Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen

Um einen reibungslose Erstattung der für Parasol getätigten Barauslagen zu ermöglichen, müssen folgende Regeln eingehalten werden:

Einführung

hier findet ihr eine kleine Präsentation zur Einführung:

Google Präsentation Belegfluss

Grundregeln

Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
Belege bitte immer als PDF einreichen. Papierbelege also entweder via Scan-to-Mail oder einer entsprechenden Smartphone-App im PDF-Format digitalisieren.
Belege die nach dem folgenden Raster nicht beigebracht oder fehlerhaft sind WIKI werden vom Gehalt abgezogen.
Beträge über fehlende Belege, die länger als 4 Wochen nicht eingereicht wurden, werden vom Gehalt einbehalten.
Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen erfüllen.
Belege über 250,-- Euro müssen mit dem vollständigen Rechnungsempfänger gekennzeichnet sein. Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet.

Belegfluss

Mit der Einführung der Pleo-Firmenkreditkarten und des Dokumenten-Management-Systems hat sich die Auslagenabrechnung enorm vereinfacht!
Es gibt 2 Varianten für das Unternehmen Ausgaben zu tätigen:

Du hast eine Pleo-Firmenkreditkarte
Du tätigst Ausgaben mit deinem Geld und bekommst deine Auslage zurückerstattet

Belege einreichen wenn mit der PLEO Kreditkarte bezahlt wurde

Grundsatz: Ausgaben mit der Pleo Kreditkarte werden denkbar einfach administriert.

Geld mit Kreditkarte ausgeben
Projektzuweisung in Pleo vornehmen
Einzelnen Beleg als PDF in Pleo hinzufügen; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
fertig

bitte dabei folgende Grafik beachten:
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Belege einreichen wenn du privat in Vorleistung gegangen bist

Grundsatz:

Ausgaben bei denen du mit deinem Geld in Vorleistung gegangen bist werden wie folgt administriert:

Geld ausgeben
Beleg ggf. um fehlende Informationen erweitern
Beleg als PDF digitalisieren; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
Einzelnen Beleg an accounting@parasol-island.com Betreff = Projektnummer senden
Dir wird das Geld in diesem Fall auf Dein Konto zurück-überwiesen
fertig

bitte dabei folgende Grafik beachten:
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Parasol/OS Assist - Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten

Und hier ein Video wie man zB im iPhone mit "Notizen" ein PDF fotografiert:

Do's And Don'ts

Wie ihr es nicht machen sollt:

Nie Belege vom Monitor scannen
Es geht hier nicht um Umbegungsfotografie! Bitte nur den Beleg und nicht die halbe Strasse mit-fotografieren
Bitte nicht nur die erste Seite eines mehrseitigen Belegs einreichen; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen

Wie ihr es machen sollt:

Nutze eine Smartphone App (zB "Notizen" beim iPhone), die direkt ein lesbares PDF erzeugt und den Beleg automatisch beschneidet
Hier werden auch mehrseitige PDFs erzeugt, wenn du zB Vor- und Rückseite fotografieren willst; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
Belege lesbar und knitterfrei scannen

Unser Google Drive Belegvorlagen-Formulare

Für Taxi-, Tank- und Bewirtungsbelege etc. haben wir spezielle Einzelbelege vorangefertigt.
Diese müssen nicht mehr genutzt werden.
Es kann allerdings Sonderfälle geben, bei denen diese Vorlagen nach wie vor benutzt werden können. In diesem Fall bitte beachten, daß die Formulare inklusive Belege als PDF gespeichert und verwendet werden.

Kundengeschenke

Müssen mit dem Namen des Kundengeschenk-Empfängers gekennzeichnet. Pro Jahr und Mitarbeiter dürfen maximal 35.- Euro abgerechnet werden.

Mitarbeitergeschenke

Müssen mit dem Namen des Beschenkten gekennzeichnet sein. Abgerechnet werden dürfen pro Person / pro Monat maximal 44.- Euro für besondere Anlässe. Der Anlass muss benannt werden (z.B. Geburt Kind oder Jubiläum..)

UNARTEN - Belege, die nicht erstattet werden

Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. der Kaffee-Piraten über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können nur mit Genehmigung der Geschäftsführung erstattet werden.

Auszahlung von Vorschüssen

Gibt es keine mehr!
In diesem Fall lasst Euch von Jo eine Pleo-Firmenkreditkarte geben.

Belege außerhalb der Anforderungen

Kosten/Belege die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen vor Einreichung von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.

Abrechnungsvorlagen

siehe: [-> Dokumentenvorlagen]

oder Schnellzugriff hier: zu den Google Drive Vorlagen