Warum Pleo Kreditkarten

Mit dem Pleo Kreditkartensystem ermöglichen wir Mitarbeitern eine sichere, einfache und transparente Möglichkeit für das Unternehmen und Projekte Ausgaben zu tätigen.

Mit den PLEO Kreditkarten möchten wir flexibel und einfach diese Ausgaben verwalten.

Was wollen wir damit erreichen?

Unser Anspruch ist es, Ausgaben schnell und sofort mit Belegen (schneller Belegfluss sorgt für bessere Belegqualität) und den entsprechenden Projekten (eindeutige Projektzuweisung) zu versehen. Wir möchten den Aufwand, eine Ausgabe für das Unternehmen zu tätigen und buchhaltungskonform zu dokumentieren maximal vereinfachen.

Abhängigkeiten

Pleo Webservice / Pleo Smartphone App

Deine Pleo Kreditkarte verwaltest du online über https://app.pleo.io,
oder in der Pleo Smartphone App.

Um den Google Login in iOS Apps auf eurem iPhone oder iPad nutzen zu können benötigt ihr zuvor die Google Device Policy App.
So bald diese installiert und synchronisiert ist klappt es auch mit dem Login in der App.

Parasol Island Google Mail Account

Der Zugang zum Pleo Webservice oder zur Pleo Smartphone App erfolgt über den Parasol Island Google Mail Account

OS/

Ausgaben mit einer Pleo-Kreditkarte werden immer einem entsprechenden Projekt aus OS/ zugewiesen

Bargeldautomat

Mit einer Pleo Plastik-Kredikarte kann bei Geldautomaten unter folgenden Bedingungen Bargeld abgehoben werden:

Die Obergrenzen liegen bei 500 EUR pro 24 Stunden (nach letzter Abhebung) und 2500 EUR pro Kalendermonat!
The limits are 500 EUR per 24 hours (It is 24 hours since the first withdrawal you made) and 2500 EUR per calendar month!

Belege zu einer Bargeldabhebung können nur über die Pleo Smartphone App im sogenannten Pocket hochgeladen werden

Unterstützung von Apple Pay und Google Pay

Du kannst Deine virtuelle kreditkarte auf deinem Smartphone für Apple Pay oder Google Pay freischalten - Damit hast du die Möglichkeit auch vor Ort, zB an einer Tankstelle oder im Hotel direkt zu bezahlen.

Vorgehen / Anwendung

Was sind Pleo Kreditkarten?

Pleo ist ein virtuelles Prepaid-Kreditkartensystem.
Jeder Nutzer besitzt zunächst eine sogenannte "virtuelle Kreditkarte", die für Einkäufe genutzt werden kann bei der man keine physische Kreditkarte benötigt (zB für reine Online-Einkäufe).
Bei Bedarf kann zusätzlich eine physische Kreditkarte vergeben werden. Diese bekommst du von Jo.

Erste Anmeldung

Nachdem wir Dich als User in Pleo angelegt haben, bekommst Du von Pleo eine eMail, in der Du aufgefordert wirst, Dich in Pleo als User anzumelden. Verwende dafür am Besten Deinen Google-Mail-Account und ein Passwort, eine 4stellige Pin-Nummer, sowie deine Handynummer.
Diesen Login benötigst du auch später für die Pleo Smartphone App und trägst ihn daher am Besten in deinem privaten Tresor in 1Password ein.
Danach kannst du Dich mit deinem Parasol Google Account einloggen.
Link zu YouTube hier:

https://youtu.be/pggej7JQd3Q

Pleo Kreditkarten für Parasol Island UND Capture Media verwalten (nur für Accounting)

Du besitzt für Parasol Island UND Capture Media Pleo kreditkarten? Bitte benutze dafür im Pleo Login-Screen deine jeweiligen Accounts. Am Besten klappt es, wenn du für den Login

zu Deiner Parasol Kreditkarte den hier angebotenen Google-Suite-Login-Button benutzt
zu Deiner Capture Media Kreditkarte deinen Capture Media Account via 1Password anwendest:

Error creating thumbnail: File missing

Aktivierung deiner Pleo-Kreditkarte

Unter “My Cards / Virtual Card / Unlock” wirst Du aufgefordert eine für Deine Kreditkarte 4-Stellige persönliche Passcode (PIN-Nummer) zu setzen. Mit dieser “Entsperrst“ Du Deine Kreditkarte und bekommst Zugriff auf Nummer, Ablaufdatum und CVV Code.
Jede Karte ist mit einem Limit gesetzt, sollte dieses für Deinen Einsatzzweck nicht ausreichen, wende Dich zur Anpassung Deines Limits bitte einfach an Jo.

Deine Ausgaben

Jede einzelne Ausgabe wird im Pleo-System automatisch erfasst.
Das Einzige, was jetzt von Dir gemacht werden muss, ist:

Beleg hinzufügen
Projekt auswählen und der Ausgabe zuweisen

Rücküberweisung

Solltest du zu viel angehoben haben oder etwas zurück überweisen müssen, benutze bitte folgendes Konto:

Parasol Island | Sparkasse Essen

IBAN DE40 3605 0105 0002 3800 38 | BIC SPESDE3EXXX

Automatische Belegzuweisung

Pleo bietet als Service eine Verknüpfung zu deinem Google mail Konto an. Solltest du also Belege per eMail erhalten, so wird dieser von Pleo Fetch erkannt und direkt zu deiner Ausgabe in Pleo zugewiesen/abgelegt.

Error creating thumbnail: File missing

Automatische Benachrichtigungen

Bitte aktiviere in deinen Pleo-Profil-EInstellungen die Benachrichtigungen für den Fall, daß zu deinen Ausgaben noch Belege fehlen oder unser Accounting dir dazu eine Nachricht notiert hat.

Error creating thumbnail: File missing

Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten

Ausgaben und Belegerfassung

Ich habe mit meiner Pleo Kreditkarte ein Ausgabe getätigt und möchte diese nun richtig erfassen.

Deine Ausgaben werden dir unter “Expenses” angezeigt. Mit Klick auf die Ausgabe siehst Du die Details, kannst den elektronischen Beleg (PDF) der Ausgabe hinzufügen und unter “Projekt” die Kostenstelle auswählen.
Einen Beleg bekommst du entweder per eMail (PDF) oder du bekommst ihn ausgehändigt.
Den ausgehändigten Beleg kannst du entweder einscannen oder mit der Pleo Smartphone App fotografieren und direkt dem Bezahlvorgang zuordnen.
Erfasse dies bitte bis spätestens zwei Wochen nach Deiner Auslage, Kostenstelle und der Beleg sind die Grundlage für die Abrechnung!
Wir empfehlen dir, den Originalbeleg sicherheitshalber 6 Wochen aufzuheben. Danach kannst du ihn entsorgen.

Ich habe mit meiner Pleo Kreditkarte ein Ausgabe getätigt, welche mehreren Projekten zugewiesen werden soll.

Gehören zu einer Zahlung mehrere Projekte oder Kostenstellen, wähle unter Projekte bitte "_mehrere Projekte Kostenstellen" an und füge die Projekte mit einer entsprechenden Betragsverteilung als Notiz/Note hinzu.

Error creating thumbnail: File missing
Error creating thumbnail: File missing

Follow Up Content

<DynamicPageList> category = Cash category = Finance category = Pleo count=25 shownamespace = false mode = none </DynamicPageList>