden über die Schnittstelle automatisch "archiviert". 
Abgeschlossene oder stornierte Projekte, die in der Agentursoftware wieder aktiviert wurden, werden auch in Asana wieder automatisch aktiviert. 
Ihr müsst Euch also darum nicht manuell kümmern. 

==== ''eMail-Funktionen'' ====
Besonders praktisch sind die von asana bereitgestellten '''eMail-Funktionen''', mit denen man via eMail 

'''a) direkt ein Ticket erstellen kann''' 

[[File:Bildschirmfoto 2018-12-21 um 09.41.11.png|400px]][[File:Bildschirmfoto 2018-12-21 um 09.41.25.png|400px]] 

b) wichtige Informationen, Protokolle '''in das Diskussionsforum für das gesamte Projekt-Team''' ablegen kann 

[[File:Bildschirmfoto 2018-12-21 um 09.41.45.png|400px]]

====''GTD - Tip: The Getting Things Done Methode''====
Ein kleine Tip für Euch um Eure Aufgaben mit asana richtig zu organisieren: 
[https://zapier.com/blog/how-to-use-asana-for-GTD/ The Getting Things Done - Methode] 

=== ausführliche Anleitung ===
Für alle, die es genau wissen wollen:
Eine ausführliche Anleitung über die Benutzung von asana findet ihr hier: 
https://docs.google.com/presentation/d/1W9YY50WQiSN3sni10RELTvfjuHaKBPWHFkbhE5A0qX0/edit?usp=sharing 
[[File:Bildschirmfoto 2018-12-21 um 09.49.33.png|400px]]
 

* Grundaufbau / Struktur
* Projekte / Teams
* Aufgaben / Aufgabenmanagement
* Tipps & Tricks
* Was mache ich wenn...
* Specials
* sinnvolle Erweiterungen (Google Mail, Chrome, Smartphone-App)

=== Video beer x asana vom 16.01.2019 ===
Hier das Video zum Beer x Asana vom 16.01.2019: 
[[Beer x Asana - Transparentes Aufgaben-Management]]

=== Projekt in Asana fehlt ===
Dafür kann es verschiedenen Gründe geben - Schaut dafür doch bitte in unser Helpdesk: 
[https://parasol.zendesk.com/hc/de/articles/360007514340-Projekt-in-Asana-fehlt Parasol/ OS assist]

=Apps & Extensions=

====Mobile Asana-Apps für Android und iOS====
wirklich empfehlenswert! 

https://asana.com/de/apps/asana

====Google Chrome Extension====
schnell und einfach: 
Lege mit der Google Chrome Erweiterung direkt neue Tickets in asana Projekte an 

https://asana.com/de/apps/chrome

====Google Gmail====
Nach asana Projekte & Tickets suchen 

Aus eMails Tickets erstellen 

https://asana.com/de/apps/google-gmail